Betty Esmeralda Salamanca

Cod. 76645

Clara Inés de la Roche Londoño

Cod. 32751614

Dagoberto Mendoza

Ferney Jimenez

Cod. 79.545.805

Armando Echeverria Villarreal

Cod.72270636

CONCEPTOS BASICOS

Definición de Archivo

Definición de Biblioteca

Diferencias entre archivo y biblioteca

Que son los documentos digitales?

Porque conservar la información digital?

¿Qué es un archivo?

La palabra archivo se utiliza generalmentepara designar a aquel lugar que tiene comofinalidad la recopilación y conservación dedocumentos, usualmente producidos en otrolugar y como resultado de la concreción desus respectivas actividades, que pueden sercomo dije documentos, libros, recortes dediarios viejos, entre otros y que obviamenteostentan una importancia vital a la hora deintentar bucear en la identidad y lareconstrucción histórica de una nación porejemplo.

También, estos lugares suelen ser un lugar de

consulta sistemática y recurrente por parte

de historiadores, estudiosos de determinados

aspectos y bondades del pasado y estudiantes

primarios, secundarios o universitarios

quienes son enviados por sus profesores para

que tomen contacto con este tipo de lugares

y se acostumbren a usarlos como métodos de

consulta a la hora de la realización de

trabajos especiales.

En tanto y no escapando de los rigores de la

polisemia, la palabra archivo también se usa

para referirse al fondo documental en sí.

Es conocida como el conjunto de colección organizada de libros y

publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos

gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta de

los usuarios que la visitan. Cuya función principal consiste en

mantener una colección y facilitar, mediante los servicios del

personal, el uso de los documentos necesarios para satisfacer las

necesidades de información, de investigación, de educación y ocio

de sus lectores.

La biblioteca ofrece, a través de sus libros, su espacio, sus

actividades, sus servicios, su bibliotecario y sus usuarios, una

diversidad de caminos para desarrollar el potencial humano.

También consiste en construir, organizar, mantener y actualizar los

documentos que disponen.

Por otra parte las Bibliotecas pueden funcionar dentro de algún

establecimiento educativo como puede ser una escuela, una

universidad o bien existir en un lugar físico que excluyente y

estrictamente se encuentra destinado para la conservación de

tales documentos y para llevar a buen término su principal

finalidad, como lo es el préstamo o la consulta de los

mencionados ejemplares que allí se almacenan en orden a

satisfacer las necesidades de quienes se acercan para

consultarlos.

Dentro de una Biblioteca existen cuatro elementos que resultan

ser fundamentales a la hora del éxito o fracaso en su propósito,

y son conocidas como la colección, el uso, la organización y el

personal que esté a cargo de su gestión y manipulación. Ya que

la colección supone una variedad heterogénea de propuestas a

consultar con su consiguiente evolución, claro que para esto

existen diferentes tipos de software de biblioteca para una

buena organización

Biblioteca Pública de

New York.

IC Library

(International Center

in Virginia University).

La organización de una biblioteca se basa fundamentalmente en tres

operaciones:

Procesamiento

Almacenamiento

Recuperación

PROCESAMIENTO

Consiste en la catalogación de los libros con el fin de identificarlos,

agruparlos sistemáticamente conforme a su contenido y de ese modo

facilitar su accesibilidad

ALMACENAMIENTO

Los documentos se almacenan en los estantes, agrupados por su

contenido temático y un lugar específico de acuerdo con la signatura

topográfica.

RECUPERACIÓN

Para acceder a la información, el paso inicial debe ser la consulta del

catálogo, que tiene la función de informar sobre la identificación, el

contenido y la ubicación de los documentos, a través de la ficha

cátalo gráfica.

TIPOS DE BIBLIOTECA

Pueden clasificarse de acuerdo con los objetivos que persiguen y el

tipo de usuarios que a ellas concurren. Hay cuatro tipos:

• La biblioteca pública

• La biblioteca académica o escolar,

• La biblioteca infantil

• La biblioteca especializada.

En las siguientes diapositivas mostraremos las diferenciasentre los archivos y las bibliotecas a través de una tablacomparativa.

Archivo BibliotecaTipo de Soporte Manuscritos

Audiovisuales

Originales

Ejemplar único

Impresos

Manuscritos

Audiovisules

Ejemplares

múltiples

Tipo de conjunto

de documentos

Fondos

Documentos unidos

por el origen

Colección

Documentos unidos

por el origen

Productor Administración

(pública-privada)

Actividad humana,

individual o

colectiva

Archivo BibliotecaFines de

producción

Administrativos

Jurídicos

Legales

funcionales

Culturales

Técnicos

Artísticos

Científicos

Educativos

Objetivo Probar

Testimoniar

Informar

Instruir

Informar

Entrada de los

documentos

Pasaje natural de la

fuente generadora

única

Compra

Donación

Intercambios

Fuente múltiples

Archivo BibliotecaProcesamiento

Técnico

Registro

Guías

Ordenación

Inventarios

Descripción

Clasificación

Catalogación

Ficheros

Público-Usuario Administrador

Investigador

Público en general

Investigador

Fuente: GONZALEZ, Joaquin. Diferencias entre archivo,

bibliotecas, museo y centro de documentación.

