La administracin es un proceso esencialmente dinmico y evolutivo, que se adapta e influye continuamente a las condiciones sociales, polticas, econmicas y tecnolgicas y hace uso de ellas para lograr, en la forma ms satisfactoria posible los objetivos que persigue. Dicho proceso es slo posible debido a la circunstancia de que, siendo un producto social, su fuerza evolutiva descansa en la actividad creadora, caracterstica de la mente humana.

a.Unidad y divisin del proceso administrativoTodo proceso administrativo, por referirse a la actuacin de la vida social, es de su yo nico, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unido con los dems, y que, adems, se dan de su yo simultneamente.

Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es prcticamente imposible, y es irreal. En todo momento de la vida de la empresa, se van, completndose, influyndose mutuamente e interpretndose, los diversos aspectos de la administracin. As, al hacer planes simultneamente se est controlando, dirigiendo, organizando, etc.

b.Beneficios de una divisin conceptualNo obstante, desde un punto de vista meramente conceptual, metodolgico, y con el fin de estudiar, comprender mejor y aplicar mejor la administracin, es conveniente, y lgico separar a aquellos momentos o elementos que en una circunstancia puedan predominar, porque de esa manera se puede fijar mejor sus reglas, tcnicas, etc.

Hemos visto la separacin fundamental de los dos aspectos que Urwick llama la mecnica y la dinmica administrativa, pero ahora trataremos de distinguir todava dentro de esas dos fases amplias, los elementos o sectores ms concretos que tiene una connotacin que hace que cada uno de ellos un aspecto plenamente especfico.

Entendemos pues, por elementos de la administracin de acuerdo con la terminologa usada por Fayol, los pasos o etapas bsicas a travs de los cuales se realiza aquella.

c.Diversos criterios de divisinSiendo toda divisin de algn modo arbitraria y con fines de estudio, es natural que se presenten criterios necesarios y diversos para distinguir y separar los elementos de la administracin, mxima tratndose de una tcnica en pleno periodo de formacin.

Mencionaremos los criterios ms seguidos, haciendo notar los problemas que en cada uno de ellos se presenta.

Divisin tripartita:La American ManagementAssociatin (y ms concretamente Appley, su presidente) considera que en la administracin existen dos elementos: (1) Planeacin y (2) Control. Pero al dividir ste ltimo en Organizacin u Supervisin, en realidad propone una divisin tripartita: (1) Planeacin; (2) Organizacin y (3) Supervisin.

Esta divisin de elementos, adems de ser sumamente amplia (apenas si aade nada de la divisin de fases: mecnico y dinmico de Urwick) tiene el inconveniente de que la organizacin, como elemento impar intermedio, no se puede saber si pertenece a la mecnica o a la dinmica y, con ello, s la organizacin se refiere al cmo deben ser las relaciones o, al cmo son de hecho.

Divisin en cuatro elementos:Una de las formas ms extendidas de agrupar a los elementos, es quiz la que considera en ella cuatro, la cual en seguida, entre otros, por Terry; estos elementos son: (1)Planeacin, (2) Organizacin, (3)Ejecucin y (4) Control.

Una variante de esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en vez de ejecucin, direccin, considerando que la ejecucin, por parte de quien administra consiste en dirigir.

Tiene esta divisin las ventajas de ser sencilla, de estar muy difundida o generalizada de distinguir bien las etapas de la mecnica. Planeacin y Organizacin y las de ola dinmica: Direccin o Ejecucin y Control.

Nosotros le encontramos, dos limitaciones: la primera radica en que no se distingue entre previsin y Planeacin; esto es, entre lo que puede hacerse y lo que se va ha hacer de hecho. Con ello limita, como hacen notar muchos autores, las posibilidades de forzar la mente a encontrar entre los diversos recursos alternativos, el mejor, pues se da por hecho que partimos de algoalgo que debe hacerse o sean los planes. De hecho, la previsin es reconocida por la mayora de los autores en el captulo que dedican a lo que ellos llaman, planning premises.

Pero, sobre todo, da un mismo tratamiento a tcticas que hoy estn bastante bien referenciadas, como son la de previsin y las de la planeacin. Diremos con Fayol que una cosa es escrutar el futuro y otra distinta hacer los planes de accin. El principal inconveniente de reunir ambas, est en que conduce, o al menos favorece, lo que Drucker llama la falacia del camino nico o sea, queda por supuesto que los planes de los que partimos son los mejores o los nicos, siendo que pueden existir otros ms eficientes.

La segunda limitacin es que confunde en el trmino direccin o ejecucin, lo que corresponde a cmo se puede integrar un organismo social, una empresa y lo que se refiere a cmo dirigirlo, mandarlo o conducirlo. Y aunque es indiscutible que existen relaciones de contacto entre ambos elementos de que cada uno se ocupa, son bastante diversos como para justificar su especificacin separada.

