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121 CAPITULO IV DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERO, UBICADAS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. A. INTRODUCCIÓN La Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos está integrada por: a. Análisis de proyectos y programas, b. Auditoría de la función de procesamiento de datos y c. Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en áreas funcionales. Para el caso de las ferreterías categorizadas dentro de las medianas empresas, el análisis de proyectos y programas y la auditoría de la función de procesamiento de datos no son aplicables por la estructura de las mismas; por lo cual el presente modelo está basado específicamente en la Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en áreas funcionales. B. GENERALIDADES El presente documento contiene un modelo de Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos, para el fortalecimiento del control interno de las medianas empresas del sector ferretero, ubicadas en el área metropolitana de San Salvador; el cual se aplicará como una auditoría interna, a fin que las ferreterías puedan emplearlo fácilmente y de esta manera conocer si sus operaciones son eficaces, eficientes, y si están maximizando sus recursos; cuidando por consiguiente la economía en sus actividades.
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CAPITULO IV
DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERO, UBICADAS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.
A. INTRODUCCIÓN La Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos está integrada por:
a. Análisis de proyectos y programas,
b. Auditoría de la función de procesamiento de datos y
c. Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en
áreas funcionales.
Para el caso de las ferreterías categorizadas dentro de las medianas empresas, el
análisis de proyectos y programas y la auditoría de la función de procesamiento de
datos no son aplicables por la estructura de las mismas; por lo cual el presente
modelo está basado específicamente en la Auditoría de procedimientos
administrativos y formas de control interno en áreas funcionales.
B. GENERALIDADES El presente documento contiene un modelo de Auditoría de Gestión de Sistemas
Administrativos, para el fortalecimiento del control interno de las medianas empresas
del sector ferretero, ubicadas en el área metropolitana de San Salvador; el cual se
aplicará como una auditoría interna, a fin que las ferreterías puedan emplearlo
fácilmente y de esta manera conocer si sus operaciones son eficaces, eficientes, y si
están maximizando sus recursos; cuidando por consiguiente la economía en sus
actividades.
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La auditoría de gestión de sistemas administrativos está dirigida a la gestión que
realiza la administración y a los resultados obtenidos con relación a los planes
establecidos con anterioridad por la dirección de las empresas.
La auditoría a los estados financieros, consiste en verificar que las cifras
representadas en ellos, son razonables. Por otra parte, la auditoría del control interno
de una entidad, examina los sistemas de control interno y todos los componentes que
los conforman.
Es por ello, que en el modelo que se presenta a diferencia de los otros tipos de
auditoría, se evalúan los procedimientos administrativos y las formas de control
interno aplicado; para proporcionar un aporte sustancial y mejorar el funcionamiento
de las medianas empresas ferreteras.
En El Salvador, no se ha desarrollado ampliamente la auditoría de gestión por
diversas razones. La mayoría de los propietarios y la administración de las empresas
desconocen la existencia de este tipo de auditoría, incluso en el campo de los
profesionales de la contaduría pública se encuentran personas que desconocen
sobre el tema.
No obstante, existen en el país empresas afiliadas o subsidiarias de compañías
multinacionales que tienen otra perspectiva con relación a la dirección y controles
que emplean, utilizando controles y procesos innovadores, sofisticados y adecuados
que les permitan competir en el mercado.
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C. OBJETIVOS DEL MODELO 1. Objetivo general.
Diseñar un modelo de Auditoría de Gestión de sistemas administrativos, que
contribuya al fortalecimiento del control interno de las medianas empresas del
sector ferretero, ubicadas en el área metropolitana de San Salvador.
2. Objetivos específicos. Desarrollar procedimientos que permitan evaluar los resultados de la
gestión de la administración, a fin de garantizar que estos estén en
función de los objetivos de la ferretería.
Formular programas de auditoría que permitan ejecutar el examen de
auditoría en cada una de las áreas funcionales identificadas.
Establecer indicadores que permitan medir la gestión en las áreas
auditadas.
D. IMPORTANCIA DEL MODELO
1. Importancia económica para el país. El modelo representa un aporte para la economía del país, debido a que mediante
la aplicación de la Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos; se espera
que las ferreterías incrementen sus utilidades, permitiéndoles a estas empresas
experimentar crecimiento o expansión, incentivando la inversión y generando más
empleos.
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2. Importancia para el sector ferretero. Es de importancia la aplicación del modelo, ya que les proporciona mejores
resultados en las operaciones, fortaleciendo así al sector, ubicándolo en una
posición mas representativa con relación a los demás sectores (del sector
comercio).
3. Importancia para el personal. Promueve la eficiencia y eficacia en el trabajo, obteniendo como resultado
satisfacción personal y beneficios económicos provenientes del incremento en las
utilidades de las empresas.
E. JUSTIFICACIÓN Para entrar y/o mantenerse en un mundo globalizado, toda empresa debe poseer
coherencia entre los objetivos trazados y los alcanzados; a fin de determinar el
rumbo de ellas; para lo cual es necesario implementar técnicas de control que tengan
como fin el hacer eficiente y eficaz todas las áreas, además del cumplimiento de los
objetivos.
Una de las ventajas de realizar auditoría de gestión es que se detectan los puntos
vulnerables de la empresa, facilitando identificar las áreas en las cuales se está
fallando, cuáles son las barreras que no permiten avanzar e interrumpen el buen
funcionamiento de otras áreas; además de las alternativas a seguir.
En las Auditorías de Gestión de Sistemas Administrativos, a diferencia de las
Auditorías Contables, no existen normas de aplicación general, tales como las
Normas de Auditoría vigentes para la revisión de los estados contables. Por lo
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anterior se hace necesario definir criterios de auditoría de gestión, es decir normas
razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes.
El enfoque y orientación de la auditoría, determina que la investigación debe ceñirse
en su ámbito de acción a los objetivos trazados.
Este modelo estará estructurado con un enfoque de auditoría que prioriza las áreas
(críticas) de la empresa; para lo cual deberán ajustarse los procedimientos a los
objetivos que se tracen en cada auditoría y en función de ello, definir el enfoque y
alcance de la auditoría.
En vista de las deficiencias que presentan las empresas y las fortalezas que ofrece
la auditoría de gestión de sistemas administrativos; consideramos conveniente el
diseño de un modelo de auditoría de gestión de sistemas administrativos, que
beneficiará a las empresas ferreteras en cuanto al fortalecimiento del control interno
que poseen con relación a todas sus operaciones.
F. ALCANCE El modelo de auditoría de gestión de sistemas administrativos, es un instrumento
para ser aplicado por todas las medianas empresas del sector ferretero del área
metropolitana de San Salvador.
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G. MODELO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERO, UBICADAS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.
1. Esquema del modelo MODELO DE AUDITORIA DE GESTIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS,
DIRIGIDO A LAS FERRETERIAS.
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Etapa II Planeación del trabajo de auditoría
de gestión de Sistemas Administrativos.
Etapa IV Elaboración de informes y su
respectivo seguimiento.
Etapa III Desarrollo de los programas de
auditoría.
a. Preparación de los papeles de trabajo. b. Catálogo de Marcas. c. Tipos de Archivos. d. Integración y cierre de los programas
de auditoría. e. Formato de los papeles de trabajo.
Etapa I Análisis situacional. Examen Preliminar
a. Análisis externo. b. Análisis interno. c. Examen Preliminar
Recurso humano asignado para reconocimiento general de la empresa.
Identificación de áreas criticas.
a. Informes de auditoría. b. Seguimiento a los informes de
auditoría. c. Propuesta para el fortalecimiento del
control interno.
Memorando de Planeación a. Objetivos de la Auditoría. b. Estimación del riesgo de las áreas a
examinar. c. Estrategias de la auditoría. d. Administración de la auditoría. e. Cuestionarios. f. Programas de auditoría.
Plan de implementación.
a. Objetivos. b. Importancia. c. Difusión d. Políticas de implementación. e. Responsables de la implementación. f. Recursos para la implementación. g. Seguimiento a la ejecución. h. Presupuesto de implementación. i. Cronograma. j. Revisión posterior del modelo.
Fuente: Equipo de Trabajo.
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2. Desarrollo del modelo. El modelo se desarrolla en las siguientes etapas:
a. Análisis situacional y examen preliminar.
b. Planeación del trabajo de auditoría de gestión de sistemas administrativos para
las ferreterías.
c. Desarrollo de los programas de auditoría.
d. Elaboración de informes de auditoría y su respectivo seguimiento.
2.1 Etapa I: Análisis Situacional y Examen Preliminar: 2.1.1 Análisis Externo: Previo a realizar la auditoría es indispensable que el auditor realice un análisis
externo referente al entorno de las ferreterías; este análisis debe estar enfocado a
cubrir todos los aspectos señalados en el siguiente sub esquema.
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a. SUB ESQUEMA DEL ANÁLISIS EXTERNO DEL SECTOR FERRETERO.
