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MICROSOFT® BUSINESS SOLUTIONS NAVISION® 4.0

CURSO 8427A: COMERCIO

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Los nombres de compañías y productos reales mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

Contenido

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Introducción 1 Bienvenida............................................................................................................. 1 Acerca del manual de formación de Comercio de Microsoft Business Solutions – Navision.............................................................................................. 2 Objetivos del alumno............................................................................................. 5

Capítulo 1: Introducción a comercio 7 Instalar Microsoft Navision .................................................................................... 8 Interacción rápida: qué hemos aprendido ............................................................. 9

Capítulo 2: Gestión de pedidos de venta 11 Introducción......................................................................................................... 12 Configuración de la gestión de ventas ................................................................ 13 Gestión de transacciones de venta ..................................................................... 21 Demuestre sus habilidades: gestionar las ventas ............................................... 40 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 41

Capítulo 3: Precios y descuentos de ventas 43 Introducción......................................................................................................... 44 Precios de venta.................................................................................................. 45 Demuestre sus habilidades: gestionar precios de venta alternativos.................. 52 Demuestre sus habilidades: crear precios de venta para una campaña............. 53 Mantener precios de venta.................................................................................. 54 Demuestre sus habilidades: actualizar precios de venta .................................... 59 Descuentos de factura y línea............................................................................. 60 Demuestre sus habilidades: la regla “Mejor precio” ............................................ 66 Demuestre sus habilidades: crear descuentos de línea de venta para una campaña....................................................................................................... 69 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 70

Capítulo 4: Funciones de Servicio al cliente 71 Introducción......................................................................................................... 72 Sustitución producto............................................................................................ 73 Demuestre sus habilidades: gestión de productos con sustitutivos .................... 77 Referencias cruzadas producto........................................................................... 78 Demuestre sus habilidades: gestión de productos con referencias cruzadas..... 81 Productos sin stock ............................................................................................. 82 Demuestre sus habilidades: gestión de la venta de un producto sin stock mediante un pedido especial............................................................................... 88 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 89

Capítulo 5: Gestión de pedidos de compra 91 Introducción......................................................................................................... 92 Configuración de compras .................................................................................. 93 Gestión de transacciones de compra.................................................................. 98 Precios y descuentos de compras .................................................................... 102

Comercio de Microsoft Navision

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Demuestre sus habilidades: gestionar precios de compra alternativos ............ 105 Demuestre sus habilidades: gestión de descuentos en línea de compras........ 108 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 109

Capítulo 6: Gestión de demandas 111 Introducción....................................................................................................... 112 Configuración de la gestión de demandas ........................................................ 113 La hoja de demanda.......................................................................................... 118 Características adicionales de la hoja ............................................................... 121 Demuestre sus habilidades: calcular un plan de reposición a partir de la hoja de demanda............................................................................................... 123 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 124

Capítulo 7: Cargos de producto 125 Introducción....................................................................................................... 126 Configuración de cargos de producto................................................................ 127 Cargos de producto de compra......................................................................... 128 Demuestre sus habilidades: gestión de cargos de producto............................. 133 Cargos de producto de venta ............................................................................ 134 Deducciones de venta y compra ....................................................................... 136 Demuestre sus habilidades: gestión de la deducción de compra ..................... 138 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 139

Capítulo 8: Compromiso de entrega de pedido 141 Introducción....................................................................................................... 142 Compromiso de entrega de pedidos a clientes ................................................. 143 Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido a un cliente ........................................................................................................ 159 Estimación de recepciones de pedidos de compra........................................... 160 Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido....................... 171 Estimación de recepciones de pedidos de transferencia .................................. 171 Calendarios ....................................................................................................... 172 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 174

Capítulo 9: Gestión de devoluciones 175 Introducción....................................................................................................... 176 Configuración de gestión de devoluciones........................................................ 178 Gestión de devoluciones de clientes................................................................. 180 Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente ......... 193 Gestión de devoluciones a proveedores ........................................................... 194 Demuestre sus habilidades ............................................................................... 200 Diagrama de actividad de gestión de devoluciones .......................................... 201 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 202

Capítulo 10: Análisis e informes 203 Introducción....................................................................................................... 204 Informes de análisis .......................................................................................... 205 Demuestre sus habilidades: creación de informes de análisis.......................... 217 Análisis por dimensiones................................................................................... 218 Demuestre sus habilidades: realización de un análisis por dimensiones.......... 221

Contenido

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Presupuesto de compras y ventas .................................................................... 222 Demuestre sus habilidades: creación de un presupuesto de ventas ................ 228 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 229

Apéndice A: Lista de terminología 231 Lista de procesos de venta, informes y documentos de venta.......................... 234 Lista de procesos de compra, informes y documentos de compra ................... 239

Apéndice B: Gránulos 243 Gránulos de comercio en Microsoft Navision.................................................... 243

Apéndice C: Demuestre sus habilidades: soluciones 251 Demuestre sus habilidades- gestionar las ventas............................................. 251 Demuestre sus habilidades: gestionar precios de venta alternativos................ 254 Demuestre sus habilidades: crear precios de venta para una campaña........... 256 Demuestre sus habilidades: actualizar precios de venta .................................. 258 Demuestre sus habilidades: la regla “Mejor precio” .......................................... 260 Demuestre sus habilidades: crear descuentos de línea de venta para una campaña..................................................................................................... 261 Demuestre sus habilidades: gestión de productos con sustitutivos .................. 263 Demuestre sus habilidades: gestión de productos con referencias cruzadas ......................................................................................... 264 Demuestre sus habilidades: gestión de la venta de un producto sin stock mediante un pedido especial ................................................................... 265 Demuestre sus habilidades: gestionar precios de compra alternativos ............ 267 Demuestre sus habilidades: gestión de descuentos en línea de compras........ 269 Demuestre sus habilidades: calcular un plan de reposición a partir de la hoja de demanda............................................................................................... 271 Demuestre sus habilidades: gestión de cargos de producto............................. 273 Demuestre sus habilidades: gestión de las deducciones de compra................ 274 Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido a un cliente ... 276 Demuestre sus habilidades: estimación de recepciones de pedidos de compra ......................................................................................................... 278 Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente ......... 279 Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente, 2ª parte .............................................................................................................. 281 Demuestre sus habilidades: creación de informes de análisis.......................... 283 Demuestre sus habilidades: realización de un análisis por dimensiones.......... 286 Demuestre sus habilidades: creación de un presupuesto de ventas ................ 288


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Introducción

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INTRODUCCIÓN Bienvenida

Somos conscientes de que la formación es un componente esencial para mantener el valor de su inversión en Microsoft® Business Solutions. Nuestros programas de formación de calidad a cargo de expertos del sector le permiten continuar estando al día con respecto a su solución y le ayudan a desarrollar las habilidades necesarias para obtener el máximo valor de la misma. Tanto si elige la modalidad de formación en línea, en el aula o con diverso material, existe un tipo de formación que se adecua a las necesidades de todo el mundo. Elija el tipo de formación que mejor se adapte a sus necesidades para mantener la ventaja sobre sus competidores.

Formación en línea La formación en línea ofrece un modo útil y completo de instruirle sin abandonar la comodidad de su hogar u oficina. A su vez proporciona un acceso inmediato 24 horas al día. Es perfecto para el cliente que no tiene tiempo o presupuesto para viajar. Nuestra opción de formación en línea más reciente, eCourses, combina la eficiencia de este tipo de enseñanza con la amplia cobertura de un producto que se ofrece en un curso de aula, con una duración de al menos dos semanas cada uno.

Formación en aulas La formación en aulas proporciona un aprendizaje serio y exhaustivo valiéndose para ello de experiencias prácticas interactivas. Estas experiencias prácticas pueden consistir en demostraciones, presentaciones o actividades de clase acompañadas siempre de instrucciones del personal experto y cualificado.

Materiales de formación El material de formación le permite aprender a su propio ritmo, dedicando el tiempo que desee con la ayuda de manuales que incluyen información completa. En nuestra amplia gama de manuales de formación encontrará gran cantidad de sugerencias, trucos y consejos que puede utilizar como referencia una y otra vez. Cursos de formación de Microsoft Business Solutions: Los cursos de Microsoft Business Solutions son manuales de formación muy detallados diseñados desde una perspectiva didáctica. Estos manuales incluyen temas avanzados además de objetivos de formación, ejercicios, actividades interactivas y pruebas. Para obtener una lista completa de los manuales disponibles que puede adquirir, consulte del sitio Web de Microsoft Business Solutions: www.microsoft.com/spain/BusinessSolutions.


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Acerca del manual de formación de Comercio de Microsoft Business Solutions – Navision

Este manual de formación ofrece una descripción conceptual y operativa de la funcionalidad de comercio estándar de Microsoft Navision. El manual puede utilizarse tanto en el contexto de un curso de formación realizado por un instructor como de material de referencia para la autoformación.

Público Este manual de formación está dirigido a los empleados de Microsoft Certified Business Solutions Partners que venden, implementan y proporcionan asistencia de Microsoft Navision.

Objetivos del curso Tanto si se utiliza en un curso como en autoformación, el manual ha sido concebido para proporcionar a los alumnos del curso los conocimientos conceptuales y funcionales de producto necesarios para implementar y proporcionar asistencia de Microsoft Navision a una amplia gama de empresas mayoristas y de distribución centradas en el comercio.

Requisitos previos Para participar en el curso de Comercio o realizar la formación de forma individual, los alumnos deben haber aprobado:

• El examen Introducción a Microsoft Navision (o tener una experiencia equivalente con la aplicación Microsoft Navision (Financials)).

• El examen de Microsoft Navision Essentials. Además, los alumnos deberían tener conocimientos en distribución/logística para comprender los principios subyacentes de estos negocios.

Introducción

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Visión general del manual de formación Antes de empezar el curso (autoformación), deberá instalar Microsoft Navision en el equipo. La siguiente sección de este capítulo contiene las instrucciones de instalación. Este manual proporciona a los alumnos un conocimiento en profundidad de los gránulos y características de la funcionalidad relacionada con el comercio de Microsoft Navision. El manual se compone de los siguientes capítulos:

• Capítulo 2: Gestión de pedidos de venta • Capítulo 3: Precios y descuentos de ventas • Capítulo 4: Características de Servicio al cliente • Capítulo 5: Gestión de pedidos de compra • Capítulo 6: Gestión de demandas • Capítulo 7: Cargos de producto • Capítulo 8: Compromiso de entrega de pedido • Capítulo 9: Gestión de devoluciones • Capítulo 10: Análisis e informes

Cada capítulo incluye una visión general de los gránulos o las funciones, explica el procedimiento de configuración y especifica si el gránulo o la función admite los procesos de operación asociados que se emplean en la gestión de una empresa de distribución. En este manual, los capítulos se organizan de una forma lógica que refleja la relación que existe entre los distintos gránulos del sistema. Por tanto, se recomienda que el curso (cuando se base en este manual) o la autoformación siga la ruta sugerida. No obstante, los usuarios del manual pueden elegir rutas alternativas si así lo prefieren. Los capítulos de este manual de formación suelen contener los elementos siguientes:

• conceptos • escenarios • ejercicios

En la sección de conceptos se explican los procesos empresariales que se pueden gestionar con la funcionalidad de comercio del sistema. Los escenarios representan las situaciones empresariales habituales en que se utiliza la aplicación. Asimismo proporcionan una base para los ejemplos, que ofrecen descripciones prácticas, paso a paso, de cómo utilizar la aplicación.


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Los ejercicios permiten a los alumnos del curso (los que leen el manual) practicar utilizando el sistema. Éstas son las convenciones tipográficas utilizadas en el manual:

• Nombre se utiliza para nombres de campos, pestañas y ventanas. • NOMBRE RUTA→RUTA se utiliza para las rutas de exploración que

deben seguir los usuarios.

Fechas Las fechas del manual del curso están en formato europeo. Para evitar errores al leer el manual y seguir los ejercicios, si es necesario, es una buena idea comprobar el formato de fecha en Windows antes de iniciar la sesión de formación. La fecha de trabajo establecida es el 25/01/01 (25 de enero de 2001). Es importante utilizar esta fecha al seguir los ejemplos y realizar los ejercicios incluidos en el manual.

Datos de demostración Todos los ejemplos y ejercicios de este manual se basan en la empresa ficticia Cronus España S.A. Siempre que ha sido posible, los ejemplos y ejercicios de cada capítulo se han diseñado independientemente unos de otros. No obstante, a causa del limitado ámbito de la base de datos de demostración Cronus, a veces se utilizan los mismos datos en ejemplos que ilustran una funcionalidad distinta. Para asegurarse de que siempre tiene una base de datos de demostración limpia, haga una copia de la base de datos en el disco duro antes de empezar el curso.

Información sobre licencias Para ejecutar los ejemplos y ejercicios incluidos en este manual de formación, necesita una licencia Cronus estándar que se proporciona en el CD del producto.

Duración sugerida del curso Cuando este manual de formación se utiliza en el contexto de un curso, se recomienda impartir el mismo en un período de dos a tres días.

Información adicional Puede obtener más información sobre Microsoft Navision en los cursos Gestión financiera y Gestión de inventario, así como en la opción eCourses de Microsoft Navision y la ayuda en pantalla. Puede obtener más información acerca de los temas de gestión de la distribución y la cadena de suministro en la página principal de APICS: http://www.apics.org. APICS es una entidad docente sin ánimo de lucro que imparte formación en materia de gestión de recursos.

Introducción

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Objetivos del alumno ¿Qué espera aprender al participar en este curso? Enumere a continuación tres de sus objetivos más importantes. 1.

2.

3.


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Capítulo 1: Introducción a Comercio de Navision

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CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A COMERCIO Microsoft® Business Solutions–Navision® es una solución de gestión empresarial cooperativa para empresas de tamaño medio. Se trata de un producto integrado que incluye funcionalidad para ofrecer la gestión de relaciones, financiera, distribución y fabricación. Comercio de Microsoft Navision está destinado a una amplia gama de empresas mayoristas y de fabricación. Proporciona herramientas para administrar operaciones diarias de compra y venta, mejorar el nivel del servicio al cliente y aumentar la eficacia de las operaciones. Este curso forma parte del plan de estudios de la Cadena de suministro (vea el siguiente gráfico) y se ha creado para alumnos que han aprobado el examen Introducción a Microsoft Navision (o tienen una experiencia equivalente con la aplicación Microsoft Navision (Financials)) y el examen Microsoft Navision Essentials y desean aprender más acerca del comercio en Microsoft Navision. El curso proporciona principalmente explicaciones del diseño conceptual y la funcionalidad del sistema en relación con la gestión y administración de las operaciones comerciales esenciales. Este curso puede utilizarse para preparar el examen de Gestión financiera.


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Instalar Microsoft Navision Antes de empezar el curso, deberá instalar Microsoft Navision en el equipo. A continuación se describe el procedimiento de instalación. Al insertar el CD, el explorador carga automáticamente el archivo de instalación. Si el explorador no carga el archivo de instalación, ábralo manualmente:

1. En el menú Inicio, haga clic en Ejecutar.

2. En el campo Abrir de la ventana Ejecutar, escriba x:\startcd.exe (sustituya la x por la letra de la unidad de CD-ROM) y haga clic en Aceptar.

Éste es el procedimiento de instalación:

1. Inserte el CD-ROM. En la parte superior de la ventana, el explorador muestra las distintas opciones de que dispone.

2. Haga clic en Cliente.

3. Haga clic en Instalación, Cliente de Microsoft Navision. Se inicia la instalación. La ventana Asistente para instalación de Navision le da la bienvenida al asistente de instalación.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En los campos Nombre de usuario y Organización: escriba la información de cliente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Seleccione el campo Todos los usuarios o Sólo para mí y, a continuación, haga clic en Siguiente.

7. Seleccione el campo Completa como tipo de instalación y haga clic en Siguiente.

8. Haga clic en Instalar para indicar que está preparado para instalar el programa. Se inicia el proceso de instalación.

9. Haga clic en Finalizar para completar la instalación de Microsoft Navision.

NOTA: Para instalar el programa en una ubicación que no sea la estándar, deberá seleccionar Personalizada como tipo de instalación.

Capítulo 1: Introducción a Comercio de Navision

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Interacción rápida: qué hemos aprendido Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en este capítulo:

1.

2.

3.


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Capítulo 2: Gestión de pedidos de venta

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CAPÍTULO 2: GESTIÓN DE PEDIDOS DE VENTA Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Configuración de la gestión de ventas • Gestión de transacciones de venta, que incluye:

– Pedidos abiertos – Pedidos de venta – Envíos directos – Reservas de productos – Estado del documento – Registro de pedidos


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Introducción Para sobrevivir, las empresas necesitan mantener a sus clientes satisfechos. La respuesta inmediata y precisa a las preguntas relativas, por ejemplo, al tiempo de entrega o al precio del producto es uno de los factores clave que contribuye a lograr la satisfacción del cliente. Además, ser capaz de manejar con eficacia las peticiones especiales de los clientes en cuanto a organización del envío y preferencias de facturación le garantiza casi con seguridad la continuación de los pedidos. Algunos ejemplos típicos de estas peticiones son el deseo de recibir los envíos por partes y/o en distintas direcciones, recibir los pedidos antes de facturarlos o recibir una sola factura de varios pedidos enviados. Las empresas también necesitan garantizar que pueden registrar fácilmente la información de las transacciones de ventas. Por ejemplo, ajustar el saldo del cliente y actualizar la disponibilidad de existencias y valores son algunas de las tareas que deben realizarse siempre durante la gestión de ventas. Además, las empresas quizás deseen mantener un registro de los vendedores que llevan a cabo la venta. Es más, como muchos aspectos de un futuro acuerdo de venta con un cliente se negocian en una etapa de preventa, resulta útil para los vendedores poder registrar los detalles relevantes del acuerdo una sola vez y reutilizar esta información al crear un pedido de venta real. Microsoft® Business Solutions–Navision® contiene varios gránulos que contribuyen a gestionar las transacciones de ventas de forma eficaz y que ofrecen una solución básica para las empresas que se esfuerzan por lograr una gran satisfacción del cliente. Estos gránulos son:

• Gestión de pedidos de venta: este gránulo incluye documentos (ofertas, pedidos abiertos y pedidos de venta) que permiten a los vendedores gestionar las ventas con eficacia. El gránulo ofrece la facilidad de envío parcial del pedido, separación entre envío y facturación, y facturación combinada.

• “Enviar a” alternativos: este gránulo facilita la gestión de los pedidos de venta a los clientes con varias direcciones de envío alternativas.

• Envíos directos: este gránulo permite a los vendedores gestionar con eficacia los pedidos que deben enviarse directamente desde el proveedor al cliente sin que intervenga ninguna operación de la empresa.

• Vendedores/Compradores: este gránulo permite recopilar estadísticas de ventas de cada vendedor.

• Transportistas: este gránulo facilita la gestión de los transportistas y la información relacionada con la misma.


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En este capítulo se describen las principales características de la funcionalidad de gestión de ventas que incorpora Microsoft Navision. El apartado principal de este capítulo se centra en los aspectos más comunes de la gestión de transacciones de ventas y abarca los siguientes temas:

• Ofertas, pedidos abiertos y pedidos de venta • Envíos directos • Reserva de productos • Estado del documento • Registro de pedidos

El capítulo comienza con una sección en la que se describe la configuración de estos gránulos. En el Apéndice A se incluye una lista de los procesos de venta, informes y documentos de venta. Para explicar cómo el sistema facilita a las empresas la gestión de las tareas que intervienen en los procesos de gestión de ventas, el capítulo incluye ejemplos y escenarios amplios y detallados. A modo de introducción rápida a los procedimientos habituales asociados a las tareas específicas de gestión de ventas, se recomienda leer el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla. Para obtener más información acerca de la funcionalidad de cobros de Microsoft Navision, se recomienda consultar el manual de formación de Gestión financiera.

Configuración de la gestión de ventas En este capítulo se describen distintas opciones de configuración que definen la funcionalidad de gestión de pedidos de venta. Se tienen en cuenta las tareas más comunes de la gestión de ventas y se presta especial atención a la manipulación física y no a los aspectos financieros de una transacción de venta. Los aspectos financieros de las transacciones de venta se tratan de una forma más detallada en los materiales de formación de Gestión financiera. Las opciones de configuración relacionadas con las funciones del sistema para tareas y prácticas de ventas adicionales (por ejemplo, descuentos en factura y de ventas, gestión de devoluciones, etc.) se tratan en capítulos independientes donde se describen los gránulos correspondientes.


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La configuración de ventas se compone de los siguientes elementos:

• Configuración de ventas y cobros: en función de las prácticas establecidas, las empresas deben especificar cómo desean que el sistema les ayude a gestionar los distintos aspectos de sus transacciones de venta. Son las opciones de configuración general que el sistema aplica a todas las transacciones de venta, independientemente de los productos o clientes que intervengan.

• Configuración de clientes: La gestión de la información de clientes es una parte importante de la gestión de las ventas y finanzas globales de la empresa. La información básica (nombre, dirección, etc.) y los detalles (límite de crédito, facturación, términos de pago y descuentos, divisas, esquemas de envíos, reglas de reserva, etc.) se registran para cada cliente individual en una ficha de cliente. La configuración de los grupos contables de cliente define una conexión entre un determinado cliente y las cuentas de la contabilidad. Para ello se asigna un cliente a un grupo de registro, donde se configuran cuentas de balance y de regularización.

• Configuración de vendedores: las empresas pueden configurar códigos que identifiquen y describan a sus vendedores. La finalidad de ello es establecer un vínculo entre un vendedor individual y su rendimiento, por ejemplo, en términos del número de transacciones de venta gestionadas (pedidos, facturas o devoluciones).

Configuración de ventas y cobros Piense en las prácticas operativas de Cronus en el área de ventas que deben admitir sus respectivas opciones de configuración:

Escenario 1 La dirección de Cronus desea asegurarse de que los vendedores reciben notificaciones del crédito y el saldo pendiente de un cliente cada vez que éste realiza un pedido. Además, como es importante para la dirección garantizar el máximo servicio al cliente en cuanto a puntualidad de las entregas de pedidos, desean que el sistema informe de la disponibilidad de los productos cuando se introduce un pedido de ventas. Por último, es necesario que el sistema cree documentos de envío y de recepción de devolución cuando se registran las facturas o abonos. Estos requisitos empresariales desencadenan la siguiente configuración de Ventas y cobros para Cronus.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en CONFIGURACIÓN→ CONF. VENTAS Y COBROS. Aparecerá la ventana Conf. ventas y cobros.


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La configuración de los campos de la pestaña General especifica las funciones del sistema para la gestión de pedidos de venta. El campo Aviso crédito especifica si el sistema debe ofrecer un aviso sobre el crédito pendiente del cliente cuando un usuario crea un pedido de venta o factura para el cliente en cuestión. Si es necesario, puede activarse un aviso por saldo vencido o límite de crédito excedido, o ambos. Cronus ha elegido esta última opción. Si el campo Aviso falta stock está activado, el sistema debe avisar al usuario cuando no haya productos suficientes en inventario para cubrir un pedido de venta. El aviso se basa en un cálculo que suma los importes de cantidad de todos los movimientos de producto registrados y las líneas de pedido de venta no registradas, teniendo en cuenta las cantidades reservadas. Si están activados los campos Albarán al facturar y Recep. dev. en abono, la empresa desea que el sistema cree automáticamente documentos de envío y de recepción de devolución registrada al registrar las facturas de venta y los abonos de venta respectivamente. Si estos campos no están activados, el sistema sólo crea facturas o abonos registrados. El registro de documentos de envío (o recepción de devolución) es una condición previa necesaria para:

• Utilizar la funcionalidad del gránulo Cargos de producto • Utilizar la función de seguimiento automático de paquetes

(esta opción de configuración sólo es relevante en situaciones en las que, además del gránulo Facturación de ventas, una empresa utiliza los gránulos Gestión de pedidos de venta y Gestión devoluciones venta). Encontrará la definición y las opciones de todos los demás campos de las pestañas General y Numeración de la ventana Conf. ventas y cobros en la Ayuda en pantalla. Además, los campos que determinan la configuración de descuentos en factura y las opciones de reversión de coste se describen más adelante en los capítulos “Precios y descuentos de ventas” y “Gestión de devoluciones” de este manual de formación. Los campos de la pestaña Dimensiones se utilizan para agrupar clientes y vendedores con fines presupuestarios y de análisis de ventas. Estos campos se describen más adelante en este curso.


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Configuración de clientes La configuración de clientes básica se trata en otros cursos y no es necesario repetir aquí esta información. Las opciones de configuración que determinan los descuentos en línea y las facturas específicas de cliente, así como los precios especiales, se tratan más adelante en este manual de formación. En esta sección se explican las opciones de configuración adicionales disponibles en el sistema para facilitar en mayor medida la gestión de datos de clientes. Estas opciones se asocian a las funciones del sistema para gestionar la información y los procesos relacionados con los envíos, así como para controlar las reglas de reserva de los productos. También se explica la configuración del grupo contable de clientes.

Configuración de las opciones de envío Es habitual que haya clientes que tengan, además de la dirección de negocio principal, direcciones alternativas para recibir los pedidos. Por ejemplo, si un cliente es un subcontratista, podría solicitar el envío de pedidos a varias obras. También es posible que las empresas tengan diversos almacenes y centros de producción con direcciones distintas a la de la oficina principal. El gránulo “Enviar a” alternativos facilita a la empresas la relación con dichos clientes. Si un cliente desea que se envíen los pedidos a direcciones distintas, éstas pueden registrarse en el sistema como direcciones de envío alternativas para que el vendedor las elija al realizar un pedido o una factura para el cliente en cuestión. Las direcciones de envío se introducen en la tabla Envío a-Dirección, que puede contener un número ilimitado de direcciones para cada cliente. Cada dirección contiene un vínculo a un código con información como el número y el nombre del cliente. El cliente número 10000 de Cronus tiene dos direcciones de envío alternativas que se configuraron en el sistema:

1. Abra la ficha del cliente número 10000 seleccionando PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CLIENTES en el menú Ventas y Marketing.

2. Haga clic en CLIENTE→DIRECCIÓN ENVÍO y presione F5. Se muestra la lista de direcciones de envío.

3. Seleccione la segunda línea de dirección y haga clic en Aceptar para ver los detalles de la dirección.

Si el código asignado a esta dirección de envío (en la parte superior izquierda de la ficha) está seleccionado en el campo Cód. dirección envío cliente. de los pedidos (facturas y abonos), la información de envío aparecerá en los documentos impresos. Los códigos de envío también están disponibles en los pedidos de compra que deben enviarse directamente a un cliente.


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Todas las demás opciones de configuración de envíos se encuentran en la pestaña Envíos de una ficha cliente.

4. Haga clic en la pestaña Envíos de la Ficha cliente. Se mostrarán las opciones de envío.

Por diversos motivos, las empresas pueden adoptar una estrategia de distribución descentralizada, por ejemplo, para garantizar entregas rápidas a sus clientes. Dicha estrategia implica enviar los pedidos a los clientes desde diversos almacenes locales y no desde el almacén central. Para reflejar estos procedimientos en el sistema, la empresa puede decidir vincular determinados clientes a almacenes específicos. Para ello, debe especificar un almacén predeterminado en el campo Cód. almacén del cliente individual. Según la opción que se active en el campo Aviso envío, se indicará si el cliente acepta envíos parciales del pedido o si sólo desea envíos completos. Si se selecciona esta última opción, el sistema no permitirá el registro de un pedido de venta del cliente en cuestión, a menos que el campo Cantidad a enviar sea igual a la cantidad total del pedido de venta. En función del perfil, las prácticas industriales y la ubicación, los clientes pueden tener diversas preferencias en cuanto a quién debe recoger el envío (un cliente o un proveedor), cómo deben enviarse sus pedidos, etc. El sistema ofrece la posibilidad de registrar todas las condiciones de venta y envío (a menudo basadas en los INCOTERMS) que pueden asociarse a cada cliente concreto. Cronus ha configurado una serie de códigos de condiciones de envío en el sistema:

1. Desde el menú Ventas y Marketing, haga clic PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→MÉTODOS DE ENVÍO. Aparecerá la ventana Métodos de envío:


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Cuando se asigna a un cliente, el código de condiciones de envío se copia a los documentos de ventas de dicho cliente. Las opciones de configuración de envíos, definidas en los campos Cód. transportista, Cód. servicio transportista, Tiempo envío y los dos campos de calendario de la pestaña Envíos de la ficha del cliente, están relacionadas con la función del sistema para calcular diversas fechas de envío y entrega en los documentos de ventas. Estas opciones de configuración se describen con detalle en el capítulo 8, “Compromiso de entrega de pedido”, de este manual de formación. Por último, la opción de combinar envíos según lo definido en el campo Fact. automática es relevante en situaciones en las que las empresas utilizan la práctica de facturar/adeudar a un cliente por varios envíos/recepciones de devoluciones en una factura o abono. La configuración de este campo se transfiere como valor predeterminado a la cabecera del pedido, donde puede cambiarse si es necesario. El proceso Fact. automática/Fact. autom. recep. dev., que se utiliza para reunir los documentos de envío/recepción de devolución especificados en una factura/abono, incluye sólo los pedidos que tienen activado el campo Fact. automática.

Configuración de reglas de reserva El sistema incluye la capacidad de realizar y gestionar reservas de productos entre pedidos de compra y venta. Las empresas pueden decidir si el sistema permite realizar reservas en relación con un cliente concreto. Esta decisión viene determinada por la selección de una de las opciones (Nunca, Opcional o Siempre) del campo Reserva de la pestaña Envíos de la ficha de cliente. La opción seleccionada en este campo se copia en el campo Reserva de la cabecera de un documento de ventas creado para el cliente en cuestión, donde determina, en combinación con el contenido del campo Reserva de la ficha de producto, la opción de reserva de las líneas de venta individuales del documento. Para completar la configuración del cliente, a continuación se describen los detalles de configuración de los grupos contables de cliente.

Grupos contables de cliente El valor financiero de cualquier transacción de venta debe registrarse en cuentas dedicadas en la contabilidad. En los casos en que las empresas no creen factible establecer cuentas para cada cliente, pueden agrupar varios clientes en un grupo de registro y especificar cuentas para dicho grupo. Cuando la empresa haya decidido los criterios para agrupar a los clientes, deben configurarse los grupos respectivos en la tabla Grupo contable cliente del sistema. En esta tabla el usuario puede asignar un código a cada grupo de registro identificado y especificar a continuación cuentas contables para distintas categorías de importe como cobros, cargos de servicio, importes de descuento por pronto pago, interés, recargos fijos, etc.


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Los contables de Cronus han configurado dos grupos contables de clientes, nacionales y extranjeros:

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→GRUPOS CONTABLES→CLIENTE.

Al introducir uno de estos códigos en el campo Grupo contable cliente de la pestaña Facturación de una ficha de cliente, se asigna el cliente a ese grupo contable concreto:

2. Abra la ficha del cliente 10000 y haga clic en la pestaña Facturación:

3. En el campo Grupo contable cliente se ha seleccionado NAC.

Recuerde que sólo se puede asignar un grupo contable cliente a cada cliente. Cuando se registre una transacción de venta (pedidos, facturas y abonos) relacionada con este cliente, el sistema utilizará las cuentas especificadas para el grupo contable al que pertenece el cliente. NOTA: Los contables también pueden asignar a los clientes grupos contables de negocio y grupos registro IVA negocio. En tal caso, el código de grupo de negocio se utiliza junto con un código de grupo contable de producto de la configuración de grupos contables para especificar las cuentas en las que se registran determinadas transacciones. El código de grupo registro IVA negocio se combina con el código de grupo registro IVA producto para averiguar el % IVA, el tipo cálculo IVA y las cuentas IVA en las que el sistema registra los importes IVA. Encontrará más información sobre las reglas de configuración general en el curso de Gestión financiera de Microsoft Navision. Cada grupo contable de cliente puede tener configuradas cuentas contables diferentes o las mismas cuentas. Una de las ventajas de disponer de varios grupos con las mismas cuentas es que proporciona a los contables más flexibilidad a la hora de agrupar clientes para realizar informes y análisis. Por ejemplo, puede presentarse y analizarse un importe total de cobro para dos grupos de clientes nacionales y extranjeros, respectivamente.


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Configuración de vendedores Si las empresas desean supervisar el rendimiento de sus vendedores, pueden optar por utilizar la función del sistema para registrar las ventas obtenidas por cada vendedor y producir estadísticas relevantes. Para llevar a cabo la configuración de los vendedores en el sistema, la empresa debe asignar un código a cada vendedor cuyos registros se desee conservar. Cronus ha configurado varios códigos para sus empleados en el departamento de ventas:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en VENTAS→VENDEDORES. Aparecerá una Ficha vendedor/comprador.

En las fichas de vendedor pueden especificarse detalles como el cargo, el porcentaje de comisión y diversas dimensiones.

2. Para crear un nuevo vendedor, presione F3.

3. Para ver una lista de todos los vendedores del sistema, haga clic en VENDEDOR→LISTA, o presione F5.

NOTA: Además de las dos dimensiones predeterminadas (departamento y programa) que pueden seleccionarse en la pestaña Facturación de la ficha de vendedor, las empresas pueden asignar otras dimensiones predeterminadas. Esto puede realizarse para un solo vendedor o para todo el grupo. Esta opción de configuración se encuentra en la ventana Vendedores/Compradores; haga clic en VENDEDOR→DIMENSIONES→DIMENSIONES-INDIVIDUAL/DIMENSIONES-MULTIPLE. Encontrará más información sobre las dimensiones en Microsoft Navision en el manual de formación de Gestión financiera. Si se selecciona un código de vendedor específico como predeterminado en una ficha de cliente, o directamente en documentos de venta, se garantiza que el sistema acumulará las estadísticas de ventas del vendedor. Tomando como referencia esta información, podrá calcularse el rendimiento global de un vendedor y presentarse en un informe.


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Gestión de transacciones de venta En esta sección se explican las funciones del sistema relacionadas con las tareas más comunes en la gestión de transacciones de venta. Se describe un flujo de trabajo que va del registro de un acuerdo abierto con un cliente a la conversión a un pedido de venta, el envío directo del resto de la entrega de un cliente y finaliza con la reserva de la cantidad pedida para el pedido de venta.

Ofertas de venta Una oferta de venta puede describirse como un “borrador de pedido” que los vendedores pueden ofrecer a un cliente como oferta en la que se especifica el precio, las condiciones de venta y la descripción de los productos. Si el cliente deseara comprar realmente los productos de la oferta, ésta podría convertirse en un pedido de venta. Puesto que la funcionalidad incluida en las ofertas también está disponible en los pedidos de ventas (que se tratan de forma más detallada más adelante en este capítulo), no se describen aquí las ofertas de venta.

Pedidos abiertos Un pedido abierto representa un marco de trabajo para un acuerdo a largo plazo entre la empresa y un cliente. Los vendedores suelen crear un pedido abierto cuando el cliente se compromete a comprar grandes cantidades que deben entregarse en varios envíos de menor tamaño durante un determinado periodo de tiempo. A menudo los pedidos abiertos afectan a un solo producto con fechas de entrega predeterminadas. El principal motivo para utilizar un pedido abierto en lugar de un pedido de venta es que las cantidades introducidas en un pedido abierto no afectan a la disponibilidad del producto, por lo que pueden utilizarse como una hoja de supervisión, previsión y planificación. En el pedido abierto, cada envío individual puede configurarse como una línea de pedido que puede convertirse en un pedido de venta en el momento del envío. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 2 Un representante del cliente 10000 llama a un vendedor de Cronus para realizar un pedido de 1000 unidades del producto 70000. Desea que se entreguen 250 unidades del producto cada semana durante el mes siguiente. En primer lugar, cree un pedido abierto de 1000 unidades del producto 70000 para el cliente 10000:

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS ABIERTOS. Presione F3 para crear un pedido nuevo e introduzca los datos del cliente en la cabecera del pedido abierto.


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2. Deje en blanco el campo Fecha pedido.

De esta forma, cuando se crean pedidos de venta independientes a partir del pedido abierto, el sistema establece la fecha del pedido de venta en la fecha de trabajo real.

Observe que el sistema rellena automáticamente el campo Cód. vendedor de la cabecera de pedido con el código predeterminado del vendedor asignado al cliente 10000. Este código se obtiene de la ficha de cliente.

A continuación, cree líneas independientes de 250 unidades del producto 70000 y en cada una de ellas:

3. En el campo Tipo de cada línea, seleccione Producto y en el campo Nº seleccione 70000. En el campo Cantidad, escriba 250.

4. En el campo Fecha envío, introduzca las fechas de envío 01/02/01, 08/02/01, 15/01/01 y 02/22/01 respectivamente.

Observe que el sistema rellena automáticamente el campo Cantidad a enviar para indicar la cantidad de los pedidos de venta en las fechas de envío respectivas.

A continuación, para crear el pedido del primer envío de 250 unidades:

5. En el campo Cantidad a enviar, deje la cantidad de 250 en la primera línea y elimine de las otras tres líneas la cantidad que se va a enviar.

El pedido abierto finalizado debería tener un aspecto parecido a éste:


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A continuación, convierta un pedido abierto en un pedido de venta:

6. Haga clic en Convertir en pedido y seleccione Sí en el mensaje informativo y en cualquier otro aviso.

El sistema conserva el vínculo entre el pedido abierto y el pedido de venta que se crea a partir de él, y ofrece al vendedor la posibilidad de ver una lista de líneas de pedidos de venta (facturas) registrados y no registrados.

Para ver la lista:

7. Seleccione la primera línea del pedido abierto y haga clic en LÍNEA→LÍNEAS NO REGISTRADAS→PEDIDOS.

8. En la ventana Líns. venta, haga clic en LÍNEA→MUESTRA DOCUMENTO para ver el pedido que acaba de crear.

Observe que el pedido de venta contiene todas las líneas del pedido abierto. Se muestran las cantidades de las líneas en las que se eliminó la cantidad del campo Cantidad a enviar, pero están en blanco. El vendedor puede elegir entre dejar todas las líneas, editarlas o eliminarlas, de igual modo que con cualquier pedido de venta normal, independientemente de si se creó a partir de un pedido abierto o no. Sin embargo, es importante recordar que la cantidad de la línea de pedido de venta no debe superar la cantidad de la línea de pedido abierto asociado. De lo contrario no será posible registrar el pedido de venta.

9. Elimine las tres últimas líneas del pedido de venta.

Cuando el pedido de venta se registra como enviado y/o facturado, el sistema actualiza los campos Cantidad enviada y Cantidad facturada en el pedido abierto relacionado.

Cuando se han creado pedidos de venta por la cantidad total de una línea de pedido abierto, el sistema se asegura de que no se cree ningún otro pedido de venta para la misma línea.

El sistema registra el número de pedido abierto y el número de línea como propiedades de las líneas de venta cuando se crean a partir de un pedido abierto.

10. Amplíe las líneas del pedido de venta creado anteriormente o presione CTRL + F8.

Observe que los campos Nº pedido abierto y Nº lín. pedido abierto tienen las referencias correspondientes.

NOTA: Si los pedidos de venta no se crean directamente desde el pedido abierto pero se relacionan igualmente con él, puede establecerse un vínculo entre un pedido de venta y un pedido abierto seleccionando el número correspondiente al pedido abierto asociado en el campo Nº pedido abierto de la línea de venta.


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Pedidos de venta El pedido de venta es la piedra angular de la funcionalidad de gestión de ventas de Microsoft Navision. En esta sección se explican las diversas características que componen esta funcionalidad. Se describen las características que permiten realizar las tareas más comunes de la gestión de ventas y otras tareas más específicas. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 3 (continuación del escenario 2) Un vendedor va a realizar un envío de 250 unidades del producto 70000 al cliente 10000, que es el primer envío de un total de cuatro del pedido abierto. El envío debería enviarse a la dirección secundaria del cliente y no a la dirección principal. El transportista que realizará la entrega es DHL, que ofrece la opción de realizar un seguimiento de paquetes.

1. Busque el pedido de venta creado anteriormente a partir del pedido abierto.

La pestaña General de la cabecera de venta especifica los detalles del cliente predeterminado y contiene información adicional sobre éste como, por ejemplo, el vendedor y el centro de responsabilidad. Estos datos se obtienen de la ficha de cliente al crear el pedido. Las fechas del documento y las del envío se tratan con mayor detalle más adelante en este manual de formación.

NOTA: Puede encontrar vínculos a otros datos del cliente como las direcciones de envío alternativas, comentarios, contactos e información de crédito en el panel que aparece en la parte derecha del pedido de venta frente a la cabecera de éste. Si un vendedor hace clic en el vínculo Historial de ventas, el sistema muestra una lista de las transacciones de venta anteriores del cliente. Las líneas de esta lista se pueden copiar en el pedido de venta actual presionando el botón Copiar al documento que hay en la parte inferior del formulario de historial de ventas. Los vínculos a la información relacionada con el producto se encuentran frente a las líneas de ventas. El vendedor puede establecer un vínculo directo con la ficha de producto y obtener la información de disponibilidad de éste, las sustituciones, los precios de venta y los descuentos de línea de ventas haciendo clic en los campos disponibles.

Los campos de la pestaña Envíos ofrecen la posibilidad de detallar toda la información relacionada con los envíos; por ejemplo, la dirección de envío alternativa del cliente, las condiciones de envío, los transportistas, los avisos, el almacén de envío, etc. El sistema copia los valores de estos campos de la ficha de cliente como valores predeterminados.


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2. Haga clic en la pestaña Envíos del pedido de venta:

Según el escenario 3, el pedido debe entregarse en la filial del cliente, situada en una dirección distinta a la de la oficina principal de la empresa.

3. En el campo Cód. dirección envío cliente., seleccione CENTRAL. Ésta es una de las direcciones de envío alternativas que se han configurado para este cliente. Haga clic en Aceptar para aceptar todos los mensajes de información que aparecen.

Como no se ha especificado ningún transportista predeterminado relativo a esta dirección de envío, debe seleccionar el código de transportista directamente en la cabecera de venta:

4. En el campo Cód. transportista de la pestaña Envíos, seleccione DHL. Haga clic en Sí para actualizar las líneas.

En el momento en que el transportista recoge el envío puede introducirse el número de seguimiento de paquetes asignado en la pestaña Envíos del campo Nº seguimiento bulto. La dirección de Internet del transportista puede utilizarse para acceder al esquema de seguimiento de paquetes del transportista.

El contenido de los campos Tiempo manip. alm. salida y Tiempo envío está relacionado con el cálculos de las diversas fechas de envío que realiza el sistema. Estos campos, junto con el campo Envío retrasado, se explican más adelante en este manual de formación.

Si la empresa ha configurado un almacén predeterminado (es decir, un lugar donde se almacena físicamente el inventario como un depósito, vehículo taller, sala de exposiciones, etc.) el código apropiado se copiará a la cabecera del pedido de venta en el campo Cód. almacén. En función de la empresa, se puede definir un almacén predeterminado para el pedido, por ejemplo, como almacén central desde donde se envían los pedidos a todos los clientes o como almacén local que distribuye a los clientes de una zona geográfica próxima.

Una vez completada la cabecera del pedido de venta, el vendedor puede seguir introduciendo detalles relacionados con el contenido del pedido, es decir, los productos. Los principales aspectos y propiedades de las líneas de pedido se describen en las siguientes secciones.

Tipo de línea de pedido En principio, un pedido de venta puede utilizarse para registrar una transacción tanto física como financiera. La elección de transacción se define mediante una de las siguientes opciones de tipo de línea: Cuenta, Producto, Recurso, Activo fijo o Cargo (prod.). El tipo de línea Producto representa una venta de mercancías físicas. Las ventas definidas por el tipo Cuenta, Recurso y Activo fijo se explican en el manual de formación de Gestión financiera. Las transacciones del tipo Cargo (prod.) se explican detalladamente más adelante en este manual.


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Almacén La selección de un código de almacén en la línea de pedido activa varias características que pueden servir de ayuda a los empleados de una empresa en sus tareas respectivas. Los vendedores pueden:

• Confiar en el sistema para que compruebe únicamente la disponibilidad del producto en un almacén especificado (incluido el almacén en blanco)

• Obtener un resumen de la disponibilidad del producto en el almacén especificado o en otros almacenes simultáneamente

Los empleados y planificadores de la gestión de inventario pueden:

• Utilizar la función de planificación de demanda para configurar los parámetros de planificación y reposición en las unidades de almacenamiento de productos

• Realizar traslados de existencias entre almacenes • Crear estadísticas de existencias por almacén

Los contables pueden calcular el valor de las existencias y el coste de las mercancías vendidas por almacén. Los jefes de almacén pueden utilizar la funcionalidad de gestión de ubicaciones asociada a un almacén.

Cantidad Al introducir el importe de la cantidad en el campo Cantidad, el sistema comprueba si hay suficientes productos en existencias en el almacén especificado para cubrir el pedido de venta actual. Si no es así, el sistema emite un aviso de falta de stock (el campo Aviso falta stock de la ventana Conf. ventas y cobros debe contener una marca de verificación). El mecanismo que utiliza el sistema para calcular la disponibilidad de un producto se explica en el manual de formación Gestión de inventario. NOTA: El sistema permite crear líneas de venta con cantidades negativas. En esencia, una línea de ventas negativa implica una transacción inversa a la transacción relacionada con el documento de venta. Es decir, una línea negativa en un pedido de venta implica una devolución de venta. En todas las áreas funcionales del sistema se permite utilizar líneas de venta con cantidades negativas.


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Unidad de medida El sistema rellena automáticamente el campo Cód. unidad medida cuando se crea la línea de venta. El valor se copia del campo Unidad medida venta a la ficha de producto. El sistema utiliza el código de unidad de medida en los casos siguientes:

• Al comprobar la disponibilidad del producto • Para determinar el importe del precio de venta • Para validar si se pueden aplicar a la venta en cuestión

precios alternativos y/o descuentos de línea según la unidad de medida especificada

Precio venta Al seleccionar el producto en el campo Nº, el sistema rellena también el campo Precio venta. El precio de venta se calcula y se copia de la ficha de producto o de los precios de venta alternativos aplicables al producto y al cliente. Las opciones de configuración y el mecanismo de precios de venta alternativos se tratan en mayor profundidad más adelante en este manual de formación. Cuando las empresas venden al por menor, es posible que deseen que se muestren los precios de documento de ventas con el IVA incluido tanto en pantalla como en la copia impresa. Para activar esta opción, el campo Precios IVA incluido de la pestaña Facturación de la cabecera de documento debe contener una marca de verificación. Si el campo no está activado, el sistema rellena los campos Precio venta e Importe sin incluir el IVA y los nombres de campo reflejan esta elección. Los manuales de formación de gestión financiera proporcionan una descripción detallada de la configuración y una explicación de la funcionalidad de IVA de Microsoft Navision.

Seguimiento y almacenamiento de productos En muchas empresas, el registro de un pedido de venta en el sistema debe incluir además la información relacionada con la gestión de inventario. En concreto, los registros de los números de lote y serie del producto, así como la ubicación física (código de ubicación) en un almacén. Dado que estos aspectos de una transacción de venta no se asocian directamente a la interfaz de cliente, sino que caracterizan los procesos internos de la empresa, se tratan en el manual de formación Gestión de inventario.


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Envíos directos Un envío directo es el envío de un producto o una consignación de productos desde uno de los proveedores de la empresa directamente a uno de sus clientes. Lo envíos directos son importantes en situaciones en las que una empresa desea evitar la manipulación real del pedido, como el almacenamiento y la entrega, pero desea satisfacer la solicitud de pedido del cliente e incluir la transacción en el cálculo del coste de las mercancías vendidas y el beneficio. Para garantizar un tratamiento eficaz de los pedidos de envío directo en el sistema, las empresas pueden beneficiarse del uso de las funciones que ofrece el gránulo Envíos directos. Además de facilitar un proceso en el que intervienen numerosas tareas y personas, el sistema garantiza el cálculo correcto del valor de las existencias y el coste del producto. Esto último es especialmente importante pues aunque las transacciones de compra y venta del envío directo se registran en el sistema como cualquier otro pedido, los productos de envío directo no se introducen físicamente en el inventario de la empresa. En la siguiente ilustración se describe el tratamiento de un envío directo:


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En concreto, en el envío directo intervienen las siguientes tareas:

1. El cliente realiza un pedido de venta a la empresa.

2. La empresa, a su vez, realiza un pedido de compra al proveedor.

3. El proveedor envía los pedidos solicitados directamente al cliente.

4. El proveedor factura a la empresa por el envío.

5. La empresa factura al cliente.

Este proceso queda ilustrado en el siguiente escenario:

Escenario 4 (continuación del escenario 3) Ahora la fecha de trabajo es 01/02/01 y justo cuando el vendedor de Cronus se dispone a registrar el primer envío del pedido abierto, llama el representante del cliente 10000 y realiza un pedido de 250 unidades del producto 1984-W. El vendedor de Cronus constata que no hay una cantidad suficiente de este producto en las existencias y como sabe que Cronus va a dejar de almacenarlo, decide solicitar al proveedor que lo envíe directamente al cliente 10000. El producto 1984-W debería pedirse al proveedor 30000. Introduzca los detalles del pedido en el mismo pedido de venta que realizó a partir del pedido abierto (según el escenario 3).

1. Cree una nueva línea de venta para el producto 1984-W y escriba 250 en el campo Cantidad.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Cód. compra para abrir una lista de códigos de compra (utilice la función Mostrar columna para ver los campos Cód. compra y Envío directo).

Esta ventana contiene una lista de diversos códigos de compra que la empresa configura para distinguir las situaciones de compra que difieren de las transacciones de compra habituales.

Observe el código de pedido especial que aparece activado en el campo Pedido especial. Es el tipo de transacción de compra que las empresas suelen utilizar para manejar los productos sin stock, es decir, los productos que raramente se piden o productos que varían ligeramente con respecto al producto normal, por ejemplo, en el color, los adhesivos, etc. (lea el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla para obtener más información sobre cada uno de los campos de esta ventana).

3. En la ventana Códigos compra, seleccione el código ENVÍO DIR. que tiene activado el campo Envío directo y haga clic en Aceptar.

El sistema activará el campo Envío directo de la línea del pedido de venta.

4. En el campo Cantidad escriba 250 y en el campo Fecha envío escriba 08/02/01.


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Con esto finaliza el tratamiento de un envío directo desde el punto de vista de la venta. El sistema no permitirá registrar el pedido de venta hasta que se haya vinculado a un pedido de compra. Hay dos formas de crear el pedido de compra que debe vincularse al pedido de venta del envío directo:

• Manualmente, mediante la creación directa de un pedido • Automáticamente, mediante una hoja de demanda

A continuación se describe el método manual. Como la creación de pedidos de compra para envíos directos mediante hojas de demanda se basa en los mismos principios que la creación directa de pedidos, no se describirán por separado. Encontrará más información sobre el mecanismo de gestión de las hojas de demanda en el capítulo 6 “Gestión de solicitudes” de este manual. Tras recibir la información sobre el envío directo, un comprador debe realizar el pedido con el proveedor 30000, que entregará el envío directamente al cliente 10000. Para crear el pedido de compra:

1. Seleccione la opción de menú Compras y, a continuación, haga clic

en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.

2. Presione F3 para crear un pedido de venta nuevo.

3. Rellene los detalles del pedido en la cabecera de compra seleccionando el proveedor 30000 en el campo Compra a-Nº proveedor.

Haga referencia al cliente de un envío directo:

4. En el campo Venta a-Nº cliente de la pestaña Envíos, seleccione el cliente 10000.

A continuación, el comprador debe establecer un vínculo entre el pedido de compra y el pedido de venta y copiar en el pedido de compra las líneas de venta que deben enviarse directamente:

5. Haga clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→TRAER PEDIDO VENTA. Aparecerá la ventana Pedido – Lista documentos ventas.

Esta lista de ventas contiene todos los pedidos de venta del cliente 10000, que es el cliente especificado en el campo Venta a-Nº cliente de la cabecera de compra.


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6. Seleccione el pedido correspondiente (el primero de la lista) y haga clic en Aceptar.

Concretamente en el escenario 3, antes de que el comprador pueda continuar, el sistema le informa de que el pedido de compra debe enviarse a otra dirección de envío (y no a la dirección habitual del cliente), que es la dirección especificada en el pedido de venta asociado.

7. Haga clic en Aceptar en el mensaje informativo. En el campo Cód. dirección envío cliente. de la pestaña Envíos del pedido de compra, seleccione CENTRAL.

8. Repita los pasos 3 y 4 anteriores. La línea de venta seleccionada para el envío directo se transfiere a la línea de compra.

