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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA

EL CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS

HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN

SALVADOR Y SAN MARCOS.

1. GENERALIDADES En el presente capitulo se da a conocer la propuesta de una Unidad de

Auditoria Interna que controle las operaciones contables de los Hospitales

Nacionales de los Municipios de San Salvador. Lo más relevante de esta

investigación es el hecho de que la mayoría de las instituciones del sector

hospitalario, no cuentan con unidades de auditoria que ejerzan el control

interno institucional.

Nuestra investigación dio como resultado aspectos muy positivos con respecto

a la creación e implementaron de unidades de Auditoria Interna en el sector

sujeto al estudio. Para que el control interno cumpla con los objetivos

establecidos, es necesario contar con la unidad que verificara su cumplimiento

y efectividad.

Las Unidades de Auditoria Interna son una herramienta importante para la toma

de decisiones de la administración, puesto que la función de Auditoria Interna

es la de informar al la Superioridad de las deficiencias e irregularidades que se

puedan estar presentando en los diferentes sectores de la entidad.

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2. 0BJETIVOS DE LA PROPUESTA

2.1 GENERAL

Proponer una Unidad de Auditoria Interna que controle las operaciones

contables de los Hospitales Nacionales de los Municipios de San Salvador y

San Marcos, para el fortalecimiento del control interno institucional.

2.2 ESPECIFICOS

Hacer énfasis en la importancia de la creación de una Unidad de Auditoria

Interna, que verifique el cumplimiento del Sistema de Control Interno de las

operaciones contables realizadas por la entidad.

Fortalecer el sistema de seguridad de todas las operaciones contables que

en la entidad se llevan a cabo.

Lograr que las actividades de control realizadas por auditoria interna, sean

mas efectivas y oportunas.

Ayudar a que el control interno institucional establecido funcione

adecuadamente, dándole confiabilidad a la información obtenida, producto

de los registros contables.

3. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA Durante la investigación realizada, se comprobó que la mayor parte de los

Hospitales sujetos al estudio, no cuentan con una Unidad de Auditoria Interna,

así como un Sistema de Control Interno Institucional que le permita a la

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administración tener una seguridad razonable de las operaciones contables

que se efectúan.

Es importante que el Sector Hospitalario Nacional, cuente dentro de su

estructura organizativa con una Unidad de Auditoria Interna, que ejerza el

control de las operaciones contables, debido a que estas instituciones se

encuentran en una etapa de modernización, por la importancia y demanda que

dicho sector tiene departe de la población.

El presupuesto económico que estas entidades ejecutan durante un periodo es

millonario, situación que vuelve necesaria la implementación de Unidades de

Auditoria Interna, que verifiquen el fiel cumplimiento de los Sistemas de Control

con relación a los registros contables producto de las operaciones que dichas

instituciones llevan a cabo.

4. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA Es importante la creación de una Unidad de Auditoria Interna dentro de las

estructuras del Sector Hospitalario Nacional, debido a la exigencia del proceso

de modernización en que se encuentran todas las instituciones del sector

estatal y al volumen de operaciones que estas realizan.

La importancia de nuestra propuesta radica principalmente en el hecho de que

la Auditoria Interna, debe cumplir con la función de la evaluación de la

idoneidad y efectividad de la estructura del control interno y su eficiencia para

alcanzar lo objetivos encomendados, comunicando a la administración los

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resultados obtenidos a través de los exámenes efectuados en las distintas

áreas que operan dentro de la entidad.

Además es importante ya que esta herramienta de control le permite a las

autoridades superiores tener una certeza razonable de las operaciones

contables que se están llevando a cabo dentro de la entidad, cuyo producto

final son los estados financieros, que reflejan su situación financiera-

económica.

5. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA

INTERNA.

Permite a la Administración conocer las deficiencias e irregularidades que

se puedan estar presentando en la institución.

Ayuda a que exista una mejor organización institucional, dando como

resultado una efectiva gestión administrativa.

Permite la salvaguarda de los recursos institucionales y a la maximización

de los mismos

Contribuye a minimizar los errores e irregularidades, además permite

detectar el mal uso de los recursos y obligaciones por parte de los

responsables de su custodia y administración.

