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Sebastián Camilo Calderón Cabrera Gineth Natalia Delgado Clavijo J uly Elizabeth Sarmiento Muñoz R onald Edgardo Cuenca Tovar J udith Patricia Beltrán Ramírez Benjamín Lozada Posada ISBN: 978-958-5467-54-5 Cartilla sobre facturación electrónica Cartilla sobre facturación electrónica Aplicación de la facturación electrónica en Colombia Aplicación de la facturación electrónica en Colombia

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Sebastián Camilo Calderón CabreraGineth Natalia Delgado ClavijoJuly Elizabeth Sarmiento MuñozRonald Edgardo Cuenca TovarJudith Patricia Beltrán RamírezBenjamín Lozada PosadaISBN: 978-958-5467-54-5

Cartilla sobre facturación electrónica

Cartilla sobre facturación electrónicaAplicación de la facturación electrónica en ColombiaAplicación de la facturación electrónica en Colombia

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Universidad Manuela Beltrán

Cartilla sobre facturación electrónicaAplicación de la facturación electrónica en Colombia

Autores:Sebastián Camilo Calderón CabreraGineth Natalia Delgado ClavijoJuly Elizabeth Sarmiento MuñozRonald Edgardo Cuenca TovarJudith Patricia Beltrán RamírezBenjamín Losada Posada

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Autoridades Administrativas

Juan Carlos Beltrán GómezGerente

Juan Carlos Tafúr HerreraSecretario general

Autoridades Académicas

Alejandra Acosta HenríquezRectora

Juan Carlos Tafúr HerreraVicerrector académico (E)

Carlos Andrés Collazos MoralesVicerrector de Investigaciones

Hugo Herley Malaver GuzmánVicerrector de calidad

Danny Julián Quintana TorresDecano de la facultad de derecho

Rafael Andrés Baéz Gutiérrez Secretario académico

Robinson Hernández TorresDiseño y diagramación

Universidad Manuela Beltrán

Cartilla sobre facturación electrónica: aplicación de la facturación electrónica en Colombia. / Sebastian Camilo Calderón Cabrera… (y otros 5) - Bogotá: Universidad Manuela Beltrán, 2018. 30 p.: ilustraciones, gráficas ; [versión electrónica] Incluye bibliografía ISBN: 978-958-5467-54-5 1. Comercio electrónico 2. Comercio en línea 3. E-business. i. Delgado Clavijo, Gineth Natalia. ii. Sarmiento Muñoz, July Elizabeth. iii. Cuenca Tovar, Ronald Edgardo. iv. Beltrán Ramírez Judith Patricia. v. Lozada Posada, Benjamín. 343.081142 cd 23 ed.CO-BoFUMCatalogación en la Publicación – Universidad Manuela Beltrán

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Presentación para la selección de material pedagógico digital

La Universidad Manuela Beltrán, por intermedio de la Vicerrectoría de Investigaciones, tiene el gusto presentarle a la comunidad académica y a la sociedad en general, la presente selección de material pedagógico digital en temas de ciencias sociales y jurídicas, la cual tiene su punto de partida en diferentes trabajos de investigación conjunta entre docentes y estudiosos.

Este material es fruto de un esfuerzo mancomunado, en el que participan los estudiosos de diversos programas (Derecho, Tecnología en Investigación Criminal y Psicología) como protagonistas principales de sus proyectos de investigación, junto con un equipo de docentes de las sedes Bogotá y Bucaramanga que se encargaron de hacer observaciones, redactar partes del contenido, participar en el diseño y creación del mismo, y realizar el proceso de digitalización del material.

Este proyecto nació de la preocupación de los docentes investigadores de los grupos “Derecho, Justicia y Desarrollo Global” y “GICRIM – UMB” por brindarle espacios a las investigaciones realizadas por los estudiosos de las carreras de Derecho y de Tecnología en Investigación Criminal, a la que posteriormente se adhirieron otros grupos de investigación como CHISNE, Biopsiquismo y Sociedad, Aplicabilidad Tecnológica e Interrelación Comunicativa, entre otros.

El propósito de esta selección es hacer asequible diferentes temas de interés a la sociedad en general a través de la utilización de medios digitales y tecnológicos, y que la investigación no se quede solamente en un ejercicio académico, almacenado en las bibliotecas en espera de un consultante. Se quiere construir productos de investigación que tengan impacto, aplicación o utilidad en la sociedad.

