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CAPITULO III INVESTIGACIÓN DE CAMPO SOBRE EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS POR LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL Y APROBADOS POR LAS ALCALDÍAS

DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA

A. GENERALIDADES

La investigación de campo es muy importante, ya que permitirá establecer contacto

directo con el universo en estudio, dando la oportunidad de conocer las principales

necesidades, recursos, alcances y limitaciones de las diferentes municipalidades del

departamento de Santa Ana, así como las técnicas que utilizan para ejercer el control

de los proyectos que realizan a través de las Asociaciones de Desarrollo Comunal.

El departamento de Santa Ana está formado por los siguientes municipios:

• Santa Ana

• Chalchuapa

• Metapán

• Coatepeque

• El Congo

• Texistepeque

• Candelaria de la Frontera

• San Sebastián Salitrillo

• Santa Rosa Guachipilín

• Santiago de la Frontera

• El Porvenir

• Masahuat

• San Antonio Pajonal

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La investigación de campo se desarrollará por medio de visitas, las cuales se

realizarán en las diferentes alcaldías del departamento de Santa Ana; esto

proporcionará al equipo investigador la oportunidad de establecer comunicación con

los principales responsables del manejo de los datos, además se recopilará la

información necesaria que servirá como insumo para la realización del proyecto y así

poder satisfacer las necesidades de cada alcaldía. Así mismo se pretende obtener

un buen fundamento para diseñar una base de datos eficiente, que ofrezca una

manera práctica de registrar los proyectos que solicita y/o realizan las Asociaciones

de Desarrollo Comunal.

Para la recolección de datos se utilizarán dos técnicas: la entrevista y la encuesta,

que serán dirigidas a los encargados de la unidad de Promoción Social, en caso de

que esta unidad no exista, se dirigirá a la persona que la alcaldía municipal haya

destinado para administrar la información de los proyectos comunitarios.

B. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

1. GENERAL

• Realizar estudios de campo para conocer el método actual del control del

seguimiento del estado de los proyectos, en virtud de contribuir a mantener un

registro ordenado de los mismos según su prioridad y ofrecer una herramienta de

calidad que permitan brindar un mejor servicio a los pobladores de la

municipalidad, en este caso una base de datos.

2. ESPECIFICOS • Analizar la información obtenida para detectar los puntos que se necesiten

fortalecer o modificar en el proceso de control del estado de los proyectos

comunitarios para darle información puntual a los encargados de las Asociaciones

de Desarrollo Comunal cuando necesiten consultar el proyecto que han solicitado.

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• Conocer el proceso que se sigue para llevar el control de los proyectos para luego

diseñar una base de datos eficiente que cumpla con los requisitos necesarios

para registrar la información.

• Detectar si las alcaldías municipales cuentan con los recursos tecnológicos

(computador) y humanos (conocimientos) necesarios para que puedan hacer uso

de la base de datos.

C. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN En esta etapa se recopilará información más detallada sobre los métodos de trabajo

y forma de organización de las Asociaciones de Desarrollo Comunal del

departamento de Santa Ana, con el fin de enriquecer el conocimiento sobre el

desarrollo de los procesos de registro y administración de la información referente a

los proyectos comunitarios que ejecutan las alcaldías municipales a través de estas

asociaciones y aplicarla al trabajo de investigación. Se identificarán las fuentes de

información, ámbito de investigación y determinación del universo; también se

realizará el diseño de las herramientas de investigación y la administración de la

encuesta. Al finalizar esta investigación se dará una serie de conclusiones y

recomendaciones.

1. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE INVESTIGACIÓN A continuación se detallan las fuentes tanto primarias como secundarias, de donde

se obtendrá la información para el diseño de la base de datos.

1.1 FUENTES PRIMARIAS La fuente primaria de esta investigación serán los encargados de la unidad de

Proyección Social de las Alcaldías Municipales del departamento de Santa Ana,

debido a que son ellos los principales responsables de realizar las tareas de

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documentación y administración de los proyectos que se realizan a través de las

Asociaciones de Desarrollo Comunal.

1.2 FUENTES SECUNDARIAS Comprende los documentos con que cuentan las alcaldías para llevar el control de

los proyectos, tanto manual (formularios de recolección de datos), como mecanizado

(hojas electrónicas o base de datos) en caso de que existan.

Las encuestas y las entrevistas estarán dirigidas a los encargados de las unidades

de proyección social, pero en el caso que no exista esta unidad serán dirigidas a

algunos promotores o las personas que realizan las funciones del promotor (por

ejemplo, los secretarios municipales), ya que por estar en contacto directo con las

comunidades conocen a detalle el proceso de realización de los proyectos

comunales.

2. ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN El ámbito de investigación estará formado por las 13 alcaldías municipales del

departamento de Santa Ana, las cuales se detallan a continuación:

ALCALDÍAS DIRECCION TELEFONO MUNICIPALES Santa Ana Calle Libertad Poniente y Avenida 2447-7777

Independencia Norte

Chalchuapa Barrio Santa Cruz, 6ª Avenida Norte 2444-0062 Frente al Parque José Matías Delgado

Metapán Barrio San Pedro, 1ª Calle Poniente y 2442-0186 Avenida Benjamín E. Valiente Norte

Coatepeque Barrio El Centro, 1ª Avenida Sur No 1-1 2471-5151

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El Congo Barrio El Centro, Calle Reyes y Avenida 2446-9545 Ceferino Mancía

Texistepeque Barrio San Esteban, Avenida Eugenio 2470-0232 Herrera Sur

Candelaria de la Barrio San Antonio, 1ª Calle Poniente 2472-3199 Frontera

San Sebastián Salitrillo Barrio El Centro, 1ª Avenida Norte 2441-6818

Santa Rosa Guachipilín Barrio El Centro, Calle Gloria 2354-2628

Santiago de la Frontera Barrio El Centro, Calle Principal Contiguo 2441-5615 a Oficina de Telecom

El Porvenir Barrio El Centro, Entrada Principal 2487-9220

Masahuat Barrio El Centro, Calle Candelaria y 2483-9023 Avenida La Luz

San Antonio Pajonal Barrio El Centro, Avenida Central 2441-8616

3. DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO O POBLACIÓN Debido a que la base de datos debe estar orientada a satisfacer las necesidades de

todas las alcaldías municipales, se ha determinado tomar en cuenta las trece

alcaldías que conforman el departamento de Santa Ana.

3.1 MARCO Para determinar el número de cuestionarios que serán administrados a nivel

departamental, se investigó en cada alcaldía municipal el número de personas

involucradas con el manejo de la información; los resultados obtenidos fueron los

siguientes:

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Cuadro 1: Control de Existencia de Unidad de Proyección Social y cantidad de Jefes,

Promotores y Supervisores por Municipio.

MUNICIPIO

EXISTE

UNIDAD DE

PROYECIÓN

SOCIAL

JEFES SUPERVISORES PROMOTORES

Santa Ana Sí 1 4 17

Chalchuapa Sí 1 0 1

Metapán Sí 1 0 0

Coatepeque Sí 1 0 0

El Congo No 0 1 0

Texistepeque Sí 1 0 0

Candelaria de la Frontera Sí 1 0 0

San Sebastián Salitrillo Sí 1 0 1

Santa Rosa Guachipilín No 0 1 0

Santiago de la Frontera No 0 1 0

El Porvenir Sí 1 0 0

Masahuat No 0 1 0

San Antonio Pajonal Sí 1 0 0

TOTAL 9 8 19

Aspectos importantes que se encuentran en algunos municipios se citan a

continuación:

• En los municipios donde no hay promotores, el jefe de la Unidad de Proyección

Social o el supervisor desempeña las funciones del promotor.

• En el municipio de Santa Rosa Guachipilín, los proyectos comunitarios se

proponen en cabildos abiertos y la ejecución de los mismos está a cargo del

Concejo Municipal.

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• En Santiago de la Frontera, Masahuat y El Congo no existe la unidad de

Proyección Social, ni hay personas asignadas por la alcaldía para que le den

atención a las Asociaciones, en este caso, los presidentes de cada una de las

ADESCO se acercan al jefe de la UACI cuando requieren ayuda para la ejecución

de los proyectos.

CUESTIONARIO

Debido a que el cuestionario es una herramienta de investigación sencilla y rápida y

la población a la que se administrará es relativamente pequeño, se ha determinado

aplicar la técnica del censo.

ENTREVISTA

Esta técnica se aplicará a los jefes de Proyección Social, promotores, supervisores,

secretarios municipales o la persona designada por la alcaldía para administrar la

información de los proyectos comunitarios, siendo 36 personas el universo en

estudio, por lo tanto se ha determinado emplear la formula estadística:

Z2 p Q N n = Ecuación que identifica el número de (N – 1) E2 +Z2 p Q personas que serán las entrevistadas.

A continuación se detalla cada una de las variables a emplear en la siguiente

formula:

n = muestra

Z = nivel de confianza

p = probabilidad de ocurrencia

Q = probabilidad de no ocurrencia

N = universo

E = error muestra

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En nuestro caso se consideran los siguientes valores:

Z = 2

p = 0.5

Q = 0.5

N = 36

E = 0.1

22 (0.5) (0.5) (36) n = (36-1) (0.1)2 + 22(0.5) (0.5) 4 (0.25) (36) n = (35) (0.01) + 4(0.25)

1(36) n = 0.35+ 1

36 n = 1.35

n = 27 entrevistas

3.2 DISTRIBUCIÓN Del total de personas involucradas con la información de los proyectos comunitarios

a nivel departamental, las herramientas de investigación serán distribuidas de la

siguiente manera:

CUESTIONARIO

El cuestionario se administrara según se refleja en el cuadro siguiente:

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Cuadro 2: Distribución de Encuestas por municipio