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6. PERFILES DEL PERSONAL EJECUTOR DE LA AUDITORIA INTERNA

La Auditoria Gubernamental será efectuada por profesionales de nivel

superior, legalmente autorizados para ejercer en El Salvador...” 1

Deberán tener aprobado previo a su nombramiento un curso de

especialización en contabilidad gubernamental, dictado por la Dirección

General en Coordinación con la Unidad del Ministerio de Hacienda,

responsable de la capacitación.2

Deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para

realizar las tareas que se requieren. (Primera Norma General de Auditoria

Gubernamental)

Buenas relaciones humanas, excelente presentación; creativo y con

iniciativa y además con conocimientos en Computación.

Que posea buen espíritu de Servicio, aptitudes para trabajar en equipo, así

como ser innovador y visionario.

1El Articulo 32 de La Ley de la Corte de Cuentas de la República 2 Art. 180 del Reglamento de la Ley de Administración financiera del Estado

114

ORGANIGRAMA N° 3

7. ESTRUCTURA RECOMENDADA PARA LA UNIDAD DE AUDITORIA

INTERNA

DIRECTOR D INT

DIRECTOR DEL HOSPITAL

AUD AUX

JEFE DE

AUDITOR S

E AUDITORIA

ERNA

EQUIPO

UPERVISOR

ITORILIAR

AUDITORAUXILIAR

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8. FUNCIONES DEL PERSONAL DE AUDITORIA INTERNA Las funciones generalizadas del personal de la unidad de auditoria interna,

están enfocadas verificar la aplicabilidad del control interno así como su

evaluación, para determinar su solidez a través de la realización de exámenes

de auditoria.

HOSPITALES NACIONALES

DE LOS MUNICIPIOS DE

SAN SALVADOR Y SAN

MARCOS

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PUESTOS

NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CARGO: DIRECTOR DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

DEPENDENCIA DIRECTA: DIRECTOR GENERAL DEL HOSPITAL

OBJETIVO:

Mantener un control eficiente de las operaciones

contables realizadas en la institución

FUNCIONES PRINCIPALES

El director de Auditoria interna es responsable de

la buena gestión de la unidad, de forma que:

Comunica los resultados del examen de

auditoria a la Dirección superior

PERFILES

Edad de 25 a 35 años

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Sexo masculino o femenino

Graduado en Licenciatura en Contaduría

Pública

Conocimientos en leyes tributarias y

mercantiles

Conocimientos en computación

Buenas relaciones humanas

Excelente presentación

Con iniciativa

Experiencia en puestos similares

HOSPITALES

NACIONALES DE LOS

MUNICIPIOS DE SAN

SALVADOR Y SAN

MARCOS

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

ESTRUCTURA DE MANUAL DE PUESTOS

NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CARGO: AUDITOR SUPERVISOR

DEPENDENCIA: DIRECTOR DE LA UNIDAD

OBJETIVOS

Dar lineamientos, coordinar los medios para el

desempeño de las labores de auditoria

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FUNCIONES PRINCIPALES

Dar instrucciones adecuadas a los

subordinados al comienzo de la auditoria y

aprobar el programa de auditoria

Comprobar de que se ejecuta el programa de

auditoria aprobado, a menos que se

justifiquen y autoricen modificaciones

Supervisa papeles de trabajo

Asegurar que los papeles de trabajo apoyan

debidamente las conclusiones, resultados e

informes de auditoria

Asegurarse que los informes de auditoria son

precisos, objetivos, claros, concisos,

constructivos y oportunos

Revisa y aprueba el programa de auditoria

Revisa y aprueba el cuestionario de control

interno

PERFIL

Edad 25 a 30 años

Sexo femenino o masculino

Graduado en Licenciatura en Contaduría

118

Pública

Conocimientos en leyes tributaria y leyes

mercantiles, Técnicas de la Corte de Cuentas

de la República

Buenas relaciones humanas

Experiencia mínima 4 años en cargos

similares

HOSPITALES NACIONALES DE LOS

MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y

SAN MARCOS

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS

ESTRUCTURA DE MANUAL DE

PUESTOS

NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CARGO: JEFE DE EQUIPO

DEPENDENCIA: AUDITOR SUPERVISOR

OBJETIVOS

Adecuada planificación y control de las

actividades

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FUNCIONES PRINCIPALES Identifica al personal del área

sujeta al examen para la obtención

de la información necesaria

Coordina las necesidades de la

información de los auditores

auxiliares con el personal de las

áreas en examen

Elabora el programa de auditoria a

desarrollar por los auditores

auxiliares, según el plan de

auditoria

Elabora el cuestionario para la

evaluación del control interno

institucional.

PERFILES

Edad 25 a 30 años

Sexo masculino o femenino

Graduado en Licenciatura en

contaduría Pública

Conocimientos en leyes tributarias

y leyes mercantiles, normas

técnicas de la corte de cuentas

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Buenas relaciones humanas

Experiencia mínima 4 años

HOSPITALES NACIONALES DE LOS

MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y

SAN MARCOS

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS

ESTRUCTURA DE MANUAL DE

PUESTOS

NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CARGO: AUDITORES AUXILIARES

DEPENDENCIA: JEFE DE EQUIPO

OBJETIVOS

Su misión es cumplir con las

instrucciones emanadas del jefe de

121

equipo con respecto al trabajo en

ejecución.

FUNCIONES PRINCIPALES

Responsables de plasmar en los

papeles de trabajo el examen

efectuado, utilizando índices y

referenciandolos adecuadamente

Ejecutar los procedimientos

contenidos en el programa de

auditoria.

Elaborar las condiciones

reportables producto del examen.

Evalúa el control interno de las

áreas a examinar de una forma

preliminar.

Utilizara marcas de auditoria, para

indicar los procedimientos del

programa que se han cumplido.

Cumple con las observaciones del

jefe de equipo y supervisor.

Actualizar el archivo permanente y

122

corriente, entre otros.

PERFILES

Edad 25 a 30 años

Sexo masculino o femenino

Licenciado o Estudiante de

Licenciatura en Contaduría Pública

Haber realizado el Curso de

Contabilidad Gubernamental

Conocimientos de leyes, Normas

Técnicas de la Corte de Cuentas,

Ley SAFI, y Reglamentos etc.

Buenas Relaciones Humanas

Buena Presentación

Experiencia mínima 2 años en

puestos similares.

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9. PRESUPUESTO DE GASTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

No DESCRIPCION

UNITARIO

PARCIAL

TOTAL

RECURSOS HUMANOS

¢ 23,500.00

1

Director ¢ 6,000.00

1

Auditor Supervisor

5,000.00

1

Auditor Jefe de Equipo

4,500.00

2

Auditores Auxiliares

¢ 4,000.00

8,000.00

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

¢63,400.00

1 Escritorio Tipo Ejecutivo

¢ 3,000.00

4

Escritorios Tipo Secretarial

¢ 1,800.00

7,200.00

1

Silla Tipo Ejecutiva

600.00

4

Sillas Tipo Secretarial

400.00

1,600.00

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5 Contómetros 1,200.00 6,000.00

3 Computadoras (Equipadas

12,500.00

37,500.00

2

Archivadores Metálicos

1,000.00

2,000.00

5

Muebles para computadora

900.00

4,500.00

1

Pizarra 1.20 X 2

1,000.00

1,000.00

PAPELERIA

¢ 15,000.00

TOTALES... ¢ 101,900.00 Fuente: los sueldos fueron considerados de acuerdo a los pagados al Personal de Auditoria Interna del Hospital Nacional de Niños Benjamín Bloom. Fuente: la información fue obtenida en OMNISPORT, Sucursal metro centró de San Salvador.

10. ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO PERMANENTE Y

CORRIENTE

Dentro de la entidad existirá un espacio físico donde se mantendrán dos

archivos, uno permanente y otro corriente.

10.1 ARCHIVO PERMANENTE

El archivo permanente contendrá información de la entidad, relacionada con

disposiciones legales, reglamentos, manuales, instructivos y demás normas

que regulen su funcionamiento; asimismo comprende datos relativos con su

organización estructura, funciones, procedimientos, contratos, convenios, e

informes de trabajo de auditoria.

10.2 ARCHIVO CORRIENTE

El archivo corriente, comprenderá los papeles de trabajo generales y

específicos, relacionados con las auditorias efectuadas anteriormente, como lo

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son programas de auditorias, cuestionarios de control interno, sumarias,

analíticas, narrativas, cédulas de detalle, Cédulas de Ajuste, Cédulas de

Hallazgos, etc.

11. LIMITANTES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE

AUDITORIA INTERNA

algunas de las limitantes que se pueden presentar como negativas para la

implementación de la unidad de auditoria interna, son los que detallamos a

continuación:

a) Falta de interés por parte de las autoridades de la institución para

crear la unidad

b) Falta de presupuesto debidamente a la aprobación de la

asignación por parte del Ministerio de Salud Pública y asistencia Social

c) El costo económico en el que se incurriría al crear la unidad , con

relación a los gastos en personal, maquinaria y equipo de oficina y

papelería entre otros.

12. PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Después de tomar la decisión de adoptar la propuesta del diseño de la Unidad

de Auditoria Interna, las Instituciones del sector Publico Hospitalario, deberán

contar con un plan que permita su aplicación en forma eficaz y eficiente.

El plan de implementación, se refiere a un conjunto organizado de acciones

para poner en marcha la propuesta del diseño de dicha unidad de auditoria.

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13. OBJETIVOS

13.1 GENERAL

Facilitar y agilizar la implementación de la propuesta de la unidad de auditoria

interna, a fin de alcanzar una mejor eficiencia y efectividad en cuanto al control

interno institucional.

13.2 ESPECIFICOS

Agilizar la puesta en practica de la propuesta de la unidad de auditoria

interna.

Establecer los lineamientos necesarios para la creación de la unidad de

auditoria.

Determinar los requerimientos y su debido control para la implementación.

14. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA

UNIDAD

Primeramente hacer las gestiones necesarias ante el Ministerio de Salud

Publica y Asistencia Social, para que autorice la asignación presupuestaria

de fondos; aclarando ante este la necesidad que las entidades tienen de

contar con una unidad de auditoria.

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Luego de la aprobación presupuestaria de fondos, designar el local donde

funcionara la unidad, el cual debe cumplir con ciertos requisitos como lo

son:

Acceso restringido para todo aquel personal ajeno a las actividades de

auditoria interna.

Seguridad razonable de la documentación que soporta el archivo

permanente y corriente.

El equipamiento adecuado de la unidad de acuerdo a las necesidades de

los auditores, para el mejor desempeño de sus funciones; como lo son los

recursos materiales y tecnológicos.

Llevar a cabo la selección del personal que formara parte de la unidad de

auditoria interna, el cual debería ser el idóneo, el cual será elegido

mediante pruebas de aptitudes y exámenes psicológicos.

El adiestramiento y la capacitación al personal, son factores importantes

para que este desarrolle una labor de auditoria eficiente.

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En necesaria la y evaluación periódica, Una vez implementada la unidad de

auditoria interna, será necesario hacer una evaluación periódica de su

funcionamiento, para los efectos de reingeniería.

15. NORMATIVA LEGAL Y TECNICA APLICABLE A LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA.

Ley Orgánica de la Corte de Cuentas de la República.

Ley de Administración Financiera del estado.

Reglamento de la Ley de Administración del estado.

Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna.

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Normas de Auditoria Gubernamental Generalmente Aceptadas.

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16. CRONOGRAMA PARA EL PLAN DE IMPLEMENTANCION

ENERO (2002)

FEBRERO (2002)

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4

RESPONSABLES

FASE 1. LEGALIZACION: 1. Legalización de la Unidad de Auditoria Interna.

Autoridades de la entidad.

FASE 2. EQUIPAMIENTO: Equipamiento del local

Departamento de adjudicaciones.

FASE 3. SELECCIÓN DEL PERSONAL: Mediante Pruebas de Aptitudes y Psicológicas.

. Departamento de Recursos Humanos

FASE 4. ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION: Atraves de cursos de capacitación.

Departamento de Capacitación.

FASE 5. SEGUIMIENTO: Esta fase debe ser constante para hacer correcciones.

Personal Técnico de apoyo al proyecto.