CAPÍTULO V Diseño de la Investigación

CAPÍTULO V

Diseño de la Investigación

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD Dr. RAFAEL BELLOSO CHACÍN

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA

LA UNIDAD EDUCATIVA REBECA SOTO DE MOLERO

PRESENTADO POR:

Br. LILIANA PEREA

UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO

REBECA SOTO DE MOLERO

CONTENIDO DEL DISEÑO

v INTRODUCCIÓN.

v JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO.

v OBJETIVO GENERAL DEL DISEÑO.

v OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL DISEÑO.

v ALCANCE DEL DISEÑO.

v ESTRUCTURA DEL DISEÑO.

v POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

CONTABLE

v NORMAS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE.

v PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

CONTABLE

v FORMULACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS PARA LA

PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

v FORMATOS DE CONTROL INTERNO DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO CONTABLE.

v DIAGRAMAS DE FLUJO PARA LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS CONTABLES.

v FACTIBILIDAD DEL DISEÑO.

v COSTO DEL DISEÑO.

Elaborado por: Perea

Vigencia: Revisado por:

Aprobado por:

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INTRODUCCIÓN

Un Sistema Administrativo Contable es una herramienta fundamental,

que permite procesar la información y registrar las operaciones que se originan

en cualquier organización.

Este tipo de sistema está compuesto por dos enfoques

que lo hacen importante, estos son: el enfoque Administrativo, que se asocia

con lo cotidiano y es el encargado de proponer soluciones para la toma de

decisiones por medio del trabajo en conjunto a la aplicación de

principios, técnicas y prácticas, y el enfoque Contable que viene

posteriormente, como forma de registro orgánico para producir la información

jurídica y gerencial.

El Diseño del Sistema Administrativo Contable va a definir claramente

cada una de las funciones, deberes, actividades y tareas que realiza el personal

adscrito al Departamento Directivo y Administrativo de la Unidad Educativa

Rebeca Soto de Molero, describiendo así las políticas, normas y

procedimientos a seguir en el desarrollo de las actividades. Además este

instructivo servirá para informar y entrenar a los empleados sobre el desarrollo

operativo y rutinario de las labores realizadas en dicho departamento.

De este modo, será más fácil orientar los esfuerzos dedicados y los

recursos empleados por cada uno de los integrantes para lograr

satisfactoriamente las metas y objetivos organizacionales.



Aprobado por:

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Por último, es importante señalar que la finalidad de este

diseño consiste en documentar con precisión, el funcionamiento sistemático

de las actividades, permitiendo reducir cualquier pérdida de tiempo que

se registre en sus operaciones, y obtener los resultados planificados.

JUSTIFICACION DEL DISEÑO

El presente Diseño se considerará como una herramienta de información

económica financiera, que ayuda a cubrir las necesidades que existen en la

Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.

Los resultados obtenidos en la investigación permitieron

comprobar que la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero, no cuenta

con herramientas de información que contengan políticas, normas,

procedimientos ni formatos de control interno administrativo contable,

originando una falta de control y coordinación al momento de la realización de

las actividades.

Por las razones antes mencionadas, se hace necesario el Diseño de un

Sistema Administrativo Contable, que le permitan llevar un mejor

control de todas las operaciones y transacciones que se realizan en la

institución y así poder desarrollarse bajo los preceptos de eficacia y eficiencia

en sus procesos.



Aprobado por:

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OBJETIVO GENERAL

v Proporcionar al personal Directivo y Administrativo el manejo de la

información Administrativa Contable, de una manera eficaz, eficiente y de

forma adecuada, cumpliendo con los requerimientos y necesidades de la


OBJETIVOS ESPECIFICOS

v Proporcionar parámetros que guíen la ejecución del Sistema

Administrativo Contable.

v Establecer las políticas, normas y procedimientos que permitan la

efectividad en las operaciones de la institución.

v Diseñar formatos de control interno para el Sistema Administrativo

Contable.

v Formulación de un Plan de Cuentas para la presentación de los estados

financieros.

v Elaborar Diagramas de Flujo para los procesos Administrativo Contable.

ALCANCE DEL DISEÑO

La presente herramienta de gestión comprende la documentación

descrita, pertinente y oportuna de las funciones asignadas al personal que

representan el departamento administrativo contable, así como también

establecer las relaciones correspondientes entre las políticas, normas y

procedimientos planificadas para el buen funcionamiento de dicho

departamento.



Aprobado por:

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POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVA CONTABLE

Las políticas de la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero, serán

formuladas desde el punto de vista general de la institución, teniendo como

finalidad regular todas las actividades administrativas contables referente a

los registros, tratamientos , procedimientos y presentación resumida de las

transacciones financieras.

Respondiendo a las características de la naturaleza de la institución se

han planteado las siguientes Políticas Generales:

v Los ingresos por el cobro de las matriculas se cobrarán a los padres y

representantes los primeros cinco (5) días de cada mes.

v Los pagos además de efectuarse a través de la caja de la institución,

pueden efectuarse a través de las instituciones bancarias asignadas por la

misma.

v Los depósitos se harán a nombre de la Unidad Educativa Rebeca Soto

de Molero en la cuenta correspondiente.

v Se establece un máximo de cinco (5) días para el pago atrasado de la

mensualidad.

v Los ingresos obtenidos por la cancelación de la mensualidad en efectivo

se depositarán diariamente.

v Las relaciones laborales de la empresa con sus trabajadores se regirán

a través de la normativa legal vigente.

v Como política de pago para la nómina se establece la cancelación del

50% del sueldo básico en la primera quincena de cada mes y el otro 50%

al final de cada mes.



Aprobado por:

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v El pago de las utilidades se cancelarán la primera quincena del mes de

Diciembre

v Las vacaciones se cancelarán la ultima semana del mes de

Julio.

v El fondo fijo de caja chica está destinado a gastos menores.

v Las facturas deberán cumplir con los requisitos que exige la Ley.

v Realizar mensualmente las Conciliaciones Bancarias.

v Registrar mensualmente los ingresos y egresos.

v Llevar actualizados los Libros Contables Obligatorios.

v Los registros contables se efectuarán de forma oportuna en términos

monetarios y en el momento en que ocurra la operación o

transacción.

v Elaborar y presentar los Balances Financieros a consideración de la

Dirección de la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero.

v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA LA

RECEPCIÓN DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD:

1. Controlar mensualmente los pagos realizados por el

representante.

2. El departamento administrativo es el encargado de recibir el pago de las

mensualidades.

3. El horario de atención para la cancelación de la mensualidad es de

9:00 a 11:00 a.m de lunes a viernes.



Aprobado por:

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4. Al finalizar el año escolar los representantes deben cancelar todas las

deudas que tengan con la institución.

v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA

LA RECEPCIÓN DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD:

Para lograr la efectividad del proceso educativo dentro de la institución

se cuenta con la mensualidad asignada por alumno la cual deberá ser

cancelada siguiendo el siguiente procedimiento:

RESPONSABLE ACCION

ADMINISTRADOR

.- Recibe el efectivo o planilla de depósito por

parte del representante y procede a realizar

comprobante de pago (formato N° 1), en original

y dos (2) copias, sellándolo y entregándolo al

representante que cancela el original, otra la

archiva en la carpeta correspondiente al

representante y la otra copia la envía al

departamento contable.

ASISTENTE

CONTABLE

CONTADOR

.- Recibe comprobante de pago (Formato N° 1),

elabora registros contables y envía al contador.