Conocimiento Externo: Para el sector ferretero la estabilidad y crecimiento económico del país es de mucha
importancia, es por eso que en los cuatro últimos años han crecido y ampliado su
radio de operaciones generando con esto mayor oportunidad de empleos,
crecimiento que se refleja en el consumo de productos locales e importados.
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Reacción ante la competencia.
Políticas de importación, exportaciones e incentivos
• Estancamiento de proyectos de vivienda.
• Desplazamiento de productos existentes por otros.
Conocimiento externo. • Estabilidad y crecimiento del país. • Competencia. • Productos locales. • Importaciones.
• Poco crecimiento por situaciones externas a las entidades (condiciones sociales y económicas imperantes en el país).
Fuente: Equipo de Trabajo.
Operaciones de reducción o expansión
Riesgos que corre la empresa.
Condiciones adversas a las que se enfrenta el sector.
• Alzas en las tarifas arancelarias por importaciones.
• Incremento de las tasas de interés por créditos.
• Cierre del mercado existente por retiro de inversionistas.
• Competencia desleal • Variación de precios. • Mercado informal.
TLC: • Variedad de productos. • No existen inversionistas extranjeros. Cambios de tecnología: Mejor calidad. Aceptación optima de los productos. Mayores beneficios.
Actividad cíclica: Períodos de mayor venta.
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El incremento en los productos locales ha permitido que más de 400 fabricantes
entre pequeños, medianos y grandes amplíen su producción, beneficiando con ello
sus ingresos y el crecimiento de la economía.
Reacción ante la competencia: Para los representantes y compradores en potencia, no existe mayor problema con
respecto a la competencia, pero el sector medio si se ve afectado ya que tienen que
reaccionar ante la competencia desleal que se da en el mercado, por la variación de
precios que les imponen los mayoristas, y por otra parte los precios manejados en el
mercado informal.
Políticas de importación o exportación: Para los inversionistas de este sector, el ser comprador directo con los productores
es muy importante por que los precios que les ofrecen les permite negociar sin
intermediarios, evitando los costos adicionales generados por la negociación
indirecta.
Como exportadores no se tiene mucha apertura ya que únicamente se está
negociando con Honduras y Nicaragua. Para las ferreterías establecidas en este
nivel lo mas importante es mantener cubierto el mercado local, su visión no está en
ampliarse a nivel regional, siendo más prioritario el crecimiento interno.
Incentivos fiscales: No se cuenta con incentivos fiscales que permitan mayores beneficios, lo único de
mayor relevancia es el no pago de impuesto por las exportaciones.
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Efectos del tratado de libre comercio: Se espera que con la apertura de mercados, los mayores beneficiados sean los
consumidores por la nueva variedad de productos que podría incrementarse; para los
inversionistas no existe mayor preocupación ya que no existen empresas que estén
interesadas en venir a competir a nivel medio, por lo que se espera que el efecto sea
de mejora para las medianas empresas del sector ferretero.
Cambios de tecnología: De acuerdo con información obtenida en entrevistas se verificó que los cambios de
tecnología en los productos ferreteros han mejorado la calidad de servicio y no se ha
experimentado una baja al consumo, al contrario su aceptación ha sido óptima por lo
que el sector se ha visto beneficiado.
Actividades cíclicas:
De acuerdo con la información obtenida en entrevistas, se verificó que los períodos
de mayor venta siempre se han dado para las fechas de diciembre a mayo, períodos
en los cuales se dan por iniciado los proyectos de construcción, otro fenómeno se da
en la época de vacaciones, ya que es cuando se observa un incremento en las
ventas.
Operaciones de reducción o expansión: Por el alto grado de inflación que existe, el sector ferretero no ha crecido lo suficiente,
y su expansión se ha visto disminuido, se ha determinado que en nuestro medio si se
tiene la visión a futuro de expandirse, pero todo depende de la fluctuación de la
economía.
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Riesgos que corre la empresa: El mayor riesgo que puede tenerse hoy en día, es el estancamiento en los proyectos
de construcción de viviendas; ya que es de aquí de donde se logran los mayores
ingresos y la incapacidad de adquirir nuevos productos para ofrecer al mercado.
Condiciones adversas a las que se enfrenta el sector: De acuerdo con la investigación realizada se presentan las siguientes condiciones:
Las tarifas arancelarias por las importaciones son elevadas,
El alza en los precios de los productos en el exterior,
Incremento en las tasas de interés por créditos,
El cierre de mercados existentes por el retiro de los inversionistas.
2.1.2 Análisis Interno. El análisis interno le permite al auditor tener mayor conocimiento sobre las fortalezas
y debilidades a las que se enfrentan las ferreterías; los aspectos a considerarse para
el análisis interno se especifican en el siguiente sub esquema.
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b. SUB ESQUEMA DEL ANÁLISIS INTERNO DEL SECTOR FERRETERO.
Situación actual: Las medianas empresas del sector ferretero han experimentado buenos y malos
resultados como consecuencia del aprovechamiento de las fortalezas y
oportunidades que se le presentan a las empresas y el efecto que tienen las
debilidades y amenazas en el desempeño de las mismas.
Fortalezas: Como todo negocio el ser líder en el mercado es el objetivo primordial; el manejo de
marcas y representaciones para la distribución de productos es una de las grandes y
valiosas fortalezas que posee este sector; por lo que no existe competencia para los
que manejan dichas marcas, además la exclusividad permite manejar los precios del
mercado; con el manejo de los precios se logra una mayor venta al mayoreo ya que
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Misión.
Visión.
Situación Actual. • Fortalezas. • Oportunidades. • Debilidades. • Amenazas.
Satisfacer las necesidades de los clientes a través de la diversificación y calidad.
Fuente: Equipo de Trabajo.
Ser líderes en el mercado distribuyendo los mejores y variados productos.
Políticas aplicables a: Compras. Ventas. Otorgamiento de
créditos.
Compras: • Compras directas con productores. • Mantener niveles óptimos de inventario. • Diversificación de productos. Ventas: • Monitoreo constante de altas y bajas. • Capacitación constante y adecuada al
personal de ventas. • Servicios de transporte. Otorgamiento de créditos: • Investigación sobre la calidad de los
clientes. • Asignación de créditos de acuerdo al
perfil del cliente.
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para los representantes de las marcas es muy importante alcanzar niveles altos de
ventas.
La diversificación de productos que hoy en día se ofrecen en este sector no sólo para
la construcción; si no también para el hogar ha permitido ganar otro estatus dentro
del mercado por lo que es frecuente ver como los consumidores adquieren productos
no tradicionales que se ofrecen en las ferreterías.
La capacitación constante del personal que brinda atención al público es una de las
herramientas importantes que permite ser siempre los mejores, logrando así la
satisfacción de los clientes por la atención recibida y la disponibilidad de productos.
Oportunidades: Las ferreterías en la actualidad aprovechan la diversificación de productos que
poseen y que por lo tanto no se limitan únicamente a la venta de materiales de
construcción, por otra parte ofrecen productos sustitutos a mas bajo costo, lo que
representa una alternativa mas para los clientes y el incremento en las ventas para
las empresas.
Debilidades:
Es muy importante para las empresas contar con líneas de crédito financiero, que
permita el adquirir los productos directamente con los productores o distribuidores en
el exterior; siendo ésta una de las principales debilidades que experimenta el sector,
debido a:
a. La falta de financiamientos o los altos intereses;
b. Monopolio en la representación de productos y por ende controlan los precios;
c. Competencia desleal de las grandes empresas; lo cual ha influido en pérdidas
grandes y en consecuencia el cierre de algunas;
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d. Incremento de la delincuencia, el alto grado de asaltos ha provocado el contratar
compañías aseguradoras que respalden las pérdidas que sufren por los asaltos,
lo cual se refleja también en un incremento en los precios;
e. Estancamiento de la construcción y la poca oportunidad de participación en
licitaciones.
Amenazas: Existen factores que pueden afectar considerablemente a las empresas ferreteras
como por ejemplo: la capacidad que tienen para sustituir productos, los costos
cambiantes de los proveedores, la relación precio calidad de los productos y la
velocidad de cambio de productos.
Misión: De acuerdo a la misión de las empresas, lo que persiguen es satisfacer las
necesidades de los clientes a través de la diversificación y calidad de las marcas. En
el sector se sabe que muchas empresas no logran realizar su misión, debido a que
no pueden seguir el ritmo de los cambios en el mercado; tal es el caso de ferretería
“La Isla” que se ha mantenido funcionado por más de veinte años, pero a
consecuencia de no poder competir en el mercado cambiante, se encuentra
actualmente con problemas económicos. El grado de competencia, la baja en el
poder adquisitivo y la alza en los precios de los productos, ha dificultado mantenerse
como líderes en el mercado, la innovación y diversidad de productos con diferentes
tecnologías no permite sostener precios competitivos respecto a las grandes
empresas de este sector.
Visión. La visión de las empresas ferreteras, es ser líderes en el mercado distribuyendo los
mejores productos a sus consumidores.
