Herramientas administrativas

DIAGRAMA DE AFINIDAD.

Objetivo:El diagrama de afinidad ayuda agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce conceso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El procedimiento es enunciar el asunto en una oración completa, usar ideas usando frases cortas en notas auto adherente, pegarlas para que las vea el equipo, clasificar las ideas en grupos lógicos y formar encabezados descriptivos concisos para cada grupo.Esta herramienta se debe de utilizar cuando el problema es complejo o difícil de entender, parece estar desorganizado, si requiere de la participación y soporte de todo el equipo o grupo y si tiene gran número de ideas o temas.

Metodología de la aplicación:Hay que llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Constituir un equipo2. Describir el objetivo3. Generar ideas en las tarjetas4. Pegar las tarjetas en la pared5. Clasificar las tarjetas en grupos6. Crear cabeceras para cada grupo7. Dibujar el diagrama de afinidad8. Discusión.

Ejemplo de diagrama de dispersión:

DIAGRAMA DE RELACIONES

Se representan mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este rombo se debe unir mediante líneas con las entidades (rectángulos) que relaciona, para así saber cuál es la relación que lleva cada uno.

Objetivo:El DIAGRAMA DE RELACIONES permite tener una visión de conjunto de la complejidad de un problema. Este diagrama presenta, en visión de conjunto, que causas están en relación con determinados efectos y cómo se relacionan entre sí diferentes conjuntos de causas y efectos. Este diagrama facilitara la identificación de las causas de un problema, clarifica la estructura del mismo con lo que permite identificar mejor los medios más adecuados para resolverlos.

Metodología de la aplicación:1. Enunciar el problema por escrito.2. Listar las causas probables del problema, encerrar cada causa en un círculo.3. Identificar el resultado que corresponde a cada causa, cada resultado se escribe y se encierran en un círculo.4. Relacionar la causa con su resultado con una flecha.5. Cuando un resultado es causa de otro resultado, se pone una flecha partiendo del resultado-causa hacia el resultado correspondiente.

La figura muestra un ejemplo de central convergente, donde en la periferia podemos encontrar a las causas raíz del problema (líneas punteadas).

DIAGRAMA DE ÁRBOL

El diagrama de árbol es una representación gráfica de los posibles resultados del experimento, el cual consta una serie de pasos, donde cada uno de los pasos tiene un número finito de maneras de ser llevado a cabo. Se utiliza en los problemas de conteo y probabilidad.

Objetivo:Es una herramienta que se utiliza para determinar todos los posibles resultados de un experimento aleatorio. En el cálculo de la probabilidad se requiere conocer el número de elementos que forman parte del espacio muestral, estos se pueden determinar con la construcción del diagrama de árbol. Se usa para reducir cualquier objetivo amplio a niveles de detalle cada vez mayores para alcanzar el objetivo.

Metodología de la aplicación:1. El procedimiento consiste en primero escoger un enunciado de objetivo orientado a acciones partiendo del diagrama de interrelaciones, diagrama de afinidad, lluvia de ideas, enunciado de la misión del equipo, etc.2. En segundo lugar con lluvia de ideas, seleccionar los principales encabezados.3. En tercer paso es generar el siguiente nivel, analizando los principales encabezados. Se pregunta "¿Qué debe considerarse para alcanzar el objetivo?" se repite esta pregunta en cada nivel. En el caso normal, tres niveles abajo del objetivo son suficientes para completar el diagrama y establecer las asignaciones adecuadas. Se debe realizar el diagrama para determinar si esas acciones producirán los resultados previstos, o si hay algo que falte.

DIAGRAMA MATRICIAL

Objetivo:Los DIAGRAMAS MATRICIALES facilitan la identificación de la relación que pueda existir entre los factores de un problema, dado que son esquemas que permiten relacionar, mediante un sistema de columnas e hileras, los diferentes elementos o factores del problema que se analiza. El análisis se realiza con el propósito de identificar las acciones más convenientes a tomar para solucionar el caso en estudio. Les permite a los individuos o equipos que identifiquen, analicen y califiquen la relación entre dos o más variables. Los datos se presentan en forma de tablas y pueden ser objetivos o subjetivos y se les puede asignar símbolos con o sin valores numéricos.