Tras ser informado de que se ha enviado el pedido de venta al cliente, el comprador puede registrar el pedido como recibido. El registro del pedido de compra como facturado sólo puede producirse después de facturar el pedido de venta vinculado. Al registrar el pedido de compra como recibido, el sistema registra automáticamente el pedido de venta asociado como enviado. El vendedor puede entonces registrar el pedido de venta como facturado. El registro del pedido de compra como facturado completa el tratamiento del envío directo. NOTA: El proceso de registro sólo puede iniciarse a partir del pedido de venta. De igual modo que con el pedido de compra, cuando se envía y registra el pedido de venta, el sistema registra automáticamente el pedido de compra asociado. Recuerde que antes de que se facture totalmente el pedido de venta o de compra, el comprador puede ver el pedido de venta vinculado a un pedido de compra de envío directo haciendo clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→PEDIDO VENTA. Asimismo, el vendedor puede ver el pedido de compra vinculado a un pedido de venta de envío directo haciendo clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→PEDIDO DE COMPRA en el pedido de venta. En ambos casos los documentos se muestran en modo no editable. Para garantizar que las transacciones implicadas en el envío directo no afectan a la cantidad ni al valor de las existencias, el sistema realiza las siguientes operaciones:

• Crea los movimientos de productos que representan simultáneamente la venta y la compra en cuestión

• Los vincula automáticamente creando una liquidación fija entre ellos NOTA: Si se asignaron números de serie/lote en el pedido de venta correspondiente, la función Traer pedido venta también copiará las líneas de seguimiento de productos al pedido de compra recién creado. Asimismo, si un pedido de venta no tiene asignadas líneas de seguimiento de productos pero éstas están asignadas al pedido de compra asociado, el sistema ofrece la opción de crear y sincronizar dichas líneas en el pedido de venta. Obtenga más información sobre la funcionalidad de seguimiento de productos de Microsoft Navision en el manual de formación Gestión de inventario.


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Reserva de productos En algunas situaciones de venta, por ejemplo, cuando hay un gran volumen de transacciones, a menudo es necesario asegurarse de que hay una cantidad de producto disponible para el envío de un determinado pedido de venta en una fecha acordada. En otras palabras, existe la necesidad de asignar el inventario existente o futuro a la venta en cuestión hasta la fecha de envío del pedido para que, mientras tanto, no se utilice para satisfacer otros pedidos. En Microsoft Navision, esta asignación se realiza mediante las reservas. En esta sección se describe el proceso de flujo de trabajo de las reservas. Es importante tener en cuenta que el usuario es quien debe asignar una reserva, pues se considera una decisión consciente e intencionada por parte de esta persona. La principal premisa es que, mediante la reserva de cantidades, el usuario adquiere la propiedad completa de esos productos y la responsabilidad sobre los mismos. Las cantidades reservadas no se incluyen cuando el sistema ejecuta las rutinas de planificación. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 5 El representante del cliente 10000 informa al vendedor de Cronus de que desea realizar un pedido de 250 unidades del producto 80100. El cliente hace hincapié en la importancia de recibir este producto concreto el día 08/02/01. Como existe el riesgo de quedarse sin stock, el vendedor de Cronus decide reservar los 250 productos para este pedido. Cree un pedido de venta de 250 unidades del producto 80100. Puede hacerlo en el mismo pedido creado en el escenario 2 y 3, agregando una línea de venta adicional:

1. Cree una nueva línea para el producto 80100. En el campo Cód. almacén, seleccione VERDE (el almacén donde se almacena el producto) y, en el campo Fecha envío, escriba 08/02/01.


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2. Introduzca 250 en el campo Cantidad.

Observe que el panel de la derecha muestra la disponibilidad del producto en la línea seleccionada. Ésta es la disponibilidad en la fecha de envío indicada y en el almacén del código seleccionado (en este caso, el almacén Verde el 08/02/01).

NOTA: La cantidad de la Disponibilidad que se muestra en el panel de la derecha es la Unidad medida base. Puede que ésta no coincida con la Unidad de medida venta que se encuentra en la línea Pedido venta. Para ver las unidades de medida de base, venta y compra que se han configurado para este producto, haga clic en la Ficha producto que aparece en el panel de la derecha.

NOTA: Una vez especificada una cantidad del producto en la línea seleccionada, la Disponibilidad se reduce en dicha cantidad. Es decir, la Disponibilidad es lo que queda después de rellenar la cantidad en la línea.

A continuación, el vendedor debe hacer una reserva de esta línea de venta en el inventario existente o futuro:

3. Haga clic en ACCIONES→RESERVAR para abrir la ventana Reservas:

La ventana muestra las cantidades del producto 80100 que se pueden reservar.

Por lo general, el sistema ofrece la posibilidad de reservar productos de:

– el stock existente (representado como movimientos de productos en la línea), o bien

– pedidos de compra pendientes (u otros pedidos de entrada, como pedidos de transferencia u órdenes de producción)


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En la ventana Reservas, cada opción se representa mediante la línea correspondiente, mediante la suma de las cantidades totales reservadas y no reservadas de todos los movimientos de productos y de todas las líneas de pedidos de compra pendientes respectivamente. El sistema ofrece la posibilidad de ver la lista de movimientos individuales que componen la cantidad total:

4. En la ventana Reservas, seleccione la línea que representa los pedidos de compra y haga clic en LÍNEA→DISPONIBLE PARA RESERVA (o presione CTRL + F5).

Aparecerá la ventana Disponible - Líns. compra. Esta ventana contiene información general acerca de la línea de compra, así como detalles de las cantidades concretas de las líneas no registradas y de las reservas existentes que ya se han realizado para la línea de compra. El campo Cdad. reservada actualmente especifica la cantidad que se reserva actualmente.

5. Cierre la ventana Disponible - Líns. compra para volver a la ventana Reservas.

El campo Cdad. a reservar de la cabecera contiene la cantidad copiada del campo Cantidad en la línea para la cual se realiza la reserva. Si ya se ha realizado un envío parcial, se reservará la cantidad del campo Cantidad pendiente.

Observe que el campo Cdad. a reservar contiene 50 unidades y no las 250 especificadas en la línea de venta. El motivo es que, para las reservas, el sistema funciona con la unidad de medida base, que en este caso son cajas, y no con la unidad de medida de ventas (paquetes) que se especifica en el pedido de venta. Para llevar a cabo el recálculo, se considera que una caja contiene cinco paquetes.

Para reservar los productos, el sistema ofrece estas tres opciones:

– Reservar auto.: reserva automática de productos en la ventana Reservas.

– Reservar desde línea actual: reservar los productos desde la línea de reserva seleccionada. Esta opción de reserva es manual.

– Cancelar reserva desde línea actual: la reserva de los productos se cancela desde la línea de reserva seleccionada.


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6. En la ventana Reservas, haga clic en ACCIONES→RESERVAR AUTO.

El sistema actualiza los campos Cantidad reservada y Cdad. disponible para reflejar la reserva. Si se utiliza la función de reserva automática, el sistema reservará los productos de los movimientos de productos antes de reservar los productos incluidos en las líneas del pedido de compra.

NOTA: Para ejercer un mayor control sobre las existencias, se recomienda a los usuarios seleccionar los productos de forma manual, mediante la opción Reservar desde línea actual, en lugar de dejarlo en manos del sistema.

Cuando se realiza una reserva, el sistema crea un movimiento de reserva.

7. En el pedido de venta, seleccione la línea del producto 80110 y haga clic en LÍNEA→MOVS. RESERVA.

La ventana que aparece muestra que se ha reservado la cantidad desde el almacén especificado. Con esto finaliza el tratamiento de las tareas asociadas al escenario 5.

Estado del documento El campo Estado de un documento se utiliza para indicar si el documento sigue pendiente o se ha lanzado. Si el estado del documento es Pendiente, aún se puede cambiar, ya que aún no ha pasado a la siguiente fase de procesamiento, por ejemplo, al almacén. El vendedor puede configurar el registro por lotes para registrar sólo los pedidos lanzados. Esto permite separar las tareas de registro y movimiento del pedido. El estado Lanzado indica que el vendedor ha terminado de introducir los detalles del pedido y que éste puede pasar a la siguiente fase de procesamiento. La información (precio, divisa, cantidad, etc.) del pedido lanzado no puede modificarse a menos que se vuelva a abrir éste. Se puede lanzar un pedido de dos maneras:

• Automáticamente, cuando se ha registrado un único envío para el pedido

• Manualmente, mediante la función de lanzamiento (o presionando CTRL + F11).

Normalmente, el lanzamiento manual es importante en las empresas que tienen un entorno de almacenamiento separado. NOTA: El estado del documento de pedido no se conecta de ningún modo con los cálculos de disponibilidad del producto en el pedido. En otras palabras, aunque no se haya lanzado un pedido, se incluirá en los cálculos de disponibilidad global.


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Registrar pedidos Registrar un pedido implica transmitir el valor financiero de una transacción a cuentas dedicadas de la contabilidad. Además, la información financiera y de cantidad sobre la transacción se transmite a la denominada contabilidad subsidiaria, por ejemplo, movimientos de clientes y productos (con movimientos de valoración asociados) que, entre otras cosas, se utilizan para calcular diversas estadísticas de ventas y existencias. Dado que cualquier transacción que implique la venta de productos a un cliente incluye una determinada información de cantidad y valor (precio y coste), en Microsoft Navision, la función de registro se divide, de forma correspondiente, en dos partes: el registro del envío (cambio de cantidad) y de la factura (cambio de valor). Al registrar una factura, ambas partes se producen de forma simultánea y no es posible que ocurran en momentos distintos. Sin embargo, para registrar un pedido es posible registrar primero el envío del pedido y dejar para más adelante la facturación del pedido. De este modo, las empresas disponen de una mayor flexibilidad operativa y pueden beneficiarse de la funcionalidad del sistema que permite llevar a cabo este proceso. Esta funcionalidad incluye:

• La posibilidad de combinar varios envíos en una factura • La oportunidad de deshacer un registro de cantidad de un envío que

ya se ha registrado pero que no se ha facturado todavía En la siguiente sección se ofrece una descripción del procedimiento de registro de ventas en Microsoft Navision, incluido el registro de envíos parciales y la combinación de envíos.

Envíos Los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar de un pedido de venta contienen las cantidades a las que hace referencia la función de registro. El sistema rellena automáticamente los valores de estos campos cuando se introduce la cantidad en el campo Cantidad de una línea de venta. NOTA: En los casos en que un almacén especificado para una línea de venta se configura para utilizar la funcionalidad de gestión de almacén (por ejemplo, documentos de existencias/picking de almacén y documentos de ubicación), los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar permanecerán en blanco y no será posible llevar a cabo el registro. Esto tiene relación con la premisa de que las tareas de envío y facturación reales se llevan a cabo en el almacén, que es el lugar donde se origina el registro del pedido. Para continuar con el registro desde el pedido de venta, el vendedor debe introducir manualmente las cantidades en los campos correspondientes de la línea.


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Si es necesario, el vendedor puede reducir las cantidades de los campos Cantidad a enviar y Cdad. a facturar antes de registrar y, por lo tanto, enviar y facturar parcialmente el pedido. Para que el sistema registre un envío (facturación) parcial, el campo Aviso envío de la cabecera del pedido debe contener la opción Parcial. Los pedidos pueden tener tantos envíos y facturas como sea necesario para completar el pedido. Una vez finalizado el registro parcial del pedido, los campos Cantidad enviada y Cantidad facturada especificarán la parte del pedido que se ha completado. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 6 Como resultado de las tareas descritas en los escenarios 3 a 5, el pedido de venta del cliente 10000 está listo para enviarse. No obstante, en el último momento, el representante del cliente llama a Cronus para comunicarle que sólo desean recibir en este momento la mitad del envío del producto 70000. El vendedor debe realizar un envío parcial de la línea. Las demás líneas de pedido se enviarán según lo acordado.

1. Busque el pedido de venta del cliente 10000 creado anteriormente.

2. En el campo Cantidad a enviar de la primera línea, cambie la cantidad de 250 a 25 (introducida por error, en lugar de 125). En el campo Cantidad a enviar de la tercera línea, introduzca 250 (esto permitirá el registro desde el pedido y no a través de un almacén): Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de advertencia que aparece.

Registre el pedido de venta como enviado pero no facturado:

3. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR y seleccione Enviar.

Una vez registrado, el sistema crea un documento de envío registrado que contiene todos los detalles de envío del pedido de venta:

4. En el menú Ventas y Marketing haga clic en HISTORIAL→HISTÓRICO ALBARANES y busque el documento que acaba de crear el sistema.

Cuando se da cuenta de que ha introducido y registrado una cantidad incorrecta en la primera línea de venta, el vendedor puede utilizar la función del sistema para deshacer la cantidad registrada incorrectamente.


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Para corregir la cantidad incorrecta registrada:

5. En Lista hist. albaranes venta, seleccione la línea del producto 70000 y haga clic en ACCIONES→DESHACER ENVÍO. Haga clic en Sí para confirmar la acción.

El sistema insertará una línea de corrección con la misma cantidad negativa que la cantidad corregida en el documento de envío registrado y seleccionará ambas líneas como líneas de corrección colocando una marca de verificación en el campo Corrección (utilice la función Mostrar columna para ver el campo Corrección).

Al mismo tiempo, se establece como cero la cantidad del campo Cantidad enviada del pedido de venta en cuestión, mientras que el campo Cantidad a enviar vuelve a contener el mismo valor que el campo Cantidad. Esto implica que puede repetirse en proceso de registro en esta línea.

6. Busque el pedido de venta. En el campo Cantidad a enviar de la

primera línea, cambie la cantidad de 250 a 125.

7. Registre el pedido como enviado.

El sistema actualiza el campo Cantidad a enviar de la línea parcialmente enviada para indicar la cantidad restante. En esencia, de este modo el registro de un envío reconoce el hecho de que una determinada cantidad del producto ha salido de las existencias de la empresa. Sin embargo, el valor financiero de la transacción correspondiente no se registra en el sistema hasta que el pedido de venta se registra como facturado. Desde el punto de vista del sistema, esto implica que no se han creado movimientos contables ni de clientes y que los importes de coste y precio de los movimientos de productos creados son iguales a cero. Encontrará más información sobre el mecanismo de valoración de existencias en el manual de formación de Valoración de existencias.

Facturación y envío combinado El registro de los pedidos como facturados suele seguir los mismos principios básicos que el registro de los envíos de pedido:

• Un pedido puede facturarse completamente o parcialmente. • Tras registrar el pedido como facturado, la información del pedido

se transfiere a un documento independiente: una factura registrada


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Además:

• Se crean movimientos contables, de clientes e IVA • Una vez facturado en su totalidad, es decir, sin cantidades pendientes

que facturar en ninguna de las líneas de pedido, el pedido se elimina automáticamente (excepto en los casos en los que el pedido se factura a través de un envío combinado)

• Varios envíos pueden combinarse en una sola factura La facturación de varios envíos de una sola factura se ilustra en el siguiente ejemplo. Piense en una situación en la que un contable (administrador de ventas) desea facturar todos los pedidos que se han enviado últimamente al cliente 10000:

1. Para crear una nueva factura, seleccione el menú Ventas y Marketing y haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→FACTURAS. Presione F3.

2. Escriba los detalles del cliente en la cabecera.

Para recuperar todas las líneas de envíos registrados del cliente en cuestión:

3. En la factura de venta, haga clic en ACCIONES→TRAER LÍNEAS ALB. VENTA.

4. Seleccione todas las líneas y haga clic en Aceptar.

El sistema copiará las líneas de envío en la factura:

5. Registre la factura.

El sistema actualizará los campos Cantidad facturada en las líneas correspondientes de los pedidos de venta relacionados. Cuando se factura completamente un pedido mediante la función de envío combinado, el sistema no lo elimina automáticamente. Debe hacerse manualmente o mediante el proceso Eliminar pedidos vta. facturados. Este proceso, al igual que otros procesos relacionados con las ventas, se describe en el apéndice de este capítulo. Si los contables de la empresa necesitan registrar muchos documentos de venta, puede que prefieran registrarlos por lotes en lugar de registrarlos uno por uno. Para acceder a la opción de registro por lotes, deberá hacer clic en Registro en el documento de venta. Encontrará más información sobre el registro por lotes en la Ayuda en pantalla.


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Demuestre sus habilidades: gestionar las ventas Escenario: El cliente 20000 de Cronus realiza un pedido de 1200 unidades del producto 70003. El cliente solicita que se entreguen 300 unidades del producto cada semana durante el mes de febrero (a partir del 01/02/01). La entrega debe realizarla el transportista FEDEX a la filial de la empresa, situada en Burgos. En el momento del envío de la primera entrega del producto 70003, el cliente realiza además un pedido de 25 unidades del producto 1968-W y 50 unidades del producto 80100. Por varios motivos, el vendedor decide enviar directamente el producto 1968-W (desde el proveedor 30000) y se asegura de reservar las 50 unidades del producto 80100 para este pedido de venta. El cliente también informa al vendedor de que sólo desea recibir en este envío la mitad de la cantidad del producto 70003 solicitada.

Todos los niveles Su tarea es gestionar el escenario anterior en el sistema mediante la funcionalidad de gestión de ventas. Supongamos que la fecha de trabajo es el 28/01/01, que el pedido del producto 70003 se va a enviar desde el almacén Azul y que el pedido del producto 80100 se va a enviar desde el almacén Verde.


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Resumen rápido: lecciones aprendidas Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en este capítulo: 1.

2.

3.


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Capítulo 3: Precios y descuentos de ventas

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CAPÍTULO 3: PRECIOS Y DESCUENTOS DE VENTAS

Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Precios de venta • Descuentos de factura y línea


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Introducción Las empresas, tanto las que se dedican a fabricación como a distribución, trabajan en mercados sensibles a los precios con varias bases de clientes que con frecuencia necesitan tener estrategias de precios que les permitan diferenciarse, atraer y retener a sus clientes. Una de las estrategias típicas se basa en la práctica de tener varios acuerdos de precios individuales con grandes clientes y ofrecer precios estándar y/o descuentos a otros clientes dentro de un segmento del mercado específico o en distintos segmentos. Del mismo modo, un acuerdo puede integrar a más de un cliente individual si se establece con la oficina central de una cadena mientras que los productos se venden a los clientes individuales de dicha cadena. No obstante, estas estrategias implican que los departamentos de marketing y ventas de la empresa desarrollen y mantengan unas estructuras de descuentos y precios globales y complejas. Además, la complejidad de las estructuras de descuentos y precios aumenta como consecuencia de las iniciativas que las empresas emprenden internamente (por ejemplo, las campañas especiales encaminadas a deshacerse pronto de productos obsoletos o como medio para introducir nuevos productos en el mercado). En un entorno en el que el número y diversidad de los productos crece constantemente y los catálogos de las empresas tienen una vida útil cada vez menor, el mantenimiento de estas estructuras de descuentos y precios flexibles puede parecer una tarea aburrida y consumidora de recursos. Ante la ausencia de herramientas de gestión de precios adecuadas, los acuerdos de precios y precios de venta especiales se almacenan en carpetas, hojas de cálculo, cuadernos privados, etc. A menudo, esto crea problemas relacionados con la coherencia de precios que generan confusión entre los clientes e incluso pueden provocar errores de facturación. No cabe duda de que esto lleva a la larga a una insatisfacción del cliente y una pérdida de ventas o, como mínimo, a que la empresa tenga repetir el trabajo innecesariamente. Por otra parte, dado que Internet se está convirtiendo en un medio de compra de gran aceptación, junto a los canales convencionales (como los centros de llamadas, el correo y el fax), deben cumplirse los mismos requisitos de precios adaptados al segmento de una manera coherente, independientemente del canal que se utilice. Los gránulos Precios de línea de ventas y Descuentos de línea de ventas ofrecen una funcionalidad de precios global para las empresas que desean tener estructuras de precios flexibles que les permite centrar sus esfuerzos en aumentar las ventas. Concretamente, la aplicación proporciona una funcionalidad que se caracteriza por las siguientes funciones claves:

• Dirigirse a segmentos de clientes específicos • Establecer los precios de una forma coherente y transparente • Tener unos costes de mantenimiento mínimos


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En este capítulo se describen las principales características de la funcionalidad de precios de Microsoft Navision mencionadas anteriormente. Dado que la funcionalidad de precios se basa en la diferenciación entre los descuentos y los precios de venta, este capítulo se divide en dos secciones principales:

• Precios de venta • Descuentos, incluidos los descuentos de factura y línea

Para explicar cómo el sistema facilita a las empresas las tareas de gestión de descuentos y precios de venta, el capítulo incluye ejemplos y escenarios amplios y detallados. A modo de introducción rápida a los procedimientos habituales asociados con la configuración, uso y mantenimiento de descuentos y precios de venta, se recomienda leer el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla.

Precios de venta Con la posibilidad de especificar la información de precios para cada producto en la ficha de productos, las empresas disponen de una funcionalidad que facilita significativamente la tarea de la gestión de precios de venta. El sistema recupera automáticamente la información de precios almacenada en una ficha de producto para copiarla a la línea de pedido de venta del producto. No obstante, la información de precio es universal, es la misma para todas las condiciones de venta, con independencia de que existan acuerdos de precios individuales entre la empresa y sus clientes o de que haya diferentes políticas de precios aplicadas a diferentes perfiles de clientes. Estos acuerdos y políticas pueden basarse en varias condiciones como la variante del producto y la cantidad comprada, la divisa de pago, la fecha del pedido, etc. Para gestionar y mantener estos precios de venta alternativos, los vendedores de la empresa necesitan una funcionalidad de precios ampliada que vaya más allá de la ficha de producto estándar. En Microsoft Navision, el gránulo Precios de línea de venta ofrece esta funcionalidad general de precios. En esta sección se incluye una explicación de los siguientes temas:

• Configuración de precios de venta alternativos • Uso del método de precios • Mantenimiento de precios de venta

Configuración de precios de venta alternativos Para registrar los precios de venta alternativos que la empresa ha acordado con su cliente o grupo de clientes, o que utiliza para segmentar estratégicamente su base de clientes, los vendedores deben utilizar la tabla Precios venta. La ventana Precios ventas puede abrirse tanto desde la ficha del cliente como desde la ficha del producto.


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En el menú Ventas y Marketing, haga clic en Clientes y busque la ficha del cliente 10000. Haga clic en VENTAS→PRECIOS para abrir la ventana Precios ventas.

En esta ventana, un vendedor puede especificar las condiciones que se deben cumplir para que a un cliente se le pueda ofrecer un precio de venta individual para un producto específico. Por ejemplo, las condiciones pueden requerir que el cliente pertenezca a un grupo de precio de cliente determinado o que haga una compra en un determinado periodo. El precio de venta especial también puede depender de la unidad de medida, la variante de producto, la cantidad mínima y la divisa. Además la tabla Precios venta proporciona la opción de definir si los precios alternativos especificados deben combinarse con los descuentos de factura y línea al ofrecer un precio de venta (el control de la combinación de precios de venta y descuentos se describe con más detalle en la sección “Activar y desactivar descuentos” de este capítulo). Puesto que se ha obtenido acceso a esta ventana a través de la Ficha cliente, el campo Tipo venta contendrá el . Cliente valor predeterminado Cliente, y en el campo Código ventas contendrá, de forma predeterminada, el número de cliente de la ficha de cliente. Estos valores pueden modificarse. Las opciones de Tipo venta son:

• Grupo precio cliente • Todos clientes • Campaña • Ninguno

Las opciones de Código ventas dependen de lo que se haya seleccionado en el campo Tipo venta.


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El siguiente escenario ilustra una situación en la que una empresa tiene que configurar precios individuales basándose en los dos factores siguientes:

• Un acuerdo de precios alcanzado con uno de sus clientes principales que afecta a algunos productos seleccionados

• Una decisión de precios dirigido a un segmento de clientes específico

Escenario 1 Las ventas de Cronus al cliente 40000 se han incrementado últimamente. Hasta ahora, las compras del cliente se habían basado en las tarifas normales de Cronus. Ahora desearían comprar productos a precios más favorables. Basándose en el acuerdo, un vendedor decide que el cliente puede ahorrarse 50 DL en cualquier compra del producto 1976-W si la cantidad es igual o mayor que 10 unidades. Al mismo tiempo, como parte de una estrategia de marketing a largo plazo, un director de ventas decide que debe concederse a los clientes mayoristas más importantes de la empresa, como grupo, un precio favorable de 800 DL cuando compren el producto 1972-W durante el mes de febrero de 2001. Un vendedor debe configurar estas decisiones en el sistema. Como se ha mencionado, en la ventana Precios ventas se introducen los precios de venta alternativos.

1. Abra la Ficha cliente 40000. Haga clic en VENTAS→PRECIOS.

En la ventana Precios ventas, introduzca las condiciones bajo las que el cliente puede obtener un precio de venta favorable (observe que los campos Tipo venta y Código ventas ya están rellenos con los valores correspondientes; esto se hace de forma predeterminada basándose en los respectivos filtros de la cabecera de la ventana).

2. En el campo Nº producto, seleccione 1976-W, en el campo Cantidad mínima introduzca 10, y en el campo Precio venta, introduzca 206,10 (o bien, 256,10-50), que es el precio de venta reducido.

Suponga que el acuerdo de precios con este cliente debe tener efecto desde la fecha actual, el 25/01/01:

3. En el campo Fecha inicial introduzca 25/01/01.

En este caso, el vendedor no tiene que introducir la fecha final como condición en el acuerdo de precios con el cliente. Si el acuerdo se vuelve a negociar posteriormente, se introduce una nueva línea de precio de venta con una nueva fecha inicial, que asume el acuerdo anterior.


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Para implantar la decisión de precios en relación con los mayoristas de la empresa, el director de ventas debe considerar la agrupación de los mayoristas juntos y aplicar la reducción de precios a todo el grupo. Este método puede resultar una forma eficaz de gestionar los precios de venta se compara con el de registrar precios individuales para cada cliente.

Configurar grupos de precio de cliente Una vez que la empresa ha decidido cómo puede clasificar a sus clientes en relación con los precios de venta, los grupos tienen que configurarse en la tabla Grupos precio cliente del sistema:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→GRUPOS PRECIOS PARA CLIENTES.

En esta tabla, el usuario puede asignar un código a cada grupo de precio de cliente. Cuando se introduce un código de grupo de precios en la ventana Precios ventas, el sistema copia la información de la tabla del grupo de precio de cliente a los campos correspondientes de la tabla Precios ventas.

Suponga que el director de ventas desea crear un grupo que contenga a los principales mayoristas de la empresa, a quienes se les ofrecerán precios de venta reducidos:

2. En la ventana Grupos precio cliente, en el campo Código, escriba Mayorista1, y en el campo Descripción, escriba Principales mayoristas.

Los campos Permite dto. línea y Permite dto. factura proporcionan al usuario la posibilidad de combinar el precio de venta alternativo que se va a configurar para el grupo de clientes específico con otros dos tipos de descuento que pueden aplicarse a los clientes de este grupo si se dan determinadas condiciones de ventas. El sistema copia el estado de estos dos campos relacionados con los descuentos en los campos correspondientes de la línea con el código de grupo de precio de cliente seleccionado en la ventana Precios ventas. No obstante, el usuario siempre puede cambiar las combinaciones de descuentos permitidas.

3. En la ventana Grupos precio cliente, asegúrese de que los campos Permite dto. línea y Permite dto. factura estén activados.

Ahora suponga que el cliente en el grupo Mayorista1 va a comprar, además de otros, el producto 1972-W con el precio de 800 DL:

4. En la ventana Grupos precio cliente, haga clic en GRUPO PRECIO CLIENTE→PRECIOS VENTA.

5. En el campo Nº producto, seleccione el producto 1972-W, y en el campo Precio venta, introduzca 800. En los campos Fecha inicial y Fecha final introduzca 01/02/01 y 28/02/01 respectivamente.


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Como antes y después de este periodo a los clientes se les ofrecía un precio normal de 850 DL (que aún es especial comparado con el de la ficha de producto), este hecho debe reflejarse en el sistema creando una línea independiente en la ventana Precios ventas:

6. En la línea siguiente, vuelva a seleccionar el producto 1972-W. En el campo Precio venta, escriba 850. Deje en blanco Fecha inicial y Fecha final de esta línea.

NOTA: La introducción de este registro se relaciona con el supuesto de que los clientes que compran el gránulo Precios de línea de venta desean registrar y mantener toda la información relacionada con los precios en la ventana Precios ventas sin tener que utilizar la funcionalidad de precios estándar de la ficha de producto. Para los clientes que migran de los precios estándar al gránulo de Precios de línea de venta, es posible que tengan que transferir toda la información de precios de productos de las fichas de producto a la tabla de precios de venta. Esto se puede hacer con el proceso Sugerir precio producto en hoja, que se describe detalladamente más adelante en este capítulo. Suponga que uno de los principales mayoristas de Cronus es el cliente 40000. Incluya a este cliente en el grupo de precios que acaba de crear:

7. Abra la ficha del cliente 40000. En la pestaña Facturación, en el campo Grupo precio cliente, seleccione Mayorista1.

Aquí finaliza el proceso de implementación de decisiones de precios según el escenario 1 del sistema.

Precios de venta con o sin IVA Los principios de inclusión y exclusión del IVA en el cálculo del precio de venta cuando se utiliza la tabla de precios de venta en vez de la ficha de producto estándar para almacenar la información de precios se explican en el curso Gestión financiera, por lo que no se repetirán en este curso.

Utilizar el método de precios Como se ha indicado antes, el propósito de configurar precios alternativos en el sistema es ayudar a los vendedores en su tarea de ofrecer siempre a los clientes los mejores precios. El mejor precio se define como el menor precio posible con el máximo descuento en línea posible en la fecha de pedido. Cuando un vendedor crea un pedido para un cliente específico, el sistema comprueba si se dan las dos condiciones siguientes:

• Hay configurados precios de venta alternativos para ese cliente • Si se cumple la condición anterior, comprobará si la cabecera de

venta y los detalles de la línea cumplen las condiciones para aplicar el precio alternativo


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Si se cumplen todas estas condiciones, el sistema copia el precio aplicable de la ventana Precios ventas al campo Precio venta excl. IVA de la línea de venta. El método que utiliza el sistema para seleccionar el mejor precio en las situaciones en las que se ha configurado más de un precio de venta alternativo para un cliente se describe en detalle en el tema “Mejor precio” de la Ayuda en pantalla. Si no hay precios de venta alternativos registrados en el sistema o las condiciones para aplicarlos no se cumplen, el sistema utilizará el precio de venta normal especificado en la ficha de producto como sugerencia en el documento de venta. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 2 El cliente 40000 de Cronus llama a un vendedor para realizar un pedido de 8 unidades del producto 1976-W y 5 unidades del producto 1972-W. La fecha de pedido es 28/01/01. Mientras está al teléfono, el cliente pregunta el precio de venta de su compra. El vendedor debe crear un pedido de venta e informar al cliente del precio. Asimismo, el vendedor también puede investigar si se dan otras condiciones para obtener un mejor precio y si el cliente desea aceptarlas. Cree el pedido de venta para el cliente 40000.

1. Escriba la información de la cabecera, la fecha del pedido y las dos líneas de venta.

El campo Precios de venta del panel de la derecha muestra al vendedor si hay precios alternativos para el producto de la línea que puedan aplicarse al cliente. Si el campo contiene un número entre paréntesis, es posible que el vendedor desee comprobar las condiciones de precios más favorables que puede ofrecer al cliente.

2. Seleccione la primera línea de ventas y haga clic en el campo Precios de venta.

La ventana Traer precio venta contiene los detalles de todos los precios del producto 1976-W a los que tiene derecho el cliente 40000 si se dan una serie de condiciones.

NOTA: También puede obtener acceso a la ventana Traer precio venta seleccionando la línea y haciendo clic en ACCIONES→TRAER PRECIO

En este caso, si el cliente decide comprar dos unidades más del producto, podría alcanzar la cantidad de compra en la que se basa un precio de venta reducido.


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3. Seleccione la segunda línea de ventas y haga clic en el campo Precios de venta. Se mostrarán todos los detalles de todos los precios y condiciones del producto 1972-W.

El vendedor puede informar al cliente de que obtendría un mejor precio de compra si retrasara la compra hasta el día 1 de febrero.

Suponga que el cliente acepta las nuevas condiciones para obtener un precio mejor para ambos productos:

4. Introduzca los detalles del pedido de venta según el acuerdo con el cliente.

5. Después de cambiar la fecha del pedido, seleccione la segunda línea de ventas y haga clic en el campo Precios de venta.

6. Seleccione la línea de la ventana Traer precio venta que muestra el descuento por comprar en febrero. Haga clic en Aceptar para actualizar el precio en la línea.

Puede ver el precio descontado de cada línea en el campo Precio venta excl. IVA.


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Demuestre sus habilidades: gestionar precios de venta alternativos

Todos los niveles Escenario: Ha decido reestructurar los precios de los productos 70200 y 1928-S según las siguientes condiciones:

1. Producto 70200: si cualquier cliente de Cronus compra este producto por cajas (de 100 unidades) en vez de por unidades, se le ofrecerá una reducción de 30 DL en el precio normal.

CONSEJO: agregue una nueva unidad de medida, CAJA (que contenga 100 unidades), a la lista de unidades de medida del producto.

2. Producto 1928-S: cuando el cliente extranjero 44171511 de Cronus compre el producto y pague en la divisa local (GBP), se le ofrecerá una reducción de 1 DL en el precio normal.

NOTA: el precio de venta de un producto puede verse en la pestaña Facturación de la ficha de producto.


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Demuestre sus habilidades: crear precios de venta para una campaña

Todos los niveles Escenario: si está familiarizado con la funcionalidad Gestión de relaciones de Microsoft Navision, puede realizar el siguiente ejercicio: El director de ventas de Cronus ha decidido vaciar el stock del producto 766BC-A en el periodo 01/02/01 a 28/02/01.

1. El precio de venta del producto 766BC-A es 4000 DL. La oferta debería dirigirse a todas las relaciones de negocios que sean clientes y cuya responsabilidad de cargo sean las compras.

CONSEJO: para ver la ventana Precios ventas, vaya al menú Ventas y Marketing y haga clic en MARKETING→CAMPAÑAS. Haga clic en el botón Campaña de la ventana Ficha campaña. Utilice el asistente para crear el segmento. Recuerde que debe activar Objetivo campaña en la pestaña Campaña de la ventana Segmento.

2. Active la campaña haciendo clic en ACCIONES→ACTIVAR PRECIOS VTAS./DTOS. LÍNEA.

3. Para comprobar que se asigna el precio correcto, haga una oferta de venta para uno de los contactos.


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Mantener precios de venta Ajustar y cambiar precios de venta es una tarea necesaria que los directores de venta y los vendedores deben realizar periódicamente por diversos motivos como cambios en las condiciones del mercado, nuevos acuerdos con los clientes y nuevas iniciativas de venta. Como se ha indicado anteriormente, dependiendo del alcance de la política de precios, las empresas suelen almacenar la información de precios en las fichas de productos cuando la estructura de precios es sencilla, mientras que en el caso de estructuras más complejas, los precios de venta individuales se especifican y almacenan en la tabla Precios de venta. El uso de la combinación de ambas opciones es bastante común. En el sistema, los vendedores tienen dos herramientas básicas que les ayudan a preparar y ajustar los precios de venta. La que se utilice dependerá de la configuración de precios preferida. La Hoja precios venta se utiliza para introducir cambios en los precios de venta alternativos que se registran en la tabla Precios ventas y se aplican a un cliente concreto, a un grupo de clientes o a todos los clientes bajo unas condiciones especificadas. El proceso Modificar precios de productos se utiliza para actualizar los valores relacionados con el coste y el precio en los campos correspondientes de la pestaña Facturación de la ficha de producto. El resultado de este proceso no tiene ningún efecto sobre los precios de venta alternativos, pero entra en vigor inmediatamente después de finalizar el proceso.

Hoja de precios de venta La función principal de la hoja de precios de venta es permitir a los vendedores trabajar con precios de venta de forma parecida a como lo harían en una hoja de Excel o de cualquier otra forma convencional. Concretamente, al proporcionar una visión general de la estructura de precios existente (basándose en los precios de los productos o en los precios de venta alternativos), la hoja es un espacio idóneo para que un vendedor simule, organice y actualice la información de precios de una forma coherente y eficaz. Los precios de venta introducidos en la hoja sólo son sugerencias que no tienen efecto hasta su implementación (mediante la ejecución del proceso Realizar cambio precio). Por lo general, las sugerencias de cambios en los precios de venta existentes que contiene la hoja pueden crearse de dos formas distintas: manual o automáticamente.


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Para rellenar la hoja automáticamente, el usuario debe ejecutar uno de los procesos siguientes: Sugerir precio venta en hoja. Con este proceso, los vendedores pueden sugerir precios de venta basándose en los precios de venta especificados en la ventana Precios ventas. Pueden cambiar los precios de venta que ya se han configurado o crear nuevos precios. Sugerir precio producto en hoja. Con este proceso, los vendedores pueden sugerir precios de venta basándose en los precios del campo Precio venta de las fichas de producto. Por ejemplo, si desea dar a un grupo de clientes determinado un precio de venta menor que el precio normal. El precio del campo Precio venta de la ficha de producto no se cambia con este proceso. Los dos procesos finalizan mostrando los nuevos precios de venta recién calculados en la Hoja precios venta. Aquí los usuarios pueden cambiar los precios de venta que no les satisfacen o eliminar las líneas que no desean. Considere el siguiente escenario; en él, unos precios de venta válidos para un grupo de clientes deben aplicarse también a otro grupo de clientes bajo una condición adicional:

Escenario 3 Actualmente, Cronus ofrece a los principales clientes mayoristas precios especiales (reducidos) del producto 1972-W. En el sistema, estos clientes están clasificados en un grupo de precios y el precio reducido se aplica a todo el grupo. Ahora, un vendedor desea conceder a otros mayoristas la misma oferta de precios; no obstante, pone la condición de que la cantidad de la compra supere las 15 unidades. La tarea del vendedor es crear unos nuevos precios de venta para los clientes especificados. La forma más eficaz de realizar la tarea del escenario 3 es copiar los precios de venta existentes de un grupo de clientes a otro y, a continuación, realizar las modificaciones necesarias. Este procedimiento puede realizarse correctamente utilizando la Hoja precios venta.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOS→HOJA DE PRECIOS DE VENTA.

2. En la hoja, haga clic en ACCIONES→SUGERIR PRECIO VENTA EN HOJA.


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En el formulario del proceso, el usuario puede definir lo que se va a incluir en el proceso mediante filtros. Al rellenar la pestaña Precio venta, el usuario determina cómo desea filtrar los registros de los precios de venta existentes cuando los copia a la hoja. La introducción de filtros en la pestaña Opciones determina la sugerencia de a quién (un cliente, un grupo de clientes o todos los clientes) y bajo qué condiciones se van a aplicar los precios de venta (tal como se ha especificado en la pestaña Precio venta). Para obtener más información sobre la función y la definición de cada campo del formulario lea la Ayuda en pantalla.

3. En la pestaña Precio venta, aplique el valor Grupo precio cliente al filtro del campo Tipo venta y el valor Mayorista1 al filtro Código ventas.

4. En la pestaña Opciones, seleccione Grupo precio cliente como el tipo de venta. Haga clic en el AssistButton del campo Código ventas para abrir la ventana Grupos precio cliente.

5. Cree un nuevo grupo cliente con el nombre Mayorista2. Escriba “Otros mayoristas” en el campo Descripción y coloque marcas de verificación en los campos Permite dto. línea y Permite dto. factura.

6. Seleccione el grupo recién creado y haga clic en Aceptar.

Dado que este nuevo grupo de precio de cliente no tiene configurado precios de venta alternativos, al copiar los precios válidos para el grupo Mayorista1 en la hoja, el usuario debe indicar que deben crearse los precios:

7. En la pestaña Opciones del formulario, active el campo Crear tarifa nueva.

8. Para iniciar el proceso, haga clic en Aceptar.


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El sistema rellena la tabla Hoja precios venta con las sugerencias de precios según las especificaciones del proceso:

Según el escenario 3, los precios reducidos en el periodo del 01/02/01 al 28/02/01 para los clientes del grupo son válidos con la condición de que compren al menos 15 unidades del producto:

9. Escriba 15 en el campo Cantidad mínima de la línea en la que aparecen las fechas de inicio y fin.

Como se ha indicado anteriormente, el contenido de los campos de la hoja es temporal hasta que se elimina o transfiere a la tabla Precios ventas:

10. Haga clic en ACCIONES→REALIZAR CAMBIO PRECIO. Cuando aparezca un mensaje preguntándole si desea cambiar el nombre del registro, haga clic en Sí. Para iniciar el proceso haga clic en el formulario.

11. Haga clic en Sí para eliminar las sugerencias de cambios de precios.

El proceso crea precios de venta alternativos para el nuevo grupo de clientes en la ventana Precios ventas y elimina las líneas de sugerencias en la hoja de precios

Compruebe que se han creado los nuevos precios de venta para el grupo de clientes Mayorista2:

12. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→GRUPOS PRECIOS PARA CLIENTES. Seleccione el grupo Mayorista2 y haga clic en GRUPO PRECIO CLIENTE→PRECIOS VENTA.

Esto finaliza el ejercicio del escenario 3.


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Las tareas y opciones proporcionadas para el proceso Sugerir precio producto en hoja, que también está disponible desde la Hoja precios venta, son idénticas a las que se acaban de describir para el proceso Sugerir precio venta en hoja. La única diferencia es que los precios de venta sugeridos se obtienen del campo Precio venta de las fichas de productos en vez de la ventana Precios ventas. Recuerde que este proceso no cambia los importes en el campo Precio venta de la ficha de producto. Esta función la realiza otro proceso denominado Modificar precios de productos.

Modificar precios de productos Si es necesario actualizar la información de precios almacenada en las fichas de producto, los vendedores pueden utilizar el proceso Modificar precios de productos. A diferencia de los procesos que actualizan los precios de venta alternativos registrados en la ventana Precios ventas, no existe una hoja asociada al proceso Modificar precios de productos. Esto significa que los cambios especificados en el proceso se implementan directamente en las fichas de producto cuando finaliza el proceso. Además, esto también implica que la información de precios de la ficha de producto se sustituye sencillamente y, por tanto, no se mantiene un registro histórico de la información original. Tendiendo esto en cuenta, los usuarios deben asegurarse de que la información del formulario es correcta antes de ejecutar el proceso.


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Demuestre sus habilidades: actualizar precios de venta Escenario: Ha decidido realizar modificaciones en los precios actuales de la forma siguiente:

• Debido a las condiciones del mercado, tiene que aumentar los precios de los productos seleccionados (del 70100 al 70104) que ofrece a los clientes en un 10%. Los nuevos precios entrarán en vigor el 01/02/01. Tenga en cuenta también el redondeo de los nuevos precios al entero más próximo en la divisa local.

• A medida que va ampliando la base de clientes extranjeros de Cronus, se plantea la necesidad de extender la oferta de precio reducido del producto 1928-S (si la compra se paga en GBP) que se aplica al cliente 44171511 a los demás clientes extranjeros.

CONSEJO: considere la posibilidad de agrupar los clientes extranjeros.

Todos los niveles de conocimientos Implemente las modificaciones anteriores en el sistema utilizando los procesos apropiados.


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Descuentos de factura y línea Las políticas de precios de las empresas pueden incluir diferentes tipos de descuentos en las ofertas a los clientes. Habitualmente se distinguen tres tipos de descuentos:

• Descuentos relacionados con productos: en Microsoft Navision, estos descuentos se conocen como descuentos de línea y se gestionan con el gránulo Descuentos de línea de ventas Al igual que sucede con los precios de venta alternativos, los descuentos de línea pueden concederse a clientes basándose en algunas condiciones predefinidas como la cantidad mínima de compra, la unidad de medida, la divisa de pago, etc. De igual modo, los descuentos pueden ofrecerse a clientes individuales, a grupos de clientes o a todos los clientes. Además, los descuentos pueden aplicarse a productos individuales o a grupos de productos

• Descuentos en factura: Los descuentos en factura se conceden basándose en el importe total de la factura, con independencia de los productos vendidos. Es posible combinar los descuentos de factura y de línea

• Descuentos por pronto pago: los descuentos por pronto pago sólo se conceden a clientes que pagan el importe total de la factura dentro de un periodo de tiempo especificado. En el manual de formación Gestión financiera, puede obtener información más detallada sobre los descuentos por pronto pago que no se incluye en esta sección

La configuración y el funcionamiento de los descuentos de factura y línea se describe en las secciones siguientes. No obstante, primero se explica brevemente la configuración de las reglas generales para registrar y calcular los descuentos de factura.

Configuración general de descuentos Antes de utilizar el método de descuentos de factura y línea en el sistema, la empresa debe decidir cómo desea registrar los descuentos y si el sistema va calcular los descuentos de factura automáticamente al crear el documento de venta o si el usuario va a utilizar la función de cálculo para hacerlo. Estas decisiones se definen en la ventana Conf. ventas y cobros. Puede encontrar esta ventana en el menú de Ventas y Marketing, haciendo clic en CONFIGURACIÓN→CONF. VENTAS Y COBROS. Los campos Registro dto. factura, Registro dto. línea y Registro dto. P.P. de la pestaña General definen la forma en que se van a registrar los descuentos de factura y línea en la contabilidad.

En principio, seleccionando uno de estos campos, el usuario puede especificar si un descuento de venta se va a registrar en contabilidad de forma independiente. Para obtener más información de los campos, lea la Ayuda en pantalla.


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Si se determina que se van a registrar uno o ambos descuentos independientemente en contabilidad, el usuario debe asegurarse de que se cumplen las condiciones siguientes:

• Primero, se han creado en el plan las cuentas específicas para ello (por ejemplo, la cuenta de Descuento factura)

• Segundo, se ha configurado en la ventana Configuración grupos contables

Al registrar documentos de venta, el sistema utiliza el grupo contable de negocio del cliente y el grupo contable del producto para recuperar la cuenta configurada en la ventana Configuración grupos contables. Si la configuración no contempla que los descuentos se registren de forma independiente, formarán parte del importe de ventas registrado en la cuenta de venta.

Dto. línea Configurar descuentos de línea Para registrar los descuentos de precios que la empresa ha acordado con su cliente o grupo de clientes o utiliza para segmentar estratégicamente su base de clientes, los vendedores deben utilizar la tabla Descuento línea venta. Puede abrirse desde la ficha del cliente y desde la ficha del producto. De forma similar a la tabla Precios ventas, la ventana Descuento línea ventas permite a los vendedores especificar las condiciones que deben cumplirse antes de que a un cliente se le pueda ofrecer un descuento. Por ejemplo, las condiciones pueden requerir que el cliente compre una determinada cantidad o que una compra se facture en una divisa específica antes de que se pueda conceder un descuento. Como en los precios de venta alternativos, los descuentos de línea se pueden aplicar a un cliente individual, a un grupo de clientes o a todos los clientes. No obstante, a diferencia de los precios de venta, los descuentos se pueden extender de un producto a varios productos agrupados basándose en algunas características comunes. El siguiente escenario ilustra una situación en la que una empresa ha configurado descuentos para determinadas categorías de productos basándose en una decisión sobre los precios que se dirige a un segmento de clientes específico.

Escenario 4 Examinando la estructura de descuentos de la empresa, el director de ventas de Cronus ha clasificado a los clientes en dos grupos principales: grandes cuentas y minoristas. Ya que normalmente el volumen de compras varía de un grupo de clientes a otro, el descuento de precio que se va a ofrecer a los clientes también va a ser distinto para reflejar la diferencia. Al mismo tiempo, se ofrecen descuentos según la categoría de producto que va a comprar el cliente: los mayores descuentos para materias primas y los menores para los productos terminados y mercaderías.


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Observe cómo ha configurado el director de ventas esta estructura de descuentos en el sistema. Los grupos de descuento para clientes se configuran en la ventana Grupos dto. cliente:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→GRUPOS DE DESCUENTO A CLIENTES.

A continuación, puede asignarse un código que identifique a un grupo de descuento de clientes a un cliente para indicar que éste tiene derecho a recibir el descuento de precio especificado para el grupo. Esto se hace seleccionando un código apropiado en el campo Grupo dto. cliente de la ficha de cliente:

2. Abra la ficha del cliente 30000. Haga clic en la pestaña Facturación.

Tenga en cuenta que el cliente 30000 pertenece al grupo de descuento de grandes cuentas.

Ahora examine las condiciones de venta que se deben cumplir antes de que el grupo de grandes cuentas pueda recibir un descuento:

3. En la ficha del cliente, haga clic en el AssistButton del campo Grupo dto. cliente para abrir la lista de grupos de descuento de clientes. Seleccione el grupo de grandes cuentas y haga clic en GRUPOS DTO. CLIENTE→DESCUENTOS LÍNEA VENTAS.

Tenga en cuenta que los clientes que pertenecen a este grupo de descuento pueden obtener tres descuentos diferentes dependiendo del grupo de producto: TERMINADO, MAT. PRIMA y MERCADERÍA.

La clasificación de productos en grupos de descuento se basa en los mismos principios que la clasificación de clientes: primero, el usuario debe configurar un grupo de descuento de productos asignándole un código que, a continuación, se asigna a cada producto al que el usuario desea aplicar un descuento.

En Cronus, se han configurado cinco grupos de descuento de productos:

4. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→GRUPOS DTOS. PRODUCTOS. Aparecerá la ventana Grupos dto. producto mostrando los grupos de descuento de productos que se han configurado.

Como se ha indicado, para utilizar la funcionalidad de descuento de línea en el sistema, no es obligatorio asignar clientes y productos a sus respectivos grupos de descuento, ya que los descuentos se pueden configurar para una combinación de clientes y productos individuales.


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Cree un descuento de línea para el cliente 30000 ofreciendo el 20 % de descuento cuando compre al menos 15 unidades del producto 1972-W:

5. En la ficha de cliente del cliente 30000, haga clic en VENTAS→DESCUENTOS LÍNEA.

6. En la ventana Descuentos línea ventas, cree una línea con el valor Cliente en el campo Tipo venta y el Código ventas 30000. En el campo Tipo, seleccione Producto y en el campo Código seleccione 1972-W.

7. En el campo Cantidad mínima, escriba 15. En el campo % Descuento línea, escriba 20.

8. Cierre la ventana.

Utilizar el método de descuento de línea El propósito de configurar un descuento de línea en el sistema es ayudar a los vendedores en su tarea de ofrecer siempre a los clientes los mejores precios. Una vez configurados los descuentos de línea y las condiciones asociadas, cuando un vendedor cree un pedido o una factura para un cliente específico, el sistema comprobará lo siguiente:

• Si hay descuentos de línea configurados para ese cliente • Si los hay, que la cabecera de venta y los detalles de la línea cumplen

las condiciones para aplicar el descuento Si se cumplen todas estas condiciones, el sistema copia el porcentaje de descuento aplicable de la ventana Descuentos línea ventas al campo % Descuento línea de la línea de venta e introduce el descuento del precio calculado en el campo Precio venta excl. IVA. En los casos en que se haya configurado más de un porcentaje de descuento para un cliente, el sistema seleccionará el mayor descuento para cumplir la regla de “el mejor precio” (que se describe en detalle en el tema de la Ayuda en pantalla “Mejor precio”). Si no hay descuentos registrados en el sistema o las condiciones para aplicarlos no se cumplen, el sistema utilizará el precio de venta normal especificado en la ficha de producto como sugerencia en el documento de venta (a menos que haya configurado un precio de venta especial para el cliente).Como se ha señalado antes, en términos generales, el mejor precio se define como el menor precio posible con el máximo descuento en línea posible en la fecha de pedido. Este método queda ilustrado en el siguiente escenario: En el campo Descuentos línea de ventas del panel de la derecha se muestra el número de descuentos disponibles entre paréntesis. Haga clic en este campo para ver los de cuentos de línea disponibles.


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Escenario 5 Un representante del cliente 30000 de Cronus llama a un vendedor para realizar un pedido de 20 unidades del producto 1972-W. La fecha de pedido es 25/01/01. Mientras está al teléfono, el cliente pregunta el precio de venta de su compra. El vendedor debe crear un pedido de venta e informar al cliente del precio. Asimismo, el vendedor también puede investigar si se dan otras condiciones para obtener un mejor precio y si el cliente desea aceptarlas. Antes de realizar el ejercicio del escenario 5, asigne el grupo de precio de cliente Mayorista1 al cliente 30000. Cree un pedido de venta para el cliente 30000. Especifique 20 unidades del producto 1972-W en las líneas. Examinando los valores de los campos más importantes, el vendedor puede informar al cliente de que el precio total de las 20 unidades del producto será de 13.600 DL (basándose en el precio de venta de 850 DL y un descuento del 20%). Este es el mejor precio que el cliente puede recibir considerando las condiciones de esta venta. Al mismo tiempo, como indican los números entre paréntesis que aparecen junto a los campos Precios de venta y Descuentos línea de ventas, es posible que el vendedor desee comprobar que las condiciones que determinan si el cliente tiene derecho a un mejor descuento o precio.

1. Haga clic en Precios de venta.


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La ventana Traer precio venta sugiere que si la compra del producto 1972-W se pagara en euros en lugar de en la divisa local, el precio de venta sería más favorable (suponiendo que el tipo de cambio sea 1 euro = 0,65 DL). Suponga que el cliente acepta esta condición:

2. En la pestaña Internacional del pedido de venta, en el campo Cód. divisa, seleccione USD. Haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece.

