Cap1 Técnicas de Estudio Para Este Examen

Tricks of the Trade® Técnicas de Estudio para Este Examen

u N o

Prepararse para presentar el examen PMP es un viaje. Si lo permites, éste puede ayudarte a crecer como persona y a desarrollar tus habilidades. Al prepararte para el examen, tienes la oportunidad no sólo de aprobar el examen, sino también de convertirte en un mejor director de proyectos. Esta oportunidad para aprender es una de las principales razones para obtener tu certificación PMP.

Para aprobar el examen PMP, no puedes simplemente incorporar gran cantidad de información a tu cerebro y memorizarla el tiempo suficiente durante el período de evaluación de cuatro horas. En cambio, tienes que llevar tu conocimiento al siguiente nivel. Necesitas comprender realmente el proceso de dirección de proyectos y el valor que ese proceso le puede aportar a tu trabajo diario en los proyectos. El examen PMP es un examen internacional diseñado para avalar tu conocimiento y experiencia en aplicar el arte y la ciencia de la dirección de proyectos. Este examen se centra en situaciones que podrías encontrar en el mundo real más que en pedirte repetir datos ya aprendidos. Obtener la certificación PMP es una forma de sobresalir.

Además de la oportunidad de mejorar tus habilidades y a ti mismo, puede haber incentivos financieros para aprobar el examen. Una encuesta sobre salarios realizada por el Project Management Institute (PMI•) indicó que, en los Estados Unidos, los directores de proyectos que cuentan con la certificación PMP ganan, en promedio, un 16 por ciento más que aquellos que no la tienen. RMC ha tenido estudiantes que recibieron un bono y un aumento del salario al aprobar el examen. Otros comentan que obtuvieron un empleo, sobre 200 solicitudes, gracias a que contaban con la certificación PMP. Bajo el clima económico en que vivimos, tener la certificación PMP puede ser la razón por la que obtengas un empleo, te mantengas en tu empleo actual, o bien, te promuevan.

Qyjéqes Ca'ifjcag eara Preseqtar el Exameq

Para presentar este examen, debes reunir los requisitos establecidos por el PMI. En la siguiente tabla se describen los requisitos actuales.

Categoría Educación Educación en Experiencia en Dirección de Número de General Dirección de Proyectos Preguntas

Proyectos Uno Título 35 horas de 4.500 horas Tres años

Universitario contacto

Dos Certificado 35 horas de 7.500 horas Cinco años 200

de Educación contacto Media Superior

© 2013 RMC Publications, lnc • 952.846.4484 • [email protected] • www.rmcproject.com 1

Tricks of the Trade® Técnicas de Estudio para Este Examen u N o

RMC ofrece cursos de preparación para el examen CAPM (capacitación presencial o en línea), así como un sistema de productos para usar en la preparación para el examen CAPM que también te ayudarán a prepararte para ese examen. Visita www.rmcproject.com para obtener más información acerca de esta serie de productos.

2

Recuerda, ¡el que califiques para presentar el examen no significa que serás capaz de aprobarlo! Debes conocer sobre dirección de proyectos y contar con experiencia en su aplicación. Si no cumples con los requisitos descritos en la tabla anterior, considera tomar el examen CAPM" del PMI. En el sitio www.pmi. org encontrarás los requisitos para este examen. Cuando se publicó este libro, los evaluadores del examen CAPM debían documentar 1.500 horas de experiencia de trabajo en proyectos ó 23 horas de educación en dirección de proyectos a fin de calificar para este examen.

; Estás Usto para el Exameg PMP?

En la experiencia de RMC, el 50 por ciento de las personas que reprueban el examen lo hacen porque no han tenido una capacitación en dirección de proyectos donde se usen la terminología y los conceptos del PMI. Este es un factor importante a considerar para determinar si estás listo para realizar el examen. Comprender el enfoque para la dirección de proyectos del PMI no es tan simple como leer la Guía del PMBOK". Esta guía te ayuda a mejorar tu conocimiento, pero no te enseña dirección de proyectos. Si bien este libro de preparación para el examen te explicará el proceso de dirección de proyectos y te ayudará a entenderlo desde la perspectiva del PMI, si encuentras que muchos de los conceptos y términos son nuevos para ti, probablemente necesitas mayor capacitación sobre dirección de proyectos antes de continuar con el estudio.

Otro gran porcentaje de las personas que reprueban el examen no tienen experiencia en el mundo real. A lo mejor administran una mesa de ayuda o proyectos pequeños, o quizás ni siquiera han trabajado como directores de proyectos. Este examen está diseñado para identificar a aquellos que no han tenido capacitación en dirección de proyectos y a quienes no tienen experiencia. Este examen no es para un principiante en dirección de proyectos ni para uno que desea convertirse en director de proyectos. Entre más experiencia hayas tenido trabajando en proyectos grandes, mejor preparado estarás para el examen: es más probable que hayas trabajado con las herramientas y técnicas y que hayas creado las salidas que se describen en la Guía del PMBOK• en un proyecto grande. Por lo tanto, es útil responder las preguntas del examen desde la perspectiva de la dirección de proyectos de proyectos grandes.

Los siguientes son ejemplos de proyectos grandes: • Diseñar un nuevo centro de llamadas (vs. manejar proyectos de pequeños centros de llamadas) • Diseñar un nuevo proceso industrial (vs. manufacturar un producto estándar para un cliente) • Instalar un software comercial en toda la compañía ( vs. instalar un sistema operativo para una PC de

escritorio y las actualizaciones de programas asociados) • Diseñar y construir un edificio nuevo (vs. pintar un edificio que ya existe)

¿En qué nivel de conocimiento de dirección de proyectos te encuentras? Revisa la siguiente lista. En tu rutina diaria, ¿experimentas dos o más de los siguientes problemas en los proyectos? De ser así, posiblemente te beneficiarías si aprendieses más acerca de la dirección de proyectos antes de realizar el examen.

• Sobrecostos o retrasos del cronograma • Cronogramas poco realistas • Cambios excesivos al alcance o al cronograma • Comunicaciones deficientes y aumento de conflictos • Se termina el tiempo cerca del final del proyecto • Calidad insatisfactoria • Baja motivación • Las personas del equipo están inseguras sobre lo que se necesita hacer • Reproceso en exceso y horas extras • Demasiadas reuniones en el proyecto

Ahora piensa en tu experiencia en dirección de proyectos, en especial tu experiencia trabajando en proyectos grandes. Revisa la siguiente lista de conceptos en el examen. ¿Comprendes estos conceptos y los aplicas actualmente en tus proyectos del mundo real?

© 2013 RMC Publications, lnc • 952.846.4484 • [email protected] • www.rmcproject.com

u N o Tricks of the Trade® Técnicas de Estudio para Este Examen

• El proceso paso a paso para dirigir proyectos y por qué cada paso es necesario • Roles del director del proyecto, el patrocinador, el equipo y los interesados • El uso de información histórica de proyectos anteriores • El uso de lecciones aprendidas de proyectos anteriores • La creación de lecciones aprendidas en tu proyecto • Acta de Constitución del Proyecto • Qué es una estructura de desglose del trabajo (no es una lista o un diagrama de barras) y cómo crearla • Cómo crear manualmente un diagrama de red • Ruta crítica, cómo encontrarla y qué beneficios le trae al director del proyecto • Estimación por tres valores • Análisis Monte Cario • Medición del valor ganado • Compresión del cronograma (compresión y ejecución rápida) • Gestión de la holgura • Un cronograma realista • La gestión de la calidad del proyecto y del producto resultante • Desarrollo de relaciones con los interesados, y mantenimiento de su interés y participación en el

proyecto • El proceso de la gestión de los riesgos (la gestión de los riesgos no es sólo utilizar listas de control) • Valor monetario esperado • Cálculo de las reservas y su relación con la gestión de los riesgos • Un plan para la dirección del proyecto realista y aprobado con el que estés dispuesto a aceptar la

responsabilidad del proyecto • Control del proyecto de acuerdo al plan para la dirección del proyecto • Gestión del proceso de solicitud de cambio • Control de cambios • La responsabilidad profesional y social del director del proyecto

Recuerda que en proyectos grandes el director del proyecto no tiene tiempo para equivocarse en las actividades de la dirección de proyectos. El proyecto se puede salir fácilmente de control si el director del proyecto invierte demasiado tiempo en esfuerzos como resolver problemas en lugar de prevenirlos, o en convertirse en niñera de su gente en lugar de asegurarse de que ellos sepan lo que tienen que hacer antes de que inicie el proyecto. Cuando te prepares para el examen, piensa en los conceptos presentados en este libro y en tu capacitación en términos de lo que un director de un proyecto grande debería hacer. Esto te ayudará a identificar las brechas entre tu propia experiencia en dirección de proyectos y el enfoque del PMI para la dirección de proyectos, y por ende, estarás mejor preparado para responder las preguntas del examen.

Cómo lpscrjbjrse oara Presentar el Exameg

Para presentar este examen debes enviar una solicitud al PMI. Las solicitudes se pueden enviar por correo postal o en línea. De ser posible hazlo en línea, ya que el tiempo de respuesta por parte del PMI es más rápido para las solicitudes electrónicas. Además, con la solicitud en línea, te resultará más fácil documentar las horas y la experiencia en dirección de proyectos que tienes y, a la vez, cumplir con las pautas de la solicitud. (Hay numerosas planillas disponibles en línea, no creadas por PMI, para documentar tu experiencia en dirección de proyectos, pero su uso generalmente implica duplicar el esfuerzo dedicado a la solicitud). Recibirás un aviso en el que se te autorizará a concertar una cita para presentar el examen. No obstante, se podría realizar una auditoría a tu solicitud antes de aprobarla. Toma en cuenta que una auditoría retrasará la autorización para que presentes el examen.

Por lo general el examen se realiza en una computadora ubicada en un centro de exámenes autorizado; sin embargo, dependiendo del país en el que te encuentres, esta situación podría ser diferente. Tu aviso de autorización te dará instrucciones específicas. El PMI está trabajando de manera rápida para ofrecer exámenes computarizados alrededor del mundo y en varios idiomas.


Si no conoces (o no realizas) muchos de los puntos de esta lista, te sugerimos tomar nuestro curso PM Tricks of the Trade" de tres días, en una clase en formato presencial o en la versión en línea y en vivo. Cualquiera de los dos cursos te ayudará a resolver preguntas situacionales en el examen, y además te dará más de la mitad de las horas de contacto requeridas para presentar el examen PMP. Visita www.rmcproject.com o llama al (952) 846-4484 para obtener más información.

3


Las preguntas de este libro son pruebas sobre el contenido del capítulo. No representan el alcance total ni la profundidad de las preguntas del examen PMP. Ese tipo de simulación la puedes encontrar en el software de simulación PM FASTraci(IP de RMC para el examen.

4

¡UNA VEZ RECIBAS TU AVISO DE AUTORIZACIÓN, DEBES APROBAR EL EXAMEN DURANTE EL TRANSCURSO DE UN AÑO! (Puedes presentar el examen hasta tres veces durante ese año; si repruebas el examen las tres veces, deberás esperar un año para volver a solicitar la presentación al examen). En algunos casos, los centros de exámenes quizás no tengan espacios disponibles por varias semanas.

Cómo ytmzar este Ubrp

Asegúrate de Tener el Material Actualizado para el Examen Antes de que comiences a utilizar este libro, debes asegurarte de que sea la edición correcta. Los productos de RMC se actualizan para brindarte la información más reciente disponible y tienen en cuenta los últimos cambios del examen. Las ediciones anteriores de este libro son obsoletas y no deberían usarse para prepararte para el examen. Para confirmar que estés usando la edición correcta, entra a www.rmcproject.com.

Cómo Está Organizado Este Libro La mayoría de los capítulos están organizados de la misma forma: una introducción del capítulo, una lista de temas de Examen Rápido (generalmente, por orden de importancia), Diagrama del Proceso de Rita, material de revisión y un examen de práctica. Todas las páginas de referencia de este libro provienen de la Guía del PMBOK•, Quinta Edición, a menos que se indique lo contrario. El libro de Preparación para el Examen PMP• puede usarse solo, aunque también está diseñado para ser parte de un sistema de preparación para el examen en conjunto con el software de simulación PM FASTrack• y las fichas de estudio Hot Tapies flashcards de RMC.

Introducción de Cada Capítulo La introducción del capítulo ofrece un panorama general del mismo e información clave para comprender el material abarcado en el mismo.

Examen Rápido La lista al inicio de cada capítulo indica los temas que se tratan en cada uno de ellos y nuestra impresión en cuanto a su orden general de importancia. Usa esta lista cuando termines cada capítulo para probar tu conocimiento sobre el contenido del mismo y para repasar los puntos de mayor importancia.

Diagrama del Proceso de Rita Creado para la primera edición de este libro en 1998, este diagrama se ha ampliado en gran medida para ayudarte a entender el proceso de dirección de proyectos. El diagrama es una técnica clave para aprobar el examen estudiando menos. Este diagrama lo podrás encontrar por primera vez en el capítulo 3, Procesos de Dirección de Proyectos. Luego aparece en la mayoría de los demás capítulos del libro, con los procesos pertinentes destacados para cada capítulo. Usa el diagrama que se repite al inicio de cada capítulo para saber cómo las diferentes áreas de conocimiento se relacionan con los esfuerzos involucrados en el proceso de dirección de proyectos.

Material de Revisión y Ejercicios Este libro contiene un extenso material de revisión y muchos ejercicios. Estos materiales se han desarrollado con base en la teoría del aprendizaje acelerado y la comprensión de temas difíciles en el examen. Asegúrate de resolver los ejercicios en lugar de ir directo a las respuestas. No te saltes los ejercicios, aun cuando no puedas ver el valor que estos representan. Los ejercicios y las actividades son los beneficios clave de este libro. Te ayudarán a aprobar el examen.

Las respuestas las podrás encontrar inmediatamente después de cada ejercicio. Aunque algunos lectores deseen que las respuestas se muestren en páginas posteriores, descubrimos que es más efectivo ubicarlas justo después de los ejercicios. Si no quieres ver las respuestas, he aquí una técnica: ten a la mano un pedazo de papel blanco parar cubrir las respuestas hasta que hayas terminado cada ejercicio y estés listo para revisarlo.



B En el material de revisión también se incluyen algunas técnicas que te ayudarán a aprobar el examen llamados Tricks of the Trade• (técnicas y experiencias de dirección de proyectos), marca registrada de RMC. Las técnicas están señaladas con esta imagen y te ayudarán a tener una

percepción más profunda sobre lo que necesitas saber acerca de la dirección de proyectos. Muchos de los Tricks of the Trade• descritos por primera vez en este libro se han convertido en un estándar de la industria.

