CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIALOpinión Jurídica No. OJ-073-2007) en consonancia con los...
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I CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL COSTA RICA EXPEDIENTE DIGITAL ÚNICO EN SALUD Unidad Responsable Proyecto EDUS Coordinador de la iniciativa Ing. Manuel Rodriguez Arce Director del Proyecto
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I
CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL
COSTA RICA
EXPEDIENTE DIGITAL ÚNICO EN SALUD
Unidad Responsable
Proyecto EDUS
Coordinador de la iniciativa
Ing. Manuel Rodriguez Arce
Director del Proyecto
i
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ............................................................................................................. 1
Justificación ............................................................................................................. 2
Objetivos ................................................................................................................. 9
Objetivo general ................................................................................................... 9
Objetivos específicos ........................................................................................... 9
Alcance ................................................................................................................. 10
Enfoque metodológico ........................................................................................... 11
Impacto y beneficios Obtenidos ............................................................................ 12
Factores Críticos de Éxito ..................................................................................... 14
Partes interesadas y asociadas ............................................................................. 20
Estructura Funcional del Programa EDUS ......................................................... 21
Estructura Funcional del Proyecto EDUS- Hospitalario ..................................... 22
Roles y Responsabilidades ................................................................................ 23
Acciones Desarrolladas ......................................................................................... 32
Contribución a la innovación ................................................................................. 32
Capacitación y Gestión de Cambio .................................................................... 33
Equipamiento ..................................................................................................... 35
Datos de Producción .......................................................................................... 36
Producción Hospitales ....................................................................................... 37
Centro de Contactos para la asignación de Citas Telefónicas y citas web ........ 38
Recordatorio de Citas Vía Mensaje de Texto (SMS).......................................... 39
Recordatorio de Retiro de Medicamentos vía Mensaje de Texto (SMS) ............ 40
App del EDUS .................................................................................................... 40
ii
Uso de la Sala virtual o EBAIS Virtual ................................................................ 40
Resultado positivo del plan piloto: ...................................................................... 41
SIFF Móvil .......................................................................................................... 42
Lecciones Aprendidas ........................................................................................... 43
Sostenibilidad y Escalabilidad ............................................................................... 45
Roles críticos para la implementación del Expediente Digital Único en Salud 46
Recursos Utilizados ............................................................................................... 46
Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................... 51
ANEXOS ............................................................................................................... 52
iii
Índice de Tablas, Ilustraciones y Graficas
TABLAS
Módulos implementados EDUS ........................................................................................................ 15
Informe a junio 2017, Avance implementación módulos EDUS Hospitales. .................................... 17
Compra de equipo para implementación Fuente: Informe a junio, C. Puesta en Marcha. ............... 35
Datos producción primer nivel Fuente: Proyecto EDUS, datos al 30 de junio 2017 ......................... 36
Datos producción primer nivel Fuente: Proyecto EDUS, datos al 30 de junio 2017 ......................... 38
ILUSTRACIONES
Porcentaje Avance SIAC Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017 ................................................... 18
Porcentaje de Avance SIES en Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017 ......................................... 19
Porcentaje de Avance Modulo de Urgencias en Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017 ............... 19
Estructura Funcional del Programa EDUS ........................................................................................ 21
Estructura Funcional del Proyecto EDUS- Hospitalario .................................................................... 22
Equipos de apoyo implantación EDUS Hospitales ........................................................................... 34
Usuarios Capacitados por Aplicativo Fuente: Componente Puesta en Marcha. .............................. 35
Citas por modalidad, Junio 2017 ....................................................................................................... 39
Propaganda de citas por modalidad ................................................................................................. 39
Antecedentes del Proyecto ............................................................................................................... 44
GRAFICAS
Partidas Fijas. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017 .............................................................. 47
Partidas Variables. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017 ....................................................... 47
Servicios no personales. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017 ............................................. 48
Materiales y suministros. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017 .............................................. 49
Maquinaria y equipo. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017 ................................................... 50
1
Introducción
¿Qué es el Expediente Digital Único en Salud (EDUS)?
El EDUS se conceptualiza como un conjunto de aplicaciones y servicios que
permiten la automatización de los procesos de salud, según el modelo de servicios
adoptado la CCSS en los diferentes niveles de atención.
El proyecto tiene como objetivo mejorar la calidad en la prestación de los servicios
de salud mediante el uso de un Expediente Digital Único en Salud con información
accesible, integra y segura para toma de decisiones clínicas y de gestión.
El componente de software para el I Nivel de Atención lo conforman las siguientes
aplicaciones:
Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF): Es una aplicación que consiste en la
automatización de los procesos que realizan los Asistentes Técnicos en Atención
Primaria (ATAPS) quienes registran la información de la familia y el hogar,
incluyendo datos personales, demográficos, sociales, económicos y de salud en
cada sector de salud.
Sistema Integrado de Identificación Agendas y Citas (SIAC): Permite identificar
la población atendida por la Seguridad Social, el manejo de las agendas médicas,
la gestión de las citas para atención de las personas en los servicios de la consulta
externa o general y el registro, envío y consulta de las incapacidades de las
personas.
Sistema Integrado de Expediente en Salud (SIES): El SIES comprende la
atención básica del usuario por parte del médico en el consultorio, con la respectiva
solicitud de exámenes de laboratorio clínico, imagenología y medicación en línea.
Es utilizado inicialmente por enfermería en la pre-post-consulta. Tiene como
objetivo, disponer de información clínica del paciente de forma oportuna, segura y
de calidad de forma centralizada y estructurada, como apoyo a los procesos de
diagnóstico y tratamiento de las patologías.
2
Justificación
La Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información ha señalado con respecto a
este concepto:
“(…) Sociedad de la Información centrada en la persona, integradora y
orientada al desarrollo, en que todos puedan crear, consultar, utilizar y
compartir la información y el conocimiento, para que las personas, las
comunidades y los pueblos puedan emplear plenamente sus
posibilidades en la promoción de su desarrollo sostenible y en la mejora
de su calidad de vida, sobre la base de los propósitos y principios de la
Carta de las Naciones Unidas y respetando plenamente y defendiendo
la Declaración Universal de Derechos Humanos”1.
“(…) Sociedades de la Información y la comunicación centradas en la
gente, incluyentes y equitativas. Sociedades en las que todas y todos
puedan crear , utilizar, compartir y diseminar libremente la información
y el conocimiento, así como acceder a éstos, con el fin de que
particulares, comunidades y pueblos sean habilitados y habilitadas para
mejorar su calidad de vida y llevar a la práctica su pleno potencial” A
continuación, esta Declaración añade los principios de justicia social,
política y económica, y de la plena participación y habilitación de los
pueblos; destaca los objetivos de desarrollo sostenible, democracia e
igualdad de género; y evoca sociedades en donde el desarrollo se
enmarque en los derechos humanos fundamentales y esté orientado a
lograr una distribución más equitativa de los recursos2.
Con base en ello, la oportunidad de las instituciones públicas consiste en identificar
sus áreas de mejora y establecer planes de atención y gestión en el marco de la
Era de la Información y de la Sociedad en Red.
1 Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información (2003). “Declaración de Principios”, Ginebra, diciembre, http://www.itu.int/wsis/documents/doc_multi.asp?lang=en&id=1161|1160. 2 CMSI (2003). “Construir sociedades de la información que atiendan a las necesidades humanas”, Declaración delaSociedadCivil,Ginebra,diciembre.http://alainet.org/active/show_text_en.php3?key=5145.
3
En el caso de la Caja Costarricense de Seguro Social (La Caja), hay listas de espera
en ciertos servicios que limitan el acceso a los mismos. En muchos de los casos,
las largas filas físicas de espera para poder obtener una cita se ven acompañadas
con la obligación del paciente de madrugar para poder obtener un cupo y en otros
casos con largas filas lógicas de espera a que se dé un cupo en una especialidad o
en alguno de los servicios de diagnóstico, lo cual incide en la generación de
diagnósticos tardíos los cuales en el mejor de los casos pueden recibir tratamiento
para paliar la patología, en otros casos el usuario final no alcanza a recibir el
diagnóstico dado su fallecimiento.
Tomando aquella consideración, como parte de un conjunto del diagnóstico de la
problemática del cuadro de servicios de salud que brinda la Institución a su universo
de usuarios, la Caja se encuentra en un proceso de integración de esfuerzos para
implantar un expediente digital único en salud (EDUS), accesible desde cualquier
parte del país, gracias a su estructura centralizada y acceso a través de internet,
con la capacidad tecnológica y sistemática de responder a la automatización de
procesos asociados con el modelo institucional de servicios de salud; la
simplificación de trámites en el proceso de citas y atención de pacientes (diagnóstico
y tratamiento de las patologías); la consolidación de datos personales,
demográficos, sociales, económicos y de salud cuyos reportes y estadísticas sirven
a la adecuada y oportuna gestión de inventarios así como a la toma estratégica de
decisiones financieras, epidemiológicas, sanitarias y de servicio.
Dicho modelo de mejora ha tenido un sustento de demanda social, como el antes
referenciado así como premisas de orden normativo y estratégico.
