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Catalogación de Materiales

Ing° Jorge Pereyra Salazar

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CatalogaciónLa catalogación de Materiales es un proceso de suma importancia para las empresas .

Por las ventajas que proporciona a las empresas se afirma que “ sin catalogación no hay organización logística”

Esta actividad que se desarrolla dentro del área logística requiere el apoyo de la Gerencia General

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DefinicionesCatalogación

Normalización

Norma

Identificación

Clasificación

Codificación

Simplificación

Simbolos

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CatalogaciónProceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados de antemano, para clasificar de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias.

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NormalizaciónConsiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos , volúmenes, marcas, procedimientos, etc que se adapten mejor a la entidad, para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes y las adquicisiones que se hagan, así como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la empresa

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NormaSe define como “el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto o acción puede ser comparado”. El Objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.

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IdentificaciónConsiste en definir la denominación y precisar las caracteristicas particulares de cada artículo, en relación con las generales, de manera de estar seguro de su naturaleza especifica y de sus diferencias con otros artículos del mismo grupo

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ClasificaciónSistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, agrupándolas según sus características comunes, su uso y naturaleza, y separándolas por clase de acuerdo a sus diferencias fundamentales . La agrupación que se haga puede fraccionarse en clases, sub clases y secciones según la variedad que pueda presentarse en cada agrupación que se haya efectuado

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CodificaciónLlamada también simbolización , comprende la asignación de números , letras u otros símbolos, acordes con el plan sistemático de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos; e impidiendo errores y equivocaciones

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SimplificaciónEs el resultado de la catalogación y consiste en eliminación de las variedades del inventario, en función de los tipos, tamaños, estilos, formas, marcas, etc., que no esten acordes con las normas elegidas y que son innecesarias y poco utilizadas

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SímbolosSon caracteres o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios para facilitar la expresión y hacerla más breve y precisa. Los símbolos tambien llamados códigos, pueden ser alfabéticos , numéricos, mnemónicos, de signos y señales y mixtos

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Procedimiento para catalogar Materiales

Determinación de Normas

Identificación de cada material

Preparación de la Clasificación a efectuar

Ordenamiento

Distribución de los materiales

Elección de un sistema de simbolos

Asignación a cada artículo

Procesamiento de los materiales identificados

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Objetivos de un Programa de Catalogación

Ayudar en la solución de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivosObtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en generalProducir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa

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Objetivos de un Programa de Catalogación

Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparación y ejecución del programaDifundir el conocimiento de las normasRevisar los procedimientos y prácticas relacionadas con materialesAnalizar permanentemente las normas en uso, especialmente las mas antiguas

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Resultados de un Programa de Catalogación

Efectuada la Catalogación y puesto en uso el catálogo de materiales, los resultados que se obtengan pueden observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se traducen en “ahorros de costo” que se mencionan a continuación :

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Ingeniería

Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados

Reducción de tiempo en el diseño de partes

Reducción de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes

Simplificación de la selección de artículos y materiales comunes

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Producción

La menor variedad permite la reducción de inventarios.

El Incremento de las operaciones será uniforme.

Simplifica el enntrenamiento del personal

Reduce tiempos de Inspección y Control de calidad

Disminuye el inventario de herramientas y el mantenimiento de materiales

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Logística

Los ahorros se pueden observar en .AbastecimientoDistribución FísicaAmbos: Abastecimiento y

Distribución Física

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Abastecimiento

Permite adquirir grandes cantidades de pocos artículosPuede Comprar cantidades más económicasDa flexibilidad a los inventariosReduce los tiempos de adquisiciónElimina malos entendidosReduce el tiempo de negociaciónBaja los costos de operación de las dependenciasMejora las relaciones externas e internas

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Distribución Física

Permite la concentración sobre menor variedad de productos

Simplifica el entrenamiento y el conocimiento práctico de los productos

Permite emplear técnicas efectivas de embalaje y manipulación de materiales

Simplifica y minimiza cargas de servicio

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Ambos

Reduce los inventarios

Reduce lka obsolencia

Disminuye los costos de posesión o almacenaje

Permite emplear planeamientos oportunos

Simplifica la documentación y procedimientos

Reduce las emergencias

Simplifica la toma de inventarios

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Etapas del Proceso de Catalogación de

MaterialesNormalización

Identificación

Clasificación

Codificación

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NormalizaciónEl objetivo principal consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante la comparación seleccionar los materiales que deben emplearse.Los criterios se refieren a marcas, denominaciones, caracteristicas, propiedades físicas o químicas, usos, acabados, embalajes, dimensiones, etcSin normas se incrementa la variedad.Existen dos tipos: Técnicas( Color, propiedades, características) y Gerenciales (reglas de operación, prácticas contables, procedimientos)

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IdentificaciónLa identificación de los materiales que posteriormente serán clasificados y codificados, deben responder a algunas preguntas:¿Cuál es la naturaleza específica de este material?¿Qué diferencia existe con otros materiales?¿Cuáles son los materiales de mas facil identificación?¿Cuales son las caraterísticas principales de este

material?¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo?¿Se puede eliminar este artículo?

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ClasificaciónConsiste en el sistemátioco ordenamiento de todas las existencias similares identificadas , de acuerdo a sus características comunes , su uso y su separación por clases.

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CodificaciónConsiste en la asignación de números , letras u otros símbolos , de manera de distinguir a cada artículo por las características que le pertenecen.

Clásico error : asignar códigos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y creer que es disponer de un Catálogo