.- Recibe y revisa los registros contables, si se

encuentran errores devuelve para su respectiva

corrección. Elaborado por:

Perea Vigencia: Revisado por:

Aprobado por:

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ADMINISTRADOR REPRESENTANTE ASISTENTE CONTABLE

CONTADOR

Recibe original de comprobantede

pago

FIN

Recibe Registro

Revisa y apruebaRegistrosElabora

comprobantede pago, entrega y

envía

Archivo en carpeta de representante

INICIO

Recibe efectivoo planilla de

depósito

Recibe copia del comprobantey

elabora registroscontables

Recibe copia de comprobantede

pago

Envía al Contador para

revisar y aprobar

ADMINISTRADOR REPRESENTANTE ASISTENTE CONTABLE

CONTADOR

Recibe original de comprobantede

pago

FIN

Recibe Registro

Revisa y apruebaRegistrosElabora

comprobantede pago, entrega y

envía

Archivo en carpeta de representante

INICIO

Recibe efectivoo planilla de

depósito

Recibe copia del comprobantey

elabora registroscontables

Recibe copia de comprobantede

pago

Envía al Contador para

revisar y aprobar



v DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN

DEL COBRO DE LA MENSUALIDAD



Aprobado por:

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Aprobado por:

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Aprobado por:

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UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO REBECA SOTO DE MOLERO

Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17 -54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641

RIF: J-30188197-4

FORMATO # 1 COMPROBANTE DE PAGO

Recibo N° ----------- Monto ------------- Bs Maracaibo, --------- de ----------- de 2.00 ------- He(mos) recibido de: ----------------------------------------------- La cantidad de ----------------------------------------------- Bolívares Correspondiente a: ------------------------------------------------------------- Banco ---------------------- # de depósito ---------------------- Efectivo ------------------------- Sello Recibe Conforme



FORMATO # 1

COMPROBANTE DE PAGO:

v Uso: es un documento de uso interno utilizado para registrar los

ingresos obtenidos por concepto del cobro de las mensualidades.

v Instrucción para el llenado del formato:

1. Fecha: debe indicarse la fecha correspondiente al día que se recibe el

pago.

2. He(mos) recibido de: debe indicarse el nombre del representante que

cancela.

3. Cantidad Cancelada: se indicarán el monto que se está cancelando.

4. Correspondiente a: se indica el mes de la mensualidad que se

cancela.

5. Banco: se coloca debe indicarse el nombre de la institución bancaria

donde se canceló.

6. Número # del depósito: debe indicarse el número de la planilla de

depósito.

7. Efectivo: se señala si cancela en efectivo.

8. Recibe conforme: nombre y firma de quien recibe el pago o planilla de

depósito.

9. Sello: sello de la institución.



Aprobado por:

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Aprobado por:

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Aprobado por:

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Urb. Fundación Mendoza, Calle 126 N° 17-54, Los Haticos Maracaibo Estado – Zulia Teléfono: (0261) 7652641

RIF: J-30188197-4

FORMATO # 2 ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

Año escolar ------------ Nombre del Representante ----------------------------------------- # del Representante -------------------------------------------------- Costo de la Mensualidad ---------------- Bs # de Mensualidades ----------- # de Mensualidades Canceladas ----------- # de Mensualidades Pendientes ------------ Total Cancelado -------------- Bs Saldo pendiente -------------- Bs



FORMATO # 2

ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

v Uso: es un documento de uso interno que muestra el movimiento que

durante un mes ha realizado el representante al momento de cancelar sus

mensualidades.


1. Año escolar: debe indicar el año en curso.

2. Nombre del Representante: debe colocarse el nombre del

representante.

3. # del Representante: debe anotarse el número que se le ha otorgado

al momento de la inscripción.

4. Costo de la mensualidad: debe indicar el valor correspondiente a

la cuota mensual que se debe cancelar expresada en

bolívares.

5. # de Mensualidades: debe indicarse el total de las mensualidades

correspondientes al año escolar.

6. # de Mensualidades canceladas: debe indicarse el monto de la

mensualidades canceladas.

7. # de mensualidades pendientes: debe indicarse el número de

mensualidades atrasadas o pendientes de cobro.

8. Total Cancelado: debe indicarse el total que ha cancelado.

9. Saldo Pendiente: debe indicarse el saldo que queda pendiente de

cobro para los meses próximos.



Aprobado por:

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v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA

RECURSO HUMANO:

1. Controlar diariamente la asistencia del personal que labora dentro de la

institución.

2. El sobre de pago será entregado únicamente al trabajador, con

excepción de que el este se encuentre imposibilitado, en este caso se le

entregará a un familiar que venga autorizado por el trabajador.

3. El pago de la nómina se realizará antes de terminar la jornada laboral

del día.

4. No se hacen prestamos ni adelantos de la quincena.

5. Los cálculos aritméticos de las utilidades y vacaciones serán

elaboradas por el asistente administrativo con una semana antes de su

cancelación.

v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE

DE RECURSO HUMANO:

Este proceso consistirá en el cálculo del pago o remuneración que le

corresponde a cada empleado por la prestación de su servicios dentro de la


Dentro del proceso de Recursos Humanos tenemos:

v Pago de Nómina

v Pago de Utilidades.

v Pago de Vacaciones.



Aprobado por:

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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:

RESPONSABLE ACCION

DIRECTOR

.- Autoriza la elaboración y cálculo de nómina y envía

autorización al Asistente Administrativo.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADOR

.- Recibe autorización por parte del Director de la

Institución.

.- Revisa los días laborados, horas trabajadas,

permisos, inasistencias y observaciones a través del

control diario de asistencia del trabajador (formato N° 3)

.- Calcula y totaliza el pago de cada empleado a

través del cálculo de la nómina (formato N° 4) en

original y dos (2) copias y envía al Administrador.

.- Recibe original y copia de los cálculos de nómina

(formato N° 4 ) de cada empleado.

.- Verifica los cálculos, si se encuentran errores

devuelve al Asistente para sus respectivas

correcciones, sino elabora y entrega cheques a los

trabajadores con su respectivo cálculo de nómina

(formato N° 4) en original, y dos copias, una copia se

Elaborado por:


Aprobado por:

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:

RESPONSABLE ACCION

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

CONTABLE

archiva en la carpeta de cada trabajador, y la

otra se le envía al Asistente Contable mientras que la

original se le entrega al trabajador al momento de la

cancelación de sus utilidades. .

.- Recibe copia del cálculo de la nómina (formato N° 4)

y procede a realizar los respectivos registros contables

de la nómina que se esta cancelando.

.- Envía registros contables y copia del cálculo de la

nómina (formato N° 4) al contador.

CONTADOR

.- Recibe registros contables y copia del cálculo de la

nómina (formato N° 4) del Asistente Contable.

.- Verifica y revisa los registros contables si se

encuentran errores devuelve al Asistente Contable para

sus respectivas correcciones, sino aprueba los

registros y archiva en carpetas la copia del cálculo de

la nómina (formato N° 4)

Elaborado por:


Aprobado por:

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DIRECCIÓNASISTENTE

ADMINISTRATIVOASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR

Solicita al AsistenteNuevos

Registros

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibecopia de Cálculos

Recibe copia de cálculos y elabora registro contable y envía al Contador

Envía el Contador para

revisary aprobar

Solicita al AsistenteNuevosCálculos

Verificarlos

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques

EntreganCheques al Trabajador

Envíancopia al

Asistente

Archivan en carpetas

de Nómina

Verificar en Formato

Asistencia Diaria

Cálculo Nóminay envía copias

INICIO

Autoriza la elaboración de la Nómina y envío

DIRECCIÓNASISTENTE



Registros

Revisalos

RegistrosContables

FINSoportes

Lo aprueban

NO

SI



revisary aprobar


Verificarlos

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina


Asistencia Diaria


INICIOEnvía la elaboración

de la Nómina y envía al Asistente

DIRECCIÓNASISTENTE



Registros

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI


Recibe copia de cálculos y elabora registro contable y envía al Contador


revisary aprobar


Verificarlos

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina


Asistencia Diaria


INICIO

Autoriza la elaboración de la Nómina y envío

DIRECCIÓNASISTENTE



Registros

Revisalos

RegistrosContables

FINSoportes

Lo aprueban

NO

SI



revisary aprobar


Verificarlos

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina


Asistencia Diaria


INICIOEnvía la elaboración

de la Nómina y envía al Asistente



v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE NOMINA.



