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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS)

C-07 GRF

Versión:.03

Fecha: 20 Noviembre de 2013

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO Garantizar el uso, manejo y registro financiero del Centro de Gestion Administrativa, así como la normatividad vigente de tal manera que refleje la realidad económica de la entidad

RESPONSABLE DEL PROCESO:

• Director Administrativo y Financiero de la Dirección General y su Equipo • Director Regional • Subdirector de Centro • Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo • Coordinador Relaciones Corporativas en las Regionales fiscalizadoras

ALCANCE: Este proceso está orientado a administrar, conforme a la normatividad vigente y con la óptima integración entre la gestión presupuestal, contable y de tesorería, los recursos financieros del SENA, garantizando la eficiencia, eficacia agilidad en la ejecución del presupuesto.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD

DES

SALIDAS CLIENTES

• Proceso de Direccionamiento Estratégico

• Proceso de Gestión Administrativa.

Directrices de manejo financiero y presupuestal.

P

Diseñar estrategias y herramientas que permitan una adecuada gestión de los recursos físicos y financieros

Información organizada. • Todos los procesos

• Direccionamiento Estratégico Plan Estratégico. Lineamientos de la Alta Dirección.

Elaborar la gestión del manejo presupuesta

Informe del manejo presupuestal

• Direccionamiento Estratégico

• Ministerio de Hacienda y Crédito Público

• Direccionamiento Estratégico

lineamientos Programar el Programa Anual de Caja PAC.

plan anual de caja

• Entes de control y todos los procesos

Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP

Informes

Guía de Administración del Riesgo

NTC ISO 31000 - Gestión del Riesgo

Identificar los riesgos que puedan afectar el

logro de los resultados del proceso

Mapa de Riesgos Institucional • Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos

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• Proceso Direccionamiento Estratégico

Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales,

Mapa de Riesgos Institucional

Lineamiento ambientales de POA

Lineamientos Ambientales Institucionales

Participar en la identificación de aspectos e

impactos ambientales y de la

reglamentación aplicable

Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales, Institucional

Necesidades de presupuesto

• Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos

• Proceso Direccionamiento Estratégico

Mapa de Riesgos Institucional

Lineamientos Institucionales de Salud Ocupacional

Participar en la identificación de peligros

que afecten la seguridad y salud

ocupacional.

Matriz Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles /Panorama de peligros y Riesgos laborales Institucional

Necesidades de presupuesto

• Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos

• Proceso Direccionamiento Estratégico

• Proceso de Gestión Administrativa.

Resolución de Apertura de presupuesto.

Comunicación de aprobación de P.A.C

H

Realizar la Gestión Presupuestal, Contable y de Tesorería

Informe de ejecución presupuestal

Informe de ejecución del PAC

• Todos los procesos

• Proceso Direccionamiento Estratégico

Solicitud escrita del Ordenador del Gasto.

Solicitud escrita del Ordenador del Gasto con los documentos objeto de registro presupuestal

Ejecutar la Gestión de Recaudo y Aportes de Cartera

Resolución de Modificación presupuestal.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Certificado de Registro Presupuestal

• Proceso Gestión Evaluación y Control

Proceso Direccionamiento Estratégico

Programa de Gestión Ambiental

Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales,

Implementar actividades definidas en los programa de gestión ambiental

.

Registros de actividades de gestión ambiental Institucional

Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación y Direccionamiento Corporativo • Todos los procesos

Proceso de Direccionamiento Estratégico

Lineamientos Institucionales de Salud Ocupacional

Implementar las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Registros de actividades de S&SO Institucional

Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos

Proceso Direccionamiento

Estratégico

Proceso Gestión Evaluación y Control

Regional Distrito Capital

PIGA, Programas Ambientales

Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales,,

Programa de S&SO

Matriz Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles /Panorama de peligros y Riesgos laborales

V/A

Monitorear el cumplimiento de los requisitos legales, de calidad, ambientales, de seguridad y salud ocupacional.

Informes de seguimiento Institucional

Proceso Direccionamiento Estratégico

Proceso Gestión Evaluación y Control • Regional Distrito Capital • Todos los procesos

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Proceso Direccionamiento Estratégico

Mapa de Riesgos Institucional

Realizar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso

Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos Institucional

Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos •

• Proceso de Direccionamiento Estratégico.

• Proceso de Gestión Administrativa.

• Proceso Gestión Evaluación y Control

Informes de Ejecución Presupuestal

No Conformidades

Actas de reuniones de supervisión

Resultados de análisis de Riesgos

Resultados de análisis de Indicadores

Resultados de auditorías

Realizar seguimiento al proceso e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora para la gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional.

.

Impactos mitigados

Riesgos mitigados

Controles implementados

Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces

Proceso Direccionamiento Estratégico • Proceso Gestión Evaluación y Control • Todos los procesos

RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Hoja de vida del indicador del proceso

REQUISITOS Nomograma, matriz de relación NTC-GP1000,MECI1000, ISO 14001 y OHSAS 18001, Manual de calidad y los demás documentos asociados al proceso.

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación

Descripción del cambio Aprobó

1 Junio 01 de 2006 Documento original.

2 Mayo 31 de 2007 Modificación en el nombre institucional del numeral 8:”Control de Cambios”.

Representante de la Subdirección.

01 Mayo 30 de 2011. Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema.

Comité Del SIMCI

02 Enero 08 de 2013 Se generan los cambios respectivos con la inclusión de los ejes temáticos de Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 02.

Comité Del SIMCI

03 Noviembre 20 de 2013 Se generan los cambios por directrices de La dirección General de la armonización del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con el Sistema Integrado de Gestión versión 03.

Comité Del SIG