MUNICIPIO Nº DE ENCUESTAS

Santa Ana 22

Chalchuapa 2

Metapán 1

Coatepeque 1

El Congo 1

Texistepeque 1

Candelaria de la Frontera 1

San Sebastián Salitrillo 2

Santa Rosa Guachipilín 1

Santiago de la Frontera 1

El Porvenir 1

Masahuat 1

San Antonio Pajonal 1

TOTAL 36

ENTREVISTA

Debido a la cantidad de comunidades que atienden los promotores su tiempo se ve

limitado, lo que dificulta establecer una comunicación efectiva con todos, esto impide

entrevistar a las 36 personas consideradas sujeto de investigación, por esta razón se

realizarán 27 entrevistas determinadas por medio de la fórmula estadística

desarrollada en el apartado anterior, las cuales serán distribuidas de la siguiente

manera:

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Cuadro 3: Distribución de Entrevistas por municipio

MUNICIPIO Nº DE ENTREVISTAS

Santa Ana 13

Chalchuapa 2

Metapán 1

Coatepeque 1

El Congo 1

Texistepeque 1

Candelaria de la Frontera 1

San Sebastián Salitrillo 2

Santa Rosa Guachipilín 1

Santiago de la Frontera 1

El Porvenir 1

Masahuat 1

San Antonio Pajonal 1

TOTAL 27

4. DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE INVESTIGACION Las herramientas de investigación son el Cuestionario Estructurado, que consiste en

una serie de preguntas puntuales previamente definidas sobre los aspectos más

relevantes a conocer en la investigación, además la Guía de Entrevista que está

estructurada con preguntas dispuestas en forma sistemática a fin de obtener

respuestas verbales más detalladas acerca del método de control de la información

de los proyectos comunitarios.

4.1 CUESTIONARIO ESTRUCTURADO El cuestionario está compuesto por 17 preguntas abiertas, dicotómicas, de filtro y

opción múltiple; el tipo de información que se obtendrá estará relacionada con los

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métodos y procesos de almacenamiento de datos acerca de los proyectos

comunitarios que utiliza cada alcaldía municipal. (Ver Anexo 4)

El cuestionario esta estructurado de la siguiente manera:

• Datos de Clasificación: Este apartado incluye datos de la persona encuestada

tales como: sexo, edad y municipio para el que labora.

• Objetivo: Indica el fin que se pretende alcanzar por medio de la investigación.

• Indicaciones: Son los lineamientos que se deben de seguir para contestar las

interrogantes planteadas.

• Cuerpo del cuestionario: comprende las preguntas que se pretenden llevar a

cabo para obtener la información requerida.

• Datos de identificación: Refleja el nombre de la persona que recopiló la

información, así como la fecha y hora de realización de la misma.

4.2 GUIA DE ENTREVISTA Para consolidar o confirmar la información obtenida por medio del cuestionario, se

realizará una entrevista a los responsables del almacenamiento de la información de

los proyectos comunitarios. Para ello se utilizará una guía de entrevista, compuesta

por 6 preguntas orientadas a conocer el tratamiento de la información relacionada

con los proyectos comunitarios. En esta herramienta de investigación se establece

una comunicación de parte del investigador con el sujeto de estudio, una relación

directa. (Ver Anexo 5)

4.3 PRUEBA PILOTO Con el fin de verificar si las preguntas han sido formuladas correctamente y para

evitar que el encuestado mal interprete las interrogantes, se determinó llevar a cabo

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una prueba piloto, para realizar las correcciones pertinentes al cuestionario en caso

de que sean necesarias.

Se optó por realizar dicha prueba en las siguientes alcaldías municipales:

Texistepeque, Santa Ana, Metapán y Chalchuapa. Estas municipalidades fueron

tomadas como parámetro debido a la accesibilidad de la información por parte de los

responsables de su manejo. El número de encuestas para esta prueba piloto será 1

por cada alcaldía. (Ver Anexo 6)

5. ADMINISTRACION DE LA ENCUESTA Y LA ENTREVISTA Los resultados obtenidos por medio de las encuestas, serán representados en tablas

y gráficos; además se presentará el objetivo y un análisis particular que facilite su

comprensión. Cada pregunta se graficará por separado, lo cual permitirá realizar un

análisis más puntual sobre la investigación realizada por medio del cuestionario. Las

preguntas abiertas serán presentadas en forma de resumen, por lo tanto se omitirá

la tabla y el gráfico correspondiente.

5.1 TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN A continuación se detalla el análisis de la información obtenida por medio de la

investigación:

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5.2 MATRIZ VACIADO DE DATOS El cuestionario se ha tratado de interpretar en los cuadros 4 y 5.

En el Cuadro 4, se presentan los datos de las personas encuestadas, clasificados únicamente por sexo y edad. Los

resultados están reflejados en dos categorías: numérica y porcentual. La totalidad de éstos se muestra en dos

subtotales: uno para el género masculino y otro para el género femenino, al final se presenta el total global para ambos

géneros.

