CAPITULO V PROPUESTA DE DESARROLLO...

Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa “ La Nueva Espiga S.A. de C.V.” Pág. 105

CAPITULO V

PROPUESTA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

En el presente capítulo se hizo necesario efectuar un diagnóstico sobre la

situación actual de la empresa, con el objetivo de identificar las deficiencias

que en ella se encuentran y de esta forma realizar acciones encaminadas a un

proceso de mejoras en la estructura organizativa de la misma.

5.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

a) PLANEACIÓN.

La empresa no cuenta con un proceso de planificación formal o técnico;

realiza sus actividades en forma empírica, basándose en experiencias,

utilizando sus propias estrategias y tácticas.

Esta etapa dentro de la empresa no se encuentra bien definida; debido a que:

a) Carece de Misión, Visión y Objetivos establecidos; como consecuencia

no cuenta con las acciones necesarias para lograrlos (Plan Estratégico)

b) No cuenta con metas escritas que comprometan a la organización a

optimizar los recursos, los procesos, la distribución de los productos y

los márgenes de utilidad.

c) No realiza planes anuales de operación.


d) La proyección de ventas se basa en períodos pasados y para ello se

requiere de un análisis del mes en el cual se han obtenido mayores

ventas; utilizándolo como parámetro para fijar las metas empíricas de

dicha empresa.

b) ORGANIZACIÓN

La empresa “La Nueva Espiga” no posee una estructura definida, es

considerada Informal.

Debido a que es una empresa familiar su accionar se realiza basándose

en costumbres y experiencias.

No cuentan con manuales administrativos: manual de descripción de

puestos, de políticas, de procedimientos y de organización.

Carece de un Organigrama que represente en forma gráfica y

comprensible la estructura organizacional de la empresa, por lo que los

niveles de mando y dependencias jerárquicas no se encuentran bien

definidas; no hay claridad con respecto a quien depende de quien en la

organización.

Por otra parte, no existe una división del trabajo; se le indica al personal

sus funciones dentro de la empresa pero no en forma específica, dando lugar

a desempeñar roles que no se les a asignado.


No existe departamentalización formal y las actividades de los

distintos departamentos no se encuentran debidamente coordinadas.

c) DIRECCIÓN.

En la empresa “La Nueva Espiga” existe una unidad de mando

plenamente identificada; la cual esta conformada por un solo superior, que es

el Administrador Unico y es quien toma las decisiones de la empresa.

Por se una empresa familiar muchas veces existe la dualidad de

mando.

Para el cumplimiento de actividades específicas se necesita delegar

responsabilidad y autoridad completamente; pero dentro de la empresa no se

da en su totalidad, ya que siempre el administrador es quien termina

dirigiendo las operaciones.

d) CONTROL.

Referente a los mecanismos de control dentro de la empresa se

mencionan:

1) Realizan control de la asistencia laboral diaria ( entrada y salida) del

personal, ya que cada empleado se anota en un cuaderno de

asistencia.


2) Existe control sobre facturas pendientes de pago; pero de una

forma no programada, ya que diariamente el Administrador es quien

revisa las facturas y decide cuales se deben cancelar ese día.

3) Existe control en cuanto a la contabilidad debido a que se cuenta con el

personal idóneo: contador, auxiliar y auditor externo; quienes llevan los

registros contables con un retraso aproximado de treinta días, lo cual

es lo normal.

4) No cuenta con mecanismos de control que permitan medir el

desempeño de los empleados tanto en el área administrativa como en la

operativa.

5) Existe control directo en cuanto a la obtención de información precisa

de precios en el mercado.

6) Se cuenta con un mecánico interno, el cual verifica y controla

diariamente el funcionamiento de las máquinas para la producción de

los granos básicos.

7) No existe un control adecuado en la calidad de servicio al cliente, ya

que muchas veces no se está pendiente si el cliente esta satisfecho con

el pedido o existen devoluciones de producto.

8) A pesar de no poseer un control formal, se involucra cierta

documentación para poder llevar un proceso de ventas. La

documentación involucrada son los reportes de ventas de períodos

anteriores.


9) Se lleva un control del recorrido que emplean las impulsadoras en

los diferentes supermercados que visitan diariamente.

10) Con relación a las compras, únicamente las realiza el Administrador

Unico; y debido a la sobrecarga de funciones que este desempeña se

dan casos en los que el área de producción ha quedado desprovista de

materia prima, por ende el proceso de producción se ha visto

interrumpido, provocando perdida de tiempo e incremento de costos.

11) Existe un control de mantenimiento preventivo a los camiones

repartidores.

12) La empresa elabora rutas diarias de distribución de los camiones

repartidores.

e) POLITICAS.

La empresa “La Nueva Espiga” no cuenta con políticas administrativas,

de personal, de producción, compras y ventas.

Las políticas o procedimientos se establecen según sea la necesidad o

la situación que se presente en cada una de estas áreas; tomando en el

momento los parámetros necesarios para el funcionamiento normal de la

empresa y cumplir sus expectativas.