Aprobado por:

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Aprobado por:

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Aprobado por:

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RIF: J-30188197-4

FORMATO # 3 CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR

Día ---------- Fecha ---------- Nombre y Apellido del Empleado -------------------------------- Turno ------------------- Hora de Entrada ----------------- Firma ------------ Hora de Salida ------------------- Firma ------------ Total Horas Trabajadas ----------------------------- Permisos ---------------------------------------------------------------- Inasistencia ------------------------------------------------------------- Observaciones --------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------

Revisado por



FORMATO # 3

CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR

v Uso: es un documento de uso personal donde el trabajador diariamente

registrará su asistencia al inicio y final de la jornada de trabajo.

v Instrucción para el llenado del formato :

1. Fecha: debe indicarse la fecha del día que se labora.

2. Nombre y apellido del empleado: debe identificarse el nombre y

apellido del empleado.

3. Turno: debe indicarse el turno de la jornada de trabajo.

4. Hora de Entrada: el empleado debe indicar la hora de llegada.

5. Firma: el empleado debe para dejar constancia de su llegada a

través de su firma.

6. Hora de Salida: el empleado debe indicar la hora de salida.

7. Firma: el empleado debe soporta su salida a través de su firma.

8. Total Horas Trabajadas: indica el total de horas trabajadas en un día

laboral

9. Permisos: debe indicar si solicitó permiso durante la jornada de

trabajo.

10. Inasistencia: debe indicar si tuvo inasistencia.

11. Revisado por: debe indicar el nombre de la persona que revisa el

formato.



Aprobado por:

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Aprobado por:

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Elaborado por Revisado por



Aprobado por:

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RIF: J-30188197-4

FORMATO # 4 CÁLCULO DE NÓMINA

N° Nombre del Sueldo Inasistencia S.S.O S.P.F L.P.H Total Total Cheque Firma Empleado Quincenal o Deducciones a N° Bs Retardos Pagar

Nómina del personal Directivo y Docente Correspondiente a la Quincena del Mes del Año



FORMATO # 4

NOMINA

v Uso: es un documento de uso interno en el cual se registran en forma

detallada la liquidación del salario de cada uno de los trabajadores de la

institución, conforme a la legislación laboral vigente y los acuerdos

pactados en el contrato de trabajo.


1. Fecha: debe anotarse la fecha del día que se labora.

2. Nombre y apellido del empleado: debe escribirse el nombre y apellido

del empleado.

3. Correspondiente a: debe indicarse el número de la quincena que se va

a cancelar.

4. Firma: debe indicarse la firma del trabajador que se le cancela

5. Mes: debe señalarse el mes de la quincena que se va a cancelar.

6. Año: debe indicarse el año que está en curso.

7. Elaborado por: debe escribirse el nombre de la persona que elabora los

cálculos de la nómina.

8. Revisado por: debe indicar el nombre de la persona que revisa el

formato.



Aprobado por:

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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES:

RESPONSABLE ACCION

DIRECTOR

.- Autoriza la elaboración y cálculo de las utilidades y

envía autorización al Asistente Administrativo.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADOR

.- Recibe autorización por parte del Director de la

Institución.

.- Prepara el cálculo de las utilidades (formato N° 5) de

acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo

según su Art 174, en original y dos (2) copias y envía al

Administrador.

.- Envía cálculo de utilidades (formato N° 5) en original y

copias al Administrador.

.- Recibe original y copia de los cálculos de las

utilidades (formato N° 5) de cada empleado.


devuelve al Asistente Administrativo para sus

respectivas correcciones, sino se encuentran errores

elabora y entrega cheques a los trabajadores con su

respectivo cálculo de utilidades (formato N° 5)

solicitando firma al trabajador que se le cancela su pago

Elaborado por:


Aprobado por:

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES

RESPONSABLE ACCION

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

CONTABLE

quedando se este con la original del formato N°

5,

una copia se archiva en las carpetas correspondiente

a cada trabajador y la otra copia se le envía al

Asistente Contable.

.- Recibe copia del cálculo de utilidades (formato N°

5) y procede a realizar los respectivos registros

contables del pago de las utilidades.

.- Envía registros contables y copias del cálculo de

utilidades (formato N° 5) y envía al contador.

CONTADOR

.- Recibe registros contables del Asistente Contable.


encuentran errores devuelve al Asistente Contable

para sus respectivas correcciones, sino aprueba los

registro y archiva en carpetas la copia cálculo de

utilidades (formato N° 5).



Aprobado por:

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DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso

Recibe copia de cálculos y elabora

registros contablesde control

Envía el Contadorpara

revisary aprobar


Cálculos

Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina

RecibeAutorizaci ón

Elabora Cálculossegún la Ley

INICIO

Autoriza la elaboración y

Cálculos de lasutilidades

FIN

EnvíanCálculos

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINSoporte

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisary aprobar


Cálculos

Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina



INICIO



FIN

EnvíanCálculos

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso

Recibe copia de cálculos y elabora

registros contablesde control


revisary aprobar


Cálculos

Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina



INICIO



FIN

EnvíanCálculos

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINSoporte

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisary aprobar


Cálculos

Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques


Envíancopia al

Asistente


de Nómina



INICIO



FIN

EnvíanCálculos



v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE UTILIDADES.



Aprobado por:

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Aprobado por:

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Aprobado por:

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RIF: J-30188197-4

FORMATO # 5 PAGO DE UTILIDADES

Nombre del Trabajador: ----------------------- CI: --------------------- Estimado trabajador cumpliendo con las disposiciones

que exige la Ley Del Trabajo vigente, nos permitimos a

continuación presentarle la liquidación de sus utilidades para el

año ------------

Fecha de Ingreso a la Institución --------------------

Años de Antigüedad -------------------------------------

Lapso de Tiempo Incluido -----------------------------

Son ------------ Días de Utilidades ------------------ Bs

Pago realizado S/ Cheque # -------------------------

Nombre de la Institución Bancaria ------------------

Recibe Conforme



FORMATO # 5

PAGO DE UTILIDADES

v Uso: es un documento de uso interno que permite calcular la liquidación

de las utilidades y bonificaciones del trabajador.


1. Trabajador: debe indicarse el nombre de la persona que se le cancela

las utilidades y bonificaciones.

2. CI: debe indicar el número de cédula del trabajador

3. Para el año: debe indicarse el año que se le cancela al trabajador por

concepto del pago de las utilidades.

4. Fecha de ingreso: muestra la fecha cuando el empleado comenzó a

trabajar en la empresa

5. Lapso de tiempo incluido: lapso a tomar para el calculo de las

utilidades.

6. Son: monto a pagar correspondiente a utilidades y bonificaciones.

7. Pago s/ cheque #: debe indicar el número del cheque.

8. Nombre de la Institución Bancaria: debe indicarse el nombre del

banco que pertenece el cheque.

9. Recibe Conforme: indica la firma del trabajador.



Aprobado por:

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v PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS

VACACIONES:

RESPONSABLE ACCION

DIRECTOR

.- Autoriza la elaboración y cálculo de las Vacaciones

(formato N° 6) y envía al Asistente Administrativo.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADOR

.- Recibe autorización por parte del la Director de la

Institución.

