CAPITULO 4

ORGANIZACION DE LOS SERVICIOS DE ENFERMERIA Y SUSNIVELES JERARQUICOS

Enf. Cónsuelo Vargas Lechuga Enfermera Emérita

Subdirección General Médica del IMSS

- INTRODUCCION- ORGANIZACION Y NIVELES JERARQUICOS- REPRESENTACION GRAFICA DEL SERVICIO- LA AUTORIDAD- COORDINACION- OBJETIVOS DEL SISTEMA- INSTRUMENTOS TECNICOS-NORMATIVOS- CONCLUSIONES- RESUMEN- GLOSARIO- BIBLIOGRAFIA

lNTRODUCCION

Las personas eficientes logran que todo modelo de organización de buenosresultados, es obvio que los empleados eficientes y los que realmente desean cooperar,trabajan juntos con la máxima productividad, si saben saben que papel desempeñarán dentrodel equipo de trabajo al que pertenecen y si conocen las acciones que se relacionan entre sí yque operan en etapas diversas del proceso; ya que de esta manera se asegura el exito.

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Para que la fase organizacional sea significativa para los individuos, habrá deincorporar objetivos verificables que den una idea clara de las funciones y deberes, con unalínea de autoridad que guíe su cumplimiento y se conozca claramente lo que se debehacer.

La estructura de la organización de enfermería está diseñada y bien definida paraprecisar los puestos, las obligaciones y la responsabilidad de cada integrante; esto permiteeliminar obstáculos, confusión a incertidumbre en la toma de decisiones y en lacomunicación que apoyan los objetivos de la Institución y del propio servicio de enfermería.

ORGANIZACION Y NIVELES JERARQUICOS

En esta etapa del proceso, las autoridades han determinado los organismosadministrativos, los niveles jerárquicos, los puestos necesarios, sus funciones y actividadesdentro de la organización general y la del propio departamento. Señalan claramente laautoridad y responsabilidad de cada individuo, de tal forma que el esfuerzo total pueda seraplicado y coordinado de manera sistemática. En la organización también se define cual esla tecnología necesaria para que las personas puedan cumplir las funciones del propiodepartamento de enfermería a indican las características psicotécnicas que deberán tenerquienes desempeñen papeles específicos.

La estructura administrativa de enfermería es la forma en que están ordenadas lasunidades que componen el organismo y la relación que guardan sus unidades entre sí,éstas a su vez constituyen las unidades administrativas; que integran la estructura con losórganos, los puestos y las plazas. O sea, que la ordenación y arreglo estructural de lasunidades administrativas implica en consecuencia la creación de: órganos, puestos, plazasy niveles jerárquicos.

Se crean órganos, puestos y plazas, porque es necesario dividir el trabajo de modoque pueda asignarse a personas físicas, se obtiene mayor eficiencia si la división del trabajose hace por actividades afines, que permitan mayor especialización, y que den mejoreconomía de tiempo, esfuerzo y costo al ejecutarlas.

La organización va determinando la subdivisión de los organismos administrativos,en unidades de menor tamaño y nivel jerárquico, aplicado a la división del trabajo y a laespecialización que éste requiere, se van formando los puestos con

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actividades afines, agrupándolos en unidades de mayor tamaño y jerarquía; estos son losllamados órganos.

Los niveles jerárquicos se han creado, porque un solo jefe se ve físicamenteincapacitado para dirigir de un modo efectivo a un número muy grande de subordinados, tales el caso de enfermeria, en el que se tiene la necesidad de delegar parte de la autoridad enotros jefes subordinados.

Dentro de la organización de enfermería existen los criterios para determinar lospuestos y plazas que necesita cada unidad médica, basándose en las funciones específicasque se realizan, las especialidades de los servicios, las actividades en determinado procesoen la atención al paciente, y el tipo de equipo o paciente que es atendido con el mismo.Estos aspectos han ido determinando la complejidad y continua permanencia de losservicios que han de responder a las necesidades actuates de la población por atender. Parasolventar estos requerimientos, el servicio de enfermería toma una característica significativay diferente, ya que para dar atención al paciente en forma ininterrumpida, se requiere de unnúmero considerable de trabajadores que van a integrar la plantilla de personal; por sumagnitud se necesita establecer los niveles jerárquicos dentro de la estructura propia deenfermería; a fin de que se propicien los medios para el control de este personal en susdiferentes niveles, categorias y turnos.