Las políticas de ventas relacionadas a promociones y descuentos que

realiza la empresa tampoco son establecidas de forma programada si no que

se realizan cuando lo solicitan los clientes o se pretende incrementar las

ventas.


f) RECURSOS HUMANOS La empresa “La Nueva Espiga” cuenta en su totalidad con 32 empleados.

Dentro del área administrativa laboran 17 empleados los cuales se

distribuyen de la siguiente manera:

- 1 Administrador Unico

- 2 Jefes de departamentos ( Ventas Mayoreo y Granel, Ventas al detalle)

- 1 Contador general

- 1 Encargado de facturación

- 1 Auxiliar contable

- 5 Impulsadoras

- 3 Vendedores

- 3 Motoristas

Por otra parte dentro del área opertiva laboran 15 empleados:

- 1 Jefe de distribución

- 1 supervisión de producción

- 1 encargado de maquinaria y mantenimiento

- 1 encargado de máquina de secado

- 1 encargado de empaque.

- 1 pesador

- 5 empacadores

- 4 repartidores

Personal Administrativa, es todo aquel que realiza actividades de carácter repetitivo , en un lugar determinado, y requieren conocimiento académico o un determinado aprendizaje. Personal Operativo, es aquel que está relacionado con actividades manuales.


g) AMBIENTE LABORAL

- Los empleados se desempeñan en un ambiente de cordialidad y

compañerismo.

- Existe liderazgo personal por el administrador, ya que dirige las

actividades laborales de los miembros e influye en ellos; basándose en el

buen ejemplo y acciones propias.

- La comunicación no se da de forma recíproca entre administrador y

empleados; muchas veces el administrador indica a sus empleados como

deben realizar las actividades; pero éstos no toman nota de lo que se les

está indicando y al realizar dicha actividad o tarea asignada; la ejecutan de

forma equivocada o incompleta.

- Debido a la ausencia de información formal sobre cambios o nuevas

disposiciones que se dan en la empresa surgen conflictos de comunicación.

- La forma de comunicación que existe dentro de la empresa es verbal;

no se emplea la comunicación escrita.

- Referente a la comunicación existente con los clientes en períodos de

promociones, cambios de precio u ofertas, ésta se da en forma escrita,

elaborándose un documento que respalda dicha información, dejando

evidencia que los clientes han sido debidamente informados y de la

aceptación de éstos.

- Dentro de la empresa se cuenta con servicio de internet, de esta forma se

puede mantener comunicación con clientes, proveedores y demás


personas que así lo deseen, a la vez realizar transacciones bancarias

agilizando de esta forma dichos trámites.

- Una de las barreras que impide la comunicación efectiva por parte de

los vendedores hacia los jefes de ventas se debe a que muchas veces éstos

no transmiten completamente lo ocurrido durante su día de trabajo.

- La motivación que se emplea es insuficiente. Se motiva a los

empleados por medio de cenas o almuerzos en días festivos tales como: el

día de la secretaria, día de la impulsadora, del trabajador y fiesta navideña.

Pero no existe una motivación de reconocimiento a su esfuerzo y

espontaneidad en el desarrollo de sus labores o incentivos monetarios.

- En el caso de los vendedores tienen sueldo fijo y comisiones, pero no

existen incentivos extras para que ellos logren vender más.

- No existe capacitación continua para los empleados.

h) AMBIENTE DE LAS INSTALACIONES

- Las oficinas del área administrativa son pequeñas. Estas al igual que

el área de producción se han ido modificando según las necesidades que se

han ido presentando.

- El ambiente de trabajo dentro de las oficinas administrativas es un

ambiente aceptado, se cuenta con aire acondicionado y seguridad.


- Por otra parte las condiciones ambientales en el área operativa no

son las más adecuadas; sin embargo éstas han sido inspeccionadas y

aprobadas por el Ministerio de Salud de acuerdo a los requisitos establecidos

por la ley.

- Se le otorga a los empleados el equipo necesario para realizar su

trabajo tales como: mascarías, ropa adecuada; y contando también con baños

y salida de emergencia. Además cuentan con un botiquín de medicinas para

emergencias.

i-) TECNOLOGÍA.

- Las máquinas empleadas en el área de producción y empaque se

encuentran en condiciones aceptables lo cual genera una buena presentación

del producto a los clientes.

- En el área administrativa se cuenta con la tecnología necesaria lo que

contribuye a que los empleados desarrollen sus actividades eficientemente.

Inventario y Equipo.

Área de producción:

1) Una máquina trilladora de arroz marca Takahama, la cual es eléctrica;

tiene compartimientos de separadora, pulidora y clasificadora de arroz.

2) Báscula de sacos

3) Máquina limpiadora de frijol marca Takahama

4) 3 camiones de marca International


Área de empaque:

1) Empacadora marca Mainar

2) Selladora de bolsas marca Cleaver

Área administrativa:

1) 1 máquina de escribir eléctrica

2) 2 telefax

3) 1 fotocopiadora

4) 4 computadoras

5) 2 impresor

6) 4 teléfonos


5.1.1. ANÁLISIS DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE

LA EMPRESA “LA NUEVA ESPIGA”.

