Cementos Argos S.A
33
TRABAJO DE PRÁTICA, OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS Y PROCESOS SANDRA JULIET HENAO HENAO CORPORACIÓN POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUAREZ ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TECNOLOGÍA EN GESTION EMPRESARIAL BELLO 2014
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TRABAJO DE PRÁTICA, OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS Y PROCESOS
SANDRA JULIET HENAO HENAO
CORPORACIÓN POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUAREZ
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TECNOLOGÍA EN GESTION EMPRESARIAL
BELLO
2014
TRABAJO DE PRÁTICA, OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS Y PROCESOS
SANDRA JULIET HENAO HENAO
Trabajo de prácticas para optar al título de
TECNOLOGA EN GESTION EMPRESARIAL
NOMBRE DE LA PROFESORA
TITULO DE LA PROFESORA
CORPORACIÓN POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUÁREZ
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TECNOLOGIA EN GESTION EMPRESARIAL
BELLO
2014
TABLA DE CONTENIDO
Pag.
INTRODUCCION
1. Aspectos generales de la práctica empresarial……………………….............1
1.1 Centro de práctica………………………………………………………….. 1
1.2 Misión………………………………………………………………………... 1
1.3 Visión………………………………………………………………………... 1
1.4 Valores Corporativos……………………………………………………… 2
1.5 Objeto social…………………………………………………………………2
2. Jefe de práctica…………………………………………………………………….. 3
3. Datos generales de la empresa………………………………………………….. 4
4. Datos generales del área de desempeño……………………………………… 5
4.1 Organigrama del área……………………………………………………… 5
5. Actividades desempeñadas……………………………………………………… 6
6. Objetivos de la práctica…………………………………………………………… 8
7. Justificación de la práctica………………………………………………………. 9
8. Duración de la práctica…………………………………………………………… 10
9. Cronograma de actividades…………………………………………………….... 11
10. Propuesta de mejoramiento…………………………………………………….. 12
10.1 Formulación del problema………………………………………………. 12
10.2 Justificación del problema……………………………………………….. 12
10.3 Causa del problema……………………………………………………… 14
10.4 Objetivos…………………………………………………………………… 14
10.5 Acción de mejora…………………………………………………………. 15
10.6 Análisis DOFA……………………………………………………………. 15
10.7 Estrategias y actividades para el desarrollo de la propuesta……… 16
10.8 Propuesta de mejoramiento …………………………………………….. 18
10.8.1 Desarrollo de la actividad……………………………………… 18
10.8.2 Datos importantes………………………………………………. 19
10.8.3 Esquema del programa………………………………………… 19
10.8.4 Base de datos…………………………………………………… 21
10.8.5 Descripción del programa …………………………………….. 22
10.8.6 Seguimiento …………………………………………………….. 24
CONCLUSIONES……………………………………………………………………… 25
ANEXOS………………………………………………………………………………… 26
INTRODUCCIÓN
La práctica académica es una etapa clave en la formación profesional de un
estudiante, es un periodo significativo que se desarrolla al final de la carrera pues
en esta parte del ciclo, el estudiante convertirá todos los conocimientos adquiridos
en producción para una empresa, así, comienza a obtener la experiencia y técnica
para desenvolverse en el campo laboral de su profesión. Este trabajo es
importante porque representa la evidencia cualitativa de la etapa de prácticas
académicas como estudiante de gestión empresarial, es la evidencia de estancia
en la empresa Cementos Argos S.A y de las labores desempeñadas durante el
periodo de práctica.
Además de lo anterior, también se plantea una propuesta de mejoramiento, en
donde se ha identificado un problema en la empresa Cementos Argos S.A, el cual
consiste en una labor que ocupa un excesivo tiempo de la agenda de quien ocupa
el puesto de profesional en gestión empresarial, y se ha recurrido a los medios
digitales para poder solucionarlo, usando un software diseñado especialmente
para la empresa y que simplifique la labor usando bases de datos y recuperación
de información y así, lograr los objetivos propuestos en el trabajo.