July Elizabeth Sarmiento MuñozLuis Eduardo Serrano RincónEditores académicos

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Presentación

La presente cartilla tendrá como finalidad servir de guía al público en general sobre los temas básicos de la facturación electrónica, posibilitando a la persona interesada, conocer los requisitos generales para ser catalogado como emisor, adquirente y proveedor de servicios tecnológicos de facturación.

Al mismo tiempo este documento servirá a los usuarios, como mecanismo de información sobre los nuevos códigos de responsabilidad tributaria diseñados por la DIAN para las personas emisoras de las facturas digitales, lo que permitirá un conocimiento amplio y completo del sistema de facturación electrónica, preparando con ello a las personas sobre este importante mecanismo de derecho comercial y tributario.

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INDICE

Mapa conceptual 7¿Por qué es importante para el lector esta cartilla? 8

Primer capítulo: 9Lo que debemos saber de la facturación electrónica 9¿Qué es una factura? 9¿Qué es una factura electrónica? 10¿Para qué sirve la facturación electrónica? 11¿Por qué se debe implementar la facturación electrónica en Colombia? 12¿Para quienes exactamente aplica el Decreto 2242? 12¿Quiénes están obligados a implementar la factura electrónica? 13¿Desde cuándo se implementó? 14

Segundo capítulo: 15Creación e implementación para elaborar una factura electrónica 15¿Cómo implementar la factura electrónica? 15¿Cuáles son los requisitos de una factura electrónica? 16¿Existe algún software para el buen uso de la facturación electrónica? 17¿Cómo funciona el software de facturación electrónica? 17¿Cuánto es el tiempo de entrega de registros del software a la Dian? 18Requisitos para ser proveedor tecnológico 19

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Tercer capítulo: 20Requisitos y ventajas de la factura electrónica 20¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica? 20Requisitos de legalidad 21¿Si se emite facturas electrónicas debe recibirlas electrónicamente? 23¿Para qué sirve el cambio del papel a una factura electrónica? 24¿Es obligatoria la facturación electrónica en Colombia? 25

Evaluación: 27

Bibliografía 29

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Mapa conceptual

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¿Por qué es importante para el lector esta cartilla?

1. El lector conocerá los requerimientos para ser catalogado como emisor, adquirente y proveedor de servicios tecnológicos de la factura electrónica.

2. Podrá enterarse sobre los nuevos códigos de responsabilidad en el RUT que la DIAN ha diseñado para aquellos contribuyentes que participen como emisores (obligados y voluntarios) y proveedores de servicios tecnológicos de las nuevas facturas electrónicas.

3. Aprenderá, asistido por nuestra efectiva metodología, el paso a paso del trámite que debe realizarse para la habilitación del facturador electrónico como proceso previo para expedir facturas electrónicas.

4. Si pertenece a las partes que intervienen en el proceso de facturación electrónica, estará al tanto de todo lo concerniente a los subprocesos de expedición, aceptación y rechazo del mismo.

5. Comprenderá a la perfección cada uno de los elementos, condiciones y procedimientos que conforman el sistema técnico de control, necesarios para la interoperabilidad, masificación y control fiscal de la factura electrónica.

https://www.lideco.com/lideco/de-interes/noti-cias/449-la-importancia-de-la-verificacion-de-creditos

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Primer capítulo:Lo que debemos saber de la facturación electrónica

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación. Podemos decir que es una acreditación de

una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo es así pues que una factura sirve para demostrar la entrega de un producto o servicio tras su compra a modo de justificante. (Debitoor, 2010 p. 1)

En la factura también podemos encontrar el costo del producto o relación a esto, así como en la factura aparece los productos comprados también pueden aparecer acciones relevantes que benefician al comprador.

https://instabill.com.co/noticias/nueva-funci%-

C3%B3n-facturar-sin-sello-o-marca-de-agua-de-paga-

da-o-no-pagada

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¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica son datos exactos de un producto que tienen como fin justificar el servicio o bien que le entrega el vendedor al comprador, debemos saber que una factura electrónica es una factura, por consiguiente, la factura electrónica tiene iguales efectos legales a la factura de papel.

La factura electrónica es también el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para

efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información. (Zuluaga, 2015, p. 175)

https://www.siigo.com/blog/empresario/factura-electronica-colombia-que-se-establece-legalmente/

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https://www.elheraldo.co/economia/claves-para-imple-mentar-la-facturacion-electronica-en-su-empresa-463098

ACLARACIÓN: Debemos saber que la facturación electrónica es una evolución de la factura física.