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Las empresas encausan su rumbo para alcanzar su visión, han expandido sus
ventas ofreciendo otros productos no tradicionales a este tipo de negocios, brindando
además una esmerada calidad en la atención personalizada.
Políticas aplicables a las compras, ventas y otorgamiento de créditos: Por lo general se espera que las compras sean en forma directa con el productor,
aprovechando los precios para mantener un nivel de inventarios óptimos para los
intereses de la empresa, mantenerse con una buena diversidad de productos que
estén acordes a las exigencias y alcance de los consumidores.
En lo que se refiere a las ventas, siempre se mantiene en constante monitoreo las
altas y bajas, además de la capacitación del personal para que pueda ofrecer en
forma adecuada los productos que se poseen, el contar con servicio de transporte,
tanto para la venta como para la compra.
En relación al otorgamiento de créditos, se inicia con una investigación de los
antecedentes de los clientes, posteriormente se aprueban y asignan los créditos de
acuerdo a la calidad de los clientes, estableciendo las condiciones del crédito en
cuanto a límite y plazos de pago.
2.1.3 Examen Preliminar:
Con la finalidad de identificar las áreas críticas se debe realizar el examen preliminar
el cual está basado en cuestionarios de control interno para cada una de las áreas y
para el conocimiento general de la empresa.
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b. SUB ESQUEMA DEL EXAMEN PRELIMINAR PARA EL CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA.
Recurso humano asignado para el conocimiento general de las empresas. Es importante, considerar el perfil del personal de Auditoría para realizar la
investigación inicial, a fin de conocer las áreas vulnerables o sólidas de las
ferreterías. Para lo cual, se debe seleccionar al encargado de coordinar la Auditoría
de Gestión a realizar.
Es conveniente predeterminar de forma estimada el tiempo a invertir en cada una de
las etapas de la auditoría; considerando el número de horas – hombre a emplear por
cada categoría, atendiendo el volumen y calidad de la información a examinar,
limitaciones potenciales y calidad del control interno.
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Identificación de las áreas críticas.
Recurso Humano asignado para el
conocimiento general de la ferretería.
Identificación del personal idóneo. Personal de auditoría asignado
para el reconocimiento general de la empresa.
Cuestionarios de control interno.
Fuente: Equipo de Trabajo.
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Identificación de las áreas críticas. En la etapa de estudio general se profundiza en un conocimiento global de la
empresa y se determinan las áreas críticas. El objetivo en esta fase, es profundizar el
estudio de cada una de las áreas o actividades definidas como críticas.
Con ese propósito, deberá obtenerse información acerca de las características
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre
las mismas. Con base a toda la información obtenida y al análisis efectuado, el
auditor determinará en forma jerarquizada las áreas o actividades críticas, en las
cuales deberá profundizar el análisis.
Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas críticas son:
1) El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión y,
2) El interés derivado de la administración en cuanto a:
a. Requerimientos de información los directivos de la empresa;
b. Importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus
operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra;
c. Los resultados de otras auditorías;
d. Las políticas adoptadas por la administración de la empresa.
Entre las áreas críticas se mencionan las siguientes:
a. Administración.
b. Compras.
c. Ventas.
d. Finanzas.
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Para ello se incluyen los siguientes cuestionarios de control interno:
Cuestionarios de control interno. Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para: Conocimiento General dirigido a la administración.
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se cuenta con visión de la empresa. 2. Se ha establecido la misión de la empresa. 3. Los objetivos se han establecido tomando como base la
misión de la empresa.
4. Están documentados los objetivos de la empresa. 5. Las metas se han establecido con base a la misión de la
ferretería.
6. Se han determinado políticas para orientar las acciones de la empresa.
7. Se encuentran documentados las políticas de la empresa. 8. Tiene la ferretería procedimientos para realizar el trabajo. 9. Los procedimientos se encuentran por escrito. 10. Se poseen políticas de conducta. 11. Se han elaborado manuales de puestos. 12. Existen políticas para la contratación de empleados. 13. Existen políticas para la capacitación de empleados. 14. Se han establecido niveles de autoridad. 15. La información circula en todos los niveles de la empresa. 16. Se da seguimiento a las deficiencias de control reportadas. 17. Cuenta la empresa con archivo de documentos legales
(escritura de constitución, credenciales de la administración, y la documentación fiscal de ley).
18. Se tiene presente los eventos o influencias externas como por ejemplo: eventos económicos, reglamentaciones, leyes y otros.
19. La planeación y la organización están relacionados. 20. Se ha diseñado un organigrama. 21. El organigrama se ha actualizado.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________
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Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para: Control interno de Gestión dirigido a la administración.
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe un proceso de planeación en función de los objetivos de la ferretería.
2. Cuenta con planes estratégicos para todas las áreas funcionales.
3. Posee planeación de resultados. 4. Utiliza la administración, los presupuestos para analizar las
variaciones.
5. Se cuenta con políticas para desarrollar los procedimientos. 6. Se aplican los procedimientos. 7. Tienen independencia los responsables de la toma de
decisiones.
8. Se mide el desempeño de la administración.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________ Nombre de la ferretería: Cuestionario de control Interno para: Procedimientos administrativos y formas de
control interno de la administración.
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Son identificados los puntos críticos que se necesitan controlar.
2. Los procedimientos administrativos han contribuido a elevar la calidad del trabajo.
3. Los procedimientos administrativos están descritos. 4. Se cuenta con controles que identifiquen el desempeño real
de los planes.
5. Se cuenta con controles que identifiquen las desviaciones de los planes.
6. Se implementan medidas para corregir las desviaciones. 7. Se revisan con frecuencia los procedimientos. 8. El personal aplica de manera correcta los procedimientos
administrativos.
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No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
9. El personal aplica de manera uniforme los controles. 10. Considera que los procedimientos administrativos
contribuyen con el proceso de toma de decisiones.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________ Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para : Compras
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe manual de segregación de funciones para el área de compras.
2. Las compras se realizan de acuerdo al nivel de autorización establecido.
3. Existe un manual de procedimientos para realizar las compras.
4. Se efectúan revisiones a las compras. 5. Las compras se basan en programaciones. 6. Existen formatos de órdenes de compra. 7. Las órdenes de compra están numeradas. 8. Se monitorean las órdenes de compra pendientes de recibir. 9. Los documentos de las compras son enviados diariamente. 10. Se posee un catálogo de proveedores. 11. Se tienen proveedores permanentes. 12. Las compras se realizan únicamente a proveedores
nacionales.
13. Se solicitan cotizaciones para realizar las compras. 14. El área de finanzas se coordina con el área compras para
efectuar los pagos.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________
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Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para: Ventas
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe manual de segregación de funciones para el área de ventas.
2. Se tiene control de las ventas. 3. Se tienen objetivos para las ventas a corto plazo. 4. Se han establecido objetivos de ventas a mediano plazo. 5. Se han elaborado objetivos de ventas a largo plazo. 6. Se tiene el personal de ventas necesario para atender la
demanda de clientes.
7. Se tiene conocimiento sobre los hábitos de compra de los clientes.
8. Se cuenta con lista de precios actualizado. 9. Existen políticas de descuento por ventas. 10. Se cumplen los presupuestos de venta. 11. Se llevan estadísticas de las ventas en mostrador. 12. Se poseen estadísticas de las ventas a domicilio. 13. Existen estadísticas de las ventas realizadas por ruteo. 14. Se han establecido medidas de seguridad para la custodia
del efectivo por las ventas.
15. Se realizan ventas al crédito.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________ Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para: Finanzas
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se tiene manual de segregación de funciones para el área de finanzas.
2. Existe un control de ingresos. 3. Existe control de los egresos. 4. Cuenta la empresa con liquidez para enfrentar el ciclo
normal de operaciones.
5. Se tiene establecido todas las fuentes de ingresos. 6. Los presupuestos son preparados por personal que tiene
conocimiento de la operatividad de cada área.
7. Se implementa en forma oportuna las medidas correctivas
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No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
por las variaciones presupuéstales. 8. Existe un proceso de planeación financiera para medir los
resultados de la empresa.
9. Existen estudios económico-financiero para la asignación de prioridades presupuéstales.
10. Se cuenta con un sistema contable. 11. El sistema contable está acorde a las necesidades de la
empresa.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________ Nombre de la ferretería:
Cuestionario de control interno para: Inventarios
No.
Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se ha elaborado un manual de segregación de funciones para el área de inventarios.
2. Las existencias son manejadas por medio de un sistema de inventarios.
3. Se ha asignado personal para el control de existencia en bodega.
4. Se revisa la condición en que se encuentran los inventarios. 5. Se posee equipo de cómputo para el manejo de los
inventarios.
6. Se elaboran informes de los productos con lento movimiento. 7. Los productos con mayor costo son controlados a detalle. 8. Se realizan tomas físicas de inventarios por personas
diferentes a su custodia.