Finalmente, en este trabajo se anexa un registro en forma de diario de campo,
donde se muestran cada una de las actividades desarrolladas día tras día durante
el la estancia en la empresa; este diario de campo es la base de la investigación,
de allí, se saca toda la información necesaria para enfocar el desarrollo del
software y obtener los resultados esperados.
1
1. ASPECTOS GENERALES DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL
1.1. CENTRO DE PRÁCTICA
Empresa Cementos Argos S.A
1.2. MISIÓN
Lograr interacciones transparentes entre todos sus trabajadores y clientes a través
de redes convergentes que soporten a los empleados y optimicen el servicio al
cliente. Argos tiene como fundamento de su misión trabajar en armonía con el
medio ambiente y la comunidad. Conscientes de este principio y del desafío
mundial por proteger nuestro hábitat bajo condiciones de explotación y
aprovechamiento racional de los recursos, tendrá en cuenta dentro de sus
estándares de gestión compromisos ambientales.
1.3. VISIÓN
Cementos Argos es una organización multi doméstica, productora y
comercializadora de cemento y concreto con presencia en Colombia, Estados
Unidos y Caribe. En 2010 realizó ventas por 1,6 billones de dólares en el negocio
del cemento y se proyecta para el 2015 como una multinacional con gran
participación en el mercado latinoamericano y de Estados Unidos; Argos en este
2
momento es el quinto productor más grande en América Latina y el segundo más
grande en el sureste de Estados Unidos.
1.4. VALORES CORPORATIVOS
Fundamentados en los conceptos de INNOVACIÓN Y SOSTENIBILIDAD,
Cementos Argos define los siguientes valores dentro de su empresa traducidos en
pilares culturales:
Respeto a las personas
Organización que trasciende los resultados
Liderazgo
Flexibilidad y apertura al cambio
Logro colectivo sobre el individual
Orientación al aprendizaje
Organización que da sentido de vida
1.5. OBJETO SOCIAL
Producción y comercialización de cemento y concreto.
3
2. JEFE DE PRÁCTICA
Nombre: Ana Catalina Villa.
Cargo: Profesional Gestión de Talento
Teléfono: 3198700 EXT. 6496
Correo: [email protected]
4
3. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
Razón social: Cementos Argos S.A
NIT: 890100251-0
Presidente: Jorge Mario Velásquez.
Dirección: Calle 7D # 43 A 99 Barrio Astorga.
Teléfono: 3198700.
5
4. DATOS GENERALES DEL ÁREA DE DESEMPEÑO
4.1 ORGANIGRAMA DEL ÁREA
ESTRUCTURA GERENCIA DE TALENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GERENTE DE TALENTO Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Director de
estrategia y
métricas. (4)
Profesional
de métricas
(2)
Coordinadora
de estrategia
y métricas (1)
Dirección de
desarrollo
humano (8)
Líder
talento (2)
Profesional
de talento
(2)
Profesional
de gestión
de talento
(3)
Líder de
cultura y
talento (1)
Profesional
cultura y
talento (1)
Líder de
arquitectura
de procesos
(13)
Arquitecto
de procesos
(12)
Asignado
temporalmente
a proyecto
Synergy (SAP).
Métricas (SRV, GH
Y COMPAÑIAS).
DJSI y
sostenibilidad
Desdoblamiento y
seguimiento a la
planeación
EDUCA
BILINGUISMO
LIDERANDO
PILOS
Patrocinios
académicos
Becarios
Convenios
con
universidades
Gestión
del
desempeño
Diseño y
administración
del modelo de
procesos
Soporte a la
Arquitectura de
Procesos del
Proyecto
Synergy
Asignados
Internacionales
Identificación
de Talento y
sucesión
Selección
Inducción
Data de talento
para SAP,
informes e
indicadores de
gestión humana,
control
presupuestal
6
5. ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS
Conocimientos de la empresa: Cementos Argos es una empresa que se
está expandiendo cada día más en el mercado nacional e internacional, las
funciones ejecutadas consistían en conocer la estructura interna de la
empresa, las áreas que la componen y las funciones del personal asignado
a los diferentes puestos, con esta información se logra entender el
funcionamiento de la misma.