El sistema copia el precio de venta de la tabla de precios venta al campo Precio venta excl. IVA de la línea y vuelve a calcular el importe de la línea correspondiente:

Ahora compruebe los descuentos de línea que existen para una combinación del cliente y el producto en cuestión:

3. Haga clic en Descuentos línea de ventas:

Los registros de esta ventana especifican que el cliente, que forma parte del grupo de descuento de grandes cuentas, tiene derecho al 15% de descuento cuando compra productos del grupo Terminado (al que pertenece el producto 1972-W). Al mismo tiempo, también existe un descuento de línea del 20% ofrecido individualmente al cliente 30000 cuando compre al menos 15 unidades del producto 1972-W. Siguiendo la regla “mejor precio”, el sistema selecciona el máximo descuento para calcular el precio en la línea de venta. Tenga en cuenta que la misma regla también ha determinado que, ya que los descuentos de línea no tienen ningún código de divisa configurado como condición, el sistema ha seleccionado el máximo descuento de línea disponible en la divisa local.

Finalmente, observe que los precios de venta alternativos y el descuento de línea se han combinado al calcular el precio de venta total. Esto se debe a las condiciones asociadas con la configuración del precio de venta (el campo Permite dto. línea), que permite esta combinación.


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Demuestre sus habilidades: la regla “Mejor precio” Todos los niveles Escenario: El cliente 50000 pide 200 unidades del producto 70200. Ofrezca al cliente el mejor precio (el más barato) para la compra.

Dto. factura Aparte de los descuentos de línea, es posible que el vendedor desee ofrecer un descuento de factura basado en el importe total de la factura. Los descuentos en factura se conceden si la factura supera un importe mínimo.

Configurar descuentos de factura A diferencia de los descuentos de línea, que el sistema calcula automáticamente en cuanto se crea la línea de venta, el cálculo automático de los descuentos de factura es una opción que las empresas pueden elegir no utilizar. Esta opción se puede configurar en la ventana Conf. ventas y cobros general. Los campos Calc. dto. factura y P.P. y Calc. dto. fra. por ID IVA definen cómo calcula automáticamente el sistema el importe de descuento de factura relacionado con los documentos de venta y si debe hacerlo. Para definir las reglas para los descuentos y los cargos de servicio a diferentes clientes, los vendedores deben utilizar la tabla de descuentos de factura de cliente. En esta tabla, se configura el código de descuento de factura, para el que se puede especificar un conjunto de condiciones: importe mínimo, porcentajes de descuento y cargos de servicio. El sistema rellena el código del descuento de factura en el campo Cód. dto. factura de la pestaña Facturación de la ficha de cliente automáticamente cuando se crea un cliente. El sistema utiliza el número de cliente como valor predeterminado al crear el código de descuento de factura, ya que, normalmente, los descuentos de factura se conceden a los clientes individualmente.

1. Abra la ficha del cliente 10000. Observe que el valor del campo Cód. dto. factura coincide con el número de cliente.

El usuario también puede configurar varios grupos de descuento para agrupar clientes con el mismo tipo de descuento en factura reemplazando el código predeterminado con otro código. A continuación, este código debe introducirse en el campo Cód. dto. factura de cada cliente que va a recibir el mismo descuento de factura.

2. Abra la ficha de cliente 49633663. Haga clic en la pestaña Facturación.

En vez del número de cliente, el Cód. dto. factura se especifica como A.


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Después de especificar el código de descuento de factura, las condiciones bajo las que puede concederse el descuento se especifican en la ventana Dtos. Factura clientes:

3. En la ficha del cliente 49633663, haga clic en VENTAS→DTO. FACTURA.

Tenga en cuenta que las condiciones para que los clientes del grupo A reciban un descuento de factura del 5% se basan en un importe mínimo de factura en la divisa local y otro importe mínimo de factura en una divisa extranjera especificada.

La ventana Dtos. factura clientes también permite al usuario especificar un importe de cargo de servicio que el cliente tendrá que pagar en una compra cuyo importe total es menor que un importe mínimo especificado.

Utilizar el método de descuento de factura Después de configurar el código de descuento de factura y las condiciones asociadas, el sistema permite al usuario calcular el descuento cuando se facture a un cliente específico. Como se ha indicado anteriormente, dependiendo de las especificaciones de la configuración de Ventas y cobros, este cálculo puede iniciarse manualmente por el usuario o el sistema puede realizarlo automáticamente. Para iniciar el cálculo del descuento de factura, el usuario debe utilizar la función denominada Calcular descuento factura, que se encuentra en línea pedido o factura de venta. El importe calculado del descuento de factura se puede comprobar en la ventana Estad. pedido ventas.

Activar y desactivar descuentos Como se ha demostrado anteriormente, el sistema permite al usuario combinar precios de venta alternativos (normalmente reducidos) con los descuentos de factura y línea. La opción de permitir descuentos de línea está disponible en la ficha de cliente, en una línea de la ventana Grupos precio cliente y en una línea de precio en la ventana Precios ventas. El estado del campo Permite dto. línea. de una línea de precio de la ventana Precios ventas tiene prioridad sobre el valor del mismo campo de la ventana Grupos precio cliente y de la ficha de cliente. Por ejemplo, el descuento de línea se concederá al cliente, aunque no esté permitido para éste, si el precio de venta al que tiene derecho justifica el descuento de línea. Según esta regla, si el usuario desea dejar de ofrecer descuentos de línea a un cliente específico, tiene las siguientes alternativas:


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Si existen precios de venta alternativos:

• Desactive el campo Permite dto. línea de la ventana Precios ventas para las líneas que dan derecho al cliente a un precio especial

o bien,

• Asigne el cliente a un grupo de precio de cliente para el que no se permite un descuento de línea en relación con todos los precios de venta

Si no existen precios de venta alternativos:

• Desactive el campo Permite dto. línea de la ficha de ese cliente concreto

Los mismos principios se aplican cuando se controlan descuentos de factura, con la salvedad de que: 1) la opción de permitir y no permitir descuentos de factura está asociada al producto (y, por tanto, se encuentra en la ficha de producto) y 2) la opción se puede activar o desactivar en la línea de venta (o en la línea de precio de venta si existe alguna).


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Demuestre sus habilidades: crear descuentos de línea de venta para una campaña

Escenario: Si está familiarizado con la funcionalidad Gestión de relaciones de Microsoft Navision, puede realizar el siguiente ejercicio:

Todos los niveles El director de ventas de Cronus desea presentar el producto 1988-S a un mayor grupo de clientes y decide hacer una oferta con un descuento de presentación a un grupo de posibles clientes. El descuento se aplica si se compra el producto entre el 28/01/01 y el 28/02/01.

1. El descuento de línea del producto 1988-S será del 20% si el cliente compra al menos 5 unidades. La oferta debería dirigirse a los posibles clientes con la responsabilidad de cargo Compra.

CONSEJO: para acceder a la ventana Descuento línea ventas, haga clic en el botón Campaña de la ventana Ficha Campaña. Utilice el asistente para crear el segmento. Recuerde que debe activar Objetivo campaña en la pestaña Campaña de la ventana Segmento.


3. Para comprobar que reciben el porcentaje de descuento correcto, realice una oferta de venta para uno de los contactos.


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Resumen rápido: lecciones aprendidas Dedique unos minutos a anotar tres ideas clave que haya aprendido en este capítulo:

1.

2.

3.

Capítulo 4: Funciones de servicio al cliente

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CAPÍTULO 4: FUNCIONES DE SERVICIO AL CLIENTE


• Introducción • Sustitución producto • Referencias cruzadas producto • Producto sin stock


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Introducción En Microsoft® Business Solutions–Navision®, las funciones de Servicio al cliente se componen de los tres gránulos siguientes:

• Sustitución producto • Referencias cruzadas producto • Productos sin stock

Sustitución producto Mediante el gránulo Sustitución producto, las empresas pueden asociar productos que tengan características iguales o parecidas. Esto permite a las empresas ofrecer productos sustitutivos a los clientes en las situaciones siguientes:

• Cuando hay escasez de stock, evitando la pérdida de la venta • Cuando se solicitan alternativas más baratas, ofreciendo de este

modo un servicio extra al cliente. Si se introduce el número de un producto que tiene uno o más sustitutivos en una lín.venta, el sistema notificará al usuario la existencia de los mismos. Si se elige un producto sustitutivo, los campos de la lín.venta se actualizarán automáticamente con la información correspondiente.

Referencias cruzadas producto Mediante el gránulo Referencias cruzadas producto, las empresas identifican los productos que demandan los clientes basándose en números de productos ajenos. Si se introduce un número de producto externo (que utiliza, por ejemplo, un cliente o un proveedor), el sistema obtiene el número interno propio de la empresa y rellena los campos correspondientes en una línea de documento con la información necesaria. Las descripciones de las referencias cruzadas específicas del cliente se imprimen en todos los documentos de venta externos (confirmaciones de pedido, albaranes de entrega y facturas).

Producto sin stock Mediante el gránulo Producto sin stock, las empresas pueden gestionar la venta de productos que no se mantienen como parte del inventario. La funcionalidad de producto sin stock permite al usuario introducir un producto en una lín.venta seleccionándolo en una lista de producto sin stock (la lista puede crearse manualmente o importarse en el sistema utilizando un puerto de datos para un catalogo de proveedor). Al introducir un producto sin stock en una lín.venta por primera vez, el sistema crea automáticamente un producto de inventario con un número único y lo procesa igual que cualquier otro producto de la lista de inventario de la empresa.


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La venta de un producto sin stock se lleva a cabo de una de las dos formas siguientes:

• Envío directo: los productos se envían directamente desde el proveedor al cliente. De esta forma, los productos se compran y venden, pero la empresa no se encarga de su gestión, almacenamiento y entrega

• Pedido especial: la empresa compra a un proveedor un producto sin stock para un cliente específico. El pedido especial se recibe en el almacén de la empresa y se envía al cliente, solo o junto con otros productos que pueda haber en el pedido de venta

Este capítulo describe la funcionalidad de cada uno de estos gránulos.

Sustitución producto Las empresas ofrecen a menudo productos de calidad y función similar como sustitutivos de otros. El objetivo de esta medida es doble:

• Primero, una empresa puede ofrecer una variedad de estilos, marcas y precios. Esto permite a sus clientes seleccionar los productos que mejor se adapten a sus necesidades y presupuestos

• Segundo, al permitir a los clientes comprar productos de inventario de calidad, función y precio similar, las empresas conservan a sus clientes en momentos de escasez de existencias

La función de Sustitución producto permite a una empresa asociar productos de características similares entre sí. La sustitución puede ser en un sentido (de producto x a producto y, pero no de y a x), o en ambos sentidos. Si la sustitución es en ambos sentidos, los productos se consideran intercambiables. Si un producto es intercambiable por otro, el sistema crea automáticamente un movimiento de “sustitución inversa” para el otro producto durante la configuración de la información del sustitutivo. Una vez configurada la información de sustitución, cada vez que se introduzca en la lín.venta el número de un producto que tenga uno o vario sustitutivos, se mostrará el número de sustitutivos configurados en el campo Sustituciones del panel de la derecha en el pedido venta. Además, si la cantidad de productos solicitados en la lín.venta supera la cantidad disponible en existencias, el sistema activará el campo Existe sustitutivo en el cuadro del mensaje de aviso de falta de stock. Si se elige un sustitutivo, el sistema actualizará los campos correspondientes en la lín.venta.


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Configuración de Sustitución producto Para utilizar la funcionalidad de sustitución producto, la empresa debe crear y configurar los registros de sustitución producto correspondientes. En Cronus, se han configurado una serie de registros de sustitución producto. Observe el registro creado para el producto 1968-W:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOS→PRODUCTOS. Seleccione la ficha del producto 1968-W.

2. En la ventana Ficha producto, haga clic en PRODUCTO→SUSTITUCIONES.

Los campos de la ventana Mov. sustitución producto muestran información relativa al producto o productos sustitutivos. El número del producto sustitutivo se introduce en el campo Nº sustitutivo. Un producto puede sustituirse por otro producto de la lista de inventario de la empresa o por un producto sin stock. El tipo de producto que se utilizará como sustitutivo se selecciona en el campo Tipo sustitutivo. La posibilidad de intercambiar estos productos se define activando el campo Intercambiable. Para introducir comentarios sobre las condiciones necesarias para que un producto sea sustitutivo, el usuario debe hacer clic en Condición para abrir la ventana Condición. Si se ha introducido una condición, el sistema activa automáticamente el campo Condición de la ventana Mov. sustitución producto. Una vez creado el movimiento de sustitución para un producto, el sistema lo indicará activando el campo Disponible sustitución de la lín. venta de este producto.

Creación de un pedido venta con sustitutivos Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 1 El cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de tres unidades del producto 1968-W.


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Un vendedor crea un pedido para el cliente y descubre que la cantidad solicitada de producto no está disponible. No obstante, el producto 1968-W puede sustituirse por otro. Una vez obtenido el acuerdo con el cliente, el vendedor decide enviar el producto sustitutivo. Cree un pedido de venta del producto 1968-W para el cliente 10000 (no introduzca la cantidad en este momento). NOTA: el campo Disponible sustitución de las lín. ventas sigue estando disponible. De manera predeterminada, este campo no está visible, ya que la información está ahora disponible en el panel de la derecha. Para hacer visible el campo Disponible sustitución en estas líneas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el panel de nombres de campos que hay encima de las líneas, seleccione Mostrar columna e inserte una marca junto a Disponible sustitución.

Observe que en el campo Sustituciones hay un número uno entre paréntesis que indica que se ha configurado un producto como sustitutivo del producto de la línea.

1. En el campo Cantidad, introduzca 3 y presione Entrar. Aparecerá un mensaje de falta de stock.

En el cuadro del mensaje, el campo Existe sustitutivos está activado.

2. Haga clic en Sí.

Para ver el producto sustitutivo del producto de la lín.venta:

3. En el panel de la derecha, haga clic en Sustituciones.


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La ventana Mov. sustitución producto muestra información logística relevante acerca del producto o productos sustitutivos. La información de la cabecera se copia desde la lín.venta correspondiente. Los campos Existencias y Cdad. disponible a fecha envío especifican las cantidades respectivas del producto sustitutivo.

4. Seleccione la línea del producto 1972-W y haga clic en Aceptar.

En la lín.venta, el sistema sustituye el producto introducido inicialmente, 1968-W, por el producto 1972-W.

5. Registre el envío del pedido venta.


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Demuestre sus habilidades: gestión de productos con sustitutivos

Escenario: El cliente 40000 de Cronus realiza un pedido de siete unidades del producto 1980-S. Los envíos a este cliente se realizan habitualmente desde el almacén Gris.

Todos los niveles Sus tareas son las siguientes:

1. Cree un pedido de venta para este cliente.

2. Averigüe si el producto solicitado, 1980-S, puede sustituirse por otro.

3. Envíe la cantidad solicitada de producto sustitutivo.

NOTA: dado que el almacén Gris requiere el proceso de picking, el sistema le solicitará que procese el envío a través del almacén. Puede omitir este proceso introduciendo las cantidades correspondientes en el campo Cantidad a enviar de las lín.ventas y aceptando los mensajes de advertencia del sistema.


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Referencias cruzadas producto Mediante las referencias cruzadas producto, la empresa puede utilizar el número de producto interno (que utiliza, por ejemplo, un cliente o un proveedor) de otra empresa, y el sistema relacionará este número con el número de producto interno propio. Cuando se introduce el número de producto externo en el campo Nº referencia cruzada, el sistema rellena automáticamente el número de producto interno y la información correspondiente en el pedido venta. Las referencias cruzadas producto permite configurar los siguientes tipos de números para la referencia cruzada:

• En blanco • Cliente • Proveedor • Código barra

El apartado siguiente describe cómo configurar las referencias cruzadas producto e ilustra la forma de gestionarla en el sistema.

Configuración de referencias cruzadas producto Para utilizar la referencias cruzadas producto, la empresa debe crear los movimientos de referencias cruzada producto correspondientes. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 2 El empleado de Cronus responsable de la gestión de relaciones con los clientes debe configurar las referencias cruzadas para un número de productos seleccionados. Entre ellos, se encuentra el producto 1896-S. La condición es que cuando se venda al cliente 40000, se utilice la referencia de producto del cliente (en lugar del número de producto de Cronus) en los documentos de venta.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOS→PRODUCTOS. Seleccione la ficha del producto 1896-S.


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2. Haga clic en PRODUCTO→REFERENCIAS CRUZADAS.

En la ventana Movs. ref. cruzadas prod., el usuario puede especificar los detalles de referencias cruzadas de producto. Las opciones del campo Tipo referencia cruzada definen para quién (cliente o proveedor) o para qué (código de barra) se utiliza la referencia cruzada. Es posible que un producto tenga números de referencias cruzadas distintos para el cliente, el proveedor y el código de barras. La opción en blanco significa que para identificar el producto se puede introducir y emplear cualquier número de referencias cruzadas (por ejemplo, una referencia interna utilizada con fines informativos).

Según la selección realizada en el campo Tipo referencia cruzada, el usuario puede introducir un número de cliente, un número de proveedor o un nombre de código de barras en el campo Nº tipo referencia cruzada. Se puede introducir un número de referencias cruzada de hasta 20 caracteres en el campo Nº referencia cruzada. El campo Descripción permite valores de hasta 30 caracteres.

El usuario puede utilizar el campo Discontinuar cód. barra con fines informativos cuando se define el campo Tipo referencia cruzada en Código barra y ese código ya no es válido en el sistema.

3. En el campo Tipo referencia cruzada, seleccione Cliente, y en el campo Nº tipo referencia cruzada, seleccione 40000.

4. En el campo Nº referencia cruzada, introduzca ED6DR3660, en el campo Unidad medida, seleccione UDS., y en el campo Descripción, introduzca Executive Desk, 6 Dr; 36x60.

5. Cierre la ventana Movs. ref. cruzadas prod.

Acaba de crear un registro de referencias cruzadas para el producto 1896-S.


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Creación de un pedido venta con una referencia cruzada Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 3 El cliente 40000 de Cronus realiza un pedido de venta de 10 unidades del producto 1896-S. El cliente proporciona al vendedor su propio número de producto: ED6DR3660. El vendedor debe crear un pedido de venta que refleje el número de producto que utiliza el cliente. Cree un pedido de venta para el cliente 40000 (no introduzca el número de producto en este momento). NOTA: De forma predeterminada, el campo Nº referencia cruzada de las lín. venta no está visible. Para hacerlo visible, haga clic con el botón derecho en el panel de nombres de campos que hay encima de las líneas, seleccione Mostrar columna e inserte una marca junto a Nº referencia cruzada.

1. En el campo Nº referencia cruzada, haga clic en el AssistButton para abrir la ventana Lista referencias cruzadas.

2. Seleccione el número de referencia cruzada ED6DR3660 y haga clic en Aceptar.

Observe que el número de la referencia cruzada y la descripción aparecen en la lín. venta.

3. Haga clic en Imprimir y en Vista preliminar para ver la vista preliminar del pedido. El documento muestra el producto 1896-S y la descripción del número de la referencia cruzada.

4. Complete y registre el pedido venta.

Los principios que rigen el procedimiento para configurar y utilizar las referencias cruzadas en la compra de productos a proveedores es el mismo que el descrito anteriormente.


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Demuestre sus habilidades: gestión de productos con referencias cruzadas

Escenario: El cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de venta de 8 unidades del producto 1900-S. El cliente proporciona al vendedor su propio número de producto: 22-786.


1. Configure el número de producto que utiliza el cliente 10000 como referencia para el producto 1900-S (la descripción del producto es “Silla, comedor, negra”).

2. Cree un pedido venta que refleje el número de producto que utiliza el cliente. Registre el pedido.


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Productos sin stock El proceso de productos sin stock permite a las empresas realizar pedidos, enviar y facturar productos que normalmente no forman parte de su inventario. El proceso de productos sin stock incluye muchas áreas de operación, pero los usuarios principales de esta funcionalidad son el personal de gestión de compras/inventario y los vendedores. El proceso de productos sin stock permite al usuario introducir productos en las ofertas, los pedidos venta y/o las facturas. El producto se puede seleccionar en la lista existente de números de productos recibidos de uno o más proveedores e importados en el sistema. Una vez seleccionado el producto del proveedor correspondiente, el sistema crea automáticamente un producto de inventario con su propio número de producto. El producto de inventario se procesa como un producto de inventario normal. Los informes se proporcionan para ayudar a las empresas a decidir si algunos productos sin stock deben gestionarse como productos de inventario. El apartado siguiente describe cómo configurar productos sin stock e ilustra cómo se gestiona la venta de productos sin stock.

Configuración de productos sin stock El sistema permite al usuario configurar la secuencia de números y el formato de los productos sin stock. Para preparar el sistema para procesar productos sin stock, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONFIG. DE PRODUCTOS SIN STOCK en el menú Ventas y Marketing. Aparece la ventana Conf. prod. sin stock. Los dos campos de esta ventana especifican el formato del número del producto sin stock que aparece en la ficha del producto. El número se genera por el sistema cuando el usuario introduce un producto sin stock en una línea de documento por primera vez. El campo Nº formato contiene cuatro opciones de formato del sistema para los elementos sin stock (presione F1 para leer las definiciones de cada opción). El sistema puede dar formato a los números de productos sin stock utilizando el número de movimiento, el número de producto del proveedor y/o el código del fabricante. Para el siguiente ejemplo, deberá seleccionar N° prod. prov. El campo Nº separador formato contiene el carácter que sirve de separador entre los elementos del formato del número del producto sin stock cuando se elige en el campo Nº formato utilizar un formato con número y código.


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Creación de productos sin stock Para utilizar el proceso de productos sin stock, la empresa debe crear primero los productos que el sistema reconoce como sin stock. El sistema proporciona dos métodos para la creación de productos sin stock:

• Manualmente: se crea el producto sin stock desde la ficha prod. sin stock

• Importación desde el catálogo de un proveedor: se obtiene un número de productos sin stock utilizando un puerto de datos

En el apartado siguiente, se describe cada uno de estos métodos.

Creación de un producto sin stock manualmente Para crear un producto sin stock manualmente, el usuario debe introducir la información correspondiente en los campos de la ficha prod. sin stock. Este proceso es parecido al de crear una ficha de producto normal. Cronus ha configurado una serie de productos sin stock. Examine los detalles de configuración de uno de ellos.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOS→PRODUCTOS SIN STOCK. Aparecerá la ventana Ficha prod. sin stock.

La información general del producto puede introducirse en la pestaña General. Para leer las definiciones de cada campo, haga clic en el campo y presione F1.

Los campos de la pestaña Facturación muestran datos de coste y registro del producto sin stock.

Para poder gestionar los productos sin stock en el sistema, el usuario debe rellenar al menos los campos Nº proveedor, Cód. producto proveedor y Cód. categoría producto. El código de categoría de producto tiene una importancia fundamental ya que determina los grupos de registro y los métodos de coste que se utilizan en la transacción de un producto sin stock.

La primera vez que se crea y registra un pedido venta de un producto sin stock, el sistema agrega automáticamente el registro de producto a la lista de inventario de la empresa, creando la ficha del producto. Para crear una ficha de un producto sin stock antes de utilizarlo en una transacción, el usuario debe utilizar la función Crear producto de la ficha prod. sin stock.

Cree una ficha de producto para el producto sin stock cuyo movimiento es NS0001:

2. En la ventana Ficha prod. sin stock, haga clic en ACCIONES→CREAR PRODUCTO.


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El sistema crea la ficha de producto correspondiente, agrega un registro al catálogo de proveedores de producto y envía un mensaje de confirmación.

Observe que el sistema asigna al producto recién creado un número (Nº producto) con el formato especificado en la ventana Conf. prod. sin stock.

Abra la nueva ficha de producto:

3. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO Y PRECIOS→PRODUCTOS. Seleccione la ficha del producto 2100.

Observe que el campo Creado de prod. sin stock. está activado, lo que indica que era un producto sin stock que se ha convertido en un producto de inventario.

Importación de catálogos de proveedores como productos sin stock A menudo, los proveedores ofrecen sus catálogos en archivos electrónicos. El sistema proporciona un puerto de datos (número de objeto 5700, importar productos sin stock) diseñado para importar el siguiente formato delimitado por comas. Para abrir el puerto de datos:

1. En la barra de menús, haga clic en HERRAMIENTAS→OBJECT DESIGNER. Haga clic en Dataport.

2. Seleccione el número de objeto 5700 y haga clic en Run. Aparece la ventana Importar prod. sin stock.

En la pestaña Producto sin stock de esta ventana, el usuario puede aplicar filtros para obtener la información de los catálogos que desea recibir. La ruta de acceso al archivo que contiene el catálogo del proveedor debe introducirse en el campo Nombre archivo de la pestaña Opciones.


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NOTA: normalmente, el archivo del catálogo del proveedor no incluye información específica de la empresa, como el código de categoría de producto. Para que el sistema gestione los productos sin stock, la ficha de producto sin stock debe contener un código de categoría de producto. La forma más sencilla de introducir esta información es mediante la función de Buscar y Reemplazar que hay debajo del menú Edición. Las empresas pueden crear puertos de datos adicionales personalizados a formatos de dirección que sean exclusivos de un proveedor en concreto. NOTA: cuando se utiliza un puerto de datos, el usuario debe asegurarse de que se ha especificado el código de fabricante, el número de proveedor, el código de unidad de medida, el código de categoría de producto y el código de grupo de producto en el puerto de datos que se ha configurado en el sistema. Esto puede verificarse abriendo una ficha de producto sin stock y asegurándose de que ya existen los registros de las tablas relacionadas con los campos correspondientes. Por ejemplo, si en un puerto de datos, se especifica el código de fabricante ACME, debe haber un código ACME en la lista fabricantes.

Gestión de productos sin stock Los productos sin stock se suelen vender a los clientes como envíos directos o como pedidos especiales. Los envíos directos se envían directamente desde el proveedor al cliente, mientras que los pedidos especiales se envían al almacén de la empresa antes de enviarlos al cliente. Al elegir un envío directo, las empresas compran y venden el producto, pero evitan su manipulación, almacenaje y/o entrega. Si una empresa quiere realizar un envío directo que contiene tanto productos de inventario como productos sin stock para un cliente, o si desean mantener una interfaz uniforme con éste, tiene la opción de gestionar el pedido como pedido especial. En este apartado, la gestión de la venta de productos sin stock se ilustra utilizando el ejemplo de un envío directo. El procedimiento para la gestión de pedidos de venta seleccionados como especiales es similar al utilizado para los envíos directos. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 4 El cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de tres unidades del producto 3100. Dado que el producto 3100 es un producto sin stock, el vendedor decide entregar el pedido mediante un envío directo. El producto debe, por tanto, comprarse al proveedor 30000, que enviará el pedido directamente al cliente de Cronus. Primero, cree el pedido de venta para el producto sin stock.


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NOTA: la creación de pedido venta para productos sin stock requiere la entrada de un registro en el campo Cód. compra. Además, el campo Prod. sin stock es un campo informativo que indica si un producto es sin stock. Sin embargo, estos campos no se muestran en la disposición estándar de la ventana. Para insertar estos campos, utilice la función Mostrar columna.

1. Rellene los campos de la cabecera de venta.

Para introducir el número de producto sin stock, el vendedor tiene dos opciones:

– seleccionar el producto de la lista prod. sin stock, o – seleccionar el producto de la lista de productos de inventario

(suponiendo que el producto sin stock se haya incluido en la lista de inventario).

2. Haga clic en ACCIONES→PRODS. SIN STOCK.

3. Seleccione el producto 3100 y haga clic en Aceptar.

4. En el campo Cód. compra, seleccione ENVIO DIR., y en el campo Cantidad, introduzca 10.

5. Lance el pedido seleccionando ACCIONES→LANZAR o presionando CTRL + F11.

El comprador debe crear un pedido de compra para los productos sin stock que Cronus venda al cliente 10000.

Los pedidos de compra para envíos directos se pueden crear de dos formas:

– Indirectamente: como parte de la actividad de planificación habitual, mediante la hoja demanda.

– Directamente: desde el pedido compra.

Para obtener más información sobre los procedimientos relacionados con los métodos anteriores, lea los temas llamados “Creacion indirecta de pedidos de compra para envíos directos” y “Creacion directa de pedidos de compra para envíos directos” de la Ayuda en pantalla.

Suponga que el comprador crea directamente un pedido de compra para envíos directos.

Cree un pedido de compra nuevo para el proveedor 30000:

6. Rellene los campos de la cabecera de pedido compra. Incluya un número de factura de proveedor.

7. Haga clic en la pestaña Envíos. En el campo Venta a-Nº cliente, seleccione 10000.


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8. Haga clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→TRAER PEDIDO VENTA. Aparecerá la ventana Pedido – Lista documentos venta.

Las líneas de esta ventana muestran los pedidos de venta creados para el cliente seleccionado en el campo Venta a- Nº cliente.

9. Seleccione la línea con el pedido de venta creado en el escenario 6 y haga clic en Aceptar.

El sistema rellena los campos de la línea de compra con la información copiada desde el pedido de venta seleccionado.

El sistema ha creado también un enlace entre el pedido de venta, que se enviará directamente, y el pedido de compra asociado. Mediante este enlace, el sistema permite al usuario ver el pedido de venta asociado directamente desde el pedido de compra y viceversa.

10. En la ventana Pedido compra, haga clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→PEDIDO VENTA.

Aparecerá el pedido de venta asociado. Para ver el pedido de compra desde el pedido de venta, el usuario debe utilizar la función Envío directo, Pedido de compra.

11. Lance el Pedido compra.

Para completar el envío directo, procese los pedidos de compra y venta relacionados según las reglas definidas para los envíos directos:

12. Registre (enviar y facturar) el pedido venta.

El sistema ejecuta automáticamente la función Recibir en el pedido de compra asociado y actualiza el campo Cantidad recibida.

13. Registre (facturar) el pedido compra.

NOTA: no puede registrar el pedido venta con líneas seleccionadas para envío directo hasta que se haya vinculado a un pedido compra. NOTA: el sistema se ha configurado para requerir la introducción de un Nº factura proveedor antes de facturar el pedido de compra. Escriba unos caracteres en este campo.


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Demuestre sus habilidades: gestión de la venta de un producto sin stock mediante un pedido especial

Escenario: El cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de tres unidades del producto 4100. El producto 4100 es un producto sin stock que se debe comprar al proveedor 40000.


1. Cree un pedido de venta para el cliente 10000 y selecciónelo como pedido especial.

2. Cree el pedido de compra del producto sin stock.

3. Reciba y facture el pedido de compra.

4. Envíe y facture el pedido de venta.


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2.

3.


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Capítulo 5: Gestión de pedidos de compra

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CAPÍTULO 5: GESTIÓN DE PEDIDOS DE COMPRA Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Configuración de compras • Gestión de transacciones de compra • Precios y descuentos de compras


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Introducción Las compras realizadas a su debido tiempo y al mejor precio no sólo mejoran la eficiencia de la gestión de inventario de las empresas y reducen los costes de demanda, sino que además afectan directamente a la capacidad de mantener satisfechos a los clientes. Teniendo esto en cuenta, las empresas necesitan asegurarse de que cada transacción de compra se realice en las condiciones más favorables en cuanto a tiempo de entrega y precio, por ejemplo, y de que la información financiera y de existencias asociada se registre correctamente. Es más, como muchos aspectos de un futuro acuerdo de compra con un proveedor se negocian y acuerdan en una etapa de preventa, resulta útil para los compradores poder registrar los detalles relevantes del acuerdo una sola vez y reutilizar esta información al realizar una compra real. Microsoft® Business Solutions–Navision® contiene varios gránulos que admiten la gestión de transacciones de compras y que ofrecen una solución básica para las empresas que se esfuerzan por lograr una gran eficacia operativa. Estos gránulos son:

• Gestión de pedidos de compra: este gránulo incluye documentos (ofertas, pedidos abiertos y pedidos de compra) que permiten a los compradores gestionar las compras con eficacia. El gránulo proporciona la capacidad de recepción parcial de pedidos, separación entre recepción y facturación, y facturación combinada

• Direcciones de pedido alternativas: este gránulo facilita la gestión de los pedidos de compra a los proveedores con varias direcciones de envío alternativas

• Proveedores alternativos: este gránulo permite gestionar las situaciones de compra en las que varios proveedores suministran un mismo producto

• Vendedores/Compradores: este gránulo permite recopilar estadísticas de compras de cada comprador

• Precios de línea de compras: este gránulo ayuda a mantener y gestionar precios de compra alternativos que se negocian y acuerdan con proveedores individuales

• Descuentos en línea de compras: este gránulo ayuda a mantener y gestionar descuentos de compra basados en porcentajes que se negocian y acuerdan con proveedores individuales

En este capítulo se describen las principales características de la funcionalidad de gestión de compras que incorpora Microsoft Navision. Los dos apartados principales de este capítulo se centran en los aspectos más comunes de la gestión de transacciones de compras y abarcan los siguientes temas:

• Oferta y pedido de compra • Registro de pedidos • Gestión de precios y descuentos de compras


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En la primera sección de este capítulo se describe la configuración de los gránulos anteriormente mencionados, excepto los gránulos Precios de línea de compras y Descuentos en línea de compras, que se describen en otra sección. En el Apéndice A se incluye una lista de los procesos de compra, informes y documentos de compra. Para explicar cómo facilita el sistema la gestión de las tareas que intervienen en los procesos de gestión de compras a las empresas, el capítulo incluye ejemplos y escenarios. A modo de introducción rápida a los procedimientos habituales asociados a las tareas específicas de gestión de compras, se recomienda leer el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla. Para obtener más información acerca de la funcionalidad de pagos de Microsoft Navision, se recomienda consultar el manual de formación de Gestión financiera.

Configuración de compras En este capítulo se describen distintas opciones de configuración que definen la funcionalidad de gestión de pedidos de compra. Se tienen en cuenta las tareas más comunes de la gestión de compras, y se presta especial atención al flujo físico y no a los aspectos financieros de las transacciones de compra. Esto último se describe detalladamente en los materiales de formación de Gestión financiera. La configuración de compras se compone de los siguientes elementos:

• Configuración de Compras y pagos: en función de las prácticas establecidas, las empresas deben especificar cómo desean que el sistema les ayude a gestionar los distintos aspectos de sus transacciones de compra. Son las opciones de configuración general que el sistema aplica a todas las transacciones de compra, independientemente de los productos o proveedores que intervengan.

• Configuración de proveedores: la gestión de la información de proveedores es una parte importante de la gestión de las compras y finanzas globales de la empresa. La información básica (como el nombre, la dirección, etc.) y los detalles (como el límite de crédito, la facturación, los términos de pago y descuentos, las divisas, las listas de productos suministrados habitualmente, etc.) se registran para cada proveedor individual en una ficha proveedor.

La configuración de los grupos contables de proveedor define una conexión entre un determinado proveedor y las cuentas de la contabilidad. Para ello, se asigna un proveedor a un grupo de registro en el que se configuran cuentas de balance y de regularización.


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Configuración de Compras y pagos Piense en las prácticas operativas de Cronus en el área de compras que deben ser compatibles con las opciones de configuración correspondientes:

Escenario 1 La dirección de Cronus desea tener un registro de todas las recepciones que se introducen en el inventario. También desea que el sistema cree automáticamente una nota de envío cuando haya que devolver productos al proveedor. Además, desea asegurarse de que no se registra ningún documento de compra a menos que se introduzca en el mismo el número del documento externo correspondiente. Estos requisitos empresariales desencadenan la siguiente configuración de Compras y pagos para Cronus.

1. En el menú Compras, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONF.COMPRAS Y PAGOS.

La configuración de los campos de la pestaña General especifica las funciones del sistema para la gestión de pedidos de compra.

La activación de los campos Albarán en factura y Envío dev. en abono indica que la empresa desea que el sistema cree documentos de recepción y devolución registrados automáticamente al registrar las facturas de compra y los abonos de compra respectivamente. Si estos campos no están activados, el sistema sólo crea facturas o abonos registrados (esta opción de configuración sólo es relevante en situaciones en las que, además del gránulo Facturación de compras, una empresa utiliza los gránulos Gestión de pedidos de compra y Gestión de devoluciones). Es necesario activar el campo Albarán en factura si se utilizan cargos de producto, ya que éstos se aplican al albarán. Hay más información sobre los cargos de producto más adelante en este manual de formación.

La activación del campo Nº doc. externo obligatorio. indica que no es posible registrar ningún documento de compra (pedido, factura o abono) como facturado si el campo Nº factura proveedor de la cabecera de compra no contiene un número de documento externo.

La activación del campo Coste exacto devol. obligatorio. indica que la empresa desea que el sistema alinee automáticamente el coste de todos los productos que devuelva a los proveedores con el movimiento de compra original.

Encontrará la definición y las opciones de todos los demás campos de la pestaña General de la ventana Conf. compras y pagos en la Ayuda en pantalla. Además, los campos que determinan las opciones de reversión de costes se describen con detalle más adelante en este manual de formación.


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Configuración de proveedores La ficha proveedor, el tipo de datos y detalles del proveedor que pueden registrarse se tratan en otros cursos y no es necesario repetir aquí esta información. En esta sección se explican las opciones de configuración adicionales disponibles en el sistema para facilitar en mayor medida la gestión de datos de proveedor y, a continuación, se tratan los aspectos que es necesario tener en cuenta a la hora de configurar el grupo contable proveedor.

Configuración de las opciones de recepción Es habitual que un proveedor tenga, además de la dirección de negocio principal, una serie de ubicaciones alternativas desde las que se envían los productos a los clientes. Por ejemplo, una empresa puede tener varias plantas de producción y almacenamiento con direcciones distintas a la de la oficina principal. El gránulo Direcciones pedido facilita a las empresas la relación con dichos proveedores. Si una empresa recibe los pedidos desde distintas direcciones del proveedor, éstas pueden registrarse en el sistema como direcciones de pedido alternativas para que el comprador las elija al realizar un pedido o factura para el proveedor en cuestión. Las direcciones de pedido alternativas se introducen en la tabla Dirección pedido proveedor, que puede contener un número ilimitado de direcciones para cada proveedor. Cada dirección lleva vinculado un código con información como el número y el nombre del proveedor. El proveedor 10000 de Cronus tiene dos direcciones de pedido alternativas configuradas en el sistema:

1. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES

2. Abra la ficha proveedor del proveedor 10000. Haga clic en PROVEEDOR→ DIRECCIONES PEDIDO y presione F5. Aparecerá la Lista direcciones pedido.

3. Seleccione la segunda línea de dirección y haga clic en Aceptar para ver los detalles de la dirección.

Si se selecciona el código en el campo Código de Dirección pedido proveedor de los pedidos (facturas y abonos), la información de dirección de pedido aparecerá en los documentos impresos.

Todas las demás opciones de configuración de recepción se encuentran en la pestaña Recepción de la ficha proveedor.


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4. Abra la ficha del proveedor 10000 y haga clic en la pestaña Recepción.

Por varios motivos (por ejemplo, para garantizar que determinados tipos de productos se almacenen en un mismo almacén), las empresas pueden optar por seguir una estrategia de almacenamiento descentralizado. Dicha estrategia sugiere que los envíos de los proveedores se reciben en almacenes locales y no en el almacén principal. Para reflejar estos procedimientos en el sistema, la empresa puede decidir vincular determinados proveedores a almacenes específicos. Para ello, debe especificar un almacén predeterminado en el campo Cód. almacén del proveedor individual. El manual de formación de Gestión de inventario contiene más información sobre la configuración de múltiples almacenes.

En función del perfil, las prácticas industriales y el almacén, los proveedores y clientes pueden tener distintos acuerdos sobre quién debe transportar los pedidos a los clientes (los propios proveedores, transportistas o clientes) y bajo qué condiciones. El sistema ofrece la posibilidad de registrar todas las condiciones de compra y envío (a menudo basadas en los Incoterms) que pueden asociarse a cada proveedor concreto.

Cronus ha configurado varios métodos de envío en el sistema:

5. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→MÉTODOS DE ENVÍO.

Cuando se asigna a un proveedor, el código de condiciones de envío se copia en los documentos de compra de dicho proveedor.

Las otras dos opciones de configuración de la pestaña Recepción afectan al modo en que el sistema calcula las fechas de recepción de los distintos pedidos de compra.

El sistema utiliza el valor del campo Plazo entrega (días) para calcular la fecha de recepción esperada y la fecha planificada del pedido, siempre y cuando no se haya configurado un valor de plazo de entrega en la ficha del producto que se compra o en las tarifas de compra de productos. Ambos campos de calendario se relacionan con la función del sistema para calcular diversas fechas de recepción y entrega en los documentos de compra. Estas opciones de configuración se describen detalladamente más adelante en este manual de formación.

Configuración de proveedores alternativos En los casos en que la empresa tiene varios proveedores que suministran habitualmente el mismo producto, puede que los compradores deseen que estas combinaciones de proveedor y producto queden registradas en el sistema. Para ello deben crear un catálogo de tarifas de productos que contenga la lista de los productos que se compran habitualmente a un proveedor concreto.


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En Cronus, el proveedor 30000 es uno de estos proveedores que tienen tarifas de compras de productos:

1. Abra la ficha del proveedor 30000. Haga clic en COMPRAS→PRODUCTOS.

Además de especificar productos que habitualmente se compran al proveedor en cuestión, las tarifas de compra de productos contienen información sobre el plazo de entrega y sobre posibles precios especiales o acuerdos de descuento con ese proveedor. La configuración y funcionalidad de esto último se describe en la sección “Precios y descuentos de compras” de este capítulo.

Para completar la configuración del proveedor, se describen a continuación los detalles de configuración de los grupos contables de proveedor.

Grupos contables de proveedor El valor financiero de cualquier transacción de compra debe registrarse en cuentas dedicadas en la contabilidad. En los casos en que las empresas no crean factible establecer cuentas para cada proveedor, pueden agrupar varios proveedores en un grupo de registro y especificar cuentas para dicho grupo. Cuando la empresa haya decidido los criterios para agrupar a los proveedores, deben configurarse los grupos respectivos en la tabla Grupos contables proveedor del sistema. En esta tabla, el usuario puede asignar un código a cada grupo de registro identificado y especificar a continuación cuentas contables para distintas categorías de importe, como pagos, cargos de servicio, importes de descuento por pronto pago, interés, recargos fijos, etc. Los contables de Cronus han configurado dos grupos contables de proveedor: nacionales y extranjeros.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→GRUPOS CONTABLES→PROVEEDOR.


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Al introducir un código apropiado en el campo Grupo contable prove. de la pestaña Facturación de una ficha de proveedor, se asigna el proveedor a un grupo de registro específico:

2. Abra la ficha del proveedor 10000 y haga clic en la pestaña Facturación.

Recuerde que cada proveedor puede asignarse sólo a un grupo contable de proveedores.

Cuando se registre una transacción de compra (pedido, factura o abono) relacionada con este proveedor, el sistema utilizará las cuentas especificadas para el grupo contable al que pertenece el proveedor.

NOTA: Los contables deben asignar también grupos contables de negocio a los proveedores. El código grupo contable negocio se combina con un código de grupo contable de producto en la configuración de grupos contables para especificar las cuentas en las que se registran determinadas transacciones. Encontrará más información sobre las reglas de configuración general en los materiales de formación de Gestión financiera. Cada grupo contable de proveedor puede tener configuradas cuentas contables diferentes o las mismas cuentas. Una de las ventajas de disponer de varios grupos con las mismas cuentas es que los contables tienen flexibilidad a la hora de agrupar proveedores para los informes y para realizar análisis. Por ejemplo, puede presentarse y analizarse un importe total de pago para dos grupos de proveedores nacionales y extranjeros, respectivamente.

Configuración de compradores Si varios compradores trabajan en la misma empresa, puede configurarse un código para cada uno de ellos y asignárselo. Los códigos se pueden utilizar para preparar estadísticas y filtrar información en los informes impresos. Para configurar los compradores en el sistema, siga el procedimiento para configurar vendedores que se explica en la sección “Configuración de la gestión de ventas” de este manual de formación.

Gestión de transacciones de compra En cursos anteriores, aprendió a crear y procesar un pedido de compra sencillo. En esta sección se explican las funciones del sistema relacionadas con las tareas más comunes en la gestión de transacciones de compra. Se describirá un flujo de trabajo, desde la creación de la oferta hasta el registro del pedido real.

Ofertas de compra Una oferta de compra puede describirse como un “borrador de pedido” en el que los compradores pueden registrar la oferta del proveedor especificando el precio, las condiciones de venta y la descripción de los productos. Si la oferta satisface los requisitos de los compradores y éstos desean comprar los productos de la oferta, pueden convertirla en un pedido. De igual forma, cuando es necesario reponer productos en stock, los administradores de inventario pueden enviar una solicitud al departamento de compras, que creará una oferta (que posteriormente se enviará a un proveedor como pedido de compra).


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Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 2 Cronus desea comprar 100 unidades de los productos 70010 y 70011, respectivamente. Para ello, el comprador desea obtener ofertas de tres proveedores distintos para elegir la mejor. Llama a los proveedores 10000, 30000 y 40000 para saber qué pueden ofrecerle. Teniendo en cuenta la cantidad que se va a comprar, los precios son los siguientes: Proveedor 10000 Producto 70010: cdad. 100-500 a 24,00 DL por unidad

Producto 70011: cdad. 100-500 a 35,00 DL por unidad Proveedor 30000 Producto 70010: cdad. 100-1000 a 26,00 DL por unidad Producto 70011: cdad. 100-1000 a 34,00 DL por unidad Proveedor 40000: Producto 70010: cdad. 50-200 a 24,50 DL por unidad Producto 70011: cdad. 50-200 a 35,00 DL por unidad Para empezar, haga una oferta de compra a cada uno de los proveedores para que sus ofertas queden registradas en el sistema y poder comparar los precios de compra totales. Tenga en cuenta que, además de una oferta de precio de venta, los precios de compra totales pueden incluir también descuentos de factura, cálculo de divisa, etc.

1. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→OFERTAS. Presione F3 para crear una nueva oferta e introduzca los datos del proveedor 10000 en la cabecera de la oferta. Deje en blanco el campo Fecha pedido.

2. A continuación, cree una línea de 100 unidades del producto 70010 y una línea de 100 unidades del producto 70011 rellenando el campo Coste unit. directo excl. IVA de cada una de ellas con los precios de las ofertas anteriores.

Cree ofertas para los proveedores 30000 y 40000 respectivamente.

Según el importe total, queda claro que el proveedor 10000 proporciona la mejor oferta. El comprador convierte la oferta del proveedor 10000 en un pedido de compra:

3. Haga clic en Convertir en pedido. Haga clic en Sí en el mensaje informativo para confirmar la acción.

4. Anote el número del pedido de compra.

Pedidos de compra El pedido de compra es la piedra angular de la funcionalidad de gestión de compras de Microsoft Navision. Paralelamente a los pedidos de venta, el sistema sirve de ayuda a los compradores en la tarea de procesamiento de transacciones de compra, ya que copia automáticamente los datos de configuración predeterminados en la cabecera y en las líneas del pedido, realiza los cálculos necesarios y garantiza la actualización correcta de los registros financieros de la empresa. Además, la mayoría de las propiedades de la cabecera y de las líneas del pedido de compra (por ejemplo, detalles de entrega, almacén, cantidad, unidad de medida, etc.) son básicamente idénticas a las del pedido de venta.


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Teniendo esto en cuenta, sólo se explican a continuación las funciones específicas de las tareas de procesamiento de pedidos de compra. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 3 (continuación del escenario 2) Mientras tanto, el comprador de Cronus se da cuenta de que el proveedor 10000, además de tener la mejor oferta, tiene un almacén muy cercano a Cronus. Como no es el almacén desde el que se envían habitualmente los pedidos, el comprador ha acordado con el proveedor que los productos se envíen de este almacén alternativo. El comprador trabajará con el pedido de compra creado en el escenario 2:

1. Busque el pedido de compra que creó en el escenario 2.

2. Haga clic en el campo Cód. dirección pedido y seleccione SOMOSAGUAS.

El sistema actualiza los detalles de la dirección de compra en la cabecera.

En los casos en los que la empresa tiene más de un proveedor habitual de un mismo producto, es posible que el comprador desee comprobar este extremo al crear y procesar un pedido de productos concretos. Los registros de combinaciones de producto y proveedor se almacenan en el catálogo Tarifas de compra productos, al que se puede acceder desde la ficha producto:

3. En el campo No. de la primera línea de compra del pedido, haga clic en el AssistButton para abrir la lista de productos. Haga clic en COMPRAS→PROVEEDORES

Además de especificar los proveedores habituales del producto en cuestión, las tarifas de compra de productos contienen información sobre el plazo de entrega y sobre posibles precios especiales o acuerdos de descuento con dichos proveedores. Se puede acceder a esta información presionando los botones Producto proveedor en el plazo de entrega.


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Flexibilidad de planificación Mediante la selección de un determinado valor en el campo Flexib. planificación de la línea de pedido compra (utilice la función Mostrar columna para visualizar el campo) el comprador define si el pedido en cuestión debería incluirse en los cálculos de planificación del sistema. El valor debe ser Ninguna si el comprador no desea que el sistema altere la fecha de recepción ni la cantidad de los productos pedidos. Por otro lado, si el pedido de compra se creó inicialmente como resultado de la planificación de demanda (y, por lo tanto, debe permanecer disponible para posibles cambios), debe establecerse el valor Ilimitada en el campo Flexib. planificación. De esta forma, el sistema podrá cambiar o mover la fecha de pedido y ajustar la cantidad siempre y cuando no se haya registrado el pedido. El valor predeterminado es Ilimitada. Aprenderá más acerca de la gestión y planificación de ventas más adelante en este manual de formación.

Registrar pedidos Los principios y el mecanismo de registro de pedidos de compra coinciden con los que se aplican a los pedidos de venta (que se describieron con detalle e ilustraron con ejemplos anteriormente en este manual de formación) y, por lo tanto, no se describirán en este capítulo. No obstante, se resumen a continuación los puntos clave relativos a las compras:

• La función de registro consta de dos partes: el registro de la recepción (cambio de cantidad) y de la factura (cambio de valor)

• Los campos Cantidad a recibir y Cdad. a facturar de un pedido de compra contienen las cantidades a las que hace referencia la función de registro

• Los pedidos pueden recibirse y facturarse parcialmente • Al registrar una factura, ambas partes se producen de forma simultánea

y no es posible que ocurran en momentos distintos • Para registrar un pedido es posible registrar primero la recepción del

pedido y dejar para más adelante la facturación del mismo • Las siguientes funciones del sistema se relacionan con lo anterior:

(a) para combinar varias recepciones en una factura; (b) para deshacer un registro de cantidad de una recepción que se ha registrado pero no se ha facturado


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Precios y descuentos de compras Con la posibilidad de especificar la información de costes para cada producto en la ficha de productos, las empresas disponen de una funcionalidad que facilita significativamente la tarea de la gestión de precios de compra. El sistema recupera automáticamente la información del último coste directo almacenado en una ficha producto para copiarla en la línea de pedido compra del producto en cuestión. No obstante, esta información del coste directo es universal, pues coincide en todas las situaciones de compra, independientemente de la existencia de posibles acuerdos de descuento y/o precios individuales entre la empresa y su proveedor. Estos acuerdos y políticas pueden basarse en varias condiciones como la variante de producto y la cantidad comprada, la divisa de pago, la fecha de pedido, etc. Mantener estos descuentos y precios de compra alternativos para garantizar la realización de las compras al precio más favorable es todo un reto para el departamento de compras de la empresa. Los gránulos Precios compras y Descuentos línea compra ofrecen una funcionalidad de precios superior a la ficha producto estándar. La funcionalidad de estos gránulos se describe en esta sección. Dado que se basa en la diferenciación entre los descuentos y los precios de compra, este capítulo se divide en dos partes:

• Precios compra • Descuentos línea

Precios de compra alternativos En esta sección se incluye una explicación de los siguientes temas:

• Configuración de precios de compra alternativos • Uso del método de precios

Configuración de precios de compra alternativos Para registrar precios de compra alternativos que los compradores hayan acordado con el proveedor o grupo de proveedores, se debe utilizar la tabla Precios compra. La ventana Precios compra puede abrirse tanto desde la ficha proveedor como desde la ficha producto.

1. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ PROVEEDORES y busque la ficha del proveedor 10000.

2. Haga clic en COMPRAS→PRECIOS para abrir la ventana Precios compra.


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En esta ventana, un comprador puede especificar las condiciones que se deben cumplir para que un proveedor ofrezca un determinado precio de venta individual para un producto específico. Por ejemplo, una de las condiciones puede ser que la compra se realice en un determinado periodo. El precio de compra especial también puede depender de la unidad de medida, la variante de producto, la cantidad mínima y la divisa. En el siguiente escenario, se describe una situación en la que la empresa necesita configurar precios individuales basándose en un acuerdo de precios alcanzado con uno de sus proveedores y que afecta a algunos productos seleccionados.