Cuadro 4 : Matriz Vaciado de Datos, clasificación por municipio, sexo y edad SEXO MASCULINO FEMENINO

EDAD 21 - 30 31 - 40 41 - 50 51 ó más SUBTOTAL 21 - 30 31 - 40 41 - 50 51 ó más SUBTOTAL TOTAL

MUNICIPIO Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc.

Santa Ana 3 8.34% 7 19.5% 2 5.56% 2 5.56% 14 38.96% 6 16.7% 1 2.77% 1 2.77% 8 22.24% 22 61.18%

Santiago de la frontera 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

El Porvenir 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

Coatepeque 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

El Congo 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

Chalchuapa 1 2.77% 1 2.77% 2 5.56% 2 5.56%

Candelaria de la Frontera 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

San Sebastián Salitrillo 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77% 2 5.56%

Masahuat 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

San Antonio Pajonal 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

Texistepeque 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

Santa Rosa Guachipilin 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

Metapan 1 2.77% 1 2.77% 1 2.77%

TOTAL MASCULINO 22 61.14% TOTAL FEMENINO 14 38.86% 36 100%

61

En el Cuadro 5, se reflejan los resultados de las preguntas cerradas en una matriz, dando a conocer la cantidad y el

porcentaje de cada respuesta obtenida por medio del cuestionario estructurado.

Cuadro 5: Matriz Vaciado de datos, preguntas cerradas

RESPUESTAS 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 ó más SI NO VERBAL IMPRESO

PREGUNTAS Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc.

1. ¿Cuantas Asociaciones tiene a su cargo?

12

33.33%

11

30.55% 7

19.45%

6

16.67%

3. ¿Se elabora un documento para cada proyecto

aprobado?

36

100% 0 0%

5. ¿Se elabora un documento para cada etapa de

ejecución?

32

88.88% 4

11.12%

7. ¿La alcaldía le brinda fácil acceso a la

información de los proyectos de sus asociaciones?

35

97.23% 1

2.77%

8. ¿De que manera le da la alcaldía la información

que usted necesita?

14

38.89%

22

61.11%

11. ¿Tiene la alcaldía procesos definidos para el

registro de un proyecto comunitario?

34

94.45% 2

5.55%

12. ¿La unidad de la alcaldía asignada para registrar

los proyectos cuenta con equipo de cómputo?

33

91.67% 3

8.33%

RESPUESTAS MANUAL COMPUTARIZADO MIXTO NINGUNO FALTA DE RECURSO

FALTA DE PERSONAL

POCO CONFIABLE CONFIABLE BIEN

ORGANIZADO

PREGUNTAS Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc. Cant. Porc.

13. ¿De que manera controla su institución los

proyectos que realizan las ADESCO?

5

13.89%

2

5.55%

28

77.79%

1

2.77%

14. ¿Porque motivo realiza el control de esta manera?

24

66.67%

12

33.33%

15. ¿Como calificaría el rendimiento que obtiene con este tipo de control?

8

22.22%

22

61.11%

6

16.67%

62

• CUESTIONARIO 1. ¿CUÁNTAS ASOCIACIONES TIENE A SU CARGO? Objetivo: Conocer el número de asociaciones que atiende cada promotor para

estimar el volumen de información que manejan.

De las 36 personas con quienes se realizó la encuesta, el 33% atiende entre 1 y 10

asociaciones que es el porcentaje más alto, seguido del 31% que representa a las

personas que tienen a su cargo entre 11 y 20 asociaciones; los porcentajes más

bajos están representados por el rango de 21 a 30 asociaciones con el 19% y los

promotores que atienden más de 31 asociaciones, que representan el 17%.

ASOCIACIONES CANTIDAD PORCENTAJE 1 a 10 12 33%11 a 20 11 31%21 a 30 7 19%Más de 31 6 17%TOTAL 36 100%

ASOCIACIONES

1 a 1033%

11 a 2031%

21 a 3019%

Más de 3117%

63

2. ¿QUÉ CANTIDAD DE PROYECTOS SE EJECUTAN AL MES? Objetivo: Conocer el promedio de proyectos que realiza cada alcaldía para tener un

panorama más amplio del volumen de la documentación generada por municipio.

La cantidad de proyectos que ejecuta cada alcaldía depende de la cantidad de

solicitudes que reciben y la disponibilidad de fondos de la municipalidad. Del 100%

de las personas encuestadas manifestaron que generalmente el número de

proyectos comunitarios que se ejecutan al mes oscila entre 1 y 2 proyectos.

64

3. ¿SE ELABORA UN DOCUMENTO PARA CADA PROYECTO APROBADO?

Objetivo: Conocer si las municipalidades archivan constancias de elaboración de los

proyectos.

El 100% de las personas encuestadas, respondieron que elaboran un documento

para cada proyecto aprobado.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Sí 36 100%No 0 0%TOTAL 36 100%

ELABORACION DE PROYECTOS

Sí100%

No0%

65

4. ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LAS QUE CONSTA LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

Objetivo: Conocer las distintas etapas por las que se somete la ejecución de un

proyecto comunitario.