A través del análisis FODA se ha identificado y analizado las fortalezas

y debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas:

a) FORTALEZAS:

1. Responsabilidad en los empleados. Finalizan sus tareas diarias asignadas, lo que permite que no se generen atrasos con los clientes y proveedores.

2. Bajo nivel de ausentismo, lo que permite que no existan retrasos en

las actividades de la empresa.

3. Compromiso de brindar al consumidor calidad en el servicio y productos.

4. Lealtad de los empleados hacia la empresa.

5. El producto es parte de la canasta básica y de etiqueta baja.

6. Participación en el mercado del consumo de arroz en el país.

b) DEBILIDADES:

1. Carece de una estructura organizativa plenamente definida.

2. No cuenta con Misión, Visión, Objetivos, Metas y Estrategias que orienten

el accionar de la empresa.


3. La Toma de decisiones únicamente es realizada por el Administrado Unico,

por lo que la probabilidad de riesgo de tomar una mala decisión es mayor.

4. Carece de Gerentes en las diferentes áreas funcionales de la empresa.

5. La falta de delegación de autoridad y toma de decisiones, no permite

afrontar y resolver problemas de importancia que se presenten en ausencia

del Administrador Unico.

6. No cuentan con manuales de procedimientos.

7. Ausencia de mercadólogos o publicistas; para mejorar o crear ideas

referentes a la presentación de los productos y servicio.

8. No existe una comunicación recíproca; para lograr éxito en ésta su

significado debe ser transmitido y comprendido.

9. No se realizan reuniones semanales con el objetivo de informar al personal

de cambios, nuevas disposiciones, sucesos, o también escuchar ideas u

opiniones por parte de los empleados.

10. No emplean la técnica de memorandum interno, la ventaja de éstos es

que son tangibles, verificables y permanentes.

11. Ausencia de implementación de métodos motivacionales para los

empleados.

12. No se tiene un plan para incrementar el consumo de los productos.


c) OPORTUNIDADES:

1. Pertenecer a la gremial de arroceros “ASALBAR”. La cual ayuda a la

estandardización de normas, marcas y calidad de arroz; así como a

mantener convenios con el gobierno de El Salvador.

2. Formar alianzas estratégicas con empresas nacionales o extranjeras

como resultado del proceso de globalización.

3. Expandirse hacia nuevos mercados como consecuencia de los Tratados

de Libre Comercio.

4. Aún no existe competencia extranjera; por lo que se debe poner más

empeño en implementar mejores mecanismos de trabajo que permitan

un mayor posicionamiento en el mercado y por ende incrementar las

ventas.

5. Promover el consumo per-cápita de arroz, a través de campañas

publicitarias, dando a conocer todos sus beneficios y paralelamente

incrementando su consumo.


d-) AMENAZAS:

1. Delegar autoridad y poder a personas no éticas y profesionales; podría

originar abuso de poder, maltrato verbal con los empleados; creándose un

ambiente de conflictos y resentimientos.

2. Mayor competencia por la entrada de empresas extranjeras como respuesta

a los Tratados de Libre Comercio, provenientes del proceso de

globalización.

3. Alianzas de empresas competitivas con nuevas empresas extranjeras.

4. Desintegración de la gremial de arroceros “ASALBAR”.

5. El incremento del combustible y la energía eléctrica, provocando mayores

costos.


5.1.2 LEVANTAMIENTO DE PUESTOS DE TRABAJO ACTUALES Puesto No. 1: Administrador Único

Puesto No.2: Jefe de Ventas Mayoreo y Granel

Puesto No. 3 : Jefe de Ventas al Detalle

Puesto No. 4 : Vendedor al Mayoreo y Granel

Puesto No. 5: Vendedor al Detalle

Puesto No.6: Impulsadora

Puesto No.7: Jefe de Producción y distribución

Puesto No. 8 : Motorista Puesto No. 9: Repartidor

Puesto No.10: Encargado de facturación

Puesto No. 11: Contador General

Puesto No. 12: Auxiliar Contable

Puesto No.13: Supervisor de Producción

Puesto No. 14: Encargado de Empaque

Puesto No. 15: Empacador Puesto No. 16: Pesador Puesto No. 17: Encargado de maquina de Secado Puesto No. 18: Encargado de Limpieza

Puesto No. 19: Jefe de Maquinas y mantenimiento


ORGANIGRAMA LEVANTAMIENTO ACTUAL

Jefe de Ventas de Mayoreo y

Granel

Jefe de Ventas de Detalle

Jefe de Distribución

Encargada de Facturación

Contador General

Auxiliar Contable

Supervisor de Producción

Encargado de Limpieza

Vendedor de

Mayoreo y Granel

Vendedor de

Detalle

Impulsadora

Motorista

Repartidor

Jefe de Maquinaria

y Mntto.