Escenario 4 Las compras de Cronus al proveedor 40000 se han incrementado últimamente. Hasta ahora, las compras de Cronus se habían basado en las tarifas normales del proveedor 40000. Ahora desearían comprar productos a precios más favorables. Basándose en un acuerdo, Cronus cierra un trato según el cual obtendrá un descuento de 50 DL en cualquier compra del producto 1976-W siempre que la cantidad sea como mínimo 10 unidades. Un comprador de Cronus debe configurar estas decisiones en el sistema. Como se ha mencionado, en la ventana Precios compra se introducen los precios de compra alternativos.

1. Abra la ficha del proveedor 40000. Haga clic en COMPRAS→PRECIOS.

En la ventana Precios compra, introduzca las condiciones en las que Cronus puede obtener una tarifa favorable.

2. En el campo Nº producto, seleccione 1976-W, en el campo Cantidad mínima introduzca 10, y en el campo Coste unit. directo, introduzca 206,10 (o bien, 256, 10 -50), que es el precio de venta reducido.


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Suponga que el acuerdo de precios de Cronus con este proveedor debe surtir efecto desde la fecha actual, 25/01/01:


En este caso, el comprador no tiene que introducir la fecha final como condición en el acuerdo de precios con el proveedor. Si el acuerdo se vuelve a negociar posteriormente, se introduce una nueva línea de precios compra con una nueva fecha inicial, que sustituye a la del acuerdo anterior.

Utilizar el método de precios Como se ha indicado antes, el propósito de configurar precios alternativos en el sistema es ayudar a los compradores en su tarea de comprar siempre al mejor precio. El mejor precio se define como el menor precio posible con el máximo descuento en línea posible en la fecha de pedido. Cuando un comprador crea un pedido para un proveedor específico, el sistema comprueba si:

• hay configurados precios de compra alternativos para ese proveedor y, si los hay,

• que la cabecera de compra y los detalles de la línea cumplen las condiciones para aplicar el precio alternativo

Si se cumplen todas estas condiciones, el sistema copia el precio aplicable de la ventana Precios compra al campo Coste unit. directo (excl./incl. IVA) de la línea de pedido compra. Si no hay precios de compra alternativos registrados en el sistema, o si las condiciones para aplicarlos no se cumplen, el sistema utilizará el coste unit. directo normal de la ficha producto como sugerencia en el documento de compra.


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Demuestre sus habilidades: gestionar precios de compra alternativos

Todos los niveles Escenario: Ha logrado cerrar un acuerdo con el proveedor 01254796 sobre los productos 1900-S y 1920-S, con las siguientes condiciones:

1. Producto 1900-S: si Cronus compra este producto por palets (que contienen 10 unidades) en vez de hacerlo por unidades, se le descontarán 10 DL del precio normal.

CONSEJO: agregue una nueva unidad de medida, PALET, que contiene 10 unidades, a la lista de unidades de medida del producto.

2. Producto 1920-S: cuando Cronus compre este producto y pague en la divisa local (GBP), se le descontarán 15 DL del precio normal del producto.

Debe encargarse de introducir estos precios de compra en la ventana Precios compra, y comprobar que el sistema los utiliza al crear un pedido de compra de 2 palets del producto 1900-S y 5 unidades del producto 1920-S. CONSEJO: puede acceder a los productos sin salir del menú Compra. Haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.


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Descuentos de línea En la sección siguiente, se describe la configuración y el funcionamiento de los descuentos línea. No obstante, se explica primero brevemente la configuración de las reglas generales del registro de los descuentos.

Configuración general de descuentos Antes de utilizar el mecanismo de descuento de línea en el sistema, la empresa debe decidir cómo desea registrar los importes de descuentos. Estas decisiones se definen en la ventana Conf. compras y pagos. Los campos Registro dto. factura, Registro dto. línea y Registro dto. P.P. de la pestaña General definen la forma en que se registran los descuentos línea en la contabilidad. En principio, seleccionando uno de estos campos, el usuario puede especificar el tipo de descuentos de compra que se va a registrar en la contabilidad y si deben registrarse conjuntamente o por separado. Para obtener más información de los campos, lea la Ayuda en pantalla. Si se elige la opción que determina que se va a registrar por separado un determinado descuento línea, el usuario debe asegurarse de que:

• primero, se ha creado en el plan de cuentas una o varias cuentas dedicadas (por ejemplo, a la Cta descuento línea compras), y

• segundo, se ha configurado en la ventana Configuración grupos contables.

Al registrar documentos de compra, el sistema utiliza el grupo contable negocio del proveedor y el grupo contable producto para recuperar la cuenta configurada en la ventana Configuración grupos contables. Si la configuración no contempla que los descuentos se registren de forma independiente, formarán parte del importe de compras registrado en la Cta compras.

Configurar descuentos línea Para registrar los descuentos de precios que los compradores han acordado con los distintos proveedores, deben utilizar la tabla Descuento línea compra. Puede abrirse desde la ficha proveedor y desde la ficha producto. De forma similar a la tabla de precios compra, la ventana Descuento línea compra permite a los compradores especificar las condiciones que deben cumplirse para que un proveedor ofrezca un descuento. Por ejemplo, las condiciones pueden requerir que el comprador compre una determinada cantidad o que una compra se facture en una divisa específica antes de que se pueda conceder un descuento. De igual forma que con los precios de compra alternativos, los descuentos línea se aplican a un proveedor individual.


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Utilizar el método de descuento línea Como sucede con los precios de compra alternativos, el propósito de configurar un descuento línea en el sistema es ayudar a los compradores en su tarea de comprar siempre los productos al mejor precio. Después de configurar los descuentos línea y las condiciones asociadas, cuando un comprador crea un pedido o una factura para un proveedor específico, el sistema comprueba si:

• hay configurados descuentos línea para ese proveedor y, si los hay, • que la cabecera de compra y los detalles de la línea cumplen las

condiciones para aplicar el descuento del precio Si se cumplen todas estas condiciones, el sistema copia el porcentaje de descuento aplicable de la ventana Descuentos línea compra en el campo % Descuento línea de la línea de compra, e introduce precio con descuento incluido en el campo Coste unit. directo excl. IVA. Si no hay descuentos registrados en el sistema, o si las condiciones para aplicarlos no se cumplen, el sistema utilizará el último coste directo especificado en la ficha producto como sugerencia en el documento de compra (a menos que haya configurado un precio de compra especial para el cliente). La configuración y el uso del descuento línea compra son similares a la configuración y el uso de los precios de compra.


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Demuestre sus habilidades: gestión de descuentos en línea de compras

Todos los niveles Escenario: El comprador de Cronus ha acordado con el proveedor 30000 que, en los productos del intervalo de productos 70100-70104 que compre después del 30/01/01, Cronus obtendrá el siguiente descuento:

• De 1 a 99 productos: 10% • De 100 a 499 productos: 15% • 500 productos o más: 25%

Debe encargarse de introducir estos descuentos de línea en la ventana Descuentos línea compra, y comprobar que el sistema los utiliza al crear un pedido de compra de 250 palets del producto 70102 y 600 unidades del producto 70104.


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Capítulo 6: Gestión de demandas

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CAPÍTULO 6: GESTIÓN DE DEMANDAS Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Configuración de la gestión de demandas • La hoja de demanda • Características adicionales de la hoja


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Introducción Las principales funciones de las compras son obtener materiales y suministros en cantidades óptimas y programar la recepción puntual de los mismos en el inventario. Estas actividades, si se realizan de forma eficaz, contribuyen al buen funcionamiento de la empresa y al cumplimiento puntual de los pedidos de venta, y tienen como resultado una reducción de costes, especialmente en el área de control de inventario. El gránulo Gestión de demandas de Microsoft® Business Solutions–Navision® proporciona la funcionalidad necesaria para automatizar estas tareas y permite al comprador llevar a cabo estas actividades de compra de una forma eficaz y con confianza. La hoja de demanda, que es la herramienta de procesamiento central, ofrece las siguientes características:

• Calcula un plan de propuesta de pedido de compra actual y detallado • Crea pedidos de compra reales a partir de las líneas de propuesta • Gestiona unidades de almacenamiento que se reponen mediante

transferencia y crea los pedidos de transferencia correspondientes • Gestiona automáticamente las líneas de pedido de compra

designadas por otras áreas de la aplicación • Gestiona las líneas de propuesta de pedidos de compra que se hayan

creado manualmente • Controla el flujo de información relevante entre los

departamentos afectados • Proporciona una visión general práctica de cada uno de los

procesos que intervienen. Observe que la funcionalidad de planificación de la hoja de demanda es la misma que la de la hoja de planificación del área de aplicación de fabricación. Se diferencian en que la hoja de demanda planifica los productos que se van a reponer mediante compra y transferencia, mientras que la hoja de planificación planifica los productos que se fabrican, además de los que se compran y transfieren.


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Configuración de la gestión de demandas Para utilizar correctamente el gránulo Gestión de demandas, es necesario configurar lo siguiente:

• El libro de la hoja de demanda • Los campos de parámetros de planificación de los productos

y unidades de almacenamiento

El libro de la hoja de demanda Para configurar una hoja de demanda, primero es necesario crear un libro para la misma en el menú Compras seleccionando PLANIFICACIÓN→CONFIGURACIÓN→LIBROS HOJAS DEMANDA. Cronus ha configurado un libro de hoja de demanda para gestionar los productos que se compran y transfieren. Una vez configurado el libro de hoja de demanda, podrá crear distintas hojas. Por ejemplo, una hoja que sea responsabilidad de un comprador concreto o una hoja que gestione productos específicos. Si abre una Hoja demanda en COMPRAS→PLANIFICACIÓN→HOJAS DE DEMANDA, estará vacía.


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Los parámetros de planificación Los parámetros de planificación hacen referencia a un grupo de campos de las pestañas Reposición y Planificación de las fichas de producto y unidad de almacenamiento. Desde el punto de vista empresarial, los parámetros de planificación deberían configurarse de forma que reflejen los niveles de existencias óptimos que una empresa desea mantener en cuanto a preparación para el mercado, eficacia de almacén y costes. Para ello, se tienen en cuenta diversos factores de mercado como el plazo de reposición, la demanda estacional, los descuentos de precio según la cantidad, los pesos del transporte y la programación de la entrega, además de la política interna de la empresa relativa al control y la gestión de las existencias. Desde el punto de vista técnico, los parámetros de planificación controlan el cálculo de la reposición. Sus principales funciones son:

• Establecer el período de cálculo El periodo de tiempo definido en el campo Ciclo

reaprovisionamiento determina las necesidades y las órdenes de reposición existentes que se tienen en cuenta para calcular la disponibilidad, así como las órdenes de reposición que podrían utilizarse para satisfacer necesidades adicionales. A su vez, esto determina cuál será el mensaje de acción que se emitirá.

• Establecer el nivel de existencias El nivel de existencias indica cuándo debe reponerse el producto

y viene definido por los valores de los campos Punto pedido y Stock de seguridad. Si la disponibilidad prevista es inferior al nivel de existencias, el sistema reconoce la necesidad de reposición.

• Determinar la cantidad de pedido El sistema calcula las cantidades de pedido para cubrir todas las

necesidades brutas. Esto incluye la demanda prevista, los pedidos de venta y la reposición del nivel de existencias.

Como mínimo, la cantidad de pedido será suficiente para reponer el nivel de existencias.

Si hay necesidades adicionales, el sistema utiliza el valor del campo Política reaprov. y los campos relacionados para calcular la cantidad de pedido. Los campos que modifican el pedido ajustan posteriormente la cantidad final.

En la documentación técnica sobre planificación, encontrará una descripción detallada de la función que desempeñan los parámetros de planificación en los cálculos de planificación. A continuación, se describen brevemente los campos principales. Sin embargo, se recomienda leer la Ayuda en pantalla para obtener más instrucciones sobre cómo configurar los parámetros de forma eficaz.


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Pestaña Reposición 1. Busque la ficha del producto 1924-W y haga clic en la

pestaña Reposición:

Sistema reposición

Este campo indica cómo se repone el producto y el tipo de pedido o propuesta de pedido que crea el sistema. Compra Orden producción

Plazo entrega (días)

Es la cantidad de tiempo que se tarda en reponer el producto. El sistema utiliza este campo para calcular los campos de fecha en los pedidos y las líneas de propuesta de pedido: En la línea de propuesta de pedido, la Fecha pedido + Plazo entrega (días) = Fecha recep. planificada.


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Pestaña Planificación 2. Abra la ficha del producto 1924-W y haga clic en la

pestaña Planificación:

Política reaprov.

El sistema utiliza la política de reaprovisionamiento para calcular la cantidad de la orden de reposición. Cdad. fija reaprov: el sistema utiliza la cantidad en el campo Cantidad a pedir como tamaño de lote estándar. Cdad. máxima: el sistema utiliza la cantidad del campo Stock máximo para calcular la cantidad de pedido. Pedido: el sistema genera un pedido para cada necesidad y no utiliza el Ciclo reaprovisionamiento. Lote a lote: el sistema genera una propuesta de pedido con una cantidad que cubre la suma de las necesidades resultantes del Ciclo reaprovisionamiento. En blanco: el sistema no calcula las propuestas de pedido del producto. El usuario puede planificar manualmente las necesidades del producto.

Ciclo reaprovisio-namiento

Es el tiempo de planificación disponible para el producto. Se agrupan las necesidades que deben cubrirse durante el ciclo de reaprovisionamiento. Puede reprogramarse una orden de reposición que deba cubrirse durante el ciclo de reaprovisionamiento para completar una necesidad.

Plazo de seguridad

Es un periodo "colchón" que protege frente a retrasos en el plazo de reposición de compra. El sistema agrega un plazo de seguridad durante el cálculo de las líneas de pedido y propuesta de pedido. En la línea de pedido de compra, la Fecha recep. planificada + Plazo de seguridad + Tiempo manip. alm. entrada = Fecha recepción esperada


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Stock de seguridad

Es la cantidad de stock que desea tener en existencias para protegerse frente a fluctuaciones de la oferta y la demanda durante el plazo de reposición del producto. Si las existencias previstas son inferiores al stock de seguridad, el sistema crea una propuesta de pedido que, como mínimo, permite reponer el stock de seguridad.

Punto pedido Es la cantidad que define el nivel de existencias, por debajo del cual será necesario reponer el producto. Si las existencias previstas son inferiores al punto pedido, el sistema reconocerá la necesidad de reposición del producto y crea una propuesta de pedido que, como mínimo, permite reponer el punto pedido.

Cantidad a pedir

Es la cantidad estándar que se utiliza en todas las propuestas de pedido. Este campo se utiliza con Política reaprov. Cdad. fija reaprov.

Stock máximo Es la cantidad que se desea utilizar como nivel de existencias máximo. El sistema calcula la cantidad del pedido restando del nivel de existencias máximo el stock de seguridad. Este campo se utiliza con la política de reaprovisionamiento Cdad. máxima.

Cantidad mínima pedido

Una vez calculada la cantidad del pedido, se puede modificar en una cantidad mínima permitida para el mismo.

Cantidad máxima pedido

Una vez calculada la cantidad del pedido, se puede modificar en una cantidad máxima permitida para el mismo.

Múltiplos de pedido

Una vez calculada la cantidad del pedido, puede modificarse con un múltiplo del pedido.


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La hoja de demanda La hoja de demanda es una eficaz herramienta que facilita enormemente el trabajo del comprador, ya que calcula un plan que presenta los productos y cantidades que deben pedirse y el momento en que deben pedirse. La hoja contiene dos procesos principales, uno que calcula el plan y otro que crea pedidos reales a partir del plan.

Proceso Calcular plan El proceso Calcular plan – Hoja demanda calcula un plan de demanda para los productos y unidades de almacenamiento cuya reposición se ha configurado mediante pedidos de compra y transferencia.

Disponibilidad de producto Para analizar las necesidades que deben pedirse, debe investigarse la disponibilidad prevista del producto. Esta tarea es bastante directa e implica resumir la situación global de la oferta y la demanda de un producto en cualquier momento de un periodo definido. Se calcula mediante la siguiente ecuación: Saldo disponible estimado = Inventario + Recepciones previstas + Recepciones planificadas - Necesidades brutas. Si el resultado del cálculo de disponibilidad es negativo se presentará una necesidad neta que representa las cantidades del producto que deben reponerse para satisfacer la demanda pendiente.

Propuesta de reposición El proceso calcula la manera más eficaz de reponer el producto y crea una línea de hoja de demanda, que es una propuesta de pedido de transferencia o compra acompañada de su correspondiente mensaje de acción. El mensaje de acción sugiere cómo reponer, mientras que la línea de pedido proporciona los detalles: producto, cantidad y fechas relevantes. Las líneas de propuesta de pedido se basan en los datos acumulados hasta ese momento. El plan de propuesta debería considerarse como punto de partida, a partir del cual el comprador puede revisar y realizar los ajustes necesarios según el conocimiento personal, la experiencia y la conveniencia del momento.


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Mensajes de acción El sistema utiliza cinco mensajes de acción posibles para sugerir cómo reponer un producto. Son los siguientes:

• Cambiar cdad.: cambia la cantidad de una orden de reposición existente para cubrir una necesidad nueva o modificada

• Reprogramar: vuelve a programar la fecha de vencimiento de una orden de reposición existente

• Reprog. y camb. cdad.: vuelve a programar la fecha de vencimiento y cambia la cantidad de una orden de reposición existente

• Nuevo: crea un pedido nuevo. Si no es posible completar la necesidad con los puntos 1, 2 o 3 anteriores, el sistema sugerirá crear un nuevo pedido

• Cancelar: cancela una orden de reposición existente NOTA: el usuario puede designar una línea de pedido de compra existente como firme y no modificable. Esto significa que el sistema no calcula mensajes de acción para la línea durante los cálculos de planificación. Consulte el campo Flexib. planificación de la línea de pedido de compra.

Proceso Ejecutar mensajes acción Una vez realizados los ajustes necesarios en la línea de la hoja de demanda y aprobado su contenido, el proceso Ejecutar mensajes acción-Dem. convierte la línea de propuesta de pedido en la propia línea de compra o de pedido de transferencia. Observe que el campo Aceptar mensaje acción se activa de forma predeterminada. La activación indica que se ha incluido la línea en el proceso Ejecutar mensajes acción-Dem. y que éste la convierte en una línea de pedido. El campo puede desactivarse.

Escenario 1 Un vendedor llama al departamento de compras con un pedido urgente de un cliente importante. El comprador observa que el nivel de existencias del producto es bajo y calcula un plan de reposición.

1. Abra la ficha del producto 1924-W.

Observe que para el producto 1924-W de Cronus hay actualmente 26 unidades en inventario y que el punto de pedido es 150.

2. En la pestaña Planificación introduzca la siguiente información adicional: Política reaprov. = Cdad. fija reaprov. y Cantidad a pedir = 200.


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3. Cree un pedido de venta de 100 unidades del producto 1924-W para el cliente 10000, con la fecha de trabajo del sistema, 25/01/01.

4. En la ventana Hoja demanda, haga clic en ACCIONES→CALCULAR PLAN para abrir el formulario de demanda.

5. En la pestaña Producto, aplique un filtro para el producto 1924-W. En la pestaña Opciones, escriba 25/01/01 en el campo Fecha pedido y, en el campo Fecha final, escriba 31/01/01.

6. Haga clic en Aceptar.

El sistema calculará un plan y presentará las líneas de propuesta de pedido en la ventana Hoja demanda.

El sistema ha calculado la necesidad de dos nuevos pedidos de compra. Esto se puede explicar de la manera siguiente:

• En el inventario actual hay 26 unidades. Por lo tanto, se necesitan 74 unidades. Como la cantidad a pedir es 200, el sistema sugiere crear un nuevo pedido de 200 unidades para cubrir esta necesidad.

Observe que la fecha de vencimiento calculada es 25/01/01para que la Fecha envío del pedido de venta pueda ser 25/01/01

• Una vez completada la necesidad de 74 unidades, habrá 126 unidades en las existencias Sin embargo, el valor del campo Punto pedido es 150. El sistema sugiere crear otro pedido para reponer el punto de pedido. El nuevo pedido debe tener igualmente la cantidad a pedir de 200.

Observe que la fecha de vencimiento calculada es 09/02/01, porque el sistema ha agregado el plazo de entrega (días) a la fecha de pedido


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Escenario 2 El comprador continúa creando pedidos a partir de las líneas de la hoja de demanda aunque no es posible enviar los productos en la fecha que ha solicitado el vendedor.

1. En la ventana Hoja demanda, haga clic en ACCIONES→EJECUTAR MENSAJES ACCIÓN para abrir el formulario de demanda.


3. Se eliminan las líneas de la Hoja demanda y se crea un pedido de compra.

4. Busque el pedido de compra que acaba de crear:

En la primera línea, la fecha de recepción planificada es 25/01/01 y la fecha de pedido es 10/01/01. A causa de la necesidad inmediata, el sistema ha programado hacia atrás el pedido desde la fecha de vencimiento de la línea de hoja de demanda restando el plazo de entrega de 2 semanas. La fecha de pedido es problemática, pues es una fecha del pasado, pero el comprador va a llamar al proveedor para comprobar si hay alguna forma de poder enviar este importante pedido. En la segunda línea de pedido, la fecha de recepción planificada es 09/02/01 y la fecha de pedido es 25/01/01. Como no hay una necesidad inmediata, el sistema ha programado el pedido hacia adelante.

Características adicionales de la hoja La hoja de demanda incluye otras funciones que pueden ser interesantes en función de los tipos de transacciones que la empresa lleva a cabo diariamente.

Líneas de envío directo Un envío directo es una transacción en la que el proveedor entrega directamente al cliente las mercancías vendidas. La empresa no recibe los productos en su inventario y se ahorra de este modo el tiempo y las actividades de manipulación. Para registrar un envío directo, una empresa puede crear un pedido de compra basado en el pedido de venta. Desde la ventana Hoja demanda, un comprador puede acceder a las líneas de pedido de venta designadas para envío directo y crear el pedido de compra correspondiente.


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Escenario 3 A continuación se describirá una situación similar a la descrita en el Escenario 1. Un vendedor llama al departamento de compras con un pedido urgente de un cliente importante. El comprador observa que el nivel de existencias del producto es bajo y que el plazo de reposición es amplio. El vendedor y el comprador acuerdan organizar un envío directo para reducir el plazo de entrega al cliente.

1. Reutilice el pedido de venta que creó en el Escenario 1 pero asígnelo a un envío directo de la forma descrita anteriormente en este manual y en la Ayuda en pantalla.

2. Abra una hoja de demanda y vaya a ACCIONES→ENVÍO DIRECTO→ TRAER PEDIDOS VENTA. Se abrirá el formulario de demanda del proceso Traer pedidos venta.

3. Si lo desea, puede establecer un filtro. Haga clic en Aceptar.

El proceso copia la línea de pedido de venta para envío directo en la hoja de demanda. Aparece como una propuesta de pedido de compra. Una vez que el comprador ha aprobado la línea, resulta sencillo convertirla en una línea de pedido de compra real, mediante el proceso Ejecutar mensajes acción.

Líneas de la hoja de planificación Esta característica es importante para las empresas de fabricación grandes, ya que suelen tener departamentos independientes para la planificación de la producción y para las compras. En el área de aplicación de fabricación, el planificador de la producción utiliza la hoja de planificación para calcular el plan de reposición de todos los productos, ya sean fabricados, comprados o transferidos. En la hoja de planificación, el planificador puede seleccionar las líneas de propuesta de pedido de los productos que se reponen mediante compra o transferencia y reenviarlas a la hoja de demanda a través del proceso Ejecutar mensajes acción-Plan. En la Ayuda en pantalla puede obtener más información acerca de este proceso. Aunque se inicia desde el área de aplicación de fabricación, esta función provoca la aparición de líneas de propuesta de pedido en la hoja de demanda. Desde allí, el comprador puede editar, aprobar y convertir las líneas en líneas de pedido de transferencia o compra, mediante el proceso Ejecutar mensajes acción-Dem.

Líneas creadas manualmente También es posible crear líneas manualmente en la hoja de demanda. Esto podría ser práctico en el caso de que los departamentos o las personas utilizaran una hoja para listar los productos necesarios. En tal caso, sería responsabilidad del comprador aprobar las líneas de propuesta de pedido y crear pedidos mediante el proceso Ejecutar mensajes acción-Dem.


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Demuestre sus habilidades: calcular un plan de reposición a partir de la hoja de demanda

1. En el producto 1330 de Cronus, cambie el valor del campo Cantidad a pedir de 100 a 300, de forma que tenga la siguiente configuración:

Existencias= 100 Política reaprov. = Cdad. fija reaprov. Ciclo reaprovisionamiento = 1M Punto pedido = 100 Cantidad a pedir = 300

2. Cree las siguientes líneas de pedido de venta:

40 unidades con una fecha de envío 5 días después de la fecha de trabajo. 60 unidades con una fecha de envío 10 días después de la fecha de trabajo. 70 unidades con una fecha de envío 20 días después de la fecha de trabajo.

3. Cree la siguiente línea de pedido de compra:

50 unidades con una fecha de recepción esperada 15 días después de la fecha de trabajo.

Calcule un plan a partir de la hoja de demanda y explique las líneas de propuesta de pedido resultantes.


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Capítulo 7: Cargos de producto

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CAPÍTULO 7: CARGOS DE PRODUCTO Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Configuración de cargos de producto • Cargos de producto de compra • Cargos de producto de venta • Deducciones de venta y compra


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Introducción Disponer de una información de contabilidad de costes precisa y relevante es un requisito previo fundamental para la toma de decisiones eficaz y competente en cualquier empresa. Como mínimo, las empresas registran y analizan los registros de costes derivados de los datos de factura de sus transacciones de compra y venta. Sin embargo, como el coste de distribución, manipulación y transporte de mercancías constituye en muchas empresas una parte de los costes totales de inventario mayor que los costes de fabricación y compra directa, la contabilización de estos costes se convierte en una necesidad fundamental. Algunos ejemplos de estos costes adicionales son el seguro, el coste de transporte, las aduanas o cualquier otro coste relacionado con los servicios de entrega y transporte. Además, la posibilidad de reunir estadísticas detalladas de costes de los productos adquiere importancia al determinar el coste de las mercancías vendidas y contabilizar los gastos de venta adicionales que afectan al cálculo de beneficios. En el primer caso, la estructura de costes de la empresa debe tener capacidad para permitir la asignación de costes de adquisición adicionales que representen los gastos (costes inventariables) relacionados con la compra. En el segundo caso, los costes adicionales producidos como parte de una transacción de venta deben vincularse directamente a la venta en cuestión como gastos (costes no inventariables) para calcular los beneficios con precisión. En Microsoft® Business Solutions–Navision®, los contables pueden utilizar el gránulo Cargos producto para contabilizar los costes inventariables y no inventariables relacionados con las transacciones de compra y venta respectivamente. Los cargos de productos representados, por ejemplo, por el coste de una factura de compra de un transportista por la entrega de un envío de un proveedor se pueden asignar a un documento de recepción. Cuando se registra este cargo de producto, que se identifica por su categoría, pasa a formar parte del coste total de los productos a los que se asignó. Además, la solución de cargo de producto es flexible e incorpora una función que permite al usuario registrar el coste adicional independientemente del tiempo de registro del documento de compra o venta asociado. Es decir, los cargos de producto pueden asignarse a la entrega después de haberla registrado como recibida y facturada e incluso después de haber vendido los productos correspondientes. El mecanismo de valoración de costes del sistema garantiza la inclusión de estos costes en los cálculos del valor de inventario y del coste de las mercancías vendidas. La funcionalidad del gránulo permite asignar el coste del cargo en función de la cantidad y el importe.


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Además del objetivo principal de ayudar a las empresas a identificar y contabilizar costes de venta y descarga adicionales, la funcionalidad del gránulo Cargos producto es tan versátil que puede utilizarse para gestionar otras situaciones de compra y venta. Por ejemplo, en una situación de devolución de venta en la que no es necesario devolver físicamente los productos a la empresa, se puede utilizar un cargo de producto para registrar fácilmente un importe de deducción (en forma de abono). Otro ejemplo sería el cobro a un cliente de los gastos de transporte relacionados con la entrega de envíos o el cobro de cargos de reaprovisionamiento relacionados con las devoluciones. En este capítulo, se describen las múltiples posibilidades que incorpora el gránulo Cargos producto y se explica cómo el sistema puede ayudar a las empresas a lograr un control óptimo de los costes y crear una base fiable a partir de la cual poder tomar decisiones basadas en datos. Los escenarios de uso más importantes incluidos en este capítulo se agrupan en los siguientes apartados:

• Cargos de producto de compra • Cargos de producto de venta • Deducciones de venta y compra

Para obtener más información acerca de los principios y el mecanismo de registro relacionados con los cargos, consulte el manual de formación de Valoración de existencias.

Configuración de cargos de producto La configuración de cargos de producto forma parte de la configuración financiera general. Las empresas pueden configurar distintos números de cargos de producto para distinguir los tipos de cargo que desean contabilizar y para crear estadísticas de costes y ventas. Cronus ha configurado una serie de cargos de producto que son habituales en sus operaciones empresariales. En el menú Gestión financiera, haga clic en EXISTENCIAS→CONFIGURACIÓN→CARGOS PRODUCTO. Aparecerá la ventana Cargos prod. Al igual que ocurre con los productos, es necesario especificar un grupo contable de producto y un grupo de registro de IVA de producto para los cargos de producto que permita al sistema determinar la cuenta en la que debe registrarse el cargo. Una vez configurado, podrá seleccionarse un tipo de cargo de producto apropiado en una línea de documento de compra (venta). No existen límites con respecto a lo que las empresas pueden incluir en la categoría de cargos de producto.


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Cargos de producto de compra Al comprar mercancías de los proveedores, las empresas a menudo incurren en gastos adicionales como flete, gastos de manipulación, impuestos de importación, etc., que conforman los costes totales de descarga de la compra y, por lo tanto, deben incluirse en el cálculo del valor de las existencias y el coste de las mercancías vendidas. Por otro lado, en función de la naturaleza de sus acuerdos de venta, las empresas pueden pagar además estos costes cuando entregan envíos a los clientes. En tal caso, estos costes son gastos no inventariables que afectan al cálculo de beneficios globales de la empresa. En ambas situaciones, los contables pueden utilizar el sistema para registrar los costes adicionales como un tipo de coste independiente y vincularlos directamente a los productos con los que se relacionan. En Microsoft Navision estos costes se denominan cargos de producto. El registro de cargos de producto se puede realizar de dos formas:

• Como un documento independiente (pedido de compra/factura) Normalmente, es una opción factible cuando la factura por el importe

del coste se recibe después de haber registrado el documento de compra original o si el cargo debe asignarse al documento de venta.

• En el propio documento de compra Se puede elegir esta opción cuando se conoce el importe del cargo

en el momento de registrar la recepción de productos relacionados con el cargo.

Como ayuda adicional, el sistema puede proponer además una asignación del cargo de producto a las líneas de documento seleccionadas, que pueden modificarse si es necesario.

Gestión del coste directo adicional como cargo de producto Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 1 Una vez producida la entrega del envío anterior del proveedor 10000 (número de documento 106006), el departamento de contabilidad de Cronus recibe una factura por 100 DL del mismo proveedor, por los servicios de transporte prestados en relación con esta entrega. Los contables deben registrar ahora en el sistema estos costes de descarga adicionales y asignarlos a la compra en cuestión.


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Como ya se ha registrado el pedido de compra con la entrega mencionada, los gastos de transporte adicionales deben registrarse en una factura independiente:

1. Abra una factura de compra y rellene la cabecera con los detalles del proveedor.

2. En el campo Tipo de la línea, seleccione Cargo (Prod.). En el campo Nº, seleccione C-FLETE como el tipo de cargo relacionado con el flete.

3. En el campo Cantidad, escriba 1 y en el campo Coste unit. directo excl. IVA introduzca 100. Este modo de introducir los detalles del cargo es apropiado cuando el importe total de la factura se aplica a toda la entrega del pedido.

El cargo debe asignarse al pedido de compra registrado (número de pedido 106006):

4. Seleccione la línea de cargo de producto y haga clic en LÍNEA→ASIGNACION CARGOS PROD. También puede hacer clic en el AssistButton del campo Cdad. a asignar de la línea de compra.

Se abre la ventana Asigna cargo prod. (compra), que aparece vacía. Esto refleja el hecho de que se está asignando un cargo de producto a un documento ya registrado y no a una línea de pedido que se haya creado en el mismo documento como el cargo de producto. En el último caso, las líneas de pedido aparecerían en la ventana Asigna cargo prod. (compra).

Para asignar un importe de cargo a un documento registrado, el usuario debe recuperarlo mediante las funciones Traer línea. Dado que, según el escenario 1, la factura de transporte hace referencia a un pedido de compra, el usuario debe recuperar las correspondientes líneas de recepción registradas:

5. En la ventana Asigna cargo prod. (compra), haga clic en ACCIONES→TRAER LÍNS. RECEP. Aparecerá la ventana Líns. recep. compra.

NOTA: los cargos de producto pueden asignarse a cualquier documento registrado de salida (envío de devolución y envío de venta) y entrada (recepción de devolución y recepción de transferencia).

6. Busque el número de pedido 106006 (N° documento de recepción registrada 107023), seleccione las cuatro líneas de pedido y haga clic en Aceptar.


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El sistema copia las líneas seleccionadas en la ventana Asigna cargo prod. (compra). Ahora el usuario puede elegir asignar el importe del cargo de forma manual introduciendo los valores en el campo Cdad. a asignar de todas las líneas, o utilizar la función del sistema para realizar asignaciones automáticamente. En el segundo caso, el importe del cargo total puede asignarse de forma equitativa entre las líneas o de forma proporcional en función del importe de línea.

Asigne automáticamente el cargo según el importe:

7. Haga clic en ACCIONES→SUGERIR ASIGNACIÓN CARGO PROD. Seleccione Importe y haga clic en Aceptar.

El importe del cargo de 100 DL se distribuye proporcionalmente entre las líneas de pedido de compra.

Observe que, en la parte inferior de la ventana Asigna cargo prod. (compra), hay campos de estado que muestran el importe total del cargo que se va a asignar, la cantidad de este importe que ya se ha asignado y la cantidad que queda por asignar, expresados como cantidad e importe.

8. Cierre la ventana Asigna cargo prod. (compra).

Se actualizará el campo Cdad. a asignar de la línea de factura de compra.

9. Dado que el sistema está configurado para solicitar un número de factura de proveedor, escriba unos caracteres en el campo Nº factura proveedor.

10. Registre la factura. Como resultado de este registro, el sistema ha creado un vínculo entre los productos del pedido de compra seleccionado y el cargo de producto. En concreto, como el valor del coste (coste de descarga total) de los productos comprados anteriormente se ha incrementado por el importe del cargo, sin que haya aumentado la cantidad real, el sistema ha creado un movimiento de valoración adicional vinculado al movimiento de producto de la recepción de compra registrada.

Vea los movimientos de valoración relacionados con el movimiento de producto del producto 1928-W que se creó como resultado del registro del pedido de compra (número de recepción 107023) y el cargo de transporte:

11. En el menú Compras, haga clic en HISTORIAL→HISTÓRICO ALBARANES.

12. Busque la recepción de compra registrada 107023. Navegue hasta los movimientos de producto:


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No se ha modificado la cantidad.

13. Seleccione el primer movimiento de producto del producto 1928-W (registrado en el almacén Verde) y abra los movimientos de valoración relacionados (presione CTRL + F5).

Se ha creado un nuevo movimiento de valoración del tipo Coste directo que representa el coste adicional de la factura de transporte.

NOTA: en el manual de formación de Valoración de existencias encontrará más información sobre los principios de la contabilidad de existencias en Microsoft Navision.

En función del movimiento de valoración se incluye el importe del cargo en los cálculos de costes y beneficios. Si es necesario, los contables pueden reunir información estadística específica para cada categoría de cargo de producto.

14. En el campo Muestra como líneas de la ventana Estadísticas producto, seleccione Especif. cargo prod. comp.:


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NOTA: puesto que la asignación de un cargo de producto modifica el importe de coste del producto sin cambiar la cantidad del movimiento registrado, los cargos de producto pueden utilizarse para corregir errores relacionados con valores que a menudo se producen en la fase inicial de la implementación del sistema.

Gestión de costes no inventariables como cargos de producto Además de disponer de estadísticas detalladas sobre el coste de descarga de las existencias, muchas empresas consideran importante contabilizar los costes no inventariables. Esta categoría de costes es especialmente importante en los casos en que las empresas incurren en gastos de transportes que afectan a los cálculos de rentabilidad, o si gestionan existencias que son propiedad del proveedor y, por tanto, no llevan su propio inventario (el modelo contable que se utiliza en estos casos suele denominarse minorista). NOTA: el modelo minorista puede ilustrarse mediante un escenario en el que la filial de una empresa opera como oficina de ventas y no tiene inventario alguno en sus instalaciones. Todas las ventas podrían realizarse mediante envío directo, registrando los ingresos por ventas en la filial. Las oficinas centrales enviarían periódicamente facturas de compra a la filial por el precio de coste de los productos vendidos. Estos costes, registrados como cargos de producto relacionados con las ventas, se registrarían como gastos de ventas (coste no inventariable) y se calcularían los beneficios de la filial. Tal y como se ha mencionado anteriormente, los contables pueden utilizar la funcionalidad de cargos de producto para contabilizar los costes no inventariables producidos en las transacciones de ventas. El procedimiento de registro es esencialmente idéntico al que se ha descrito en la sección anterior, con la diferencia de que el importe del cargo de producto se asigna a documentos de salida (envíos de venta y devolución registrados).


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Demuestre sus habilidades: gestión de cargos de producto Escenario: Tiene un pedido de compra pendiente del proveedor 10000. El número de pedido es 106009. Además, recibe del proveedor una factura de 150 DL por el servicio de transporte de este pedido.

Todos los niveles Su tarea es registrar estas facturas adicionales en el sistema y asegurarse de que los costes de existencias se actualizan correctamente.


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Cargos de producto de venta Gestión de cargos de producto de venta En la sección anterior se presentó la funcionalidad de cargos de producto y se ilustró el modo de utilizar esta funcionalidad para gestionar costes adicionales directos y no inventariables (costes de transporte, embalado, seguro, aduanas, etc.) en los que puede incurrir una empresa como parte de una transacción de compra y/o venta. Cuando un cliente debe pagar estos costes adicionales, debe considerarse como una transacción de venta normal en la que no intervienen productos físicos. La empresa puede registrar los importes de los costes como cargos de producto de venta y vincularlos al documento de salida relevante, es decir, las recepciones de envío y devolución de venta. De esta forma, la empresa puede crear estadísticas detalladas de las cifras de ventas e ingresos. Los principios del registro y la asignación de los cargos de producto de venta son idénticos a los de los cargos de producto de compra, por lo que no se repetirán con mayor detalle en esta sección. En el siguiente escenario se destacan los puntos principales:

Escenario 2 Después de realizar varios envíos al cliente 20000 en enero, el día 31/01/01, el departamento de envíos de Cronus informa al departamento de contabilidad de que han asegurado, a petición del cliente, todos los envíos por un importe total de 40 DL. El contable debe facturar al cliente los costes de seguro adicionales del pedido en cuestión y asegurarse de que estos importes de costes quedan reflejados en las estadísticas de venta de los productos a los que se aplican los costes de seguro.

1. Agregue una nueva categoría de cargo de producto denominada Seguro a la lista de cargos de producto de la empresa. Configúrela con los mismos grupos contables y de registro de IVA que los demás cargos de producto.

2. Cree una factura de venta con la fecha de registro 31/01/01 para el importe del seguro de 40 DL que se cargará al cliente 20000.

Preste atención al hecho de que el cargo se vende al cliente en lugar de contabilizarse como coste para la empresa, por lo que el importe del cargo debe introducirse en el campo Precio venta excl. IVA.

NOTA: el sistema no permite registrar automáticamente los costes asociados a un cargo como parte del registro de una línea de cargo de un documento de venta. Los costes relacionados con un cargo deben registrarse directamente en una cuenta apropiada como un gasto o como un cargo de producto de un documento de compra.


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3. Asigne el cargo de seguro a todas las líneas de venta enviadas al cliente 20000. Utilice la función Traer líneas alb. venta de la ventana Asignación cargo prod. (ventas) para recuperar las líneas.

4. En la ventana Asignación cargo prod. (ventas), asigne el cargo a todas las líneas en función de los importes de línea.

5. Registre la factura de venta.

Como resultado, el sistema crea movimientos de valoración vinculados a los movimientos de producto de las ventas originales y, a partir de éstos, crea estadísticas de ventas para actualizar los productos vendidos anteriormente.

6. Visualice las estadísticas de cálculo de beneficios del producto 1928-S.

El importe 4,02 DL se incluye ahora en los cálculos de ingresos y beneficios. Si es necesario, los contables pueden reunir información estadística específica para cada categoría de cargo de producto.


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Deducciones de venta y compra Tal y como se mencionó en la introducción, una de las principales funciones del gránulo de Cargos producto es facilitar el registro de los cambios de costes de transacciones e importes de precio de los productos sin que por ello se vea afectada la información de disponibilidad de los productos. Como se ha demostrado en las secciones anteriores, este principio subyacente puede tener diversas aplicaciones en la gestión del flujo financiero de las transacciones de compra y venta. En esta sección, se ilustra el uso de los cargos de producto en lo relativo a deducciones de compra y venta. El término Deducción suele utilizarse en relación con las devoluciones. Por ejemplo, en los casos en que el cliente recibe los productos dañados, la empresa puede ofrecerle la opción de conservar los productos dañados y pagar un precio reducido en lugar de devolverlos físicamente. En tal caso, el cliente recibiría una deducción de venta en forma de abono por el importe reducido. Igualmente, para corregir una entrega con el precio incorrecto (sin la devolución física de los productos), el proveedor debe emitir una deducción para la empresa, que registraría dicho importe como abono de compra de un tipo de cargo de producto. Encontrará más información sobre las devoluciones de compra y venta en el capítulo 9 “Gestión de solicitudes” de este manual de formación. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 3 Después de entregar y facturar un envío al cliente 10000, el vendedor de Cronus descubre que el precio del producto 1964-W del envío es incorrecto, concretamente, un 15% más del precio acordado. El número del envío es 102030. Debería compensarse al cliente por la diferencia. Como los productos están en perfectas condiciones, no se devolverán a Cronus.


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El contable debe emitir un abono de un tipo de cargo de producto:

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→ABONOS para crear un nuevo abono.

2. Introduzca los datos de cabecera de cliente 10000. Escriba los detalles de la línea de cargo (puede utilizar la función Copiar líneas para recuperar la información de precio del documento de envío).

3. Seleccione Deducciones venta como tipo de cargo de producto.

4. En el campo Cantidad, escriba 1 y en el campo Precio venta excl. IVA, escriba 438 (el 15% del precio total del pedido, 2.920 DL):

5. Asigne el cargo a la línea de ventas del producto 1964-W en el número de envío registrado 102034.

6. Registre el abono.

Se han actualizado las estadísticas de venta del producto y el cliente sin modificar la cantidad original del envío (ni, por lo tanto, la disponibilidad del producto).


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Demuestre sus habilidades: gestión de la deducción de compra

Escenario: Al recibir y facturar un envío (nº 107019) del proveedor 10000, el administrador de inventario descubre que dos unidades del producto 70011 tenían un ligero defecto en la superficie de cristal. El administrador de inventario se pone en contacto con el proveedor para explicarle el problema, y éste ofrece a Cronus la oportunidad de conservar los productos por un precio reducido (en un 40%). Cronus recibe un abono del proveedor.

Todos los niveles Su tarea es registrar este acuerdo en el sistema y asegurarse de que la transacción queda reflejada en las estadísticas del producto.


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2.

3.


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Capítulo 8: Compromiso de entrega de pedido

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CAPÍTULO 8: COMPROMISO DE ENTREGA DE PEDIDO


• Introducción • Compromiso de entrega de pedidos a clientes • Estimación de recepciones de pedidos de compra • Estimación de recepciones de pedidos de transferencia


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Introducción Debido a las nuevas tecnologías y al número y rapidez de las transacciones, muchas empresas se ven obligadas a gestionar cantidad de pequeños pedidos y tratar con clientes selectivos y exigentes. Bajo estas circunstancias, es muy importante proporcionar a los clientes información exacta sobre entregas de pedidos, así como estimar la recepción de los pedidos enviados por los proveedores. En Microsoft® Business Solutions–Navision®, la funcionalidad de cálculo de fecha y la función Compromiso de entrega de pedidos son la piedra angular de la gestión de los pedidos de venta. El sistema calcula las fechas de entrega y envío para cumplir los requerimientos de los clientes según las fechas de disponibilidad. El sistema emplea dos conceptos:

• Disponible para comprometer (ATP) • Capaz de comprometer (CTP)

ATP se utiliza junto con la funcionalidad de cálculo de fecha y se basa en el sistema de reserva de existencias. Cuando se utiliza la función ATP, el sistema lleva a cabo una comprobación de la disponibilidad de una porción (no reservada) de las existencias de la empresa que está sin comprometer en función de la producción planificada, compras, transferencias y devoluciones de ventas. El cálculo de la fecha de entrega al cliente se basa en la fecha de disponibilidad de los productos. CTP se utiliza para llevar a cabo escenarios del tipo "que pasaría si". Si no hay productos disponibles en existencias y no se han programado pedidos de entrada, el sistema puede calcular la fecha más temprana en la que los productos pueden estar disponibles, tanto si se producen como si se compran o se transfieren desde otro almacén. El sistema se basa en la fecha de disponibilidad de los productos para calcular la fecha de entrega al cliente, crear líneas de pedido para esta fecha y reservar las existencias. La función CTP incluye restricciones de capacidad en el cálculo y puede integrarse en la planificación de la producción, la fabricación, la transferencia y las compras. El nivel de CTP depende en gran medida del modelo seleccionado en el motor de la programación de capacidad. Mediante la funcionalidad de cálculo de fecha, las empresas también pueden realizar estimaciones relacionadas con las fechas previstas para las recepciones de pedidos de sus proveedores. Las posibilidades del sistema para ayudar a las empresas en la gestión de compromisos de entrega de pedidos y en la estimación de las recepciones de pedidos de compra y transferencia se describen e ilustran en los apartados siguientes.


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Para seguir los escenarios propuestos, recuerde instalar la base de datos limpia. De lo contrario, es posible que los resultados no coincidan con los descritos en este capítulo.

Compromiso de entrega de pedidos a clientes En este apartado, aprenderá cómo Microsoft Navision puede ayudar al personal de ventas a proporcionar información exacta sobre entregas de pedidos de venta a los clientes. Como se describió en el apartado anterior, para realizar esta tarea, el personal de venta puede utilizar la funcionalidad de cálculo de fecha que se relaciona con la opción disponible para comprometer. También pueden complementarlo con la función Compromiso de entrega de pedidos, que se relaciona con la opción capaz de comprometer. La funcionalidad del cálculo de fecha se construye sobre series de cálculos que se basan en un número de fechas y horas. Para entender mejor esta funcionalidad, sugerimos que primero se familiarice con la terminología y definiciones de las fechas y horas claves que utiliza y calcula el sistema. A continuación, puede aprender una serie de cálculos que se basan en las interrelaciones entre las fechas y las horas. Teniendo esto presente, puede aprender lo siguiente:

• Cómo configurar el sistema para utilizar la funcionalidad de cálculo de fecha y la función Compromiso de entrega de pedidos

• Cómo ayuda el sistema al personal de ventas en la gestión del proceso de compromiso de entrega de pedidos, según los requerimientos del cliente y la disponibilidad del producto

Definiciones Fecha de entrega requerida: La fecha que solicita el cliente para que se entregue el pedido en la dirección de su empresa. Esta fecha debe introducirse manualmente para que intervenga en el cálculo de la fecha. Fecha de entrega prometida: La fecha que ha prometido la empresa para que se entregue el pedido en la dirección del cliente. Esta fecha debe introducirse manualmente para que intervenga en el cálculo de la fecha. Fecha de entrega planificada: La fecha que ha planificado la empresa para que se entregue el pedido en la dirección del cliente. Esta fecha la calcula el sistema. Si ya existe una fecha de entrega requerida, la fecha de entrega planificada será la misma. Fecha de envío planificada: La fecha en la que termina el proceso de picking y salen los productos del almacén. Esta fecha la calcula el sistema. Fecha de envío: La fecha en la que un producto debe estar disponible en existencias. El proceso de picking puede comenzar en esta fecha. Esta fecha la calcula el sistema.


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Tiempo de manipulación de almacén de salida: El tiempo que lleva realizar el picking, el embalado y el etiquetado de los productos de un pedido. Hora de envío: El tiempo que transcurre entre la salida de los productos del almacén y la entrega en la dirección del cliente.

Cálculos Mediante la funcionalidad de cálculos de fecha, un vendedor puede proporcionar a un cliente la fecha exacta en la que se entregarán los pedidos en su dirección. El sistema ayuda al vendedor de dos formas:

• Calcula la fecha de entrega más temprana posible cuando el cliente no ha solicitado una fecha de entrega, teniendo en cuenta la disponibilidad de los productos

• Comprueba si la fecha de entrega solicitada por el cliente/prometida por el vendedor es realista, teniendo en cuenta la disponibilidad de los productos

Para llevar a cabo estas dos acciones, el sistema realiza una serie de cálculos que se basan en las fechas que ha introducido el vendedor y en la información configurada en el sistema. La relación entre las fechas y las horas utilizadas en los cálculos se ilustra en el esquema siguiente: Fecha de envío Fecha de envío

planificada Fecha de entrega planificada

Hora manipulación

almacén salida Hora de envío

Para calcular la fecha de entrega más temprana para los pedidos en los que el cliente ha solicitado una fecha de entrega, el sistema iguala la fecha de envío a la fecha de trabajo actual y basa la fecha de disponibilidad en este dato. Si los productos están disponibles en esa fecha, el sistema realiza un cálculo hacia adelante para determinar la fecha en la que el pedido puede entregarse en la dirección del cliente. Estos cálculos pueden representarse mediante las fórmulas siguientes: Fecha de envío + Hora manipulación almacén salida = Fecha de envío planificada y Fecha de envío planificada + Hora de envío = Fecha de entrega planificada


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Para verificar si la fecha de entrega requerida por el cliente (o prometida por el vendedor) se puede cumplir, el sistema iguala la fecha de entrega planificada a la fecha de entrega requerida (o prometida) y realiza un cálculo hacia atrás para determinar la fecha en la que los productos deben estar disponibles para cumplir la solicitud del cliente (o la promesa del vendedor). Estos cálculos pueden representarse mediante las fórmulas siguientes: Fecha de entrega planificada - Hora de envío = Fecha de envío planificada y Fecha de envío planificada - Hora manipulación almacén salida = Fecha de envío Para realizar la comprobación de disponibilidad, el sistema utiliza la fecha de envío, que es la fecha de disponibilidad calculada. Si los productos están disponibles en esta fecha, el sistema confirma que la fecha de entrega requerida (o prometida), se puede cumplir igualando la fecha de entrega planificada a la fecha de entrega requerida (o prometida). De esta forma, la interfaz entre la funcionalidad de tiempo y la comprobación de disponibilidad recae en la fecha de envío. Si el sistema determina que los productos no están disponibles en la fecha de trabajo actual (cuando no hay una fecha de entrega requerida, o prometida) o en la fecha de disponibilidad calculada (cuando hay una fecha de entrega requerida, o prometida), el vendedor puede optar por utilizar la funcionalidad CTP de Compromiso de entrega de pedidos. Basado en las fechas nuevas, el sistema vuelve a calcular todas las demás fechas relacionadas según las fórmulas definidas anteriormente. El sistema también vuelve a calcular todas las fechas relacionadas si un vendedor elige modificar manualmente cualquiera de las fechas implicadas en los cálculos de fecha. Existe un orden de prioridad que el sistema tiene en cuenta al utilizar las fechas introducidas en la cabecera de ventas cuando calcula todas las fechas relacionadas de las líneas. Estas prioridades se ilustran en la tabla siguiente:

Fecha de entrega prometida

Fecha de entrega requerida

Fecha de envío

Prioridad 1 Prioridad 2 No se introduce Prioridad 3 No se introduce No se introduce

El sistema toma la fecha con la prioridad más alta como punto de partida para el cálculo.


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Configuración del cálculo de fecha para pedidos de venta La configuración del cálculo de fecha para pedidos de venta consta de tres elementos:

• La configuración del tiempo de manipulación de almacén de salida: Se trata del tiempo que lleva realizar el picking, el embalado y el etiquetado de los productos de un pedido antes del envío. El sistema utiliza el tiempo de manipulación de almacén de salida en el cálculo de la fecha de entrega planificada o la fecha de envío

• La configuración de la Hora de envío: esta configuración puede incluir definiciones de los tipos de servicios que puede ofrecer el transportista de la empresa junto con sus correspondientes horarios de envío

• La configuración del Intervalo del test de disponibilidad: se trata del periodo en el que el sistema llevará a cabo el cálculo de disponibilidad

Configuración del tiempo de manipulación de almacén de salida Las empresas pueden configurar el tiempo de manipulación de almacén de salida de dos formas:

• En la ficha de configuración de existencias • En la ficha de almacén. Si una empresa tiene más de un almacén,

se debe configurar la hora de manipulación en cada uno de ellos. Esta configuración tiene prioridad sobre la de la ficha de configuración de existencias

A continuación, configure el tiempo de manipulación de almacén de salida del almacén Azul:

1. En el menú Almacén, haga clic en CONFIGURACIÓN→ALMACENES.

2. Seleccione la ficha del almacén Azul y haga clic en la pestaña Almacén.

3. En el campo Tiempo manip. alm. salida, escriba 1D.

Esto significa que el personal del almacén Azul necesita un día para llevar a cabo los procesos de picking, embalado y etiquetado.


