Ciclo de vida de los documentos

Físicos y electrónicos

INTRODUCCÓN

este trabajo pretende explicar el ciclo vital de los documentos físicos y electrónicos en cuanto a los físicos de explicara cada una de las fases las cuales son fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y en el caso del ciclo vital documentos electrónicos esos se se define en tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección las cuales se verán con mayor amplitud.

ciclo vital de

los documentos

fisicos

ciclo vital de los documentos físicos

La archivística se basa en uno de los principios teóricos, concebido después de la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo vital del documento” mismo que tiene su origen en los E.E.U.U. surge en la búsqueda de una metodología de regulación y normalización de la explosión documental

En la década de los 80´s, México adopta esta teoría y establece que el documento atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por su valor y uso que tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento especializado y se resguarda en un archivo específico, en efecto, esta teoría indica que un documento pasa por una serie de fases en las cuales se le realizan diferentes técnicas archivísticas que determina su resguardo en un tipo de archivo.

Es el marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que tienen los documentos, las cuales son decisivos en la ubicación del archivo de trámite, concentración e histórico, así como los valores que tienen los documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de trámite como en el archivo de concentración y valores secundarios en el archivo histórico para poder determinar su baja o conservación permanente en el archivo.

Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico.

Ciclo Vital del Documento

Definición: Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. 

fases

fase activa fase activa: su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda la

documentación producida o recibida en una oficina, como producto del desarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de manera continua por la misma oficina productora.

fase activa o de Trámite:

Definición:Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.

Archivo de tramitación

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa (ACTIVA) por las oficinas productoras u otras que la soliciten (LEY 594 DEL 2000) 

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD: Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición final

 

fase semiactiva:

Fase semiactiva; su manejo es en el archivo de concentración, en el se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de trámite de la entidad, una vez finalizada su gestión, pero que siguen siendo objeto de consulta esporádica por las oficinas generadoras de la información.

Fase semiactiva o de Concentración

Definición:Son los que se conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite frecuente.

Archivo de concentración

Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras (archivos de gestión)d la entidad respectiva, en esta fase la consulta no es muy frecuente (SEMIACTIVA)pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las oficinas y particulares en general (LEY 594 DEL 2000) En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD: Organización Consulta Conservación Disposición final

 

fase inactiva: Fase inactiva: el documento carente de valor administrativo, fiscal y

legal, abandona el archivo de concentración, para ingresar de acuerdo a sus valores secundarios (testimonial,evidencial e informativo), al archivo histórico, en este lugar su custodia es permanente.

Fase inactiva o Archivo Histórico:

Definición:Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.

ARCHIVO HISTORICO

Se transfieren los documentos desde el archivo control los documentos de archivo de conservación permanente, para la investigación, cultura (evidencia, testimonial, informativo) su consulta es INACTIVO, tiene valoración secundaria. Organización Consulta Conservación Disposición final

ciclo vital de

los documentos

electrónicos

Ciclo de vida del expediente electrónico.

Siguiendo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de expediente electrónico vamos a ver el ciclo de vida del expediente electrónico. Cabe tener en cuenta que la NTI no incluye una descripción del ciclo de vida, pero sí se ha incluido en la guía de aplicación con el objetivo de facilitar la comprensión acerca de la generación de expedientes electrónicos así como de aspectos clave para su intercambio.

El ciclo de vida del expediente electrónico se define en tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección. La formación del expediente, entendida como el proceso mediante el cual se crea el expediente y su índice y se produce la incorporación ordenada y sucesiva de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de ‘Apertura’ y ‘Tramitación’. Concluida la tramitación, el expediente se cierra y pasa a ‘Conservación y selección’ para, según corresponda, su archivado o destrucción.

Fase de apertura La fase de apertura o creación del expediente electrónico conllevaría, al menos, la realización de

las siguientes acciones:

Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente.

Creación del índice electrónico, según la implementación o el patrón que corresponda en función del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.

Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente. El índice electrónico siempre debe contener en cualquier caso la identificación sustancial, debidamente ordenada, de los documentos electrónicos que conforman el expediente.

Asignación de los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. En esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso de intercambio.

Fase de tramitación Durante la fase de tramitación tendrían lugar actuaciones

administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones podrían tener como consecuencia:

Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico.

Cambios de estado o de características particulares del expediente que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestión interna.

Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento. Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningún tipo de modificación, pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual continúa evolucionando conforme a su tramitación. El índice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del que proceden en el momento de su generación, y de esta forma, se puede obtener y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo.

Fase de conservación y selección

En la fase de conservación y selección, una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efímero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de investigación y social, y según establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.

CONCLUSION

Como hemos pudimos apreciar el ciclo de vida de los documentos se divide en tres fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y hemos visto que consiste cada una de ellas y por que son importantes cada fase

En casos delos documentos electrónicos sus fases son apertura, tramitación y conservación y selección en las cuales también las podemos apreciar mas afondo

WEBGRAFIA

http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos?from_action=save

http://es.slideshare.net/oscargermanperezzamora/ciclo-vital-del-documento?related=2

http://es.slideshare.net/rapenalozag/taller-ciclo-vital-del-documento

http://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/06/09/ciclo-vital-de-los-documentos/

http://capacitacionarchivistica.blogspot.mx/2011/03/el-ciclo-vital-del-documento.html

http://iupciclodevidadeldocumento.blogspot.mx/

http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/ciclo-de-vida-del-expediente-electronico-nti-expediente-electronico-2