9. Está restringido el acceso a las bodegas únicamente a personal autorizado.
10. Se tiene procedimiento para recepción de las compras. 11. Se controlan contablemente los inventarios.
Elaborado por: ___________________________________ Fecha de realización: _______________
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2.2 Etapa II: Planeación del trabajo de Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos para las ferreterías.
En esta etapa se recopila la información para realizar la Auditoría de Gestión de
Sistemas Administrativos; considerando para tal efecto: la recolección de información
y documentación, elaboración del memorando de planeación y preparación de los
programas de auditorías específicos para cada área a evaluar. Además en esta fase
se determina el alcance y enfoque de la evaluación.
2.2.1 Memorándum de la Planeación. Para que una auditoría brinde resultados confiables se debe contar con una
adecuada planeación, para ello planteamos lo siguiente:
a. Objetivos de la auditoría a realizar: Ampliar la información de la gestión en todas las áreas.
Ofrecer información y opiniones de como se podrían solucionar los problemas.
Detectar las debilidades de cada área.
Establecer parámetros de seguimientos para las correcciones, de acuerdo a
los hallazgos.
b. Estimación del Riesgo de las Áreas a examinar:
Estimación del Nivel de Riegos: ** Áreas Críticas:
Riesgo Alto. Riesgo Medio. Riesgo Bajo.
Administración.
Compras.
Ventas.
Finanzas.
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** La estimación del riesgo se establecerá con base al control interno establecido en
cada una de las ferreterías, considerando lo siguiente: Si no hay control interno el riesgo es Alto, si hay control con muchas deficiencias el riesgo es Medio, y si
existe control interno con pocas deficiencias el riesgo es Bajo.
c. Estrategias de la Auditoría: Toda auditoría debe contar en su fase de planeación, una definición específica del
alcance de los procedimientos y período que cubre la auditoría, considerando para tal
caso, lo siguiente:
Alcance del trabajo de la Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos. El alcance estará en función de las áreas críticas determinadas y sus prioridades.
Es necesario considerar que, si este tipo de Auditoría se realiza por primera vez, el
alcance debe ser más extenso, a fin de cubrir todo el riesgo en la empresa. En el
caso de auditorías recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarán
simultáneamente, teniendo por objetivo actualizar y analizar la información del
conocimiento de la empresa, a fin de identificar nuevas áreas críticas.
La documentación a analizar corresponderá al período de tiempo sujeto a examen,
por ejemplo un semestre anterior, al inicio de la auditoría.
Para el caso de esta auditoría se considerará para la evaluación las siguientes áreas
o departamentos:
Administración;
Compras;
Ventas;
Finanzas;
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Determinación del tipo de información a consultar. A fin de obtener el conocimiento de la empresa deberá consultarse documentos
como:
a. Manual de Organización;
b. Libro de Actas;
c. Organigrama de la Empresa;
d. Estados Financieros;
e. Visión, Misión, Procedimientos, establecidos por la Administración;
f. Objetivos operativos de la empresa;
g. Políticas de cada área o departamento;
h. Presupuestos de Gastos y Ventas;
i. Informes de Auditorías anteriores;
j. Estructura de los Sistemas de Información;
k. Canales de distribución;
l. Volúmenes de compras y ventas por producto;
m. Clasificación y ubicación de los clientes y proveedores;
n. Nivel de inventarios;
o. Detalle de la tecnología en uso.
p. Manuales de puestos de trabajo.
Para un adecuado control es conveniente elaborar un detalle de la documentación a
solicitar; lo cual facilitará conocer la disponibilidad en proporcionar lo solicitado y el
tiempo de respuesta; lo anterior también servirá como base para reiterar la solicitud
hasta su cumplimiento, en caso de que la documentación o la información no sea
proporcionada oportunamente. Ver Formato en Anexo 2.
d. Administración de la Auditoría: La administración de la auditoría comprende los siguientes aspectos:
Contactos con personal clave,
146
Asignación de los recursos idóneos de acuerdo a las áreas a evaluar,
Fechas claves de ejecución.
1) Contactos con personal clave (Gerencia o Administración). Con anticipación debe identificarse el personal clave de la empresa, lo que
dependerá de las áreas a evaluar; siendo necesario realizar las entrevistas con los
responsables del control y manejo de la empresa con quiénes se hará contacto para
obtener mayor información de la empresa.
Se deberá preparar anticipadamente el plan o método de entrevistas a efectuar. Se
programarán inicialmente las entrevistas a los principales ejecutivos, puesto que será
mediante el contacto con ellos, que se definirá el siguiente personal a entrevistar.
Cada una de estas entrevistas debe seguir un orden jerárquico, deberá ser
planificada, dejando constancia de la planificación (personal a entrevistar, área de
responsabilidad, día y hora prevista a ser realizada).
Con el objetivo de obtener información adicional del área específica del gerente
entrevistado. Las preguntas deberán orientarse en ese sentido, debiendo además
revelarse en la reunión; el nombre de los responsables, dependientes del
entrevistado, con quienes se tratarán los temas con mayor detalle.
A medida que se vaya descendiendo en la pirámide, la información a solicitar será de
mayor detalle. El Coordinador o Encargado de la Auditoría en función de su
experiencia y grado de información necesaria, definirá en cada oportunidad en qué
nivel se limitaran las entrevistas.
147
En lo posible, deberán concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objetivo que
uno de ellos sea el encargado de tomar nota y otro efectuar las preguntas. De ser
factible, el cuestionario debe ser firmado por el entrevistado.
2) Asignación de los recursos idóneos de acuerdo a las áreas a evaluar. Una vez que se haya tabulado, procesado y analizado la información obtenida en el
conocimiento preliminar de la empresa, se diseñarán los lineamientos generales del
trabajo, proyectando el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del
personal a utilizar y el costo aproximado.
Se fijarán los límites de la auditoría, es decir, qué aspectos serán incluidos en la
auditoría y cuales no. Del resultado anterior, dependerá el personal a seleccionar
para realizar la evaluación. Sugiriendo que el personal elegido tenga conocimiento de
las áreas críticas identificadas en la investigación inicial.
El siguiente cuadro sirve para detallar el personal asignado a la auditoría y las horas
que se proyectan utilizar para evaluación.
2.1 Modelo para definir el personal asignado:
Actividad: Horas estimadas:
Auditor Jefe XXXXXX
Asistente Auditor XXXXXX
Total XXXXXX
Hecho por: ____________________
Aprobado por: __________________
Elaborado por Equipo de Trabajo.
148
El presupuesto de tiempo, sirve para exponer las horas que se utilizarán en cada
etapa de la planeación de la auditoría.
2.2 Modelo para describir las horas que se invertirán en cada área a evaluar:
Actividad o área: Horas trabajadas. Días hombre.
Análisis situacional. 16 2
Examen preliminar. 32 3
Planeación. 88 10
Ejecución del trabajo de campo. 112 8
Elaboración del informe preliminar. 12
Comunicación de resultados. 4 1
Elaboración del informe final y
seguimiento. 4 2
Total 268 26
Hecho por: ____________________
Aprobado por: __________________
Elaborado por Equipo de Trabajo.
3) Fechas claves de ejecución. La ejecución de esta auditoría debe programarse en forma semestral, por los
siguientes aspectos:
a. Al inicio del período, para la toma de decisiones;
b. A mitad del año, para medir los resultados y en caso de ser necesario, adoptar
nuevas estrategias.
149
Cronograma para la realización de la auditoría.
Actividad Días hábiles: Responsable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Análisis Situacional:
Análisis Externo. Auditor Jefe.
Análisis Interno. Auditor Jefe.
Examen Preliminar:
Recurso Humano para reconocimiento General. Auditor Jefe.
Identificación de áreas críticas. Auditor Jefe y Asistente.
Programa para evaluar situación general. Auditor Jefe y Asistente.
Planeación del trabajo de auditoría:
Objetivo de la auditoría. Auditor Jefe.
Estimación de riesgos de las áreas funcionales. Auditor Jefe.
Alcance del trabajo de auditoría. Auditor Jefe.
Contacto con personal clave. Auditor Jefe y Asistente.
Asignación de los recursos idóneos. Auditor Jefe.
Fechas claves de ejecución (cronograma). Auditor Jefe y Asistente.
Elaboración de cuestionarios. Auditor Jefe y Asistente.
Elaboración de programas. Auditor Jefe y Asistente.
Ejecución del trabajo de auditoría:
Preparación de papeles de trabajo. Auditor Jefe y Asistente.
Catálogo de marcas. Asistente Auditoría.
Organización de archivos. Asistente de auditoría.
Ejecución de programas de auditoría. Auditor Jefe y Asistente.
Integración y cierre de programas. Auditor Jefe y Asistente.
Elaboración de Informe de auditoría:
Elaboración de informe preliminar. Auditor Jefe y Asistente.
Comunicación de resultados. Auditor Jefe y Asistente.
Elaboración de informe final y seguimiento. Auditor Jefe.
Para efectos de la programación se consideraron 26 días hábiles.