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Configuración de la hora de envío Dado que la hora de envío puede variar según el tipo de servicio de envío que ofrecen las agencias de transporte de las empresas, éstas tienen la opción de configurar la hora de envío por servicio de transportista. Tanto la configuración de horas de envío como la de servicios de transportista, pueden vincularse a clientes. Por tanto, cada vez que un vendedor realiza un pedido de venta para un cliente determinado, el sistema utiliza la hora de envío asociada a la configuración del servicio del transportista de este cliente en el cálculo de la fecha de entrega planificada de este pedido. Las empresas también pueden elegir configurar la hora de envío para cada cliente, independientemente del servicio de transportista que tenga asociado. Para ello se introduce la información en el campo Tiempo envío de la pestaña Envíos de la ficha del cliente. En este caso, se sustituye la hora de envío asociada al servicio de transportista correspondiente. Para que el sistema utilice la hora de envío según los transportistas y servicios seleccionados, las empresas deben configurar primero los transportistas y definir los servicios que ofrecen. En Cronus, se han configurado cuatro transportistas en el sistema:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→TRANSPORTISTAS.

Para cada uno de los transportistas, la empresa configura un número de servicios que difieren en las horas de envío.

2. Seleccione el transportista DHL y haga clic en LÍNEA→SERVICIOS TRANSPORTISTA. Aparece la ventana Servicios transportista:

A continuación, se muestra el procedimiento para vincular un servicio de transportista a un cliente determinado. Configure el transportista FEDEX y el servicio de transportista Día siguiente para el cliente 20000.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CLIENTES. Seleccione la ficha del cliente 20000 y haga clic en la pestaña Envíos.

2. En el campo Cód. transportista, seleccione FEDEX y presione Entrar.

3. En el campo Cód. servicio transportista, seleccione DÍA SIG. y presione Entrar.

El sistema rellena el campo Tiempo envío con 1D.


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La próxima vez que un vendedor realice un pedido de venta para este cliente, el sistema copiará la información de los servicios del transportista y la hora de envío de la ficha del cliente a los campos correspondientes de la pestaña Envíos del pedido de venta.

Configuración del intervalo de test de disponibilidad Es necesario configurar un intervalo de test de disponibilidad en la ficha de información de la compañía. En el menú Administración, haga clic en CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→INFORMACIÓN EMPRESA. Haga clic en la pestaña Envíos. Observe que el campo Periodo cálculo disponib. contiene el valor 90D y que el campo Longitud periodo calc. disp. contiene el valor Semana. Esto significa que cuando un vendedor ejecuta la función ATP, el sistema comprueba la disponibilidad de productos durante un periodo de 90 días comenzando por el día actual y realizando las comprobaciones semana a semana. La comprobación de disponibilidad de periodo refleja el acuerdo entre la empresa y sus clientes, indicando el periodo máximo de tiempo que los clientes están dispuestos a esperar para satisfacer sus demandas de pedidos.

Configuración de la función Compromiso de entrega de pedidos Para configurar la función Compromiso de entrega de pedidos, la empresa debe especificar ciertos parámetros que el sistema tiene que utilizar en los cálculos de las entregas de pedidos. Entre ellos, los parámetros de tiempo que el sistema debe utilizar para calcular la disponibilidad de productos y qué hoja de trabajo debe utilizar el sistema para almacenar la información. Configure la función Compromiso de entrega de pedidos en la ventana Config. compromiso entrega pedido. Puede obtener más información sobre cómo configuración los parámetros de la ventana Config. compromiso entrega pedido en el tema “Configuración del compromiso de entrega de pedido” de la Ayuda en pantalla. En Cronus, la configuración de compromiso de entrega de pedido incluye los parámetros siguientes: En el menú Ventas y Marketing, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONFIG. COMPR. ENTREGA PED. para abrir la ventana Config. compr. entrega ped. Observe que el campo Plantilla compr. entrega ped. contiene el valor PLANIF. Esto significa que de forma predeterminada el sistema crea propuestas de reposición en la hoja de planificación.


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Compromiso de entrega de pedidos de venta Para ilustrar la funcionalidad del cálculo de fecha y la del gránulo Compromiso de entrega de pedido, se muestran a continuación una serie de escenarios basados en el ejemplo de Cronus. En estos ejemplos, se asume que el día actual es el 25 de enero de 2001 (25/01/01). Las ventanas que ilustran los escenarios de este apartado no representan la disposición estándar de las líneas de venta. Los campos relativos a fechas, que son Fecha entrega planificada, Fecha envío planificada y Fecha envío, se mueven hacia la izquierda y se insertan junto al campo Cantidad.

Compromiso de entrega de pedido de venta sin fecha de entrega requerida Los dos escenarios siguientes describen la situación en la que los clientes realizan pedidos sin requerir fecha de entrega. Estos escenarios son los siguientes:

• Los productos están disponibles para su envío en el día en que el cliente realiza el pedido

• Los productos no están disponibles Lea el siguiente ejemplo.

Escenario 1 El cliente 10000 de CRONUS realiza un pedido de 100 unidades del producto 70002. El cliente no especifica ninguna fecha para la entrega. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta e indica al cliente la fecha en la que se espera que llegue el pedido. Cree un pedido de venta de 100 unidades del producto 70002 para el cliente 10000:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS. Presione F3.

2. En el campo Venta a-Nº cliente, seleccione el cliente 10000.

3. Deje en blanco el campo Fecha entrega requerida.

4. En el campo Nº, seleccione el producto 70002 y, en el campo Cantidad, introduzca 100.


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Preste atención a los campos Fecha entrega planificada, Fecha envío planificada y Fecha envío de las líneas de venta:

El sistema rellena estos campos con fechas calculadas hacia adelante, igualando la fecha de envío a la fecha del pedido, es decir, 25/01/01. Primero, el sistema realiza la comprobación de disponibilidad de la cantidad solicitada del producto 70002 en el almacén Azul en la fecha actual. Cuando la comprobación de disponibilidad muestra que hay producto disponible en la fecha actual, el sistema realiza el cálculo hacia adelante, tomando esta fecha como punto de partida para los cálculos. Basándose en la información de que el tiempo de manipulación de almacén de salida es un día para este almacén, y que la hora de envío es un día para este cliente, el sistema calcula la fecha de envío planificada y la fecha de entrega planificada correspondientes. Basándose en estos cálculos, el vendedor puede informar al cliente de que el pedido se entregará en la dirección de éste en dos días. En el siguiente ejemplo, los productos no están disponibles para su envío en la fecha actual.

Escenario 2 El cliente 20000 de Cronus realiza un pedido de 30 unidades del producto 1968-S. El cliente no especifica ninguna fecha para la entrega. El pedido se enviará desde el almacén Verde. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta e indica al cliente la fecha en la que se espera que llegue el pedido.


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Cree un pedido de venta de 30 unidades del producto 1968-S para el cliente 20000:



3. Deje en blanco el campo Fecha entrega requerida. En el campo Cód. almacén de la pestaña Envíos, seleccione VERDE.

4. En el campo Nº, seleccione el producto 1968-S, y en el campo Cantidad, introduzca 30.

El sistema envía un mensaje de aviso de falta de stock.

Observe que el campo Fecha disponib. más cercana de la ficha del aviso contiene la fecha 30/01/01. Esto significa que se ha creado un pedido de transferencia, producción o devolución de venta para el producto 1968-S, y que la fecha de recepción prevista para este pedido es 30/01/01. El vendedor puede utilizar esta información para volver a calcular la fecha en la que se puede entregar el pedido de venta al cliente:

5. Haga clic en Sí en la ficha del aviso. En el campo Fecha envío de la línea de venta, introduzca 30/01/01 y presione Entrar.

El sistema vuelve a calcular la fecha de envío planificada y fecha de entrega planificada correspondientes:

Basándose en estos cálculos, el vendedor puede comprometerse con el cliente a que el pedido se entregue en su dirección el 01/02/01. NOTA: además de utilizar la fecha de disponibilidad más temprana que sugiere el sistema, el vendedor puede ejecutar la función CTP. Un ejemplo de cómo realizar esta operación se describe en relación en el escenario 4.


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Si por algún motivo el vendedor decide modificar la fecha de envío sugerida por el sistema a una fecha posterior, el sistema vuelve a calcular todas las fechas relacionadas.

NOTA: si el usuario modifica la fecha de envío en la cabecera y la comprobación de disponibilidad para las líneas de venta existentes muestra que los productos no están disponibles para la nueva fecha de envío, el sistema no envía un mensaje de falta de stock. El aviso sólo aparece cuando se modifica la fecha de envío en cada línea individual. En el pedido de venta de 30 unidades del producto 1968-S que ha creado para el cliente 20000, modifique la fecha de envío de 30/01/01 a 01/02/01:

6. En el campo Fecha envío de la línea de venta, cambie la fecha a 01/02/01.

El sistema realiza el cálculo hacia adelante para determinar las nuevas fechas de envío y entrega planificadas y rellena los campos correspondientes en las líneas de venta.

De forma parecida, si un vendedor decide cambiar la fecha de entrega planificada, el sistema realiza un cálculo hacia atrás para determinar en qué fecha estarán disponibles los productos (es decir, la fecha de envío). Basándose en esta nueva fecha y según la disponibilidad de productos, el sistema realizará cálculos hacia adelante como se describió en relación con los escenarios 1 y 2.

Compromiso de entrega de pedidos de venta con fecha de entrega requerida Los tres escenarios siguientes describen situaciones en las que los clientes realizan pedidos con fechas de entrega requeridas. Estos escenarios son los siguientes:

• Se puede cumplir la fecha de entrega requerida • No se puede cumplir la fecha de entrega requerida • Para cumplir una fecha de entrega requerida, la fecha de envío debe

ser anterior a la fecha actual El primer escenario se ilustra en el ejemplo siguiente.

Escenario 3 El cliente 50000 de Cronus realiza un pedido de 25 unidades del producto 70010. El cliente requiere que se entregue el pedido el 29/01/01. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta y comprueba si se puede cumplir la fecha de entrega requerida.


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Cree un pedido de venta de 25 unidades del producto 70010 para el cliente 50000:



3. En el campo Fecha entrega requerida, introduzca 29/01/01.

4. En la pestaña Envíos, en el campo Cód. almacén, seleccione Azul y presione Entrar.


Preste atención a los campos Fecha entrega planificada, Fecha envío planificada y Fecha envío de las líneas de venta:

– Fecha de entrega planificada – 29/01/01 – Fecha de envío planificada – 27/01/01 – Fecha envío – 26/01/01

El sistema rellena estos campos con fechas calculadas hacia atrás,

igualando la fecha de entrega planificada a la fecha de entrega requerida. El sistema verifica que los productos están disponibles para su envío en la fecha de envío calculada (26/01/01) y deja sin modificar la fecha de entrega planificada.

Basado en estos cálculos, el vendedor puede confirmar al cliente que su pedido se entregará en su dirección en la fecha de entrega requerida de 29/01/01.

Si, por algún motivo, el vendedor decide modificar la hora de envío y/o el tiempo de manipulación del almacén de salida, el sistema volverá a calcular todas las fechas relacionadas.

En el pedido de venta de 25 unidades del producto 70010 que ha creado para el cliente 50000, cambie el tiempo de manipulación del almacén de salida de uno a dos días:

6. En la pestaña Envíos, en el campo Tiempo manip. alm. salida, sustituya 1D por 2D. Presione Entrar.

7. Haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece.

El sistema vuelve a calcular la fecha de envío y verifica que los productos están disponibles para su envío en esta fecha. La fecha de entrega requerida queda sin modificar.


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El siguiente ejemplo, ilustra el escenario en el que no se puede cumplir la fecha de entrega requerida.

Escenario 4 El cliente 20000 de Cronus realiza un pedido de 30 unidades del producto 70200. El cliente requiere que se entregue el pedido el 28/01/01. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta y comprueba si se puede cumplir la fecha de entrega requerida. El pedido de venta se enviará desde el almacén Verde. Cree un pedido de venta de 30 unidades del producto 70200 para el cliente 20000:

1. Cree un nuevo pedido de venta.



4. En la pestaña Envíos, en el campo Cód. almacén, seleccione Verde y presione Entrar.

5. En el campo Nº, seleccione el producto 70200, y en el campo Cantidad, introduzca 30.

El sistema envía un mensaje de aviso de falta de stock.

Este mensaje aparece porque el sistema comprueba si la cantidad necesaria de producto está disponible para su envío el 26/01/01, que es el día en que debe enviarse el pedido para cumplir con la fecha de entrega del 28/01/01. La comprobación de disponibilidad muestra que los productos no están disponibles para ese día.

NOTA: si el usuario modifica la fecha de entrega requerida en la cabecera, y la comprobación de disponibilidad para las líneas de venta existentes muestra que los productos no están disponibles para la fecha de envío calculada, el sistema no enviará el mensaje de falta de stock. El aviso sólo aparece cuando se modifica la fecha de entrega requerida en cada línea individual.

Observe que el campo Fecha disponib. más cercana de la ventana del aviso no contiene fecha alguna. Esto significa que no se han creado pedidos de transferencia, producción o devolución de venta para el producto 70200.

6. Haga clic en Sí en la ventana del aviso.


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El vendedor puede utilizar la funcionalidad Capaz de comprometer del gránulo Compromiso de entrega de pedido para calcular cuándo puede estar disponible la cantidad requerida. El procedimiento siguiente ilustra la utilización de esta funcionalidad.

1. En la ventana Pedido venta, haga clic en PEDIDO→COMPROMISO ENTREGA. Aparece la ventana Líneas compromiso entrega pedido.

El sistema copia la información a los campos Fecha entrega requerida y Fecha envío original de la línea y la cabecera del pedido de venta, respectivamente.

2. Haga clic en CALCULAR→CAPAZ DE COMPROMETER.

El sistema comprueba cuándo puede estar disponible la cantidad de producto requerida si es que necesita producirse, transferirse o comprarse. A continuación, rellena el campo Primera fecha envío y, basándose en esta fecha, vuelve a calcular la nueva fecha de entrega planificada.


El sistema copia las fechas de los campos de la ventana Líneas compromiso entrega pedido en los campos correspondientes de las líneas de venta. Basándose en estos cálculos, el vendedor informa al cliente de que no se puede cumplir la fecha de entrega requerida. Al mismo tiempo, el vendedor puede informar al cliente que Cronus puede entregar el pedido tres días más tarde de la fecha requerida inicialmente, es decir, el 31/01/01. NOTA: una vez que el usuario ejecuta la función CTP, el sistema reserva la cantidad requerida para un pedido de venta determinado y crea una línea de propuesta de demanda en la Hoja planificación de Fabricación. Si el usuario cambia la fecha de entrega requerida después de ejecutar la función CTP, no se actualizarán las líneas de la hoja (demanda) de planificación.


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Si, en este momento, con el acuerdo del cliente, el vendedor decide mover la fecha de entrega requerida a otra distinta, el sistema volverá a calcular todas las fechas relacionadas. En el pedido de venta de 30 unidades del producto 70200 que ha creado para el cliente 20000, modifique la fecha de entrega requerida de 28/01/01 a 01/02/01:

1. En el campo Fecha entrega requerida, cambie de 28/01/01 a 01/02/01.


El sistema vuelve a calcular el resto de fechas de la manera descrita en los escenarios 3 y 4, y rellena los campos correspondientes de las líneas de venta.

De forma parecida, si el vendedor decide cambiar la fecha de envío planificada, el sistema volverá a calcular todas las fechas asociadas. Para ello, realizará un cálculo hacia atrás para determinar la nueva fecha de envío y un cálculo hacia adelante para determinar la nueva fecha de entrega planificada. Finalmente, imaginemos una situación en la que para cumplir la fecha de entrega requerida de un cliente, una empresa tiene que enviar el pedido antes de la fecha actual.

Escenario 5 El cliente 50000 de Cronus realiza un pedido de 20 unidades del producto 1988-S. El cliente requiere que se entregue el pedido el 27/01/01. El pedido se enviará desde el almacén Gris. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta y comprueba si se puede cumplir la fecha de entrega requerida. Cree un pedido de venta de 20 unidades del producto 1988-S para el cliente 50000:

1. Cree un nuevo pedido de venta.



4. En el campo Cód. almacén de la pestaña Envíos, seleccione GRIS.

5. En el campo Nº, seleccione el producto 1988.

El sistema realiza los cálculos y envía un mensaje que avisa que la fecha de envío es anterior a la fecha de trabajo. Haciendo clic en Aceptar, da su conformidad con la fecha de envío sugerida del 24/01/01.

6. En el campo Cantidad, introduzca 20.


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Observe que el campo Envío retrasado de la pestaña Envíos está activado. Indica al vendedor que el envío se ha retrasado con respecto a la fecha de entrega solicitada por el cliente o que la fecha de envío es anterior a la fecha de trabajo. El sistema no envía un mensaje de aviso. En esta situación, el vendedor tiene dos opciones:

• Aceptar la fecha de entrega planificada y, por consiguiente, la fecha de entrega requerida, y encontrar una solución interna para poder cumplirla

• Igualar la fecha de envío a la fecha actual, hacer que el sistema vuelva a calcular todas las fechas asociadas y sugerir una nueva fecha de entrega planificada

Compromiso de entrega de pedidos de venta en otras situaciones Cuando se crean pedidos de venta (con o sin fechas de entrega requeridas), los vendedores pueden encontrar situaciones en las que, por diversos motivos, prefieran enviar los pedidos en fechas distintas de las calculadas por el sistema. La práctica de enviar pedidos para un cliente en concreto en ciertos días de la semana (y, por tanto, con una programación de ruta fija) puede ser un ejemplo de este tipo de situaciones. Otro ejemplo son las situaciones en las que el envío de varias líneas de venta con distintas fechas de entrega planificadas es la opción más favorable tanto para el vendedor como para el cliente. En éstas y otras situaciones similares, los vendedores deben confirmar primero la fecha de entrega nueva con el cliente y, después, considerar esta fecha como la fecha de entrega comprometida. Una vez introducida esta fecha en el campo Fecha entrega prometida, el sistema iguala la fecha de entrega planificada con la fecha de entrega prometida y calcula todas las fechas asociadas de la misma forma que en el caso de la fecha de entrega requerida. Lea el siguiente ejemplo:


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Escenario 6 El cliente 50000 de Cronus realiza un pedido de 10 unidades del producto 1908-S, 15 unidades del producto 1964-S y 90 unidades del producto 1906-S. El cliente requiere que se entregue el pedido el 28/01/01. El pedido de venta se enviará desde el almacén Verde. Un vendedor de Cronus crea un pedido de venta y comprueba si se puede cumplir la fecha de entrega requerida.

1. Cree el pedido de venta para el cliente 50000.

Cuando se crea una línea de venta para el pedido 1906-S, cambie la fecha de envío de 25/01/01 a 31/01/01 (que es la fecha de disponibilidad más temprana para este producto como sugiere el sistema mediante el mensaje de falta de stock).

El pedido contiene ahora tres líneas de venta con fechas de envío distintas:

Para enviar los tres productos en la misma fecha, el vendedor obtiene la aceptación del cliente para entregar el pedido el 03/02/01.

2. En el campo Fecha entrega prometida, escriba 03/02/01.


El sistema volverá a calcular todas las demás fechas y rellenará los campos correspondientes en las líneas de ventas.


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Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido a un cliente

Escenario: El cliente 50000 de Cronus realiza un pedido de 50 unidades del producto 70040. El cliente requiere que se entregue el pedido el 27/01/01. El pedido se enviará desde el almacén Gris.


1. Cree el pedido de venta y compruebe si se puede cumplir la fecha de entrega requerida.

2. Si no se puede cumplir la fecha de entrega requerida, averigüe cuándo se puede entregar el pedido. Para ello, puede utilizar la función CTP.

3. Suponga que el cliente no está satisfecho con la nueva fecha de entrega. Usted, no obstante, se compromete a entregar el pedido un día antes y buscará la forma de poder cumplir con la fecha comprometida.


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Estimación de recepciones de pedidos de compra En este apartado, aprenderá a utilizar la función Compromiso de entrega de pedidos al realizar estimaciones de recepciones de pedidos de compra. Para entender mejor esta funcionalidad, sugerimos que primero se familiarice con la terminología y las definiciones de las fechas y horas claves que calcula y utiliza el sistema. A continuación, puede aprender una serie de cálculos que se basan en las interrelaciones entre las fechas y las horas. Teniendo esto presente, puede aprender lo siguiente:

• Cómo configurar el sistema para poder utilizar la funcionalidad de cálculo de fechas

• Cómo ayuda el sistema al personal de compras en la gestión del proceso de recepción de pedidos de compra

Definiciones Fecha de recepción solicitada: la fecha en la que la empresa solicita a un proveedor que entregue el pedido en la dirección de la empresa. Esta fecha debe introducirse manualmente para que intervenga en el cálculo de la fecha. Fecha de recepción prometida: la fecha en la que el proveedor promete entregar el pedido en la dirección de la empresa. Esta fecha debe introducirse manualmente para que intervenga en el cálculo de la fecha. Fecha de recepción planificada: la fecha en la que la empresa planifica recibir el pedido. Esta fecha la calcula el sistema. Fecha de recepción esperada: la fecha en la que la empresa espera terminar el proceso de ubicación para que los productos estén listos para el proceso de picking. Esta fecha la calcula el sistema y afecta a la disponibilidad de productos. Fecha pedido: la fecha en la que el proveedor debe enviar los productos para cumplir la fecha de recepción planeada. Tiempo de manipulación de almacén de entrada: el tiempo que se tarda en recibir y ubicar los productos de un pedido. Plazo entrega (días): el intervalo de tiempo que transcurre entre la solicitud de los productos al proveedor y su recepción en la empresa. Plazo de seguridad: el periodo de tiempo para cuando se produzcan retrasos en el proceso de producción. Afecta a la fecha en la que los productos están disponibles para su venta.


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Cálculos La funcionalidad de cálculo de fechas permite a un comprador estimar la fecha en la que los pedidos se recibirán en la empresa. El sistema ayuda al comprador de dos formas:

• Calcula la fecha de recepción esperada de los pedidos para los que el comprador no ha solicitado una fecha de recepción, teniendo en cuenta el plazo de entrega del proveedor

• Calcula la fecha en la que el comprador debe realizar el pedido de compra para recibirlo en la fecha solicitada

Para llevar a cabo estas dos acciones, el sistema realiza una serie de cálculos basados en las fechas que ha introducido el comprador y en la información configurada en el sistema. La relación entre las fechas y las horas utilizadas en los cálculos se ilustra en el esquema siguiente:

Fecha pedido Fecha recepción

planificada Fecha recepción esperada

Plazo entrega (días) Tiempo

manipulación almacén entrada (+Plazo de seguridad)

Para calcular la fecha de recepción esperada de los pedidos en los que el comprador no ha solicitado una fecha de recepción, el sistema iguala la fecha del pedido con la fecha de trabajo actual y, a continuación, realiza un cálculo hacia adelante desde esta fecha para determinar la fecha en que se entregará el pedido a la empresa. Estos cálculos hacia adelante se pueden representar mediante las fórmulas siguientes: Fecha pedido + Plazo entrega (días) = Fecha recepción planificada y Fecha recepción planificada + Tiempo manipulación almacén entrada + Plazo seguridad = Fecha recepción esperada Para calcular la fecha de un pedido que se va a recibir en una fecha solicitada, el sistema iguala la fecha de recepción planificada a la fecha de recepción solicitada, y realiza un cálculo hacia atrás para determinar la fecha en la que se deben pedir los productos (fecha del pedido).


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Para calcular la fecha de recepción esperada de un pedido que tiene una fecha de recepción solicitada, el sistema iguala la fecha de recepción planificada a la fecha de recepción solicitada, y realiza un cálculo hacia adelante. Estos cálculos pueden representarse mediante las fórmulas siguientes: Fecha recepción planificada + Plazo entrega (días) = Fecha del pedido y Fecha recepción planificada + Tiempo manipulación almacén entrada (+ Plazo seguridad) = Fecha recepción esperada El sistema también vuelve a calcular todas las fechas relacionadas si un comprador elige modificar manualmente cualquiera de las fechas implicadas en los cálculos de fecha. Existe un orden de prioridad que el sistema tiene en cuenta al utilizar las fechas introducidas en la cabecera de compras cuando calcula todas las fechas relacionadas de las líneas. Estas prioridades se ilustran en la tabla siguiente:

Fecha recepción prometida

Fecha recepción solicitada

Fecha recepción esperada

Fecha pedido

Prioridad 1

Prioridad 2 No se introduce

Prioridad 3 No se introduce No se introduce

Prioridad 4 No se introduce No se introduce No se introduce

El sistema toma la fecha con la prioridad más alta como punto de partida para el cálculo.


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Configuración de cálculos de fechas para pedidos de compra La configuración de compromiso de entrega de pedidos para compras se compone de tres elementos:

• La configuración del tiempo de manipulación de almacén de entrada: Cuando el usuario configura el tiempo de manipulación de almacén de entrada, incluye el tiempo que se tarda en recibir y ubicar los productos. El sistema utiliza este tiempo para calcular la fecha de recepción planificada o la fecha de recepción esperada

• La configuración del plazo entrega (días): Cuando el usuario configura el plazo de entrega (días), define una fórmula de fecha para calcular el tiempo que se tarda en entregar el producto en la dirección de la empresa. Otra posibilidad es definir una fórmula de fecha para el tiempo que tarda un proveedor en entregar los pedidos (desde que se realizan hasta que se reciben en la empresa). El sistema utiliza la fórmula para calcular la fecha en la que se planifica recibir los productos o pedidos (cuando no hay fecha de recepción solicitada) o la fecha del pedido (cuando hay fecha de recepción solicitada)

• La configuración del plazo de seguridad: En el proceso de planificación, este tiempo afecta a la fecha en la que los productos están disponibles para la venta. El plazo de seguridad puede considerarse como un periodo de colchón por si se producen retrasos en el proceso de producción

Configuración del tiempo de manipulación de almacén de entrada Las empresas pueden configurar el tiempo de manipulación de almacén de entrada de dos formas:

• En la ficha de configuración de inventario • En la ficha de almacén. Si una empresa tiene más de un almacén,

se debe configurar la hora de manipulación en cada uno de ellos. Esta configuración tiene prioridad sobre la de la ficha de configuración de existencias

Configure el tiempo de manipulación de almacén de entrada para el almacén Azul:

1. En el menú Almacén, haga clic en CONFIGURACIÓN→ALMACENES. Seleccione la ficha del almacén Azul y haga clic en la pestaña Almacén.

2. En el campo Tiempo manip. alm. entrada, escriba 1D.


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Esto significa que al personal del almacén Azul tarda un día en completar la recepción y ubicación de los productos para que estén listos para el proceso de picking.

Configuración del plazo de entrega (días) y del plazo de seguridad Las empresas pueden configurar el plazo de entrega (días) de tres maneras distintas:

• En la ventana Tarifas de compra productos • En la ficha de producto (si existe unidad de almacenamiento para el

producto, en la ficha de UA) • En la ficha de proveedor

El sistema utiliza la configuración del plazo de entrega (días) con el mismo orden de prioridad que en la lista anterior. Las empresas pueden configurar el plazo de seguridad tanto en la ficha de producto como en la pestaña Planificación de la ventana Configuración fabricación. En este contexto, se emplea el término “plazo de seguridad predeterminado”. El sistema utiliza la configuración del plazo de seguridad predeterminado de la ventana Configuración fabricación sólo si no está definido en la ficha del producto. Como este tiempo es importante para las empresas de fabricación, se recomienda que las que no pertenecen al sector de fabricación establezcan este tiempo a cero en las fichas de productos o bien eliminarlo tanto en la ventana Configuración fabricación como en la ficha de producto.

Escenario 7 Basándose en la experiencia y en las relaciones con sus proveedores, los compradores de Cronus tienen una idea bastante aproximada del tiempo que tarda un determinado proveedor en entregar cada producto. De una forma parecida, saben el tiempo que suelen tardar los proveedores en entregar un producto concreto y el que tarda un determinado proveedor en entregar los pedidos. Por ejemplo, Cronus tiene que esperar una semana para recibir el producto 70010 si lo envía el proveedor 30000, y el proveedor 40000 suele tardar tres días en entregar los pedidos a la empresa, independientemente de los productos que los compongan. Asimismo, a cualquier proveedor le lleva dos días enviar los productos 70011 y 1928-W. El plazo de seguridad no influye en las operaciones comerciales de Cronus. Por tanto, todos los productos del inventario de la empresa deben tener un plazo de seguridad igual a cero. Primero, observe cómo ha configurado Cronus el plazo de seguridad para el producto 70010 y el proveedor 40000. Después, configure el plazo de entrega (días) de los productos 70011 y 1928-W y el plazo de seguridad para los productos 70010, 70011, 70040 y 1928-W en el sistema.


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En el caso en que varios proveedores envían los mismos productos, las empresas pueden configurar los proveedores para cada producto. Esto se debe hacer en la ventana Tarifas de compra productos:

1. En el menú Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→ PRODUCTOS. Seleccione el producto 70010 y haga clic en COMPRAS→PROVEEDORES. Aparecerá la ficha Tarifas de compra productos.

Observe que el campo Nº proveedor contiene el valor 30000 y el campo Plazo entrega (días), el valor 1S. Esto significa que cuando se compra el producto 70010 al proveedor 30000, el sistema utiliza una semana como plazo de entrega predeterminado en los cálculos de fecha del pedido de compra.

El plazo de entrega para un proveedor concreto se configura en la ficha del proveedor:

2. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES. Seleccione el proveedor 40000 y haga clic en la pestaña Recepción.

Observe que el campo Plazo entrega (días) contiene el valor 3D.

A continuación, configure el plazo de entrega (días) y el plazo de seguridad para los productos 70011 y 1928-W:

1. Haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS. Seleccione el producto 70011 y haga clic en la pestaña Reposición.

2. En el campo Plazo entrega (días), introduzca 2D.

3. Haga clic en la pestaña Planificación y escriba 0D en el campo Plazo de seguridad.

Repita los pasos de 1 a 3 para el producto 1928-W. Defina un plazo de seguridad cero para los productos 70010 y 70040.

Estimación de recepciones de pedidos de compra Para ilustrar la funcionalidad del cálculo de fecha, se muestran una serie de escenarios basados en el ejemplo de Cronus. En estos ejemplos, se asume que el día actual es el 25 de enero de 2001 (25/01/01). Las ventanas que ilustran los escenarios de este apartado no representan la disposición estándar de las líneas de compra. Los campos relativos a fechas (Fecha recep. planificada, Fecha recepción esperada y Fecha pedido) se mueven hacia la izquierda y se insertan junto al campo Cantidad.


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Estimación de recepciones de pedidos de compra sin fecha de recepción solicitada Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 8 Un comprador de Cronus realiza un pedido de 25 unidades del producto 70011 al proveedor 10000 y no especifica ninguna fecha de recepción. El comprador crea un pedido de compra y desearía una estimación de la fecha de entrega del pedido en el almacén Azul. Cree un pedido de compra de 25 unidades del producto 70011 para el proveedor 10000:

1. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ PEDIDOS. Presione F3. En el campo Compra a-Nº proveedor, seleccione el proveedor 10000.

2. Haga clic en la pestaña Envíos. Deje en blanco el campo Fecha recep. solicitada.

3. En el campo Cód. almacén, seleccione AZUL.


El sistema calcula cuándo podrá el proveedor entregar los productos en el almacén y cuándo estarán disponibles para el proceso de picking. Preste atención a los campos Fecha recep. planificada, Fecha recepción esperada y Fecha pedido de las líneas de compra.

Basándose en el plazo de entrega (+ el plazo de seguridad) configurado para el producto 70011 y en el tiempo de manipulación del almacén de entrada configurado para el almacén Azul, el sistema calcula las fechas de recepción planificada y esperada, respectivamente. Basándose en estos cálculos, el comprador puede esperar que los productos solicitados estén disponibles para el proceso de picking en el almacén Azul el 28/01/01.

Si el comprador decide en este momento modificar la fecha del pedido, el sistema volverá a calcular todas las fechas relacionadas.

En el pedido de compra de 25 unidades del producto 70011 que ha creado para el proveedor 10000, modifique la fecha del pedido en la línea de compra de 25/01/01 a 30/01/01:

5. En el campo Fecha pedido, modifique la fecha a 30/01/01.


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El sistema realiza un cálculo hacia adelante para determinar las nuevas fechas de recepción planificada y esperada, y rellena los campos correspondientes en la línea de compra.

Si el comprador cambia la fecha de recepción esperada, el sistema realiza un cálculo hacia atrás desde esta fecha a la primera para determinar la nueva fecha de recepción planificada y, por tanto, la nueva fecha del pedido.

Estimación de recepciones de pedidos de compra con fecha de recepción solicitada Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 9 Un comprador de Cronus realiza un pedido de 30 unidades del producto 70010 al proveedor 30000 y solicita que se entregue el pedido en el almacén Azul el 02/02/01. El comprador crea un pedido de compra y desea obtener una estimación de la última fecha de pedido que permitiría que éste llegue al almacén Azul en la fecha solicitada y de cuándo estarían listos los productos para el proceso de picking. Cree un pedido de compra de 30 unidades del producto 70010 para el proveedor 30000:

1. Cree un nuevo pedido de compra. En el campo Compra a-Nº proveedor, seleccione el proveedor 30000.

2. Haga clic en la pestaña Envíos. En el campo Cód. almacén, seleccione AZUL.


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3. En el campo Fecha recep. solicitada, introduzca 02/02/01.


El sistema calcula cuándo podrá el proveedor entregar los productos en el almacén y cuándo estarán disponibles para el proceso de picking. Preste atención a los campos Fecha recep. planificada, Fecha recepción esperada y Fecha pedido de las líneas de compra.

El sistema iguala la fecha de recepción planificada a la fecha de recepción solicitada, de la cual sustrae el plazo de entrega (que para este producto se ha establecido en una semana si se compra al proveedor 30000) para calcular la fecha del pedido. El sistema calcula la fecha de recepción esperada agregando el tiempo de manipulación de almacén de entrada (+ plazo de seguridad) a la fecha de recepción planificada.

Basándose en estos cálculos, el comprador puede estimar que para recibir los productos el 02/02/01, el pedido debe realizarse el 26/01/01.Si el comprador decide en este momento cambiar la fecha de recepción solicitada, el sistema volverá a calcular todas las fechas relacionadas.

En el pedido de compra de 30 unidades del producto 70010 que ha creado para el proveedor 30000, modifique la fecha de recepción solicitada de 02/02/01 a 01/02/01:

5. En el campo Fecha recep. solicitada de la cabecera de compras, cambie la fecha a 01/02/01. Presione Entrar.


Basándose en la nueva fecha de recepción solicitada, el sistema realiza primero un cálculo hacia atrás desde esta fecha para determinar la nueva fecha del pedido y, a continuación, realiza un cálculo hacia adelante para determinar la nueva fecha de recepción esperada.

El ejemplo siguiente ilustra el escenario en que para recibir un pedido de compra en la fecha de recepción solicitada, se debe haber realizado el pedido antes de la fecha actual.

Escenario 10 Un comprador de Cronus realiza un pedido de 40 unidades del producto 70040 al proveedor 40000 y solicita que se entregue el pedido en el almacén Verde el 27/01/01.


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El comprador crea un pedido de compra y desearía estimar la última fecha de pedido para que llegue al almacén en la fecha solicitada.

1. Cree un pedido de compra de 40 unidades del producto 70040 para el proveedor 40000 con fecha de recepción solicitada 27/01/01.

Cuando se selecciona el número de producto en el campo Nº, el sistema envía un aviso de fecha de trabajo.


El sistema no cambia la fecha de pedido calculada si éste es anterior a la fecha de trabajo. En esta situación, el comprador tiene dos opciones:

• Discutir con el proveedor la posibilidad de recibir los productos en la fecha solicitada inicialmente (dejando, de este modo, sin modificar las fechas en la línea)

• Igualar la fecha de pedido a la fecha actual y hacer que el sistema vuelva a calcular las fechas asociadas

NOTA: si el usuario modifica la fecha de recepción solicitada en la cabecera y el cálculo de la fecha para las líneas de compra existentes da como resultado una fecha de pedido anterior a la fecha de trabajo, el sistema no envía aviso alguno. El aviso sólo aparece cuando se modifica la fecha de recepción solicitada en cada línea individual.

Estimación de recepciones de pedidos de compra en otras situaciones Cuando se utiliza el sistema para estimar la recepción de pedidos de compra, los compradores asumen que el proceso de entrega se asocia a periodos de tiempo configurados para este proceso en el sistema. Sin embargo, lo normal es que los compradores quieran que los proveedores confirmen las fechas de entrega que calcula el sistema. Si un proveedor indica una fecha distinta, el comprador puede considerarla como una fecha de recepción prometida. Una vez se introduce esta fecha en el campo Fecha recep. prometida, el sistema iguala la fecha de recepción planificada a la fecha de recepción prometida y realiza un cálculo hacia adelante para sugerir una nueva fecha de recepción esperada. La fecha de pedido calculada inicialmente no varía. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 11 Un comprador de Cronus realiza un pedido de 20 unidades del producto 1928-W al proveedor 40000 y solicita que se entregue el pedido en el almacén Verde el 28/01/01. El comprador crea un pedido de compra y utiliza el sistema para estimar la última fecha de pedido para que el mismo pueda llegar al almacén en la fecha solicitada.


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El comprador confirma la fecha de recepción calculada con el proveedor.

1. Cree un pedido de compra de 20 unidades del producto 1928-W para el proveedor 40000 con la fecha de recepción solicitada del 28/01/01.

Observe que para calcular la fecha de pedido, el sistema utiliza la configuración del plazo de entrega del producto (que en el caso del producto 1928-W es de dos días) en lugar del plazo de entrega configurado para el proveedor (que en el caso del proveedor 40000 es de tres días).

No obstante, el proveedor no puede entregar el pedido en la fecha solicitada y se compromete, en su lugar, a entregarlo dos días más tarde, el 30/01/01.

2. En el campo Fecha recep. prometida, introduzca 30/01/01.

3. Haga clic en Sí para actualizar las líneas.

El sistema iguala la fecha de recepción planificada a la fecha de recepción prometida y realiza un cálculo hacia adelante para sugerir la nueva fecha de recepción esperada. La fecha de pedido calculada inicialmente, 26/01/01, no varía.


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Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido

Escenario: Un comprador de Cronus realiza un pedido de 10 unidades del producto 70011 al proveedor 30000 y solicita que se entregue el pedido en el almacén Verde el 05/02/01.


1. Cree el pedido de compra y estime la última fecha de pedido para que el mismo pueda llegar al almacén en la fecha solicitada.

2. Suponga que después de hablar con el proveedor, le asegura que puede entregar el pedido tres días antes de lo solicitado inicialmente. Registre esta información en el pedido de compra.

Estimación de recepciones de pedidos de transferencia Con la funcionalidad de cálculo de fecha, las empresas pueden estimar la fecha en la que recibirán pedidos de transferencia en el almacén de transferencia. El sistema calcula la fecha de recepción según la fórmula siguiente: Fecha envío + Tiempo manipulación almacén salida + Tiempo envío + Tiempo manipulación almacén entrada = Fecha recepción La hora de envío puede ser:

• La hora asociada al servicio de transportista configurada para una ruta de transferencia específica, o

• La hora introducida manualmente en la cabecera de transferencia Puede obtener más información sobre la estimación de recepciones de pedidos de transferencia en el manual de formación Gestión de inventario.


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Calendarios En la descripción anterior de los cálculos de fechas, el sistema se ha usado sin tener en cuenta los días no laborables. En esta sección, se explicará cómo configurar el sistema para calcular los días mediante la funcionalidad de Calendarios. Los días no laborables son aquellos en los que la empresa cierra, como los fines de semana y las vacaciones. Los días laborables pueden variar de un país a otro, entre regiones y entre empresas. Las empresas basan su programación en los días laborables y no laborables y en el reconocimiento de que sus socios empresariales pueden trabajar con calendarios distintos.

Configuración y asignación de calendarios La funcionalidad que se ofrece en el gránulo de calendarios permite a las empresas configurar el programa para calcular los días laborables basándose en calendarios específicos. En el calendario, las empresas pueden configurar los días específicos que desean designar como laborables y no laborables. Después los calendarios se asignan a la empresa y a sus distintos socios empresariales. Cuando se ha completado esta operación, el sistema calcula todas las líneas de pedidos según el calendario correspondiente. El sistema define dos tipos de calendarios diferentes:

• Calendario base • Calendario personalizado

El calendario base es el calendario que utilizan las empresas para definir los días laborables y no laborables y es la base de los calendarios personalizados. El calendario personalizado es una copia de un calendario base específico con valores agregados para el socio empresarial específico al que está asignado. El calendario base se crea y mantiene desde el menú Configuración de contabilidad. De forma predeterminada, al crear un calendario todos los días se consideran laborables. Los días no laborables pueden configurarse mediante acciones. Para obtener más información sobre este procedimiento consulte Calendario base en la Ayuda en pantalla.


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Observe el calendario base de Cronus:

1. En el menú Administración, haga clic en CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→INFORMACIÓN EMPRESA.

2. En la pestaña Envíos, haga clic en el AssistButton del campo Código calendario base para abrir la lista del calendario base.

3. Seleccione la línea del Calendario nacional base RU y haga clic en CALENDARIO BASE→FICHA.

Los sábados y domingos aparecen marcados como días no laborables. Si los días no laborables, como los fines de semana, son cada semana o cada año (por ejemplo, fiestas nacionales, Navidad, etc.), pueden configurarse en una tabla independiente:

4. En la Ficha calendario base, haga clic en ACCIONES→MANTENER CAMBIOS CALENDARIO BASE.

El calendario base se puede personalizar y asignar a socios empresariales específicos y a las siguientes áreas:

• Pestaña Envíos de la ficha de cliente • Pestaña Recepción de la ficha de proveedor • Pestaña Almacén de la ficha de almacén • Lista de servicios transportista • Configuración de Gestión servicios

NOTA: si no asigna un calendario base a una empresa o socio empresarial, el sistema calculará todas las fechas como días laborables. Si introduce un almacén en blanco en una línea de pedido, el sistema calculará todas las fechas como días laborables.


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Capítulo 9: Gestión de devoluciones

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CAPÍTULO 9: GESTIÓN DE DEVOLUCIONES Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Introducción • Configuración de gestión de devoluciones • Gestión de devoluciones de clientes • Gestión de devoluciones a proveedores


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Introducción Un servicio de atención al cliente de gran calidad constituye un objetivo estratégico clave para las empresas que se esfuercen por alcanzar un alto nivel de fidelidad entre sus clientes. Para muchos mayoristas y distribuidores, las devoluciones de ventas son un elemento habitual de su política de servicio de atención al cliente, que repercute directamente en la percepción que el cliente tiene de la calidad del servicio. El abono puntual de los productos devueltos, la reparación/sustitución de un producto dañado, así como la sustitución de un producto enviado por error, son algunos de los aspectos que intervienen en los procesos de devoluciones, y que el cliente asocia a un buen servicio. Cuanto más depurados y eficaces parezcan estos procedimientos de devolución a los ojos del cliente, mayores serán las posibilidades de que la empresa conserve dicho cliente. Desde el punto de vista de la empresa, la manipulación interna de los procesos relativos a devoluciones puede parecer muy laboriosa. La mayoría de las veces, las empresas han de ajustar los saldos de clientes (y proveedores), prever costes adicionales y actualizar las cantidades y valores. Además, deben incluso inspeccionar los productos devueltos, enviar los productos devueltos al proveedor para su reparación, etc. El alcance de estos procesos depende de un gran número de factores, como la petición del cliente, el motivo de devolución, el tipo y valor del producto, las causas de los daños y las prácticas habituales de una determinada línea de negocio. La manipulación de estos procesos incluye distintas tareas realizadas por varios grupos de empleados: vendedores, personal de almacén, contables, compradores e inspectores. Aunque guardan una relación lógica entre sí, dichas tareas no son siempre operativamente dependientes. Por ejemplo, la reposición de un producto dañado puede enviarse a un cliente antes de que el producto dañado sea devuelto. De igual forma, se puede abonar a un cliente en concepto de un producto devuelto antes que la empresa haya inspeccionado y aceptado la devolución del mismo. En este entorno multiproceso, el reto radica en lograr que todos los procesos asociados a las devoluciones se realicen puntualmente y que los errores se puedan subsanar con facilidad. Debido a la complejidad y alcance de los procesos relacionados con las devoluciones, los costes de las empresas por manipulación de dichos procesos pueden ser considerables. Para controlar dichos costes, las empresas deben optimizar sus procesos de gestión de devoluciones. Los gránulos Gestión de devoluciones de ventas y Gestión de devoluciones de compras ofrecen una solución optima a las empresas que se esfuerzan por lograr un esmerado servicio de atención al cliente, ya que implementa políticas de devoluciones a clientes y proveedores que resultan rentables. Concretamente, la aplicación proporciona una funcionalidad que se caracteriza por las siguientes funciones claves:


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• Respuesta rápida a las peticiones de los clientes • Flexibilidad • Seguimiento y supervisión • Automatización del proceso de devolución al proveedor

El personal responsable de las relaciones con los clientes puede ahora registrar los datos de su acuerdo con el cliente respecto de la devolución, así como la información relativa a la posterior manipulación de las devoluciones a través de un punto de entrada único. La aplicación es lo suficientemente flexible como para realizar varias tareas de devolución de forma simultánea, lo que permite dar prioridad a los procesos orientados a clientes por delante de los procesos internos (al final de este capítulo, se muestra un diagrama de actividad que proporciona un resumen de los procesos y cómo se relacionan entre sí). La flexibilidad del sistema queda también de manifiesto en su capacidad para controlar los procesos de devolución de ventas que tienen lugar en distintos entornos empresariales. Más aún, el sistema proporciona un seguimiento documental completo, que permite obtener una visión general del histórico de devoluciones de ventas. Esto es importante de cara a las consultas de cliente y a efectos de seguimiento interno. Por último, en situaciones en las que las empresas manipulan productos con garantías de proveedores (en las que es necesario compaginar una devolución de venta con el proceso de devolución al proveedor), el sistema ofrece una serie de funciones que automatizan la creación de todos los documentos necesarios. En este capítulo, se muestran las características más importantes de la funcionalidad de devoluciones de Microsoft® Business Solutions–Navision®. Dado que la funcionalidad de devoluciones se basa en la diferenciación entre los procesos orientados a clientes y los orientados a proveedores, este capítulo se divide en dos secciones principales:

• Gestión de devoluciones de clientes • Gestión de devoluciones a proveedores

El capítulo comienza con una sección en la que se describe la configuración de los dos gránulos de devoluciones. Para explicar cómo el sistema facilita a las empresas la gestión de las tareas que intervienen en los procesos relacionados con las devoluciones, el capítulo incluye ejemplos y escenarios amplios y detallados. A modo de introducción rápida a los procedimientos habituales asociados a determinadas actividades relativas a devoluciones, se recomienda leer el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla.


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Configuración de gestión de devoluciones La configuración de la gestión de devoluciones se compone de dos elementos:

• Configuración general de los gránulos. La configuración de los gránulos Gestión devoluciones ventas y Gestión devoluciones compras se realiza en una serie de campos de las ventanas Conf. ventas y cobros y Conf. compras y pagos.

• Configuración de las razones de devolución. Las empresas pueden configurar códigos que especifiquen los motivos de devolución de los productos. Éstos son aplicables tanto a las devoluciones de clientes como las de proveedores. El usuario puede seleccionar un código de motivo de devolución al registrar su aceptación de una devolución de compra o venta en la mayoría de los documentos de compra o venta.

Configuración de los gránulos de gestión de devoluciones La configuración del gránulo Gestión devoluciones ventas forma parte de la configuración general de Ventas y cobros:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONF. VENTAS Y COBROS.

Los campos siguientes de la pestaña General definen la configuración de la gestión de devoluciones de ventas: Recep. dev. en abono, Copia coment. dev. a abono, Copia coment. dev. a recep. dev. y Coste exacto devol. obligatorio.

La activación del campo Recep. dev. en abono indica que el sistema crea automáticamente documentos de recepción de devolución cuando se registre un abono de ventas. Este campo no debe estar activado si la empresa no ha comprado el gránulo Gestión devoluciones ventas y únicamente utiliza la función de abono.

El campo Coste exacto devol. obligatorio indica si la empresa desea aplicar una política de reversión del coste exacto al procesar los incrementos de existencias que suponen las devoluciones de ventas (las empresas suelen implementar la política de reversión de coste exigiendo que la devolución de ventas se valore exactamente con el mismo coste que la venta original cuando se vuelva a colocar en el inventario; si posteriormente se agrega un coste adicional a la venta original, el sistema realizará la correspondiente actualización del valor de la devolución de venta). Si el campo está activado, el sistema no permite que se registre ninguna transacción de devolución, salvo que el campo Liquid.-de mov. pdto de una línea de pedido correspondiente contenga un movimiento.


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La configuración del gránulo Gestión devoluciones compras forma parte de la configuración general de Compras y pagos:

2. En el menú Compras, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONF. COMPRAS Y PAGOS.

Los cuatro campos siguientes de la pestaña General definen la configuración de la gestión de devoluciones de compras: Envío dev. en abono, Copia coment. dev. a abono, Copia coment. dev. a envío dev. y Coste exacto devol. obligatorio. Estos campos equivalen a los de la configuración de Ventas y Marketing, por lo que no se repite su descripción en este apartado.

Configuración de los códigos de motivo de devolución Las empresas configuran códigos de motivo de devolución para diferenciar las situaciones de devolución que suelen producirse en su trato con clientes y proveedores. Como los motivos de devolución se copian de los movimientos de productos, las empresas pueden utilizarlos a efectos estadísticos a la hora de evaluar su rendimiento respecto de un cliente en particular o cuando analizan su relación con un determinado proveedor. Cronus ha configurado seis códigos de motivo de devolución:

1. Desde el menú Ventas y Marketing, haga clic PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→CONFIGURACIÓN→ MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN. Se mostrará la ventana Motivos dev.

Además de configurar el código de motivos de devolución y su descripción, las empresas también pueden asociar a éste un código de almacén predeterminado. Esto se hace para garantizar que los productos devueltos por un motivo concreto se reciban y envíen siempre desde dicho almacén de forma predeterminada. Por ejemplo, en ocasiones las empresas pueden decidir que los productos destinados a reparación sean almacenados en un lugar habilitado al efecto dentro del almacén. El sistema permite configurar dicho lugar como un almacén para recibir todos los productos destinados a reparación y desde cual no se podrán vender. De igual forma, también se puede configurar almacenes especiales para productos dañados o defectuosos.


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Cronus ha decidido crear un almacén nuevo denominado Reparación y configurarlo como predeterminado para el código de motivo de devolución S-REPARAR:

2. Cree una ficha de almacén nueva (código alm. genérico REPARAR) y selecciónelo como almacén predeterminado para el código S-REPARAR.

La activación del campo Existencia valor cero indica que el sistema valora automáticamente los incrementos de existencias, como las devoluciones de ventas o pedidos de compra, con coste cero. Esto es importante de cara a las reparaciones de productos de clientes. Dado que el producto es propiedad del cliente, no debe incluirse en el valor de inventario. Por lo tanto, resulta conveniente asociar la opción de valorar el inventario a cero con el código de motivo de devolución Reparar.

3. Active el campo Existencia valor cero.

NOTA: si el método de valoración de existencias de un producto es Estándar, es decir, que el incremento de existencias se valora como un coste presupuestado (estándar) en lugar un coste de adquisición, el sistema omitirá la configuración del campo Existencia valor cero.

Gestión de devoluciones de clientes Compensar a un cliente que no está satisfecho con un producto que le ha vendido una empresa es una transacción importante y necesaria entre la empresa y su cliente. Cuanto más rápida y minuciosa sea una empresa al realizar las actividades propias de un proceso de devolución, mayores serán las probabilidades de que la empresa mejore la percepción que el cliente tiene del servicio de atención al cliente. Normalmente, el vendedor responsable de las relaciones con determinados clientes puede ser a su vez la persona de contacto que recibe las quejas de dichos clientes en relación con los productos vendidos. En otros casos, las empresas designan a una persona o grupo de personas para que se encarguen exclusivamente de las devoluciones. Por ejemplo, pueden encargarse de esta tarea los empleados del departamento de servicio al cliente.