Pesador

Encargado de Mq. De

Secado

Encargado

de Empaque

Empacador

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

ADMINISTRADOR UNICO

AUDITOR EXTERNO

ASESOR LEGAL


PUESTO N0.1: ADMINISTRADOR UNICO

RESPONSABLE: Junta General de Accionistas. FUNCION GENERAL: Dirigir y supervisar las actividades de la empresa. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Junta General de Accionistas, departamentos de ventas, contabilidad y producción; Clientes externos y Proveedores. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Control de fondos - Preparación de remesas - Negociaciones con los proveedores - Programación semanal de pago a proveedores - Toma todas las decisiones dentro de la empresa - Archivo de inventarios REPORTES A PRESENTAR: - Ninguno REQUISITOS: - Conocimiento y experiencia en el sector arrocero - Conocimiento en el manejo de empresas.


RESPONSABLE : Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisión y control de todas las actividades relacionadas con ventas a mayoreo y granel. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, Clientes externos, Jefe de Distribución, Encargado de Facturación, Encargado de Empaque y personal a su cargo. RESPONSABILIDADES ESPECIFICA - Supervisión constante de precios en el mercado. - Establecer precios de los productos de mayoreo. - Control de inventario de materia prima. - Supervisión de personal de oficina - Remesas - Revisión de facturas por cobrar a clientes de mayoreo. REPORTES A PRESENTAR: - Proyección de ventas - Programación por zonas de ventas - Reporte quincenal de ventas y comparación de resultados REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de 3er. Año en las carreras de Admón. de Empresas o Mercadeo. - Experiencia mínima de 1 año - Dominio propio - Alto grado de responsabilidad - Dinámico

PUESTO NO.2: JEFE DE VENTAS DE MAYOREO Y GRANEL


RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisión y Control de todas las actividades relacionadas con ventas al detalle e Impulsadoras. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, Clientes externos, Jefe de Distribución, Encargado de Facturación, Encargado de Empaque y personal a su cargo. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Establecer precios de los productos al detalle. - Supervisión constante de precios en el mercado - Desarrollo de promociones - Negociación del lanzamiento de promociones - Encargado de la publicidad de las promociones - Control de ventas semanales - Control de ventas efectuadas por Impulsadoras - Negociación de las importaciones de materia prima - Enviar muestras de arroz al laboratorio para determinar su calidad. - Negociación de artículos promociónales - Supervisión del personal a su cargo - Relaciones públicas REPORTES A PRESENTAR: - Proyección de ventas - Programación por zonas de ventas - Reporte quincenal de ventas y comparación de resultados REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de 3er. Año en la carrera de Administración de Empresas o Mercadeo - Experiencia mínima de 1 año - Dominio Propio - Alto grado de responsabilidad - Dinámico.

PUESTO No.3: JEFE DE VENTAS DE DETALLE


- Solvencia de Policía

PUESTO No.4: VENDEDOR DE MAYOREO Y GRANEL

RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Mayoreo y Granel. FUNCION GENERAL: Realización de Ventas de Mayoreo. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Clientes externos, Jefe de Ventas de Mayoreo y Granel, Encargado de Facturación, Jefe de Distribución y Encargado de Empaque. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Visita a clientes e incentivarlos a la compra - Promover el producto - Toma de pedidos - Informe de ventas realizadas - Estar pendiente de que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio - Estar pendiente de la programación de las promociones de los productos dispuestas

por la empresa para los clientes. - Gestión de pagos y cobros de sus clientes. - Informes sobre devolución de productos - Informe sobre facturación mal elaborada - Llevar muestra de producto al cliente - Entregar pedidos tomados a Encargado de Facturación REPORTES A PRESENTAR: - Diario de ventas - Información sobre precios y comportamiento de competencia - Informes sobre las inquietudes de los clientes - Informe sobre averías y devolución de productos REQUISITOS: - Experiencia en ventas - Buena presentación - Nivel académico mínimo bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Extrovertida y dinámica - Buenas relaciones interpersonales - Dominio propio - Honradez


PUESTO No.5: VENDEDOR DE DETALLE

RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Detalle FUNCIÓN GENERAL: Realización de Ventas de Detalle SU PUESTO SE RELACIONA CON: Clientes externos, Jefe de ventas de mayoreo y granel, Encargado de facturación, Jefe de distribución y Encargado de empaque. - RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Visita a clientes e incentivarlos a la compra - Promover el producto - Toma de pedidos - Informar sobre las ventas realizadas diariamente. - Estar pendiente de que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio - Estar pendiente de la programación de las promociones de los productos dispuestas por

la empresa para los clientes - Enviar cotizaciones a los clientes - Llevar muestra de producto al cliente - Entregar pedidos tomados a Encargado de Facturación - Gestión de pagos y cobros de sus clientes - Informar sobre devoluciones de productos - Informar sobre facturas mal elaboradas - Llevar notas de crédito y débito - Supervisar a las Impulsadoras REPORTES A PRESENTAR: - Diario de Ventas - Informe sobre la situación de la competencia - Informe sobre inquietudes de los clientes - Informe sobre averías y devolución de productos - Informe sobre supervisión de Impulsadoras REQUISITOS DEL PUESTO: - Experiencia en ventas - Nivel académico mínimo de bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Extrovertido y dinámico - Dominio propio - Buena presentación - Honradez - Buenas relaciones interpersonales