En primer lugar, el servicio público, como una actividad, consiste en “una prestación
a la población ("un servicio prestado al público"), a quien satisface su necesidad”
(P.G.R., Dictamen N° C-397-2003) y que se rige por el artículo 4 de la Ley General
de Administración Pública cuyo texto dispone: “La actividad de los entes públicos
deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio
público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio
4
en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato
de los destinatarios, usuarios o beneficiarios”.
Estos principios demandan a la Administración Pública, y en concreto a la C.C.S.S.,
satisfacer una necesidad general, de manera continua (ininterrumpida), regular
(conforme con las reglas y condiciones preestablecidas), en virtud del principio de
igualdad (sin discriminaciones irrazonables), generalidad (de acuerdo con las
normas que lo rigen) y obligatoriedad (sin posibilidad de omisión), de forma que se
proporcione una efectiva tutela del derecho a la Salud y garantía de Seguridad
Social.
En relación con el primero, es necesario subrayar que “El derecho a la salud entraña
un derecho de acceso a las prestaciones de salud, pero también un derecho a que
el Estado cree condiciones que permitan el desarrollo de la salud de cada quien. El
derecho a la salud es un derecho a la salud individual y un derecho a la salud
pública” (P.G.R., Opinión Jurídica No. OJ-073-2007).
Como compromete el derecho a la vida y una vida de calidad, el artículo 21 de la
Constitución Política, artículo 11 de la Declaración Americana de Derechos
Humanos y Deberes del Hombre, numeral 25 de la Declaración Universal de
Derechos Humanos, lo cual redunda en “Una obligación de mantener la salud
pública y una obligación en orden a prestaciones materiales sanitarias” (P.G.R.,
Opinión Jurídica No. OJ-073-2007) en consonancia con los principios que rigen el
servicio público, toda vez que el derecho a prestaciones de salud “no crea una
obligación de resultado (que cada persona tenga salud) sino la obligación de crear
un contexto favorable para el desarrollo de la salud de cada persona” (P.G.R.,
Opinión Jurídica No. OJ-073-2007).
Esto supone, nuevamente, dar efectivo cumplimiento a los principios del servicio
público, de forma que “la organización y función administrativa deben estar
diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas
propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, lo cual debe ser ligado
a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas (artículo 11, párrafo 2°,
5
de la Constitución Política). La eficiencia, implica obtener los mejores resultados con
el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros. La simplicidad demanda que las estructuras
administrativas y sus competencias sean de fácil comprensión y entendimiento, sin
procedimientos obtusos que retarden la satisfacción de los intereses públicos
empeñados. Por su parte, la celeridad obliga a las administraciones públicas a
cumplir con sus objetivos y fines de satisfacción de los intereses públicos, a través
de los diversos mecanismos, de la forma más expedita, rápida y acertada posible
para evitar retardos indebidos” (S.C., voto 6195-2007) y que se decanta en evitar
disfuncionalidades, duplicidades, omisiones administrativas, exceso de trámites,
propiciar la integración y coordinación interorgánica e interinstitucional y un
ambiente de rendición de cuentas que optimice el uso de los recursos públicos y el
efectivo resguardo del derecho social e individual a la salud.
Para ello, la tecnología de la información y de las comunicaciones, propicia
ambientes digitales de información y servicios, interconectables e interoperables,
que por demás responden a la “obligación de las Administraciones Públicas de
incorporar en su gestión a las nuevas tecnologías” (P.G.R., Dictamen C-145-2009)
en un contexto donde el sector público debe “hacer frente al difícil programa de
prestar más y mejores servicios con menos recursos” (BARRIUSO ORTIZ,
CARLOS. Administración Electrónica. Dikynson. 2007. P. 23, citado por la P.G.R.,
ídem).
Dicha obligación deviene del principio constitucional de adaptabilidad de los
servicios públicos (Ver S.C., voto N° 6195-2007) y la Ley de Promoción del
Desarrollo Científico y Tecnológico, que expresamente establece el deber del
Estado de incorporar las nuevas tecnologías en la actividad de la Administración
Pública, para “Impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la
administración pública, a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios
públicos, en el marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización
del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia”
(artículo 4, inciso k).
6
La tecnología al servicio de la planificación, establecimiento y supervisión de
actividades, políticas, proyectos, a efecto de la modernización y democratización de
la Administración (Procuraduría General de la República, dictamen No. C-358-2007)
marca, igualmente, la pauta del Derecho, toda vez que “el ordenamiento jurídico
está informado por las condiciones económicas, sociales, técnicas, políticas del
momento en que se forma” (Procuraduría General de la República, ídem).
El avance tecnológico debe apostar a mejorar la calidad, eficacia y eficiencia en la
prestación de los servicios, para lo cual “El Estado deviene obligado a desarrollar o
impulsar infraestructuras de redes de información y comunicación de amplia
cobertura, que sean accesibles y asequibles y que utilicen la mejor tecnología
disponible en cada momento como base para el desarrollo económico y social y,
por ende, para mejorar el bienestar de la sociedad y de los individuos” (Procuraduría
General de la República, dictamen No. C-246-2007).
En concordancia con ello, la Caja a través de su plan estratégico y los planes
operativos y tácticos de sus Gerencias, responde a los objetivos fijados tanto por el
Plan Nacional de Desarrollo, como al compromiso de sustentar una Seguridad
Social oportuna, eficiente, adaptada a los cambios y necesidades del entorno y los
usuarios, de forma que se cumplan con los principios que informa el servicio público
(art. 4 de la Ley general de la Administración Pública) y los que sustentan la
Seguridad Social (solidaridad, universalidad, equidad, igualdad).
Con base en lo anterior, sirva advertir que el Plan Estratégico Institucional “Una
CCSS hacia el 2025”, expone que la Institución debe orientar sus esfuerzos para
garantizar una mayor calidad en los servicios de salud, pensiones y prestaciones
sociales a la población, para lo cual el desarrollo tecnológico es un medio
estratégico para el cumplimiento de los objetivos institucionales (apartados B.3.2
visión desde la perspectiva de los usuarios, B.3.5 Visión desde la perspectiva del
desarrollo científico y tecnológico, B.3.6 Visión desde la perspectiva organizacional;
C1 Estrategias y lineamientos estratégicos desde la perspectiva de los usuarios,
puntos 1, 6, 15, 20, 22, todos del Plan Estratégico).
7
Las Políticas Institucionales 2007 – 2015, establecen como parte de las políticas
para incrementar la capacidad operativa institucional, un compromiso de gestión por
“redes verticales y horizontales, con el propósito de generar una mayor capacidad
resolutiva, eliminar duplicidades en el proceso de atención, disminuir los tiempos de
espera, mejorar la eficiencia en el uso de los recursos y reducir los costos
administrativos” (Apartado 2.2.5), mediante “una “organización digital”,
interconectada, que facilite la ejecución e integración de todos sus procesos
sustantivos y de apoyo, que permita una relación directa y amigable con los
usuarios, por medio del uso adecuado y estratégico de las tecnologías de
información y telecomunicaciones” (Apartado 3.2.10).
Por otra parte, el Plan Nacional de Desarrollo de las Telecomunicaciones (PNDT)
2009-2014, contempla una serie de políticas, objetivos, acciones estratégicas y
metas de compromiso y obligación del Estado Costarricense de hacer de la
tecnología un instrumento al servicio del desarrollo nacional y la generación de
oportunidades para todos los sectores de la sociedad (En concreto, los apartados
5.2.1 Eje Social y 5.1.1 Eje de Telecomunicaciones). Sirva abundar que el
denominado “EJE SOCIAL”, tiene como Objetivo General: “Garantizar que las TICs
están centradas en la persona con visión inclusiva, universal y solidaria”. A su vez,
este eje posee un ítem Nº 3, sobre el tema “SALUD”. En este apartado, se indican
los siguientes objetivos específicos: “2.3.1 Asegurar la prestación de los servicios
de salud de la población del país, por medio de la aplicación intensiva de las
Tecnologías de Información y Comunicación en los servicios que presta el Estado
en este campo”.
Finalmente, el Plan de Gobierno 2010-2014. Presidenta Laura Chinchilla Miranda,
apartado Nº 8 (“Fortalecer la CCSS en términos de su sostenibilidad financiera, la
mejora de las condiciones laborales de su personal y la incorporación gradual, pero
sistemática y creciente, de las tecnologías de la información y comunicación, para
la gestión administrativa y el suministro de servicios”) y el Plan Nacional de
Desarrollo 2011-2014 “María Teresa Obregón Zamora”, propusieron avanzar hacia
8
un desarrollo seguro liderado por la innovación, la ciencia y la tecnología, fortalecido
por la solidaridad y comprometido con la sostenibilidad ambiental.
Por otra parte, la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico, cuya
regulación busca la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de
mejores niveles de eficiencia e integración tecnológica como una herramienta más
al servicio del público, así como lo dispuesto por el Plan Nacional de Ciencia,
Tecnología e Innovación (2011-2014) y el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e
Integración que dispone el apartado 3.7 Tecnologías Digitales que comprenden los
recursos, capacidades, bienes y servicios sustentados en disciplinas como la
informática, la computación, las telecomunicaciones y las diversas intersecciones
entre ellas, que hacen de dichas tecnologías una herramienta de transformación
productiva.