Verificación de datos: Cementos Argos tiene empleados en otros países,
las actividades ejecutadas se enfocaban en almacenar y actualizar
constantemente los datos de los trabajadores que laboran en otros países,
dirección, teléfono, correo, y papelería en general que es de valioso interés
para la organización.
Seguimiento: Los trabajadores que realizan capacitaciones en Estados
Unidos se mantienen informados y actualizados de cambios de su situación
y se archivan sus documentos.
Actualización de bases de datos: Los documentos importantes como actas
de grado, nivel de competencia por cada cargo y demás, son tabulados y
almacenados en bases de datos, así bien, esta información se debe
actualizar constantemente.
Correspondencia: A las plantas en otros países y ciudades se les envía
periódicamente la correspondencia, cartas y certificados, reportando
novedades e información de interés para la compañía.
7
Retroalimentación: Hacer un seguimientos de los empleados en otros
países y ciudades como Bogotá, haciendo la retroalimentación y el
seguimiento de procesos para saber si las capacitaciones realizadas fueron
exitosas.
Verificación de nómina de países diferentes a Colombia: Se hacía un
check-list de todos los trabajadores y sus diferentes nóminas, se verificaba
que el valor fuera correcto o se cambiaba cualquier novedad.
Verificación de hojas de vida: Se recolectaban las hojas de vidas de los
aspirantes a ocupar cualquiera de las vacantes disponibles en la empresa,
se organizaban, revisaban que estuvieran los datos requeridos y se
pasaban al área de talento humano para su análisis.
8
6. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA
Fortalecer el sistema académico de cada individuo, por medio de la
realización de actividades y funciones que son aplicables en la cotidianidad
del mercado empresarial, las cuales aumentan las capacidades y
desarrollarán nuevas habilidades para el continuo mejoramiento personal y
profesional y así complementar los conocimientos teóricos con los
prácticos.
Ubicar al estudiante en el contexto laboral, centrándolo en la aplicación de
los conceptos aprendidos a través del trabajo y de la solución de un
problema real, con una solución innovadora y viable.
9
7. JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁTICA
La práctica empresarial es un proceso por el cual un estudiante amplía los
conocimientos y habilidades que obtuvo durante su formación académica; estos le
permitirán desenvolverse en un entorno laboral a través de la realización de tareas
asignadas y ejecución de procesos, acostumbrándose a un ambiente laboral
donde predomina la aplicación de los conceptos aprendidos, motivando así la
creatividad e implementación de cambios favorables dentro de las organizaciones,
logrando demostrar sus aportes con cifras positivas y contribuyendo al buen
funcionamiento y sostenibilidad de la empresa, gracias a la contribución brindada
por los colaboradores, los cuales hacen posible el logro de objetivos, por medio de
estrategias y métodos implementados durante el periodo de las practicas.
Así bien, las prácticas académicas son una pieza clave en la formación de un
estudiante, lo ayudan a aplicar los conceptos en la praxis, tal y como lo exige el
competitivo mercado; hoy en día no basta con saber acerca de la materia que se
estudia, se debe crear una armonía entre el ser, el saber y el saber hacer, y esto
solo se puede lograr con un periodo significativo en que se pueda desarrollar la
habilidad necesaria para convertir todas las ideas y conceptos en producción.
Finalmente las prácticas académicas son tan importantes tanto para los
estudiantes como para las empresas que hacen un servicio social con la
aceptación de los practicantes y así saldan la deuda de los impuestos parafiscales
que el estado les exige, además de que el practicante deja un aporte al presentar
una propuesta de mejora donde soluciona un posible problema de la empresa.
10
8. DURACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ACADEMICAS
Las prácticas tienen una duración aproximada a 6 meses; comenzaron a los trece
días del mes de diciembre del año 2013 y finalizaron el 16 de Junio del año 2014,
en la empresa Cementos Argos S.A.