PUESTO No.6: IMPULSADORA

RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Detalle FUNCION GENERAL: Colocación de productos en góndolas de supermercados y promoverlo. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Jefe de Ventas de Detalle, Clientes y Consumidor final del producto. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Verificar el producto que está en bodega de la sala de ventas - Sacar el producto de bodega - Limpiar la góndola - Revisar si el producto no está averiado - Poner precios y verificar precios con su código - Sacar las existencias de producto - Promover el producto - Saca pedido con Gerente de supermercado REPORTES A PRESENTAR: - Reporte semanal de existencias - Reporte semanal de ventas REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, bachillerato - Buena presentación - Buenas relaciones interpersonales - Conocimiento previo del puesto - Alto grado de responsabilidad - Honradez - Extrovertida y dinámica - Dominio propio


PUESTO No.7: JEFE DE DISTRIBUCIÓN

RESPONSABLE : Administrador Unico FUNCION GENERAL: Organizar y elaborar rutas de distribución del producto SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, personal del área operativa, Jefe de ventas de mayoreo y granel, jefe de ventas de detalle. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Supervisar al personal del área operativa - Control de mantenimientos de vehículos - Control de vales de combustible - Supervisión de entrada de materia prima - Supervisión de la salida de producto terminado REPORTES A PRESENTAR: - Reporte de entrada y salida diaria de producto terminado - Reporte de gasto mensual de vales de gasolina - Reporte de gastos mensual de mantenimiento de vehículos REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de tercer año en Administración de Empresas. - .Experiencia mínima de 2 años en puestos similares - Honradez - Disciplinado - Alto grado de responsabilidad - Dinámico


PUESTO N0.8: MOTORISTA

RESPONSABLE: Jefe de distribución. FUNCION GENERAL: Llevar el producto a los puntos de venta. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Jefe de distribución, Repartidores y Encargado de bodega de Cliente. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Recibir el producto a entregar según factura. - Entrega de producto contra factura al repartidor. - Entrega de cambios de producto averiado - Supervisar que los documentos contra entrega de mercadería al cliente estén en su

respectivo orden. REPORTES A PRESENTAR: - Informes sobre devolución de mercaderías. REQUISITOS : - Nivel académico mínimo, bachillerato - Honradez - Alto grado de responsabilidad - Conocimiento de nomenclatura - Conocimiento de reglamento de tránsito - Licencia pesada


PUESTO No.9: REPARTIDOR

RESPONSABLE: Jefe de distribución. FUNCION GENERAL: Entregar producto al cliente en su bodega. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamento de despacho, Motorista, Jefe de distribución, Clientes. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Transporta el producto al vehículo de reparto. - Descarga y coloca el producto en la bodega del cliente - Retira factura firmada, quedan o efectivo FUNCIONES EVENTUALES: - Paleo de arroz en el silo - Transportar el arroz en sacos a la Tolva para ser empacado - Empaque de producto REQUISITOS: - Nivel académico mínimo, 9º Grado o bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Honradez - Dinámico


PUESTO No.10: ENCARGADA DE FACTURACIÓN

RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de facturas SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamentos de ventas, Encargado de producción y contabilidad RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Emitir facturas para los clientes - Verificar que los precios en los pedidos sean los correctos - Contestar el teléfono - Estar pendientes de los precios de promoción para la emisión de facturas. - Entrega datos de la cantidad requerida de producto facturado, a Encargado de

Producción para corroborar cantidad de despacho. REPORTES A PRESENTAR: - Elaboración de cheques para pago a proveedores. - Reporte de facturas pendientes de cobro. - Elaboración de estados de cuentas de proveedores. REQUISITOS: - Bachillerato o Técnico Secretarial - Experiencia mínima de 2 años en puestos similares. - Manejo de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad


RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de registros contables de la empresa SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, departamento de ventas y Auditor Externo RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Codificación de documentos y digitación de los mismos - Elaboración de los Estados Financieros - Análisis de Estados Financieros - Elaboración de libros principales - Elaboración y control del libro de compras y ventas - Presentación de documentos a Auditoria Externa - Transacciones bancarias - Presentación de documentos al Ministerio de Hacienda y otras entidades REPORTES A PRESENTAR: - Estados Financieros mensuales - Libros principales REQUISITOS DEL PUESTO: - Estudiante universitario en Contaduría pública - Experiencia mínima de 3 años en puestos similares - Conocimiento de paquetes contables y de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad - Honradez