• Solicitud de la comunidad

• Diagnóstico de la alcaldía

• Licitación y adjudicación de carpeta técnica

• Licitación y adjudicación del proyecto

• Ejecución del proyecto

• Recepción final de la obra.

De las 36 personas que se encuestaron, en su mayoría determinaron las etapas

antes mencionadas para la ejecución del proyecto solicitado por las comunidades.

66

5. ¿SE ELABORA UN DOCUMENTO PARA CADA ETAPA DE EJECUCIÓN?

Objetivo: Determinar si se elabora en todas las alcaldías del municipio de Santa Ana,

un documento para cada una de las etapas de ejecución de un proyecto

determinado.

De las 36 personas que respondieron esta interrogante, 34 de ellas, que corresponde

al 89% aseguraron que en la alcaldía a la que pertenecen si elaboran un documento

detallado de cada una de las etapas de ejecución para llevar un mejor control de los

proyectos que realizan; mientras que 4 personas que corresponde al 11%

respondieron que no realizan un documento para cada etapa.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Sí 32 89%No 4 11%TOTAL 36 100%

ELABORACIÓN DE DOCUMENTO PARA CADA ETAPA DE EJECUCION

Sí89%

No11%

67

6. ¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN REFERENTE A PROYECTOS LE SOLICITAN LAS ASOCIASIONES CON MÁS FRECUENCIA?

Objetivo: Conocer el tipo de información que solicitan las comunidades acerca del

proyecto que han solicitado.

• Fecha de inicio y finalización del proyecto

• Tipo de aporte de la alcaldía

• Procedimiento para realizar los proyectos

Del 100% de las personas encuestadas, la mayoría determinó que las personas

solicitan información acerca del procedimiento al que se va a someter el proyecto.

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7. ¿LA ALCALDÍA LE BRINDA FÁCIL ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LOS PROYECTOS DE SUS ASOCIACIONES?

Objetivo: Determinar si la alcaldía a la que corresponden cada uno de los

encuestados tienen fácil acceso a la información de los proyectos de sus

asociaciones.

Se determino que del 100% de los encuestados un 97% que corresponde a 35

personas afirmaron que tienen acceso a cualquier información que ellos necesiten

de los proyectos de sus asociaciones; una persona que corresponde a un 3%

respondió que la alcaldía a la que pertenece no se la brinda.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Sí 35 97%No 1 3%TOTAL 36 100%

FACIL ACCESO A LA INFORMACION

Sí97%

No3%

69

8. ¿DE QUÉ MANERA LE DA LA ALCALDÍA EL INFORME QUE USTED NECESITA?

Objetivo: Conocer de que manera la alcaldía presenta el informe a la población en

estudio.

22 de las 36 personas encuestadas que representa el 61% respondieron que el

informe que necesitan se los presentan impreso y un 39% que son 14 personas

afirmaron que la alcaldía le da el informe de forma verbal.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Verbal 14 39%Impreso 22 61%TOTAL 36 100%

FORMA DE PRESENTACION DE INFORME

Verbal39%

Impreso61%

70

9. ¿CUÁL ES EL CARGO DE LA PERSONA DE LA ALCALDIA RESPONSABLE DE LOS PROYECTOS Y A QUE UNIDAD PERTENECE?

Objetivo: Determinar quienes son las personas responsables de la ejecución de los

proyectos comunitarios y a que unidad pertenece dentro de la alcaldía municipal.

• Jefe de desarrollo Comunal, Unidad de Proyección Social.

• Jefe de Proyectos, Unidad de Proyectos.

• Jefe de UACI (Unidad de Adquisiciones y Compras Institucionales).

Según la investigación que se realizó, los proyectos comunitarios son controlados por

tres unidades, a) Unidad de proyección social, esta se encuentra más en contacto

con la comunidad, b) Unidad de Proyectos, que son los encargados de la información

técnica del proyecto, c) UACI, que archivan los documentos financieros.

71

10. ¿QUÉ DOCUMENTOS SOLICITA LA ALCALDÍA PARA REGISTRAR LOS PROYECTOS DE LAS ASOCIACIONES?

Objetivo: Conocer el tipo de documentos que la alcaldía necesita para llevar el

control de los proyectos comunitarios que solicitan las ADESCO.

• Solicitud del proyecto

• Acuerdo municipal de aprobación del proyecto

• Censo familiar

• Carpeta técnica

Se determinó que la alcaldía requiere la documentación del proyecto y de la

comunidad que lo solicita para realizar el registro correspondiente.

72

11. ¿TIENE LA ALCALDÍA PROCESOS DEFINIDOS PARA EL REGISTRO DE UN PROYECTO COMUNITARIO?

Objetivo: Conocer si hasta el momento las alcaldías siguen un proceso determinado

para almacenar la información de los proyectos.