Igualmente, con la promulgación de la Ley No. 8454 Sistema Nacional de
Certificación Digital, se otorgó reconocimiento jurídico a las comunicaciones
digitales, concediendo equivalencia funcional a las firmas electrónicas y digitales
(art. 9), dadas las seguridades adicionales a la autoría e integridad de los
documentos digitales (Art. 10) y validez a los documentos y procesos
administrativos e informáticos creados con ellas. A partir de dicho esquema
estratégico jurídico, se encuentra sustento en las diferentes iniciativas de
mejoramiento en la calidad de los servicios que la Caja presta a la población
nacional, a través de la simplificación de trámites y cumpliendo con el uso eficiente
y eficaz de las tecnologías de información y comunicaciones y demás recursos
periféricos asociados con la gestión administrativa, concordante ello con la Ley de
Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos número
8220.
En consecuencia, el EDUS nace diseñado como el expediente digital en salud, que
permite generar y obtener información real en tiempo real, por la vía de la
documentación de la evolución clínica de un usuario en los distintos momentos,
lugares y formas en que intervienen y participan profesionales de la salud, técnicos
y auxiliares en su atención sanitaria.
9
Objetivos
Objetivo general
El objetivo del Expediente Digital consiste en automatizar los diferentes procesos
de salud que se brindan en el primer, segundo y tercer nivel de Atención de la Caja
Costarricense de Seguro Social con el fin de coadyuvar en la prestación de los
mismos, así como en la disponibilidad, confiabilidad y calidad de la información
referente a los procesos clínicos que brinda la Institución.
Objetivos específicos
a) Desarrollar y ejecutar un plan gestión de cambio y de capacitación para
usuario final, de acuerdo a los distintos sistemas del EDUS, en coordinación
con los líderes usuarios de los aplicativos, las Direcciones Regionales de
Servicios de Salud, los Equipos de Implantación EDUS y el componente de
Capacitación y Gestión de Cambio de la Unidad Ejecutora del Proyecto
EDUS.
b) Poner en marcha bajo el esquema de bloques de implantación, los sistemas
de información en salud que constituyen el EDUS en los sitios previamente
identificados, y autorizados por el Comité Estratégico, durante el periodo de
ejecución del proyecto.
c) Evaluar al final de cada bloque de implantación durante la puesta en marcha,
los ajustes necesarios que coadyuven en el aseguramiento de la calidad del
proyecto.
10
Alcance
Este proyecto está dirigido a toda la población costarricense, cubriendo actualmente
las 104 Áreas de Salud del primer nivel e iniciando este 2017 con la cobertura de
29 hospitales del II y III nivel de atención de la Caja Costarricense de Seguro Social,
a saber y según nivel de complejidad hospitalaria:
05 Hospitales tipo Periférico 1
03 Hospitales tipo Periférico 2
05 Hospitales tipo Periférico 3
07 Hospitales tipo Regional
03 Hospitales tipo Nacional
06 Hospitales tipo Especializado
Hospital Nacional: se encuentran localizados en el Área Metropolitana y se
caracterizan por ser los establecimientos de salud más desarrollados y
complejos del país.
Hospital Especializado: corresponden a establecimientos que responden a
una necesidad específica dentro del sector salud, están ubicados en el Valle
Central.
Hospital Regional: se caracterizan por estar ubicados fuera de San José y
funcionan como hospitales generales con las cuatro especialidades
básicas: medicina, cirugía, gineco-obstetricia y pediatría, además de las
subespecialidades de mayor demanda de la región a la que pertenecen.
Hospital Periférico: corresponden a hospitales que tienen las cuatro
especialidades básicas responden a razones geográficas o de cantidad de
población en el área de atracción, estos se encuentran bajo los hospitales
regionales.
11
El proyecto pretende realizar la puesta en marcha de tres subproductos básicos,
todos estrictamente dependientes uno del otro:
1) Gestión de Cambio y capacitación presencial / virtual en el uso funcional de los
módulos EDUS a los funcionarios de hospitales,
2) equipamiento de equipo tecnológico e infraestructura de comunicación local y
3) acompañamiento y puesta en producción de los módulos EDUS.
El proyecto de implantación se establece con una duración de 5 (cinco) años,
Iniciando en el 2013 y finalizando con los hospitales en el 2018 conforme el
escenario de implementación aprobado por la Junta Directiva.
Enfoque metodológico
El enfoque metodológico busca coordinar y alcanzar los objetivos propuestos
desarrollando actividades relacionados con cada uno de los componentes que
integran el Proyecto EDUS como lo son Puesta en Marcha, Gestión del Cambio y
Servicios de Valor.
Con el fin de no apartarse de los objetivos propuestos se trató, en la medida de lo
posible, de mantener en cada uno de los componentes el mismo esquema
metodológico, integrado en un conjunto de variaciones de orden informativo y
estructural, que realizan las organizaciones para mejorar y/o implementar sus
procesos, los cuales se traducen en un nuevo comportamiento organizacional
cumpliendo las siguientes funciones:
Facilita a los colaboradores el desarrollo de sus actividades a través de un
entendimiento claro sobre lo que el cambio implica.
Facilita el compromiso de la gente hacia un nuevo enfoque.
12
Contribuye a que los beneficios esperados para el negocio sean alcanzados.
Acelera la transición hacia el estado futuro de la organización.
Asegura que el proceso se realice de forma gradual y sostenible.
Es clave para reducir la incertidumbre y la resistencia al cambio de los
colaboradores, a través de estrategias y tácticas que permiten gestionar el
cambio.
A través del desarrollo de una plataforma de conocimiento y formación,
permite a la organización movilizarse hacia una nueva visión.
A través de una implementación gradual y controlada, se permite que las
organizaciones logren los siguientes objetivos:
Entender y abordar el impacto potencial en todos los niveles, así como mitigar
los obstáculos que podrían afectar la implementación.
Anticipar y reducir la resistencia hacia una nueva forma de trabajo.
Planear, guiar y controlar las actividades necesarias para dar apoyo al
proceso de implementación.
Permitir a los colaboradores a desempeñarse efectivamente en el nuevo
enfoque, a través de un proceso de aceptación y adopción del cambio.
Ofrecer planes para sustentar las nuevas formas de trabajar y planes para
fortalecer el crecimiento integral.
Impacto y beneficios Obtenidos
El impacto que generara este sistema de información se entiende que será a nivel
nacional ya que pretende cubrir cada una de las personas que acuden a la atención
de la Caja Costarricense del Seguro Social y los beneficios que se logran como
13
parte de la implementación del Expediente Digital Único en Salud en cada uno de
los niveles de atención se consideraran que son los siguientes
1. Integración de información del paciente de manera segura e inmediata.
Permitirá la generación de una única bases de datos, que alimentara a todos los
centros de salud del país en donde por medio de conexiones a la red interna de la
institución dotadas en su mayoría por el socio comercial de la CCSS se permitirá de
una manera segura e inmediata tener acceso a la plataforma en donde esta
disponible la información del paciente.
2. Acceso a la información desde cualquier centro de salud.
toda la información que el paciente haya generado durante las consultas previas
con otros profesionales de la misma institución, podrá ser vista y analizada desde
cualquier centro de salud de la CCSS.
3. Estandarización de los procesos de atención clínica y gestión administrativa.
La implantación de un sistema único en salud ayudara a que la atención sea
uniforme en todo el territorio nacional y que la gestión administrativa sea mas ágil
en la toma de decisiones para que pueda sustentar las necesidades administrativas
que pueda llegar a tener tanto a nivel local como nacional
4. Ahorro y optimización del uso de los recursos institucionales.
Cuando el sistema este en máximo el punto de implementación en todos sus niveles
será una herramienta que ayudara a erradicar el desperdició de insumos, dando un
mejor panorama del uso de los materiales de la institucionales, permitiendo la
optimización y por ende el ahorro en todos los recursos
5. Mejora de la imagen institucional.
La Caja Costarricense del Seguro Social ha venido trabajando en mejorar la
atención en el primer nivel con un sistema citas telefónicas, citas web y una serie
14
de herramientas que ayudan a facilitar el acceso a la atención para que los paciente
no tenga que desplazarse a los centros de salud para sacar citas. De igual manera
se viene trabajando en la erradicación de las lista de espera tal y como lo menciona
el periódico la nación en su artículo en una entrevista a la Dra, María Luisa Avila en
donde le consultan sobre reducción de plazos y pacientes en lista de espera en
donde ella indica que se realiza “…un proceso de depuración permanente. Pero no
tenemos un sistema que depure. Ya ustedes saben, tenemos problemas de sistema.