PUESTO N0.11: CONTADOR GENERAL


PUESTO No.12: AUXILIAR CONTABLE

RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de planillas y revisar partidas de diario SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico y Contador. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Realizar partidas de diario - Elaborar planillas de pago - Elaboración de cheques - Entrega de cheques a Proveedores - Elaboración IVA - Archivar documentos - Elaboración de facturas - Elaboración de estados de cuentas de los clientes REPORTES A PRESENTAR: - Elaboración del inventario de producto - Preparación de estado de cuenta de cheques - Reporte de facturas pendientes de cobro REQUISITOS DEL PUESTO: - Bachillerato Comercial - Conocimiento de paquetes contables - Conocimiento y manejo de paquetes contables - Manejo de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad - Honradez


PUESTO No.13: SUPERVISOR DE PRODUCCION

RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisar el proceso de producción. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, departamento de ventas y Jefe de Distribución. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Supervisión del proceso de trilla de arroz - Supervisión del empaque y sello de productos - Control de las existencias de productos - Supervisión de la hora de salida de los vehículos de carga - Supervisar que la cantidad de productos que se despache sea la requerida - Determinación de la existencia de materia prima - Supervisa el personal a su cargo INFORMES A PRESENTAR: - Reporte de horas extras del personal de producción - Reporte del control de asistencia del personal de producción - Reporte de la existencia de materia prima REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia mínima de 2 años en puestos similares - Conocimiento del manejo de la maquinaria de trilla - Alto grado de responsabilidad - Honradez


PUESTO No.14: ENCARGADO DE EMPAQUE

RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Supervisión del empaque y sellado del producto. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamento de ventas y producción RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Empaque y sellado de los producto - Supervisar el peso exacto de libras por cada bolsa - Supervisa que el producto este debidamente ordenado en la bodega de empaque - Realizar inventario de mercadería al final del día - Control de materia prima para empaque - Cargar camión en la mañana - Realizar eventualmente limpieza de frijol INFORMES A PRESENTAR: - Reporte sobre inventario de mercadería - Reporte de inventario de materia prima de plástico REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, de bachillerato - Experiencia mínima de 1año en puestos similares - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez


PUESTO No.15: EMPACADOR

RESPONSABLE: Encargado de Empaque FUNCION GENERAL: Empaque y Sello del producto. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Encargado de empaque y Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Empaque y sellado de producto - Realizar eventualmente limpieza de frijol - Colocar el producto en Tolva - Colocar el producto ordenadamente en la bodega de empaque INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia mínima de 1año en puestos similares - Habilidad y destreza - Alto grado de Responsabilidad - Honradez


PUESTO No.16: PESADOR

RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Se encarga de pesar los productos por quintal. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Encargado de maquina de trilla y mantenimiento, y Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Llenar y pesar sacos por quintal - Coser los sacos - Limpieza en el área de báscula - Colocar ordenadamente los sacos - Llenar tolva - Palea en el Silo REPORTES A PRESENTAR: - Reporte informal al final del día respecto a la cantidad de sacos llenados, pesados y

sellados de todos productos REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Habilidad y destreza - Alto grado de Responsabilidad - Honradez


PUESTO No.17: ENCARGADO DE MAQUINA DE SECADO

RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Secado de arroz SU PUESTO SE RELACIONA CON: Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Colocar el arroz en la secadora - Poner a funcionar la máquina secadora - Medir la humedad del arroz - Colocar en el silo arroz ya seco - Colocar ordenadamente los sacos de arroz seco - Palear en el Silo INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia de 1 a 2 años en puestos similares - Conocimiento sobre la medición de la humedad del arroz - Manejo de máquina medidora de humedad - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez


PUESTO No.18: ENCARGADO DE LIMPIEZA

RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Se encarga de la limpieza de la planta en general SU PUESTO SE RELACIONA CON: El personal de la empresa RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Limpieza de la planta en general - Repartir el producto a clientes - Empacar y sellar productos eventualmente INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Alto grado de responsabilidad - Disciplinado - Honradez


PUESTO No.19: JEFE DE MAQUINAS Y MANTENIMIENTO

RESPONSABLE: Jefe de Distribución. FUNCION GENERAL: Se encarga del buen funcionamiento de las máquinas. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Supervisor de Producción, Jefe de Distribución. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Verificar el buen funcionamiento de las máquinas - Reparar maquinaria - Empacar y sellar productos eventualmente - Colocar producto en orden eventualmente - Limpieza de frijol eventualmente - Limpieza en su área de trabajo INFORMES A PRESENTAR: - Determinar la producción diaria de la trilla de arroz en sus diferentes clasificaciones REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, bachillerato - Conocimiento y manejo de maquinaria de trillado - Conocimiento de mecánica industrial - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez


5.1.3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES.

La empresa no cuenta con representación de procesos en ninguna de

sus áreas de trabajo.