El definir el número total de plazas que necesita un servicio de enfermeria, permiteconocer el desglose por turno y categorías. Esto nos marca los requerimientos de personalpara programar en forma equilibrada. y escalonada el tiempo de trabajo, descansos ainterrupciones obligadas, -que se van ajustando a las necesidades que se presenten.Quienes desempeñan las funciones de enfermería han de ser personas calificadastécnicamente, para poder cumplir con una responsabilidad de gran impacto, como es elcuidado y conservación de la vida de un ser humano.

En el cuadro No. 1 se describen las áreas y servicios hospitalarios donde se brinda laatención al paciente y donde desempeña sus funciones el personal de enfermería.

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La jefe de un departamento de enfermería es la responsable de la atención quebrinda la enfermera a los pacientes, así como de planear, organizar, integrar, dirigir yevaluar los recursos humanos y materiales asignados para el cumplimiento de susfunciones. Para esto ha de valerse de la organización y de los niveles jerárquicos que enforma conjunta y agrupada comprende a todas las personas que realizan la supervisión delos servicios, y en cuya ejecución comprende la participación de todos los trabajadoresadscritos al propio servicio.

La organización es un proceso complejo en el que interactúan una gran variedad deelementos, y en el caso específico de un departamento de enfermería esto cobra mayortrascendencia, debido a que para la enfermera, su campo de acción es con y para el serhumano, el elemento más valioso de este universo, este aspecto humano la sitúa ante lasociedad, como a una persona a la que se le observa con mayor atención.

Dentro de la organización general se nos ha indicado cual es la tecnologíaapropiada, y que para cumplir con las funciones específicas, existe una estructura física yhumana que permite guiar a este conjunto; y si es necesario saber como es su engranajeen cumplimiento de los propósitos y objetivos dentro de la propia institución.

REPRESENTACION GRAFICA DEL SERVICIO

Todo proceso exige coherencia, continuidad, coordinación a integración con debidaflexibilidad, para que una vez que haya sido constituído, se vigilen sus pasos secuencialesy sus resultados para mantener o modificar, con oportunidad, alguna de sus partes sinperder de vista el todo.

Durante muchos años las instituciones vienen utilizando la gráfica de la organizacióncomo un conjunto de puestos, estos organigramas representan a la empresa como unaestructura de responsabilidades y de autoridad. Se ha tenido que aceptar la gráfica comouna representación fiel de la realidad de las organizaciones elaborada desde una serie depuestos, que determinan una estructura de responsabilidad y otra de empleados. Indicaquienes tienen que tratarse o interrelacionarse a base de mandar y obedecer. Además seformulan las normas y procedimientos necesarios para determinar las relaciones recíprocasa que haya lugar, o sea los "controles" para que la estructura pueda operar.

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La representación gráfica de un servicio de enfermería, en general tiene uncarácter universal, y las características específicas se dan por cada país y a su vez porcada institución; ésta es determinada por una serie de aspectos que comprenden laestructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las jerarquias, funciones yobligaciones individuales y departamentales.

En las instituciones de salud, la propia enfermería tiene determinadas líneas demando, comunicación, coordinación y asesoría respectiva; así como la determinación dediferentes puestos, de acuerdo a las categorías de personal que contractualmente existenen la division de trabajo correspondiente.

Los niveles organizacionales y los tramps de control se representan por medio deesquemas, o sea los organigramas, según su formato pueden ser verticales, horizontalesy circulares. En un organigrama vertical, los niveles jerárquicos corresponden a las filas;en uno horizontal a las columnas y en uno circular; a las circunferencias concéntricas. Losniveles jerárquicos, puestos, categorías, líneas de mando, coordinación, comunicación yasesoría que en la generálidad se conocen y se dan en las instituciones de salud, comose muestra en el cuadro No. 2. Siempre han de considerarse las categorías quecontractualmente se tengan autorizadas.

Uno de los símbolos que siempre ha caracterizado a la enfermera y que tandignamente porta es la cofia, es a través de las insignias como se logra representar acada una de las categorías, también nos permite identificar los niveles jerárquicos comoestá señalado en el cuadro No. 3.

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En la organización se aplican los principios de la administración en forma clara yprecisa. De su debido cumplimiento depende el éxito de un departamento, éstos son:

División del trabajo.Autoridad y responsabilidad.Disciplina.Unidad de mando.Unidad de dirección.Subordinación de intereses individuales en general.Remuneración.Centralización.Cadena de mando.Orden.Equidad.Estabilidad en la permanencia del personal.Iniciativa.Espíritu de equipo.