.- Prepara el cálculo de las vacaciones (formato N° 6)

en original y dos (2) copias, de acuerdo a lo establecido

en la Ley Orgánica del Trabajo según su Art 219, y

envía al Administrador.

.- Envía cálculos de las vacaciones (formato N° 6) en

original y copias al Administrador.

.- Recibe original y copia de los cálculos de las

Vacaciones (formato N° 6) de cada empleado.


devuelve al Asistente Administrativo para sus


elabora y entrega cheques a los trabajadores con su

respectivos (formato N° 6) en original, solicitando la Elaborado por:


Aprobado por:

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS VACACIONES:

RESPONSABLE ACCION

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

CONTABLE

firma del trabajador para luego proceder a

enviar una copia al asistente contable, y la otra se

archiva en la en las carpetas de cada trabajador y la

otra la envía al Asistente Contable

.- Recibe copia del cálculo de las vacaciones

(formato N° 6) y procede a realizar los respectivos

registros contables del pago de las vacaciones.

.- Envía registros contables y copia cálculo de las

vacaciones (formato N° 6) al Contador.

CONTADOR

.- Recibe registros contables y copia de los cálculos de

las vacaciones (formato N° 6) del Asistente Contable.


encuentran errores devuelve al Asistente Contable para

sus respectivas correcciones, sino se aprueban los

registros contables y se archiva en carpetas la copia

del cálculo de las vacaciones (formato N° 6).



Aprobado por:

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de Nómina

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisar y aprobar


Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques

EntreganCheques a

losTrabajadores

Envían copiaal Asistente

RecibeAutorización


INICIO


Cálculos de lasVacaciones

FIN

EnvíanCálculos


de Nómina

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisar y aprobar


Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques

EntreganCheques a

losTrabajadores


RecibeAutorización


INICIO



FIN

EnvíanCálculos

Elabora registro de los desembolsos

de los cheques


de Nómina

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisar y aprobar


Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques

EntreganCheques a

losTrabajadores


RecibeAutorización


INICIO



FIN

EnvíanCálculos


de Nómina

DIRECCIÓNASISTENTE



RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivan

Lo aprueban

NO

SI

Recibe copiade

Desembolso


revisar y aprobar


Recibe y revisa

Cálculos

Lo aprueban

NO

SI

ElaboranCheques

EntreganCheques a

losTrabajadores


RecibeAutorización


INICIO



FIN

EnvíanCálculos

Elabora registro de los desembolsos

de los cheques



v DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PAGO DE LAS

VACACIONES:



Aprobado por:

Página 33 de 82





Aprobado por:

Página 34 de 82

Preparado por ------------ Revisado por ------------ Fecha / /



Aprobado por:

Página 35 de 82



RIF: J-30188197-4

FORMATO # 6 CALCULO DE LAS VACACIONES

DATOS DEL TRABAJADOR: Nombre y Apellido ------------------------------------ CI: --------------- Cargo ------------------ Fecha de Ingreso ------------------- Años de Servicios ------------------ PERIODO DE VACACIONES: Fecha de Inicio ---------------------- Fecha de Reintegro ---------------- REMUNERACIÓN BASE PARA EL CALCULO

DIAS BS MONTO Días hábiles (Art 219) Pagos por Adicional por año de servicio (Art 219) Domingos y Feriados (Art 157) Bonificaciones especiales (Art 223) Total a Pagar



FORMATO # 6

PAGO DE LAS VACACIONES

v Uso: es un documento de uso interno que permite calcular las

Vacaciones de cada trabajador.


1. Nombre y Apellido del Trabajador: debe indicar el nombre y apellido

del trabajador que solicita vacaciones.

2. CI: debe indicar el número de cédula del trabajador

3. Cargo: debe indicarse el cargo que ocupa el trabajador dentro de la

institución.

4. Fecha de Ingreso: debe indicarse el día, mes y año que ingreso el

trabajador a la institución.

5. Año de servicios: debe indicar los años sucesivos trabajados por el

empleado.

6. Fecha de Inicio: debe indicar la fecha a partir de la cual el empleado

gozará del período vacacional.

7. Fecha de Reintegro: muestra la fecha cuando el empleado tiene que

volver a sus actividades laborales.

8. Total a pagar: casilla correspondiente a total a pagar por concepto de

vacaciones

9. Preparado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de quien

preparó los cálculos y registre firma.



Aprobado por:

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10. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de quien

revisa los cálculos y registre firma.

v NORMAS ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA EL FONDO

FIJO DE CAJA CHICA:

1. Todo pago realizado a través del Fondo Fijo de Caja Chica debe

presentar su factura original correspondiente sin tachaduras ni

enmendaduras.

2. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara en el

formato N° 8, donde aparecerán todos los gastos de acuerdo a su

naturaleza.

3. Los registros contables del reintegro del Fondo Fijo de Caja Chica se

realizaran inmediatamente se elabore y entregue el formato N° 8 con sus

respectivo comprobante y facturas.

v PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES

PARA EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:

Este proceso está compuesto por tres procedimiento:

v Solicitud del Dinero a través de Caja Chica

v Reposición de Caja Chica

v Arqueo de Caja Chica.



Aprobado por:

Página 37 de 82



v PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO A

TRAVÉS DE CAJA CHICA

RESPONSABLE ACCION

SOLICITANTE

.- Solicita al Administrador el dinero para la compra de

un material, artículo, pago de un servicio menor o

alguna eventualidad.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

SOLICITANTE

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

.- Recibe solicitud y elabora un vale por la cantidad de

dinero solicitado.

.- El solicitante registra firma en el vale como soporte

de haber recibido el dinero.

.- Entrega el dinero al solicitante y guarda vale como

soporte de la entrega del efectivo.

.- Compra el articulo, material o hace el pago y

solicita factura(s), para ser entregada al asistente

administrativo sino se efectúa la compra o pago, el

solicitante deberá devolver el dinero.

.- Entrega factura(s) al Asistente Administrativo.

.- Recibe la factura y verifica la misma observando que

no tengan enmiendas ni tachaduras y que contengan Elaborado por:


Aprobado por:

Página 38 de 82



PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO

A TRAVÉS DE CAJA CHICA

RESPONSABLE ACCION

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

CONTABLE

RIF, NIT de la empresa, fecha, monto, y que hallan sido

elaboradas a nombre de la Unidad Educativa Rebeca

Soto de Molero.

.- Devuelve el vale al Solicitante para que disponga del

mismo.

.- Asienta la factura en la relación de caja chica.

.- Una vez agotados los recursos, solicita reposición de

caja chica (formato N° 8) y solicita aprobación para la

reposición de la caja chica al Administrador.

.- Aprueba y realiza reposición de caja chica

(formato N° 8) y envía al asistente contable con sus

respectivas facturas.

.- Recibe el formato de reposición de caja chica con

sus respectivas facturas y procede a registrar dicha

reposición.

