Oferta y demanda de servicios de externalización en archivos,

bibliotecas y centros de documentación en España.

Carlos Miguel Tejada Artigas

Profesor. UCM

Luis Rodríguez YuntaDocumentalista. CINDOC (CSIC)

Objetivos

acercamiento a la situación actual de la externalización de servicios documentales en España

además ¿en qué medida afecta este proceso a la búsqueda de empleo y al desarrollo profesional de archiveros, bibliotecarios y documentalistas? ¿qué se está demandando desde las unidades de

información, cuáles son sus necesidades y que tipo de servicios se están enfocando hacia la externalización?,

¿cuál es la oferta que realizan las empresas españolas de servicios documentales?

Método

la recogida de las licitaciones publicadas en el BOE de servicios documentales en la Administración Central durante 2003

la recogida de datos a través de las páginas web de empresas españolas para conocer su oferta de outsourcing de tareas documentales.

1. Análisis de los concursos de licitación publicados en el BOE.

87 licitaciones convocadas por distintos organismos de la Administración Central

38 instituciones que demandaron la contratación de servicios relacionados con la externalización de tareas documentales, bibliotecarias o archivísticas. Cada una de estas instituciones realizó entre 1 y 30 licitaciones (caso de la Biblioteca Nacional).

monto total que se eleva a 39.116.896 euros.

Distribución de las licitaciones por entidades

Todos los ministerios han convocado algún concurso (excepto el Ministerio de Vivienda).

Reparto muy irregular. Dos de ellos, el de Cultura y el de Trabajo y Asuntos Sociales, acaparan el 75,3% del monto total

MINISTERIO DE AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIÓN

1,8%

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

0,4%

MINISTERIO DE CULTURA 32%

MINISTERIO DE DEFENSA 0,8%

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA

5,7%

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIA

0,9%

MINISTERIO DE FOMENTO 1,5%

MINISTERIO DE INDUSTRIA, TURISMO Y COMERCIO

8,4%

MINISTERIO DE INTERIOR 0,3%

MINISTERIO DE JUSTICIA 1,2%

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

0,1%

MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE

1,5%

MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO

0,4%

MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES

43,3%

Otros 1,2%

Distribución del monto por ministerios

Cuantía de los concursos de licitación

<=100.000 e32%

100.000-200.00027%

200.000-400.00023%

400.000-700.00010%

>700.0008%

Análisis documental para bd 14%

Asignación de signaturas 3%

Catalogación de fondos nuevos 9%

Catalogación de materiales especiales

6%

Catalogación retrospectiva 6%

Control de fondos, inventario, expurgo

14%

Custodia externa de documentos 26%

Digitalización 26%

Diseño de bases de datos 3%

Edición y distribución de cd-rom 3%

Gestión de adquisiciones y suscripciones

3%

Gestión integral de archivos 26%

Grabación de datos 11%

Mantenimiento de bases de datos 17%

Migración, conversión de datos 9%

Movimiento de fondos, traslados, recolocación

14%

Normalización de materias 3%

Programas de marketing, difusión 3%

Recopilación de datos 3%

Revisión, depuración y corrección de datos

11%

Seguimiento de noticias 3%

Servicios de atención al público 3%

Trabajos auxiliares 3%

Servicios demandados en las licitaciones

2. Análisis de las sedes web de las empresas

españolas de servicios documentales.

2003: Directorio de empresas de servicios documentales

30 de septiembre de 2004, se reunieron un total de 221 compañías

61% de las empresas ofertaban el outsourcing o externalización de funciones tecnológicas o documentales.

Análisis documental, gestión documental

25

Búsquedas de información 8

Captura de datos, facturas, listados y formularios

5

Catalogación y gestión de bibliotecas 18

Clasificación y gestión de archivos 39

Conversión e integración de datos 26

Copias de seguridad 8

Custodia externa de documentos 37

Detección de plagas 1

Digitalización de documentos 79

Dinamización de la lectura 1

Edición de publicaciones, maquetación 4

Servicios que ofrecen según webEdición en cd-rom 10

Elaboración de catálogos y documentos 8

Elaboración de estadísticas 1

Expurgo y destrucción certificada y confidencial

17

Gestión de contenidos web, portales, intranet

9

Grabación de datos 32

Informes de mercado 3

Microfilmación 11

Protección y recuperación de datos 2

Publicidad e imagen corporativa, marketing

4

Seguimiento de medios 16

Selección y adquisición de fondos 1

Traducciones 1

Empresas No referencias sobre empleo

Si Total

Consultoras genéricas 3 6 9

Consultoras gest. inform. 12 0 12

TIC genéricas 49 45 98

TIC archivos y bibliotecas 9 3 14

E. external. documental 11 7 18

E. external. Archivos 27 8 35

E. edición electrónica 5 1 6

E. distrib. contenidos 7 - 10

E. seguimiento de medios 11 2 13

E. servicios búsqueda 4 - 4

Total 138 72 219

Análisis de la información sobre empleo que ofrecen las webs de las empresas

Datos sobre empleo

55 empresas incluían una invitación a enviar el cv.

12 empresas bolsa de trabajo propia. 25 empresas señalaban la formación

requerida: 2: titulados en biblioteconomía y documentación. 16: ingenieros informáticos o de

telecomunicaciones 5: físicos o matemáticos 4: licenciados en economía o administración de

empresas.

Datos sobre empleo 33 compañías perfiles profesionales concretos:

1: administrador de bases de datos 3:administrativos o auxiliares 4: agentes comerciales 26: analistas o programadores 1: atención al cliente 4: becas y prácticas 1: catalogadores 11: consultores 1: desarrolladores web 2: documentalistas 1: encargados y mozos de almacén 3: especialistas en marketing o telemarketing 1: expertos en internet 1: gestores 3: grabadores y especialistas en escaneo 2: profesores, 3: responsables de proyectos 11: técnicos de sistemas u operadores

Conclusiones y comentarios

Fundamental: contar con la profesionalidad de empresas especializadas en la externalización de servicios específicos.

Riesgo: presencia de empresas ajenas al sector de la documentación, que improvisen sus respuestas a las demandas, que contraten personal sin la experiencia o formación adecuadas.

Conclusiones y comentarios

Los profesionales de la documentación debemos estrechar lazos con las empresas realmente especializadas en servicios documentales que cuenten con personal experimentado y formado.

Necesidad de reivindicarnos como profesionales de información y documentación.

Alternativa: actitud emprendedora y competitiva, creación de empresas especializadas

Incluir creación de empresas, marketing y estudios de mercado en los programas de formación

Muchas gracias

tejada@caelo.eubd.ucm.es

luisry@cindoc.csic.es