¿Para qué sirve la facturación electrónica?

Implementar la factura electrónica trae diversos beneficios para el contribuyente y las entidades, entre los que se pueden destacar las mejoras en la eficiencia y calidad del servicio al cliente y la reducción de tiempo en el proceso de emitir la factura. Así mismo, contribuye al control fiscal, mejora la calidad de la información, ayuda a prevenir errores, minimiza los tiempos de respuesta y gestión, y facilita integrar la información de la factura con los distintos procesos de la empresa, clientes o proveedores. (Guardamano y Gaslac, 2016, p. 1)

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http://efacturacion.pe/conozca-los-detalles-para-ele-gir-un-proveedor-adecuado-de-facturacion-electronica/

¿Por qué se debe implementar la facturación electrónica en Colombia?

Se debe implementar dando cumplimiento al Decreto 2242 en el 2015, el cual establece la normatividad y vigencia de la factura electrónica, las fechas que se definieron con la Reforma Tributaria en diciembre del 2016,

se dio paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de facturación como un mecanismo anti-evasión. (Consensussa, 2018, p. 1)

https://gestion.pe/economia/factura-electronica-90-gran-des-empresas-ya-utilizan-230375

¿Para quienes exactamente aplica el Decreto 2242?

• Personas naturales o jurídicas que de acuerdo con Estatuto Tributario (E. T.) tienen la obligación de facturar que sean

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seleccionadas por la DIAN para expedir la facturación electrónica.

• Personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios opten voluntariamente por expedir la facturación electrónica.

https://azc.com.co/la-factura-electronica-y-sus-implica-ciones-conforme-al-decreto-22422015/

¿Quiénes están obligados a implementar la factura electrónica?

Esta obligación la contempla el artículo primero del Decreto 2242 de 2015 así:

1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.

2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.

3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

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http://www.finanzaspersonales.co/impuestos

¿Desde cuándo se implementó?

El Decreto 2242 de 2015, se comenzó a implementar desde abril del año 2016, fecha en la que se empezó a exigir el cumplimiento de esta disposición por parte de la empresas que se encuentran obligadas a establecerlo.

http://www.educaremprendedores.com/varios/32/

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Segundo capítulo:Creación e implementación para elaborar una factura electrónica

¿Cómo implementar la factura electrónica?

Primero, se debe desarrollar un plan de trabajo acorde a las necesidades de la empresa en el que se incluya un esquema de formación del personal de sistemas, contabilidad, finanzas y logística para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación.

Luego de haber obtenido la información general sobre factura electrónica y experiencia de otros países donde el modelo ya está en funcionamiento, para así tomar en cuenta los requisitos tecnológicos como: Capacidad de integración de los sistemas de gestión actuales o la necesidad de una solución integral.

Después se debe determinar cuáles son los requisitos del negocio en cuanto a facturación para estipular el tipo de software que se necesita, ya realizado esto se debe hacer una revisión de las soluciones validadas por la DIAN antes de contratar el servicio de facturación electrónica.

Finalmente se debe tramitar la resolución ante la Dian al iniciar con factura electrónica, haciendo una capacitación interna acerca del manejo de la solución con el proveedor seleccionado y con el esquema desarrollado por la compañía y ya con todo esto se puede comenzar a operar el negocio con factura electrónica, cumpliendo con la ley y aportando a la responsabilidad y cuidado medio ambiental (Cárdenas, 2017, p. 19).

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https://www.google.com.co/search

¿Cuáles son los requisitos de una factura electrónica?

Los requisitos que debe contener una factura electrónica son los siguientes:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios y discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

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¿Existe algún software para el buen uso de la facturación electrónica?

Si existe un software que lo brinda la empresa SAP Business en compañía de Consesussa A.S, los cuales están supervisados por la DIAN en el país colombiano.

El software de facturación ofrece un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas y documentos electrónicos con completa seguridad, trazabilidad y seguimiento, bajo el pleno cumplimiento de la normativa legal vigente. (Cárdenas, 2017, p. 59)

http://www.ecotec.edu.ec/k-course/software/

¿Cómo funciona el software de facturación electrónica?