Elaborado por: Equipo de Trabajo.
151
e. Programas de Auditoría: Se deben elaborar y especificar los programas de auditoría a desarrollar en el
transcurso de la evaluación.
Al desarrollar un programa de auditoría no se podrá prever todas las contingencias;
razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la adecuación del
programa de forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar un programa en el
que se resuma el enfoque de los temas de auditoría, revisarlo y ampliarlo a medida
que la auditoría se desarrolla.
A continuación se detallan los programas para la evaluación de la Auditoría de
Gestión de Sistemas Administrativos.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: PARA LA EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.
Nombre de la empresa: Objetivo: Verificar la relación entre el negocio, su presente y futuro,
mediante el cumplimiento de los planes estratégicos y operativos establecidos.
Alcance: Realizar una revisión a los objetivos, procedimientos, políticas,
estructura organizativa de la empresa, establecida para el período evaluado.
No.
Procedimientos. Hecho
por. Referencia.
Pt’s Observaciones.
1. Solicite la documentación para ejecutar la evaluación; preparando para ello una lista detallada la cual debe contener fecha de entrega de la documentación. La documentación a solicitar es la siguiente: a. Manual de Organización. b. Libro de Actas. c. Organigrama de la Empresa. d. Estados Financieros. e. Visión, Misión, Procedimientos, establecidos por la
152
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
Administración. f. Objetivos operativos de la empresa. g. Políticas de cada área o departamento. h. Presupuestos de Gastos y de Ventas. i. Informes de Auditorías anteriores. j. Estructura de los Sistemas de Información. k. Canales de distribución de productos. l. Volúmenes de compras y ventas por producto. m. Clasificación y ubicación de los clientes y
proveedores. n. Nivel de inventarios. o. Detalle de la tecnología en uso. p. Manuales de puestos de trabajo.
2. Realice la recopilación de los antecedentes; entre estos pueden ser: cuestionario de control interno, entrevistas con principales ejecutivos (gerentes, encargados de áreas o departamento).
3. Consulte los informes emitidos en las auditorías anteriores.
4. Verifique si existe una definición de la estructura organizativa de la empresa.
5. Identifique si la estructura organizativa de la empresa le permite cumplir con los objetivos, planes y estrategias establecidas.
6. Determine si son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista control.
7. Establezca si los objetivos y planes de la empresa, son claros, reales y alcanzables.
8. Razone si los planes y objetivos son explícitos en cuanto a lo que se espera del personal de la empresa.
9. Determine si las políticas y procedimientos satisfacen los objetivos establecidos.
10. Establezca si las políticas y procedimientos operan dentro de la organización de la empresa.
11. Evalúe el control interno, con el objetivo de medir el grado de eficiencia de los sistemas de control, determinando el nivel de confianza de tales sistemas.
12. Verifique si se realizan comparaciones de los resultados obtenidos respecto a los programados.
13. Identifique la existencia de controles de la gestión realizada. 14. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
15. Elabore informe. Fecha de elaboración _______________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
153
PROGRAMA DE AUDITORÍA: PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Nombre de la empresa: Objetivo: Identificar el adecuado control interno existente en la empresa. Alcance: Efectuar revisión a la gestión de la administración por el último
semestre a la fecha de auditoría.
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. PT’S
Observaciones.
Del control interno de gestión:
1. Determine si la administración se apoya en una planificación y en un sistema de información.
2. Verifique si la empresa cuenta con un sistema de control, cuyas herramientas permitan evaluar la gestión por áreas claves de la organización.
3. Analice el grado de integración del sistema de control de gestión en uso y los elementos que lo integran.
4. Analice si la empresa hace uso de indicadores para evaluar la gestión de la administración.
5. Establezca los controles con relación a toda la información que circula por la empresa (recopilación, proceso, análisis y comunicación).
6. Examine si los procedimientos implementados son apropiados para asegurar la integración y coordinación entre las distintas unidades funcionales.
7. Determine si la empresa cuenta con un control de costos que permitan determinar la contribución de cada producto a las utilidades, la valuación de inventarios y ayudar a determinar precios de venta.
8. Investigue sobre la existencia de Manual de Funciones y de Descripción de puestos.
9. Evalúe si la empresa ha implementado políticas y programas de selección, capacitación y evaluación de personal.
10. Revise si la empresa posee programas que incluyan la evaluación de la gestión administrativa.
De la medición del rendimiento:
11. Diseñe un método o sistema para la medición del rendimiento (eficiencia, economía y eficacia). Para ello considerar los componentes principales: a. Indicadores de Eficiencia; para ello relacionar los
volúmenes de trabajo con los recursos. Se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.
b. Indicadores de Economía; Establecer los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial).
c. Indicadores de Eficacia; medir el grado de
154
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. PT’S
Observaciones.
cumplimiento de las metas de la actividad considerada; orientándose a los resultados.
Ver detalle de indicadores a continuación. 12. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
13. Elabore cédula de hallazgos.
Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE COMPRAS. Nombre de la empresa: Fecha:
Verificado: Cumplimiento: Criterio. Indicadores. Si No Si No Se tiene control sobre el proceso de compras. Se compran productos de la mejor calidad.
Efic
ienc
ia
Las compras se reciben en el tiempo pactado con el proveedor.
Las compras se realizan al mas bajo costo. Se obtienen descuentos por compras recurrentes.
Econ
omía
Existen acuerdos de reposición de productos de mala calidad.
Se elaboran ordenes de compra para todas las adquisiciones.
Los proveedores están autorizados para la empresa.
Las necesidades de compra se revisan constantemente.
Efic
acia
Los pagos a proveedores se realizan de acuerdo a las políticas de la empresa.
Observaciones:
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
155
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE VENTAS. Nombre de la empresa: Fecha:
Verificado: Cumplimiento: Criterio. Indicadores. Si No Si No Se establecen porcentajes de ventas con respecto a los canales de distribución para determinar si estos son los mas indicados.
Efic
ienc
ia
Se analiza si de acuerdo a los límites establecidos de créditos, se está realizando la facturación.
Se analizan los costos para determinar el precio de los productos.
Se consideran los gastos para establecer el precio del producto.
Econ
omía
Se ha establecido un margen de utilidad para definir el precio del producto.
Se tiene una clasificación de la cartera de clientes. Se revisa el cumplimiento a las metas de ventas.
Efic
acia
Se analizan las ventas totales para determinar el porcentaje de las ventas al crédito y al contado.
Observaciones:
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE FINANZAS. Nombre de la empresa: Fecha:
Verificado: Cumplimiento: Criterio. Indicadores. Si No Si No Las proyecciones de Finanzas son acordes a las demás áreas funcionales.
Efic
ienc
ia
Se está cumplimiendo con las proyecciones establecidas para cada área funcional.
156
Los gastos de la empresa son acordes a su nivel de ingresos.
Las utilidades obtenidas permiten cubrir los gastos de la empresa.
Econ
omía
Los recursos de la empresa permiten cubrir las operaciones de la misma.
Se han cumplido con los presupuestos. Se ha realizado una comparación de las metas respecto a las objetivos establecidos.
Se compara la inversión con relación a los logros obtenidos por cada área funcional.
Efic
acia
Se comparan las proyecciones financieras con los planes de cada área.
Observaciones:
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE INVENTARIOS. Nombre de la empresa: Fecha:
Verificado: Cumplimiento: Criterio. Indicadores. Si No Si No La localización de los productos es inmediata. No existe un alto volumen de productos por falta de entrega inmediata a los clientes.
El control de los inventarios es coincidente con la existencia física.
Efic
ienc
ia.
El volumen de productos en la bodega es acorde al movimiento de los mismos.
No se paga almacenaje a terceros. No existen productos obsoletos.
Econ
om
ía
No existen faltantes de inventarios. El número de pedidos entregados a los clientes, coincide con el número de pedidos efectuados.
No existen diferencias entre lo recibido en bodega, respecto al formulario de ingreso emitido por el proveedor.
Los productos están almacenados adecuadamente. Efic
acia
Existe un control de entradas y salidas de productos.
157
Observaciones:
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
PROGRAMA DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LAS FORMAS DE CONTROL INTERNO EN ÁREAS
FUNCIONALES DE LAS FERRETERÍAS. Nombre de la empresa: Objetivo: Determinar la oportunidad y eficiencia del control interno en las
áreas funcionales de las ferreterías. Alcance: Efectuar revisión a los procedimientos administrativos de las
ferreterías por el último semestre a la fecha de auditoría.
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
De los procedimientos administrativos:
1. Efectúe un análisis de los procedimientos ejecutados en la empresa (compras, ventas, inventarios); identificando los aspectos siguientes: a. Es posible reducir el número de veces que se ejecuta el
procedimiento. b. Es factible simplificarlo y realizar una automatización. c. La ejecución del procedimiento responde a las
necesidades de la empresa.
2. Verifique si la ejecución de los procedimientos administrativos; cumple con la obtención de los resultados siguientes: a. Disminución de costos administrativos. b. Reducción de plazos operativos de gestión y de
respuesta. c. Distribución equilibrada de la asignación de cargas de
trabajo.
3. Compruebe la periodicidad con la cual es actualizado el manual de procedimientos.
De las formas de control interno:
4. Determine si se realizan revisiones constantes de desempeño, comparando el desempeño actual con los presupuestos, pronósticos y desempeño de períodos anteriores.
5. Verifique si la ferretería realiza conteos físicos
158
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
periódicamente, para garantizar la seguridad y salvaguarda de los activos.
6. Compruebe la existencia de una adecuada segregación de funciones para evitar errores o fraudes en el curso normal de operaciones.
7. Establezca si la administración, se inclina más hacia el control preventivo que el correctivo.
8. Determine si la empresa utiliza para efecto de control los presupuestos para la realización de los gastos.
9. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
10. Elabore cédula de hallazgos.
Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia. PROGRAMA DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS. Nombre de la empresa: Objetivo: Identificar la eficiencia en la realización de las compras
efectuadas por las ferreterías, para corregir deficiencia en dicha gestión.
Alcance: Evaluar los procedimientos de compras adoptados por las
empresas ferreteras.
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
1. Verifique que los proveedores se hayan autorizado de acuerdo a las políticas establecidas por la administración.
2. Determine que el precio y condiciones de los bienes, mercancías que se reciben de los proveedores estén debidamente autorizados de acuerdo a las políticas establecidas por la administración.
3. Establezca quiénes son los principales proveedores.
4. Examine que las órdenes de compra se realicen de acuerdo a lo establecido por la empresa.
5. Verifique que se reciben en la empresa específicamente los productos que se han solicitado.
159
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
6. Determine si las compras son recibidas oportunamente.
7. Examine que los montos adeudados a proveedores por la adquisición de bienes y servicios se calculen y se registren contablemente con exactitud y oportunamente.
8. Verifique que los pagos a los proveedores se efectúan de acuerdo a lo pactado con ellos y a las políticas de la empresa.
9. Compruebe que los pagos efectuados a los proveedores se aplican y descargan en las cuentas correctas.
10. Determine si se están revisando y conciliando periódicamente los saldos de cuentas por pagar .
11. Evalúe los procedimientos utilizados para determinar las necesidades de compras.
12. Investigue si se efectúan compras por áreas diferentes a la de compras, y determine su justificación.
13. Determine la existencia de un control que regule el acceso a los registros de compras, recepción y pagos de las transacciones.
14. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
15. Elabore cédula de hallazgos. Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DEL ÁREA DE VENTAS. Nombre de la empresa: Objetivo: Investigar sobre las operaciones realizadas por el área de
ventas con el propósito de emitir aportes favorables para las entidades.
Alcance: Examinar los procesos y actividades del área funcional de
ventas.
No.
Procedimientos. Hecho
por. Referencia.
Pt’s Observaciones.
1. Determine quienes son los principales clientes.
2. Evalúe los procedimientos para determinar los canales de distribución y venta.
3. Determine que los precios y condiciones de los bienes que se ofrecen a los clientes, están de acuerdo a las políticas de la empresa.
160
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
4. Revise la existencia de un proceso de aprobación de créditos, de acuerdo a las políticas de la administración.
5. Determine que no se está facturando montos mayores al límite de crédito otorgado.
6. Examine que los pedidos se entregan correcta y oportunamente.
7. Verifique si se facturan todas las ventas efectuadas.
8. Compare los precios de las facturas con la lista de precios manejado por la empresa o la cotización efectuada previamente.
9. Compruebe que los descuentos otorgados estén contemplados dentro de las políticas de la empresa.
10. Determine si la empresa cuenta con controles separados de las ventas por producto.
11. Compruebe que para las devoluciones se haya realizado el ingreso en el almacén y el respectivo registro contable.
12. Verifique el correcto registro de las ventas y cuentas por cobrar, devoluciones y descuentos.
13. Revise la secuencia numérica de las facturas (comprobantes de crédito fiscal y facturas de consumidor final) del período a evaluar y que se posean las copias que corresponden manejar en los archivos.
14. Determine que los comprobantes de venta cumplan con las disposiciones fiscales.
15. Compruebe si se elaboran reportes de las ventas diarias, mensuales y anuales.
16. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
17. Elabore cédula de hallazgos.
Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACIÓN: Vigencia.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DEL ÁREA DE FINANZAS Nombre de la empresa: Objetivo: Verificar que existan planes y procedimientos adecuados en el
área funcional de finanzas y que tengan relación con los objetivos de las ferreterías.
161
Alcance: Evaluar los planes, métodos y técnicas utilizados por el área de finanzas para la consecución de los objetivos.
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
1. Verifique que los planes del área de finanzas estén acorde con los objetivos de la empresa y con los planes de las otras áreas funcionales.
2. Verifique si existen procedimientos para la elaboración de los planes financieros.
3. Verifique si el área de finanzas está cumpliendo con los planes propuestos.
4. Determine si el área de finanzas hace frente a los objetivos financieros de la empresa.
5. Determine si se cuenta con un control de los procesos de los costos y gastos de operaciones.
6. Identifique si existe un control para alcanzar las metas del área.
7. Evalúe si, el área está cumpliendo con las necesidades de los demás áreas que integran la empresa.
8. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
9. Elabore cédula de hallazgos.
Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DEL MANEJO DE INVENTARIOS. Nombre de la empresa:
Objetivo: Examinar la forma de manejo y control de los inventarios que
poseen las ferreterías, a fin de establecer mejores alternativas de control.
Alcance: Evaluar los sistemas de control de los inventarios de las
empresas ferreteras.
162
No.
Procedimientos.
Hecho por.
Referencia. Pt’s
Observaciones.
1. Evalúe si existe una programación de adquisición de inventarios.
2. Examine el nivel de rotación de inventarios.
3. Examine los controles utilizados para determinar las necesidades de inventarios.
4. Evalúe los procedimientos para determinar el tipo y calidad de los artículos que se moverán dentro de la empresa.
5. Verifique que los productos estén almacenados adecuadamente, de tal manera que evite el deterioro, robo y usos inadecuados.
6. Evalúe los procedimientos para la entrega de los productos.
7. Examine el tipo de control utilizado para manejar las entradas y salidas de inventarios. Como por ejemplo: kardex, tarjetas y otros.
8. Determine qué políticas aplican para el manejo de los sobrantes, faltantes y productos obsoletos.
9. Identifique si se cuenta con una programación para la toma física de inventarios.
10. Determine la frecuencia con que se realizan inventarios físicos.
11. Evalúe el proceso de toma física de los inventarios.
12. Investigue sobre las diferencias establecidas en el proceso de toma física de los inventarios.
13. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
14. Elaborar cédula de hallazgos.
Elaborado en ______
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
f. Cuestionarios: Se han diseñado cuestionarios de control interno acordes a las ferreterías, los cuales
se han desarrollado en la etapa I, específicamente en el literal c, denominado
“Examen Preliminar”
163
2.3 Etapa III: Desarrollo de los Programas de Auditoría. Los programas de auditoría constituyen una serie de procedimientos diseñados con
base a los objetivos de la auditoría, con el fin de verificar el cumplimiento de ciertos
aspectos de cada área evaluada, obtener evidencia de la factibilidad de implementar
mecanismos tendientes a mejorar las áreas vulnerables. En los programas de
auditoría se contempla todos los papeles de trabajo que sirven de evidencia para
documentar todo el proceso realizado en la auditoría.
Al desarrollar un programa de auditoría no podrán prever todas las contingencias;
razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la adecuación del
programa de forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar un programa en el
que se resuma el enfoque de los temas de auditoría, revisarlo y ampliarlo a medida
que la auditoría se desarrolla.
2.3.1 Preparación de los Papeles de Trabajo (Pts). Toda evidencia de la evaluación o auditoría realizada, debe plasmarse en lo que se
denominan papeles de trabajo; estos son los registros donde se describe las técnicas
y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal, que en su momento el auditor tendrá
que incorporar en el informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos
para respaldarlos.
La preparación de los papeles de trabajo estará a cargo del auditor y del asistente del
auditor, tales documentos deben estar completos e incluir un soporte adecuado de la
evaluación realizada.
164
Estos se elaborarán en el siguiente orden: cédulas de auditoría, programas de
auditoría y cuestionarios, narrativas, entrevistas, hojas de trabajo y cualquier otro
medio semejante. Considerando que la preparación de los papeles de trabajo debe
contener evidencia de lo siguiente:
De la planeación realizada (memorándum de planeación);
Evaluación del control interno (cuestionario del control interno);
Evidencia de los procedimientos de auditoría aplicados;
Supervisión y revisión por parte del auditor jefe;
Informes emitidos;
Seguimiento a los informes emitidos.
2.3.2 Catálogo de marcas a utilizar. Es conveniente elaborar una cédula de marcas, a fin de ahorrar tiempo en explicar en
cada programa las marcas utilizadas. El propósito de las marcas de auditoría,
consiste en ahorrar primordialmente el factor tiempo.
Las marcas de auditoría deben cumplir con los siguientes aspectos:
a. Que sean explicadas satisfactoriamente y que indiquen en forma clara el
trabajo realizado en los papeles de trabajo;
b. Que se resuma en una “Cédula de marcas”, a fin de evitar que en cada cédula
se repita la explicación de la marca utilizada;
c. Deberán hacerse con color rojo, para facilitar la identificación y revisión
posterior a los papeles de trabajo.
La utilización de marcas no es de manera uniforme para todas las auditorías; algunas
de las sugeridas son las siguientes:
165
Trazo de la marca. Explicación de la marca.
^ Objetivos alcanzados.
√ Documento examinado.
Е Error.
⁄ Indicadores verificados.
Ø Pendiente.
∫ Reúne requisitos.
~ Metas alcanzadas.
Ł Cumple con el control interno.
2.3.3 Tipos de Archivos. Por cada auditoría que se realiza, es necesario contar con documentación que
respalde el tipo de evaluación realizada; para ello se hace necesario contar con
archivos, para lo cual se considerarán dos tipos de archivos, siendo los siguientes:
Archivo Permanente (AP). Contendrá toda la documentación de carácter histórico, el cual permitirá tener un
conocimiento general de las políticas, procedimientos, documentación de constitución
de la empresa.
Dentro de la documentación a considerar en este archivo, se especifica la siguiente:
Manual de Organización;
Libro de Actas;
166
Organigrama de la Empresa;
Estados Financieros;
Visión, Misión, Procedimientos, establecidos por la Administración;
Objetivos operativos de la empresa;
Políticas de cada área o departamento;
Nombre de los accionistas y principales ejecutivos;
Estructura de los Sistemas de Información;
Canales de distribución;
Volúmenes de compras y ventas por producto;
Clasificación y ubicación de los clientes y proveedores;
Nivel de inventarios;
Tipos de procesamiento de la información utilizada;
Detalle de la tecnología en uso.
Manuales de descripción de puestos.
Archivo Corriente (AC). Recopila la documentación que está relacionada con la administración del trabajo de
la auditoría y de la evaluación realizada, la cual estará limitada al período sujeto a
revisión. Este tipo de archivo es de mucha importancia, debido a que ello permite
tener un conocimiento específico de la auditoría realizada.
2.3.4 Integración y cierre de los programas de auditoría. Posterior a la ejecución del total de programas evaluados, estos deben agruparse a
fin de establecer una a una todas las observaciones identificadas.
167
No. Procedimientos. 1. Establecer el objetivo global del conjunto de programas.
2. Definir en forma general la naturaleza y el alcance de los programas.
3. Agrupar los programas con sus respectivas cédulas de trabajo y/o cualquier
otro documento que sirva como evidencia de la evaluación realizada.
4. Colocar referenciación, de acuerdo a la estructura en la cual se ordenará el
archivo de los papeles de trabajo.
5. Colocar marcas de auditoría a fin de registrar hechos importantes
registrados durante el trabajo.
6. Elaborar conclusiones generales y cédula hallazgos (si correspondiera) que
contengan situaciones que afectan significativamente la gestión de la
empresa.
2.3.5 Formato de los Papeles de Trabajo (Pts). a. Minuta de entrevistas. Formato que se utiliza para documentar una reunión concertada entre dos o mas
personas, para tratar un asunto en particular; además se refiere al diálogo personal
con los encargados o responsables de las distintas áreas operativas o unidades
administrativas de una organización, que permiten captar respuestas y percibir
actitudes, este formato consta de las siguientes partes :
Aspectos considerados;
Resultados obtenidos de la entrevista;
Personal entrevistado;
Cargo;
168
Fecha de la entrevista;
Firma.
Para una mayor comprensión se presenta el Formato en Anexo 1.
b. Solicitud de información y Documentación. Sirve para solicitar información y documentación, la cual es de ayuda para un
adecuado control de la información que el auditor requiere para efectos de realizar su
trabajo, con este documento se controla también el tiempo de respuesta de la
persona encargada de proporcionar lo solicitado. Ver ejemplo del Formato en Anexo 2.
c. Ficha de la Organización. Formato que contiene los datos más importante de la empresa, desde su nombre
hasta las utilidades obtenidas, se utiliza para una comprensión de la estructura y
componentes, generalmente esta información es proporcionada por el administrador,
dueño, o encargado de la dirección de la empresa. Véase ejemplo del Formato en Anexo 3.
d. Documentación consultada e Información obtenida. Contiene el nombre de la documentación que se ha consultado, al igual que un
resumen de los datos obtenidos, los cuales servirán para documentar el trabajo del
auditor y proporcionar información para elaborar el informe de resultados generales
sobre las distintas áreas de la empresa. Ejemplo del Formato en Anexo 4.
e. Memorando de Planeación. Instrumento diseñado para alcanzar los objetivos de la auditoría, el cual contiene los
elementos informativos y de juicios, suficientes y necesarios para fijar prioridades,
169
establecer metas, elegir alternativas, ordenar las acciones para alcanzar con base a
la asignación correcta de los recursos, la coordinación de esfuerzos y designar la
responsabilidades precisas, para controlar y evaluar sistemáticamente los avances y
resultados, permitiendo con esto realizar oportunamente los ajustes necesarios.
f. Plan de entrevistas. Es utilizado para realizar en una forma ordenada las entrevistas con el personal
seleccionado, para la obtención de la información, permite además un mejor control
sobre los resultados de la programación de las entrevistas. Ver ejemplo de Formato Anexo 5.
g. Cédula de hallazgos o problemas específicos. Contiene los hallazgos identificados por el auditor, mencionando la condición,
exponiendo el criterio aplicado, cuál es la causa del hallazgo, el efecto que esto
provoca, la recomendación de cómo corregirse, un comentario del auditado y el
seguimiento de la recomendación. Esta cédula se utiliza para enunciar cada uno de
los hallazgos encontrados. Ejemplo de Formato en Anexo 6.
h. Cédula de asuntos pendientes. Sirve para enunciar las actividades pendientes que deja el encargado o auxiliar de
auditoría en las diferente áreas; es utilizado para tener una secuencia del trabajo
realizado por los asistentes, le permite identificar la calidad del trabajo desarrollado.
Véase ejemplo de Formato en Anexo 7.
i. Modelo de informe. Contiene el detalle de los hallazgos reportables que se informarán a la administración
de la empresa. Véase ejemplo de Formato en Anexos 8 y 9.
170
2.4 Etapa IV: Elaboración de Informes de Auditoría y su respectivo seguimiento. Al finalizar el examen de la organización, se debe preparar un informe, en el cual se
consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema,
programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y
métodos empleados. Las observaciones que se producen como resultado de la
auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a
corregir las fallas, si no también a evitar su recurrencia.
2.4.1 Informes de Auditoría. La elaboración del informe, es el punto final de un proceso de captación y tratamiento
de información obtenida en la empresa auditada. Esta información debe ser
suficiente para que el auditor sea capaz de realizar un diagnóstico y
recomendaciones.
Para establecer el cuerpo del informe se puede optar por dos alternativas:
- Estructurar el cuerpo del informe basándose en los temas auditados,
analizando la situación de cada unidad funcional respecto al tema;
- Estructurarlo según las unidades funcionales y analizando todos los temas que
afectan la unidad funcional.
No. Procedimientos para la elaboración del informe. 1. Preparar cédula de hallazgos.
2. Revisar la cédula de puntos pendientes para verificar acciones o decisiones
171
No. Procedimientos para la elaboración del informe. tomadas, sobre los aspectos que deben completarse antes de la
preparación del informe.
3. Analizar de forma detallada las conclusiones y evaluar el medio de
informarlos a la administración (informe, carta de gerencia).
4. Programar reunión con los Gerentes o Jefes de las áreas evaluadas, para
dar a conocer el primer borrador del informe.
5. Convocar reunión con el Representante Legal o Administrador para darle a
conocer los resultados finales de la auditoría.
Para una mejor ilustración se presentan un formato de informe. Ver Formato en Anexo 8.
2.4.2 Seguimiento a los informes de Auditoría. Como parte final del trabajo de auditoría, se debe establecer un adecuado
seguimiento a los hallazgos reportados en el informe, mediante la revisión de las
recomendaciones con los responsables de las áreas auditadas; lo anterior contribuirá
a corregir las deficiencias identificadas y obtener resultados eficientes.
A continuación se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento al
informe:
No. Procedimientos. 1. Obtener el informe de auditoría emitido y seleccionar las observaciones que
requirieron mejoramiento de sistemas o procesos.
2. Reunirse con las gerencias o jefes de las áreas evaluadas, a fin de
determinar y/o identificar el cumplimiento a las recomendaciones plasmadas
en el informe.
172
No. Procedimientos.
3. Solicitar la información o los procesos que documenten, que la observación
ha sido subsanada.
4. Extraer las condiciones reportables que aún no se han atendido por la
administración y que las respectivas recomendaciones se encuentran
calificadas como: En proceso, no atendidas, parcialmente atendidas.
5. Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha dado
seguimiento, con el objetivo de informar a la administración el grado de
cumplimiento de lo recomendado en las áreas evaluadas.
Para una mejor ilustración se presenta un formato de informe de seguimiento. Ver Formato en Anexo 9.
2.4.3 Propuesta para el fortalecimiento del Control Interno en las ferreterías. Para conocer el estado de un control interno, inicialmente se debe realizar una
evaluación del mismo y concluir si este es débil o no. Posteriormente se deben
realizar acciones para fortalecerlo; para ello se debe definir y establecer los
mecanismos de control en los procedimientos que garanticen la adecuada
protección de los recursos, la eficiencia y eficacia en las actividades, oportunidad y
confiabilidad en la información y el cumplimiento de las funciones y objetivos de las
empresas.
A efecto de ilustrar en nuestra propuesta el fortalecimiento del control interno según
las áreas evaluadas, señalamos las siguientes consideraciones:
173
FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL.
Integridad y valores éticos:
Implementación de Código de Conducta
o de políticas relacionadas con las
practicas aceptables de la empresa.
Los empleados entienden qué conducta
es aceptable o inaceptable; además
saben cómo reaccionar si observan una
conducta inapropiada.
Competencia:
Elaborar la descripción de puestos o
definición de tareas para cada cargo.
Se obtendrán mayores resultados en
cuanto al desarrollo de las actividades y
se facilitará el nivel de supervisión.
Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos:
Diseñar políticas y procedimientos
relacionados con la contratación y
capacitación de los empleados.
Permite contratar personal competente y
confiable para el desarrollo de las
actividades de la empresa.
Filosofía y estilo de operación de la administración:
Definir políticas referentes al manejo y
control de las operaciones de la
empresa.
Facilita a las jefaturas y a los
colaboradores tener un punto de
referencia en cuanto a cómo se deben
realizar las operaciones; permitiendo a
las jefaturas medir los resultados.
Estructura Organizacional:
Establecer áreas claves de autoridad y Permite conocer las líneas apropiadas
174
FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
responsabilidad correspondientes. de información.
Existe claridad en la definición de las
responsabilidades de la administración.
Asignación de Autoridad y responsabilidad:
Definir niveles de autoridad, los cuales
deben estar acordes a las
responsabilidades de control asignadas.
Permite encauzar las iniciativas
individuales dentro de los limites
establecidos.
Se conoce el grado de responsabilidad
asumida por cada uno de los
empleados.
COMPONENTE: EVALUACIÓN DEL RIESGO.
Diseñar objetivos generales de empresa
y objetivos específicos para cada
actividad o área de esta.
Permite medir los riesgos a nivel de la
empresa y por cada actividad o área.
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL.
Políticas y Procedimientos:
Establecer políticas y procedimientos
para actividad o área de la empresa.
Se identifican los objetivos y permiten
medir los riesgos relacionados con cada
área; además de verificar si lo descrito
en las políticas y procedimientos se
aplican tal como se han establecido.
COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
175
FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
Establecer un medio de comunicación
que permita que las personas
involucradas conozcan oportunamente
la información importante relacionada
con la empresa y su entorno.
Facilita que los empleados conozcan
cuáles son los objetivos de sus áreas, y
en qué manera sus actividades influyen
en las actividades de otras áreas de la
empresa.
COMPONENTE: MONITOREO.
Implementar acciones de monitoreo al
control interno, las cuales se pueden
obtener de:
Las acciones de la administración.
Informes y sugerencias del auditor
interno y externo.
Actividades de supervisión.
Se puede validar la calidad del
desempeño en el control interno;
además de los controles que se han
puesto en practica.
F. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
1. Objetivos. Objetivo General
Beneficiar a las medianas empresas del sector ferretero con la aplicación del
modelo de auditoría de gestión de sistemas administrativos, para el
fortalecimiento del control interno.
Objetivos Específicos Proporcionar a las ferreterías de la mediana empresa un instrumento de apoyo
para fortalecer el control interno.
176
Establecer un modelo de auditoría que incremente las utilidades y mejore
notablemente los resultados de las operaciones.
2. Importancia. Los resultados de toda organización dependerá de la gestión que realice la
administración y de la optimización de los recursos con que cuentan.
El Modelo de Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos, es un recurso
mediante el cual el sector ferretero podrá controlar e integrar todos los elementos,
alcanzando con esto mejores resultados en todas sus operaciones y obtener
mayores utilidades.
3. Políticas de la implementación. La Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos será dirigida a la
administración y hacia todos los niveles.
Deben ser revisados los informes administrativos por lo menos cada tres
meses, con el fin de mantener el control de los resultados.
Es responsabilidad de la Unidad de auditoría interna el control y uso de los
programas.
Las recomendaciones y mejora en los procesos, serán responsabilidad de la
Unidad de auditoría interna.
4. Responsables de la implementación. La implementación y ejecución del modelo, serán responsabilidad del Propietario,
de la Junta General de Accionistas o la Administración.
177
5. Recursos a utilizar en la implementación. Recurso humano interno.
Deberán ser dos personas las encargadas de la implementación.
6. Presentación. Dentro de esta fase, se realizará la presentación del modelo de auditoría de
gestión de sistemas administrativos a los accionistas, ejecutivos o administración
de las empresas.
7. Aprobación. En esta etapa se someterá a aprobación la implementación del modelo de
auditoría de gestión de sistemas administrativos, la cual la realizarán los
propietarios o los altos dirigentes de las empresas.
8. Difusión. En esta fase se hará la promulgación e integración del Modelo de Auditoría de
Gestión de Sistemas Administrativos, a todos los niveles de la empresa, con el
objetivo de facilitar la comprensión y por consecuencia las mejoras en la eficacia,
eficiencia acordes a las demandas y necesidades.
9. Capacitación. En esta etapa se capacitará a todas las personas involucradas en las áreas
claves proporcionándoles el conocimiento y las herramientas necesarias para la
realización de este tipo de auditoría.
10. Ejecución. En esta fase se ejecuta el modelo de auditoría de gestión de sistemas
administrativos, teniendo en cuenta que las revisiones y aseguramientos de la
ejecución, estarán dados por la calidad de los resultados obtenidos en las
178
diferentes áreas, de acuerdo a los programas que se han establecido.
Considerando además que la supervisión es responsabilidad de la unidad de
auditoría Interna.
11. Presupuesto de implementación.
El presupuesto de implementación del modelo de auditoría de gestión de
sistemas administrativos, detalla los recursos necesarios en términos monetarios
para la ejecución eficiente del modelo en mención.
PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
Etapas de la Implementación
Descripción. Presentación Aprobación Difusión Capacitación Ejecución Revisión
posterior Costo Total
Recursos Humanos: Auditor $ 150.00 $ 600.00 $ 100.00 850.00Asistente de Auditor $ - $ 500.00 500.00Sub Total $ 150.00 $ 1,100.00 $ 100.00 $ 1,350.00 Recursos Materiales: Computadoras $ 900.00 $ 900.00 Mobiliario y equipo de Oficina $ 400.00 $ 400.00 Papelería y útiles $ 10.00 $ 15.00 $ 20.00 $ 100.00 $ 15.00 $ 160.00 Sub Total $ 10.00 $ 15.00 $ 20.00 $ 1,400.00 $ 15.00 $ 1,460.00
Imprevistos (10%): $ 1.00 $ 3.00 $ 17.00 $ 250.00 $ 12.00 $ 283.00 Total implementación. $ 11.00 $ 18.00 $ 187.00 $ 2,750.00 $ 127.00 $ 3,093.00
Costo de la propuesta: Presentación. Computadora. $ 50.00 Honararios expositor. $ 50.00 Papelería y útiles $ 15.00 Aceptación de la propuesta. $ 885.00
Sub Total. $ 1,000.00 Total costo de la propuesta e implementación del modelo. $ 4,093.00
179
12. Cronograma de implementación. El cronograma contiene las fases para la implementación del modelo de auditoría,
destacando el tiempo a utilizar y los responsables de llevar a cabo las actividades
correspondientes.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN Mes/Semana
1er Mes: 1er Mes: No. Actividad 1 2 3 4 1 2 3 4
Responsable.
1 Presentación. Auditor.
2 Aprobación. Administración de la empresa.
3 Difusión. Auditor y Asistente.
4 Capacitación. Auditor.
5 Ejecución. Auditor y Asistente.
6 Revisión posterior al modelo. Auditor.
13. Revisión posterior al modelo. Una vez implementado el modelo, deberá ser revisado para garantizar
funcionabilidad y aplicabilidad acorde a los objetivos de la ferretería, de
encontrarse fallas en los procesos deberán ser cambiados o modificados para
garantizar un mejor funcionamiento.