Divisin de cinco elementos:Fayol, como ya sabemos pone cinco elementos en la administracin: (1) Prever,(2) Organizar, (3)Mandar , (4) Coordinar y (5) Controlar. Al hablar de las siguientes divisiones, derivadas de este gran autor, haremos su crtica.

Divisin de Koontz en cinco elementos:El magnfico libro de Koontz y O Donnell, Principios de Management propone una divisin en los siguientes elementos: (1) Planeacin, (2) Organizacin, (3) Integracin, (4) Direccin y (5) Control. En el fondo ser la que adoptamos en clase, con la sola distincin del primer elemento en dos: Previsin y Planeacin, por lo arriba sealado.

Divisin en seis elementos:Urwick, sigue la divisin de Fayol, descomponiendo tan slo la previsin, primer elemento propuesto por este autor en los dos repetidos antes: Previsin y Planeacin. Y justifica esto, tanto haciendo notar que en tiempos de Fayol realmente la previsin tcnica apenas si consista en una mera adivinacin lo que hoy no ocurre, dadas las diversas tcnicas tpicas de previsin, tales como la investigacin operacional, la presin con base estadstica, etc. Como tambin observando con gran agudeza, lo que ya dejamos apuntado: que el mismo Fayol distingui en su definicin de previsin de los elementos, al decir que consiste en : (1) Escrutar el futuro, y (2) Hacer los programas de accin.

Recogiendo lo ms til, a nuestro juicio de las diversas clasificaciones de los elementos, para saber todas las de Terry y de Koontz ODonnell, seguiremos nosotros lo siguiente: Previsin: responde a la pregunta Qu puede hacerse?; planeacin: Qu se va hacer?, organizacin: Cmo se va ha hacer?.

Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama mecnica.Integracin: responde ala pregunta: Con qu se va hacer?Direccin: se refiere al problema: ver que se haga.Control: investiga en concreto: Cmo se ha realizado?

Estos tres elementos se encuentran dentro de la fase dinmica de la administracin.Elementos de la mecnica administrativaa) Previsin.Consiste en la determinacin, tcnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y al investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de encontrase, hasta determinar los diversos cursos de accin posibles. Tambin podemos definir la previsin como: El hecho de determinar el riesgo basndose en las condiciones de vulnerabilidad y posibles amenazasLa previsin comprende, por lo menos, tres etapas.1. Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines.2. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios con que puede contarse.3. Cursos alternativos: trata de la adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuntas posibilidades de accin distintas existen.

b) Planeacin. Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir, fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijacin de tiempos, unidades, etctera, necesarias para su realizacin.Comprende tres etapas:1. Polticas: principios para orientar la accin.2. Procedimientos: secuencia de operaciones o mtodos.3. Programas: fijacin de tiempos requeridos.Comprende tambin presupuestos, que son programas en que se precisan unidades, costos, etctera, y diversos tipos de pronsticos.c) Organizacin. Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.En la misma definicin se ve claramente las tres etapas:1. Jerarquas: fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel.El concepto de jerarqua tambin es ampliamente aplicado a la gestin de las organizaciones para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta direccin y sigue hasta los trabajadores no gestores.Forma de organizacin dentro de una institucin de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados.2. Funciones: la determinacin de cmo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.3. Obligaciones: lasque tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeada por una persona.

Elemento de la dinmica administrativad) Integracin. Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecnica administrativa seala como necesarios para su ms eficaz funcionamiento, escogindolos, introducindolos, articulndolos y buscando su mejor desarrollo.Aunque la integracin comprende cosas y personas, lgicamente es ms importante la de las personas, y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando, nica que contemplan Koontz y ODonnell bajo el titulo Staffing.De acuerdo con la definicin, la integracin de las personas abarca:1. Seleccin: Tcnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.2. Introduccin: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y ms rpidamente que sea posible al organismo social.3. Desarrollo: Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar, mejorar. Esto es lo que estudia esta etapa.Debe analizarse tambin en esta etapa, la integracin administrativa de las cosas.

e) Direccin. Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz los planes sealados.Comprende por lo tanto, las siguientes etapas:1. Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda administracin y, por lo mismo, su elemento principal, que es la direccin. Se estudia cmo delegarla y cmo ejercerla.2. Comunicacin: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de ste, hacia cada rgano y clula, las rdenes de accin necesarias, debidamente coordinadas.3. Supervisin: La funcin ltima de la administracin, es el ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haban planeado y mandado.

f) Control: Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.Comprende por lo mismo tres etapas:1. Establecimiento de normas: Porque sin ellas es imposible hacer la comparacin, base de todo control.2. Operacin de los controles: sta suele ser una funcin propia de los tcnicos especialistas en cada uno de ellos.3. Interpretacin de resultados: sta es una funcin administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeacin.Aunque existe una estrecha relacin entre los seis elementos, sobre todo entre los que tocan sta ser ms claros entre:Previsin y Planeacin: Estn ms ligados con lo que ha de hacerse.Organizacin e integracin: Se refieren ms al cmo va a hacerse.Direccin y control: Se dirigen a ver que se haga y como se hizo.