En primer lugar, este software se encarga de validar que las personas que compren o vendan sean entes jurídicos legales en Colombia, que el número de la factura sea válido, que la liquidación o el cálculo de

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los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) esté hecho correctamente, y que la información que se esté generando desde el sistema de información sea consistente en términos técnicos, reúne toda la información detallada de la factura a través de una estructura de datos lógica que debe contener el nombre del cliente, un número de teléfono, dirección, código del producto, valor unitario, y el valor de los impuestos. (Consensussa, 2018, p. 2)

https://www.edx.org/course/formal-software-verifica-tion-usmx-umuc-stv1-3x-0

Se aconseja usar siempre las aplicaciones que la DIAN dispone para la elaboración de la facturación electrónica ya que pueden existir otras aplicaciones que no contengan y que no cumplan con lo exigido por la ley 2242

¿Cuánto es el tiempo de entrega de registros del software a la Dian?

Luego de realizarse el proceso de compilación y validación de la data, estas plataformas tecnológicas tienen un máximo de 48 horas para entregarle toda la información consolidada a la DIAN. Con esto, se pretende facilitar la obtención en línea del reporte de todos los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) e ingresos que se están generando entre las empresas cuando todas estén interconectadas directamente. (Consensussa, 2018, p. 3)

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http://www.revistadeconsultoria.com/wp-content/uploads/2016/04/factura-electronica.jpg

Requisitos para ser proveedor tecnológico

1. Estar habilitado como facturador electrónico

2. Tener vigente y actualizado el RUT.

3. Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.

4. Acreditación ISO 27001 (relativa a la seguridad de la información (o hacerlo dentro de los 2 años siguientes a la autorización.

5. Patrimonio líquido igual o superior a veinte mil (20.000 UVTs) (UVT=$31.859, es decir $ 637.180.000) y 10.000 UVT ($318.590.000) de activos fijos correspondan al patrimonio líquido.

6. Condiciones de operatividad tecnológica que señale la DIAN.

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Tercer capítulo:Requisitos y ventajas de la factura electrónica

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

1. Reducción del costo de los gastos de facturación: La facturación electrónica ha traído consigo la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento, y esto da como resultado una reducción de costos importante para las empresas y usuarios.

2. Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes: al realizar la facturación electrónica con un PAC autorizado, se está contratando los servicios de una empresa que cumple con todos los requisitos impuestos por el SAT en materia de seguridad. En cuanto al tiempo de emisión de tu factura.

3. Simplificación de procedimientos: la organización que permite un sistema electrónico ayudará con el almacenamiento de los documentos fiscales, la localización de información en los mismos y facilitará los procesos de posibles auditorías internas o externas.

4. Mejora el servicio al cliente: al contar con un portal al cliente, estos podrán tramitar sus facturas directamente en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. Así mismo el ahorro de tiempo y dinero le permitirá una mejor reinversión del mismo en actividades de servicio al cliente.

5. Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento: Debido a que el sistema se maneja a partir de bases de datos dadas de alta previamente, los errores en los documentos fiscales se

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reducen significativamente. De igual manera, al contar con sistemas como el de ioFacturo, los documentos fiscales se almacenan por un mínimo de 5 años, el cual es el tiempo que solicita el SAT por ley. (Borrego, 2007, pp. 81-84)

https://www.google.com/search?tbm=isch&sa=1&ei=-nP-vWoeNB4fXzwKBiLxQ&q=ventajas&oq=ventajas&gs_l=img.3..0l10.173893.175912.0.176125.8.8.0.0.0.0.159.533.0j4.4.0....0...1c.1.64.img..4.4.531...0i67k1.0.pr0s-NFS490#imgr-

c=fdCvUevcLN4UgM:

Requisitos de legalidad

El Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Que el artículo 615 del Estatuto Tributario establece que todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera deberán expedir factura o documento equivalente, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial -Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en adelante DIAN, y que el artículo 511 ibídem, establece también esta obligación para los responsables del impuesto sobre las ventas. (Decreto 2242, 2015, p. 1)

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http://abgjulioaguilarconsultoresjuridicos.blogspot.com.co/2010/09/proceso-de-creacion-de-una-ley.html

Según el Decreto 2242 del 2015 dicha facturación electrónica deberá que cumplir con los siguientes objetivos.