11
9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
12
10. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
10.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Luego de un análisis exhaustivo en el tema de registro de personas que asisten a
capacitaciones, el proceso para su radicación requiere mucho más tiempo del que
debería una labor tan simple, la actividad se desarrolla buscando dato por dato y
copiando cada uno en diferentes hojas de Excel, así, esta operación se convierte
en una manualidad que demanda mucho tiempo de la persona encargada que
podría utilizar este tiempo en otras labores más productivas. De lo anterior, surge
la siguiente duda:
¿Cómo se pueden utilizar las nuevas tecnologías para automatizar el proceso de
planeación de las capacitaciones en la empresa Cementos Argos S.A?
10.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
La optimización del tiempo es un factor vital en cualquier empresa porque se
puede usar en actividades más importantes para la toma de decisiones; si se
encuentran métodos de realizar la misma labor, con la misma calidad y en un
menor tiempo, las empresas invierten en esto; así entonces en cualquier área que
tenga una empresa se busca que las actividades se ejecuten lo más rápido
posible. En el área de desarrollo organizacional de la empresa se realizan muchas
actividades en un solo día, pues hay que coordinar todas las otras actividades,
13
incluso son programadas para los trabajadores de otras plantas de producción; es
por esto que no se puede perder mucho tiempo en una sola actividad, y la
recolección de la información para las capacitaciones de los empleados de
Estados Unidos es la que más tiempo demanda a pesar de ser una actividad tan
sencilla y repetitiva.
De lo anterior, se deduce que es importante implementar un método o sistema,
nuevo para ejecutar esta actividad; esto es importante para la empresa ya que se
puede llenar la agenda con otras labores y dedicarle más tiempo a aquellas que
son más importantes. Además de lo anterior, la investigación y desarrollo del
modelo de este nuevo método es importante para mí como estudiantes ya que
aprendo a usar la investigación como herramienta de búsqueda de soluciones
alternativas a problemas simples o complicados, en cualquier caso, lo importante
es desarrollar la capacidad de análisis para hacer mejor la labor que me
corresponda en otra organización.
La razón más importante por la cual esta situación es un problema dentro de la
empresa, es que el objetivo de la misma es expandirse a mercados muchos más
grandes y ser más competitiva en el mercado de los cementos y concretos; es por
esto que la empresa tiene que mejorar cada una de sus áreas constantemente,
casi que debe buscar la perfección en cada uno de sus procesos, cuando se
quiere competir a tan alta escala, no se puede permitir sobrecostos por ninguna
causa, así bien, es importante que se tecnifique todas las áreas que interactúan en
la empresa.
14
10. 3 CAUSA DEL PROBLEMA
10
10.4 OBJETIVOS.
10.4.1 OBJETIVO GENERAL
Reducir el tiempo de desarrollo de la configuración de la base de datos para
los trabajadores que van a hacer los procesos de capacitación en Estados
Unidos.
10.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Buscar un sistema que ayude a solucionar el problema del tiempo,
apoyado en las nuevas tecnologías informáticas.
Analizar el impacto de la propuesta en los tiempos de respuesta del
proceso de capacitación de los empleados.
EXCESO DE TIEMPO
EN LA OPERACIÓN
MUCHOS DOCUMENTOS
POR ARCHIVAR
MANEJO DE BASE DE
DATOS EXISTENTES
POCO FLUJO DE LOS
DATOS
POCA DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS
15
10.5 ACCIÓN DE MEJORA
La mejor opción para solucionar el problema planteado es diseñar un software que
tenga la capacidad de reutilizar información guardándola en una base de datos
segura, así se reduce el tiempo, ya que empleados que ya asistieron a otros
espacios, ya tienen registrados sus datos en el sistema, así que solo habría que
ingresar los nuevos; además, no hay que organizar la información en un estándar
como hay que hacerlo en Excel, no hay que crear cuadros ni perder tiempo
organizando la información, el esquema del programa solucionaría esa problema;
finalmente, un programa pequeño, diseñado especialmente con ese objetivo,
garantiza flexibilidad y rapidez porque no está sobrecargado de otras funciones, su
única tarea será guardar y mostrar información
10.6 ANÁLISIS DOFA DEL SOFTWARE
ESTRATEGIAS DE
ANÁLISIS
OPORTUNIDADES
1. Accesibilidad de la
información.
2. Establecer todo el
software en los parámetros
legales.
3. Tener un aplicativo que
ayude a la toma de
decisiones.