Se habla de documentos digitales porque lainformación, no importa su forma: texto, sonido,imagen fija o en movimiento, se registra en un medioelectrónico a través de codificaciones que se basan enel uso de combinaciones de señales eléctricaspositivas y negativas, las cuales se representan pormedio de los dígitos “0” ,señal negativa, y “1” ,señalpositiva.

La información está codificada enbits, y para leer, visualizar o grabarla información se precisa de undispositivo que transmita o grabeinformación codificada en bits. Alrepresentarse digitalmente, losdatos de entrada son convertidosen dígitos (0,1) inteligibles para lamáquina y no para los sentidoshumanos; y a la salida, otrodispositivo los convertirá enseñales analógicas, inteligiblespara los sentidos humanos. Undocumento digital es, pues, aquélque contiene la informacióncodificada en bits.

1. Reusabilidad: La información puede seractualizada, modificada, copiada, editada y,especialmente, reutilizada

2. Interactividad: Se puede establecer un ciertotipo de “comunicación” entre el usuario y losdiferentes sistemas informáticos.

3. Recuperabilidad: Independientemente delvolumen de información a consultar subúsqueda es fácil y rápida

4. Virtualidad : permite una utilización“multiusuario” de la información.

1. GRABACIÓN: Un único medio

2. CODIFICACIÓN : Se codifican como cadenas de ceros y unos

3. FORMAS DE LECTURA: No tienen impacto visual directo, siempre necesitan un aparato de lectura.

4. APARATOS DE LECTURA: Necesariamente uno más un ordenador

5. SOPORTE DE IMPRESIÓN: Un monitor de ordenador

6. GRADO DE INTERACTIVIDAD; Teóricamente no tiene límites

7. CIRCULACIÓN: Desplazamientos de energía, movimientos de bits

Supuestos.

La adherencia a estándares es un requisito previo importante para

la disponibilidad y la legibilidad de la información.

Las ediciones electrónicas ofrecen más opciones y funcionalidades

que sus versiones impresas

Existe el mito que la conservación digital sea más costosa que el

mantenimiento y almacenaje de documentos impresos

Con los documentos electrónicos es difícil asegurar un periodo de

tiempo fijo donde se tenga la absoluta certeza de que el documento

pueda ser leído o recuperado para leerse

Obsolescencia tecnológica que se produce de forma continua tanto

en hardware como en software.

POR CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier mediotécnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, talescomo la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.

POR ASEGURAMIENTO DE LEGIBILIDAD

Para asegurar la preservación de la información, el formato elegido debe serlegible por una aplicación durante el mayor tiempo posible

Esto implica evitar formatos propietarios cerrados, como documentos en Word(en cualquiera de las versiones). Lo recomendable es utilizar formatospropietarios pero abiertos, como el formato TIFF

La utilización de un formato de codificación simple y universal como XML permiteperpetuar los documentos electrónicos. XML es el formato ideal ya que ademásde ser un formato no propietario,

POR INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS CONTENIDOS

Tanto por parte de los autores como de los lectores, garantizar la autenticidad eintegridad del contenido de las revistas son premisas fundamentales.Básicamente, existen dos procedimientos para garantizar que el contenido no hasido ni cambiado ni manipulado:

Tipo de

archivo

Criterios de elección Formatos

Archivos

texto

Formatos estándard XML, HTML,

TXT

Archivos

imagen

Estándard o propietarios abiertos. Sistema de

compresión que evite la pérdida de calidad

TIFF, PNG,

JPEG

Archivos

mixtos

Estándard o propietarios abiertos. Postcript, PDF

POR LA VIGENCIA DE LOS SOPORTES UTILIZADOS EN LACONSERVACIÓN.

Se debe garantizar la conservación y accesibilidad a los documentoselectrónicos mediante actualización y migración de los datos asoportes diversificados y fiables y la emulación. La emulaciónconsiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de undeterminado software sobre otro ordenador más moderno y potentede una generación actual. De esta forma, los documentoselectrónicos conservan su aspecto, su originalidad y por supuesto sucontenido.

Los soportes magnéticos sufren un doble deterioro: por un lado elagotamiento progresivo del campo magnético que necesita unaactualización periódica, y por otro, las condiciones ambientales quecontribuyen a su destrucción (humedad, temperatura, polución,etc..). Los soportes magnéticos, aunque mas duraderos, tambiénestán sujetos al deterioro causado por factores ambientales y a ladurabilidad de los materiales utilizados en su construcción.

http://es.wikipedia.org/wiki/Biblioteca#Definiciones

http://www.orienta.org.mx/biblioteca/definicion.html

FUENTES ROMERO, Juan José. La Biblioteca escolar: Madrid, Esp. : Arco Libros, 2006. 223 p.

http://html.rincondelvago.com/bibliotecas_1.html

CODINA, Luis. El libro digital y la www.

http://signos21.wordpress.com/tag/gestion-de-documentos-digitales/

GONZALEZ, Joaquin. Diferencias entre archivo, bibliotecas, museo y centro de documentación.