Lo que tenemos es una base en Excel. ” (Avalos, 2016) afortunadamente con la
implementación del expediente digita a nivel hospitalario se ayudara a que mas
pacientes sean vistos y listas de espera tengan una disminución significativa
Factores Críticos de Éxito
Para lograr el éxito esperado el proyecto trabajo por una serie de meta de las cuales
unas se lograron a finales del 2016 y otras están para finalizar en el 2018 todas y
cada una de ellas se lograron mediante una serie de trabajos que se realizaron en
colaboración con los departamentos que tomaron parte de este proceso que fue de
gran ayuda para y de las cuales se fue aprendiendo lecciones que ayudaron a llegar
al punto en que nos encontramos en este momento.
26 Hospitales con 4 módulos del Expediente Digital - ARCA implementados
Meta cumplida al 100%. Según programación trimestral establecida para la
implementación de cada módulo en el nivel hospitalario, se cumple con los objetivos
fijados.
Tomando en cuenta la cantidad de módulos programados con la cantidad de
módulos implementados se obtiene 100% de logro, según lo siguiente:
15
Objetivo
Cantidad de Hospitales
Observaciones Meta al
I Sem
Logro
I Sem
Cantidad de
hospitales
programados I
Semestre
Cantidad de
hospitales nuevos
implementados por
módulo I Semestre
Implementación del
Módulo de Admisión y
Egresos Hospitalario
29 29 1 1
Total de Hospitales
implementados en el
módulo de Admisión y
Egresos Hospitalario
Implementación del
Módulo Quirúrgico 25 24 9 8
Hospitales Psiquiátricos
no poseen Servicios de
Cirugías
Implementación del
Módulo de Urgencias 20 20 15 15
CENARE no posee
Servicio de Urgencias
Implementación Sistema
de Identificación,
Agendas y Citas (SIAC)
20 16 6 2
Hospitales Nacionales
finalizan
implementación 2018
Implementación Sistema
Integrado de Expediente
de Salud (SIES)
6 14 2 8 N/A
Implementación Módulo
Visita Hospitalaria 1 0 1 0 N/A
Total 34 34
Tabla 1 Módulos implementados EDUS
Si consideramos la meta general de “26 Hospitales con 4 módulos del Expediente
Digital - ARCA implementados” al finalizar el año 2017, y según el cuadro siguiente;
obtenemos un resultado de 16 hospitales con al menos 4 módulos del Expediente
Digital – ARCA implementados al 30 de junio 2017, por lo que tenemos más de un
50% de la meta anual.
Detalle de Hospitales implementados en cada módulo, al 30 de junio:
16
HOSPITAL
Bloque 1 Bloque II Bloque III
Admisión/
Egreso
Quirúrgico Urgencias SIAC SIES Visita Hosp. y
Serv. Apoyo
H. Nacional
Psiquiatrico Manuel
Antonio Chapuí y
Torres
Listo N/A Listo Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
Módulo en
Desarrollo
CENARE Listo Listo N/A Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. Psiquiátrico
Roberto Chacón
Paut
Listo N/A N/A Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. de las Mujeres
Dr. Adolfo Carit Eva Listo Listo Listo
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. Nacional de
Geriatria y
Gerontologia
Listo Listo Listo Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. Nacional de
Niños Listo
Coordina
ción en
Proceso
Coordina
ción en
Proceso
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. William Allen
Taylor Listo Listo Listo
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. Max Peralta
Jiménez Listo Listo SIAC
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. de Guápiles Listo Listo Listo Listo Listo
H. Dr. Tony Facio
Castro Listo Listo Listo Listo Listo
H. Dr. Rafael Ángel
Calderon Guardia Listo
Coordina
ción en
Proceso
SIAC Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. San Fransisco
de Asis Listo Listo Listo
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. Carlos Luis
Valverde Vega Listo Listo Listo Listo Listo
H. San Vicente de
Paul Listo Listo
Coordina
ción en
Proceso
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
17
H. San Rafael de
Alajuela Listo Listo SIAC
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
H. de Upala Listo Listo Listo Listo Listo
H. de la Anexión Listo Listo Listo Listo Listo
H. Enrique
Baltonado Briceño Listo Listo Listo Listo Listo
H. de los Chiles Listo Listo Listo Listo Listo
H. de San Carlos Listo Listo Listo Listo Coordinación
en Proceso
H. México Listo
Coordina
ción en
Proceso
Listo Listo Listo
H. Max Terán Valls Listo Listo Listo Listo Listo
H. Monseñor Victor
Sanabria Martinez Listo Listo Listo Listo Listo
H. Manuel Mora
Valverde Listo Listo Listo Listo Listo
H. Tomás Casas
Casajús Listo Listo Listo Listo Listo
H. Ciudad Neilly Listo Listo Listo Listo Listo
H. de San Vito Listo Listo Listo Listo Listo
H. Dr. Fernando
Escalante Pradilla Listo Listo SIAC Listo
Coordinación
en Proceso
H. San Juan de
Dios Listo Listo
Coordina
ción en
Proceso
Coordinación
en Proceso
Coordinación
en Proceso
Admisió
n/
Egreso
Quirúrgi
co
Urgenci
as SIAC SIES
Visita Hosp.
y Serv.
Apoyo
Cantidad de sitios
listos: 29 24 20 16 14 0
Porcentaje de
avance con
respecto al total
de hospitales:
100% 89% 74% 55% 48% 0%
Bloque I: 88% Bloque II: 52% Bloque III: 0%
Tabla 2 Informe a junio 2017, Avance implementación módulos EDUS Hospitales.
18
Fecha de finalización del EDUS-ARCA en el Nivel hospitalario: diciembre 2018.
El proyecto tiene un costo de: ¢91.620 millones. Con un gasto acumulado a la fecha
de: ¢680 millones.
A continuación se muestra el porcentaje de implementación los sistemas del
Expediente Digital Único en Salud, en las tres Redes de Servicios de Salud a nivel
nacional:
Ilustración 1 Porcentaje Avance SIAC Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017
19
Ilustración 2 Porcentaje de Avance SIES en Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017
Ilustración 3 Porcentaje de Avance Modulo de Urgencias en Hospitales Proyecto EDUS, Junio 2017
20
Partes interesadas y asociadas
El Proyecto del Expediente Digital de Salud constituye un proyecto institucional en
el cual se ven beneficiada toda la población nacional. Donde además de ver
reflejados los aportes tales como: trazabilidad de la información e historia clínico,
mejor gestión de los servicios de salud, generación de manera fácil de información
estadística, epidemiológica y actuarial, estandarización de protocolos de registro y
mejor comunicación entre los diferentes servicios y unidades de centros de salud,
entre otras.
De una manera general se ha evidenciado una gran reducción de la brecha digital;
con la optimización de procesos y la inclusión en el acceso a los servicios de salud
integrales tanto en todas las regiones del país, incluyendo zonas rurales e
indígenas.
Con forme se va avanzando y consolidando la base de datos del Expediente Digital
Único en Salud EDUS, se evidencia el aporte brindado a nivel nacional, donde
además de verse beneficiada nuestra institución por los aspectos anteriormente
citados; muchas entidades gubernamentales también obtiene provecho de la
cantidad de información almacenada que ayuda en la toma de decisiones
importantes para el país.
El expediente digital único en salud en su función de proyecto requiere la
participación de una serie de actores a lo interno y externo de la institución que
colaboren en sus respectivas áreas para lograr eficazmente los resultados que se
requieren para llevar
21
Estructura Funcional del Programa EDUS
Ilustración 4: Estructura Funcional del Programa EDUS
22
Estructura Funcional del Proyecto EDUS- Hospitalario
Ilustración 5: Estructura Funcional del Proyecto EDUS- Hospitalario
Equipo de Dirección: lo conforman el Director, la responsable de la gestión
administrativa -logística y los encargados de cada Componente de la Unidad
Ejecutora del EDUS.
Coordinadores por Red de Servicios: son los encargados de direccionar la
planificación y ejecución de las actividades de gestión de cambio, capacitación y
acompañamiento por cada una de las tres Redes de Servicios de Salud.
Equipo de Apoyo a la Red: funcionarios designados por parte de las autoridades
institucionales (Presidencia Ejecutiva, Gerencia Médica y Gerencia de
Infraestructura y Tecnologías), para apoyar y gestionar las actividades de gestión
de cambio, capacitación y acompañamiento por cada una de las regiones de salud
de país.
23
Equipos EDUS Hospitalarios: funcionarios designados por las Direcciones
Generales de cada Hospital para apoyar y gestionar las actividades de gestión de
cambio, capacitación y acompañamiento en forma local.
Equipo Regional EDUS: funcionarios designados por los Directores Regionales de
cada Dirección Regional para apoyar y gestionar las actividades de gestión de
cambio, capacitación y acompañamiento en forma regional.
Roles y Responsabilidades
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías
Integra y gestiona el desarrollo de las actividades identificadas para la ejecución del
proyecto, conforme los requerimientos establecidos por la Gerencia Médica y en
apego a lo que establece la normativa institucional.
Elabora la comunicación entre patrocinadores de proyecto y las gerencias
involucradas.
Gerencia Médica
Es la instancia encargada de canalizar entre el componente de Puesta en Marcha y
las unidades adscritas.
Coordina actividades entre el componente de Puesta en Marcha y las
unidades ejecutoras adscritas a dicha gerencia.