.- Envía registro contables y reposición de caja chica

(formato N° 8) al contador Elaborado por


Aprobado por:

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DINERO A TRAVÉS

DE CAJA CHICA

RESPONSABLE ACCION

CONTADOR

. Recibe registros del Asistente Contable.


encuentran errores devuelve al Asistente Contable

para sus respectivas correcciones, sino aprueba

los registro y archiva en carpetas la copia de la

reposición de Caja chica (formato N° 8)



Aprobado por:

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SOLICITANTE ADMINISTRADORASISTENTE

ADMINISTRATIVO

Recibe Solicitud

Elaboran Vale y entregan

Dinero

Recibe y verifica Factura

No procede

Recibe solicitud

Lo aprueban

NO

SI

Envían Factura

INICIO

Solicita dinero para la compra o

pago

Envía al Asistente

Administrativo

Recibe Vale Guarda

Recibe Dinero y Compra

Devuelve Vale al Solicitante

SOLICITANTE ADMINISTRADORASISTENTE

ADMINISTRATIVO

Recibe Solicitud

Elaboran Vale y entregan

Dinero

Recibe y verifica Factura

No procede

Recibe solicitud

Lo aprueban

NO

SI

Envían Factura

INICIO

Solicita dinero para la compra o

pago

Envía al Asistente

Administrativo

Recibe Vale Guarda

Recibe Dinero y Compra

Devuelve Vale al Solicitante



v DIAGRAMAS DE FLUJOS PARA EL PROCEDIMIENTO

DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:



Aprobado por:

Página 41 de 82

ASISTENTEADMINISTRATIVO

ASISTENTE CONTABLE CONTADORADMINISTRADOR


RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivanSoportes

Lo aprueban

NO

SI

RecibeRelación y Facturas

VerificaRelación con

Facturas

Envía el Contador

para revisar y aprobar

RecibeReposición

de CajaChica

Lo aprueban

RealizaReposició n

EnvíaRelación de Caja Chica

con surespectivaFacturas

INICIO

ElaboranRelación de Caja

Chica y solicitaAprobación




RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivanSoportes

Lo aprueban

NO

SI



Facturas

Envía el Contador


RecibeReposición

de CajaChica

Aprueban

RealizaReposició n



INICIO



Recibe relación de caja chica y elabora registro

contable y envía al contador




RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivanSoportes

Lo aprueban

NO

SI



Facturas

Envía el Contador


RecibeReposición

de CajaChica

Lo aprueban

RealizaReposició n



INICIO






RegistrosContables

Revisalos

RegistrosContables

FINArchivanSoportes

Lo aprueban

NO

SI



Facturas

Envía el Contador


RecibeReposición

de CajaChica

Aprueban

RealizaReposició n



INICIO



Recibe relación de caja chica y elabora registro

contable y envía al contador





Aprobado por:

Página 42 de 82





Aprobado por:

Página 43 de 82



Aprobado por:

Página 44 de 82



RIF: J-30188197-4

FORMATO # 7 VALE DE CAJA CHICA

Día ---------- Fecha / / BS -------------- A favor de ---------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ Por la suma de: -------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ Por concepto de: -------------------------------------------------------------

Aprobado por Elaborado por

Recibido por



FORMATO # 7

VALE DE CAJA CHICA:

v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que se

solicite dinero para la compra de algún artículo, material o pago de un

servicio menor.


1. Día y Fecha: debe indicar el día, mes y año.

2. A favor de: debe indicar e nombre de la persona que se le entrega el

dinero.

3. Por la suma de: indica la suma o cantidad otorgada al solicitante.

4. Por concepto de: indica la causa por el cual se solicita el dinero.

5. Elaborado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre

completo de quien elaboró el vale

6. Aprobado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre de la

persona que autorizó el vale.

1. Recibido por : el solicitante soporta el vale a través de su firma.



Aprobado por:

Página 45 de 82





Aprobado por:

Página 46 de 82



RIF: J-30188197-4

FORMATO # 8 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA



Aprobado por:

Página 47 de 82

PAGOS EFECTUADOS DEL / / AL / / N° FECHA / / FECHA FACTURA N° CANCELADA A POR CONCEPTO BOLÍVARES VALOR DEL DESEMBOLSO TO TAL DESEMBOLSOS EFECTIVO SOBRANTO O FALTANTE BANCO: ----------------------- N° DE CHEQUE ---------------------- RECIBE CONFORME -----------------------------

Preparado por Revisado por Autorizado por



FORMATO # 8

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA:

v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que sea

necesario reponer caja chica.


1. N°: casilla que indica la secuencia numérica que le corresponde a

la reposición de caja chica.

2. Fecha: coloque la fecha, correspondiente al día en que se realiza la

reposición de caja chica.

3. Pago efectuado Del - Al: anote la fecha a la que corresponden los

pagos efectuados a través de caja chica.

4. Fecha: casilla correspondiente para la fecha de la factura.

5. Factura #: indica el número de la factura.

6. Por Concepto de: indica la compra o servicio entre otras para la cual

fue utilizado.

7. Bolívares: monto correspondiente a la factura.

8. Cheque y Banco: debe indicarse el cheque y banco a utilizar para el

reintegro de caja chica.

9. Total Desembolsos: correspondiente a la sumatoria de todas las

facturas para conocer total.



Aprobado por:

Página 48 de 82



10. Efectivo: cantidad de dinero disponible en el fondo fijo de caja chica, al

momento de realizar la reposición.

11. Sobrante o faltante: se anota si realmente existe una diferencia entre

las cantidades.

12. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre del

responsable de revisar las operaciones efectuadas

13. Preparado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre

completo de quien preparó la relación de caja chica.

14. Autorizado por: debe indicarse el nombre de la persona que autoriza la

reposición de caja chica.



Aprobado por:

Página 49 de 82





Aprobado por:

Página 50 de 82



Aprobado por:

Página 51 de 82



RIF: J-30188197-4

FORMATO # 9 ARQUEO DE CAJA CHICA

Fecha: Arqueo N° Período: Desde Hasta Existencia: En Billetes Bs En Monedas Bs Total Existencia en Dinero Bs Comprobantes de Egresos Bs Total Existencia Bs Fondo Fijo Caja Chica Bs Arqueo Correcto SI ( ) NO ( ) Sobrante Bs Faltante Bs

Elaborado por: Custodio: Revisado por:



FORMATO # 9

ARQUEO DE CAJA CHICA:

v Uso: es un documento de uso interno que se utiliza cada vez que se

realice una inspección al custodio de la caja chica.


1. Período: casilla correspondiente al período.

2. Fecha: casilla correspondiente para la fecha del arqueo.

3. Revisado por: en la casilla correspondiente escriba el nombre del que

efectúa el arqueo.

4. Elaborado: en la casilla correspondiente escriba el nombre completo de

quien elabora el arqueo de caja chica.

5. Custodio: persona encargada del importe de caja chica.



Aprobado por:

Página 52 de 82



v NORMAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES PARA LA

CONCILIACIÓN BANCARIA:

1. Se debe obtener los movimientos de Conciliación Bancaria los cinco (5)

primeros días del mes.

2. La Conciliación Bancaria deben ser elaboradas por el asistente

administrativo.

3. Realizar los registros y ajustes pertinentes en relación con la

Conciliación Bancaria.

v PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA

LA CONCILIACIÓN BANCARIA:

Este proceso consistirá en el análisis del movimiento de las cuentas

corrientes de los bancos, con miras a determinar el saldo correcto de dichas

cuentas, así como las causas por las cuales el saldo en los libros no coinciden

con el que muestra el estado de cuenta mensual que envía dicho banco.

RESPONSABLE ACCION

MENSAJERO

.- Deberá trasladarse los cinco primero días de cada

mes a las entidades bancarias para retirar el estado de

cuenta.

.- Entrega estado de cuenta al Asistente Administrativo.



Aprobado por:

Página 53 de 82



RESPONSABLE ACCION

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADOR

.- Recibe estado de cuenta del mes a conciliar.

.- Compara los registros de los Libros de Banco con el

estado de cuenta enviado por las instituciones

bancarias.

.- Verifica los Cheques emitidos y cobrados

confrontando monto y número de cheque.

.- Verifica los depósitos realizados por fecha numero y

montos.

.- Verifica los Cheques y partidas en tránsito de la

conciliación del mes anterior.

.- Elabora de conciliación bancaria (formato N° 11)

.- Envía al Administrador conciliación bancaria

(formato N° 11)

.- Recibe conciliación bancaria (formato N° 11) del

Asistente Administrativo.