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La gestión de las devoluciones de los clientes conlleva la realización de una serie de tareas. El número y alcance de estas tareas dependerá de la política general de devoluciones de la empresa y de las prácticas comerciales propias de las distintas industrias. Con independencia de esto, el proceso de manipulación de devoluciones orientado a clientes puede incluir las siguientes tareas:

• Registro de un acuerdo de compensación con el cliente • Envío de uno o varios productos de reposición al cliente (si la

reposición está contemplada en el acuerdo de compensación) • Abono al cliente (ya sea mediante abono por los productos devueltos

o mediante una deducción de ventas sin que sea necesario que el cliente devuelva los productos físicamente)

• Envío de uno o varios productos reparados al cliente (si la reparación está contemplada en el acuerdo de compensación)

• Seguimiento del estado de devolución (en caso de consultas por parte del cliente)

Existe una serie de tareas de manipulación interna relacionadas con el proceso orientado a clientes:

• Recepción de los productos devueltos e inspección de los mismos (si procede)

• Aplicación de cargos de reaprovisionamiento • Envío de los productos devueltos al proveedor para su reparación • Obtención del valor de inventario exacto de los productos devueltos

El gránulo Gestión devoluciones ventas de Microsoft Navision permite a las empresas gestionar todas estas actividades con gran eficiencia y precisión. En esta sección se describe e ilustra el tratamiento de los procesos anteriormente referidos en Microsoft Navision, utilizando como ejemplo la empresa Cronus.

Registro de un acuerdo de compensación con el cliente Existen varias formas de compensar a un cliente insatisfecho con la entrega de un pedido. Los términos de un acuerdo de compensación alcanzado entre la empresa y el cliente dependerán normalmente del motivo de devolución indicado y de la relación entre ambas partes. Por ejemplo, ambas partes pueden acordar que en caso de un producto pedido por equivocación, el cliente devuelva el producto a la empresa contra un abono, reciba un producto de reposición y acepte que la empresa le cobre un determinado cargo de reaprovisionamiento. En otro caso, por ejemplo, cuando un producto llega al cliente con algunos daños, el cliente puede aceptar una deducción en el precio del pedido de venta original. Por otra parte, si el producto vendido está en garantía, la empresa puede ofrecer al cliente que lleve el producto defectuoso o roto a reparar.


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En Microsoft Navision, la devolución de ventas es el documento central que permite al usuario registrar un acuerdo de compensación alcanzado con un cliente. A partir de aquí, el usuario podrá acceder a otros documentos relacionados con las ventas e introducir y mantener información sobre devoluciones del cliente, el método de compensación y los productos en cuestión. Para registrar los distintos aspectos de un acuerdo de compensación en la misma devolución, el usuario puede crear líneas de devolución de varios tipos distintos. Especialmente, en situaciones de devolución:

• Las líneas tipo Producto representan transacciones en las que el producto se devolverá físicamente a la empresa antes de que el cliente pueda recibir un abono.

• Las líneas tipo Cargos (prod.) y Cuenta representan una transacción financiera en la que el cliente recibe un abono (en forma de deducción de ventas) por el producto o productos con los que no está satisfecho sin devolverlos físicamente a la empresa. Las líneas del mismo tipo pueden utilizarse para registrar cualquier cargo y comisión que tenga asociada una determinada devolución.

NOTA: Además de la devolución de ventas, para registrar datos sobre un acuerdo de compensación, en Microsoft Navision, el usuario puede utilizar otros documentos estándar (o combinaciones de éstos). Estos documentos son: abonos de venta, pedidos de venta y facturas de venta. En la devolución o abono, la transacción de devolución se expresa en forma de línea con una cantidad positiva, mientras que en el pedido o factura de venta, la devolución se representa mediante una línea con una cantidad negativa. Vea el ejemplo que ilustra este principio en el tema titulado “Pedido de devolución de ventas” en la Ayuda en pantalla. Al decidir qué documento se va a utilizar como punto de entrada preferente para un acuerdo de compensación, el usuario debe tener presente que, a diferencia de los abonos o las facturas (en los que el registro actualiza simultáneamente tanto la cantidad como el valor), los pedidos de venta o devolución brindan la posibilidad de separar las partes de cantidad y valor de la transacción. Por lo tanto, las empresas para las que dicha flexibilidad es primordial quizás se inclinen por utilizar una devolución en lugar de un abono. En la devolución de ventas, el usuario tiene también la posibilidad de crear otros documentos relativos a devoluciones. Entre estos, se incluye el pedido de venta de reposición y, cuando se requiera una devolución al proveedor, la devolución de compra y el pedido de compra de reposición. En esta sección hay dos escenarios que ilustran cómo actuar ante una situación en la que se utiliza una devolución de ventas y una deducción de ventas, y en segundo lugar, una situación en la que el proveedor debe reparar un producto. Lea el siguiente ejemplo:


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Escenario 1 Un representante del cliente 10000 llama a un vendedor de Cronus para comunicarle que han recibido 5 unidades del producto 70011 en lugar del producto 70010 y que 2 unidades del producto 1964-W presentaban daños cuando les fueron entregadas. El cliente le explica que la entrega errónea del producto 70010 se debió a una equivocación por su parte, mientras que el producto 1964-W, al parecer, sufrió los daños durante el envío. El vendedor y el cliente acuerdan la devolución del producto 70011 a Cronus y el envío al cliente de la reposición de la misma cantidad del producto 70010. En cuanto a la reposición, Cronus cobrará al cliente un cargo de reaprovisionamiento del 5% del importe del pedido original. Por otra parte, no se procederá a la devolución del producto 1964-W y las partes acuerdan solucionar el caso mediante una deducción de venta del 15% del precio del producto por parte de Cronus. El vendedor debe registrar el acuerdo de compensación alcanzado con el cliente y procesar la devolución. Además, el vendedor tiene que asegurarse de que, cuando los productos devueltos se vuelvan a colocar en el stock, se valoren al mismo coste unitario con el que se vendieron originalmente (de acuerdo con la política interna de Cronus en materia de valoración de inventario). El vendedor deberá registrar en primer lugar el acuerdo de compensación alcanzado con el cliente 10000 en relación con la devolución de un producto pedido por error. Cree una devolución de ventas para 5 unidades del producto 70011 del cliente 10000:

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DEVOLUCIONES. Presione F3 para crear un nuevo pedido e introduzca los datos del cliente en la cabecera de devolución.

2. Introduzca los datos del producto y la cantidad en la línea.

Como ya se comentó en la sección anterior, en cada línea de devolución, el usuario puede especificar el motivo por el que devuelve el producto o productos. Para ello, puede rellenar el campo Cód. motivo dev.:

3. Haga clic en el AssistButton del campo Cód. motivo dev. Aparecerá la ventana Motivos dev.

4. Seleccione EQUIV. como código de motivo de devolución y haga clic en Aceptar.


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5. En el campo Nº documento externo, escriba SR024. Éste es el número que el cliente ha proporcionado al vendedor como número de referencia del documento de devolución.

La especificación de un número de documento externo es importante cuando una empresa desea obtener información sobre el estado de la devolución. El número de documento externo puede utilizarse para consultar los documentos de venta que se han creado en relación con una determinada devolución del cliente.

La devolución de ventas completada correspondiente a la devolución del producto pedido por equivocación 70011 presenta ahora este aspecto:

NOTA: para rellenar las líneas de devolución, el usuario puede utilizar la función Copiar líneas, que les permite copiar de otros documentos todos los datos importantes relativos al cliente y al producto. En el caso de una devolución de ventas, los documentos correspondientes pueden ser documentos de envío o documentos de factura registrados. Si el campo Coste exacto devol. obligatorio de la ventana Conf. ventas y cobros está activado, cuando el usuario copie información desde un envío registrado, el sistema rellenará automáticamente el campo Liquid.-de mov. pdto de la línea de devolución con el movimiento correspondiente.

Al rellenar una línea de devolución, el vendedor debe asegurarse de que cuando se facture el pedido, el producto devuelto se vuelva a valorar al precio unitario de la venta original (y no al precio propuesto por el sistema basado en un coste medio o estándar).


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Para ello, el vendedor deberá asignar un coste exacto de reversión a dicha línea de devolución:

6. Haga clic en el AssistButton del campo Liquid.-de mov. pdto. Aparecerá la ventana Movs. productos.

La ventana contiene una lista de registros de todos los movimientos negativos realizados en relación con el producto en cuestión.

7. En la ventana Movs. productos, seleccione la línea. Éste es el movimiento que representa el pedido de venta al que el cliente 10000 se refiere como el movimiento con los productos pedidos por equivocación. Haga clic en Aceptar.

Aquí finaliza el registro de la primera parte del acuerdo de compensación relativo a la devolución de un producto pedido por equivocación.

Según el escenario 1, el cliente también ha solicitado la sustitución del producto 70011 por el producto 70010. El vendedor puede registrar esta petición en la devolución de ventas rellenando una línea para el producto de reposición con una cantidad negativa:

8. Introduzca una línea para el producto 70010 con una cantidad de -5.

La ventaja de realizar esta operación en la ventana de devoluciones de ventas es que el vendedor puede registrar las solicitudes de recibir una reposición del cliente en una misma ventana, en lugar de tener que abrir una nueva ventana de pedido de ventas.

NOTA: para evitar confusiones, recuerde que las líneas de devolución (tipo productos) con cantidades positivas representan productos que se están devolviendo, mientras que las líneas con cantidades negativas representan productos que se van a reponer. A continuación, según el acuerdo de compensación, el vendedor aplicaría un cargo de reaprovisionamiento de 5% para cubrir la manipulación física de la devolución del producto. Esto se puede hacer en la misma devolución de ventas creando una línea de cargos (producto) para el cargo de reaprovisionamiento de ventas:

9. En el campo Tipo, seleccione Cargos (prod.) y en el campo Nº, seleccione V-REAPROV.

10. En el campo Cantidad, escriba 5, y en el campo Precio venta excl. IVA, escriba -3,615. Esto es el 5% de 72,30 DL, que es el precio de venta original (también puede especificar una formula 72,30*5/100 para calcular el importe). El sistema calculará el importe total del cargo de reaprovisionamiento en 18,08 DL (5*3,615). Recuerde que para que el cliente pague el cargo de reaprovisionamiento, la cantidad del cargo de reaprovisionamiento debe ser positiva pero el precio de venta debe ser negativo:


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A continuación, para obtener unas estadísticas de ventas exactas, el vendedor deberá asignar el cargo de reaprovisionamiento al movimiento de devolución:

11. Seleccione la línea de reaprovisionamiento de ventas y haga clic en LÍNEA→ASIGNACION CARGOS PROD.

Asigne el cargo de reaprovisionamiento al movimiento que se va a devolver:

12. En la primera línea de la ventana Asignación cargo prod. (ventas), escriba 5 en el campo Cdad. a asignar.

13. Cierre la ventana.

NOTA: como alternativa a la creación de una línea de cargo (producto), el vendedor también puede crear una línea de cuenta para el importe del cargo de reaprovisionamiento y registrar el movimiento directamente en la cuenta. Sin embargo, la ventaja de utilizar el cargo de producto es que las estadísticas de producto se actualizan correctamente.

Aquí finaliza el registro del acuerdo de compensación para recibir y reponer el producto pedido por equivocación del cliente 10000.

Por último, el vendedor deberá registrar el acuerdo alcanzado con el cliente sobre la concesión de una deducción del 15% a 2 unidades del producto dañado 1964-W. De nuevo, el pedido de devolución de ventas se podrá utilizar como punto de entrada para especificar los detalles de dicho acuerdo (como punto de entrada alternativo para la deducción de ventas, se puede utilizar un abono de ventas). Para ello, el vendedor deberá crear una línea de cargo (producto) y asignar el importe de cargo correspondiente a la venta original del producto 1964-W:


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14. Cree una línea Cargos (prod.). Seleccione Deducciones venta como número de cargo de producto (puede agregar información adicional sobre la deducción en el campo Descripción).

15. En el campo Cantidad, especifique 2. Éste es el número de productos que llegaron dañados al cliente y para los que el vendedor va a conceder una deducción.

16. Haga clic en LÍNEA→ASIGNACIÓN CARGOS PROD.

A continuación, seleccione el movimiento de venta original al que desea aplicar la deducción. Esto está representado por los documentos de envío registrados.

17. En la ventana Asigna cargo prod. (venta), haga clic en ACCIONES→TRAER LÍNEAS ALB. VENTA. El sistema mostrará una lista con todas las líneas de albarán de venta registradas relacionadas con el cliente en cuestión.

18. Seleccione la línea de albarán de ventas del producto 1964-W y haga clic en Aceptar.

19. En la ventana Asignación cargo prod., escriba 2 en el campo Cdad. a asignar de la línea de albarán y cierre la ventana

20. En la ventana Devolución venta, en el campo Precio venta excl. IVA, escriba 43,80. Esto es el 15% de 292,00 DL, que era el precio de venta original al que se vendió el producto al cliente (también puede especificar una formula 292*15/100 para calcular el importe).

Llegado a este punto, el vendedor ha completado el registro del acuerdo de compensación alcanzado con el cliente debido a su inconformidad con los productos pedidos, y ya puede proceder al procesamiento de la devolución propiamente dicho.

Procesamiento de la devolución de ventas Una registrados los datos del acuerdo de compensación en el sistema (en este ejemplo, en la devolución de ventas), el siguiente paso es cumplir el acuerdo propiamente dicho. En la situación que se presentaba en el escenario 1, esto significa que Cronus debe enviar al cliente un producto de reposición, abonar al cliente los productos devueltos en el momento de su recepción en la empresa (deduciendo el cargo de reaprovisionamiento) y proporcionar una deducción de ventas para los productos que el cliente no está obligado a devolver a Cronus. Salvo que el importe total del pedido sea negativo, todos estos procedimientos se pueden realizar al mismo tiempo, es decir, cuando el usuario registre la devolución de ventas. No obstante, si, por ejemplo, el pedido de reposición debe enviarse de inmediato sin esperar a que se reciban los productos devueltos, la línea o líneas de reposición (las que presentan cantidades negativas) se pueden mover a un pedido de venta normal. Cuando se registra una sustitución desde el pedido de devolución, el sistema no crea un documento de envío registrado independiente de este envío.


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NOTA: recuerde que el sistema por lo general no permite registrar ningún pedido con importe total negativo. Además, según el funcionamiento general del sistema, la funcionalidad de gestión de almacén no controla líneas negativas. Esto se debe al hecho que en el almacén no tiene sentido realizar el picking de una cantidad negativa. Por consiguiente, esto significa que cuando se utiliza la gestión de almacén, el usuario tiene que mover líneas negativas a documentos donde aparecen positivas. Suponga que en el escenario 1 el vendedor decide mover la línea negativa (que representa una solicitud de reposición) a otro pedido de venta distinto. La función Mover líneas negativas permite realizar dicha operación con facilidad:

1. En la ventana Devolución venta, haga clic en ACCIONES→ MOVER LÍNEAS NEGATIVAS. Aparecerá la siguiente ventana:

En el campo Hasta tipo documento, el usuario puede seleccionar el tipo de documento al que desea mover las líneas negativas. Para obtener más información acerca de las distintas opciones, lea el tema “Proceso Mover líneas compra negativas” en la Ayuda en pantalla.

2. En el campo Hasta tipo documento seleccione Pedido y haga clic en Aceptar.

El sistema elimina la línea de devolución con la cantidad negativa y crea un pedido de venta nuevo. Aparecerá un mensaje en el que se proporciona el nuevo número de pedido de venta.

3. Haga clic en Sí para ver el documento.

A continuación, el pedido ya se puede procesar de la forma habitual.

4. Registre el pedido de venta.

Cuando se reciba el producto devuelto, el vendedor podrá registrar la devolución de venta y abonar así la cuenta del cliente para el valor del producto devuelto 70011 (con una deducción del cargo de reaprovisionamiento) y para el importe de la deducción de venta concedida para las dos unidades dañadas del producto 1964-W.


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5. Registre la devolución de venta.

El sistema creará una recepción de devolución registrada y un abono registrado. Aquí finaliza el proceso de devolución orientado a clientes según el escenario 1.

Para obtener información general del estado de una determinada devolución de venta, el vendedor puede utilizar la función Navegar para buscar y acceder a los documentos de venta creados en relación con la devolución en cuestión. El número de documento externo, que normalmente suministra el cliente como referencia al documento de devolución, puede utilizarse como parámetro de búsqueda a tal efecto.

Observe el estado de la devolución de ventas iniciada en el escenario 1:

6. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en HISTORIAL→NAVEGAR. Haga clic en la pestaña Externo.

7. En el campo Tipo negocio, seleccione Cliente, en el campo Nº identificación, seleccione 10000 y en el campo Nº documento, especifique SR024. Haga clic en Buscar.

El sistema mostrará una lista de todos los documentos de venta que se han creado para procesar la devolución de ventas iniciada por el cliente 10000. Éstos son los históricos de albaranes y facturas de venta del pedido de venta de reposición, y el histórico de recepciones de devolución y el abono la devolución de venta. En el siguiente escenario se ilustra una situación en la que el cliente devuelve un producto a Cronus para su reparación por parte del proveedor de la empresa. Lea el siguiente ejemplo:

Escenario 2 Un representante del cliente 20000 llama a un vendedor de Cronus para comunicarle que se van a devolver 2 unidades del producto 80102-T que pidieron hace ya algún tiempo. El cliente afirma que el producto 80102-T presenta un defecto de fabricación y solicita su reparación. El vendedor y el cliente acuerdan que los productos deben devolverse a Cronus y que Cronus los enviará al fabricante para su reparación. El vendedor debe registrar el acuerdo de compensación alcanzado con el cliente y procesar la devolución.


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Para realizar este escenario, primero debe crear un pedido de compra de 40 unidades del producto 80102-T para el proveedor 50000 y después crear un pedido de venta de 8 unidades para el cliente 20000. En Cronus, este producto está configurado para que pueda realizarse un seguimiento del mismo por números de serie. Se utilizan los números de serie proporcionados por el fabricante. (S/N-852CA1 .. S/N-852CA40 cuando se compra, S/N-852CA10 .. S/N-852CA17 cuando se vende). Los procedimientos detallados de cómo se manipulan los productos con números de serie se describen en el manual Gestión de inventario. Cree una devolución de ventas para dos unidades del producto 80102-T del cliente 20000:

1. Rellene la cabecera y las líneas de devolución de ventas con los datos del cliente y el producto respectivamente.

Como el producto se va a enviar a reparar a los talleres del proveedor (fabricante), el cliente conserva la propiedad del mismo durante el proceso de reparación. En este caso, Cronus no deberá incluir el valor del producto en el valor de inventario. Para ello, todas las transacciones que se realicen con este producto (como la recepción del mismo en la empresa, su envío al fabricante, la recepción de éste y el reenvío al cliente) deberán realizarse con un coste cero y con el precio de venta.

En lugar de especificar manualmente un importe cero en los campos Coste unitario (DL) y Precio venta excl. IVA de las líneas de devolución, el vendedor puede utilizar la funcionalidad que incorpora el sistema para automatizar dicho proceso.

Como ya se describió en la sección anterior, en Cronus, la opción de valoración de existencias a cero al manipular devoluciones para reparación está asociada al motivo de devolución S-REPARAR. Al seleccionar dos motivos de devolución, el vendedor acepta la opción.

2. En el campo Cód. motivo dev., seleccione S-REPARAR.

El sistema rellena automáticamente el campo Cód. almacén con el código REPARAR, que es el almacén predeterminado para este código de motivo de devolución.


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3. En el campo Nº documento externo, escriba R0015.

La devolución de ventas completada correspondiente a la devolución del producto 80102-T para reparar presentará este aspecto:

Observe que el campo Precio venta excl. IVA no contiene ningún importe.

Para proseguir con esta devolución, debe crearse una serie de documentos relativos a la devolución de este producto al fabricante y su envío de vuelta al cliente una vez reparado. Estos documentos son: una devolución de compra, un pedido de compra y un pedido de venta.

De forma esquemática, la gestión de la devolución de venta para su reparación, en lo que a documentos asociados se refiere, se puede representar de la siguiente forma:


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La función Crear dev.-doc. relacionados permite al vendedor crear todos estos documentos automáticamente:

4. En la ventana Devolución venta, haga clic en ACCIONES→CREAR DODS. RELACIONADOS-DEV. Aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana, el usuario puede seleccionar los documentos que desea que cree el sistema para continuar con la gestión de la devolución en cuestión. El usuario puede crear una devolución de compra y un pedido de compra si los productos se van a devolver al proveedor y recibir de éste respectivamente. Otra posibilidad es que el usuario cree un pedido de venta de reposición. Para crear los documentos relacionados con el proveedor, el usuario debe especificar el número de proveedor.

5. En el campo Nº proveedor, seleccione el proveedor 50000, y haga clic en Aceptar.

El sistema creará los documentos especificados y los mostrará en la ventana Dev.-Documentos relacionados:

Las devoluciones de compra y los pedidos de compra con el estado Abierto indican al comprador que debe iniciar el proceso de devolución al proveedor o reposición de compra. El proceso de devolución de compra se explica en la sección siguiente. Mientras tanto, los productos llegan a Cronus, donde un vendedor o un empleado de almacén deben introducir los números de serie (S/N-852CA15 y S/N852CA16). Registre los números de serie de los productos recibidos en la ventana Líns. seguim. prod. y registre la recepción de la devolución.


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Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente

Escenario: Un representante del cliente 10000 llama a un vendedor de Cronus para comunicarle que la entrega completa de 50 unidades (cajas) del producto 80100 que se pidieron varios días es, al parecer, defectuosa. El vendedor y el cliente acuerdan la devolución de la cantidad total del producto 80100 a Cronus y el envío inmediato al cliente de la misma cantidad del mismo producto. El cliente proporciona al vendedor un número de referencia del documento de devolución, R-0113. Para realizar este escenario, primero cree y registre un pedido de venta de 50 unidades (cajas) del producto 80100 para el cliente 10000. Utilice el código de almacén Verde y no olvide rellenar la cantidad del envío.


1. Registrar el acuerdo de compensación alcanzado con el cliente usando un pedido de venta como punto de entrada.

2. Procesar la devolución, en lo que se refiere a:

– La recepción (puede utilizar un almacén especialmente dedicado a los producto defectuosos) y el abono de los productos devueltos al cliente.

– Comprobar que los productos devueltos, cuando se reciban del cliente, se valoren al mismo coste unitario con que se vendieron originalmente (en lugar del coste medio que propone el sistema).

– Enviar la devolución de venta de reposición al cliente. – Crear un documento relacionado con la devolución, una

devolución de compra, para indicar al comprador que debe iniciar un proceso de devolución al proveedor.


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Gestión de devoluciones a proveedores Es importante obtener una compensación del proveedor por un producto comprado con el que no está satisfecho, ya que de este modo se recuperan los costes y se mide el nivel de satisfacción en las relaciones con el proveedor. La simplificación al máximo del proceso de devolución al proveedor mediante la agilización y optimización de las actividades propias de dicho proceso puede ayudar a las empresas a reducir de forma notoria los costes normalmente asociados a las devoluciones. Normalmente, el comprador responsable de las relaciones con determinados clientes suele ser a su vez la persona de contacto para dichos proveedores en caso de insatisfacción con los productos comprados. La gestión de las devoluciones de proveedores conlleva la realización de una serie de tareas. La cantidad y alcance de dichas tareas dependen, en general, de quién inicie la devolución: La propia empresa (por ejemplo, cuando no está satisfecha con la calidad de los productos comprados o en caso de una entrega equivocada) o un cliente de ésta. Con independencia de ello, el proceso habitual de devolución orientada a proveedores puede incluir las siguientes tareas:

• Registro de un acuerdo de compensación con el proveedor • Adeudo al proveedor, mediante abono por los productos devueltos

o mediante una deducción de compra (en el caso de que la empresa no esté obligada a devolver físicamente los productos).

• Creación de uno o varios pedidos de compra de reposición si la reposición está contemplada en el acuerdo de compensación

Existe una serie de tareas de manipulación interna relacionadas con el proceso orientado a proveedores:

• El envío de los productos al proveedor si la devolución de compra, incluida la reparación, está contemplada en el acuerdo de compensación

• Recepción de los productos repuestos o reparados • Obtención del valor de existencias exacto de los productos que se

van a devolver al proveedor • Combinación de varios envíos de devolución al mismo proveedor en

un solo documento de abono El gránulo Gestión devoluciones compras de Microsoft Navision permite a las empresas gestionar todas estas actividades con gran eficiencia y precisión. En esta sección se describe e ilustra el tratamiento de los procesos anteriormente referidos en Microsoft Navision, utilizando como ejemplo la empresa Cronus.


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Registro de un acuerdo de compensación con el proveedor Hay varias formas en las que una empresa puede recibir una compensación de sus proveedores en caso de insatisfacción con el pedido recibido o actuando en representación de sus clientes. Los términos de un acuerdo de compensación alcanzado entre la empresa y el proveedor suelen depender del motivo de la devolución y de la relación entre ambas partes. Por ejemplo, el proveedor y la empresa pueden acordar que en caso de uno o varios productos pedidos o entregados por error, la empresa devuelva el producto al proveedor contra un abono y reciba un producto de reposición en su lugar. En otro caso, por ejemplo, cuando un producto llega a la empresa dañado, la empresa puede exigir una deducción del precio respecto del precio del pedido de compra original. Lo mismo podría suceder en el caso de una empresa que concediera una deducción de venta para sus propios clientes y después deseara recuperar los costes exigiendo una deducción de compra a su proveedor. Por otra parte, si el producto comprado está en garantía, la empresa puede pedir al proveedor que repare el producto defectuoso o roto. En Microsoft Navision, la devolución de compra es el documento central que permite al usuario registrar el acuerdo de compensación alcanzado con el proveedor. A partir de aquí, el usuario podrá acceder a otros documentos relacionados con las compras e introducir y mantener información sobre devoluciones del proveedor, el método de compensación y los productos en cuestión. NOTA: además de la devolución de compras, para registrar datos sobre un acuerdo de compensación con el proveedor, en Microsoft Navision el usuario puede utilizar otros documentos estándar (o combinaciones de éstos). Estos documentos son: los abonos de compra, los pedidos de compra y las facturas de compra. Los conceptos de creación de distintos tipos de líneas de devolución y representación de transacciones de devolución con líneas con cantidades positivas/negativas para registrar un acuerdo de compensación con un proveedor son los mismos que se aplican en las situaciones de devoluciones de venta (que se explicaron en la sección anterior). Los principios de creación (y los argumentos para la utilización) de uno u otro tipo de documento de compra para registrar un acuerdo de compensación se explican detalladamente en los temas “Pedido devolución compra” y “Registro de pedidos de devolución de compras” de la Ayuda en pantalla. En esta sección hay dos escenarios que ilustran cómo actuar ante una situación en la que se debe devolver un producto al proveedor para su reparación, y otra en la que se concede una deducción de compra. Ambas situaciones de devolución han sido iniciadas por el cliente y son, por tanto, la continuación lógica de los escenarios presentados en la sección anterior. Dado que se aplican los mismos procedimientos de devolución de compras, con independencia de quién haya iniciado la devolución, la empresa o el cliente, el primer caso no se tratará por separado en esta sección. En primer lugar, supongamos una situación en la que una empresa debe enviar un producto devuelto de un cliente para su reparación en los talleres del proveedor:


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Escenario 3 (continuación del escenario 2) En relación con la devolución de dos unidades del producto 80102-T iniciada por el cliente 20000, Cronus debe ahora reenviar las unidades al proveedor para su reparación. Al registrar un acuerdo de compensación con este cliente, el vendedor ejecutó la función Crear dev.-doc. relacionados y, como resultado, el sistema creó los siguientes documentos: una devolución de compra, un pedido de compra y un pedido de venta. El comprador se pone en contacto con el representante del proveedor (proveedor 50000) y las partes acuerdan que Cronus. envíe el producto a reparar. El comprador, a continuación, deberá manipular el proceso de devolución. Para realizar este escenario, primero debe crear y registrar un pedido de compra de 5 unidades del producto 80100 para el proveedor 50000 y, a continuación, crear una devolución de compra de una unidad del mismo producto para el mismo proveedor con el código de almacén Azul y la causa de devolución Defectuoso. Registre la devolución de compra como enviada. Primero, procese la devolución de compra de dos unidades del producto 80102-T para el proveedor 50000:

1. En el menú Compra haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ CEVOLUCIONES. Busque la devolución de las dos unidades del producto 80102-T que el sistema creó para el proveedor 50000.

Observe que el campo Precio venta excl. IVA no contiene ningún importe.

NOTA: para obtener el valor de existencias exacto (es decir, a coste cero) de los productos de reparación que no tienen números de serie, el vendedor deberá aplicar un movimiento de devolución de compra al movimiento de devolución de venta que lo inició. Termine de rellenar la devolución de compra:

2. En el campo Nº autorización proveedor, especifique RO155. Éste es el número que el comprador recibe del proveedor para autorizar la devolución.

3. Dentro de la pestaña Envíos, en el campo Fecha recepción esperada, especifique 27/01/01, que es la fecha de envío de la devolución.


5. En la ventana Líns. seguim. prod., especifique los números de serie (S/N-852CA15 y S/N852CA16) para los dos productos que se van a enviar al proveedor.


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6. Registre la devolución de compra como enviada. El sistema actualizará las existencias disponibles y creará un envío de devolución registrado.

En algunas empresas, suele implantarse una práctica por la que resulta más rentable combinar varias devoluciones en un envío, en lugar enviarlas por separado. Al registrar una devolución de compra como enviada, el usuario retira del stock disponible los productos que se van a devolver al proveedor, pero no llega a enviar el pedido. Cuando existen varias devoluciones (destinadas a un mismo proveedor o que se vayan a agrupar en el mismo envío, por ejemplo), el usuario puede combinarlas en un solo envío y mandarlo al proveedor. El envío de esta combinación posteriormente se podrá registrar todo junto como un solo abono de compra.

NOTA: los documentos de envío de devolución registrada individuales, cuando se envían al proveedor, pueden servir para indicarle que envíe de inmediato uno o varios productos de reposición en lugar del que se iba a enviar más adelante. A continuación, suponga que hay que devolver más productos al mismo proveedor, además de las dos unidades del producto 80102-T que se van a enviar a reparar. Las dos devoluciones se enviarán en su momento en un mismo envío. En el momento en que se reciba un abono del proveedor por este envío combinado, se podrá proceder al pago (facturación) de los dos envíos que lo componen:

6. Cree un abono de compra nuevo para el proveedor 50000. Haga clic en ACCIONES→TRAER LÍNS ENVIO DEVOL.:

La ventana Traer líns. envío dev. contiene una lista de todas las líneas de envío que no se han facturado.

7. Seleccione las dos líneas de la lista y haga clic en Aceptar. El sistema copiará las líneas en el abono de compra.


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8. En el campo Nº abono proveedor, escriba CM1305 y facture el abono.

Cuando el proveedor haya reparado los productos y los haya devuelto a Cronus, el comprador registrará el pedido de compra correspondiente (que se creó como resultado de ejecutar la función Crear docs. relacionados-dev. al registrar la devolución de venta del cliente). Del mismo modo, se podrá enviar, a continuación, un pedido de venta de los mismos productos al cliente.

Pueden producirse situaciones en las que sea necesario averiguar qué devolución de venta originó la devolución de compra. Por ejemplo, si un proveedor que va a reparar un producto devuelto necesita más información del cliente acerca de la explotación del producto. En estos casos, el usuario puede ver directamente el histórico de transacciones del producto en cuestión, que se registró en los movimientos de seguimiento del producto, desde donde podrá consultar el documento o documentos que correspondan.

Abra los movimientos de seguimiento del producto 80102-T:

9. Abra la ficha del producto 80102-T. Haga clic en PRODUCTO→MOVIMIENTOS→MOVS. SEGUIM. PROD.

Las dos últimas líneas especifican el incremento en 2 unidades de las existencias del producto 80102-T con los números de serie S/N-852CA15 y S/N-852CA16 (observe que el campo Positivo está activado). Desde estas líneas, el usuario puede consultar el documento asociado, que está representado mediante una devolución de ventas, y los movimientos.

NOTA: para garantizar el seguimiento completo de un producto con un número de serie, el usuario deberá asignar a dicho producto un código de seguimiento de producto que requiera la especificación de números de serie en el momento de la entrada de la venta (devolución de venta) y de la salida de la compra (devolución de compra). Puede obtener más información acerca de la configuración de códigos de seguimiento de productos en el manual de formación Gestión de inventario. A continuación, supongamos una situación en la que una empresa desea recibir una compensación de su proveedor (transportista) por los daños ocasionados a los productos durante el envío:

Escenario 4 (continuación del escenario 1) El cliente 10000 informó al vendedor de que, durante el envío, se dañaron dos unidades del producto 1964-W. En lugar de devolver los productos, el cliente recibió una deducción de venta del 15%.


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Dado que el transportista es el responsable de los daños, Cronus desea recuperar los costes asociados a dichos daños. El encargado de logística se pone en contacto con el representante del transportista (el transportista, proveedor, 49989898) y las partes acuerdan que Cronus curse una reclamación de transporte al transportista. La cantidad de la reclamación es igual a la cantidad de la deducción de ventas concedida al cliente (87,60 DL). Suponga que el encargado de logística decide emitir una reclamación de transporte al proveedor 49989898 desde un abono de compra (también se podría utilizar la devolución de compra):

1. Cree un abono de compra nuevo y rellene la cabecera con los datos del proveedor.

2. En el campo Nº autorización proveedor, especifique R123. Éste es el número que el encargado de logística recibe del transportista (proveedor) para autorizar la reclamación (devolución).

3. En el campo Nº abono proveedor, escriba CM478.

A continuación, cree una línea de abono.

4. En el campo Tipo, selecciona Cuenta y en el campo Nº, seleccione la cuenta 6810.

5. En el campo Cantidad, escriba 1 y en el campo Coste unit. directo excl. IVA, escriba 87,60.

6. Registre el abono de compra.

Aquí finaliza el proceso de devolución orientado a proveedores según el escenario 4.


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Demuestre sus habilidades Todos los niveles Escenario: (continuación de Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente) Con relación a la devolución de 50 unidades (cajas) del producto 80100 iniciada por el cliente 10000, Cronus desearía devolver los productos defectuosos al proveedor al que originalmente se los compraron y recibir una reposición de la misma cantidad del mismo producto. Al registrar un acuerdo de compensación con este cliente, el vendedor creó una devolución de compra, que ahora sirve para indicar al comprador que hay que devolver los productos al proveedor. El comprador se pone en contacto con el representante del proveedor (proveedor 45858585) y las partes acuerdan que Cronus devuelva el producto para su reposición. El proveedor proporciona al comprador un número de autorización de devolución, PR0558. Para realizar este escenario, en primer lugar, busque la devolución de compra número 6001 y regístrela como facturada. Su tarea consiste en gestionar el proceso de devolución al cliente, que se compone de los siguientes pasos:

• Envío de los productos defectuosos al proveedor y recepción del abono correspondiente

• Comprobación de que los productos que se van a devolver al proveedor se valoran al mismo coste unitario con el que se compraron originalmente en lugar del coste medio que propone el sistema (consulte el pedido de compra Nº 6001).

• Recepción de una reposición del proveedor


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Diagrama de actividad de gestión de devoluciones


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Capítulo 10: Análisis e informes

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CAPÍTULO 10: ANÁLISIS E INFORMES • Introducción • Informes de análisis • Análisis por dimensiones • Presupuestos de compras y ventas


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Introducción Las funciones de análisis e informes de Microsoft® Business Solutions–Navision® han sido concebidas para proporcionar herramientas de presupuesto, previsión y análisis de datos a los directores de ventas, compras y almacén. El diseño de estas características facilita su utilización a usuarios sin conocimientos de finanzas y contabilidad. La función Informes de análisis permite analizar datos en tiempo real mediante informes de análisis personalizados que se guardan con nombre exclusivo y se colocan dentro del área de aplicación correspondiente para analizar los datos en el formato que se prefiera. La utilización de plantillas de líneas y columnas de análisis es ilimitada y definida por el usuario, lo que facilita la creación de informes de análisis a la medida de las necesidades y procesos de la empresa. El uso de dimensiones permite analizar tendencias y comparar varias características en diversos movimientos. Asimismo, es posible combinar y comparar datos de origen en línea cambiando los parámetros. La funcionalidad de obtención de detalles en todo el programa de Microsoft Navision permite tomar decisiones basadas en los datos obtenidos en investigaciones de transacciones detalladas en tiempo real. La funcionalidad de presupuestos de compras y ventas permite realizar presupuestos de ventas a nivel de producto y de cliente, y presupuestos de compra a nivel de producto y proveedor, tanto de importes como de cantidades. Puede realizar un seguimiento del rendimiento real calculando las variaciones y pasar cifras de Microsoft Navision a Excel y viceversa. El sistema admite el control de versiones de presupuestos y permite que varios usuarios trabajen en el mismo presupuesto simultáneamente. La comparación de los datos del informe de análisis con los presupuestos se simplifica considerablemente, en comparación con el método de presupuesto convencional, mediante la utilización de dimensiones y filtros de dimensiones. Es posible crear presupuestos definidos por el usuario para dimensiones, cuentas y periodos de tiempo idénticos.

En Microsoft Navision, hay dos gránulos que admiten estas funciones de análisis e informes. Estos gránulos son:

• Informes de análisis • Presupuesto de ventas o compras

En este capítulo se describen las principales características de la funcionalidad de presupuestos e informes de análisis de Microsoft Navision.

Para explicar cómo facilita el sistema a las empresas la gestión de las tareas que intervienen en la creación de informes de análisis y presupuestos de compras y ventas, el capítulo incluye ejemplos y escenarios amplios y detallados. Para obtener un resumen de los procedimientos habituales asociados a las tareas específicas de informes y presupuestos, se recomienda leer el tema correspondiente en la Ayuda en pantalla.


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Informes de análisis Los informes de análisis pueden utilizarse para crear informes personalizados en función de las transacciones registradas, por ejemplo, ventas, compras, transferencias y ajustes de inventario. Los informes de análisis se componen de los objetos que se quiere analizar, representados en forma de líneas, y de parámetros de análisis (que constituyen el método utilizado para analizar el objeto) representados en forma de columnas. En la ventana Nombres informes de análisis, se muestran todos los informes de análisis junto con las plantillas de líneas y columnas de análisis vinculadas a cada uno de ellos.

Puede crear, ver y modificar informes de análisis desde el menú Ventas y Marketing y desde el menú Compras haciendo clic en ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS. Desde ambos menús, se tiene acceso a la misma funcionalidad. En la explicación siguiente, se usa un ejemplo de informe de análisis de ventas, pero también es aplicable a los informes de análisis de compra. Para crear un informe de análisis debe realizar las siguientes tareas:

• Configurar la plantilla de líneas • Configurar la plantilla de columnas • Especificar un nombre de informe y una descripción en la ventana

Nombres informes de análisis, y seleccionar las plantillas de líneas y columnas.


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Configurar plantillas de líneas Las líneas del informe contienen los objetos que se van a analizar. Para configurar plantillas de líneas, en el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS LÍNEAS DE ANÁLISIS. Aquí puede crear filas en las que se muestren los clientes, grupos de clientes, productos, grupos de productos, vendedores y fórmulas. La funcionalidad de dimensiones se utiliza para definir vendedores y grupos de clientes y productos. La utilización de dimensiones en los informes de análisis se explica más adelante en este capítulo.

Puede seleccionar las líneas que desee utilizar en la ventana Líneas de análisis de ventas del informe de análisis. Para obtener acceso a la ventana Líneas de análisis de ventas, presione el botón Líneas que hay en la parte inferior de la ventana Plantillas líneas de análisis.

Estas líneas pueden modificarse manualmente o mediante la función de inserción para, por ejemplo, agregar un nuevo cliente.

Configurar plantillas de columnas Las columnas del informe contienen los parámetros del análisis. Para configurar plantillas de columnas, en el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS COLUMNAS ANÁLISIS. Puede definir columnas que muestren los importes de las ventas, los importes de los costes, las cantidades, los importes no inventariables, el precio de venta, el coste estándar, el coste indirecto y el coste unitario.


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En la ventana Plantillas columnas análisis, puede acceder a plantillas de columnas existentes o crear plantillas nuevas. Presione el botón Columnas que hay en la parte inferior de la ventana Plantillas columnas análisis. Se mostrará la ventana Ventas - Columnas de análisis:

Aquí puede configurar las columnas que desee mostrar en el informe de análisis. En cada columna, puede definir los datos de los movimientos de productos y presupuesto que desea obtener en el informe de análisis. Para obtener información sobre cada campo, consulte la Ayuda en pantalla.

Tipos de análisis Para cada columna que configure en la ventana Columnas de análisis, puede seleccionar un tipo de análisis que especifique el valor que desea mostrar en la columna, por ejemplo, Coste de las mercancías vendidas o Consumo. El sistema incorpora códigos de tipos de análisis predeterminados para la mayoría de los análisis que deseará realizar. Haga clic en el AssistButton del campo Código de tipo de análisis para mostrar la Lista de tipos de análisis.

Cada código de tipo de análisis dispone de un filtro predeterminado de tipo de movimientos de producto, otro de movimientos de valor y un tipo de valor que definen conjuntamente los valores de movimientos de producto y presupuesto que se van a obtener. Puede ver, crear y modificar códigos de tipo de análisis haciendo clic en ANÁLISIS E INFORMES→CONFIGURACIÓN→TIPOS DE ANÁLISIS desde el menú Ventas y Marketing.


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La tabla siguiente muestra las partes del sistema de las que se obtiene la información de tipo de valor:

Tipo de valor La información proviene de:

Importe venta Movimientos de productos Importe coste Movimientos de productos Importe no inventariable Movimientos de productos Cantidad Movimientos de productos Coste unitario Ficha de producto Coste estándar Ficha de producto Coste indirecto Ficha de producto Precio venta Precios ventas

Personalizar informes de análisis Puede utilizar los informes de análisis incorporados en el sistema para crear informes personalizados. En el siguiente ejemplo se muestran los campos clave del informe de análisis y se describe cómo personalizar un informe de análisis existente:

Escenario 1 El director de ventas de Cronus ha creado un informe denominado VENTAS CV que proporciona un resumen de la facturación y beneficios de ventas a clientes concretos de los que se realiza un estrecho seguimiento. El director tiene que ejecutar este informe para obtener los números de las ventas de enero, pero primero necesita agregar un cliente adicional al mismo. En primer lugar, es necesario abrir la ventana Informe de análisis de ventas y buscar el informe que se va a personalizar.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→

INFORMES DE ANÁLISIS.

2. En el campo Nombre del informe de análisis, haga clic en el AssistButton para abrir la ventana Nombres informes de análisis.

3. Seleccione el informe de análisis VENTAS CV y haga clic en Aceptar.

A continuación, definiremos del período de tiempo de este informe.

4. En la ventana Informe de análisis de ventas, escriba 01/01/01 en el campo Filtro fecha.


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5. En la parte inferior izquierda de la ventana Informe de análisis de ventas, haga clic en el intervalo de tiempo 31 para mostrar los datos del informe.

Es necesario agregar el cliente número 49633663 a las líneas del informe. Esta operación se realiza mediante la Plantilla de línea de análisis.

6. En el campo Plantilla de línea de análisis, haga clic en el AssistButton para mostrar todas las plantillas de líneas de análisis existentes.

7. Seleccione la plantilla de líneas de análisis de este informe, denominado MI CLIE, y haga clic en Líneas. Aparecerá la ventana Líneas de análisis de ventas.

8. Resalte la línea Total cuentas clave y haga clic en ACCIONES→ INSERTAR CLIENTES. Aparecerá la ventana Lista de clientes.

9. Seleccione el cliente nº 49633663 y haga clic en Aceptar.

El sistema obtiene la información del cliente automáticamente y la coloca en las líneas del informe. Observe que el número de cliente se copia en el campo Ref. fila nº.

NOTA: los números de referencia de fila son opcionales y se utilizan sólo para crear fórmulas. No guardan ninguna relación con otras series de números del sistema

En este ejemplo, se utilizan números de referencia de fila en una fórmula para calcular el importe de Total cuentas clave, así que es necesario realizar las modificaciones correspondientes en la ventana Líneas de análisis de ventas.

NOTA: Para utilizar el número de referencia de fila en una fórmula, es necesario que haya como mínimo un carácter que no sea un número en el campo Ref. fila nº.

10. Cambie el campo Ref. fila nº del cliente 49633663 a A6.

11. En el campo Intervalo de la línea Total cuentas clave, modifique la fórmula en el intervalo de A1 a A6.

Puede agregar la nueva cuenta de cliente. Cierre la ventana Líneas de análisis de ventas y la ventana Plantillas líneas de análisis y vuelva a la ventana Informe de análisis de ventas. Observe que el nuevo cliente aparece ahora en el Informe de análisis de ventas.

A continuación, examine las Columnas de análisis para buscar los parámetros que se han configurado para analizar estos datos.

12. En el campo Plantilla columna de análisis, haga clic en el AssistButton para mostrar todas las plantillas de columna de análisis existentes.


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13. Seleccione la plantilla de columnas de análisis CCIAL y haga clic en Columnas. Aparecerá la ventana Columnas de análisis.

En Cabecera columna, podrá ver todas las columnas utilizadas para crear el informe. Podrá ver las fórmulas introducidas en el campo Fórmula. Observe el campo Código de tipo de análisis.

14. Haga clic en el AssistButton de uno de los campos Código de tipo de análisis para abrir la ventana Lista de tipos de análisis.

15. Haga clic en el botón Configur. Aquí podrá ver los filtros de cada tipo de análisis.

16. Cierre la ventana Tipos de análisis, la ventana Lista de tipos de análisis y la ventana Columnas de análisis para volver a la ventana Plantillas columnas análisis. Haga clic en Aceptar.

Los informes de análisis ofrecen la capacidad de examinar los detalles de los datos para investigar los resultados. Puede examinar los detalles de cualquier línea cuya información proceda de la contabilidad. No puede examinar detalles en las líneas de fórmula.

17. En el campo Ventas, facturadas del Informe de análisis de ventas, haga clic en el AssistButton que aparece junto a uno de los importes. Aparecerá la ventana Movimientos valor, que le permitirá ver los movimientos de ventas facturadas que constituyen los datos de la línea de informe.

18. Cierre la ventana Movimientos valor.

La plantilla VENTAS CV ya está configurada para proporcionar los datos que necesita el director de ventas.

Crear informes de análisis En el ejemplo siguiente, se describe todo el proceso de creación de un nuevo informe de análisis.

Escenario 2 Cronus necesita un informe que muestre las cantidades que han adquirido todos los clientes asignados al almacén Gris durante este año y las compare con las del año pasado. El primer paso es definir el diseño del informe. Empezaremos definiendo las líneas del informe. Como se mencionó anteriormente, esta operación se lleva a cabo mediante la creación de una plantilla de líneas de análisis.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS LÍNEAS DE ANÁLISIS.

2. Seleccione una línea vacía y escriba GRIS en el campo Nombre.

3. En el campo Descripción, escriba Clientes del almacén Gris.

4. Haga clic en el botón Líneas. Aparecerá la ventana Líneas de análisis de ventas.


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5. Presione el botón Acciones que hay en la parte inferior de la ventana y seleccione Insertar clientes. Se mostrará la Lista de clientes.

6. Filtre los del almacén Gris.

CONSEJO: coloque el cursor en el campo Cód. almacén, haga clic en el botón Filtro de campo y seleccione Gris.

7. Seleccione todas las líneas de cliente y presione Aceptar. La información de clientes se copiará en las líneas de análisis de ventas. Desplácese hacia arriba para ver los clientes.

8. En la ventana Líneas de análisis de ventas, resalte las líneas que contienen los nombres de los clientes, presione Acciones y, a continuación, seleccione Volver a numerar las líneas.

9. En el campo Nº ref. fila inicial, escriba G1 y, a continuación, presione Aceptar. Vuelva a presionar Aceptar para aceptar el mensaje que aparece.

10. En el campo Descripción de la primera fila vacía que aparece debajo de los nombres de los clientes, escriba Total de los clientes del almacén Gris.

11. En el campo Tipo, seleccione Fórmula.

12. En el campo Intervalo, escriba G1...G34 para incluir todas las líneas de clientes.

13. Active el campo Negrita. Si el campo Negrita no aparece, utilice la función Mostrar columna para agregarlo.

14. Cierre la ventana Líneas de análisis de ventas. La plantilla de líneas ya está configurada.

A continuación, necesita definir las columnas del informe. Como se mencionó anteriormente, esta operación se lleva a cabo mediante la creación de una plantilla de columnas de análisis.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS COLUMNAS ANÁLISIS.

2. Seleccione una línea vacía y escriba CANTIDAD en el campo Nombre.

3. En el campo Descripción, escriba Cantidad.

4. Haga clic en el botón Columnas. Se mostrará la ventana Ventas - Columnas de análisis.

5. Cree las columnas de acuerdo con el contenido de la tabla siguiente. Observe que el campo Tipo de valor no aparece en la tabla. Ello se debe a que se aplica el valor predeterminado al seleccionar el Código de tipo de análisis.


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Nº columna

Cabecera columna Facturado Tipo

columna Tipo mov. cont. Fórmula

A1 Cantidad facturada Activado Saldo

periodo Movs. prods.

A2 AP: Cantidad facturada

Activado Saldo periodo

Movs. prods.

C1 Cambiar % Fórmula Movs. prods.

(A3-B3/B3)*100

A1 Activado CANT-VENTA Siempre Una

A2 Activado -1A CANT-VENTA Siempre Una

C1 Siempre Una

6. Cierre la ventana Ventas - Columnas de análisis. La plantilla de columnas ya está configurada.

Por último, cree el informe para analizar los clientes del almacén gris por cantidades.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Nombre del informe de análisis. Aparecerá la ventana Nombres informes de análisis.

3. Seleccione una línea vacía y escriba Cantidad en el campo Nombre.

4. En el campo Descripción, escriba Almacén por cantidades.

5. En el campo Línea análisis: nombre plant., seleccione Gris.

6. En el campo Nombre plant. análisis columna, seleccione Cantidad.

7. Presione Aceptar. Se mostrará la ventana Informe de análisis de ventas.

8. En la parte inferior izquierda de la ventana Informe de análisis de ventas, haga clic en el intervalo de tiempo 12 para ver los números de un período de 12 meses.

9. Desplácese hasta el período que va del 01/01/01 al 31/12/01.

El informe mostrará las estadísticas de cantidades de los clientes del almacén gris en el año actual y en los años anteriores.

Modifique el informe para mostrar sólo los clientes que realizaron compras a Cronus este año o el anterior.


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10. Haga clic en el AssistButton del campo Plantilla de línea de análisis.

11. Asegúrese de que la línea de la plantilla Gris aún está resaltada y presione el botón Líneas.

12. En el campo Mostrar de la ventana Líneas de análisis de ventas, seleccione al valor Si ninguna columna es cero para todas las líneas.

13. Cierre la ventana y presione Aceptar en la ventana Plantillas líneas de análisis para volver a Informe de análisis de ventas.

Ahora el informe enumera sólo los clientes que realizaron alguna compra a Cronus durante el año actual o el anterior.

Utilizar grupos de clientes y productos Al crear las plantillas de líneas de los informes de análisis, no es posible seleccionar grupos de clientes, grupos de productos o vendedores si no se configura primero la dimensión correspondiente en una ficha de vista de análisis. Los grupos de clientes y vendedores deben definirse como dimensiones en VENTAS Y MARKETING→CONFIGURACIÓN→CONF. VENTAS Y COBROS para que sea posible configurarlos en una ficha de vista de análisis. Los grupos de productos deben definirse como dimensiones en ALMACÉN→CONFIGURACIÓN→CONFIG. CONTAB. EXIST. NOTA: para poder usar grupos de objetos en los informes de análisis, es necesario disponer del gránulo Dimensiones avanzadas. En general, las dos dimensiones globales se utilizan para otras entidades de informes y no están disponibles para la agrupación de informes de análisis. A continuación, es necesario configurar los grupos de productos y vendedores como dimensiones en una ficha de vista de análisis. Haga clic en VENTAS Y MARKETING→ANÁLISIS E INFORMES→CONFIGURACIÓN→FICHA VISTA ANÁLISIS→ BOTÓN ANÁLISIS→LISTA para ver los códigos de vista de análisis y las dimensiones asociadas a los mismos que se han configurado en el sistema. NOTA: si no se selecciona el código de vista de análisis apropiado en la ventana Plantillas líneas de análisis, no es posible utilizar grupos de productos o clientes en una plantilla de líneas de análisis. El sistema permite agregar grupos de productos y clientes a las líneas de análisis de ventas; no obstante, si intenta usar la plantilla de líneas de análisis en un informe, recibirá un mensaje de error.


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Se ha creado una ficha de vista de análisis para clientes con las dimensiones para grupos de clientes y vendedores. Revise la configuración de la ficha de vista de análisis y, a continuación, demuestre cómo se utilizan los grupos de clientes en un informe.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→

CONFIGURACIÓN→FICHA VISTA ANÁLISIS. Se mostrará la Ficha de vista de análisis de ventas.