LA AUTORIDAD

El directivo tiene la facultad de dirigir las acciones de otros para que las realicen y deimpedir que efectúen alguna actividad o que acaten una decision. Entraña el derecho de unadecision, ejecución o mando que afecta a otros miembros de la institución. Exige obedienciay cumplimiento. Toda autoridad supone la existencia de una responsabilidad. Allí donde seejerce una autoridad nace una responsabilidad.

La autoridad implica una relación entre el que ejerce por conducto de líneas demando, a través de los distintos niveles.

La autoridad funcional, es una autoridad restringida a una actividad determinada yexiste en forma paralela a la autoridad lineal. La relación entre asesor y jefe de línea noimplica una clase de autoridad. El consejo del asesor no siempre requiere de cumplimiento,no es mando y por lo tanto no es ejercicio de autoridad. Al asesorar, se aconseja a informa alos órganos de línea en aquellas actividades o campo que requieren conocimiento yexperiencia técnica especializada. Sus opiniones requieren obediencia, sino son simplesconsejos que pueden ser aceptados o no por el jefe

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de línea a quien aconsejan. Sin embargo ellos sí pueden imponerlas a sus subordinados;transformándolas en órdenes, reglas o instrucciones. La relación de asesoría se puede darentre los niveles de mando. El asesor en cambio tiene un jefe de línea a quien reporta y conquien está en relación de subordinación. La responsabilidad es el compromiso de darcuenta al superior del cumplimiento de sus obligaciones administrativas según su puesto,implica obediencia y dependencia.

La delegación de autoridad radica en el órgano supremo, en el nivel más alto de laescala jerárquica. Para agilizar el funcionamiento, parte de la autoridad va siendo delegadade un nivel a otro a los órganos inferiores. Conforme más alto es el nivel más amplia es laautoridad, mientras más bajo es el nivel más limitada es la autoridad de sus órganos. Loslímites de autoridad se van dando en los niveles jerárquicos, en la clase de actividades queafecte, el valor monetario que implique, el tiempo que dure el efecto de la decisión, y lapermanencia de esa facultad.

Los instrumentos que precisan los lírnites de autoridad son las descripciones delabores que forman parte de todo manual de organización, reparten y establecen las tareasque deben corresponder a cada empleado de una institución; en los niveles más altos estono es suficiente si no se define qué decisiones puede tomar el funcionario en el desempeñode sus tareas; cuáles decisiones están reservadas para otros funcionarios, y a quién deberecurrir para que las tomen.

COORDINACION

Mediante relaciones de autoridad, coordinación y comunicación se vinculan losgrupos horizontales y verticales; ordenando y jerarquizando las funciones, mediante lacombinación racional de elementos como se muestra en el cuadro No. 4.

Para que el personal cumpla con eficiencia y eficacia sus funciones, han derelacionarse a interactuar con la mayor parte de servicios de una unidad médica, paraestablecer coordinación efectiva como se muestra en el cuadro No. 5.

La coordinación es una verdadera necesidad en los servicios asistenciales, así comopara las personas que laboran en ellos, da armonía y comunicación entre los actos de laspersonas y las unidades administrativas de un organismo, facilitando el funcionamiento ycumplimiento exitoso de sus objetivos.

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OBJETIVOS DEL SERVICIO

Se ha mencionado la palabra eficiencia para el cumplimiento de las funciones deenfermería, y esto es el resultado de aprovechar al máximo los recursos humanos,materiales y financieros de una organización para el logro de sus objetivos, con la menorinversión de esfuerzo y tiempo por parte de los individuos que intervienen en las labores.El ser eficaz es un sinónimo de utilidad y se refiere al grado de cumplimiento obtenido alproducir un resultado como consecuencia de la ejecución de una acción. Todo esto serealiza con la suma de esfuerzos de todo un equipo de trabajo, que en forma ordenada yorganizada cumple con sus funciones asignadas y coadyuva en el logro de los objetivosde los servicios de enfermería, éstos son:

Establecer los planes y programas para que el servicio de enfermería brinde unaatención optima a la población solicitante.

Intervenir en la determinación de los recursos materiales, su aprovisionamiento,adecuada utilización y control de los mismos.