.- Revisa y verifica los cálculos, si se encuentran

errores devuelve al Asistente Administrativo para sus


archiva en la carpeta de Conciliación Bancaria en su

respectivo mes. Elaborado por:


Aprobado por:

Página 54 de 82

MENSAJERO ADMINISTRADORASISTENTE

ADMINISTRATIVO

RecibeFormato de Conciliación

Bancario

RevisaFormato y

Operaciones

Compara los Registrosdel Libro Diario y

Estado de Cuentas

Recibe Estado de Cuentas a conciliación

Verifica Cheques y Partidas con Facturas

INICIO

Se traslada a lasInstalaciones

Bancarias

Verifica Chequesemitidos y Cobrados

Solicita Estadode Cuentas y

entrega

Compara el Libro del Banco con Estado de

Cuenta y elaboraFormatos de

Conciliación Bancaria

Envía Formatos

Registran en Saint Administrativo

FINArchivan

Solicita al Asistente

AdministrativoNuevos

Registros

Lo aprueban

NO

SI

Envían al Asistente

Administrativopara suRegistro


ADMINISTRATIVO


Bancario

RevisaFormato y

Operaciones


Estado de Cuentas



INICIO


Bancarias



entrega




Envía Formatos

Elabora conciliación bancariay envía al administrador

FINArchivan



Registros

Lo aprueban

NO

SI




ADMINISTRATIVO


Bancario

RevisaFormato y

Operaciones


Estado de Cuentas



INICIO


Bancarias



entrega




Envía Formatos

Registran en Saint Administrativo

FINArchivan



Registros

Lo aprueban

NO

SI




ADMINISTRATIVO


Bancario

RevisaFormato y

Operaciones


Estado de Cuentas



INICIO


Bancarias



entrega




Envía Formatos

Elabora conciliación bancariay envía al administrador

FINArchivan



Registros

Lo aprueban

NO

SI





v DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN

DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA



Aprobado por:

Página 55 de 82





Aprobado por:

Página 56 de 82

Fecha Documento N° Concepto Débito Créditos Saldo Referencia

Elaborado por Revisado por



Aprobado por:

Página 57 de 82

FORMATO # 10


LIBRO AUXILIAR DE BANCO BANCO ------------------------------------ CUENTA CORRIENTE N° -------------



FORMATO # 10

LIBRO AUXILIAR DE BANCO

v Uso: es un libro de uso interno que permite conocer todos los depósitos

realizados en el período, los cheques emitidos (cobrados y no cobrados),

así como las notas de débito y crédito.


1. Banco: debe indicarse el banco sobre el cual recae el movimiento o

transacción a registra en el libro auxiliar.

2. # de Cuenta: debe indicarse el número de la cuenta que corresponde al

banco que se registra.

3. Fecha: debe indicarse la fecha en que se realiza la transacción.

4. Documento: si se refiere a Cheque (CHQ), depósito (DEP), nota de

débito (ND), Nota de crédito (NC),

5. N°: debe indicarse el número que identifica el documento.

6. Concepto: explicación sencilla y precisa de la operación o transacción

realizada.

7. Débito o créditos: se anota la cantidad correspondiente al documento

en la columna adecuada.

8. Saldo: indica el saldo correspondiente a las operaciones o

transacciones.

9. Elaborado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre

completo de quien elaboro el libro auxiliar de banco.

10. Revisado por: debe indicarse el nombre de la persona que lo revisa.



Aprobado por:

Página 58 de 82





Aprobado por:

Página 59 de 82



Aprobado por:

Página 60 de 82

FORMATO # 11


CONCILIACIÓN BANCARIA AL DE DE

BANCO: -------------------------- # DE CUENTA CORRIENTE ------------------ Saldo según Estado de Cuenta Bs ----------------- MAS: (+) Depósito no registrados por el Banco ----------------- MENOS: (-) Cheque No Cobrados ----------------- N° Bs ---------------- N° Bs ---------------- N° BS ---------------- SALDO CONCILIADO Saldo según Libros Bs ----------------- MAS: (+) Nota de Abono no registrada Bs ----------------- MENOS: (-) Notas de cargo no registradas Bs ---------------- SALDO CONCILIADO Preparado por Revisada por



FORMATO # 11

CONCILIACIÓN BANCARIA

v Uso: es un libro de uso interno que permite analizar las razones por las

cuales, el saldo que muestra el estado de cuenta mensual enviado por el

banco no coincide con el saldo que la cuenta de banco que muestran los

libros auxiliares de banco.


1. Banco: debe indicarse el banco sobre el cual recae el movimiento o

transacción.

2. # de Cuenta: debe indicarse el número de la cuenta que corresponde al

banco que se registra.

3. Fecha: debe indicarse la fecha en que se elabora la conciliación

bancaria.

4. Preparado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre

completo de quien preparó la conciliación bancaria.

5. Revisado por: en la casilla correspondiente se escribe el nombre

completo de quien revisa.

Elaborado por:


Aprobado por:

Página 61 de 82



v FORMULACION DE UN PLAN DE CUENTAS

PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS:

De acuerdo a Goxens y Goxens (1991, p. P 93 - 94) un plan de

cuentas es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser

utilizadas al desarrollar la contabilidad de una empresa determinada, para cada

una de ellas los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la

coordinación establecida entre las distintas cuentas, para reflejar las

operaciones de una empresa.

El plan de cuentas establece la clasificación, distribución y

agrupación de cuentas de acuerdo con el inventario y operatoria patrimonial,

según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones

que realiza y las agrupan por afinidades contables en grupos que

permitan la fácil verificación de la situación económica financiera de la

empresa.

La situación financiera de una empresa y los resultados obtenidos como

consecuencia de las transacciones durante el ejercicio se presentan por medio

de los Estados Financieros, que se formulan con los datos que figuran en

la contabilidad, para luego ser proporcionada esta información a los

interesados por el negocio. Los Estados Financieros expresan

resúmenes de la contabilidad, es decir son informes informativos de la

empresa.



Aprobado por:

Página 62 de 82



Estos datos son documentos que muestran cuantitativamente, ya sea de

manera total o parcial, el resultado obtenido de la empresa, su desarrollo, la

situación que guarda el negocio, el origen y la aplicación de los recursos

empleados para cumplir determinado objetivo.

Los Estados Financieros se componen principalmente por:

ü Estado Ganancias y Pérdidas: al terminar el ejercicio o período

contable debe conocerse el importe de la utilidad o pérdida que arroje el

resultado de las operaciones. Por ello es conveniente tener un estado

que sirva de complemento al Balance General y que muestre detallada y

ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o pérdida del

ejercicio.

ü Balance General: es el principal de los Estados Financieros básicos y

tiene por objeto mostrarle a los interesados en la empresa la situación de

la misma en un momento dado. El Balance muestra en determinada

fecha el inventario del activo y del pasivo de la empresa, y la diferencia

entre ambos representa la participación del empresario o el capital. el

Balance General es un estado formulado con datos de los libros

contables, llevados por partida doble, en el cual se consigna de un lado

los recursos y del otro todas las obligaciones de la empresa en un fecha

dada.



Aprobado por:

Página 63 de 82



o NIVELES DEL PLAN DE CUENTAS:

La codificación del plan de cuentas responde al sistema numérico

decimal. A través de este mecanismo se puede agregar cuentas si fuera

necesario, sin modificar la estructura general del plan de cuentas. Este tipo de

codificación permite, además, ubicar jerárquicamente las distintas cuentas.

EJEMPLO: 1. 1. 02 .01



Aprobado por:

Página 64 de 82

Indica el grupo mayor al

cual pertenece esta

cuenta: Activo

Indica la cuenta principal

del rubro anterior, al cual

pertenece: Banco

Indica el rubro del

balance: Bancos, al que

Indica el subgrupo del

grupo anterior: Activo

Circulante



v ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS

CODIGO DESCRIPCION

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CIRCULANTE

1.1.1 Caja

1.1.1.1 Caja Chica

1.1.2. Bancos

1.1.2.1 Banco Mercantil

1.1.2.2 Banco Provincial

1.1.2.3 Banco Occidental de Descuento

1.1.3 Cuentas por Cobrar

1.1.3.1 Representantes

1.1.3.9 Provisión para cuentas incobrables

1.1.4 Efectos por Cobrar

1.1.5 Inventarios

1.2 INVERSIONES TEMPORALES

1.2.1 Bonos Elaborado por:


Aprobado por:

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CODIGO DESCRIPCIÓN

1.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.3.1 Terreno

1.3.2 Edificio

1.3.2.1 Depreciación acumulada Edificio

1.3.3 Mobiliario y Equipo de Oficina

1.3.3.1 Mobiliario y Equipo de Oficina

1.3.4 Maquinarias y Equipos

1.3.4.1 Depreciación Acumulada Maquinarias y Equipos

1.4 ACTIVO INTANGIBLE

1.5 ACTIVO DIFERIDO

1.5.1 Gastos de Organización

1.5.1.1 Amortización Acumulada Gastos de Organización

1.6 OTROS ACTIVOS

2 PASIVOS

2.1 Pasivos a Corto Plazo

2.1.1 Cuentas por Pagar

2.1.1.1 Proveedores



Aprobado por:

Página 66 de 82



CODIGO DESCRIPCIÓN

2.1.1.2 Obligaciones a pagar

2.1.2 Remuneraciones y Cargas Sociales

2.1.2.1 Sueldos a pagar

2.1.2.2 Provisiones para vacaciones

2.1.2.3 Provisiones para Utilidades

2.1.2.4 Provisiones para bonificaciones

2.1.3 Efectos por pagar

2.2 Pasivo a Largo Plazo

2.3 Pasivo Diferido

2.3.1 Ingresos Cobrados por Adelantados

2.4 Otros Pasivos

3 CAPITAL SOCIAL

3.1.1 Capital

3.1.2 Superávit

3.1.2.1 Superávit o Déficit Elaborado por:


Aprobado por:

Página 67 de 82



CODIGO DESCRIPCIÓN

3.1.2.2 Utilidades no Distribuidas

3.1.2.3 Ganancias y Pérdidas

3.1.3 Reservas

3.1.3.1 Reservas Legales

3.1.3.2 Otras Reservas

4 INGRESOS

4.1. Ingresos por Servicios Prestados

4.1.1 Ingreso por Matricula

4.1.2 OTROS INGRESOS

4.1.2.1 Ingresos por Alquiler

4.1.2.2 Ingreso por Cantina

4.1.2.3 Ingreso por Ventas de Insignias

4.1.2.4 Ingreso por Fotocopias

5 COSTOS

6 GASTOS

6.1 Gastos Generales y de Administración

6.1.1 Sueldos y Salarios Elaborado por:


Aprobado por:

Página 68 de 82



CODIGO DESCRIPCIÓN

6.1.1.1 Sueldos de Directivos

6.1.1.2 Sueldos Administrativos

6.1.1.3 Sueldos de Profesores

6.1.1.4 Sueldos de Maestros

6.1.1.5 Sueldos de Obreros

6.1.2 Prestaciones Sociales

6.1.3 Papelería y artículos de escritorio

6.1.4 Agua

6.1.5 Electricidad

6.1.6 Teléfono

6.1.7 Depreciación

6.1.7.1 Depreciación Edificio

6.1.7.2 Depreciación Mobiliario y Equipo

6.1.7.3 Depreciación Maquinaria

6.1.8 Publicidad

6.1.9 Útiles de Limpieza

6.1.10 Aseo

6.1.11 Amortización

6.1.11.1 Amortización Gasto de Organización

6.1.11.2 Gastos Varios de Administración



Aprobado por:

Página 69 de 82



CODIGO DESCRIPCIÓN

6.2 Gastos Financieros

6.2.1 Gastos Bancarios

6.2.2 Otros Gastos Bancarios

7. Otros Ingresos y Egresos

7.1 Otros Ingresos

7.1.1 Ingresos por Intereses

7.1.2 Utilidad en Disposición de Activos

7.1.3 Ingresos Varios

7.2. Otros Egresos

7.2.1 Pérdida en Disposición de activos

7.2.2 Egresos Varios

Elaborado por: Vigencia: Revisado por:

Aprobado por:

Página 70 de 82



v DEFINICIÓN DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PLAN.

ü Activo: se entiende por activo, el conjunto de bienes y derechos que la

empresa posee.

ü Caja: el monto de ésta incluye el dinero que tiene la empresa en sus

oficinas; pueden estar compuestos de monedas, billetes y cheques

recibidos en pago.

ü Fondo Fijo de caja chica: esta cuenta registra los movimientos

que experimente el fondo fijo de la caja chica, la cual representa el

importe del valor nominal del dinero efectivo o propiedad de la

entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos

menores.

ü Banco: registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el

efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de

instituciones del sistema financiero (bancos).

ü Cuentas por cobrar: esta cuenta controla las deudas que terceras

personas han adquirido con la empresa.

ü Efectos por cobrar: esta cuenta controla las deudas que terceras

personas (naturales o jurídicas) tiene n con la empresa.

Elaborado por:


Aprobado por:

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ü Provisión para cuentas incobrables: esta cuenta consiste en un

apartado para cubrir los posibles pagos de los clientes morosos

ü Inventarios: representan el costo de la mercancía en existencia en un

momento dado y destinada a la venta en curso normal

de las operaciones, así como también por aquellos materiales que han

de ser convertidos en bienes elaborados.

ü Inversiones Temporales: esta cuenta registra los aumentos y

disminuciones que experimentan las inversiones que con carácter

temporal realiza la entidad ya sea en casas de bolsa o cualquier otro

organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener

un rendimiento o ganancia en un breve tiempo.

ü Propiedad planta y equipo: este rubro está representado por el monto

de los bienes que son de naturaleza permanente y que se adquieren no

para venderlos, sino para utilizarlos en las operaciones de producción,

transformación, funcionamiento, entre otros, de la empresa.

ü Terrenos: se controlan en esta cuenta los terrenos que la empresa

posea, incluye aquellos sobre los cuales existen edificaciones.



Aprobado por:

Página 72 de 82



ü Edificios: esta cuenta controla el costo de las edificaciones que la

empresa posea. Es necesario hacer resaltar que esta cuenta no controla

el costo del terreno donde está construido el inmueble.

ü Depreciación acumulada de edificios: esta cuenta registra los

aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de edificios,

la cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través

de su vida útil de uso o servicio y considerado un valor (o no) de

desecho.

ü Mobiliario y equipo de oficina: esta cuenta registra los aumentos y

disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina,

propiedad de la empresa, valuados a precio de costos.

ü Depreciación Mobiliario y equipo de oficina: esta cuenta registra los

aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de

mobiliario y equipo de oficina, la cual representa la parte recuperando un

valor (o no) de desecho.

ü Gastos de Organización: esta cuenta registra los aumentos y

disminuciones que se realizan por concepto de las erogaciones que la

empresa paga a los profesionales (despacho de administradoras o

contadores especialista en consultoría) que hayan llevado a cabo la

organización de la empresa.

ü Amortización acumulada de gastos de organización: Esta cuenta

registra los aumentos y las disminuciones que se realizan a la



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amortización acumulada de los gastos de organización, la

cual representa la recuperación del costo de estos cargos, cargada

a los resultados del ejercicio.

v Pasivos: está representado por las obligaciones que tiene la

empresa con terceras personas. El criterio para clasificar el pasivo está

dado por la exigibilidad o vencimiento de las obligaciones.

ü Pasivos a corto plazo: en este grupo incluimos todas las obligaciones

a deuda de la empresa que deberán ser canceladas dentro de un año.

ü Cuentas por pagar: cuando la empresa ha contraído deudas y éstas

han sido respaldadas por la simple aceptación de facturas.

Generalmente, estas obligaciones tienen su origen en compra de bienes

o servicios a proveedores.

ü Efectos por pagar: se controlan en estas cuentas las obligaciones

contraídas por la empresa cuando tales obligaciones mercantiles

garantizados tales como una letra de cambio, un pagaré, entre otras.

ü Otros pasivos: representan aquellas cuentas que por su naturaleza no

pueden ubicarse en los grupos anteriores del pasivo.

v Capital: se registra en esta cuenta la inversión inicial y cualquier aporte

posterior que los dueños de una empresa hacen a la misma.



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ü Superávit: en este grupo incluimos todas las cuentas que indican

ganancias obtenidas por la empresa a las cuales no se le ha asignado

aún, ningún fin específico.

ü Reservas: esta conformada por aquella parte de las utilidades que los

dueños de la empresa no pueden retirar o que están restringidas para

distribuir.

v Ingresos: son las ventas de productos, mercancías y servicios

prestados que pueden ser al contado o a crédito, es decir, son entradas

brutas en una empresa antes de deducir cualquier concepto de gastos

ü Costos: son los montos en que incurre la empresa para vender las

mercancías, para fabricar los productos o para prestar servicios.

ü Gastos Generales y Administrativos: se registran en esta cuenta todos

aquellos egresos normales y necesarios para administrar

adecuadamente la empresa.

ü Otros Ingresos: están representados por aquellos ingresos originados

por operaciones diferentes a las propias de la empresa.

v Otros Egresos: son aquellos desembolsos que hace la empresa y

que no están relacionados en forma directa con su actividad propia, es

decir, no son recurrentes.



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BALANCE GENERAL DEL AL

EXPRESADO EN BOLIVARES

ACTIVO CIRCULANTE xx Caja xx Caja chica xx Banco Mercantil xx Banco Provincial xx Banco Occidental de Descuento xx Cuentas por Cobrar Representantes xxx Provisión cuentas malas (xx) xx Total Activo Circulante xxx Inversiones Temporales Bonos xx Total Inversiones Temporales xx Propiedad Planta y Equipo Terreno xx Edificio xxx Depreciación acumula edificio (xx) xx Mobiliario xx Depreciación acumulada mobiliario (xx) xx Maquinaria y equipo xxx Depreciación acumulada maquinaria y equipo (xx) xx Material de enseñanza xxx Depreciación acumulada material de enseñanza (xx) xx Total Propiedad Planta y Equipo xxx Activo Diferido Gasto de Organización xx Amortización Gastos de Organización (xx) xx Total Activo Diferido xx Total Activos xxx



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Pasivo Corto Plazo Cuentas por pagar proveedores xx Sueldos por pagar xx Obligaciones a Pagar xx Provisiones para vacaciones xx Provisiones para utilidades xx Total Corto Plazo xxx Pasivo Diferido Ingreso por matriculas cobradas por adelantadas xx Total Diferido xx Capital Capital Social xx Superávit o Déficit xx Utilidades no distribuidas xx Utilidad o pérdida del ejercicio xx Total Capital xxx Total Pasivo y Capital xx



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ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS AL

Ingresos Ingresos por cobro de matriculas xxx Devolución de matricula (xxx) Ingresos Netos xxx Costos Sueldos Salarios xxx Vacaciones xxx Utilidades xxx Material de enseñanza xxx Mantenimiento General xxx Devolución en compras (xxx) Descuentos en compras (xxx) (xxx) Total Costos xxx Utilidad Bruta xxx Gastos Generales y Administrativo Agua xxx Electricidad xxx Teléfono xxx Publicidad xxx Útiles de Limpieza xxx Papelería y artículo de escritorio xxx Depreciación edificio xxx Depreciación mobiliario xxx Depreciación maquinaria y equipo xxx Depreciación material de enseñanza xxx Gastos varios de administración xxx Total Gastos Generales y Administrativos xxx Utilidad en Operaciones xxx



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Ingresos Extraordinarios Ingresos por alquiler de cantina xxx Ingresos por ventas de insignias xxx Otros Ingresos Varios xxx Total Ingresos Varios xxx Gastos Extraordinarios Pérdida en venta de activo xxx Otros egresos Varios xxx Total Gastos Extraordinarios xxx xxx Utilidad o Pérdida del ejercicio xxx



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v FACTIBILIDAD DEL DISEÑO

Para darle autenticidad al diseño y hacer de este un proyecto factible, es

necesario que la empresa acepte las proposiciones de cambio y incorpore al

personal adecuado y necesario para el desarrollo del Sistema Administrativo

Contable.

El presente diseño ha sido elaborado tomando en cuenta las respuestas

obtenidas directamente del personal que labora en la Unidad Educativa Rebeca

Soto de Molero, donde se pudo conocer la necesidad de reestructurar y diseñar

los procesos proporcionándole a la institución información objetiva de su

situación real.

En este orden de idea, es preciso detallar que los recursos necesarios

para la implantación del Sistema Administrativo Contable, son todos los

elementos necesarios que aseguren el funcionamiento tales como: Recurso

Humano y Tecnológicos.

En lo que se refiere al recurso humano la institución no cuenta con

personal apto para el área contable, por lo que la misma debe incluir dicho

personal con la finalidad de que el Diseño pueda desarrollarse efectivamente,

de tal manera se recomienda que los cargos a cubrir para la implantación y

mantenimiento de este diseño son, los que a continuación se detallan: contador

ya sea este interno o externo así como el Auxiliar Contable.



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En cuanto al recurso tecnológico (Hardware y software) la empresa no

cuenta con suficiente recurso financiero dentro de la institución, sin embardo se

esta en la disposición de adquirirlo poco a poco dado que se cuenta con el

espacio físico para la ubicación del departamento contable.

En análisis la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero está en la

disposición de ejecutar y implantar las alternativas mencionadas con

anterioridad.

v COSTO DEL DISEÑO

Para lograr la ejecución eficiente y eficaz del Sistema Administrativo

Contable, para la Unidad Educativa Rebeca Soto de Molero es necesario contar

con el Recurso Humano y Tecnológico mencionados con anterioridad.

Entre los costos que la empresa puede incurrir en la obtención de sus

recursos tecnológicos son los siguientes:

ELEMENTOS DEL COSTO

REQUERIMIENTOS COSTOS ESTIMADOS

Equipo de computación 2 1.200.000

Paquete Administrativo Saint Administrativo Saint Contabilidad

Saint Nómina

450.000

Calculadoras 2 120.000

Papelería Según la Necesidad 64.000

Mobiliario 4 280.000

Total 1.994.000



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Entre los costos que la empresa puede incurrir en la obtención de sus

recursos humano son los siguientes:

ELEMENTOS DEL COSTO

REQUERIMIENTOS COSTOS ESTIMADOS

Contador 1 400.000

Asistente Contable 1 180.000

Adiestramiento y Capacitación al personal

Según la Necesidad 500.000

Total 918.000

El total de los Costos Estimado es de:

Recurso Tecnológico 1.994.000

Recurso Humano

Total Costos

918.000

2.912.000



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CAPÍTULO V Diseño de la Investigación

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Transcript of CAPÍTULO V Diseño de la Investigación