Comité Estratégico
Instancia de alto nivel coordinada por la Gerencia Médica y la Gerencia de
Infraestructura y Tecnologías, que brinda seguimiento macro al Proyecto con base
en los informes de avance que al efecto brinde la Unidad Ejecutora. Además de la
24
participación de los respectivos Gerentes, también participa en este órgano el
Director de la Unidad Ejecutora del EDUS.
Revisa y aprueba el plan de proyecto puesta en marcha EDUS.
Revisa y aprueba las directrices específicas que fortalezcan el desarrollo del
proyecto Puesta en Marcha EDUS conforme el escenario estratégico de la
CCSS.
Da seguimiento macro al Proyecto de Puesta en Marcha.
Unidad Ejecutora del Proyecto EDUS (Unidad de e-Salud)
Instancia encargada de dar dirección y gestión integral a todos los componentes
que conforman el programa EDUS, específicamente para en el componente de
puesta en marcha.
Supervisa el plan de proyecto de la puesta en marcha del EDUS.
Elabora directrices específicas que fortalezcan el desarrollo del proyecto
Puesta en Marcha conforme el escenario estratégico de la CCSS.
Supervisa el seguimiento macro al Proyecto de Puesta en Marcha.
Dirige el equipo de trabajo (técnico y administrativo) del proyecto Puesta en
Marcha EDUS en la ejecución de las actividades requeridas para el desarrollo
integral del mismo en el ámbito institucional.
Gestiona de la comunicación con los involucrados (stakeholders), entre los
que se citan los Patrocinadores (Gerentes Médico, de Infraestructura,
Presidencia Ejecutiva).
Conduce los procesos de información periódica y sistematiza del avance del
proyecto Puesta en Marcha EDUS para los patrocinadores, Comité
Estratégico, Comité Gestor, Junta Directiva y otros.
Supervisa y aprueba los entregables del proyecto en todas sus fases, para
citar algunas de ellas acta constitutiva del proyecto, plan de proyecto, minutas
e informes de avance entre otros.
Supervisa y aprueba las adquisiciones.
25
Supervisa el cumplimiento de todos los requisitos que se indican en el cartel,
contrato u orden de compra.
Supervisa el cronograma propuesto para su desarrollo, con las tareas y
responsables de su ejecución.
Supervisa que diseñen e implementen las herramientas, procedimientos y
otros que le permitan el ejercicio de las acciones de seguimiento y
verificación para garantizar la atención eficiente de la necesidad que dio
origen a la contratación.
Vela por el debido cumplimiento del contrato; e informar a la brevedad posible
al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o
incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas
pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la
Unidad de Gestión de Bienes o Servicios respectiva.
Supervisa la continuidad prevista en un contrato si así se estableció en su
oportunidad (prórroga automática de contratos y actividades conexas).
Supervisa la vigencia de la garantía de cumplimiento que respalda cada
contrato original y las prórrogas previstas.
Supervisa el informe sobre la ejecución del contrato para que quien mantiene
en custodia la garantía de cumplimiento proceda o no a la devolución de la
misma.
Supervisa que se gestione ante las instancias correspondientes acciones
como aplicación de sanciones por incumplimientos, resolución y rescisión de
contratos, desarrollar los procedimientos para ejecutar la garantía de
cumplimiento cuando proceda, aplicar multas, inicio oportuno de nuevos
procesos de contratación para la prestación del servicio respectivo y otros.
Supervisa que cumpla con la consecución de objetivos, resultados, productos
del proyecto.
Revisa y aprueba las solicitudes de las conexiones WAN en los sitios de
acuerdo a las solicitudes de servicio que genere la Unidad Ejecutora del
EDUS.
26
Equipo Regional EDUS
Equipo conformado con funcionarios de las Direcciones Regionales Médicas,
estos equipos de trabajo fueron creados según instrucción de la Gerencia
Medica (Oficio 9339 del 05 de junio de 2012), y lo conforman:
o Coordinador Regional EDUS
o Líder Usuario Regional SIAC
o Líder Usuario Regional SIES
o Líder Usuario Regional SIFF
o Líder Técnico Regional EDUS
o Administrador Regional
Gestiona aspectos técnico administrativo para facilitar el proceso de puesta en
marcha en las unidades locales.
Gestionar la capacitación conforme a las guías establecidas para cada curso.
Componente de Capacitación y Gestiona de Cambio
Componente encargado de gestionar los procesos de capacitación y gestión de
cambio del Proyecto EDUS.
Gestiona la creación de una red nacional de Gestión de cambio, conforme a
la estructura de Regiones y asegurando que los participantes se hayan
formado en los procesos como agentes de cambio.
Determina la Planificación país de los procesos de capacitación y gestión de
cambio, de acuerdo a los requerimientos particulares de cada Centro de
Salud-
Supervisa los resultados de la capacitación dada, que incluya: lista de
asistencia, evaluaciones, propuestas de mejora entre otros.
27
Gestiona la formación delos capacitadores regionales, mediante una red
estructurada de trabajo, según aplicativo puesto en producción).
Área de Estadística en Salud
Colabora en los procesos de formación de capacitadores regionales en los
distintos aplicativos/herramientas según su competencia de acuerdo a las
necesidades que se vayan presentando y en relación la ejecución del
cronograma.
Supervisa y apoya la formación de los capacitadores regionales conforme a
las guías establecidas para cada curso (Módulos del EDUS, herramientas de
extracción de datos estadísticos en salud, CIE10 clasificación internacional
de enfermedades –codificación estadística-).
Revisa y aprueba los procesos de migración de base de datos a EDUS.
Líder usuario aplicativos EDUS
Responsable de aprobar cada uno de los requerimientos planteados para el
sistema. Trabaja de forma articulada con en el Área de Ingeniera y Sistemas de
la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones.
Participar en las actividades de presentación del EDUS en los distintos
espacios de presentación.
Resuelven las consultas sobre el funcionamiento de los módulos EDUS en
producción.
Administrador de contrato
Funcionario designado para dar seguimiento, fiscalización y coordinación a todo lo
referente a la ejecución contractual que provee servicios al proyecto.
28
Valorar el cumplimiento de todos los requisitos que se indican en el cartel,
contrato u orden de compra.
Revisar el cronograma propuesto para su desarrollo, con las tareas y
responsables de su ejecución.
Diseñar e implementar las herramientas, procedimientos y otros que le
permitan el ejercicio de las acciones de seguimiento y verificación para
garantizar la atención eficiente de la necesidad que dio origen a la
contratación.
Además, se deberá velar por el debido cumplimiento del contrato; e
informar a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los
tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de
que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener
informado en todo momento a la Unidad de Gestión de Bienes o Servicios
respectiva.
Garantizar la continuidad prevista en un contrato si así se estableció en
su oportunidad (prórroga automática de contratos y actividades conexas).
Vigilar la vigencia de la garantía de cumplimiento que respalda cada
contrato original y las prórrogas previstas.
Elaborar un informe sobre la ejecución del contrato para que quien
mantiene en custodia la garantía de cumplimiento proceda o no a la
devolución de la misma.
Gestionar ante las instancias correspondientes acciones como aplicación
de sanciones por incumplimientos, resolución y rescisión de contratos,
desarrollar los procedimientos para ejecutar la garantía de cumplimiento
cuando proceda, aplicar multas, inicio oportuno de nuevos procesos de
contratación para la prestación del servicio respectivo y otros.
Supervisa el equipamiento tecnológico de los centros de salud
(computadores, impresoras, equipos activos, pasivos, climatización,
UPS).
29
Administrador de Proyecto
Encargado de la gestión del proyecto Puesta en Marcha, incluye todos los
aspectos de dirección del ciclo de vida del proyecto en sus fases de inicio,
planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre. Este rol absorbe el rol
y responsabilidades del líder de implementación.
Elabora el plan de proyecto puesta en marcha EDUS.
Coordina entre el componente de Puesta en Marcha y las unidades
ejecutoras adscritas a dicha gerencia.
Genera de todos los entregables del proyecto en todas sus fases, para
citar algunas de ellas acta constitutiva del proyecto, plan de proyecto,
minutas e informes de avance entre otros.
Da seguimiento y control de las adquisiciones.
Apoya y acompaña en los procesos de identificación de necesidades
de equipamiento e infraestructura local en cableado estructurado, en
los sitios previamente seleccionados para la implantación del EDUS.
Vela por la consecución de objetivos, resultados, productos del
proyecto.
Comunica al menos en un 90% con los involucrados del proyecto.
Realiza las recepciones de la infraestructura tecnológica de
comunicaciones que se implante en los sitios.
Revisa la realización de las revisiones de Calidad del proceso de
puesta en marcha.
Coordina la revisión el equipamiento tecnológico de los centros de
salud (computadores, impresoras, equipos activos, pasivos,
climatización, UPS).
Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC)
Coordinar actividades relacionadas con la puesta en marcha, enfocado a facilitar la
ejecución de actividades estratégicas y operativas en torno al proyecto EDUS.
30
Revisa las especificaciones técnicas y asesoras a la Dirección EDUS en
la formulación de los sub-proyectos que conforman el proyecto Puesta en
Marcha EDUS, para la resolución de problemas durante la planificación
y/o implantación del proyecto.