Dar una optima administración a los recursos humanos, acorde al número, tipo deservicios y categorías de personal en un ambiente óptimo, propiciando su propiodesarrollo.

Evaluar la participación del personal durante el proceso de atenciónproporcionada.

La organización nos ha enseñado que y como se van a hacer las cosas, comoinstrumentar las jerarquías, la aplicación de documentos normativos que tododepartamento de enfermería ha de cumplir, por medio de recursos humanos que le hansido asignados en sus diferentes puestos y categorías.

INSTRUMENTOS TECNICO-NORMATIVOS

Los instrumentos técnico-normativos que nos señalan las funciones son:

Manual básico del puesto.Descripción y análisis de puestos.Manual de bienvenida.

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Inducción del personal al area y al puesto.Plantilla teórica y nominal de personal.Normas administrativas para el manejo y control de personal, roles deasistencia, vacaciones, festivos, licencias, incapacidades, etc.Expediente de personal.Manual de organización.Manuales de procedimientos.Instructivos de operación.Normas técnicas de asistencia al paciente.Investigación operativa, diagnóstico situacional, planes y programas detrabajo.Programas institucionales y específicos del servicio.Normas de comités.Supervisión y evaluación a personal y servicios.Capacitación y desarrollo de personal.Promoción a puestos superiores.

Toda esta instrumentación determina y sirve de base para lo que ha de ser laestructura general de trabajo que tiene un departamento y los servicios de enfermería,como lo podemos ver en el cuadro No. 6

Una buena organización ayuda a lograr los objetivos, lleva hacia adelante el trabajo,utiliza los mejores medios, conserva los esfuerzos a incrementa la comprensión para quemarchen sin tropiezo las diversas actividades y aumenta el interés del personal por su laborrealizada. De esta forma, la organización llega a convertirse en una función administrativaaltamente productiva y vigorosa.

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CONCLUSIONES

Una de las tareas principales de un departamento de enfermería es organizar a supersonal y el ámbito de trabajo que es de su responsabilidad.

La razón para organizar y hacer eficaz la cooperación humana, es el principalobjetivo de los niveles de la organización y de los tramos de control que nos la señalan,debe existir un límite en el número de personas que un jefe o supervisor puede controlarcon eficacia, aún cuando este límite varíe según la institución.

La preparación del personal no siempre es homogénea, esto da por resultado que elcumplimiento de las obligaciones de un trabajador, no se dé en todos los casos como loestablecen las normas; la especialización y variedad de los servicios, su continuidad ypermanencia, implantan la necesidad de obtener una cobertura en la atención al paciente,que requiere de un número significativo de personal en cada turno. Estos factores nos hanido estableciendo los requerimientos de personal, sus niveles jerárquicos y también nos hadeterminado la necesidad de establecer la supervisión y evaluación como mecanismo decontrol, que ha de aplicarse en un ambiente cordial y de buenas relaciones con lossupervisados.

Los servicios de enfermería no funcionan en forma independiente, permanentementenecesitan de la interacción de otros servicios, sin embargo, por el gran número deintegrantes es necesario que se precisen en forma clara y objetiva sus funciones que sonpara y con el paciente.

En la actualidad resulta indispensable que enfermería cuente con una organizaciónpropia, y con sus respectivos niveles jerárquicos.

RESUMEN

La organización de los servicios de enfermería en las instituciones de salud, resultaser un elemento indispensable para que se garantice una optima y continua atención a lapoblación.

La organización formal debe tener cierta flexibilidad que dé cabida para apro-

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vechar los talentos creativos; se dé reconocimiento a las capacidades individuales, alesfuerzo individual y en una situación de grupo debe canalizarse hacia las metas grupalesy organizacionales. Para lograr el cumplimiento de las acciones que en diversos momentosse integran, durante las variadas etapas de estos procesos, siempre se han de aplicarnormas que guíen el comportamiento del personal, que será apoyado con los diferentesniveles jerárquicos establecidos para enfermería, de acuerdo a la estructura y magnitud delas unidades y de los sistemas de atención médica.

Es importante hacer constar por escrito el grado de autoridad que se delega, o ellímite de autoridad de cada funcionario, para que no haya traslapes de autoridad y cadaquien conozca qué acciones y decisiones pueda tomar; esto evita omisiones y duplicidadde funciones, precisando la responsabilidad de los integrantes en toda la organización.También esto permite el considerar las necesidades de las personas y motivar a lostrabajadores para que hagan su trabajo de la manera que mejor convenga a la institución.