2. Presione el botón Análisis y, a continuación, seleccione Lista.

3. Resalte la línea que tiene el Código CLIENTES y presione Aceptar. Se mostrará la ventana Clientes - Ficha de vista de análisis de ventas.

4. Seleccione la pestaña Dimensiones.

Puede seleccionar un máximo de tres dimensiones para cada vista de análisis. Observe que en esta ficha se han seleccionado las dimensiones GRUPOCLIENTE y VENDEDOR. También puede establecer filtros en dimensiones no incluidas en la vista de análisis haciendo clic en el botón Análisis y seleccionando Filtro. No se han establecido filtros adicionales en la ficha Clientes – Ficha de vista de análisis de ventas.

5. Seleccione la pestaña General. Observe que el campo Actualizar al registrar no está seleccionado.

6. Para asegurarse de que los datos son actuales, presione el botón Actualizar.

NOTA: si no ha activado el campo Actualizar al registrar, tendrá que hacer clic en Actualizar, en la ficha de vista de análisis, o utilizar el proceso Actualiz. vistas análisis para garantizar que la vista de análisis esté actualizada con los movimientos registrados más recientes.

7. Cierre la ventana Clientes- Ficha de vista de análisis de ventas.


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Escenario 3 (continuación del escenario 2) En este escenario, modificaremos el informe de análisis que creamos en el escenario 2 para analizar las cantidades adquiridas por los grupos de clientes.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS. Aparecerá la ventana Informe de análisis de ventas.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Nombre del informe de análisis y seleccione el informe denominado Cantidad. Haga clic en Aceptar. Se mostrará el informe de análisis de ventas Almacén por cantidades.

Tenemos que modificar la plantilla de líneas para mostrar grupos de clientes en lugar de clientes del almacén gris.

3. En el campo Plantilla de línea de análisis, haga clic en el AssistButton. Aparecerá la ventana Plantillas líneas de análisis.

4. Observe que la plantilla denominada GRUPOSCLIE tiene seleccionado el Código vista análisis producto CLIENTES.

5. Seleccione la plantilla GRUPOSCLIE y presione Aceptar. El Informe de análisis de ventas muestra ahora GRUPOSCLIE en el campo Plantilla de línea de análisis.

6. Presione ENTRAR y el informe se actualizará para mostrar las estadísticas de cantidades por grupos de clientes.

Vistas y presentación de los informes de análisis Puede modificar y presentar los informes de varias formas.

• El botón Imprimir de la ventana Informe de análisis de ventas permite obtener una vista preliminar e imprimir el informe que aparece en pantalla.

• Puede exportar el informe a Microsoft Excel haciendo clic en el botón Acciones y seleccionando Exportar a Excel. Una vez en Excel, puede usar las funciones de esta aplicación para presentar el informe.

• Puede utilizar la función Mostrar gráfico de barras para ver el informe en un formato gráfico.

En el ejemplo siguiente, se explica cómo se utiliza la función de Mostrar gráfico de barras:


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Escenario 4 (continuación del escenario 1) El director de ventas de Cronus necesita presentar al personal de ventas la facturación correspondiente al mes de enero de los tres clientes más importantes.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS.

2. Seleccione el informe de análisis del escenario 1:

– Nombre del informe de análisis = VENTAS CV – Plantilla de línea de análisis = MI CLIE – Plantilla columna de análisis = CCIAL – Filtro fecha = del 01/01/01 al 31/01/01

3. Resalte las líneas A1, A2 y A6 del informe de análisis manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada línea. Estos son los clientes con los totales de ventas más elevados.

4. Haga clic en ACCIONES→MOSTRAR GRÁFICO DE BARRAS. Aparecerá la ventana Gráfico de barras de línea de análisis.

De este modo, se obtiene la información de facturación de estos tres clientes en una vista gráfica. NOTA: no es posible mostrar más de tres líneas de la ventana Informe de análisis en la vista de gráfico de barras.


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Demuestre sus habilidades: creación de informes de análisis Todos los niveles Escenario: necesita un informe que muestre las ventas correspondientes a enero de 2001 por vendedores. Los requisitos del informe son los siguientes:

1. El informe debe componerse tanto de las ventas facturadas como de las no facturadas.

2. El informe debe incluir una línea que muestre las ventas totales por vendedores en la parte inferior.

3. Modifique el informe para mostrar sólo los vendedores que registraron ventas en enero de 2001.

4. Una vez completado, presente el informe en forma de gráfico de barras.

NOTA: en este informe, sólo es necesario incluir a los vendedores a los que se les ha asignado un código de dimensión de vendedor. CONSEJO: para poder seleccionar vendedores en un informe de análisis, es necesario configurar una ficha de vista de análisis con las dimensiones de vendedor y agregarla a la plantilla de líneas de análisis. CONSEJO: revise las plantillas de informe existentes para comprobar si es posible reutilizar o modificar un informe existente.


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Análisis por dimensiones Si necesita tener capacidad para analizar información usando varias dimensiones, puede utilizar la función Análisis por dimensiones, que puede encontrar en el menú Ventas y Marketing o en Compras, en ANÁLISIS E INFORMES→ANÁLISIS POR DIMENSIONES. Esta función permite ver los importes que se derivan de las vistas de análisis que ha configurado. Con el análisis por dimensiones, es posible combinar dimensiones y filtrar movimientos, examinar los datos desde perspectivas diferentes, ver las cifras del saldo periodo o el saldo a la fecha y seleccionar los periodos de tiempo desde la pantalla de Microsoft Navision. Esta información no se puede imprimir directamente, pero puede exportarla a Excel y usar todas las herramientas de esta aplicación para crear presentaciones e imprimir los datos.

La función Vistas análisis puede utilizarse para analizar varias dimensiones como clientes, grupos de clientes o vendedores frente a productos o grupos de productos en lo que se refiere a cantidades o importes reales o presupuestados. Una vez configurado un grupo como dimensión, puede agregarse a un informe de análisis y a una vista de análisis por dimensiones. Estos grupos se configuran en la ficha de vista de análisis. Consulte la sección anterior sobre el uso de grupos de productos y clientes para obtener más información sobre las fichas de vista de análisis.

Uso del análisis por dimensiones En el ejemplo siguiente, crearemos un análisis de compra por dimensiones y lo utilizaremos para explorar las funciones del análisis por dimensiones de Microsoft Navision.

Escenario 5 Cronus necesita determinar el importe de coste de inventario en cada uno de los almacenes. Además, deben disponer de capacidad para filtrar por compradores y por grupos de negocio concretos. Ello requiere el uso de las dimensiones de almacén, comprador y grupo de negocio. En primer lugar, es necesario crear una ficha de vista de análisis con las dimensiones que se van a analizar. Puesto que la dimensión de almacén está disponible en la ventana Análisis por dimensiones, sólo es necesario configurar las dimensiones de comprador y grupo de negocio en la ficha de vista de análisis.

1. En el menú Compras, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→FICHA VISTA ANÁLISIS.

2. En el campo Código, presione F3 para crear una nueva ficha.

3. Escriba COMPRADOR en el campo Código y Comprador en el campo Nombre.

4. Introduzca la fecha de trabajo en el campo Fecha inicial.

5. Active el campo Incluir pptos.


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6. Seleccione la pestaña Dimensiones.

7. En el campo Cód. dimensión 1, introduzca el valor Comprador.

8. En el campo Cód. dimensión 2, introduzca el valor GRUPONEGOCIO.

9. Presione el botón Actualizar.

10. Cierre la ficha de vista de análisis de compras.

Ya puede utilizar la vista de análisis que configuró en la ventana Análisis de compras por dimensiones.

1. En el menú Compras, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ANÁLISIS POR DIMENSIONES.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Cód. vista análisis y seleccione el código de vista de análisis Comprador. Presione Aceptar.

3. En el campo Muestra como líneas, seleccione Almacén.

4. En el campo Muestra como columnas, seleccione Periodo.

5. En el campo Mostrar valor como, seleccione Importe coste.

Ahora podrá ver, en las líneas y columnas del informe, la cantidad total y el coste total por almacén y por periodo de tiempo.

6. A continuación, seleccione Cantidad en el campo Mostrar valor como. Observe que el importe de las columnas del periodo de tiempo pasa a ser la cantidad en lugar del importe de coste.

A continuación, filtraremos estos resultados por vendedores y por grupos de negocio.

7. Haga clic en la pestaña Filtros.

Observe que los filtros que están disponibles a la derecha de este formulario proceden de la ficha de vista de análisis de ventas que creó.

8. En el campo Filtro Comprador, seleccione PR.

9. En el campo Filtro Gruponegocio, seleccione INDUSTRIAL. Salga del campo (utilizando la tecla del tabulador) para actualizar la información de la tabla.

Ahora que ya ha creado el informe, analice las funciones adicionales disponibles en este formulario.


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10. Seleccione la pestaña Opciones.

Aquí encontrará opciones adicionales para ver los datos.

11. Presione el botón Acciones y haga clic en Invertir líneas y columnas. Se intercambia la ubicación de los almacenes y periodos de tiempo en la ventana.

En el botón Acciones también hay una opción para exportar los datos a Microsoft® Excel.


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Demuestre sus habilidades: realización de un análisis por dimensiones

Todos los niveles Escenario: necesita analizar las ventas de productos por áreas. Para realizar este análisis se necesitan los siguientes parámetros:

1. El análisis debe incluir los productos 1896-S a 766BV-C.

2. El análisis debe referirse al año 2001.

Cuando la ventana Análisis de ventas por dimensiones contenga la información de ventas de producto por áreas, lleve a cabo las siguientes tareas.

3. Compare las ventas realizadas por Juan Roca con las realizadas por Miguel Severino.

4. Vea el análisis como importe de ventas, importe CV y cantidad.

5. Exporte el importe de ventas de Juan Roca a una hoja de cálculo de Excel.

CONSEJO: necesita usar las dimensiones Área y Vendedor.


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Presupuesto de compras y ventas La funcionalidad de presupuesto de compras y ventas se utiliza para las funciones de planificación y previsión, y para realizar un seguimiento del rendimiento. Se puede acceder a presupuesto de compras y ventas desde la opción Análisis e informes del menú Ventas y Marketing y desde el menú Compra.

En Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→PRESUPUESTOS. Aparecerá la ventana Inf. general de presupuesto de ventas.

Para ver un presupuesto, selecciónelo presionando el AssitButton del campo Nombre ppto. producto. Aparecerá la lista Nombres ppto. pdto. Seleccione el presupuesto que desee y presione Aceptar.

Introducir números en el presupuesto Una vez creado el presupuesto, deberá elegir cómo desea introducir las cifras. Las opciones del campo Mostrar valor como del formulario de presupuesto de ventas son Importe venta, Costo ventas y Cantidad. Al crear presupuestos de compra, las opciones del campo Mostrar valor como son Importe coste y Cantidad.

Si los valores se muestran como cantidades, los totales aparecerán en el campo Cantidad presupuestada que hay en la parte izquierda de la ventana. Cuando los valores se muestran como importes, los totales aparecen en el campo Importe ventas presupuestado (si se introduce un presupuesto de ventas) o en el campo Importe coste presupuestado (si se introduce un presupuesto de compra), en la parte izquierda de la ventana.


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Si presiona el AssistButton de cualquiera de los campos de números, se desplazará a la ventana Movimientos de presupuesto de productos. Aquí puede definir información adicional sobre el movimiento de presupuesto. Encontrará explicaciones sobre cada uno de los campos en la Ayuda en pantalla.

En el ejemplo siguiente, se describe el proceso de creación de un presupuesto de compra.

Escenario 6 El director de compras de Cronus necesita crear un presupuesto para obtener una previsión del importe que cada comprador necesita gastar por cada proveedor en el período que va de enero a abril de 2001. Para ello, es necesario configurar un nuevo presupuesto en Microsoft Navision. Para crear un nuevo presupuesto de compra:

1. En el menú Compras, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→PRESUPUESTOS.

2. En el campo Nombre ppto. producto, haga clic en el AssistButton. Aparecerá la ventana Nombres ppto. pdto.

3. Seleccione una línea vacía y escriba COMPRA en el campo Nombre y Compra en el campo Descripción.

4. En el campo Cód. dim. presupuesto 1, seleccione COMPRADOR.

Tenga en cuenta que puede seleccionar un máximo de tres dimensiones para cada presupuesto.

5. Presione Aceptar y la ventana Inf. general de presupuesto de compras volverá a aparecer con el presupuesto de compra en el campo Nombre ppto. producto.

6. En el campo Muestra como líneas, introduzca Proveedor.

7. En el campo Muestra como columnas, introduzca Periodo.

8. En el campo Filtro fecha, introduzca 01/01/01...01/04/01.

9. En el campo Mostrar valor como, seleccione Importe coste.

10. En la parte inferior izquierda de la ventana Inf. general de presupuesto de compras, haga clic en el intervalo temporal 31 para ver los períodos de tiempo por meses.

11. Seleccione la pestaña Opciones y especifique 1 en el campo Factor redondeo.

12. Active el campo Muestra nombre columna.

A continuación, necesita seleccionar un comprador para este presupuesto. Para ello es necesario usar un filtro.

13. Seleccione la pestaña Filtros.


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14. En el campo Filtro Comprador, seleccione AG.

El presupuesto del comprador AG sólo tiene que incluir algunos proveedores importantes concretos, así que puede aplicar un filtro para omitir los proveedores que no es necesario tener en cuenta.

15. Seleccione la pestaña General.

16. En el campo Filtro proveedor, introduzca el intervalo de 30000 a 62000 o utilice el AssistButton para seleccionar estos movimientos.

Una vez configurado el presupuesto con los proveedores, el comprador y los períodos de tiempo necesarios, ya está listo para empezar a introducir cifras en el mismo.

17. Rellene los valores de acuerdo con lo dispuesto en el siguiente cuadro:

Nombre Enero Febrero Marzo Abril

Tecnologías Hacetiempo 300 300 1200 300 Muebles Lido Electroservicios Barcel. S.A. 1200 1200 1600 1200 Azulcesped S.L. 240 600 240 240 Eléctroatrac. S.L. 1600 3000 4200 4200 CaminoaHolanda

18. Seleccione uno de los números que ha introducido en el presupuesto

y haga clic en la flecha para examinar detalles que hay a la derecha del mismo. Aparecerá la tabla Movimientos de presupuesto de productos.

Aquí puede escribir una descripción del movimiento de presupuesto, asignar dimensiones y agregar más información.

19. Cierre la tabla Movimientos de presupuesto de productos.

Se ha completado el presupuesto del comprador AG.

En este escenario, ha creado un presupuesto para uno de los compradores del sistema. Los pasos 13 a 19 pueden repetirse tantas veces como sea necesario para crear presupuestos para todos los compradores.


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Exportar e importar presupuestos desde Excel Los presupuestos de compras y ventas pueden exportarse a Excel, modificarse en esta aplicación y volver a importarse en Microsoft Navision. En el ejemplo siguiente, se describen los pasos para exportar e importar un presupuesto y ver los resultados.

Escenario 7 (continuación del escenario 6) Ahora que ya está creado el presupuesto del comprador AG en Microsoft Navision, el director de compras de Cronus necesita enviarlo al comprador para obtener los comentarios de éste. El comprador está de viaje en estos momentos y no tiene acceso a Microsoft Navision. El director de compras tiene que exportar el presupuesto a Excel y enviarlo al comprador para que éste realice los cambios. Una vez realizados los cambios, el director de compras tendrá que importarlos en el presupuesto utilizando Microsoft Navision.

1. En el menú Compras, haga clic en

ANÁLISIS E INFORMES→PRESUPUESTOS.

2. En el campo Nombre ppto. producto, seleccione COMPRA. Se mostrará el presupuesto de compra.

3. Presione el botón Acciones y seleccione Exportar a Excel.

4. Seleccione Crear libro en el campo Opción.

5. Cuando haya terminado el procesamiento de los datos, abra el libro de Microsoft Excel que se acaba de crear.

Observe que todos los filtros aplicados en Microsoft Navision están visibles en la hoja de cálculo de Excel. De manera predeterminada, el sistema asigna el nombre “Presupuesto” a la hoja de cálculo.

6. Guarde el libro como Presupuesto compra.xls.

En este momento, el director de compras envía el archivo de Excel al comprador.

El comprador recibe el presupuesto y realiza los cambios necesarios.

7. Realice los siguientes cambios en el presupuesto y guarde el libro:

– Para el proveedor 30000, cambie el número de enero a 600 – Para el proveedor 50000, cambie el número de enero a 2000

8. Guarde y cierre el libro modificado.


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9. Desde la ventana Inf. general de presupuesto de compras de Microsoft Navision, presione el botón Acciones y seleccione Importar desde Excel. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

10. En el campo Nombre fichero libro, busque la ubicación en la que ha guardado el archivo de Excel y seleccione Presupuesto compras.

11. Seleccione Presupuesto en el campo Nombre hoja.

12. Asegúrese de rellenar los campos con los valores siguientes:

Nombre ppto. Compra Opción Reemplazar movs. Descripción Importado de Excel 25/01/01 Importar valor como Importe coste

13. Presione Aceptar para sustituir los movimientos existentes y acepte

el mensaje que aparece.

El presupuesto de Microsoft Navision se ha actualizado con los nuevos números de enero.


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Uso de los presupuestos en los informes de análisis Los presupuestos de compras y ventas creados pueden utilizarse en informes de análisis para realizar un seguimiento de los importes presupuestados comparándolos con los reales. En el ejemplo siguiente se muestra cómo usar presupuestos en los informes de análisis.

Escenario 8 El director de ventas de Cronus necesita comparar las ventas a clientes de la empresa con las cifras del presupuesto.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS. Aparecerá la ventana Informe de análisis de ventas.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Nombre del informe de análisis.

El informe de análisis denominado CLIE1-PPTO muestra los importes reales, cotejados con los presupuestados, por grupos de clientes.

3. Seleccione CLIE1-PPTO y haga clic en Aceptar.

A continuación, debe seleccionar el presupuesto que se va a utilizar para la comparación.

4. En la ventana Informe de análisis de ventas, en el campo Filtro ppto. producto, haga clic en el AssistButton para abrir la ventana Nombres ppto. pdto.

5. Seleccione el presupuesto de producto PRESUP. 01 y haga clic en Aceptar.

La ventana Informe de análisis de venta mostrará los importes reales comparados con los presupuestados.


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Demuestre sus habilidades: creación de un presupuesto de ventas

Todos los niveles Escenario: Necesita crear una previsión de ventas para la vendedora Elena Vélez. Utilizará la función de presupuesto de ventas. El presupuesto debe reunir los siguientes requisitos:

1. El presupuesto debe abarcar el período de enero a junio de 2001.

2. Debe mostrar las cantidades de los productos de 8904-W a 8924-W que se espera que va a vender Elena Vélez.

Una vez configurado el presupuesto de ventas, deberá exportarlo a Excel para que Elena Vélez escriba sus comentarios en el campo correspondiente.

3. Actualice el archivo de Excel con cambios realizados en el presupuesto.

4. Vuelva a importar los cambios en Microsoft Navision.


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2.

3.


Página 230

Apéndice A

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APÉNDICE A: LISTA DE TERMINOLOGÍA Este apéndice contiene la lista de terminología del área de la aplicación de inventario de Microsoft® Business Solutions–Navision®.

Lista de terminología de inventario de Microsoft Navision Abreviatura de almacén: Alm. Edificio o parte de éste donde se reciben, almacenan y envían productos. Como tal, un tipo determinado de almacén. Sinónimos: centro de distribución, almacén filial, almacén exterior

Abreviatura de centro de responsabilidad: Ctr. resp. Unidad organizativa a la que una empresa asigna deberes o actividades. .NOTA: un centro de responsabilidad puede ser un centro de coste o un centro de beneficio. Por ejemplo, una oficina de ventas que vende productos de uno o varios almacenes, una oficina de compras de uno o varios almacenes, una unidad de servicio, una unidad de planificación de producción y una sucursal con responsabilidad de ventas, compras y contabilidad de costes. Se le asigna responsabilidad sobre las cuentas de almacén del inventario de un almacén en términos económicos, mientras que el almacén es responsable del recuento físico del inventario.

Abreviatura de inventario físico: Inv. fís. Determinación de la cantidad de inventario mediante el recuento de productos, que se realiza de forma continuada o con carácter periódico o anual.

Abreviatura de unidad de almacenamiento: UA Unidad para el control de inventario que está relacionada con los productos y variantes de productos de almacenes específicos.

Actividad de almacén Actividad en al área de aplicación Gestión de almacén. Cada actividad tiene su propio elemento de menú.

Ajuste negativo Reducción del inventario que no se debe a una venta.

Ajuste positivo Incremento del inventario que no se debe a una compra.

Albarán Aceptación física de un producto en un almacén. El empleado del almacén registra inmediatamente la recepción del producto en el sistema, pero éste no forma parte del inventario disponible para picking hasta que se ubica.

Almacén Estructura o lugar físico donde se recibe, almacena y envía el inventario. Los almacenes pueden ser depósitos, vehículos taller, salas de exposiciones, plantas o zonas de una planta.


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Documento origen Prueba original de una transacción que justifica los movimientos de diario en el sistema contable. EJEMPLO: recibos y contratos, pero también los documentos internos que generan movimientos de diario, como un pedido de venta, de transferencia o de compra, o un cargo de transporte interno.

Fecha envío Fecha en la que un envío deja el almacén para su entrega a un cliente mediante un transportista o por su propio medio de transporte.

Fecha pedido Fecha en la que el proveedor debe enviar los productos para cumplir la fecha de recepción planeada.

Inventario Productos guardados en un depósito o almacén y comprados para su reventa, productos utilizados como apoyo a la producción (materias primas y trabajo en curso) y productos destinados a actividades de mantenimiento (como los suministros de trabajo y de reparación). El sistema calcula el inventario como la cantidad de un producto disponible en el inventario.

Lanzar Significa enviar un documento al siguiente paso del proceso sin registrarlo. No se puede cambiar la información de un documento lanzado, a menos que se vuelva a abrir. EJEMPLO: se puede lanzar un pedido de venta al almacén. A continuación, el pedido se encuentra entre los documentos de origen cuyas líneas puede recuperar un almacén para asignarlas, realizar el picking y enviarlas.

Nota de entrega Nota que acompaña a un envío y que enumera los productos del envío Sinónimos: nota de aviso, nota de acompañamiento, nota de despacho, nota de cobertura

Pedido de transferencia. Pedido para mover productos entre almacenes.

Picking Significa retirar físicamente del inventario los productos que se van a enviar o los componentes de productos que se van a montar y enviar.

Plazo de seguridad Elemento de tiempo agregado al plazo de entrega normal como protección contra las fluctuaciones en el plazo entrega y para que los pedidos se puedan entregar antes de su fecha de necesidad real.

Apéndice A

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Plazo entrega Tiempo entre el reconocimiento de la necesidad de un pedido y la recepción de las mercancías. El plazo de entrega puede incluir componentes individuales como el tiempo de preparación del pedido, el tiempo en cola, el tiempo de proceso, el tiempo de movimiento o transporte y el tiempo de recepción e inspección.

Producto específico Producto individual que se distingue por tener un número de identificación único.

Producto Artículo, pieza o material fabricado o comprado que forma parte del inventario. Si una empresa tiene varios almacenes, guarda la información de control de inventario, sobre los productos o las variantes de éstos, en un almacén determinado de la unidad de almacenamiento de ese producto o variante de producto.

Productos sin stock Producto que vende una empresa, pero que no mantiene en inventario. Un producto sin stock es, normalmente, un producto de un catálogo de un proveedor, también denominado producto de catálogo.

Recepción Función que incluye la recepción física de los productos, la inspección de éstos para comprobar su conformidad con el pedido de compra (cantidad y daños), la ubicación de dichos productos y la elaboración de informes de recepción.

Reserva Denominación de una cantidad de inventario en un pedido de compra destinado a un pedido de venta o a un programa de producción.

Sustituto de producto Producto que se puede ofrecer a un cliente en sustitución de un producto que actualmente no se encuentra disponible.

Tránsito directo Significa desplazar productos directamente de la zona de recepción a la zona de envío, minimizando así las tareas de manipulación y almacenamiento, y agilizando el envío de los pedidos. NOTA: el sistema compara sistemáticamente las existencias recibidas con los pedidos de ventas pendientes e indica que está disponible un tránsito directo. Sustantivo y adjetivo: tránsito directo.

Ubicación Consiste en retirar el producto del área de recepción, transportarlo a un almacén específico en una zona de almacenamiento y registrar el movimiento y el almacén exacto del producto. Sustantivo y adjetivo: ubicación y ubicar.


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Lista de procesos de venta, informes y documentos de venta Procesos de venta Existen varios procesos que pueden ayudarle en la labor de ventas diaria. Algunos de estos procesos se encuentran en el menú Gestión financiera y otros en el menú Ventas y Marketing. Estos procesos son los siguientes: GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→ACTIVIDADES PERIÓDICAS

• Diarios periódicos: la ventana Diario general periódico sirve para registrar transacciones que se repiten de forma idéntica o con pocos cambios en cuentas contables, bancarias, de cliente, de proveedor y de activos fijos. En el diario general periódico, se introduce la información correspondiente a la transacción, como la fecha registro, el importe debe y las cuentas que desea utilizar para el registro. También se introduce información que informa al sistema de la frecuencia con que se registra la transacción. Además, puede especificar la inversión automática el día siguiente a la fecha de registro y asignar un importe a varias cuentas. La información introducida en el diario tiene carácter temporal y puede modificarse hasta que se registre el diario.

• Recordatorios/Recordatorios emitidos: los recordatorios son documentos que sirven para comunicar al cliente la existencia de un saldo pendiente. Consulte el manual de formación Gestión financiera para obtener más información acerca de la creación de recordatorios.

• Docs. interés/Docs. de interés emitidos: los documentos de interés son documentos que contienen información acerca del interés calculado para los saldos pendientes. Consulte el manual de formación Gestión financiera para obtener más información acerca del uso de la funcionalidad de documentos interés.

GESTIÓN FINANCIERA→COBROS

• Facturación automática: puede utilizarse este proceso cuando existen pedidos de venta enviados que todavía no se han facturado. El proceso recoge todos los albaranes no facturados en una o en varias facturas. También puede optar por registrar las facturas automáticamente como parte del proceso y elegir si el proceso calculará o no el descuento en factura.

VENTAS Y MARKETING→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DOCUMENTOS DE VENTA DE BIZTALK

• Documentos BizTalk entrada, Documentos BizTalk salida: puede obtener más información acerca de estas funciones en el manual de formación de Commerce Gateway.

Apéndice A

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En el menú Administración, hay una serie de procesos disponibles para ayudarle a administrar los documentos de ventas. Estos procesos son los siguientes:

ADMINISTRACIÓN→ADMINISTRACIÓN DE IT→ELIMINACIÓN DE DATOS→ DOCS. VENTA

• Eliminar ped. venta fact.: este proceso borra los pedidos de venta que ya han sido enviados y facturados. Antes de borrar los pedidos, el sistema comprueba que están totalmente facturados. También se borran los posibles comentarios de los pedidos. Podrá utilizar este proceso tras haber usado las funciones de facturación automática, es decir, la función Traer líneas alb. venta, en factura venta, o el proceso Facturación automática.

• Eliminar ped. dev. ventas fact.: este proceso borra los pedidos de venta abiertos que ya han sido enviados y facturados. Para eliminarlos, el sistema comprueba primero que los pedidos abiertos están facturados en su totalidad. Si existen comentarios en los pedidos abiertos, también se borrarán.

• Eliminar dev. ventas fact.: este proceso elimina las devoluciones que ya se han recibido y facturado. Antes de eliminarlas, el sistema comprueba que las devoluciones están totalmente facturadas. También se eliminan los posibles comentarios de las devoluciones.

• Eliminar vers. archiv. of. venta.: este proceso elimina las versiones archivadas de las ofertas de venta eliminadas. Puede seleccionar los números de pedido de ventas, las fechas y los clientes de los pedidos que desee eliminar.

• Eliminar vers. archiv. ped. venta. : este proceso elimina las versiones archivadas de los pedidos de venta eliminados. Puede seleccionar los números de pedido de ventas, las fechas y los clientes de los pedidos que desee eliminar.

• Elim. ofertas caduc./rechaz.: este proceso elimina las ofertas de ventas caducadas o que ha rechazado el cliente. Puede elegir entre eliminar sólo las ofertas caducadas, sólo las rechazadas o ambas opciones. Si elige eliminar las ofertas caducadas, el sistema comprobará que sólo se eliminan las que tienen el estado Solicitado por cliente.

ADMINISTRACIÓN→ADMINISTRACIÓN DE IT→ELIMINACIÓN DE DATOS→ COMPRIMIR POR FECHAS

• Movimientos de clientes: este proceso comprime los movimientos de cliente, es decir, los agrega de forma que ocupen menos espacio en la base de datos. Sólo podrá comprimir los movimientos de los ejercicios que estén ya cerrados y tan sólo aquellos movimientos de cliente cuyo campo Pendiente esté desactivado (es decir, cerrados mediante pagos).


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Informes de ventas Microsoft Navision proporciona diversos informes de ventas. La mayoría de los informes que se utilizan en Comercio se encuentran en Ventas y Marketing. Otros informes se encuentran en Gestión financiera. Para mayor eficacia y comodidad del usuario, algunos informes están disponibles en más de una carpeta. A continuación, se muestra una lista de los informes de ventas estándar y la ubicación en la que se encuentran: VENTAS Y MARKETING→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→INFORMES Cliente - Total pedidos y Líneas pedidos

Nº serie fra. venta

Estadísticas ventas Lista venta CE Cliente - Ventas por productos Disponib. reserva venta Lista ventas - cliente Nº serie abono venta

VENTAS Y MARKETING→VENTAS→INFORMES→CLIENTES Resumen de pedidos y Detalles del pedido

Saldo por fechas

Etiquetas Balance sumas y saldos Los 10 mejores Lista Cliente - Ventas por productos Registro Lista documentos venta

VENTAS Y MARKETING→VENTAS→INFORMES→VENDEDORES Y EQUIPOS Estadísticas ventas Vendedor: tareas Estad. de venta por vendedor Vendedor: oportunidades Vendedor: comisión Tareas del equipo

VENTAS Y MARKETING→INVENTARIO Y PRECIOS→INFORMES Reg. Inventario - Test Lista de precios Disponibilidad stock Lista de precios y costes Stock - Desglose pedidos Productos - Pedidos por servir 10 mejores en el inventario Vtas. prod. sin stock Inventario: estadíst. ventas Sustituciones prod. Ventas inventario a clientes Cargos prod. - especificación

Apéndice A

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GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→INFORMES. Deuda pendiente cliente Cliente - Movimientos Nº documento cliente Cliente - Listado Registro movs. cliente Deuda cliente por vencimientos Cliente - Saldo por fechas Antigüedad deuda cliente

Los informes son copias impresas que contienen información procedente de la base de datos. Tenga en cuenta que cada informe puede ejecutarse de varias formas distintas por medio de la definición de filtros y la selección de diversas opciones. También puede utilizar dimensiones al ejecutar los informes. NOTA: los informes de vendedor y la ventana Estadísticas cliente del sistema incluyen importes de Bfº bruto (DL) y cálculos de % Bfº bruto basados en el campo Bfº bruto (DL) de los movimientos de cliente. Una vez registrado el movimiento de cliente, NO se actualiza el campo Bfº bruto (DL) para ningún cargo de producto de compra que aumente los costes asignados a la venta. Como consecuencia, las comisiones de ventas podrían basarse en cifras de beneficios incorrectas. Si desea ver los beneficios de vendedores en función de los movimientos de valor de producto que reflejan los cargos de producto, utilice el informe Cliente - Ventas por productos y realice el filtrado por un vendedor específico en la pestaña Cliente.

Documentos de venta Todos los documentos de ventas que se pueden imprimir se encuentran en los menús principales de Ventas y Marketing o Gestión financiera. Estos documentos pueden incluir documentos registrados, documentos no registrados o tests de documentos. Simplemente seleccione un documento y a continuación filtre los documentos que se van a imprimir. El documento impreso es el mismo que se imprime al hacer clic en Imprimir en el documento. Por ejemplo, al hacer clic en Imprimir en la ventana Histórico facturas venta se imprime el mismo documento que se obtiene al imprimir el documento Factura venta. Esta es la lista de los documentos de venta del sistema: VENTAS Y MARKETING→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DOCUMENTOS Nombre del documento Tipo de documento Confirmación pedido Documento no registrado Oferta de venta Documento no registrado Devolución Documento no registrado Pedido abierto venta Documento no registrado Factura venta Documento registrado Abono venta Documento registrado


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Nombre del documento Tipo de documento Venta - Alb. venta Documento registrado Venta - Recep. dev. Documento registrado Clientes - Pagos recibidos Documento registrado Documento ventas - test Test de documento

GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→DOCUMENTOS Nombre del documento Tipo de documento Test de recordatorio Test de documento Test Test de doc. interés Test de documento Recordatorio Documento emitido Documento interés Documento emitido Extracto de cliente Consulte la sección Extractos

de clientes Puede imprimir documentos no registrados en el elemento de menú Documentos, lo que le ofrece la posibilidad de imprimir copias de documentos no registrados sin tener que registrarlos. Puede resultar útil si desea enviar confirmaciones de pedidos de venta a los clientes.

Extractos de clientes Este documento de venta proporciona una lista de transacciones de venta registradas de cada cliente seleccionado en un periodo de tiempo determinado. También puede hacer que se muestren todos los saldos vencidos, independientemente del periodo de tiempo especificado. Para cada divisa, el informe muestra los movimientos pendientes y, si se especifica en el informe, los movimientos vencidos. El extracto se puede enviar a los clientes, por ejemplo, al cierre del periodo contable o como recordatorio de los saldos vencidos. Para seleccionar los clientes cuyos extractos se van a imprimir establezca filtros en la pestaña Cliente del informe Extracto. Otra posibilidad es especificar si un cliente recibirá un extracto impreso activando el campo Imprime extractos de la pestaña Pagos de la ficha cliente. A continuación, seleccione Sí en el campo Imprime extractos de la pestaña Cliente del documento Extracto para que el sistema imprima sólo los extractos de los clientes configurados para recibir extractos impresos. Si no rellena el campo Imprime extractos del informe Extracto, el sistema imprimirá extractos de todos los clientes a menos que se especifique un filtro adicional en la pestaña Cliente del informe Extracto. Cada vez que se imprime un extracto para el cliente, el campo Ult. nº extracto de ficha cliente se actualiza sumándole 1.

Apéndice A

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Lista de procesos de compra, informes y documentos de compra

Procesos de compra Existen varios procesos que pueden ayudarle en la labor de compras diaria. Algunos de estos procesos se encuentran en el menú Gestión financiera y otros en el menú Compras. Estos procesos son los siguientes: GESTIÓN FINANCIERA→ACTIVOS FIJOS→ACTIVIDADES PERIÓDICAS

• Diarios generales periódicos: la ventana Diario general periódico sirve para registrar transacciones que se repiten de forma idéntica o con pocos cambios en cuentas contables, bancarias, de cliente, de proveedor y de activos fijos. En el diario general periódico, se introduce la información correspondiente a la transacción, como la fecha registro, el importe debe y las cuentas que se desea utilizar para el registro. También se introduce información que informa al sistema de la frecuencia repetición con que se registra la transacción. Además, puede especificar la inversión automática el día siguiente a la fecha de registro y asignar un importe a varias cuentas. La información introducida en el diario tiene carácter temporal y puede modificarse hasta que se registre el diario.

COMPRAS→PLANIFICACIÓN

• Hoja dem. periódica: al igual que los diarios anteriores, estas hojas sirven para registrar transacciones que se repiten de forma idéntica o con pocos cambios, por ejemplo, si se pide la misma cantidad de material de oficina periódicamente. Este manual contiene más información sobre las hojas de demanda en secciones anteriores.

COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DOCUMENTOS DE COMPRA BIZTALK

• Entrada, Salida: puede obtener más información acerca de estas funciones en el manual de formación de Commerce Gateway.

En el menú Administración, hay una serie de procesos disponibles para ayudarle a administrar los documentos de compra. Estos procesos son los siguientes:


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ADMINISTRACIÓN→ADMINISTRACIÓN DE IT→ELIMINACIÓN DE DATOS→DOCS. COMPRAS • Eliminar ped. venta fact.: este proceso elimina los pedidos de

compra que se han recibido y facturado. Antes de eliminar los pedidos, el sistema comprueba que están totalmente facturados. También se borran los posibles comentarios de los pedidos. Puede utilizar el proceso después de usar la función Traer albaranes compra en la ventana factura compra para facturar una o varias recepciones, ya que esta función no elimina los pedidos.

• Eliminar ped. compra ab. fact.: este proceso borra los pedidos abiertos de compra que se han recibido y facturado. Antes de eliminarlos, el sistema comprueba que los pedidos abiertos están facturados en su totalidad. Si existen comentarios en los pedidos abiertos, también se borrarán.

• Eliminar dev. compras fact.: este proceso elimina las devoluciones de compras que ya se han enviado y facturado. Antes de eliminarlas, el sistema comprueba que las devoluciones estén totalmente facturadas. También se eliminan los posibles comentarios de las devoluciones.

• Eliminar vers. archiv. of. compra.: este proceso permite borrar versiones archivadas de las ofertas de compra que se han eliminado.

• Eliminar vers. archiv. ped. compra.: este proceso permite borrar versiones archivadas de pedido compra que se han eliminado.

ADMINISTRACIÓN→ADMINISTRACIÓN DE IT→ELIMINACIÓN DE DATOS→COMPRIMIR POR FECHAS

• Movimientos de proveedores: este proceso comprime los movimientos de proveedores, es decir, los combina para que ocupen menos espacio en la base de datos. Sólo podrá comprimir los movimientos de los ejercicios que estén ya cerrados y tan sólo aquellos movs. proveedores cuyo campo Pendiente esté desactivado.

Informes de compra En el menú Compras, puede encontrar una serie de informes de compras. Estos informes se encuentran en Planificación y Procesamiento de pedidos. En el menú Gestión financiera, puede encontrar informes adicionales. Para mayor eficacia y comodidad del usuario, algunos informes están disponibles en más de una carpeta. A continuación, se muestra una lista de los informes de compras estándar y la ubicación en la que se encuentran:

Apéndice A

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COMPRAS→PLANIFICACIÓN→INFORMES Reserva compra disp. Producto - Pedidos compra Estadísticas compras Stock - Proyección existencias Lista productos proveedores Stock - Evolución coste Proveedor - Saldo por fechas Invent. - Transfer. entrada Proveedor - Movimientos Stock - Listado Lista de proveedores Producto - Compras proveedores Lista de compras por proveedor Sustituciones prod. Proveedor - Pagos por periodos Producto - Lista proveedores Proveedor - Listado 10 mejores Vtas. prod. sin stock Proveedor - Balance sumas y saldos Ord prod. - Solic materiales. Compras prov./producto Ord prod. - Lista carencias Lista de precios y costes

COMPRAS→PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→INFORMES Compras prov./producto Pedidos para inventario Disponibilidad stock Inventario: detalles de movs. Lista de precios y costes Producto - Compras proveedores Reg. Inventario - Test Cargos prod. - especificación Producto - Pedidos compra Sustituciones prod. Lista de inventario Producto - Lista proveedores

GESTIÓN FINANCIERA→PAGOS→INFORMES Antigüedad pagos Proveedor - Movimientos Pagos retenidos Proveedor - Etiquetas Nº serie abono compra Proveedor - Listado Nº serie fra. compra Proveedor - Líneas pedidos Reserva compra disp. Proveedor - Total pedidos Estadísticas compras Lista compras - proveedor Nº documento proveedor Proveedor - Pagos por periodos Lista productos proveedores Proveedor - Listado 10 mejores Registro movs. proveedor Proveedor - Balance sumas y saldos Proveedor - Saldo por fechas Compras prov./producto


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Los informes son copias impresas que contienen información procedente de la base de datos. Tenga en cuenta que cada informe puede ejecutarse de varias formas distintas por medio de la definición de filtros y la selección de diversas opciones. También puede utilizar dimensiones al ejecutar los informes.

Documentos de compras Puede acceder a una lista de documentos de compra imprimibles desde el menú principal Compras haciendo clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DOCUMENTOS. Estos documentos pueden incluir documentos registrados, documentos no registrados o tests de documentos. Simplemente seleccione un documento y, a continuación, filtre los documentos que se van a imprimir. El documento impreso es el mismo que se imprime al hacer clic en Imprimir en el documento. Por ejemplo, al hacer clic en Imprimir en la ventana Histórico facturas compra se imprime el mismo documento que se obtiene al imprimir el documento Compras – Factura. Esta es la lista de los documentos de compra en el sistema:

Nombre del documento Tipo de documento Confirmación devolución Documento no registrado Oferta Documento no registrado Pedido Documento no registrado Pedido abierto Documento no registrado Factura Documento registrado Abono Documento registrado Albarán Documento registrado Envío de devolución Documento registrado Documento compras - Test Test de documento Proveedor - Pagos recibidos Documento emitido

Puesto que es posible imprimir documentos no registrados en el elemento de menú Documentos, el sistema permite imprimir copias de documentos no registrados sin tener que registrarlos. Esto resulta útil, por ejemplo, si desea enviar confirmaciones de devoluciones a los proveedores.

Apéndice B: Gránulos

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APÉNDICE B: GRÁNULOS Este apéndice contiene información acerca de los gránulos que componen Microsoft® Business Solutions–Navision® para Comercio, incluyendo la descripción y los requisitos de cada gránulo.

Gránulos de comercio en Microsoft Navision Gestión de pedidos de venta Descripción: este gránulo sirve para gestionar procesos de ofertas de venta, pedidos abiertos de venta y pedidos de venta. A continuación, se enumeran las diferencias existentes entre la configuración directa de una factura y la creación de un pedido de venta.

• La cantidad disponible se ajusta tan pronto como se introduce un importe en una línea de pedido de venta, pero no se ve afectada por la factura hasta que se registra ésta.

• Puede utilizar el gránulo Gestión de pedidos de venta para gestionar envíos parciales.

• El gránulo Gestión de pedidos de venta permite enviar y facturar de forma independiente.

También existe una diferencia relacionada con el periodo de la venta. Puede transcurrir mucho tiempo desde la solicitud a la venta de los productos. Este gránulo también permite utilizar ofertas y pedidos abiertos en la fase de ventas. Las ofertas y los pedidos abiertos no afectan a las existencias. Requisitos: facturación de ventas

“Enviar a” alternativos Descripción: este gránulo se utiliza cuando existen varias direcciones de facturación y de envío. Puede configurar direcciones de envío para clientes específicos. Por ejemplo, puede utilizar “Enviar a” alternativos si el cliente es un contratista que solicita que los envíos se realicen a varias obras. Requisitos: facturación de ventas

Envíos directos Descripción: este gránulo sirve para vincular pedidos de venta y de compra entre sí y el momento de envío directo de productos del proveedor al cliente.


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Envíos directos permite gestionar productos que se envían directamente del proveedor al cliente sin tener que llevar a cabo la liquidación manual de movimientos de inventario. El proceso de facturación no se ve afectado por los envíos directos. Envíos directos resulta útil para las empresas que venden y envían productos directamente del proveedor al cliente sin pasar por el inventario. Requisitos: Gestión de pedidos de venta y Gestión de pedidos de compra

Vendedores/Compradores Descripción: Este gránulo permite asignar compradores a proveedores y vendedores a clientes para realizar un seguimiento de las compras y ventas por persona. El seguimiento de los compradores y vendedores se realiza en los movimientos de proveedor, los movimientos de cliente, los movimientos de productos, los movimientos de proyectos y los movimientos de recursos. En función de esta información, se generan estadísticas de vendedores y compradores individuales. Pueden utilizarse para calcular comisiones. Requisitos: Contabilidad básica

Transportistas Descripción: este gránulo ofrece la posibilidad de configurar varios transportistas (UPS, DHL, transportistas externos o propios) y relacionar sus servicios (exprés, nocturno, estándar) con el tiempo de envío. Puede utilizarse junto con los pedidos de venta y los pedidos de transferencia. Requisitos: Gestión de pedidos de venta

Descuentos en factura de ventas Descripción: Este gránulo le permite calcular descuentos en factura de forma automática. Puede configurar tantas condiciones de descuento en factura como desee y definir para cada una de ellas un importe, porcentaje de descuento y/o cargo de servicio mínimo específico. Para ello, puede utilizar tanto el DL como divisas extranjeras. Este descuento se calcula sobre las líneas de producto independientes y pasa a formar parte del importe total neto de la factura. Requisitos: facturación de ventas

Descuentos en línea de ventas Descripción: Este gránulo permite trabajar con descuentos de cliente específicos de cada cliente o grupo de clientes. Des este modo, los descuentos pueden distribuirse entre varios clientes. Con un descuento de línea, se negocia el porcentaje de descuento que recibirá el cliente o grupo de descuento de cliente. Requisitos: Inventario básico y Facturación de ventas


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Precios de línea de ventas Descripción: Este gránulo le permite trabajar con precios de venta específicos de cada cliente o grupo de clientes. De este modo, los precios de venta pueden distribuirse entre varios clientes. Con un precio de venta, se negocian los precios reales con el cliente o grupo de descuento de cliente. Requisitos: Inventario básico y Facturación de ventas

Sustituciones de productos Descripción: Este gránulo le permite vincular productos con las mismas características o similares. Si un cliente pide un producto que no se encuentra disponible, puede ofrecerle productos de sustitución para no peder la venta. También puede proporcionarle un servicio adicional mediante la oferta de alternativas más económicas. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedidos de venta

Referencias cruzadas producto Descripción: con este gránulo, puede identificar con rapidez y exactitud los productos que pide un cliente mediante unos números de producto distintos a los de la empresa. Los datos de referencia cruzada de clientes, proveedores y fabricantes, así como los números genéricos, códigos universales de producto (UPC) y números europeos de artículos (EAN) se pueden guardar y consultar fácilmente. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedidos de venta

Procesamiento de productos sin stock Descripción: este gránulo se usa para ofrecer productos que no forman parte del inventario, pero que se pueden pedir al proveedor o fabricante. Dichos productos se registran como productos sin stock, aunque por lo demás reciben el mismo tratamiento que cualquier otro producto. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedidos de venta

Gestión de pedidos de compra Descripción: este gránulo sirve para gestionar ofertas de compra, pedidos abiertos y procesos de pedidos de compra.


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A continuación, se enumeran las diferencias existentes entre la creación de un pedido de compra y la creación directa de una factura de compra:

• La cantidad disponible se ajusta tan pronto como se introduce un importe en una línea de pedido de compra, pero no se ve afectada por la factura de compra hasta que se registra la factura.

• Puede utilizar el gránulo Gestión de pedidos de compra para gestionar albaranes parciales.

• El gránulo Gestión de pedidos de compra permite recibir y facturar de forma independiente.

• Este gránulo también permite utilizar ofertas y pedidos abiertos en la fase de compras. Las ofertas y los pedidos abiertos no afectan al inventario.

Requisitos: Facturación de compras

Direcciones de pedido alternativas Descripción: este gránulo se utiliza para proveedores con varias direcciones de pedido. El número de direcciones es ilimitado. Requisitos: Facturación de compras

Proveedores alternativos Descripción: Utilice este gránulo cuando compre los mismos productos a varios proveedores distintos. Este gránulo le permite crear proveedores e información de precios alternativos para productos de existencias. Puede utilizarse cuando una empresa dispone de varios proveedores posibles para los mismos productos. Requisitos: Inventario básico

Descuentos en factura de compras Descripción: este gránulo permite calcular descuentos en factura de forma automática. El descuento puede variar de uno a otro proveedor con importes mínimos diferentes (también en divisas distintas) y cambios distintos en función del importe de la factura. Este descuento se calcula sobre las líneas de producto independientes y pasa a formar parte del importe total neto de la factura. Requisitos: Facturación de compras


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Precios de línea de compras Descripción: Este gránulo le permite trabajar con precios de compras específicos de cada proveedor. Con un precio de compra, se negocian los precios reales con el proveedor. Requisitos: Inventario básico y Facturación de compras

Descuentos en línea de compras Descripción: este gránulo permite trabajar con descuentos de compras específicos de cada proveedor. Con un descuento de línea, se negocia el porcentaje de descuento que concederá el proveedor. Requisitos: Inventario básico y Facturación de compras

Gestión de demandas Descripción: este gránulo sirve para automatizar el procedimiento de solicitud. El gránulo Gestión de demandas genera automáticamente propuestas de compra en función de varios datos, como las cantidades mínimas y máximas, las cantidades que deben pedirse, etc. Requisitos: Gestión de pedidos de compra e Inventario básico

Cargos producto Descripción: este gránulo sirve para incluir el valor de componentes de coste adicional en el coste unitario o precio de venta de un producto. Ejemplos de estos componentes serían, por ejemplo, los costes de flete, seguro u otros costes relacionados con el producto. Requisitos: Inventario básico

Compromiso entrega Descripción: este gránulo se utiliza para calcular las fechas de disponibilidad y las fechas de entrega. Si el cliente ha solicitado una fecha de entrega, puede averiguar si es posible realizar la entrega en esa fecha. Si no dispone de existencias, también puede calcular la fecha de entrega basándose en los plazos de entrega o en el tiempo de producción. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedido de ventas y Calendarios

Gestión de devoluciones de venta Descripción: utilice este gránulo para gestionar todos los aspectos de las devoluciones de los clientes. La gestión de devoluciones de venta permite recibir mercancías devueltas por los clientes y procesar las transacciones relacionadas desde un punto de entrada. Es posible realizar una recepción de devolución parcial y combinar las recepciones de devoluciones en un abono. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedidos de venta


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Gestión de devoluciones de compra Descripción: la gestión de devoluciones de compra permite devolver mercancías al proveedor y procesar las transacciones relacionadas desde un punto de entrada. Es posible realizar un envío de devolución parcial y combinar los envíos de devoluciones en un abono. Requisitos: Inventario básico, Gestión de pedidos de compra

Calendarios Descripción: con este gránulo pueden configurarse calendarios con días laborables y no laborables. Se puede asignar un calendario básico a Clientes, Proveedores, Almacenes, Empresa, Servicios transportista y a la configuración de Gestión servicios. Es posible agregar cambios al calendario base para cada elemento mencionado anteriormente. Los valores del calendario se utilizarán para los cálculos de fechas en los pedidos de venta, las ofertas de venta, los pedidos de transferencia, las órdenes de producción, los pedidos de servicio y en la hoja de demanda y la hoja de planificación. Requisitos: Inventario básico

Informes de análisis Descripción: El gránulo Informes de análisis está dirigido a los responsables de la toma de decisiones de la empresa, especialmente a los que tienen una responsabilidad general sobre las ventas, las compras y la gestión de la cartera de productos. El gránulo Informes de análisis ofrece una vista de análisis personalizada en la que los usuarios pueden agregar y combinar información de clientes, productos y proveedores para su análisis. Las cifras pueden presentarse tanto en importes como en cantidades, compararse con el presupuesto y por periodos, y aplicarse a fórmulas para obtener indicadores del rendimiento de la empresa. La capacidad de obtención de detalles de los informes de análisis permite a los directivos buscar en ellos hasta averiguar la causa de los problemas. Requisitos: Inventario básico


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Presupuesto de venta o compra Descripción: Este gránulo permite realizar presupuestos de ventas a nivel de producto y de cliente, y presupuestos de compra a nivel de producto y proveedor, tanto de importes como de cantidades. Puede realizar un seguimiento del rendimiento real calculando las variaciones y pasar cifras de Microsoft Navision a Excel y viceversa. El sistema admite el control de versiones de presupuestos y permite que varios usuarios trabajen en el mismo presupuesto simultáneamente. Requisitos: Inventario básico


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Apéndice C: Demuestre sus habilidades: soluciones

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APÉNDICE C: DEMUESTRE SUS HABILIDADES: SOLUCIONES Demuestre sus habilidades- gestionar las ventas

Escenario: el cliente 20000 de Cronus realiza un pedido de 1200 unidades del producto 70003. El cliente solicita que se entreguen 300 unidades del producto cada semana durante el mes de febrero (a partir del 01/02/01). La entrega debe realizarla el transportista FEDEX a la filial de la empresa, situada en Burgos. En el momento del envío de la primera entrega del producto 70003, el cliente realiza además un pedido de 25 unidades del producto 1968-W y 50 unidades del producto 80100. Por varios motivos, el vendedor decide enviar directamente el producto 1968-W (desde el proveedor 30000) y se asegura de reservar las 50 unidades del producto 80100 para este pedido de venta. El cliente también informa al vendedor de que sólo desea recibir en este envío la mitad de la cantidad del producto 70003 solicitada.

Todos los niveles Su tarea es gestionar el escenario anterior en el sistema mediante la funcionalidad de gestión de ventas. Supongamos que la fecha de trabajo es el 28/01/01, que el pedido del producto 70003 se va a enviar desde el almacén Azul y que el pedido del producto 80100 se va a enviar desde el almacén Verde.