El 94% de las personas encuestadas, manifestó que siguen un determinado proceso

para registrar su información acerca de los proyectos comunitarios, mientras que el

6% no tiene procesos definidos.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Sí 34 94%No 2 6%TOTAL 36 100%

PROCESOS DEFINIDOS PARA REGISTRAR UN PROYECTO

Si94%

No6%

73

12. ¿LA UNIDAD DE LA ALCALDÍA ASIGNADA PARA REGISTRAR LOS PROYECTOS, CUENTA CON EQUIPO DE CÓMPUTO?

Objetivo: Conocer si la unidad encargada de los proyectos cuenta con equipo de

cómputo.

El 91% del universo en estudio expresó que la alcaldía para la cual labora cuenta con

equipo de cómputo, aunque éste no sea utilizado específicamente para el registro de

la información de los proyectos. El 9% manifestó que no posee equipo de cómputo.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Sí 33 91%No 3 9%TOTAL 36 100%

CUENTA CON EQUIPO DE COMPUTO

Sí91%

No9%

74

13. ¿DE QUÉ MANERA CONTROLA SU INSTITUCIÓN LOS PROYECTOS QUE REALIZAN LAS ADESCO?

Objetivo: Conocer el método de control que utilizan las municipalidades sobre la

documentación de los proyectos.

El 77% de los sujetos de estudio realizan el control en forma mixta, es decir, parte del

control lo realizan de forma manual almacenando la información en archivos físicos y

otra parte computarizada, el 14% realiza un control de forma manual, el 6%

almacena su información en un sistema computarizado, mientras que el 3% no

realiza ningún tipo de control acerca de sus proyectos.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Manual 5 14%Computarizado 2 6%Mixto 28 77%Ninguno 1 3%TOTAL 36 100%

CONTROL DE PROYECTOS

Manual14%

Computarizado

6%

Mixto77%

Ninguno3%

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14. ¿POR QUÉ MOTIVO REALIZA EL CONTROL DE ESTA MANERA? Objetivo: Conocer la causa principal por la que las municipalidades realizan controles

manuales o mixtos.

El total de respuestas no es igual al total de la población (36 personas); ya que esta respuesta

obedece a la instrucción de la pregunta 13.

Aunque el 91% de la población cuenta con equipo de cómputo, según se reflejo en la

pregunta 12, el 67% de la población considera que sus recursos tecnológicos no son

suficientes para manejar la cantidad de información que generan las actividades

municipales, lo que incrementa la necesidad de realizar una parte del control en

forma manual. Por otra parte, el 33% considera que el motivo principal de realizar

controles manuales se debe a la falta de personal que posea conocimientos

informáticos.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Falta de recurso tecnológico 22 67%Falta de personal capacitado 11 33%TOTAL 33 100%

MOTIVO DEL CONTROL DE PROYECTOS

Falta de personal

capacitado33%

Falta de recurso

tecnologico67%

76

15. ¿CÓMO CALIFICARÍA EL RENDIMIENTO QUE OBTIENE CON ESTE TIPO DE CONTROL?

Objetivo: Conocer si el nivel de confianza que tienen los responsables del

almacenamiento de los datos acerca del método de almacenamiento que utilizan.

El total de respuestas no es igual al total de la población (36 personas), ya que esta respuesta

obedece a la instrucción de la pregunta 13.

A pesar de la dificultad para manejar información puramente manual, el 61% de los

encargados consideran que este método es confiable, el 21% lo considera poco

confiable, mientras que el 18% manifiesta que es un método bien organizado, ya

que les permite aumentar su experiencia en el tratamiento de la información.

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE Poco confiable 7 21%Confiable 20 61%Bien organizado 6 18%TOTAL 33 100%

RENDIMIENTO DEL TIPO DE CONTROL

Poco confiable

21%

Confiable61%

Bien organizado

18%

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16. ¿QUÉ BENEFICIOS CONSIDERA QUE SE OBTIENE EL LLEVAR EL REGISTRO DE LOS PROYECTOS EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO?

Objetivo: Conocer el punto de vista de las personas encuestada acerca del beneficio

que se obtendría realizar el control de los proyectos comunitarios en forma

computarizada.

• Mayor seguridad de los archivos

• Rapidez para emitir informes

• Mayor control de las comunidades y los proyectos

• Facilidad en la elaboración de estadísticas

• Facilidad de consulta

• Fácil auditoria para la Corte de Cuentas

• Realización de trabajos de calidad

• Información actualizada.

Las 36 personas que fueron sujeto de estudio, estipularon que el controlar los

proyectos en forma computarizada beneficiaria en una mayor seguridad, rapidez y

facilidad de almacenar como también consultar y modificar la información.

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17. ¿QUIÉNES CREE QUE SERÍAN LOS MÁS BENEFICIADOS CON EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS?

Objetivo: Determinar a quienes les beneficiaria diseñar una base de datos para el

control del seguimiento del estado de los proyectos comunitarios.