AMENAZAS
1. Compra de nuevos
software que impidan la
aplicación de la
herramienta.
2. Cambios en los procesos
tecnológicos de la empresa.
3. Exigencias políticas o
gubernamentales para la
implementación de
procesos al interior de las
organizaciones.
4. Robo de información.
16
FORTALEZAS
1. Reducción del tiempo
de ejecución.
2. Organización de
archivos en bases de
datos.
3. Automatización del
proceso.
ESTRATEGIAS FO
1. Almacenar los datos en el
software, en tiempo real. O1,
F2.
2. Crear base de datos para
evitar la búsqueda de estos.
F3, O1.
3. Utilizar el estándar legal
de software. O2.
4. Entregar informes
constantes de los resultados
obtenidos. O3, F1.
ESTRATEGIAS FA
1. Utilizar parámetros de
seguridad informática en el
software. A4, A3.
2. Hacer el programa
personalizado para los
equipos. F3, A2.
3. Mostar informes de
eficiencia del software. A1,
F2, F1.
DEBILIDADES
1. Capacitación del
personal involucrado.
2. Divulgación interna del
uso del software.
3. Capacidad operativa
de los equipos al servicio
de la herramienta.
ESTRATEGIAS DO
1. Diseñar el software con
base en modelo de
aprendizaje fácil y didáctico.
D1, O2.
2. Establecer parámetros de
seguridad. D2, O2.
3. Utilizar un equipo
capacitado para trabajar con
software personalizado. D3,
O3.
ESTRATEGIAS DA
1. Encriptar la información
más relevante. D2, A4.
2. Utilizar estrategias de
preparación en sistemas
informáticos. D1, A1.
10.7 ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR LA PROPUESTA
El desarrollo de un software que tenga como objetivo cumplir una labor específica,
requiere un trabajo más extenso que realizar un software de uso general, se
necesita hacer un análisis completo de las variables que interactúan, los
protagonistas, la información relevante, etc. Son muchos factores que afectan la
17
presentación final de la aplicación. Es por esto que se definen las siguientes
estrategias y actividades para determinar obtener estos datos.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE PERIODO EVALUACIÓN
1 Hacer una descripción
detallada paso a paso de la
actividad.
Profesional de gestión
empresarial.
Semanal Observación
2 Extraer de la descripción, las
características de los
trabajadores y de quien va a
usar el programa.
Profesional de gestión
empresarial.
Semanal Observación
3 Hacer el esquema del
programa (DIAGRAMA DE
FLUJO O ALGORITMO)
Profesional de gestión
empresarial.
Semanal Resultados
obtenidos.
4 Actualización de la base de
datos
Talento Humano Día
5 Primer ejecutable del
programa
Profesional de
sistemas
Mensual Resultados
obtenidos
6 Chequear resultados
obtenidos
Profesional en gestión
empresarial
Mensual Evaluación de
tiempos.
18
ESTRATEGIAS PARA DESARROLLAR EL SOFTWARE
Consultar con un experto en programación para orientación de que lenguaje
usar y cómo enfocar el algoritmo para hacer más eficiente el programa.
Usando lo aprendido, hacer un diagrama de flujo de cómo se va a mover la
información en el programa.
Aprender a usar una interfaz gráfica de programación sencilla.
Finalmente, hacer la aplicación.
10.8 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: SOFTWARE
10.8.1 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
Dentro del paquete de responsabilidades que tengo en las prácticas en la empresa
Cementos Argos S.A, debo coordinar y programar las capacitaciones de los
empleados de Estados Unidos; la operación se desarrolla, primero que todo
determinando los asistentes a la capacitación, luego se extraen los datos
importantes, nombre, número de identificación, área, cargo, tiempo de duración de
la capacitación, etc. Todos los días los trabajadores reciben diferentes
capacitaciones sobre: actos seguros, usos del celular, estrés, uso de maquinaria,
implementos de seguridad, etc. Toda la información recolectada se tabula y
19
almacena en diferentes hojas de Excel, luego se guarda para su posterior uso. El
proceso tarda entre 1 y 2 horas, el problema radica en que se debe hacer en
diferentes hojas de Excel, este proceso toma mucho tiempo mientras se tabula
toda la información.