• El documento debe tener un exacto soporte de la transacción de venta de bienes o servicios que prestan las diferentes empresas. (DIAN, 2014, p. 2)

• La factura debe tener una fácil operatividad en la mayoría de sistemas operativos es decir que su formato debe ser aceptado por cualquier computadora, para que así el comprador no tenga ninguna negatividad al abrir su facturación en dispositivo portátil o de mesa. (DIAN, 2014, p. 2)

• Debe cumplir con las condiciones establecidas de generación y entrega recibo o rechazo y conservación de la factura, es decir que los mismos contribuyentes deber estar constantemente supervisado si se entregó o no la facturación y tener el formato de factura que establece la DIAN. (DIAN, 2014, p. 2)

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https://www.unipymes.com/los-ahorros-que-ten-dran-las-empresas-en-la-implementacion-de-la-factu-

ra-electronica/

Según Decreto 2242 de 2015, los Proveedores Tecnológicos que ofrezcan servicios de Factura Electrónica, previos cumplimientos de los requisitos serán autorizados por la DIAN por periodos de 5 años. (DIAN, 2017, p. 10)

*En caso que su factura electrónica no cumpla con todos los requisitos que están estipulados en la ley, aquella factura no será válida y puede reclamarle a la empresa la cual se la está enviando.

¿Si se emite facturas electrónicas debe recibirlas electrónicamente?

Si se deben recibir electrónicamente ya que es con la recepción electrónica de las facturas donde las empresas obtienen los mayores beneficios de este modelo de facturación. Ventajas para su negocio como la optimización de los procesos, el ahorro de costes y la mejora de las relaciones con sus clientes y su cadena de suministro. Por ello, el Gobierno ha establecido en el nuevo modelo que los adquirentes de las facturas que estén obligados a emitir electrónicamente deben de recibirlas también en este formato.

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http://cpcexpress.cl/servicios/mensajeria-y-paqueteria/

En la entrega de una factura normal se reconoce su entrega cuando el comprador recibe físicamente su factura. En cambio, la factura reconoce su entrega cuando el programa que se encarga de enviar las respectivas facturas se muestra como recibidas.

¿Para qué sirve el cambio del papel a una factura electrónica?

Es muy importante esta implementación ya que sirve para ahorrar costos y tiempo a la hora de realizar dicha factura, a sabiendas que el papelito, como tal, va a desaparecer y será reemplazado por la factura electrónica, que será el proceso por el cual se emiten documentos para soportar las transacciones de compra de bienes o servicios utilizando cualquier tecnología para facilitar la interacción de compradores y vendedores, sobre todo a través de internet

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https://www.compromisoempresarial.com/rsc/2017/12/la-necesidad-de-una-correcta-gestion-del-cambio/

¿Es obligatoria la facturación electrónica en Colombia?

Aún existen las dudas con respecto a si es obligatorio o no el utilizar la factura electrónica, Es necesario revisar la legislación existente para mayor claridad.

A pesar de lo anterior, persisten dudas con respecto a la obligatoriedad que conlleva este sistema. Es necesario revisar la legislación existente para mayor claridad.

Como lo informa la DIAN, a partir del 1 de enero de 2019 todas las empresas responsables de declarar y pagar IVA e impuestos al consumo estarán obligados a realizar su facturación de manera electrónica. Para una máxima precisión de las personas que están interesadas, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) nos da a entender lo siguiente, con la expedición de la Resolución 072 del 29 de diciembre de 2017, dicha obligación incluye a los contribuyentes que venían desde hace un tiempo facturando electrónicamente en los términos del Decreto 1929 de 2007 (El Tiempo, 2018, p. 2).

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Este último dice claramente en su Artículo 1, numeral B:

“Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generando y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto” (Decreto 2242, 2015)

https://www.gob.mx/conagua/acciones-y-programas/le-yes-66116

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Evaluación:

Completar las siguientes oraciones

1. La _____es una entidad encargada de supervisar el buen funcionamiento de la facturación electrónica.

a. Onu

b. Dian

c. Oip

d. Ninguna de las anteriores

2. ¿Cuál es el Decreto que regula la facturación electrónica?

a. 4356

b. 3453

c. 2242

d. 3105

3. ¿En qué año se es de obligatorio cumplimiento utilizar el nuevo modelo como lo es la factura electrónica?

a. 2022

b. 2020

c. 2024

d. 2019

4. ¿Cuál fue el año en el país colombiano implementó la facturación electrónica?

a. 2008

b. 2001

c. 2016

d. 2018

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Diga si es verdadero (v) o falso (f) en las siguientes preguntas:

5. Es cierto que solo las empresas de venta de productos deben acatar la implementación de la facturación electrónica?

a. Verdadero

b. Falso

RESPUESTAS:

1: B

2: C

3: D

4: C

5: Falso

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Bibliografía

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Universidad Manuela Beltrán

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