• La Alcaldía municipal

• Las comunidades

• Las ADESCO

• Los ofertantes (ingenieros y empresas que concursan por la ejecución del

proyecto)

• Fuentes Financieras (sistema financiero y bancario que solicita información ante

la solicitud de créditos)

Del 100% de las personas encuestadas, consideran que sería más eficiente

controlar los proyectos comunitarios en una base de datos; ya que no solamente le

beneficiaría a la alcaldía contar con esta herramienta sino también a las

comunidades, ADESCO, ofertantes y fuentes financieras.

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• ENTREVISTA Los resultados obtenidos por medio de la entrevista se presentan a continuación en

forma de resumen, tomando las características en que coinciden todas o al menos la

mayoría de las municipalidades donde se realizó la entrevista.

1. ¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UNA COMUNIDAD PARA QUE SE LE APRUEBE LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO COMUNITARIO?

• Presentar la solicitud del proyecto al concejo municipal.

• Estar organizada en ADESCO o directiva comunal.

• Nómina de la directiva de la comunidad.

• Permitir que se haga evaluación del proyecto en la comunidad.

• Que la cantidad de población sea significativa.

2. ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LAS QUE CONSTA LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

• SOLICITUD DE LA COMUNIDAD:

La comunidad presenta una solicitud escrita al secretario o al Concejo Municipal para

que la estudie, es decir, que evalúe si lo solicitado responde a una necesidad real de

la comunidad. Para que una comunidad presente su solicitud no es necesario que

esté constituida en ADESCO, el líder comunal o la directiva en caso de que exista

puede hacerlo. La solicitud que se presenta a la alcaldía puede ser una carta simple

de la comunidad explicando la necesidad que se tiene o puede llenarse el formato de

solicitud que facilitan algunas alcaldías.

• DIAGNÓSTICO DE LA ALCALDÍA:

La alcaldía municipal asigna al personal competente (un delegado del concejo, jefe

de unidad, supervisor u otro) para que realice un diagnóstico en la comunidad, a fin

de considerar si la necesidad presentada es real; luego de este diagnóstico, la

municipalidad analiza si sus recursos son suficientes o si pueden conseguirse

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fuentes de financiamiento, además se solicita una contrapartida por parte de la

comunidad, la cual puede ser: mano de obra, local para bodega, vigilancia y otros.

En este diagnóstico también se considera si la cantidad de personas beneficiadas es

significativa con respecto al monto del proyecto.

• LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE CARPETA TÉCNICA:

La ejecución de un proyecto requiere la elaboración de una Carpeta, la cual contiene

toda la información técnica del proyecto: presupuestos, cronogramas de trabajo,

mapas de la comunidad, planes de ejecución y mantenimiento entre otros

documentos. Para elaborar esta carpeta se hace una Licitación, cuyo número de

concursantes depende del monto del proyecto. Los profesionales de diferentes áreas

hacen llegar su curriculum vitae a la alcaldía municipal, de esta forma la alcaldía

cuenta con un banco de datos, del cual elige los profesionales idóneos a quienes

invitan por medio de una carta o llamada telefónica a concursar; en el caso de que el

proyecto sea considerablemente grande se hace una licitación pública. Cuando el

Concejo municipal ha adjudicado la elaboración de la carpeta, se procede a elaborar

el contrato del responsable de la obra con los requisitos que conlleva la misma,

además se especifica los casos en que se incurre en penalización por incumplimiento

tanto por parte de la alcaldía como del ejecutor. Tanto el contrato como las bases y

penalizaciones del proyecto deben ser notariados.

• LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEL PROYECTO:

El proceso para la licitación y adjudicación del proyecto es parecido al de la

elaboración de la carpeta técnica, es decir, las empresas hacen llegar sus datos a las

alcaldías municipales especificando su giro, de esta manera la alcaldía selecciona

las empresas que invitará a concursar por la ejecución según el tipo de proyecto.

Ésta invitación se hace por escrito o por teléfono. Cuando el proyecto es

considerablemente grande se hace una licitación pública, de lo contrario es privada.

Las empresas concursantes hacen llegar a la alcaldía municipal su propuesta de

ejecución atendiendo las bases del concurso, éstas propuestas son evaluadas por

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una comisión de la alcaldía municipal, la cual se encarga de elegir y adjudicar el

proyecto a la empresa que considera idónea.

• EJECUCIÓN DE LA OBRA:

Después de haber adjudicado la persona y la empresa que va a llevar a cabo la obra

se inicia con el desarrollo de la misma, durante el cual la persona encargada realiza

un control de supervisión en el que verifica los avances y la calidad del proyecto,

teniendo en cuenta el tiempo que se ha determinado para realizar la obra. Además,

periódicamente la persona encargada entrega reportes al concejo municipal

exponiendo el estado del proyecto.

• RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA:

El encargado de la obra elabora un documento haciendo constar la finalización del

proyecto; este documento es firmado por el Alcalde Municipal, el responsable de la

obra y un supervisor miembro de la comunidad, además se realiza un acto de

inauguración como aceptación publica de la obra.

3. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO QUE SE UTILIZA PARA ALMACENAR LA INFORMACIÓN DE LOS PROYECTOS?

Las unidades encargadas de los proyectos comunitarios son 3, se citan a

continuación en orden de recepción de documentación:

• Proyección Social: se encarga de estar en contacto con la comunidad, es decir,

motivarlos a organizarse para solicitar proyectos pro mejoramiento de su

comunidad. Este departamento almacena la información de las comunidades:

Estatutos y Personería Jurídica (en caso de las ADESCO), Nómina de Directivos

(Directivas Comunales pro mejoramiento), planos de la comunidad,

reconocimiento del Centro Nacional de Registros entre otros.

• Proyectos: Concentra la información técnica del proyecto, es decir, los

documentos que elabora el encargado de la carpeta técnica: planos, cronogramas,

fotografías, etc.

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• UACI: La Unidad de Adquisiciones y Compras Institucionales archiva los

documentos financieros, es decir, facturas, presupuestos, cotizaciones, etc.

4. ¿CUÁLES SON LOS PARÁMETROS PARA PRIORIZAR LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS?

El Concejo Municipal es el que se encarga de priorizar los proyectos, para ello se

basan en los siguientes parámetros:

• Urgencia del proyecto (nivel de riesgo de la comunidad).

• Cantidad de habitantes beneficiados.

• Interés de la comunidad (disponibilidad para comprometerse a colaborar en la

ejecución).

• Cantidad de proyectos ejecutados en la comunidad.

5. ¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN SE LE DA A LAS ASOCIACIONES EN CADA ETAPA DEL PROYECTO? Se les puede dar cualquier tipo de información referente al proyecto. Esto está

contemplado en la Ordenanza Municipal, la cual establece que todo ciudadano tiene

derecho a recibir “…cualquier tipo de documentación que sirva de base a un acto

administrativo, actas de reuniones oficiales y otros que se especifican en la

ordenanza” 14 Esta Ordenanza también contempla el tipo de información que se

considera como “Confidencial o Restringida” 15

6. ¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN SE LE DA A LA ALTA DIRIGENCIA, ES DECIR AL ALCALDE Y CONCEJO MUNICIPAL?

Generalmente sólo el acta de recepción, pero tienen acceso a cualquier tipo de

información, desde la recepción de la solicitud hasta la conclusión del proyecto.

14 Ordenanza Municipal, Alcaldía de Chalchuapa. Art 19, p. 26 15 Ibid, Art. 20, pág. 27

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6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES A continuación se detallan las conclusiones que se determinaron a lo largo de la

investigación de campo y además se presentan una serie de recomendaciones para

un mejor control de los proyectos comunitarios.

CONCLUSIONES

• Algunas alcaldías del departamento de Santa Ana realizan el almacenamiento y

administración de la documentación de sus comunidades en forma manual. El

91% de las municipalidades posee equipo de cómputo, pero en su mayoría es

utilizado para almacenar todo tipo de información de las actividades de la

alcaldía municipal, lo que limita el espacio en disco duro pero no disminuye la

posibilidad de habilitar una base de datos para almacenar la información de los

proyectos comunitarios.

• Los archivos materiales, es decir documentación en archiveros, deben

almacenarse durante 10 años según ley, pero están expuestos a un siniestro o al

extravió de documentos, mientras que los archivos magnéticos ofrecen la ventaja

de realizar actualizaciones y copias de respaldo para almacenarlos en un lugar

seguro.

• Las ADESCO y en general las directivas comunales pueden solicitar la

información que necesitan con respecto a sus proyectos, pero no siempre se

tiene a la mano la información por lo que el interesado debe esperar un lapso de

tiempo para que se elabore el reporte que ha solicitado y por ende la información

no es puntual.

RECOMENDACIONES

• Es necesario diseñar una base de datos que contenga los datos que conforman

los documentos que se necesitan en cada proyecto de tal forma que la persona

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encargada de almacenar la información pueda ingresar los datos de cada uno de

los proyectos en forma ordenada.

• Con el diseño de una base de datos se beneficiará la alcaldía, ya que el

almacenar la información de esta manera resultará más confiable y contribuirá a

que no se extravié ningún dato referente a los proyectos. Además, la comunidad

será beneficiada porque obtendrá información inmediata, ya que la persona

encargada de administrar la base de datos ahorrará tiempo en la búsqueda de la

información que le soliciten, por tanto la comunidad recibirá reportes de una

manera más eficiente.

Luego de conocer la forma de administrar la información en cada alcaldía municipal,

se tiene la base suficiente para proceder a diseñar una base de datos que cumpla

con los requerimientos de cada institución, por lo que se presenta en el capítulo IV

las herramientas necesarias para que cada alcaldía implemente el diseño de la base

de datos en el momento que lo considere conveniente.