10.8.2 DATOS IMPORTANTES
La actividad cuenta con dos protagonistas, el primero es quien programa la
actividad, el segundo es el trabajador; en este caso no es importante saber nada
de quien programa la actividad pues su función técnica esta por fuera de la misma
acción aunque es importante pues es quien va a utilizar el software, la única
influencia que tiene este sobre el programa, es que este debe ser fácil de utilizar si
se quiere evitar los costos que se tienen de capacitar personal para usar el
programa. El trabajador es el eje del programa, los datos que se necesitan de él,
son los campos que se deben introducir al programa y la función del programa es
crear la base de datos en un espacio determinado donde se pueda acceder a la
información de manera fácil y rápida.
10.8.3 ESQUEMA DEL PROGRAMA
INICIO DE LA
ACTIVIDAD
PEDIR IDENTIFICACIÓN
DE USUARIO
¿SE HAN
IDENTIFICADOS
CORRECTAMENTE?
PEDIR NUEVAMENTE EL
USUARIO Y CONTRASEÑA
NO
20
En el diagrama anterior se puede observar que el funcionamiento del software es
muy básico, no tiene muchas entradas y la información requerida es muy sencilla,
la utilidad es la reutilización de información, cuando se almacena información en
las bases de datos, esta se puede usar nuevamente cuando se requiera, teniendo
un registro contable de las capacitaciones pasadas; así pues se optimiza el tiempo
de esta operación y se pueden tomar decisiones rápidamente.
SI
PEDIR EL NUMERO DE
ASISTENTES A LA
CAPACITACIÓN.
MIRAR EN LA BASE DE
DATOS POR INFORMACION
YA EXISTENTE.
¿EXISTE
INFORMACIÓN DE
ALGÚN ASISTENTE?
NO
SI
COMENZAR A LLENAR LOS
CAMPOS POR ASISTENTE
REUTILIZAR LA
INFORMACIÓN
ALMACENAR TODO EN LA
BASE DE DATOS
FIN DE LA
ACTIVIDAD
21
10.8.4 BASE DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. La base
de datos es uno de los problemas que presenta la operación de organización de
las capacitaciones, esto significa que si un trabajador fuera a ir a la capacitación
por décima vez, habría que volver a hacer el mismo proceso para inscribirlo que
las 9 veces pasadas; las siguientes acciones se enfocan en solucionar este
problema:
PLAN DE MEJORA BASE DE DATOS
ACCIÓN DE MEJORA TAREAS
RESPONSABLE
TIEMPO RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Recolectar la
información de los
trabajadores en
Estados Unidos
1. Sacar la
información de
los trabajadores
Responsable
de la
Gerencia de
talento
15 días a
partir de
iniciado el
proyecto
A cargo del
proyecto
Crear la base de
datos.
1. Sistematizar
la información.
2. Ingresarla al
programa
A cargo del
proyecto
15 días
después de
tener la
información
A cargo del
proyecto
22
10.8.5 DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA
El método que se utiliza en este momento en Cementos Argos para desarrollar la
actividad tiene la siguiente forma, en una hoja de Excel se colocan los datos así:
Los datos que se tabulan son el número de identidad, el nombre, la empresa en
que trabaja, el nombre del empleado, la posición, el área de trabajo, el lugar donde
trabaja, y el tiempo; cada vez que hay capacitaciones se debe llenar esta base de
datos para todos los asistentes asociados a cementos Argos.
El software que se va a diseñar simplifica esta operación así: como se trabaja con
información de los trabajadores, el programa tiene un pequeño protocolo de
seguridad que consiste en pedir una clave y contraseña para que solo el
encargado tenga acceso a la información; luego se pasa a un menú, allí están las
23
opciones de ingresar a la base de datos, crear evento o borrar un objeto de la
base de datos, así se puede tener total control de la información de los
empleados. La opción de crear evento es en la que se van a llenar las entradas de
la nueva capacitación, usando información nueva o directamente de la base de
datos. Las siguientes imágenes son las preliminares del programa:
Pantalla de Inicio.
Menú.
24
Crear evento.
10.8.6 SEGUIMIENTO
Para verificar la reducción en el tiempo en que se tarda la persona en realizar la
operación, se tendrá un periodo de prueba de un mes donde se anotará el tiempo
en hacer la actividad con este nuevo método, al final se comparan los resultados
con los tiempos que tardaba antes del software y se tabulará la información en la
siguiente tabla:
FECHA NOMBRE DEL
ENCARGADO
NUMERO DE
PARTICIPANTES
TIEMPO DE
DESARROLLO
TIEMPO DE
RESPUESTA
25
CONCLUSIONES
Las prácticas académicas son de gran importancia en el desarrollo de un
estudiante, conforman un porcentaje del aprendizaje donde hay un primer
acercamiento al mundo laboral, ayudan a que el estudiante se familiarice con los
posibles cargos que va a ocupar en su vida laboral y lo ayudan a ganar
experiencia laboral; se puede concluir que las prácticas son tan significativas en el
desarrollo académico que constituyen el periodo productivo del estudiante donde
usa todos sus conocimientos para materializar una idea.
Además, se puede concluir que el desarrollo de un programa especializado que
tenga como objetivo ser una base de datos y que ayude a simplificar la labor de
recolectar la información de los trabajadores que van a presentar capacitaciones
en Estados Unidos es una idea de mejora factible y eficiente, pues reduce el
tiempo que normalmente tarda el desarrollo de esta actividad, esto es importante
porque la actividad no es prioridad de la empresa y consume más tiempo que
otras actividades que son más importantes.
Finalmente, de este trabajo se puede concluir que las herramientas informáticas
son las que hoy en día moldean las empresas, en ellas está la solución de
cualquier problema pues son moldeables al gusto de quien las usa, son el canal
de comunicación entre la máquina y el hombre y su uso es indispensable en
cualquier actividad tecnificada, incluso en algo tan sencillo como lo es la
programación de un evento, las herramientas informáticas pueden usarse para
simplificar el proceso, ahorrar tiempo, tomar decisiones más rápido y utilizar más
eficientemente la información.
26
ANEXOS
A. DIARIO DE CAMPO
DIARIO DE CAMPO
Actividad Mes Día
Inducción, entrenamiento, conociendo a Argos. Su estructura organizacional y todas sus actividades Dic-13 17-18-19-20-23-24
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Dic-13 26-27-30-31
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Enero 02-ene
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Enero 7-8-9-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Enero 10-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Enero 13-14-15-16-17-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Enero 20-21-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Enero 22-23-24-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Enero 27-28-29-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Enero 30-31-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Febrero 3-4-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Febrero 5-6-7-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Febrero 10-
Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Febrero 11-12-13-14-
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Febrero 17-18-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Febrero 19-20-21-24-25-26
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Febrero 27-28
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Marzo 3-4-5-6-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Marzo 7-
Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Marzo 10-11-12-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Marzo 13-14-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Marzo 17-18-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas Marzo 19-20-
27
en Colombia
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Marzo 21-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Marzo 25-26-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Marzo 27-28-31-
Retroalimentación, seguimiento de procesos, verificar si las capacitaciones en Colombia fueron claras Abril 1-2-3-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Abril 4-
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Abril 7-8-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Abril 9-10-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Abril 11-14-15-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Abril 16-
Actualización de direcciones por medio de carpetas Abril 21-22
Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Abril 23
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Abril 24-
Actualización de direcciones por medio de carpetas Abril 25
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Abril 28-29-30-
Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Mayo 2-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Mayo 5
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Mayo 6
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Mayo 7
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Mayo 8-
Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Mayo 11
Actualización de direcciones por medio de carpetas Mayo 12-13-
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Mayo 14-15-
seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Mayo 19-20-
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Mayo 21-22
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Mayo 23-26-27-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Mayo 28
Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Mayo 29
seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Mayo 30
seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Junio 3
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Junio 4-5-
Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Junio 6
28
Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Junio 09-oct
seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Junio 11
Actualización de direcciones por medio de carpetas Junio 12
Sistematización asistencia formación- capacitación USA Junio 13
seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá y entrega del puesto Junio 16