Solución 1. Cambie la fecha de trabajo haciendo clic en la barra menu

HERRAMIENTAS→FECHA DE TRABAJO y escribiendo 28/01/01.

Cree el pedido abierto.

2. En el menú Ventas y Marketing, seleccione PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS ABIERTOS. Presione F3 para crear un nuevo pedido e introduzca el número de cliente 20000 en la cabecera de pedido abierto venta.

3. Deje en blanco el campo Fecha pedido.

4. En el campo Cód. dirección envío cliente de la pestaña Envíos, seleccione BURGOS.

5. En el campo Cód. almacén, seleccione Azul.

6. En el campo Tipo de cada línea, seleccione Producto y, en el campo Nº, seleccione 70003. En el campo Cantidad, escriba 300.

7. En el campo Fecha envío, introduzca las fechas de envío 01/02/01, 08/02/01, 15/02/01 y 22/02/01 respectivamente.

Comercio de Navision

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8. En el campo Cantidad a enviar, deje la cantidad de 300 en la primera línea y elimine la cantidad que se va a enviar en las otras tres líneas.

Cree el pedido de venta.

9. Haga clic en Convertir en pedido y seleccione Sí en el mensaje informativo y en cualquier otro aviso.

10. Seleccione la primera línea del pedido abierto y haga clic en LÍNEA→LÍNEAS NO REGISTRADAS→PEDIDOS.

11. En la ventana Líns. venta, haga clic en LÍNEA→MUESTRA DOCUMENTO para ver el pedido que acaba de crear.

12. Elimine las tres últimas líneas del pedido venta.

13. En el campo Cód. transportista de la pestaña Envíos, seleccione FEDEX. Haga clic en Sí para actualizar las líneas.

14. En las líneas de pedido venta, seleccione el número de producto 1968-W. En el campo Cantidad, escriba 25. Haga clic en Sí para cerrar el mensaje de advertencia que aparece.

15. En el campo Cód. compra, seleccione ENVIO DIR. Haga clic en Aceptar.

Cree el pedido compra.

16. Seleccione la opción de menú Compras y, a continuación, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.

17. Presione F3 para crear un nuevo pedido compra.

18. Rellene los detalles del pedido en la cabecera de compra seleccionando el proveedor 30000 en el campo Compra a-Nº proveedor.

19. En el campo Venta a-Nº cliente de la pestaña Envíos, seleccione el cliente 20000.

20. En el campo Cód. dirección envío cliente de la pestaña Envíos de pedido compra, seleccione BURGOS.

21. Haga clic en PEDIDO→ENVÍO DIRECTO→TRAER PEDIDO VENTA. Aparecerá la ventana Pedido – Lista documentos venta.

22. Seleccione la plantilla correspondiente y haga clic en Aceptar.

Cree la tercera línea de pedido venta.

23. En las líneas de pedido venta, seleccione el número de producto 80100. En el campo Cantidad, escriba 50. En el campo Cód. almacén, seleccione Verde.


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24. Haga clic en ACCIONES→RESERVAR para abrir la ventana Reservas.

25. En la ventana Reservas, haga clic en ACCIONES→RESERVAR AUTO.

26. Cierre la ventana Reservas.

27. En el campo Cantidad a enviar de la primera línea, cambie la cantidad de 300 a 150.

28. En el campo Cantidad a enviar de la tercera línea, introduzca 50 para permitir el registro desde el pedido y no a través de un almacén. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de advertencia que aparece.

29. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR y seleccione Envíar y facturar.

NOTA: Los descuentos de línea pueden configurarse en el sistema y establecerse como predeterminados en el campo % Descuento línea de las líneas de pedido, aunque esto no afecta al procesamiento de este ejercicio.


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Demuestre sus habilidades: gestionar precios de venta alternativos

Todos los niveles Escenario: ha decido reestructurar los precios de los productos 70200 y 1928-S según las siguientes condiciones:

1. Producto 70200: si cualquier cliente de Cronus compra este producto por cajas (de 100 unidades) en vez de por unidades, se le ofrecerá una reducción de 30 DL en el precio normal.

CONSEJO: agregue una nueva unidad de medida, CAJA (que contenga 100 unidades), a la lista de unidades de medida del producto.

2. Producto 1928-S: cuando el cliente extranjero 44171511 de Cronus compre el producto y pague en la divisa local (GBP), se le ofrecerá una reducción de 1 DL en el precio normal.

NOTA: el precio de venta de un producto puede verse en la pestaña Facturación de la ficha de producto.

Solución: 1ª parte 1. Abra la ficha producto 70200.

2. Haga clic en PRODUCTO→UNIDADES MEDIDA.

3. En el campo Código, introduzca CAJA. En el campo Cdad. por unidad medida, introduzca 100. Cierre la ventana.

4. Haga clic en VENTAS→TARIFAS.

5. En el campo Tipo Venta, seleccione Todos clientes.

6. En el campo Cód. unidad medida, seleccione CAJA.

7. En el campo Precio venta, introduzca 100 (o el cálculo 1,30*100-30). Puede encontrar el precio (1,30 por unidad) en la pestaña Facturación de la Ficha producto.


9. Cierre la ventana Precios ventas.


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Solución: 2ª parte 1. Abra la ficha del cliente 44171511. Haga clic en VENTAS→PRECIOS.

2. En el campo Nº producto, seleccione 1928-S.

3. En el campo Filtro Cód. divisa escriba USD..

4. En el campo Precio venta, introduzca 34,60 (o 35,60-1), que es el precio de venta reducido.


6. Cierre la ventana Precios ventas y haga clic en Sí para cambiar el nombre del registro.


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Demuestre sus habilidades: crear precios de venta para una campaña

Todos los niveles Escenario: si está familiarizado con la funcionalidad Gestión de relaciones de Microsoft® Business Solutions—Navision®, puede realizar el siguiente ejercicio: El director de ventas de Cronus ha decidido vaciar el stock del producto 766BC-A en el periodo 01/02/01 a 28/02/01.

1. El precio de venta del producto 766BC-A será 4000 DL. La oferta debería dirigirse a todas las relaciones de negocios que sean clientes y cuya responsabilidad de cargo sean las compras.

CONSEJO: para ver la ventana Precios de ventas, vaya al menú Ventas y Marketing y haga clic en MARKETING→CAMPAÑAS. Haga clic en el botón Campaña de la ventana Ficha campaña. Utilice el asistente para crear el segmento. Recuerde que debe activar Objetivo campaña en la pestaña Campaña de la ventana Segmento.


3. Para comprobar que se asigna el precio correcto, realice una oferta de venta para uno de los contactos.

Solución 1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→CAMPAÑAS.

2. Pulse F3 para crear una campaña nueva. Escriba una descripción en el campo Descripción, por ejemplo, campaña de ventas.

3. En el campo Fecha inicial, escriba 01/02/01.

4. En el campo Fecha final, escriba 28/02/01.

5. Haga clic en CAMPAÑA→PRECIOS VENTA.

6. En el campo Nº producto, seleccione el producto 766BC-A.

7. En el campo Precio venta, escriba 4000.

8. Cierre la ventana Precios ventas.

9. Haga clic en CAMPAÑA→SEGMENTOS.

10. Pulse F3 para crear un nuevo segmento. Escriba una descripción en el campo Descripción, por ejemplo, campaña de ventas.

11. Haga clic en ACCIONES→SEGMENTO→ASISTENTE.

12. Seleccione Añadir contactos y haga clic en Adelante.


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13. En el campo Relaciones negocio, seleccione CLIE y haga clic en Aceptar.

14. En el campo Responsabilidades cargo, seleccione COMPRA y haga clic en Aceptar.

15. Haga clic en Adelante, vuelva a hacer clic en Adelante y, a continuación, haga clic en Terminar.

16. En la pestaña Campaña, active el campo Objetivo campaña. En el cuadro de mensaje que aparece, haga clic en Sí.

17. Cierre la ventana Segmento.


Para crear la oferta venta:

19. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→CONTACTOS.

20. Abra la Ficha contacto del contacto CO100149 (o seleccione uno de los contactos del segmento que acaba de crear).

21. Haga clic en el botón Contacto y seleccione Ofertas venta.

22. Presione F3 para crear una nueva oferta de venta. Al presionar el tabulador en el campo Nº, el número de contacto y la dirección que hay en la Ficha contacto se aplicarán a la oferta venta de forma predeterminada.

23. En el campo Fecha pedido, introduzca 01/02/01.

24. Si Venta a-Nº cliente no aparece, tendrá que seleccionar Plantillas cliente/ficha plant.cliente. Para seleccionar una plantilla cliente siga instrucciones del paso 24. Si ha seleccionado un contacto que tiene un número de cliente, vaya al paso 25.

25. En el campo Plantilla Cliente seleccione la plantilla que corresponda, por ejemplo, ES-GRANDE.

26. En las líneas de oferta venta, seleccione el número de producto 766BC-A.


28. Observe que el campo Precio venta excl. IVA muestra el precio de venta 4000,00.

29. Haga clic en el campo Precios de venta del panel de la derecha para ver el precio de venta que se ha aplicado.


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Demuestre sus habilidades: actualizar precios de venta Escenario: ha decidido realizar modificaciones en los precios actuales de la forma siguiente:

• Debido a las condiciones del mercado, tiene que aumentar los precios de los productos seleccionados (del 70100 al 70104) que ofrece a los clientes en un 10%. Los nuevos precios entrarán en vigor el 01/02/01. Tenga en cuenta también el redondeo de los nuevos precios al entero más próximo en la divisa local.

• A medida que va ampliando la base de clientes extranjeros de Cronus, se plantea la necesidad de extender la oferta de precio reducido del producto 1928-S (si la compra se paga en GBP) que se aplica al cliente 44171511 a los demás clientes extranjeros.

CONSEJO: considere la posibilidad de agrupar los clientes extranjeros.

Todos los niveles Implemente las modificaciones anteriores en el sistema utilizando los procesos apropiados.

Solución: 1ª parte 1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en

INVENTARIO Y PRECIOS→HOJA DE PRECIOS DE VENTA

2. En la hoja precios venta haga click en ACCIONES→SUGERIR PRECIO PRODUCTO EN HOJA.

3. En el campo Nº de la pestaña Producto, defina un filtro para el intervalo 70100 a 70104.

4. En la pestaña Opciones, seleccione Todos clientes como tipo venta.


6. En el campo Factor ajuste, escriba 1,1.

7. En el campo Método redondeo, seleccione mayorista

8. Active el campo Crear tarifa nueva.


10. Haga clic en ACCIONES→REALIZAR CAMBIO PRECIO.

11. Haga clic en Aceptar en el formulario de solicitud para iniciar el proceso.



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Solución: 2ª parte 1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en

INVENTARIO Y PRECIOS→HOJA DE PRECIOS DE VENTA.

2. En la hoja, haga clic en ACCIONES→SUGERIR PRECIO VENTA EN HOJA.

3. En la Hoja precios ventas, filtre el campo Tipo venta por el valor Cliente y seleccione el valor 44171511 en el filtro Código ventas.

4. Establezca el valor 1928-S en el filtro del campo Nº producto.

5. En la pestaña Opciones, seleccione Grupo precio cliente como tipo venta. Haga clic en el AssistButton del campo Código ventas para abrir la ventana Grupos precio cliente.

6. Cree un nuevo grupo de clientes con el nombre Internacional. Escriba Clientes internacionales en el campo Descripción y active los campos Permite dto. línea y Permite dto. factura.

7. Seleccione el grupo recién creado y haga clic en Aceptar.

8. En el campo Cód. divisa de la pestaña Opciones de la ventana sugerir precio venta en hoja seleccione USD., y, en el campo Fecha inicial, especifique “t” en la fecha de trabajo.

9. Active el campo Crear tarifa nueva.


11. Haga clic en ACCIONES→REALIZAR CAMBIO PRECIO. Haga clic en Aceptar en el formulario de solicitud para iniciar el proceso.


NOTA: para que los clientes reciban el precio reducido, deberá asignarles al grupo de precios de cliente Internacional. Esta operación se realiza en la pestaña Facturación de la Ficha cliente.


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Demuestre sus habilidades: la regla “Mejor precio” Todos los niveles Escenario: el cliente 50000 pide 200 unidades del producto 70200. Ofrezca al cliente el mejor precio (el más barato) para la compra.

Solución 1. Desde el menú Ventas y Marketing, seleccione PROCESAMIENTO DE

PEDIDOS→PEDIDOS. Presione F3 para crear un nuevo pedido nuevo e introduzca el número de cliente 50000 en la cabecera del pedido.

2. En las líneas de pedido venta, seleccione el producto 70200 en el campo Nº. y escriba 200 en el campo Cantidad.

3. El valor del campo Importe línea excl. IVA debe ser 221,00.

4. Observe que en el campo % Descuento línea aparece el valor predeterminado 15. Haga clic en el campo Descuentos línea de ventas del panel de la derecha en el pedido venta. El campo Traer dto. línea venta muestra que el cliente 50000, puesto que pertenece al grupo de descuento de clientes minoristas, recibe un descuento de línea del 15%.

5. En el panel de la derecha del pedido venta, haga clic en Precios de venta.

6. En la ventana Traer precio venta, verá que el cliente puede obtener un precio más ventajoso si realiza el pedido por cajas en lugar de por unidades.

7. Cierre la ventana Traer precio venta.

8. En el campo Cód. unidad medida de la línea de ventas, seleccione CAJA y haga clic en Aceptar.

9. Cambie el número del campo Cantidad a 2.

10. Ahora el valor del campo Importe línea excl. IVA es 170,00. Esto representa una combinación del precio de venta por la compra de cajas en lugar de unidades y el descuento de línea de ventas al que tiene derecho el cliente. 170,00 es el mejor precio para el cliente.


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Demuestre sus habilidades: crear descuentos de línea de venta para una campaña

Escenario: si está familiarizado con la funcionalidad Gestión de relaciones de Microsoft Navision, puede realizar el siguiente ejercicio:

Todos los niveles El director de ventas de Cronus desea presentar el producto 1988-S a un mayor grupo de clientes y decide hacer una oferta con un descuento de presentación a un grupo de posibles clientes. El descuento se aplica si se compra el producto entre el 28/01/01 y el 28/02/01.

1. El descuento de línea del producto 1988-S será del 20% si el cliente compra al menos cinco unidades. La oferta debería dirigirse a los posibles clientes con la responsabilidad de cargo Compra.

CONSEJO: para acceder a la ventana Descuentos línea venta, haga clic en el botón Campaña de la ventana Campaña. Utilice el asistente para crear el segmento. Recuerde que debe activar Objetivo campaña en la pestaña Campaña de la ventana Segmento.


3. Para comprobar que reciben el porcentaje de descuento correcto, realice una oferta de venta para uno de los contactos.

Solución 1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→CAMPAÑAS.

2. Pulse F3 para crear una campaña nueva. Escriba una descripción en el campo Descripción, por ejemplo, descuento de presentación.

3. En el campo Fecha inicial, escriba 28/01/01.

4. En el campo Fecha final, escriba 28/02/01.

5. Haga clic en CAMPAÑA→DESCUENTOS LÍNEA VENTAS.

6. En el campo Código, seleccione el producto 1988-S.

7. En el campo Cantidad mínima, escriba 5.

8. En el campo % Descuento línea, escriba 20.

9. Cierre la ventana Descuentos línea ventas.

10. Haga clic en CAMPAÑA→SEGMENTOS.

11. Pulse F3 para crear un nuevo segmento. Escriba una descripción en el campo Descripción, por ejemplo, descuento de presentación.


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12. Haga clic en ACCIONES→SEGMENTO→ASISTENTE.

13. Seleccione Añadir contactos y haga clic en Adelante.

14. En el campo Relaciones negocio, seleccione Cliente y haga clic en REF (probable cliente) y haga clic en Aceptar.

15. En el campo Responsabilidades cargo, seleccione COMPRA y haga clic en Aceptar.

16. Haga clic en Adelante, vuelva a hacer clic en Adelante y, a continuación, haga clic en Terminar.

17. En la pestaña Campaña, active el campo Objetivo campaña. En el cuadro de mensaje que aparece, haga clic en Sí.

18. Cierre la ventana Segmento.


20. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje que aparece.

Cree la oferta de venta:

21. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en MARKETING→CONTACTOS.

22. Abra la Ficha contacto del contacto CO100148 (o seleccione uno de los contactos del segmento que acaba de crear).

23. Haga clic en el botón Contacto y seleccione Ofertas venta.

24. Presione F3 para crear una nueva oferta venta. Se aplicará la información predeterminada de número de contacto y dirección a la oferta.

25. Si Venta a-Nº cliente no aparece, tendrá que seleccionar una plantillas cliente Para seleccionar una plantillas cliente siga las instrucciones del paso 26. Si ha seleccionado un contacto que tiene un número de cliente, vaya al paso 27.

26. En el campo Plantilla cliente, seleccione la plantilla que corresponda, por ejemplo, ES-GRANDE. Asegúrese de que la plantilla que seleccione tenga activada la opción Permite dto. línea en la Ficha plant. cliente. Se puede acceder a esta ficha desde la Lista plant. cliente haciendo clic en PLANTILLA CLIENTE→FICHA.

27. En las líneas de oferta venta, seleccione el número de producto 1988-S.


29. Observe que en el campo % Descuento línea se muestra el valor 20, que indica que se ha aplicado el descuento de línea.

30. Haga clic en el campo Descuentos línea de ventas del panel de la derecha para ver el descuento de campaña que se ha aplicado.


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Demuestre sus habilidades: gestión de productos con sustitutivos

Escenario: el cliente 40000 de Cronus realiza un pedido de siete unidades del producto 1980-S. Los envíos a este cliente se realizan habitualmente desde el almacén Gris.


1. Cree un pedido de venta para este cliente.

2. Averigüe si el producto solicitado, 1980-S, puede sustituirse por otro.

3. Envíe la cantidad solicitada de producto sustitutivo.

NOTA: Dado que el almacén Amarillo requiere el proceso de picking, el sistema le solicitará que procese el envío a través del almacén. Puede omitir este proceso introduciendo las cantidades correspondientes en el campo Cantidad a enviar de las líneas de ventas y aceptando los mensajes de advertencia del sistema.

Solución 1. Desde el menú Ventas y Marketing, haga clic en

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.

2. Presione F3 para crear un nuevo pedido venta.

3. Introduzca el número de cliente 40000 en el campo Venta a-Nº cliente.

4. En la línea de oferta venta, introduzca el número de producto 1980-S.

5. En el campo Cantidad, escriba 7.

6. Haga clic en Sí en el mensaje de disponibilidad que aparece.

7. En el panel de la derecha del pedido de venta, en Información del producto, haga clic en Sustituciones.

8. Haga clic en Aceptar para sustituir el producto 1988-S.

9. Si aparece un mensaje de advertencia sobre la fecha de envío, haga clic en Aceptar para aceptar.

10. En el campo Cantidad a enviar, introduzca 7. Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje de advertencia que aparece.

11. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR→ENVIAR.


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Demuestre sus habilidades: gestión de productos con referencias cruzadas

Escenario: el cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de venta de 8 unidades del producto 1900-S. El cliente proporciona al vendedor su propio número de producto: 22-786.


1. Configure el número de producto que utiliza el cliente 10000 como referencia para el producto 1900-S (la descripción del producto es “Silla, comedor, negra”).

2. Cree un pedido venta que refleje el número de producto que utiliza el cliente. Registre el pedido.

Solución 1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en INVENTARIO

Y PRECIOS→PRODUCTOS. Seleccione la ficha producto 1900-S.

2. Haga clic en PRODUCTO→REFERENCIAS CRUZADAS.

3. En el campo Tipo referencia cruzada, seleccione Cliente, y en el campo Nº tipo referencia cruzada, seleccione 10000.

4. En el campo Nº referencia cruzada, introduzca 22-786, en el campo Unidad medida, seleccione UDS, y en el campo Descripción, introduzca “Silla, comedor, negra”.

5. Cierre la ventana Movs. ref. cruzadas prod.

6. Haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.


8. En el campo Venta a-Nº cliente, introduzca el número de cliente 10000.

9. En el campo Nº referencia cruzada, haga clic en el AssistButton para abrir la ventana Lista referencias cruzadas.

10. Seleccione el número de referencia cruzada 22-786 y haga clic en Aceptar.


12. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR→ENVIAR Y FACTURAR.


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Demuestre sus habilidades: gestión de la venta de un producto sin stock mediante un pedido especial

Escenario: el cliente 10000 de Cronus realiza un pedido de tres unidades del producto 4100. El producto 4100 es un producto sin stock que se debe comprar al proveedor 40000.


1. Cree un pedido venta para el cliente 10000 y selecciónelo como pedido especial.

2. Cree el pedido compra para el producto sin stock.

3. Reciba y facture el pedido compra.

4. Envíe y facture el pedido venta.


PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.


3. En el campo Venta a-Nº cliente, introduzca el número de cliente 10000.

4. Haga clic en ACCIONES→PRODS. SIN STOCK.

5. Seleccione el producto 4100 y haga clic en Aceptar.

6. En el campo Cód. compra, seleccione PED. ESP., y en el campo Cantidad, introduzca 3.

7. Lance el pedido.

8. En el menú Compra haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.


10. En el campo Compra a-Nº proveedor, seleccione el número de proveedor 40000.

11. En la línea de oferta venta, introduzca el número de producto 4100.

12. En el campo Cantidad, escriba 3.

13. En el campo Cantidad a recibir, escriba 3.


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14. En el campo Nº factura proveedor de la cabecera del pedido compra escriba algunos caracteres, por ejemplo, 1234.

15. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR→ENVIAR Y FACTURAR.

16. Cierre la ventana del pedido compra.

17. En la ventana del pedido venta, haga clic en REGISTRO→REGISTRAR→ENVIAR Y FACTURAR.


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Demuestre sus habilidades: gestionar precios de compra alternativos

Todos los niveles Escenario: ha logrado cerrar un acuerdo con el proveedor 01254796 sobre los productos 1900-S y 1920-S, con las siguientes condiciones:

1. Producto 1900-S: si Cronus compra este producto por palets (que contienen 10 unidades) en vez de hacerlo por unidades individuales, se le descontarán 10 DL del precio normal.

CONSEJO: agregue una nueva unidad de medida, PALET, que contiene 10 unidades, a la lista de unidades de medida del producto.

2. Producto 1920-S: cuando Cronus compre este producto y pague en la divisa local (GBP), se le descontarán 15 DL del precio normal del producto.

Debe encargarse de introducir estos precios de compra en la ventana Precios compra, y comprobar que el sistema los utiliza al crear un pedido de compra de 2 palets del producto 1900-S y cinco unidades del producto 1920-S. CONSEJO: puede acceder a los productos sin salir del menú Compras. Haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.

Solución 1. En el menú Compras, haga clic en

INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.

2. En el campo Nº, presione F5 para ver la Lista de productos. Seleccione el producto 1900-S y haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en el botón Producto y seleccione Unidades medida.

4. En el campo Código, introduzca PALET.

5. En el campo Cdad. por unidad medida, introduzca 10.

6. Cierre la ventana Unidades medida.

7. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.

8. Busque el proveedor 01254796.

9. Haga clic en el botón Compras y, a continuación, haga clic en Precios.

10. En el campo Nº producto, seleccione 1900-S.


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11. En el campo Unidades medida , seleccione PALET.

12. En el campo Coste unit. directo, introduzca 82,62 o el cálculo 92,62-10. El coste unitario se encuentra en la pestaña Facturación de la Ficha producto.

13. En el campo Fecha inicial, introduzca “t” en la fecha de trabajo.

14. En una nueva línea de la ventana Precios compra, en el campo Nº producto, seleccione 1920-S.

15. En el campo Cód. divisa, seleccione USD..

16. En el campo Cód unidad medida, seleccione UDS.

17. En el campo Coste unit. directo, introduzca 296,60 o el cálculo 311,60-15.

18. En el campo Fecha inicial, introduzca “t” en la fecha de trabajo.

19. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.



22. En la pestaña Internacional, en el campo Cód. divisa, seleccione USD..

23. En la primera línea de pedido compra, introduzca el número de producto 1900-S con la cantidad 2.

24. En el campo Cód unidad medida, seleccione PALET.

25. En la siguiente línea de pedido compra, introduzca el número de producto 1920-S con la cantidad 5.

26. El Coste unit. directo del producto 1900-S debería ser 127,934.

27. El Coste unit. directo del producto 1920-S debería ser 296,60.


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Demuestre sus habilidades: gestión de descuentos en línea de compras

Todos los niveles Escenario: El comprador de Cronus ha acordado con el proveedor 30000 que, en los productos del intervalo de productos 70100-70104 que compre después del 30/01/01, Cronus obtendrá el siguiente descuento:

• De 1 a 99 productos: 10% • De 100 a 499 productos: 15% • 500 productos o más: 25%

Debe encargarse de introducir estos descuentos de línea en la ventana Descuentos línea compra, y comprobar que el sistema los utiliza al crear un pedido de compra de 250 unidades del producto 70102 y 600 unidades del producto 70104.

Solución 1. En el menú Compras, haga clic en

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.

2. Busque el proveedor 30000.

3. Haga clic en el botón Compras y, a continuación, haga clic en Descuentos línea.

4. En la ventana Descuentos línea compra, en el Filtro fecha inicio, introduzca 30/01/01.

5. Configure las líneas como se muestra a continuación:

Nº pro-veedor

Nº producto

Cantidad mínima

% Descu-ento línea

Fecha inicial

Fecha final

30000 70100 1 10 01/30/01 30000 70100 100 15 01/30/01 30000 70100 500 25 01/30/01 30000 70101 1 10 01/30/01 30000 70101 100 15 01/30/01 30000 70101 500 25 01/30/01 30000 70102 1 10 01/30/01 30000 70102 100 15 01/30/01 30000 70102 500 25 01/30/01 30000 70103 1 10 01/30/01 30000 70103 100 15 01/30/01 30000 70103 500 25 01/30/01 30000 70104 1 10 01/30/01 30000 70104 100 15 01/30/01 30000 70104 500 25 01/30/01


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CONSEJO: Para acelerar el proceso, puede introducir 70100 en el Filtro nº prod. y crear, a continuación, las tres líneas del producto 70100. Seleccione las tres líneas y presione EDICIÓN→COPIAR. A continuación, introduzca 70101 en el Filtro nº prod. y, a continuación, haga clic en la primera línea y presione EDICIÓN→PEGAR. Continúe con el resto de los productos.

6. Cierre la ventana Descuentos línea compra.




10. En el campo Fecha pedido, introduzca 01/02/01.

11. En la primera línea de pedido compra, introduzca el número de producto 70102 con la cantidad 250.

12. En la primera línea de pedido compra, introduzca el número de producto 70104 con la cantidad 600.

13. El valor del campo % Descuento línea de la línea que contiene el producto 70102 debe ser 15.

14. El valor del campo % Descuento línea de la línea que contiene el producto 70104 debe ser 25.


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Demuestre sus habilidades: calcular un plan de reposición a partir de la hoja de demanda

Todos los niveles Escenario:

1. En el producto 1330 de Cronus, cambie el valor del campo Cantidad a pedir de 100 a 300, de forma que tenga la siguiente configuración:

Inventario = 100

Política reaprov. = Cdad. fija reaprov.

Ciclo reaprovisionamiento = 1M

Punto pedido = 100

Cantidad a pedir = 300

2. Cree las siguientes líneas de pedido de venta:

40 unidades con una fecha de envío cinco días después de la fecha de trabajo.

60 unidades con una fecha de envío diez días después de la fecha de trabajo.

70 unidades con una fecha de envío 20 días después de la fecha de trabajo.

3. Cree la siguiente línea de pedido compra:

50 unidades con una fecha de recepción esperada 15 días después de la fecha de trabajo.

Calcule un plan a partir de la hoja de demanda y explique las líneas de propuesta de pedido resultantes.

Solución En la solución siguiente, la fecha de trabajo establecida es el 28/01/01.

1. En el menú Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS.

2. Abra la ficha del producto 1330.

3. En la pestaña Planificación, configure el producto 1330 para que coincida con la configuración descrita en el escenario. La cantidad de inventario se encuentra en la pestaña General.

4. Desde el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS.


6. Seleccione un número de cliente en el campo Venta a-Nº cliente.


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7. Rellene las líneas del pedido venta de acuerdo con la información que se proporciona en el escenario. Haga clic en Sí para aceptar todos los mensajes de comprobación de disponibilidad que aparecen.



10. Seleccione un número de proveedor en el campo Compra a-Nº proveedor.

11. Rellene las líneas del pedido compra de acuerdo con la información que se proporciona en el escenario.

12. En el menú Compras, haga clic en PLANIFICACIÓN→HOJAS DE DEMANDA.

13. En la ventana Hoja demanda, haga clic en ACCIONES→CALCULAR PLAN para abrir la hoja de demanda.

14. En la pestaña Producto, establezca un filtro para el producto 1330. En la pestaña Opciones, escriba 28/01/01 en el campo Fecha pedido y 17/02/01 en el campo Fecha final.

15. Haga clic en Aceptar. Las líneas de propuesta de pedido aparecen en la ventana PREDET. Sección predet Hoja demanda.

16. Las líneas de propuesta de pedido correspondientes deben contener los valores siguientes:

Tipo Nº Mensaje acción

Aceptar mensaje acción

Cantidad original

Cantidad Fecha venci-miento

Sistema reposición

Producto 1330 Reprog. y camb. cdad.

Cheque 50 300 02/02/01 Compra

17. El sistema ha calculado que el pedido de compra de 50 unidades

debe reprogramarse para el 02/02/01 y la cantidad debe cambiar a 300.

Explicación Actualmente hay 100 unidades en el inventario. Cuando se rellene el primer pedido venta el 02/02/01, el inventario se reducirá a 60 unidades. Puesto que el punto de pedido está establecido en 100, es necesario crear un nuevo pedido. Como ya hay un pedido de compra en el sistema, éste se reprograma para el 02/02/01. La cantidad del pedido compra se cambia también de 50 a 300. Por ello, la cantidad a pedir está establecida en 300.


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Demuestre sus habilidades: gestión de cargos de producto Escenario: tiene un pedido de compra pendiente del proveedor 10000. El número de pedido es 106009. Además, recibe del proveedor una factura de 150 DL por el servicio de transporte de este pedido.

Todos los niveles Su tarea es registrar estas facturas adicionales en el sistema y asegurarse de que los costes de existencias se actualizan correctamente.

Solución 1. Abra el pedido compra 106009.

2. En el campo Tipo de las líneas del pedido compra, seleccione Cargo (Prod.). En el campo Nº, seleccione C-FLETE.

3. En el campo Cantidad, escriba 1 y en el campo Coste unit. directo excl IVA, escriba 150.

4. Seleccione la línea de cargo de producto y haga clic en LÍNEA→ASIGNACION CARGOS PROD.

5. Haga clic en ACCIONES→SUGERIR ASIGNACIÓN CARGO PROD. Seleccione Importe y haga clic en Aceptar.

6. Cierre la ventana Asigna cargos prod.(Compra)

7. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR→RECIBIR Y FACTURAR. Haga clic en Aceptar.

8. En el menú Compras, haga clic en HISTORIAL→HISTÓRICO ALBARANES. Haga clic en el botón Navegar.

9. Seleccione la línea Mov. producto y haga clic en Mostrar.

10. En el campo Importe coste (Real) de cada línea, haga clic en la flecha de obtención de detalles para ver los movimientos de valoración de cada producto, incluidos los cargos de transporte.


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Demuestre sus habilidades: gestión de las deducciones de compra

Escenario: al recibir y facturar un envío (nº 107019) del proveedor 10000, el administrador del inventario descubre que dos unidades del producto 70011 tenían un ligero defecto en la superficie de cristal. El administrador del inventario se pone en contacto con el proveedor para explicarle el problema, y éste ofrece a Cronus la oportunidad de conservar los productos por un precio reducido (en un 40%). Cronus recibe un abono del proveedor.

Todos los niveles Su tarea es registrar este acuerdo en el sistema y asegurarse de que la transacción queda reflejada en las estadísticas del producto.

Solución 1. En el menú Gestión financiera, haga clic en PAGOS→ABONOS para

crear un nuevo abono compra.

2. Haga clic en el botón Acciones y seleccione Copiar líneas.

3. En el campo Tipo documento de la ventana Copiar doc. compra, seleccione Albarán compra regis.

4. En el campo Nº documento, seleccione 107019.

5. Active el campo Incluir cabecera. El campo Recalcular líneas ya debería estar activado.


7. En el campo Tipo de una nueva línea de abono compra seleccione Cargo (Prod.).

8. Seleccione Deducciones compra en el campo Nº.

9. Introduzca 2 en el campo Cantidad.

10. Para determinar el coste, busque la línea del producto 70011 y, a continuación, busque el campo Coste unitario dir. excl. IVA. El coste de cada unidad del producto 70011 es 36,90.

11. En el campo Coste unitario dir. excl. IVA de la deducción de compra de la línea seleccionada, introduzca 22,14 (o el cálculo 36,90*0,60), que es el 40% del coste del producto 70011.

12. Elimine las tres líneas del tipo producto que se copiaron del albarán de compra.

13. Para asignar el cargo de producto al producto 70011, haga clic en el botón Línea y seleccione Asignación cargos prod.

14. En la ventana Asigna cargo prod. (compra), haga clic en el botón Acciones y, a continuación, seleccione Traer albaranes compra.


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15. En la ventana Líns. recep. compra, busque el documento nº 107019 y seleccione la línea del producto 70011. Haga clic en Aceptar.

16. En la ventana Asigna cargo prod. (compra), haga clic en el botón Acciones y, a continuación, seleccione Sugerir asignación cargo prod.

17. Seleccione Igualmente y haga clic en Aceptar. Cierre la ventana.

18. Introduzca un Nº abono proveedor cualquiera en la cabecera del abono compra.

19. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR y, a continuación, haga clic en Sí.

20. Para ver las estadísticas de producto, en el menú Compras, haga clic en INVENTARIO Y VALORACIÓN→PRODUCTOS. Abra la ficha del producto 70011.

21. Haga clic en PRODUCTOS→MOVIMIENTOS→MOVS. VALOR. Aquí puede ver la deducción de compra que se ha aplicado a este producto.


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Demuestre sus habilidades: compromiso de entrega de pedido a un cliente

Escenario: El cliente 50000 de Cronus realiza un pedido de 50 unidades del producto 70040. El cliente requiere que se entregue el pedido el 27/01/01. El pedido se enviará desde el almacén Gris.


1. Cree el pedido de venta y compruebe si se puede cumplir la fecha de entrega requerida.

2. Si no se puede cumplir la fecha de entrega requerida, averigüe cuándo se puede entregar el pedido. Para ello, puede utilizar la función CTP.

3. Suponga que el cliente no está satisfecho con la nueva fecha de entrega. Usted, no obstante, se compromete a entregar el pedido un día antes y buscará la forma de poder cumplir con la fecha comprometida.


PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PEDIDOS. Presione F3.



4. En la pestaña Envíos, en el campo Cód. almacén, seleccione Gris y presione Entrar.


6. El mensaje que aparece indica que no sólo debería haber enviado el pedido antes de la fecha de trabajo sino que, además, no hay existencias disponibles ni se han pedido (según la Fecha disponib. más cercana del mensaje de comprobación de disponibilidad).

7. Acepte los dos mensajes.

8. Para averiguar cuando podrá entregar el pedido, haga clic en PEDIDO→COMPROMISO ENTREGA. Aparece la ventana Líneas compromiso entrega pedido.

9. Haga clic en CALCULAR→CAPAZ DE COMPROMETER.


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10. Los campos de fecha de las líneas de compromiso de entrega deben contener los valores siguientes:

Fecha de entrega requerida

Fecha de envío solicitada

Fecha de entrega planificada

Fecha envío original

Primera fecha envío

01/27/01 01/24/01 01/31/01 01/24/01 01/28/01

11. De acuerdo con estas fechas, podrá entregar el envío el 31/01/01.


13. Las fechas de entrega de las líneas del pedido de venta se han actualizado para coincidir con las fechas de las líneas del compromiso de entrega.

14. Necesita averiguar cómo puede realizar la entrega un día antes. Tiene varias opciones, como llamar al proveedor para pedirle que realice antes la entrega o trabajar con el personal del almacén para reducir el tiempo de manipulación del almacén de salida. Un método sencillo para realizar la entrega un día antes es cambiar el campo Cod. servicio transportista de la cabecera del pedido de venta.

15. En el campo Cod. servicio transportista de la pestaña Envíos, seleccione Noche. Haga clic en Sí para actualizar las líneas.

16. Tendrá que volver a calcular las líneas de compromiso de entrega. Vuelva a realizar los pasos 8, 9 y 12.

17. Ahora puede comprometerse a realizar la entrega al cliente el 30/01/01.


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Demuestre sus habilidades: estimación de recepciones de pedidos de compra

Escenario: un comprador de Cronus realiza un pedido de diez unidades del producto 70011 al proveedor 30000 y solicita que se entregue el pedido en el almacén Verde el 05/02/01.


1. Cree el pedido de compra y estime la última fecha de pedido para que el mismo pueda llegar al almacén en la fecha solicitada.

2. Suponga que después de hablar con el proveedor, le asegura que puede entregar el pedido tres días antes de lo solicitado inicialmente. Registre esta información en el pedido de compra.

Solución 1. Cree un nuevo pedido de compra. En el campo Compra a-Nº

proveedor, seleccione el proveedor 30000.

2. Haga clic en la pestaña Envíos. En el campo Cód. almacén, seleccione VERDE.

3. En el campo Fecha recep. solicitada, introduzca 05/02/01.


5. El mensaje de fecha de trabajo que aparece indica que para cumplir la fecha de recepción solicitada del 05/02/01, el pedido debió realizarse el 22/01/01.

6. Acepte el mensaje.

7. Para registrar la fecha de recepción anterior con la que se comprometió el proveedor, introduzca 02/02/01 en el campo Fecha recep. prometida de la pestaña Envíos.


9. Los campos Fecha recep. planificada y Fecha recepción esperada de la línea se actualizarán para reflejar el cambio.


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Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente

Escenario: un representante del cliente 10000 llama a un vendedor de Cronus España S.A. para comunicarle que la entrega completa de 50 unidades (cajas) del producto 80100 que pidieron varios días antes parecen estar defectuosas. El vendedor y el cliente acuerdan la devolución de la cantidad total del producto 80100 a Cronus y el envío inmediato al cliente de la misma cantidad del mismo producto. El cliente proporciona al vendedor un número de referencia del documento de devolución, R-0113. Para realizar este escenario, primero cree y registre un pedido de venta de 50 unidades (cajas) del producto 80100 para el cliente 10000 (utilice el código de almacén Verde y no olvide rellenar la cantidad del envío).


1. Registrar el acuerdo de compensación alcanzado con el cliente (utilice un pedido de venta como punto de entrada), y

2. Procesar la devolución, en lo que se refiere a:

– La recepción (puede utilizar un almacén especialmente dedicado a los productos defectuosos) y el abono de los productos devueltos al cliente

– Comprobar que los productos devueltos, cuando se reciban del cliente, se valoren al mismo coste unitario con que se vendieron originalmente (en lugar del coste medio que propone el sistema)

– Enviar la devolución de venta de reposición al cliente – Crear un documento relacionado con la devolución (una

devolución de compra) para indicar al comprador que inicie un proceso de devolución al proveedor

Solución Cree un almacén para los productos defectuosos.

1. En el menú Almacén, haga clic en CONFIGURACIÓN→ALMACENES.

2. Presione F3 para crear una nueva ficha de almacén. En el campo Código, especifique DEFECTUOSO. En el campo nombre, escriba Almacén Defectuosos.

Cree la devolución.

3. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→DEVOLUCIONES. Presione F3 para crear un nuevo pedido e introduzca los datos del cliente en la cabecera de devolución.

4. Introduzca los datos del producto y la cantidad en la línea.


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5. Haga clic en el AssistButton del campo Cód. motivo dev. Aparecerá la ventana Motivos dev.

6. Seleccione DEFECTUOSO como código de motivo de devolución y haga clic en Aceptar.

7. En el campo Nº documento externo, escriba R-0013.


9. En la ventana Movs. productos, seleccione la línea que contiene los productos defectuosos (la cantidad será igual a 50). Haga clic en Aceptar.

10. En el campo Cód. almacén de la línea, seleccione Defectuoso.

Cree el pedido de la cantidad de reposición.

11. Escriba una línea para el producto 80010 con una cantidad de -50. En el campo Almacén, seleccione Verde y asegúrese de que en el campo Cód. unidad medida, está seleccionado el valor Caja.

12. En la ventana Devolución venta, haga clic en ACCIONES→MOVER LÍNEAS NEGATIVAS.



15. En el campo Cantidad a recibir, escriba 50.

16. Registre el pedido de venta.

Cree la devolución de compra.

17. En la ventana Devolución venta, haga clic en ACCIONES→CREAR DOCS. RELACIONADOS-DEV.

18. En el campo Nº proveedor, seleccione 10000.

19. Active la opción Crear devolución compra. Haga clic en Aceptar.

20. Registre la devolución de venta.


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Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente, 2ª parte

Todos los niveles Escenario: (continuación de Demuestre sus habilidades: procesamiento de la devolución del cliente). Con relación a la devolución de 50 unidades (cajas) del producto 80100 iniciada por el cliente 10000, Cronus desearía devolver los productos defectuosos al proveedor al que se compraron originalmente y recibir una reposición de la misma cantidad del mismo producto. Al registrar un acuerdo de compensación con este cliente, el vendedor creó una devolución de compra que ahora sirve para indicar al comprador que hay que devolver los productos al proveedor. El comprador se pone en contacto con el representante del proveedor (proveedor 45858585) y las partes acuerdan que Cronus devuelva el producto para su reposición. El proveedor proporciona al comprador un número de autorización de devolución, PR0558. Para realizar este escenario, en primer lugar, busque la devolución de compra número 6001 y regístrela como facturada. Su tarea consiste en gestionar el proceso de devolución al cliente, que se compone de los siguientes pasos:

• Envío de los productos defectuosos al proveedor y recepción del abono correspondiente

• Comprobación de que los productos que se van a devolver al proveedor se valoran al mismo coste unitario con el que se compraron originalmente en lugar del coste medio que propone el sistema (consulte el pedido de compra Nº 6001).

• Recepción de una reposición del proveedor

Solución Cree la devolución de compra.

1. En el menú Compras haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ DEVOLUCIONES. Busque la devolución de las 50 unidades del producto 80100 que el sistema creó para el proveedor 10000.

2. En el campo Nº autorización proveedor, especifique PR0558.



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4. En la ventana Movs. productos, seleccione la línea que contiene los productos defectuosos. Haga clic en Aceptar.

Cree el pedido de la cantidad de reposición.

5. Escriba una línea para el producto 80010 con una cantidad de -50. Asegúrese de que en el campo Cód. unidad medida, está seleccionado el valor Caja.

6. En la ventana Devolución compra, haga clic en ACCIONES→MOVER LÍNEAS NEGATIVAS.



9. Introduzca un Nº factura proveedor en la cabecera.

10. Registre el pedido de compra.

11. En la ventana Devolución compra, introduzca un Nº abono proveedor.

12. Registre la devolución de compra.


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Demuestre sus habilidades: creación de informes de análisis Todos los niveles Escenario: necesita un informe que muestre las ventas correspondientes a enero de 2001 por vendedores. Los requisitos del informe son los siguientes:

1. El informe debe componerse tanto de las ventas facturadas como de las no facturadas.

2. El informe debe incluir una línea que muestre las ventas totales por vendedores en la parte inferior.

3. Modifique el informe para mostrar sólo los vendedores que registraron ventas en enero de 2001.

4. Una vez completado, presente el informe en forma de gráfico de barras.

NOTA: en este informe, sólo es necesario incluir a los vendedores a los que se les ha asignado un código de dimensión de vendedor. CONSEJO: para poder seleccionar vendedores en un informe de análisis, es necesario configurar una ficha de vista de análisis con las dimensiones de vendedor y agregarla a la plantilla de líneas de análisis. CONSEJO: revise las plantillas de informe existentes para comprobar si es posible reutilizar o modificar un informe existente.

Solución Configure la ficha de vista de análisis.

1. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→FICHA VISTA ANÁLISIS.

2. Presione F3 para crear una nueva Ficha vista análisis.

3. En el campo Código y en el campo Nombre, escriba Vendedores.

4. Seleccione la pestaña Dimensiones. En el campo Cód. dimensión 1, seleccione Vendedor.

5. Haga clic en el botón Actualizar. Haga clic en Sí.

6. Cierre la Ficha de vista de análisis de ventas.

Cree la plantilla de líneas de análisis.

7. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS LINEAS DE ANÁLISIS.


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8. Seleccione una línea vacía y escriba VENDED en el campo Nombre.

9. En el campo Descripción, escriba Vendedores.

10. En el campo Código vista análisis producto, seleccione Vendedores.

11. Haga clic en el botón Líneas. Aparecerá la ventana Líneas de análisis de ventas.

12. Presione el botón Acciones que hay en la parte inferior de la ventana y seleccione Insertar vendedores/compradores. Aparecerá una ventana con una lista de vendedores.

13. Seleccione todas las líneas y haga clic en Aceptar. Desplácese hacia arriba en la ventana Líneas de análisis de ventas para ver los vendedores.

14. En la ventana Líneas de análisis de ventas, resalte las líneas que contienen los nombres de los vendedores y haga clic en Acciones; a continuación, seleccione Volver a numerar las líneas.

15. En el campo Nº ref. fila inicial, escriba A1 y, a continuación, presione Aceptar. Vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el mensaje que aparece.

16. En el campo Descripción de la primera fila vacía que aparece debajo de los nombres de los vendedores, escriba Total ventas.

17. En el campo Tipo, seleccione Fórmula.

18. En el campo Intervalo, escriba A1...A34 para incluir todas las líneas de vendedores.

19. Active el campo Negrita.

20. Cierre la ventana Líneas de análisis de ventas. La plantilla de líneas ya está configurada.

A continuación, tendrá que definir las columnas del informe.

21. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ CONFIGURACIÓN→PLANTILLAS COLUMNAS ANÁLISIS.

22. Si revisa las plantillas existentes, observará que la plantilla VENTAS tiene configuradas las columnas necesarias para este informe.

Cree el informe de análisis.

23. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ INFORMES DE ANÁLISIS.

24. En el campo Nombre del informe de análisis, haga clic en el AssistButton para abrir la ventana Nombres informes de análisis.

25. Seleccione una nueva línea y escriba VENTAS en el campo Nombre.

26. En el campo Descripción, escriba Ventas por vendedor.


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27. En el campo Línea análisis: nombre plant., seleccione VENDED.

28. En el campo Nombre plant. análisis columna, seleccione VENTAS.


30. En la ventana Informe de análisis de ventas, escriba 01/01/01...31/01/01 en el campo Filtro fecha.

Modifique el informe para mostrar sólo los vendedores que han registrado ventas.

31. Haga clic en la flecha del campo Plantilla de línea de análisis de la cabecera. Haga clic en el botón Líneas.

32. En la columna Mostrar, seleccione Si ninguna columna es cero en todas las líneas.

33. Cierre la ventana y, en la ventana Ventas - Plantillas líneas de análisis, haga clic en Aceptar.

Cree un gráfico de barras.

34. Haga clic en ACCIONES→MOSTRAR GRÁFICO DE BARRAS. Aparecerá la ventana Gráfico de barras de línea de análisis.


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Demuestre sus habilidades: realización de un análisis por dimensiones

Todos los niveles Escenario: necesita analizar las ventas de productos por áreas. Para realizar este análisis se necesitan los siguientes parámetros:

1. El análisis debe incluir los productos 1896-S a 766BV-C.

2. El análisis debe referirse al año 2001.

Cuando la ventana Análisis de ventas por dimensiones contenga la información de ventas de producto por áreas, lleve a cabo las siguientes tareas.

3. Compare las ventas realizadas a Juan Roca con las realizadas a Miguel Severino.

4. Vea el análisis como importe de ventas, costo de ventas y cantidad.

5. Exporte el importe de ventas de Juan Roca a una hoja de cálculo de Excel.

CONSEJO: necesita usar las dimensiones Área y Vendedor.

Solución 1. En el menú Venta, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→

CONFIGURACIÓN→FICHA VISTA ANÁLISIS.

2. Busque entre las fichas de vista existentes una ficha en la que estén configuradas las dimensiones Área y Vendedor. La ficha de vista de análisis Predeterminada contiene estas dimensiones.

3. Haga clic en el botón Actualizar. Haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece.

4. Cierre la Ficha de vista de análisis de ventas.

5. En el menú Ventas y Marketing, seleccione ANÁLISIS E INFORMES→ ANÁLISIS POR DIMENSIONES.

6. Haga clic en el AssistButton del campo Cód. vista análisis y seleccione en el código de vista de análisis PREDET.. Haga clic en Aceptar.

7. En el campo Muestra como líneas, seleccione Producto.

8. En el campo Muestra como columnas, seleccione Área.

9. En el campo Filtro fecha de la pestaña Filtros, introduzca 01/01/01...31/12/01.


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10. En el campo Filtro producto, seleccione los productos 1896-S a 766BV-C

Ahora puede ver las ventas de productos por áreas.

11. En el Filtro Vendedor, seleccione JR, haga clic en Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR. Se mostrarán las ventas de Juan Roca.

12. En el Filtro Vendedor, seleccione MS, haga clic en Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR. Se mostrarán las ventas de Miguel Severino.

13. Elimine el filtro de vendedores.

14. En la pestaña General, use la flecha del campo Mostrar valor como para mostrar el Importe venta, Costo ventas y Cantidad.

Exporte las ventas de Juan Roca a una hoja de cálculo de Excel.

15. En el Filtro Vendedor de la pestaña Filtros, seleccione JR. Haga clic en Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR.

16. Haga clic en el botón Acciones y seleccione Exportar a Excel.


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Demuestre sus habilidades: creación de un presupuesto de ventas

Todos los niveles Escenario: necesita crear una previsión de ventas para la vendedora Elena Vélez. Utilizará la función de presupuesto de ventas. El presupuesto debe reunir los siguientes requisitos:

1. El presupuesto debe abarcar el período de enero a junio de 2001.

2. Debe mostrar las cantidades de los productos de 8904-W a 8924-W que se espera que va a vender Elena Vélez.

Una vez configurado el presupuesto de ventas, deberá exportarlo a Excel para que Elena Vélez escriba sus comentarios en el campo correspondiente.

3. Actualice el archivo de Excel con cambios realizados en el presupuesto.

4. Vuelva a importar los cambios en Microsoft Navision.

Solución Cree el presupuesto de ventas.

1. En el menú Ventas y Marketing, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→PRESUPUESTOS.

2. En el campo Nombre ppto. producto, haga clic en el AssistButton. Aparecerá la ventana Nombres ppto. pdto.

3. Seleccione una línea vacía y escriba VENTAS en el campo Nombre y Previsión de ventas en el campo Descripción.

4. En el campo Cód. dim. presupuesto 1, seleccione VENDEDOR. Haga clic en Aceptar.

5. En el campo Muestra como líneas, introduzca Producto.

6. En el campo Muestra como columnas, introduzca Periodo.

7. En el campo Filtro fecha, introduzca 01/01/01...30/06/01.

8. En el campo Filtro producto introduzca 8904-W a 8924-W.

9. En el campo Mostrar valor como, seleccione Cantidad.

10. En la parte inferior izquierda de la ventana Inf. general de presupuesto de ventas, haga clic en el intervalo temporal 31 para ver los períodos de tiempo por meses.

11. En el campo Filtro Vendedor de la pestaña Filtros, seleccione EV.

12. En el campo Factor redondeo de la pestaña Opciones, seleccione 1.


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13. Active el campo Muestra nombre columna.

14. Introduzca unos números de presupuesto cualesquiera para cada mes, por ejemplo, 10 del producto 8904-W cada mes y 30 del producto 8912-W en enero y febrero.

Exporte el presupuesto a Excel.

15. Haga clic en el botón Acciones y seleccione Exportar a Excel.

16. Seleccione Crear libro en el campo Opciones.

17. Cuando haya terminado el procesamiento de los datos, abra el libro de Microsoft Excel que se acaba de crear.

18. Guarde el libro como Presupuesto ventas.xls.

19. Realice cambios en el presupuesto, por ejemplo, agregue 20 del producto 8924-W para marzo. Guarde el libro.

20. Desde la ventana Presupuesto de Microsoft Navision, presione el botón Acciones y seleccione Importar desde Excel.

21. En el campo Nombre fichero libro, busque la ubicación en la que ha guardado el archivo de Excel y seleccione Presupuesto de ventas.

22. Seleccione Presupuesto en el campo Nombre hoja.

23. Asegúrese de rellenar los campos con los valores siguientes:

Nombre ppto. Ventas Opción Reemplazar movs Descripción Importado de Excel el 25/01/01 Importar valor como

Cantidad


25. Haga clic en Sí para sustituir los movimientos existentes y acepte el mensaje que aparece.

26. Observe que se han realizado cambios en el presupuesto en Microsoft Navision.


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