Nuestro método de ayuda para prepararte para el examen NO se centra en la memorización de rutina. La escasa información que deberás memorizar está señalada con esta imagen de un "dedo para memorizar':

Examen de Práctica El examen de práctica al final de cada capítulo te permite hacer una revisión del material y probar tu comprensión. En las siguientes páginas, encontrarás una hoja de puntuación para utilizar conforme realizas los exámenes de práctica. Saca una copia por cada examen de práctica.

NOTA: No puedes simplemente practicar respondiendo a las preguntas para prepararte para este examen. Las preguntas de este libro y las del PM FASTrack• te ayudarán a evaluar tu conocimiento y a familiarizarte con los tipos de preguntas que se incluyen en el examen. Asegúrate de enfocar tus esfuerzos de estudio en la lectura de este libro, la resolución de los ejercicios y la revisión de las actividades; y cubre las brechas en tu conocimiento sobre la dirección de proyectos.

Notas A lo largo de este libro, verás referencias de notas con superíndice cuando se presentan por primera vez muchos términos de dirección de proyectos. Estas notas proveen el origen histórico de los términos o los conceptos y se explican al final del libro. Esta información NO se evalúa en el examen. Simplemente se provee para tu interés y referencia, si deseas leer las notas. Para algunas personas, comprender el desarrollo de una idea los ayuda a recordarla mejor. Para otros, esa información es una distracción. Si estas notas te distraen, NO sigas leyéndolas. En su lugar, enfoca tus esfuerzos de estudio en la parte principal de este libro.



6

Hoja de Puntuación Utiliza esta hoja de puntuación para poner a prueba tu comprensión. Saca una copia por cada examen de práctica de los capítulos. (NOTA: Si utilizas el sistema completo de Preparación para el Examen PMP de RMC, consulta las instrucciones para el plan de estudio en la página 14).

Número de Primera Por Qué Tuve Malla Segunda Por Qué Tuve Malla Respuesta Pregunta Vez Respuesta Vez l.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.



· -,.

Número de Primera Por Qué Tuve Malla Segunda Por Qué Tuve Malla Respuesta Pregunta Vez Respuesta Vez 27.

28.

29.

30.

31.

32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

45.

Puntuación Primera Segunda Total Vez Vez ¿Cómo puedo mejorar mi examen la próxima vez?



8

ptrgs Materjales para Estudjar para el Examen PMP

Puedes usar este libro como herramienta única de preparación, o puedes usarlo en combinación con los siguientes productos para una experiencia completa en la preparación del examen. No te arriesgues a estudiar de más o a confundirte utilizando otros libros de preparación u otros productos además de los siguientes recursos.

Rita Mulcahy'sTM PM FASTracK Software de Simulación para el Examen (CD O DESCARGABLE) Nuestro PM FASTrack• Software de Simulación para el Examen ofrece más de 1.500 preguntas, incluidas preguntas situacionales capciosas, con más de una respuesta "correcta': Después de este libro, PM FASTrack" es el producto más importante para aprobar el examen.

El software te permite crear los exámenes de muestra por Área de Conocimiento, Grupo de Procesos, Palabra Clave, Simulación PMP e incluso, Simulación Super PMP. También te ahorra mucho tiempo con su capacidad de reporte y calificación, generando de manera automática tu calificación y guardando el registro de los exámenes. Todas las preguntas tienen referencia cruzada con este libro o con la Guía del PMBOK", lo que facilita que puedas regresar a estudiar las áreas débiles. ¡Los usuarios comentan que estas preguntas son más difíciles que las del examen real!

Rita Mulcahy'sTM Hot Topics Flashcards (IMPRESAS O AUDIO CD) ¿Estás buscando una manera de prepararte para el examen PMP que se ajuste a tu ocupada agenda? ¡Hoy puedes estudiar en tu oficina, en un avión o incluso en tu automóvil, con las extremadamente valiosas y portables fichas de estudio Hot Topics Flashcards de RMC, impresas o en formato audio CD! Más de 600 páginas con los términos y las definiciones más

importantes y difíciles de recordar relacionadas con el examen PMP", ahora disponibles para estudiar mientras manejas, vuelas o tomas tu descanso en el trabajo. Añade movilidad inmediata a tu rutina de estudio.

"'--!!!!IJ!Il!!lr::=::::lli-Q Preparación para el Examen PMP®-En línea . ... 5-~~ Este curso en línea auto dirigido para el nuevo examen PMP ofrece más de 150 clips

. de video y audio, un tutorial interactivo de 17 lecciones, docenas de ejercicios y

:,~~~:-.:~.;~·:::-·:·_;_·:-:,l:.¡r_.···-~-~,~."-.? .. ~. ·.-:-_ ... _:.~:--.--~ juegos, fichas de estudio multimedia, exámenes de práctica de tiempo ilimitado y con :·.- ~-=·= puntuación, referencias a números de páginas de la Guía del PMBOK", ¡y las 35 horas de """ -,;;t contacto necesarias para poder realizar el examen PMP! Incluye una completa biblioteca

de documentos y seis meses de acceso ilimitado a todos los materiales.

Guía del PMBOJ<®, Quinta Edición La Guía del PMBOK•, Quinta Edición (2013), es el estándar internacional para la dirección de proyectos del Project Management Institute (PMI).

; Gómg es el Examen PMP?

Es importante que tengas en mente tres aspectos básicos con respecto a este examen. Primero, ¡EL EXAMEN PMP NO ES UNA PRUEBA SOBRE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA Guía Del PMBOK"! Segundo, no puedes basarte sólo en tu experiencia del mundo real. Tercero, ¡es crítico que la capacitación profesional para la dirección de proyectos PMP se ajuste a la Guía del PMBOK•t Mas no permitas que ninguna organización te engañe haciéndote creer que necesitas semanas de instrucción o un certificado de maestría en dirección de proyectos para poder presentar el examen.

El examen PMP incluye 200 preguntas de opción múltiple con cuatro opciones de respuesta para cada pregunta. El examen debe ser completado en cuatro horas. Veinticinco (25) de las 200 preguntas son preguntas experimentales, esto significa que no contarán para la puntuación de tu examen. Estas preguntas estarán colocadas aleatoriamente a lo largo del examen. No podrás identificar cuál es cuál. PMI las usará



para validarlas e incluirlas a futuro en su base de datos maestra. Tu puntuación se calculará en base a tus respuestas de las 175 preguntas restantes. PMI no ha publicado lo que considera la puntuación requerida para aprobar. Sin embargo, según el historial del examen, estimamos que la puntuación estaría entre el 65 por ciento y el69 por ciento (alrededor de 114 a 121 preguntas respondidas correctamente de 175 preguntas).

Las preguntas se generan de manera aleatoria desde una base de datos que contiene cientos de ellas. Las preguntas pueden saltar de un tema a otro, y una sola pregunta puede abarcar varios conceptos. Por cada respuesta correcta recibirás un punto. Las respuestas incorrectas no son penalizadas.

En la siguiente tabla se desglosa, por cada grupo de procesos, el porcentaje de preguntas con puntuación que actualmente viene en el examen:

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos Porcentaje de Preguntas Iniciación del proyecto 13%

Planificación del proyecto 24%

Ejecución del proyecto 30%

Seguimiento y control del proyecto 25%

Cierre del Proyecto 8%

Ocasionalmente PMI realiza cambios sobre aspectos del examen, estos incluyen: requisitos de elegibilidad, proceso de aplicación, puntuación requerida para aprobar y desglose de preguntas en cada grupo de procesos. Visita www.pmi.org para obtener la información actualizada y lee cuidadosamente tu aviso de autorización. Cualquier diferencia entre lo aquí citado y lo comunicado por PMI deberá resolverse a favor de la información de PMI.

El siguiente diagrama muestra los temas que se evaluarán en el examen y su grado de complejidad. Para muchas personas, las áreas más difíciles son los procesos de la dirección de proyectos, gestión de las adquisiciones, gestión de los riesgos, gestión de la calidad y gestión de la integración.

Tópicos Nivel de Dificultad Procesos de dirección de proyectos Más Difícil

Gestión de las adquisiciones ~

Gestión de los riesgos

Gestión de la calidad

Gestión de la integración

Gestión del tiempo

Gestión de los costos

Marco de referencia para la dirección de proyectos

Gestión del alcance

Gestión de los recursos humanos

Gestión de los interesados ,,

Gestión de las comunicaciones Menos Difícil


Tricks of the Tradee Técnicas de Estudio para Este Examen u N o

10

El siguiente diagrama muestra el nivel de complejidad de los grupos de procesos. Muchas personas encuentran que los más difíciles son los de dar seguimiento y control, iniciación y ejecución de proyectos. Asegúrate de estudiarlos cuidadosamente.

Grupo de Prócesos de la Dirección de Proyectos Nivel de Dificultad '" .": ·: I .

" Seguimiento y control del proyecto Más Difícil

Ejecución del proyecto

1 Iniciación del proyecto

Planificación del proyecto

Cierre del proyecto Menos Difícil

Ten en cuenta lo siguiente para el examen: • El examen PMP evalúa conocimiento, aplicación y análisis. Esto hace que el examen PMP sea más

que una prueba de memoria. Debes saber cómo aplicar la información contenida en este libro y ser capaz de analizar situaciones que involucran esta información. No esperes que todas las preguntas del examen sean directas ni con una definición exacta.

• Es importante que te des cuenta de que el examen PMP se trata de la aplicación de la dirección de proyectos en el mundo real. La mayoría de las preguntas son situacionales (ejemplo: "¿Qué harías en esta situación?"). Para aquellos que no han utilizado herramientas de dirección de proyectos en el mundo real o cuyos esfuerzos por aplicar la dirección de proyectos incluyen errores comunes, estas preguntas pueden ser extremadamente difíciles. ¡Necesitas haberlo vivido!

• En algunos casos del examen la misma información se utiliza para múltiples preguntas, tales como las preguntas de diagramas de red.

• Los examinados siempre sienten que fueron más, pero históricamente, sólo ha habido de 10 a 12 preguntas donde se requiere que identifiques las entradas o salidas de la Guía del PMBO_K-. Sin embargo, para responder estas preguntas correctamente, debes saber más que solamente los nombres de las entradas y las salidas: debes comprender los procesos pertinentes y la forma en que las entradas se incluyen en los procesos y cómo las salidas resultan de estos. (Hablaremos de ellas en capítulos posteriores).

• En el examen, espera de 10 a 15 cálculos relacionados con fórmulas . • En el examen, espera de 10 a 15 preguntas de valor ganado. No todas estas requieren cálculos

utilizando fórmulas. • La mayoría de los acrónimos se mostrarán con las palabras completas que lo forman (ejemplo: en

el examen se usa normalmente el término completo "estructura de desglose del trabajo" en lugar de "EDT"), pero tú debes conocer tanto el acrónimo como el término completo.

• Las respuestas correctas no deberán incluir citas textuales de la Guía del PMBQK•. • La mayoría de las personas tienen dudas en 40 preguntas o menos de las 200 del examen PMP. • La mayoría de las personas necesitan alrededor de dos horas y media para terminar la primera pasada

del examen PMP y el tiempo restante lo utilizan para revisar sus respuestas.

Las preguntas del examen son principalmente situacionales, muchas son ambiguas y con muchas palabras, y algunas incluso parecen tener dos o más respuestas correctas. Llega preparado para el siguiente tipo de preguntas de modo que no pierdas tiempo ni te tomen por sorpresa a la hora de tomar el examen.

l. Preguntas situacionales Estas preguntas demuestran por qué es importante tener experiencia en dirección de proyectos para aprobar el examen. Estas preguntas requieren que integres tu experiencia en el mundo real y tu conocimiento de los conceptos del examen. Por ejemplo:

Pregunta Recibes un aviso de que un artículo importante que estás comprando para un proyecto, llegará retrasado.¿Qué es lo MEJOR que puedes hacer?



A. Volver a planificar tu proyecto según este retraso. B. Notificar a tu jefe. C. Avisar al cliente y hablar sobre las opciones. D. Reunirte con el equipo para identificar alternativas.

Respuesta D

2. Preguntas con dos o más respuestas correctas Una de las mayores quejas por parte de los examinados es sobre las preguntas que parecen tener dos, tres, o incluso cuatro respuestas correctas. Muchas preguntas darán una lista de varias opciones donde todas podrían razonablemente llevarse a cabo, y que probablemente serán elegidas por los directores de proyectos con menor experiencia o menos calificados.

A medida que vayas pasando por las preguntas y revisando las respuestas en este libro (o en el PM FASTrack• para los usuarios del sistema de Preparación para el Examen PMP), busca las preguntas donde creas que puede haber más de una respuesta correcta y trata de averiguar por qué piensas que es así. Hemos incluido, intencionalmente, dichas preguntas en nuestros productos para exponerte al tipo de preguntas que verás en el examen y hemos proporcionado explicaciones para ayudarte a entender por qué tu respuesta correcta puede no ser la mejor opción.

Revisemos nuevamente la pregunta situacional anterior. ¿No podríamos efectivamente llevar a cabo todas las opciones? Ciertamente la respuesta correcta es D, pero ¿no es también correcto avisarle al cliente? Sí, pero no es lo primero que se debe hacer. Esencialmente esta pregunta en realidad está diciendo: "¿Qué es lo MEJOR que se debe hacer A CONTINUACIÓN?" Al responder preguntas de práctica, recuerda este concepto de "lo MEJOR que se debe hacer A CONTINUACIÓN" para ayudarte a decidir cuál respuesta identifica el paso siguiente en la dirección de proyectos adecuada.

3. Preguntas con información irrelevante Es muy importante notar que no toda la información incluida en una pregunta es relevante. Por ejemplo, en la siguiente pregunta, las cifras son irrelevantes.

Pregunta La experiencia muestra que cada vez que duplicas la producción de puertas, los costos unitarios disminuyen un 10 por ciento. Sobre esta base, la compañía determina que la producción de 3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra:

A. Ciclo de aprendizaje. B. Ley de los rendimientos decrecientes. C. Regla del 80/20. D. Estimación paramétrica de costos.

Respuesta D

Muchas preguntas serán de mayor tamaño que el ejemplo anterior, posiblemente con una longitud de varios párrafos. Pero nuevamente, puede que no necesites toda la información para contestar la pregunta. Por ejemplo, imagina que cambiamos la pregunta anterior para hacerla complicada con muchas palabras. Podría quedar así:

"Tu compañía es una importante fábrica de puertas y ha recibido numerosos premios de calidad. Como jefe del departamento de manufactura tienes 230 personas a tu cargo, trabajando en 23 proyectos diferentes. La experiencia muestra que cada vez que duplicas la producción de puertas, los costos unitarios disminuyen un 10 por ciento. Sobre esta base, la compañía determina que la producción de 3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra:"

¿Te das cuenta cómo los datos adicionales no le agregan ningún valor a la pregunta? Esta información sirve para distraerte. En el examen, quizás encuentres párrafos completos de datos que no se necesitan



12

para responder la pregunta. La técnica es analizar cada pregunta para determinar: "¿Qué está pidiendo esta pregunta?': en lugar de perderte en toda la información que se te dio. Pero nuevamente, puede que no necesites toda la información para contestar la pregunta. No te molestes si las preguntas largas y con muchas palabras sin sentido se te dificultan. Sólo márcalas y regresa a ellas después. Si sabes lo que te espera, te sentirás tranquilo y no perderás la confianza cuando veas estas preguntas.

4. Preguntas que utilizan términos inventados Muchas personas que presentan el examen esperan que todos los términos usados como opciones signifiquen algo. ¡Pues no es así! En el examen con frecuencia vas a encontrar términos inventados. Quizás quien escribió las preguntas necesitaba otra opción, o tal vez, los términos inventados se usan para engañar a los examinados. Si crees estar bien preparado y encuentras dentro del examen un término que no conoces, hay probabilidades de que no sea la respuesta correcta. Por ejemplo:

Pregunta La definición continua de un proyecto a medida que el equipo dispone de más información se conoce como:

A. Validación del alcance. B. Planificación estratégica. C. Elaboración gradual. D. Elaboración cuantitativa.

Respuesta C

En esta pregunta, "elaboración cuantitativa" (opción D) no es un término de dirección de proyectos real.

5. Preguntas donde la comprensión es importante Veamos la siguiente pregunta:

Pregunta El proceso de descomposición de entregables en componentes más pequeños, más manejables se completa cuando:

A. Se ha establecido la justificación del proyecto. B. Se han producido solicitudes de cambio. C. Las estimaciones de costos pueden desarrollarse para cada elemento de trabajo. D. Cada elemento de trabajo se encuentra en el diccionario de la EDT.

Respuesta C

Para poder responder esta pregunta, debes entender los términos, así como el concepto de descomposición y el valor que tiene esta técnica en el proceso de dirección de proyectos. ¡Memorizar no es suficiente!

6. Preguntas cou uu enfoque nuevo sobre temas conocidos Habrá muchos casos donde entenderás el tema, pero nunca has pensado en él como lo describe la pregunta. Por ejemplo:

Pregunta En una organización matricial, es MÁS probable que la difusión de la información sea efectiva cuando:

A. La información fluye tanto horizontal como verticalmente. B. Los flujos de la comunicación se mantienen simples. C. Hay una lógica inherente en el tipo de matriz elegida. D. Los directores de proyectos y gerentes funcionales socializan.

Respuesta A



Muchas personas saben lo que es una organización matricial pero no se han tomado el tiempo para considerar cómo este tipo de estructura organizacional afecta las direcciones en las que se comparte la información.

7. Preguntas con más de un elemento en cada opción Veamos el siguiente ejemplo:

Pregunta El proveedor en el proyecto ha presentado una notificación formal al director del proyecto diciendo que las actividades del comprador han dañado al proveedor. El proveedor reclama que la lentitud de respuesta del comprador a las aprobaciones solicitadas ha retrasado el proyecto y ha causado gastos inesperados al proveedor. Las PRIMERAS cosas que el director del proyecto debe hacer son:

A. Recopilar todos los datos relevantes, enviarlos al abogado de la empresa y consultar al abogado sobre acciones legales.

B. Revisar en el contrato los términos específicos acordados con relación a esta polémica, ver si hay una respuesta clara y, de ser necesario, consultar un abogado.

C. Revisar los requisitos en el enunciado del trabajo de las adquisiciones, enviar una respuesta de recibo de reclamación y reunirse para resolver la polémica, de ser posible, sin recurrir a la acción legal.

D. Reunirse con el equipo para revisar por qué se han retrasado las aceptaciones, hacer una lista de las razones específicas y corregir esas razones.

Respuesta B

Estas preguntas pueden parecer difíciles hasta que aplicas esta pequeña técnica: usa el proceso de eliminación de un elemento a la vez. Revisa el primer elemento enlistado en cada opción y elimina las opciones donde este primer elemento resulta inverosímil. Analiza después el segundo elemento de cada opción restante y elimina cualquiera de las opciones inverosímiles. Continúa haciendo lo mismo hasta que te quedes con una sola opción.

Ten cuidado; a veces los elementos en cada opción muestran un flujo o un proceso. Ve el siguiente ejemplo:

Pregunta Cuando diriges un proyecto, ¿cuál de los siguientes es el MEJOR orden para abordar los problemas que surgen?

A. Ir con el equipo, ir a la dirección, ir con los gerentes de recursos. B. Ir con los gerentes de recursos, ir a la dirección, ir con el cliente. C. Manejarlo tú mismo, ir con el cliente, ir a la dirección. D. Resolver problemas con los recursos que tú controlas, ir con los gerentes de recursos, ir con el cliente.

Respuesta D

En este caso, debes analizar cada opción de manera independiente para determinar si el proceso listado es correcto.

8. Preguntas con demasiadas palabras En lugar de decir "el proyecto está retrasadd', el examen puede utilizar fraseo con muchas palabras, como "La holgura del proyecto era cero y recientemente ha pasado a ser 2 negativo': En lugar de decir, "El equipo no está informando apropiadamente'; el examen podría decir, "El equipo ha perdido el enfoque en el plan de gestión de las comunicaciones': El primer paso para contestar muchas preguntas es determinar lo que la pregunta te está pidiendo, y después traducir el fraseo de muchas palabras. Si no eres hablante nativo de inglés, esto se puede convertir en un gran problema, pero aun para los anglohablantes sigue siendo difícil. Sólo tómate tu tiempo, y practica leyendo preguntas con muchas palabras antes de presentar el examen.

Revisa el capítulo 15 de este libro para mayor información sobre el examen y para ayuda adicional en la asimilación de la información proporcionada en este libro.



14

Cómo Estydjar oara el Exameg PMP

Algunas personas creen que necesitan leer cada recurso disponible y pasar todo el tiempo que sea posible preparándose para el examen PMP. ¡No cometas estos errores! No debes leer cada libro que encuentres, y existe un riesgo en estudiar de más. En su lugar, recomendamos el siguiente enfoque:

Las Tres Mágicas Los estudios han demostrado que si revisas un tema tres veces, lo vas a recordar. Por lo tanto, debes leer este libro una vez y examinar rápidamente todo el contenido dos veces más, enfocándote principalmente en las actividades que no realizas en el mundo real o en los conceptos que se te hacen difíciles de entender, además de usar nuestros otros productos de preparación para el examen.

Ponte en Modo Examen Familiarízate con el hecho de saltar de un tema a otro y practica tomando exámenes que duren cuatro horas. No subestimes el desgaste físico, mental y emocional que significa presentar un examen de larga duración.

Tu Plan de Estudio Paso a Paso Te recomendamos usar alguno de los siguientes planes de estudio. Sigue el Plan A si es que cuentas con el sistema completo de preparación para el examen PMP de RMC. Sigue el Plan B si no tienes el sistema completo.

Plan A: Uso de Este Libro con el Sistema de Preparación para el Examen PMP (libro de Preparación para el Examen PMfYlD, PM FASTracJ<® y Hot Topics) Un error común que cometen las personas que compran el Sistema de Preparación para el Examen PMP es dedicar la mayor parte del tiempo a responder una pregunta tras otra en el PM FASTraek•, porque creen que eso los preparará para aprobar el examen. Este enfoque no será efectivo. Como mencionamos anteriormente, debes enfocar tus esfuerzos de estudio en la lectura de este libro, la resolución de los ejercicios y la revisión de las actividades; y cubrir las brechas en tu experiencia en la dirección de proyectos. Para lograrlo, sigue los pasos enumerados a continuación para estudiar este libro en conjunto con el uso del PM FASTraek• y las Hat Tapies flashcards:

l. Lee este libro por primera vez y completa todos los ejercicios, pero no realices los exámenes de práctica ubicados al final de cada capítulo. Enfócate más en los capítulos donde tengas más brechas en tus conocimientos o en tu experiencia en la dirección de proyectos en la vida real, y en los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En cada capítulo consulta el Diagrama del Proceso de Rita, y asegúrate de entender todos los esfuerzos involucrados en las áreas de conocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente el capítulo que corresponde en la Guía del PMBOK• para comprender el flujo de los procesos.

2. Conforme termines cada capítulo, revisa los términos del Examen Rápido enlistados en la primera página del capítulo para asegurarte de conocer el significado de cada término o concepto. Usa las fichas de estudio Hat Tapies flashcards para mejorar la memorización y examinar tu comprensión de ese capítulo.

3. Una vez hayas leído por primera vez el libro tú solo, si te es posible, forma un grupo de estudio. De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás la oportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrar después). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguiente discusión de: "Cómo usar este libro en un grupo de estudio").

4. Examina el libro nuevamente. 5. Asegúrate de que conoces realmente el material y después realiza una simulación del examen PMP

en el PM FASTraek•. Este paso te dará una línea base contra la cual darle seguimiento a tu progreso mientras continúas estudiando.

ADVERTENCIA: Debes limitarte a no más de dos simulaciones completas del examen PMP antes de presentar el examen real. De lo contrario, disminuyes el valor del PM FASTrack•.

ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al 70 por ciento la primera vez que realices una simulación completa del PMP (no sólo los exámenes de un área de conocimiento o grupo de procesos), puede que necesites refrescar los conceptos clave de dirección de proyectos. Si asististe a una clase de dirección de proyectos básica, revisa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipo de clase, considera hacerlo.



6. Revisa cada pregunta que respondiste mal en el PM FASTrack® y escribe las razones específicas de cada respuesta errónea. Evalúa por qué la opción correcta es la adecuada y por qué las otras respuestas son erróneas. ¡Este paso es muy importante!

7. Usa tu lista (del paso 6), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar qué material debes estudiar más. Esto te ayudará a determinar cuánto tiempo más de estudio necesitas y cuáles capítulos debes leer con mayor cuidado. Continúa con el estudio de este libro, centrándote con detalle en las áreas en las que existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamente las secciones o capítulos en los que no te has equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de los conceptos discutidos en este libro. Revisa la Guía del PMBOK® para centrarte en estas brechas. Y recuerda, piensa en "proyectos grandes" y en cómo se debe aplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijas proyectos en tu mundo real.

8. Si tuviste dificultades con ciertas áreas de conocimiento, grupos de procesos o conceptos y estudiaste las áreas en las que tienes brechas, puedes responder una pequeña muestra de preguntas (no más de 20) utilizando la función Área de Conocimiento, Grupo de Procesos o Palabra Clave del PM FASTrack®. Analiza por qué respondiste incorrectamente las preguntas y continúa estudiando tus brechas.

ADVERTENCIA: Es posible que te veas tentado a responder más de 20 preguntas, pero esto no es recomendable. Veinte preguntas deberían ser suficientes para ayudarte a evaluar si has progresado en el área de conocimiento, el grupo de procesos o el concepto en particular, o si debes estudiar más. Responder más de 20 preguntas en un área en particular puede disminuir el valor del PM FASTrack® y no te preparará adecuadamente para la extensión de la experiencia del examen.

9. Haz tu examen de simulación PMP final. Debes obtener una puntuación arriba del 75 por ciento antes de presentar el examen real. Si encuentras muchas preguntas repetidas, significa que estás usando de más el PM FASTrack®.

10. Usa las fichas de estudio Hot Topics flashcards y otros materiales para retener la información que has aprendido hasta que presentes el examen.

11. ¡APRUEBA EL EXAMEN!

Plan B: Uso de Este Libro de Manera Independiente l. Lee este libro por primera vez y completa todos los ejercicios, pero todavía no realices los exámenes

de práctica ubicados al final de cada capítulo. Enfócate más en los capítulos donde tengas más brechas en tus conocimientos o en tu experiencia en la dirección de proyectos en la vida real, y en los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En cada capítulo consulta el Diagrama del Proceso de Rita, y asegúrate de entender todos los esfuerzos involucrados en las áreas de conocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente el capítulo que corresponde en la Guía del PMBOK® para comprender el flujo de los procesos.

2. Conforme termines cada capítulo, consulta los términos del Examen Rápido enlistados en la primera página del capítulo y asegúrate de conocer el significado de cada término o concepto. Revisa los términos sobre los que tengas dudas para mejorar la memorización y evaluar tu comprensión del capítulo.

3. Una vez que hayas leído por primera vez el libro tú solo, si te es posible, forma un grupo de estudio. De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás la oportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrar después). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguiente discusión de: "Cómo usar este libro en un grupo de estudio").

4. Una vez te sientas seguro acerca del material, realiza en una sola sesión los exámenes de práctica ubicados al final de cada capítulo. Este procedimiento te dará una línea base para identificar cuánto has aprendido una vez termines el libro. Así mismo, te ayudará a determinar el tiempo de estudio adicional que necesitas y cuáles capítulos debes leer con mayor atención.

5. Revisa cada pregunta que respondiste mal en los exámenes de práctica del capítulo, y escribe las razones específicas de cada respuesta errónea en la Hoja de Puntuación de este capítulo. Evalúa por qué la opción correcta es la adecuada y por qué las otras respuestas son erróneas. Continúa con el estudio de este libro, centrándote con detalle en las áreas en las que existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamente las secciones o capítulos en los que no te has equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de los conceptos discutidos en este libro. Revisa la Guía del PMBOK® para centrarte en estas brechas.



Aquellos que dirijan un curso de preparación para el examen PMP y utilicen los productos de RMC tal vez quieran contactar a RMC para obtener información acerca de nuestro Programa de Sociedad de Enseñanza. Los socios pueden estar autorizados para crear slides u otros materiales usando el contenido de este libro. Además, pregunta acerca de otras herramientas para los grupos de estudio y para los instructores independientes y acerca de cómo recibir descuentos por volumen de este libro, del PM FASTrac~ o del Hot Tapies.

16

ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al 70 por ciento en los exámenes de práctica del capítulo, puede que necesites refrescar los conceptos clave de dirección de proyectos. Si asististe a una clase de dirección de proyectos básica, revisa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipo de clase, considera hacerlo. No puedes confiar sólo en estas preguntas de práctica para prepararte para el examen.

6. Asegúrate de que conoces realmente el material y después repite los exámenes de práctica de este libro. Como en el paso 5, usa la Hoja de Puntuación para identificar por escrito la razón específica, no la general, por la que respondiste mal cada una de las preguntas.

7. Usa tu lista (del paso 6), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar qué material estudiar más, y luego estudia este material. Recuerda, piensa en "proyectos grandes" y en cómo se debe aplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijas proyectos en tu mundo real. Asegúrate de sentirte seguro de haber llenado tus brechas antes de presentar el examen.

8. ¡APRUEBA EL EXAMEN!

Cómo Usar Este Libro en un Grupo de Estudio Para comenzar, elijan a quién dirigirá la discusión de cada capítulo (de preferencia alguien que no se sienta cómodo con el capítulo, porque a menudo el presentador es el que más aprende y retiene del grupo). Cada vez que se reúnan, vayan directo a las preguntas de los temas que no entiendan y si tienen las fichas de estudio Hot Tapies flashcards, úsenlas para revisar los temas cruciales. La mayoría de los grupos se reúne una hora por capítulo. Ya de manera independiente o con tu grupo de estudio, investiga más sobre las preguntas que no entiendas o que contestaste incorrectamente.

Cada miembro del grupo de estudio debe tener su propio libro, que provee ejercicios, tarea para el hogar e incluso actividades para la clase. (Ten en cuenta que es una violación a las leyes internacionales de derechos de autor hacer copias del material de este libro o crear trabajos derivados a partir de este libro protegido por derechos de autor).

En los últimos 20 años de ayudar a las personas a aprobar el examen y a convertirse en mejores directores de proyectos, RMC ha reunido la siguiente lista de cosas en las que el examen hace énfasis y que muchos directores de proyectos no conocen. Te recomendamos que la leas ahora y que te acuerdes de leerla nuevamente antes de presentar el examen real. Rita acuñó el término "PMI-ismos" para referirse a estos puntos enfatizados únicamente en el examen. Entender los PMI-ismos te ayudará a elegir la mejor respuesta de lo que pareciera ser más de una respuesta correcta. Algunos de los temas están enlistados solamente aquí y otros están resumidos aquí pero descritos de manera más profunda en secciones posteriores de este libro. Para el examen, asume que tienes o que haces todo lo que a continuación se describe y que estos puntos son verdaderos para tus proyectos. A medida que revises la lista de PMI-ismos aquí, coloca una marca de chequeo junto a aquellos que sean verdaderos para tus proyectos.

' PMI-ismos Generales: Coloca.; ' aquí si es 1

verdadero para ! tus proyectos

Los directores de proyectos pueden salvar al universo, son "maravillosos" y "sensacionales" y deben ser muy talentosos ("¡hurra para la dirección de proyectos!").

El director del proyecto pone primero los intereses del proyecto, antes que los propios.

El examen generalmente evalúa desde la perspectiva de un director de proyectos que comprende el valor de las herramientas y técnicas de la dirección de proyectos y sabe cómo adaptarlas a un proyecto grande. Por lo tanto, es útil asumir, a menos que se indique lo contrario, que el director de proyectos está trabajando en un proyecto grande que involucra a más de 200 personas de distintos países, tomará al menos un año, nunca antes se ha realizado en la organización y tiene un presupuesto de US $10 millones de dólares o más.



PMI-ismos Generales: Coloca.¡ aquí si es verdadero para tus proyectos

Los directores de proyectos tienen todo el poder descrito en la Guía del PMBOK• y realizan en el mundo real todas las actividades mencionadas.

El director del proyecto es asignado durante la iniciación del proyecto y no durante la vida del proyecto.

El director de proyectos entiende el proceso de dirección de proyectos (ejemplo: ¡qué hacer en primer lugar, segundo, etc., y por qué!). (Para conocer más sobre esto, ver el Diagrama del Proceso de Rita y el Juego del Proceso de Rita en el capítulo de Procesos de Dirección de Proyectos).

Las organizaciones tienen un proceso formal de selección de proyectos, y siempre eligen proyectos en base a lo bien que esos proyectos cumplen con los objetivos estratégicos de la organización.

El director de proyectos siempre sabe por qué la alta gerencia seleccionó su proyecto y se asegura que se cumplan esos objetivos y el caso de negocio mientras planifica y dirige el proyecto.

Los miembros del equipo están motivados, capacitados e incentivados, y vienen preparados con sugerencias; no necesitan la microgestión del director del proyecto.

El director de proyectos invierte su tiempo planificando, dirigiendo, evaluando y controlando el alcance, tiempo, costos, calidad, riesgos, recursos y satisfacción del cliente.

Las organizaciones tienen una oficina de dirección de proyectos (PMO), la cual tiene responsabilidades importantes y claramente definidas sobre los proyectos en toda la organización.

Las organizaciones tienen políticas de dirección de proyectos, que el director de proyectos adapta para usarlas en sus proyectos. Estas políticas pueden incluir metodologías de dirección de proyectos, procedimientos de riesgos y procedimientos de calidad.

Un proyecto puede formar parte de un programa o portafolio, y la relación del proyecto con otros proyectos podría influir considerablemente en la forma en que el director de proyectos realiza su trabajo.

Las organizaciones tienen registros (información histórica y lecciones aprendidas) de todos los proyectos anteriores donde se incluye lo que fueron los paquetes de trabajo, cuánto costó cada paquete de trabajo y cuáles riesgos no se cubrieron (referidos ahora en la Guía del PMBOK• como parte de los activos de los procesos de la organización). El director de proyectos utiliza esta historia pasada de otros proyectos para planificar el proyecto actual. A medida que el proyecto avanza, el director de proyectos suministra a la base de conocimiento de la organización los registros históricos y lecciones aprendidas del proyecto actual.

El director de proyectos trabaja dentro de la cultura y de los sistemas existentes de una compañía (factores ambientales de la empresa) y uno de los resultados del proyecto es proveer entradas para mejorar esos sistemas.

Todos los proyectos tienen un acta de constitución del proyecto, que autoriza el proyecto y el rol del director del proyecto.

En todo proyecto se usa una estructura de desglose del trabajo (EDT).

Un plan para la dirección del proyecto no es un diagrama de barras, sino una serie de planes de gestión. El director de proyectos sabe lo que implica crear un verdadero plan para la dirección del proyecto.



PMI-ismos Generales: Coloca./ aquí si es verdadero para tus proyectos

Además del plan para la dirección del proyecto, el director de proyectos genera y mantiene actualizados otros documentos (documentos del proyecto) para ayudar a planificar, dirigir y controlar un proyecto.

Los interesados participan a lo largo del proyecto. Sus necesidades se toman en cuenta al momento de planificar el proyecto y crear el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de gestión de los interesados. También pueden ayudar a identificar y gestionar los riesgos.

Las personas necesitan una recompensa por su trabajo. (En serio, en el examen se llega a preguntar sobre este concepto).

PMI no aprueba el "bañar en oro" (añadir funcionalidad extra).

Dado que la mayoría de los proyectos se dirigen en organizaciones matriciales, esos temas aparentemente fáciles como las teorías motivacionales o la resolución de conflictos pueden resultar complicados en el examen.

El director de proyectos tiene la responsabilidad profesional de utilizar de manera adecuada las herramientas y los procesos de la dirección de proyectos.

Mientas se planifica el proyecto: Coloca,¡ aquí si es verdadero para tus proyectos

Es muy importante planificar, y todo proyecto debe ser planificado.

El director de proyectos no planifica el proyecto él solo, sino con el aporte del equipo y de los interesados.

Parte de la planificación implica decidir cuáles procesos de la Guía del PMBOK" deberán usarse en cada proyecto y cómo adaptar esos procesos al proyecto.

Existen planes acerca de cómo serán planificadas, dirigidas y controladas las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones y gestión de los interesados. Estos se llaman planes de gestión y todo proyecto cuenta con uno para todas las áreas de conocimiento.

De ser posible, antes de que comience el trabajo real del proyecto hay que identificar todo el trabajo requerido y a todos los interesados.

El director de proyectos determina las métricas que se usarán para la medición de la calidad.

El director de proyectos cuenta con un plan para mejorar continuamente los procesos.

El director de proyectos crea un sistema para recompensar a los miembros del equipo y a los interesados.

Todos los roles y responsabilidades están CLARAMENTE documentados y asignados a personas concretas dentro del proyecto. Estos pueden incluir acciones como presentación de informes, tareas de gestión de los riesgos y asistencia a reuniones, así como el trabajo propio del proyecto.

El director del proyecto se enfoca especialmente en identificar riesgos.

A los interesados, así como a los miembros del equipo, se les asignarán responsabilidades en la identificación de riesgos y en la gestión de los riesgos.

El director del proyecto comprende que gestionar los riesgos ahorra dinero y tiempo del proyecto.

18 © 2013 RMC Publications, lnc • 952.846.4484 • [email protected] • www.rmcproject.com


Planificando el proyecto: ' Coloca.; aquí si es verdadero para tus proyectos

Los costos y el cronograma del proyecto no se pueden finalizar hasta no concluir la gestión de los riesgos.

El director de proyectos evalúa si el proyecto puede cumplir tanto con la fecha de finalización, como con los objetivos y otras restricciones del proyecto. Después se reúne con la alta gerencia para resolver cualquier diferencia ANTES de que inicie el trabajo del proyecto. El director de proyectos sabe que los cronogramas poco realistas son su error.

El director de proyectos planifica cuándo y cómo medir el rendimiento contra la línea base para la medición del desempeño, como se documentó en el plan para la dirección del proyecto, aunque también cuenta con otras mediciones para determinar cómo se está desempeñando el proyecto mientras se realiza el trabajo.

El plan para la dirección del proyecto es realista y todos creen que se puede llevar a cabo.

El examen define una reunión de inicio del proyecto de una forma quizás diferente de lo que entiendes por reunión de inicio del proyecto (ver el capítulo Gestión de la Integración).

Mientras se realiza el proyecto: Coloca.; aquí si es verdadero para tus proyectos

El proyecto es dirigido para cumplir con el plan para la dirección del proyecto, el cual es realista y completo.

El director de proyectos mide contra el plan para la dirección del proyecto para ayudar a determinar el estado del proyecto a lo largo de la vida del mismo.

A lo largo de la vida del proyecto, los proyectos se vuelven a estimar para asegurarse de que se cumplirá con la fecha de finalización y con los objetivos de costos. Es por eso, que el director del proyecto usualmente sabe si el proyecto podrá cumplir con la fecha de finalización acordada y el presupuesto.

Los retrasos deben ser recuperados ajustando el trabajo futuro, en lugar de solicitar más tiempo.

El director de proyectos tiene poder y autoridad. Puede decir "No" y trabajar para controlar el proyecto en beneficio del cliente.

El director de proyectos le hace saber a las otras personas que no pueden obtener algo a cambio de nada. Un cambio al alcance se DEBE evaluar por sus impactos en el tiempo, los costos, la calidad, los riesgos, los recursos y la satisfacción del cliente. El director de proyectos cuenta con información suficiente acerca del proyecto para realizar este análisis.

El director de proyectos sabe que, con el tiempo, no todos los involucrados en el proyecto tendrán el mismo entendimiento de lo que es el proyecto y lo que pudiera suceder durante la vida del proyecto. Por esta razón, el director de proyectos está continuamente buscando asegurar que todos conocen lo que está pasando y tienen las expectativas adecuadas.

El director de proyectos entiende y toma muy en serio las responsabilidades de los recursos humanos en un proyecto.

El director de proyectos invierte tiempo en actividades como la formación de equipos y se asegura del alto desempeño del equipo.

El director de proyectos es proactivo y encuentra los problemas en etapas tempranas, busca cambios y previene problemas.



20

Mientras se realiza el proyecto: ,, - .... ~,

Coloca.; aquí si es verdadero para

' tus proyectos El director de proyectos se enfoca más en prevenir problemas que en lidiar con problemas.

La mayoría de los problemas que surgen ya cuentan con un plan de respuesta a los riesgos, creado para lidiar con ellos.

Los riesgos son un tema importante a tratar en cada una de las reuniones de equipo.

Las reuniones de equipo no se enfocan en el estado del proyecto. Este puede ser recopilado por otros medios.

Cualquier cambio realizado al plan para la dirección del proyecto pasa a través del proceso de la gestión de los cambios y del control integrado de cambios.

El director de proyectos se asegura de que en el proyecto se sigan las políticas de la organización.

El director de proyectos recomienda mejoras a los estándares, procesos y políticas de la organización ejecutante. Tales recomendaciones son esperadas y bienvenidas por la alta gerencia.

La calidad será evaluada en cualquier momento que exista un cambio sobre algún componente del proyecto.

La calidad debe ser revisada antes de que una actividad o paquete de trabajo sea completado.

El director de proyectos trabaja muy de cerca con el departamento de aseguramiento de la calidad/control de calidad al ejecutar algunas actividades relativas a la calidad mencionadas en la Guía del PMBOK®.

El director de proyectos está activamente involucrado en el proceso de las adquisiciones y ayuda en la gestión de las adquisiciones.

El director de proyectos entiende el lenguaje del contrato.

El director de proyectos se asegura de que todos los términos del contrato se cumplan, incluyendo esos que no le parecen importantes.

Cierre del proyecto: ,, ,,

Coloca./ aquí si es verdadero para tus proyectos

El director de proyectos archiva todos los registros del proyecto.

Ningún proyecto está terminado hasta no contar con la aceptación final del cliente.

Todos los proyectos generan un informe final donde el equipo del proyecto tiene la oportunidad de anunciar que se alcanzaron los objetivos del proyecto.

¿Cuáles puntos en esta lista parecen ser diferentes con respecto a la manera en que gestionas tus proyectos en el mundo real? ¿Cuál de estos puntos no entiendes? Vuelve a leer esta lista cuando consideres que terminaste de estudiar y presta atención especialmente a los puntos que dejaste sin marcar. ¿Existen algunos puntos sobre los que necesitas pensar un poco más para asegurarte de que los vas a recordar cuando presentes el examen? Conocer estos PMI-ismos puede hacer una diferencia importante en el examen.

© 2013 RMC Publications, lnc • 952 846.4484 • [email protected] • www.rmcproject.com

Cap1 Técnicas de Estudio Para Este Examen

Documents

Transcript of Cap1 Técnicas de Estudio Para Este Examen