Metodología de aplicación:1. Identificar los dos factores o aspectos a relacionar entre sí y escribirlos en el ángulo superior izquierdo del diagrama, separados por una línea diagonal.2. Desarrollar por temas cada uno de dichos aspectos. Los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado debajo de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera columna, los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado arriba de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera hilera.3. Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos correspondientes.

Para hacer el diagrama matricial tomamos en cuenta la siguiente escala:

Conclusión: Las evaluaciones se basan en los datos de todas las compañías para la mejora de servicio móvil, proporcionando información para que el cliente elija la compañía que mejor se adecue a sus necesidades.

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.Objetivo:Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.Metodología de aplicación:Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.No deben quedar líneas de flujo sin conectarTodo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final.Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

TORMENTA DE IDEAS

La lluvia de ideas (en inglés brainstorming), también denominada tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.La "Lluvia de ideas" se usa para generar un gran número de ideas en un corto periodo de tiempo.Se puede aplicar en cualquier etapa de un proceso de solución de problemas. Es fundamental para la identificación y selección de las preguntas que serán tratadas en la generación de posibles soluciones. Es muy útil cuando se desea la participación de todo el grupo.

Objetivo:Desarrollar y ejercitar la imaginación creadora y la búsqueda de soluciones a problemas.Impulsar el comportamiento autónomo, original y libre.Enseñar a los participantes a no emitir juicios hasta que se haya generado un máximo de ideas, y a escuchar positivamente las ideas de los demás, evitando los comentarios negativos que pueden frustrar el proceso creativo.Metodología de aplicación:

1. Preparación y motivación para el brainstorming por parte del formador:- Se presenta el problema que se va a tratar. Los problemas tienen que ser reales y conocidos previamente ya que el objetivo no es estudiar y analizar problemas sino producir ideas para su solución.

- Se presentan los objetivos y reglas de la técnica al grupo: tienen que aportar libremente, durante un tiempo determinado, todas las ideas y sugerencias que se les ocurran sin analizar si son válidas, correctas, posibles o adecuadas, y sin miedo al ridículo.

2. Desarrollo (producción de ideas)- El grupo durante un periodo de tiempo entre 20 y 30 minutos genera ideas libremente.- El formador hace de coordinador y estimula la producción de ideas, y el propio formador o un ayudante toma nota de las ideas en una lista visible; esto sirve de refuerzo y motivación para la participación de todos.

3. Evaluación de las ideas- Se redactan y clasifican las ideas surgidas. A continuación, se fijan los criterios para seleccionar las ideas mejores y se valora cada idea de acuerdo con los criterios establecidos.Se eliminan las ideas no válidas y, a partir de una lista breve de ideas válidas, el grupo elige la mejor solución.

4. Plan de acción- El grupo fija los pasos necesarios para llevar a la práctica la solución elegida.

PORQUE-PORQUE

Objetivo:Usar la herramienta de POR QUE, POR QUE Es muy simple y efectiva. Puede ser una clave para determinar la causa básica de un problema, al enfocarse hacia el proceso más que hacia las personas.Monografía de aplicación:

El procedimiento es decir el problema en términos específicos, para entonces preguntar por qué. Se podría tener que preguntar "¿Por qué?" tres veces o más, para llegar a la causa básica.

Seis preguntas universales: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Por qué

Qué FormaColorTexturaSaborOlorSonidoTamañoComponentesCaracterísticas

Quién LíderPatrocinadorEquipo de trabajoClientesResponsables

Dónde Desarrollo internoVentas

Cuándo CronogramaFecha límite

Cómo MetodologíaModeloTecnologíaProceso

Por qué VentajasDesventajasBeneficiosJustificaciónUsosAplicacionesNecesidadesRequerimientos

Ejemplo: