Capacitacion indicadores 2012

ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT

DIEGO ESCOBAR GUINEA

Alcalde Municipal

Dime y lo olvido, Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, enséñame y lo recuerdo,

involúcrame y lo involúcrame y lo aprendo." aprendo."

Benjamin Franklin Benjamin Franklin



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Todas las intervenciones son válidas e importantes.

Daremos buen manejo al uso de la palabra.

Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros así no las compartamos.

Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva.



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Fortalecer las competencias del funcionario de la Alcaldía de Girardot en: Conocimientos de indicadores de Gestión

Difundir el conocimiento referente a la Herramientas del SIGC- indicadores de Gestión.

Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno.

Fortalecer la metodología de mejoramiento del control de la gestión a través de indicadores de gestión.



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Bienvenido a este nuevo proceso de aprendizaje, que le permitirá conocer las bases conceptuales y prácticas, para determinar los elementos que deben ser medidos y monitoreados en sus actividades diarias, con el fin de contribuir al éxito de la empresa y a la oportuna toma de decisiones.



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Porque la empresa debe tomar decisiones.

Recuerde:___________________________________________________________

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar, si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”

Porque se necesitan conocer los resultados de las empresas (caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).



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Porque se requiere saber sí cada área y/o actividad está en el camino correcto o no.

Porque se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.



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Porque se requiere saber, en lo posible, y en tiempo real, que pasa en la empresa.



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Para poder interpretar lo que está ocurriendo.

Para tomar medidas cuando las variables o datos se salen de los límites establecidos.

Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.

Para analizar la tendencia histórica y apreciar los resultados a través del tiempo.

Para direccionar o re-direccionar planes.

Para medir la situación de riesgo de la empresa.

Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora.



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Los indicadores tienen diversos tipos o categorías de acuerdo a loque se quiere medir y a los resultados que se esperan, estos se pueden representar de la siguiente manera:

Indicadores de resultado: Indicadores de proceso



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Son los relacionados con resultados o salidas de un proceso. Este tipo de indicadores se pueden categorizar en:

De eficacia: comparan los resultados obtenidos con los previstos.

La eficacia es el nivel de satisfacción alcanzado por los usuarios de losservicios o bienes suministrados por la entidad o el grado de CumplimientoDe los Objetivos Sociales previamente marcados por la organización para cada uno de los servicios o programas.



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De eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Una entidad es eficiente si racionaliza el uso de sus recursos de la mejor manera posible para la obtención de unos determinados resultados.



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De efectividad: Medida de impacto de la gestión en el logro de los resultados planificados como el manejo de los recurso utilizados y disponible. “La efectividad se ocupa de verificar si los recursos han sido obtenidos con el mínimo coste posible, preservando la adecuada calidad y cantidad de los mismos”. La efectividad hace referencia a la adquisición de los recursos en calidad y cantidad apropiada y al menor coste posible



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Son los relacionados con las actividades intermedias de un proceso. Este tipo de indicadores se pueden categorizar en:

Estratégicos: Informan de qué factores externos influyen en el proceso de actividad.

De Estructura: Valoran los recursos disponibles y los necesarios.

De Proceso: Evalúan cómo se desarrollan las actividades intermedias del proceso de gestión.

De Resultado: Miden los resultados finales del proceso.



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Los beneficios que ofrece la medición de indicadores, y su función básica es aportarle a la empresa un camino correcto para que logre cumplir con las metas establecidas, podemos identificar los siguientes:

Comunicar las metas. Identificar problemas y oportunidades.



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Diagnosticar problemas Entender procesos

Definir responsabilidades Mejorar el control de la empresa



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Identificar iniciativas y acciones necesarias

Medir comportamientos.

Facilitar la delegación en Las personas

Integrar la compensación con la actuación



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La ficha técnica del indicador y su correcta elaboración implican un proceso que agrega soporte al resultado y a quienes la diligencian.

Establecer con claridad hacia donde se apunta o a donde se quiere llegar de tal forma que se pueda definir plenamente cada uno de los interrogantes planteados.

Para su diligenciamiento, se recomienda tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Llenar todos los espacios que la ficha técnica contiene.

Conocer con claridad el significado de cada uno de los espacios.



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Es importante anotar que los indicadores por sí solos no se evalúan. El análisis e interpretación de los mismos debe ser claro, razonable y objetivo, y es necesario identificar los factores internos y externos que influyeron en los resultados.



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Estableciendo alarmas: En algunos casos se establecen valores que indiquen posibles situaciones anormales en el futuro. Estos se denominan alarmas y son facilitan el análisis.

Mirando tendencias: Con base en la tendencia se analiza que pasaría sí el indicador continúa así. ¿Tiende a aumentar, a disminuir o se está estabilizando?

Estacionalidad: Una característica de la tendencia es la estacionalidad, situaciones que se repiten en momentos específicos del tiempo (horas, días, meses, años). Esta nos ayuda a interpretar la tendencia.

Identificando situaciones normales y anormales: Al analizar la tendencia se encuentran comportamientos que se salen de lo esperado, por lo que se denominan anormales. Lo importante es analizar las medidas a tomar con estos comportamientos.



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Es importante conocer que el mejoramiento continuo es uno de los principios fundamentales de la calidad.

Para trabajar bajo principios de gestión claros y bien definidos que me ofrezcan bases sólidas para el mejoramiento continuo, se plantea la ruta de la calidad o ciclo PHVA como una metodología clara, que sí es aplicada de manera sistemática va a llevar a que los indicadores de gestión aporten a la mejora en la organización.



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