La simbología que se ha utilizado para la representación de los

procesos es la siguiente:

SIMBOLOS SIGNIFICADO OPERACIÓN

TRANSPORTE

DEMORA

DECISIÓN

ALMACENAMIENTO

REVISIÓN


Los procesos que se identificaron a través de la observación directa son los

siguientes:

a) Proceso de contabilidad

b) Proceso de compra de materia prima

c) Proceso de ventas a mayoreo

d) Proceso de ventas al detalle

e) Proceso de ventas de Impulsadora

f) Proceso de producción de frijol

g) Proceso de producción de arroz

h) Proceso de empaque de producto

i) Proceso de entrega de producto al cliente


a) CONTABILIDAD

- Auxiliar Contable recopila documentos

- Ordena documentos por fecha - Contador codifica y digita los documentos

- Preparar libros de IVA - Auxiliar Contable elabora formularios de Pago a Cuenta e IVA - Contador cancela en banco, formularios de pago a Cuenta e IVA - Concilia cuentas - Preparar libros principales - Prepara estados financieros - Auditoria Externa revisa los registros contables

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


b)COMPRA DE MATERIA PRIMA

- Encargado de existencia de materia prima informa

sobre la cantidad disponible - Búsqueda de archivo de Proveedores - Comunicación con los Proveedores - Negociación de compra con Proveedores

- Se formaliza compra con Proveedores

- Entrada de materia prima a bodega - Encargado de existencia de materia prima la recibe

contra orden de compra

- Encargado de existencia de materia prima lleva orden de compra a oficina - Revisión de orden de compra acorde a precio y peso pactado

- Producto se coloca en bodega ordenadamente - Se lleva transporte a destarar - Regresa transporte a empresa con orden destarada - Oficina administrativa realiza revisión y operación

de pago

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c) VENTAS DE MAYOREO

- Vendedor visita a Cliente

- Presenta muestra de producto a Cliente

Pedido Futuro Venta de Producto. - Prepara orden de compra - Se traslada a transporte a solicitar producto - Repartidor baja producto de transporte - Repartidor lleva producto a bodega de cliente - Vendedor y Cliente revisan producto contra orden de compra - Vendedor entrega a Encargado de Facturación ordenes de compra y pedidos futuros

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d) VENTAS DE DETALLE

- Visita a cliente - Presenta muestra de producto a cliente Toma pedido de Cotización Prepara orden de compra - Cobra a cliente facturas pendientes - Entrega a Encargado de facturación orden de compra

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e) VENTAS DE IMPULSADORA

- Impulsadora revisa góndola y saca dato de existencia - Saca existencia total de producto - Traslada producto de bodega de supermercado a góndola - Retira producto averiado de góndola

- Limpia góndola - Coloca y ordena producto en góndola - Promociona el producto

- Saca pedido con Gerente de supermercado

- Entrega pedido tomado a Encargado de facturación

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f) PRODUCCIÓN DE FRIJOL

- Materia Prima entra a bodega

- Preparación de Pastilla para curar frijol

- Colocación de Pastilla en frijol

- Reposo de frijol durante dos días

- Se lleva frijol a máquina de limpieza

- Se traslada frijol limpio a bodega o tolva

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g) PRODUCCIÓN DE ARROZ

- Arroz en bodega listo para iniciar proceso de producción Arroz Granza Importado Arroz Granza Cosecha / húmedo - Silo -Máquina Secadora - Limpieza de arroz - Se transporta arroz ya limpio por tubería a máquina separadora -Maquina separa arroz de cáscara - Arroz se transporta por tubería a máquina pulidora - Arroz se pule - Arroz pulido pasa por tubería a máquina clasificadora Miga Entero

- Verifica calidad del grano procesado - Se Empaca a granel - Se empaca a granel Almacenamiento

- Empaque al detalle Bodega granel

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- Bodega

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h) EMPAQUE DE PRODUCTOS - Encargado de Empaque regula máquina empacadora según peso deseado

- Producto baja de tolva por tubería

- Empacador llena bolsa con producto - Sella bolsa - Coloca las bolsas selladas en fardos

- Coloca el producto en bodega

- Selecciona y rotula producto según orden de compra

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i) ENTREGA DE PRODUCTOS

- Producto almacenado en bodega - Se traslada producto a transporte - Jefe de distribución y Motorista revisan producto contra factura - Motorista entrega producto contra factura a Repartidor en bodega de cliente - Repartidor entrega producto contra factura a Cliente - Repartidor saca de bodega de cliente dato de existencia de producto averiado - Bodeguero elabora y entrega nota de retiro de producto averiado a Repartidor - Repartidor retira de bodega producto averiado - Repartidor y Motorista esperan que se realice el proceso de recepción interno por parte de cliente - Repartidor retira quedan entregado por cliente

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5.1.4 DISTRIBUCIÓN ACTUAL EN PLANTA.

CARGA Y/O DESCARGA

OFICINA ADM.

OFICINA ADM.

EMPAQUE Y BODEGA DE ARROZ

A GRANEL

TOLVA

EMPAQUE Y BODEGA DE FRIJOL A

GRANEL

TALLER

BODEGA

ALMACEN DE

HERRAMIENTAS

LIMPIADORADESCASCARADORA

SEPARADORA

PULIDORA

CLASIFICADORA

EMPAQUE Y BODEGA DE PRODUCTO POR ARROBAS

TOLVA

T

PRIMER NIVEL

HACIA 2° NIVEL

DEPOSITO DE M. P.


HACIA 1° NIVEL

ENTRADA / SALIDA

AREA DE PARQUEO

BODEGAS GENERALES DE

MATERIA PRIMA

SILOSECADORA DE

ARROZ

BODEGASGENERALES

DE MATERIA PRIMA


Actualmente la distribución en planta de la empresa La Nueva Espiga

se considera adecuada; debido a que la ubicación de su maquinaria permite

que no ocurran retrasos en el proceso productivo.

El tiempo de traslado de la materia prima a las maquinas productoras

es relativamente corto ya que no se incurre en grandes recorridos; esto se da

por encontrarse ubicada la bodega de materia prima continuo a la máquinas.

Una vez iniciado el proceso productivo este no se ve interrumpido ya

que desde que se coloca la materia prima en la máquina de inicio sufre

transformación hasta convertirse en producto terminado pasando de una vez a

la máquina de empaque y sellado.

Referente a la ubicación del área administrativa es adecuada ya que

no interfiere con las actividades productivas y permite que sus actividades

sean realizadas de forma ordenada y eficiente por encontrarse de forma

continua y accesible.


5.2 DESCRIPCIÓN DE PROPUESTAS DE SOLUCION

En este apartado se proponen diferentes alternativas de solución que

trasladen a la empresa “La Nueva Espiga” a un nivel superior de

funcionamiento a través de un desarrollo organizacional; basado en la

problemática anteriormente planteada.

1) Crear un plan estratégico (Misión, Visión, Objetivos, Metas y Estrategias). El establecimiento de una Misión y Visión permite orientar la

empresa a futuro; ya que definiendo el que somos, qué hacemos, y hacia

quienes queremos llegar; se tendrá un compromiso por parte de toda la

organización.

2) Crear un Manual de Organización. Que defina los niveles jerárquicos y

que describa en forma general las responsabilidades de cada uno de los

puestos. Los niveles de mando y dependencias jerárquicas estructuran un

“Organigrama”.

3) Crear Manual de descripción de Puestos. Con esto la empresa logrará

una división del trabajo; ya que a través de este se le indica al personal sus

funciones de forma específica dentro de la empresa evitando que

desempeñen roles que no se les a asignado.

4) Crear un manual de Objetivos y Políticas. Establecer de forma clara y

precisa las políticas de la empresa en su conjunto y de sus respectivas áreas

funcionales permitirá orientar el accionar de los empleados y lograr los

objetivos establecidos.


5) Manual de Procedimientos. Es muy importante establecer procedimientos

para un mejor orden y desarrollo de las diferentes actividades de la empresa;

indicando la forma de desarrollar los formularios que se utilizan; así como

también los puestos que intervienen específicamente en cada paso.

6) Distribución en Planta. Se propone a la empresa “La Nueva Espiga” en

caso de un crecimiento, ya sea gradual o repentino mejore la distribución de su

planta, tanto en las instalaciones dedicadas a la producción como en las

administrativas, para que con ello este en concordancia con el incremento de

las necesidades de la producción, y se obtengan mayores beneficios.

7) Evaluar el desempeño del personal de la Empresa. Lo que contribuirá a

dotar a la empresa del personal idóneo e identificar las necesidades de los

mismos.

8) Plan de Capacitación. Tomando en cuenta que los empleados son el

recurso más valioso de una empresa, es necesario invertir en ellos;

proporcionándoles continuamente oportunidades para mejorar sus habilidades

capacitándolos y motivándolos. Las ventajas que se genera de capacitar al

trabajador es que se logran beneficios tanto para ellos como para la

organización ya que se desarrollan e incrementan las habilidades del personal

de una manera costo-efectividad. La capacitación hará que el trabajador sea

más competente y hábil. Por lo general resulta más costoso contratar y

capacitar nuevo personal (aún cuando éste tenga los requisitos para el puesto)

que desarrollar las habilidades del personal existente. Por otra parte el

desarrollar las habilidades del trabajador permite a la organización entera

volverse más fuerte, productiva y rentable.


9) Plan de Motivación. Como ya se mencionó anteriormente el factor “recurso

humano” es de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo de toda

empresa por lo que se debe mantener satisfecho.

Algunos de los servicios y beneficios sociales que se recomienda implementar

en el plan motivacional pueden ser:

Beneficios Monetarios:

Gratificaciones ocasionales

Horas extras en el trabajo nocturno o en locales retirados.

Premios a la producción individual o grupal.

Premios por puntualidad

No Monetarios:

Actividades recreativas

Promociones y excursiones programadas

Actividades complementarias

Distribución de víveres


Cabe mencionar que en el desarrollo de la propuesta del plan de

integración se formularon únicamente los Manuales de Organización, de

Descripción de Puestos, de Políticas y Objetivos, y de Procedimientos, así

como de Distribución en Planta; ya que se considera que una empresa

debidamente estructurada, es la base para que la misma desarrolle e

implemente su propio plan estratégico, motivacional y de capacitación en

función de sus necesidades.

CAPITULO V PROPUESTA DE DESARROLLO...

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