Asegurar la disponibilidad de las conexiones WAN en los sitios de
acuerdo a las solicitudes de servicio que genere la Unidad Ejecutora del
EDUS.
Realiza la revisión, supervisión y aprobación de las recepciones técnicas
de la infraestructura tecnológica de comunicaciones que se implante en
los sitios.
Elabora la Divulgación de la arquitectura de comunicaciones (nube, nodo
enlace CCSS, redes LAN y WAN).
Elabora, revisa y supervisa el correcto funcionamiento y balanceo (iguales
condiciones en hardware y software) de los ambientes de capacitación y
producción de los módulos EDUS.
Elabora la migración de base de datos a EDUS.
Asegurar que los mecanismos de seguridad y calidad establecidos por la
institución se cumplan en el proceso de puesta en marcha del EDUS.
Elabora las revisiones de Calidad del proceso de puesta en marcha.
Adoptar todas las medidas que en el marco de sus competencias
permitan garantizar la seguridad de la base de datos de conformidad con
lo dispuesto por la Ley de protección de la persona frente al tratamiento
de sus datos personales.
Asegurar la disponibilidad de la plataforma tecnológica en cuanto a
funcionamiento y almacenamiento de los módulos EDUS en el proceso
de puesta en marcha del EDUS.
Revisa el equipamiento tecnológico de los centros de salud
(computadores, impresoras, equipos activos, pasivos, climatización,
UPS).
Activar los procedimientos de seguridad para el manejo de contingencias,
tales como: fallas en el sistema, pérdida de vigencia de firmas digitales o
31
electrónicas o, fallas en el fluido eléctrico u otros de tipo local.
Direcciones Regionales / Hospital
Son los encargados de coordinar con los Equipos de Apoyo Regional; por su parte
y en conjunto con los Hospitales que tendrán un rol operativo de recepción técnica
de las soluciones tecnológicas comunicadas por parte de la Unidad Ejecutora EDUS
a las Direcciones Regionales.
Revisa que los mecanismos de seguridad y calidad establecidos por la
institución se cumplan en el proceso de puesta en marcha del EDUS.
Revisa los procedimientos de seguridad para el manejo de contingencias,
tales como: fallas en el sistema, pérdida de vigencia de firmas digitales o
electrónicas o, fallas en el fluido eléctrico u otros de tipo local.
Proveedor Tecnológico
Es el proveedor de servicios para aprovisionamiento de la infraestructura de
comunicaciones local de los centros de salud, así como del equipamiento de los
recursos tecnológicos necesarios.
Dota a los centros de salud con el equipamiento tecnológico según los
requerimientos que establezca la Unidad Ejecutora dl Proyecto.
Gestor de Proyectos
Es el encargado de dar seguimiento a la gestión del proyecto de puesta en marcha.
Dar seguimiento a los planes de calidad y riegos.
Actualizar en conjunto con el administrador del proyecto el plan del
proyecto.
32
Acciones Desarrolladas
Para el desarrollo de la este proyecto de Expediente Digital Único en Salud se
generando una serie de acciones las cuales han ido dándole desarrollándose
atraves de una serei de compones los cuales son importantes a pesar de sus
posibles diferencia na ayudado a definir uns estrategia del proyecto
Se inicio con el proyecto
Inicia con papacitaciones
Se procecede con acondicionamiento tecnológico
Identificaciond e Brechas (Migracion de DAtos)}
Contribución a la innovación
El Expediente digital único en salud es un proyecto país que ha venido a innovar
en una serie de aspectos de diferentes campos tanto de la enseñanza como
tecnológicos, los cuales ha venido a abrir nuevas brechas que permiten tanto a los
33
trabajadores de la institución como a los usuarios finales, aprovechar cada una de
las características que este posee.
Valoraremos cada una de estas herramientas innovadoras que se han utilizado
para la gestión de este proyecto
Capacitación y Gestión de Cambio
La postura de iniciar un proyecto con gestión del cambio vino a implementar una
nueva visión y ruptura de una serie de paradigmas que vendría a chocar con
muchas mentalidades que generarían en las personas una transformación general
que vendría a trabajar en modalidades de:
- Capacitación presencial, brindada por funcionarios de esta Unidad de
Proyecto y por capacitadores Regionales que brindan apoyo a otras Áreas
involucradas en el proceso de implementación.
- Capacitación virtual, que se ofrece por medio de la plataforma desarrollada
por el CENDEISSS, que facilita la capacitación a distancia.
- Los equipos regionales designados por las Direcciones Regionales, siguen
trabajando en la capacitación de los diferentes aplicativos.
Para la implementación en el Nivel Hospitalario se cuenta con el apoyo de los
siguientes enlaces Regionales:
34
Ilustración 6 Equipos de apoyo implantación EDUS Hospitales
Con la implementación en el nivel hospitalario ha aumentado considerablemente la
cantidad de usuarios en los sistemas, usuarios que han sido capacitados para la
utilización de los diferentes aplicativos:
35
Ilustración 7 Usuarios Capacitados por Aplicativo Fuente: Componente Puesta en Marcha.
Equipamiento
Al 30 de junio 2017 con procedimientos de contratación llevados por el Proyecto
EDUS se han dotado de equipo de cómputo, a diferentes Centros de Salud a nivel
nacional, EBAIS, laboratorios y Hospitales, miembros de los equipos regionales;
que forman parte del proceso de Implementación, distribuidos en las siete
Direcciones Regionales de Servicios de Salud.
Los equipos han sido distribuidos entre personal de Registros Médicos, Enfermería
y Medicina, para uso exclusivo de los sistemas de información que conforman el
Expediente Digital Único en Salud, así como personal del EDUS y redes de apoyo
para el desarrollo de sus labores. A continuación el detalle del equipamiento
brindado:
Tabla 3 Compra de equipo para implementación Fuente: Informe a junio, C. Puesta en Marcha.
36
Datos de Producción
Tomando como referencia el avance en el proceso de puesta en marcha del
Expediente Digital Único en Salud, al 30 de junio 2017 se ha realizado un importante
avance en torno a la producción registrada en dichos sistemas de información, como
se muestra a continuación:
Datos de Producción Expediente Digital Único en Salud I Nivel de Atención
Tabla 4 Datos producción primer nivel Fuente: Proyecto EDUS, datos al 30 de junio 2017
37
Producción Hospitales
Producción EDUS en Hospitales (30/06/2017) Atenciones
con SIES
Citas con
SIAC
Atenciones
con Módulo
Urgencias
Procedimientos
1-BRUNCA
27,470
103,232 317,285
14,859
2701-HOSPITAL FERNANDO ESCALANTE PRADILLA
-
5,726 31,702
52
2702-HOSPITAL MANUEL MORA VALVERDE
7,195
21,463 54,392
3,427
2703-HOSPITAL DE OSA TOMAS CASAS CASAJUS
3,019
21,175 64,454
394
2704-HOSPITAL DE CIUDAD NEILY
9,550
34,918 92,244
7,305
2705-HOSPITAL DE SAN VITO
7,706
19,950 74,493
3,681
2-CHOROTEGA
26,039
152,467 308,990
34,992
2502-HOSPITAL ENRIQUE BALTODANO BRICEÑO
1,809
106,184 97,847
32,171
2503-HOSPITAL DE LA ANEXION
15,623
26,049 127,761
2,454
2504-HOSPITAL DE UPALA
8,607
20,234 83,382
367
3-HUETAR NORTE
83
37,603 123,452
3,889
2401-HOSPITAL DE SAN CARLOS
-
26,429 88,822
1,879
2402-HOSPITAL DE LOS CHILES
83
11,174 34,630
2,010
4-HUETAR ATLANTICO
5,976
102,056 294,385
17,387
2601-HOSPITAL TONY FACIO CASTRO
2,108
75,986 177,222
15,223
2602-HOSPITAL DE GUAPILES
3,868
26,070 117,163
2,164
5-CENTRAL NORTE
2,031
3,034 97,393
649
38
2205-HOSPITAL DE SAN RAFAEL
-
- 33,020
-
2206-HOSPITAL SAN FRANCISCO DE ASIS
-
- 28,918
-
2207-HOSPITAL CARLOS LUIS VALVERDE VEGA
2,031
3,034 35,455
-
2208-HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL
649
5-CENTRAL SUR
-
- 39,595
-
2306-HOSPITAL MAXIMILIANO PERALTA JIMENEZ 26,522
-
2307-HOSPITAL WILLIAM ALLEN TAYLOR 13,073
-
7-PACIFICO CENTRAL
17,212
649,137 204,481
105,878
2308-HOSPITAL MAX TERAN VALLS
4,340
145,820 77,103
13,742
2501-HOSPITAL VICTOR MANUEL SANABRIA
MARTINEZ
12,872
503,317 127,378
92,136
8-GRAN AREA METROPOLITANA
214
1,707 82,704
10,231
2101-HOSPITAL RAFAEL ANGEL CALDERON GUARDIA 22,190
2104-HOSPITAL MEXICO
214
1,707 48,165
10,231
2105-HOSPITAL DE LAS MUJERES ADOLFO CARIT EVA 1,792
2202-HOSPITAL NACIONAL DE GERIATRIA Y
GERONTOLOGIA RAUL BLANCO CERVANTES 3,660
2304-HOSPITAL NACIONAL PSIQUIATRICO MANUEL
ANTONIO CHAPUI Y TORRES 6,897
Total general
79,025
1,049,236 1,468,285
187,885
Tabla 5 Datos producción primer nivel Fuente: Proyecto EDUS, datos al 30 de junio 2017
Centro de Contactos para la asignación de Citas Telefónicas y citas web
A la fecha existe el siguiente acumulado de citas presenciales, telefónicas y web:
39
Ilustración 8 Citas por modalidad, Junio 2017
Ilustración 9 Propaganda de citas por modalidad
Recordatorio de Citas Vía Mensaje de Texto (SMS)
40
Durante el segundo semestre 2016 se han remitido a los usuarios 2.067.642
mensajes de texto, recordando la fecha y lugar de su cita médica, para un total
acumulado de 5.746.325 (dato al 30 de junio 2017).
Recordatorio de Retiro de Medicamentos vía Mensaje de Texto (SMS)
Se ha continuado con el desarrollo de los elementos tecnológicos para recordar a
los usuarios el retiro de sus medicamentos, en aquellos Centros de Salud que
utilizan la preparación anticipado de éstos.
En el primer semestre 2017 se han remitido a los usuarios un total de 99.487
mensajes de texto, recordando el retiro de sus medicamentos, para un acumulado
de 481.412 mensajes.
App del EDUS
Continuando con los avances en los “Servicios de Valor” complementarios al
Expediente Digital. Se trabaja en servicio de “Adscripción en Línea” desde la
funcionalidad del App, donde pueden consultarse y administrarse los datos del
usuario final, la principal ventaja de este servicio es que los usuarios no tendrían
que presentarse a los centros de salud para realizar el proceso de adscripción,
iniciando con el perfil de usuario “Asegurados directos”. La funcionalidad de “Mi ruta
Quirúrgica” esta implementada desde año 2016 y tiene cobertura según la
implantación del módulo de “Cirugías” en los hospitales. Esta funcionalidad le
permite ver al usuario final los días restantes para su cirugía así como el centro
donde tiene programada la misma y su respectivo diagnóstico, además le brinda
información sobre los cuidados Pre-operatorios y Post-operatorios.
Por otro lado estamos en el proceso de implementación de gestión de citas a través
del App EDUS para que desde esta aplicación pueda obtener, cancelar o
reprogramar sus citas sin tener que dirigirse a un sitio web a ejecutarlo.
Uso de la Sala virtual o EBAIS Virtual
41
Como plan piloto en el Área de Salud de Santo Domingo, buscando llegar a los
asegurados a través de la tecnología de una manera más rápida y eficaz, se puso
a disposición de la comunidad la consulta virtual para colaborar con las actividades
cotidianas que se realizan en esta Área en especial en materia de Postparto, donde
favorablemente se contó con la disposición de un especialista sin necesidad de
trasladarse a la Clínica, buscando ayudar a prevenir enfermedades y adquirir
conocimiento relacionado con la materia de postparto.
Una sala virtual es un entorno que permite que múltiples usuarios interactúen e
intercambien audio, video, chat, documentos, entre otros, facilitando la realización
de reuniones, conferencias, docencia, coordinaciones de proyectos, sesiones
médicas, teleconsultas, etc. a través de herramientas tecnológicas sin importar su
ubicación geográfica.
Aunque a raíz del análisis realizado de este plan piloto se obtuvieron grandes
beneficios, también se evidenciaron oportunidades de mejora en las cuales se
trabaja para implementar futuros proyectos.
Resultado positivo del plan piloto:
Las aseguradas recibieron educación e información que le permitan
identificar por medio de la estimulación de las terminaciones nerviosas del
bebe posibles problemas de desarrollo, haciendo más efectivas las consultas
de crecimiento y desarrollo, al comprender mejor el desarrollo normal de un
niño, en ocasiones los participantes mencionaron que no sabían que debían
llevarlo a la consulta de crecimiento y desarrollo.
Prevención de la salud: Ejemplo: La madre que gracias a los ejercicios de
estimulación notó que su hijo no seguía la luz como se indicaba, acudió al
centro y está siendo tratado.
42
En cuanto a la vacunación se tiene el impacto mencionado por las madres,
que gracias al apoyo virtual se tiene presente la importancia de las vacunas
y la edad en que deben llevar al bebe.
Detrimento de visitas innecesaria al centro de salud, en el caso del plan
piloto, se disminuyó al menos en 5 oportunidades la visita de madres, pues
las consultas no ameritaban visitar el centro de salud, cólicos, falta de
estimulación, aún no le tocaba la vacuna, lo que descongestiona los servicios
y elimina el riesgo de adquirir enfermedades contagiosas.
SIFF Móvil
A la fecha de corte de este informe se han logrado avanzar en los siguientes
objetivos del proyecto SIFF Móvil:
1. Construcción de una aplicación móvil para dispositivos con sistema operativo
Android, que permita la incorporación de la información que se genera en el
proceso de visita domiciliar realizada por los ATAP.
En relación a este objetivo, se ha realizado el diseño completo de toda la aplicación
y se ha confeccionado toda la estructura y entorno gráfico de la solución. En base
al prototipo de diseño propuesto y aceptado se han implementado las pantallas de
inicio, autenticación, agenda, vivienda y casi en su totalidad familia. Además, se
mantiene el avance en los tabs de actividad y prioridades.
2. Homologación de la aplicación móvil con la plataforma web del Sistema
Integrado de Ficha Familiar. (SIFF)
La homologación con la aplicación SIFF es un proceso de que avanza gradualmente
conforme se avanza con los diferentes tabs de la aplicación. A la fecha ya se
43
encuentran realizadas todas las validaciones y consideraciones necesarias para la
homologación con SIFF Web en las diferentes pantallas
3. Implementación del módulo Sync para la aplicación móvil.
El modo offline ya se encuentra habilitado con sus respectivas bases de datos
locales. Tanto el diseño de sincronización inicial como el nuevo escenario de
sincronización, está en confección de servicios por parte de la CCSS. El detalle de
estos servicios se encuentra en el documento de estimación de esfuerzo adicional
para SIFF Móvil
Beneficios:
Información actualizada y al día disponible en cualquier momento.
Optimización del tiempo que se dedica al registro de la información.
Información de las vacunas disponibles de forma ágil.
Mayor rapidez a la hora de querer consultar alguna información o recibir la
atención de los miembros de familia.
Información disponible para la toma de decisiones en salud pública, a nivel
nacional, regional y local.
Lecciones Aprendidas
Desde que el expediente Digital Unico en Salud inicio en la decada de los 90 y parte
del 2000 comenso a generar valiosas lecciones que genero conociento para el
aprendisaje a futuro, que ayudo a formar un camino y tomar deciciones que
ayudaron a dar forma para en que el 2008 se creara un perfil genera del EDUS.
En el 2012 se crea la unidad ejecutora 4405 conocida como Proyecto Expediente
digital unico en Salud la cual en ese mismo año inicia con el primer nivel de atencion
El 23 de setiembre del 2013, en el periodico la Gaceta # 182 se publica la Ley
Expediente Digital Único en Salud y se declara de interes publico, esto permite que
44
se puedan edestinas recursos humanos y tecnologicos para la aplicación de dicha
ley.
En el 2015 se da la autorizacion para iniciar con lo planes de digitalizacion del II y
III nivel de atencion.
En el 2016 se inicia con la automatizacion del II y III nivel de atencion de salud.
A finales del 2016 se termina con el 100% de las Areas de Salud con EDUS
Ilustración 10Antecedentes del Proyecto
Cada uno de los antecedentes dejo valiosas enseñanzas entre las que se
encuentran:
Todo proceso de innovación con lleva un proceso de inversión
Se debe de dar un acompañamiento en el proceso de innovación tanto en el
equipo de trabajo como a los usuarios.
45
Todos los niveles involucrados en la organización deben de ser partícipes del
proceso de innovación
Se debe de generarse políticas de gestión del cambio
Se requiere una participación activa de todos los involucrados en el procesos
diseño, ejecución y continuidad del proyecto
Se requieren en los casos que así lo ameriten mejoramiento y actualización
en las políticas institucionales
Se debe de estar en un proceso constante de innovación
Se debe de dotar a la unidad ejecutora del recurso humano y económico
necesario para llevar a cabo el proyecto
Se debe de desarrolla una serie de equipos interdisciplinarios que ayuden
durante todo el proceso del proyecto.
Estar abiertos al cambio.
Sostenibilidad y Escalabilidad
Al ser un proyecto de interés público, de la República de Costa Rica, el cual es
aprobado y apoyado por una ley, le permite ser un sistema que tiene sostenibilidad
requerida para mantenerse, perdurar y evolucionar para ir escalando a los distintos
niveles de la institución, aplicándose a las futuras tendencias y nuevas propuesta
que solo el tiempo ira dando.