Los directivos deben tener la capacidad de ver más de una tarea, y estarpreparados para controlar la acción completa del departamento. Cada trabajador conocesu parte en el trabajo y quien dirige debe saber como se integrarlo todo.

GLOSARIO

Autoridad.- Es la facultad de acatar o de mandar a otros miembros del organismoadministrativo, significa el derecho de tomar decisiones y hacer que se cumplan.

Autoridad de línea.- Son las relaciones de subordinación que existen entre jefe ysubalternos directos.

Autoridad funcional.- Es la relación de mando especializada que existe entre unórgano en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea.

Actividad:- Es un conjunto de actos que se realizan por persona o institución, oparte de ella.

Asesoría.- Es un grupo de actividades que tienen por objeto aconsejar e

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informar a los órganos que realizan alguna función en aquellas actividades o campos querequieren conocimientos y experiencia técnica especializada.

Coordinación.- Es asegurar que el trabajo de una persona complementa a otro enforma correcta y ordenada.

Función.- Es un grupo de actividades afines y coordinadas para alcanzar losobjetivos de la institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unaunidad administrativa.

Objetivo.- Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realización deuna operación, actividad concreta, procedimiento, función completa, o todo elfuncionamiento de la institución.

Organización.- Es la etapa del proceso administrativo en el que se establece laforma para usar los recursos y cumplir con las decisiones tomadas en la fase deplaneación; para asignar organismos administrativos, niveles jerárquicos, puestosnecesarios, funciones, actividades y deberes para lograr los propósitos y objetivos.

Organograma.- Es un tipo especial de gráfica que se usa para representar laestructura administrativa y las relaciones entre el personal, consiste en cierto número decasillas que representan personas, puestos o unidades administrativas, colocadas yconectadas de tal forma que expresen grados de autoridad y responsabilidad.

Operación.- Es cada una de las acciones físicas, mentales, pasos o etapas que esnecesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

Organo.- Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejerciciode una o varias funciones o parte de ellas, que puede estar integrada por uno o variospuestos.

Política.- Es una norma de carácter general que guía la actuación de los integrantesde la institución sobre una función determinada, para alcanzar los objetivos.

Procedimiento.- Es el proceso o sucesión cronológica o secuencia de operacionesconcatenadas metodológicamente para su ejecución, las realizan una o varias personas,constituyen una unidad y son necesarias para realizar una función o un aspecto de ellas.

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Plaza.- Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajoasignadas de manera permanente a un empleado en particular en una adscripcióndeterminada.

Puesto.- Es una unidad de trabajo específica a impersonal, está constituida por elconjunto de operaciones que debe realizar su titular, con aptitudes y responsabilidadesprecisas y en determinadas condiciones. de trabajo.

Personal de Enfermería.- Son las personas profesionales y no profesionales querealizan funciones de enfermería, en los diferentes niveles técnico-administrativos, en unadependencia de salud o educativa y que reciben una remuneración.

Responsabilidad.- Es la obligación que tiene todo miembro de un órganoadministrativo de cumplir sus deberes como tal.

Servicio de enfermería.- Es la unidad administrativa, en donde labora el personal deenfermería y proporciona la atención requerida por los pacientes, de acuerdo a una areaespecífica.

Sistema.- Es el conjunto ordenado de procedimientos, operaciones, métodos yrelaciones que entre sí contribuyen a realizar una función.

Lineamiento.- Marco de referencia general que guía al personal de la unidadasistencial en la realización de las actividades .

Línea de autoridad.- Es el camino que se señala en un organismo para realizar launión y la comunicación entre funcionarios y miembros del grupo.

Manual.- Documento que contiene, en forma dedicada y sistemática, información,instrucciones, políticas y procedimientos de una dependencia que se considerannecesarios para mejorar la ejecución del trabajo.

Manual de organización.- Son los instrumentos que precisan los límites deautoridad, establecen las tareas que corresponden a cada empleado y le describen suslabores específicas.

Norma.- Es una guía o patrón de comportamiento que especifica la manera deactuar en una situación determinada.

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Nivel jerárquico.- Es una división de la estructura administrativa que comprendetodos los órganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientementede lá clase de función que tengan encomendada.

Unidad administrativa.- Es cada una de las partes que integran una dependencia.

BIBLIOGRAFIA

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