Al ser un sistema que permite su adaptabilidad es que se podria replicar, ya que el
mismo con juga en su base de datos con una serie de estándares internacionales
tal y como la implantación de la Clasificación Internacional de Enfermedades
46
(CIE10) el cual está avalado por la Organización Panamericana de la Salud (OPS),
por lo tanto.
Como sistema, EDUS en cada uno de sus módulos y demás que le complementan,
va a llegar a ser una herramienta que va a dictar la pauta, ya que no solo es un
sistema de la Caja Costarricense del Seguro Social si no es la herramienta que une
los datos de los ciudadanos de un país para ser utilizados para la atención médica.
Roles críticos para la implementación del Expediente Digital Único en Salud
Es de suma importancia tener claro que, en el tema de implementación de historias
clínicas electrónicas, los actores principales en el despliegue, capacitación y gestión
de cambio, deben ser los clínicos y no confundir estos procesos con la dirección de
personal experto en tecnologías de información y comunicaciones. Dado que este
último rol conforma una parte de los proyectos de gestión.
Recursos Utilizados
A continuación se presenta el movimiento de las partidas presupuestarias por grupo.
Información fue generada del Sistema Institucional de Presupuesto al 30 de junio
del 2017.
47
Servicios Personales
Paritadas Fijas
Grafica 1 Partidas Fijas. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017
Patidas Variables
Grafica 2 Partidas Variables. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017
47,26 48,31 51,28
0,00
48,89 55,09 48,90
40,55 40,35 32,08
100,00
0,00 2001 2003 2005 2006 2008 2009 2014 2017 2018 2044 2046 2092
86,13
0,00
79,97
95,22
2002 2015 2021 2035
48
De manera general las partidas de servicios personales presentan un gasto
equilibrado. Sin embargo, la partida 2021 “Tiempo extraordinario” y 2002 “Personal
sustituto”, presenta una ejecución mayor al 50% debido a que por la operativa del
Proyecto es necesario compensar el tiempo extraordinario que devenga el trabajo
fuera de la jornada laboral así como el tiempo de traslado de los funcionarios, a los
que corresponde la cancelación de tiempo extra, según las giras de implementación
a los diferentes Centros de Salud.
Con respecto a la cancelación de personal sustituto, es indispensable mantener
todos los puestos cubiertos, minimizando el riesgo operativo y poder cumplir con los
tiempos establecidos por ley.
Servicios no Personales
Grafica 3 Servicios no personales. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017
6,33
99,99 99,99
89,62
3,40
50,78
0,00 0,00
12,54
3,30 0,00 0,00 0,00
56,89
2112 2122 2131 2134 2135 2140 2141 2142 2144 2148 2152 2153 2159 2199
49
Es importante destacar en el grupo de partidas de servicios no personales, la
ejecución de la partida 2122 “Telecomunicaciones”, la cual se formula para cubrir
los gastos generados por telefonía, facsímil, redes de información, etc. además en
esta partida se formulan los recursos para cubrir los gastos de telecomunicaciones
generados por la gestión de la implantación y puesta en marcha del EDUS. La
formulación de dicho monto se vincula con la meta “Implementación del Proyecto
Expediente Digital Único en Salud”, declarado de interés institucional, además de
estar incluido en el Plan Nacional de Desarrollo. La ejecución en esta partida es la
mayor representación del gasto como proyecto debido a las labores realizadas.
Se reflejan con cero ejecuciones las partidas de mantenimiento, debido a que no ha
sido necesario la utilización de mantenimientos correctivos para las que fueron
formuladas.
Materiales y Suministros
Grafica 4 Materiales y suministros. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017
99,09
0,00
86,86
74,23
39,29
0,00
95,30 90,97
35,72
0,00
20,00
0,00
2206 2209 2210 2211 2213 2221 2223 2225 2227 2233 2241 2243
50
Con respecto a las partidas de materiales y suministros, el gasto se ha ejecutado
según la necesidad del Proyecto en relación a la compra de materiales y suministros
necesarios para dar continuidad a las labores.
Maquinaria y Equipo
Grafica 5 Maquinaria y equipo. Fuente Plan Presupuesto I semestre 2017
En la partida 2310 se adquirieron las mesas para la sala de reuniones del Proyecto,
así como en la 2315 se adquirió equipo de cómputo para apoyar la implementación
en hospitales.
47,58
87,88
2310 2315
51
Conclusiones y Recomendaciones
Es muy importante considerar en los proyectos de implantación de historias clínicas
electrónicas lo siguiente:
Tener un equipo de gestión de cambio que le permita al proceso hacer una
sensibilización adopción del cambio en función de los procesos y las tecnologías
de información.
Empoderar al personal clínico mucho del proceso para las estrategias, cambios
y evoluciones que presente la implantación, evolución y sostenibilidad de la
historia clínica electrónica.
Tener un socio tecnológico que pueda facilitar toda la infraestructura
electromecánica y de acceso final a los servicios que se necesiten consumir
desde el expediente digital en salud.
Poseer una línea de innovación que permita habilitar servicios complementarios
de valor agregado los usuarios finales internos y externos durante y después de
la implementación del expediente digital único en salud.
Estos esfuerzos deben tener apoyo de la política pública, por ejemplo, en nuestro
caso una de las principales fortalezas fue que se estableciera la Ley 9162, del
Expediente Digital Único en Salud que marcó la pauta para la implementación
de este esfuerzo y estableció un plazo para conseguir sus objetivos.
Desarrollar el talento humano, sumamente importante generarle y fortalecerle
las competencias a los roles involucrados en el proceso para brindar una
adecuada ejecución y sostenibilidad al proyecto.
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ANEXOS
Sobre
Antecedentes
2008Perfil
General EDUS
2012Creación
UE
2012Inicia I Nivel
2013Ley EDUS N° 9162
2015Autorización II
y III Nivel
2016Inicia II y III
Nivel90´s - 2000
Antecedentes
• Declaración de prioridad institucional por parte de la Junta Directiva de la CCSS, Expediente Digital Único en Salud
• Ley 9162 Expediente Digital Único en Salud, Agosto 2013
• I nivel se concluyen en los primeros 3 años 2016
• II y III nivel al finalizar el quinquenio.
Somos un proyecto país
Definición de Expediente Digital
“ (…) se entiende por expedientedigital único de salud el repositoriode los datos del paciente en formatodigital, que se almacenan eintercambian de manera segura ypuede ser accedido por múltiplesusuarios autorizados. Contieneinformación retrospectiva,concurrente y prospectiva, y suprincipal propósito es soportar demanera continua, eficiente, concalidad e integralidad la atención decuidados de salud. “
Beneficios
Integración de información del
paciente de manera segura e
inmediata
Acceso a la información desde cualquier centro de
salud
Modelo Conceptual Actual
Gestión Actual de Expedientes de
Salud
Modelo Conceptual EDUS
Componentes EDUS
Software
Capacitación y Gestión
del Cambio
ConectividadWAN
Servicios de Valor
Marco Jurídico
Centro de Datos
Equipo Local
(LAN/HW/SLA)
Seguridad de la
Información
Estrategia de implementación
Primer Nivel1041 EBAIS
Red NoroesteRed Este
Segundo Nivel Tercer Nivel
29 Hospitales
Áreas de Salud
Áreas de Salud
Áreas de Salud
Áreas de Salud
HospitalNacional
HospitalRegional
HospitalPeriférico
Red Sur
SIFF
Registro de Viviendas yMiembros de Familia
Identificación deFactores de Riesgo
Educación
DatosSociodemográficos
Reportes
Sistema Integrado de Ficha Familiar
https://projects.invisionapp.com/share/32A
BCAFZ9#/screens/217442399
SIAC
Adscripción e IdentificaciónAseguramiento Estado
Creación de Agendas
Asignación de Citas
Atención de Urgencias
Reportes
Sistema de Identificación, Agendas y Citas
SIES
Sistema Integrado de Expediente en Salud
Pre y Post Consulta
Registro de Antecedentes Médicos, Alergias, Diagnósticos, Perfil Terapéutico, Incapacidades, Remisión de Solicitudes de Farmacia, Laboratorio y Rayos X, Citologías
Otros Sistemas
SILC SIFA
Servicios de Valor
CitasTelefónicas Citas Web
SMS
APP
+470.000+770.000
+70.000 descargasDashBoard
http://172.30.27.136/reports/browse/EDUS/INDICADORES
+4.000.000
¿En dónde estamos?
Primer nivel de atención
SIAC1041
SIFF1041
SIES1041
100% 100%100%
1041 EBAIS
Centro de llamadas y asistencia técnica
Pantallas aplicación EDUS Móvil
Pantallas aplicación EDUS Móvil
Nivel hospitalario 29 Hospitales
I 29
II III
Bloque Bloque Bloque
31-MAR-1729-DIC-16
04-ABR-16
Admisión/Egreso
Quirúrgico Urgencias
31-JUL-17
31-MAY-17
SIES SIAC
31-DIC-2018
Servicios de apoyo
23
10
Visita hospitalaria
2016 2017 2018
23
17
