El ciclo de vida de los

documentos

El ciclo de vida de los documentos

refleja las fases que debemos tener en

cuenta para gestionarlos correctamen-

te: captura, gestión, almacenamiento,

conservación y distribución. Analizar

los datos necesarios que debemos

capturar para agilizar las búsquedas,

pasando por su tratamiento/gestión,

estudiar los perfiles de los usuarios,

además de tener en cuenta su archivo

o conservación a largo plazo. En to-

dos los procesos es posible automati-

zar para consumir el menor número

de recursos posibles.

Aprender más sobre...Metadatos

Según la Norma ISO-IEC 15489

3.12 metadatos

(metadata)

datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documen-

tos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.

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Número 4 1 de enero de 2016

TRIMESTRAL

Página 2 NÚMERO 4 1 DE ENERO DE 2016

Es una realidad que el volumen de documentos generados y la infor-mación que se maneja día a día es cada vez más grande, motivo por el que debemos adoptar medidas y automatizar todos aquellos pro-cesos que sean posibles. Con la ayuda de sistemas de gestión docu-mental como DocShare, las tareas de subida y captura de datos pueden automatizarse.

Obtener la información relevante de tus documentos y gestionarla ágilmente supone un importante consumo de recursos personales y materiales que pueden resolverse con la externalización para liberar

la carga de trabajo de aquellas tareas que no aporten valor al nego-cio, en Servicios Documentales Avanzados tenemos la experiencia y recursos para hacerlo.

La gestión documental es más que digitalizar documentos, también significa establecer una política de creación, conservación, seguri-dad y difusión de los documentos, aplicando a cada fase del ciclo de vida de los documentos sus reglas.

El “boom” de la gestión documental

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NÚMERO 4 1 DE ENERO DE 2016

Ciclo completo de los documentos

Consultoría BPO: externalización de procesos del negocio. Gestión Postal: Entidad Colaborada de Correos. Manipulados personalizados. Plastificados, embolsados y retractilados. Picking: almacenaje, preparación del pedido, envío y seguimiento. Data Entry: Grabación de datos.

Edición digital personalizada en tiradas cortas y con plazos de entrega mínimos. Asesoría en edición offset. Billing y personalización en láser. Impresión en inkjet. Acabados en autosobre-post, ensobrados inteligentes. Encuadernado, laminados, hendidos Diseño y maquetación.

Digitalización de documentos. Digitalización de archivos históricos documentales. Captura de datos: data entry. Guarda y custodia. Destrucción confidencial de documentos.

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prende el ciclo integral del documento: diseño, im-

presión, envío, digitalización e incorporación a re-

positorios digitales, que se complementa con todas

aquellas tareas auxiliares, mecanizadas o manua-

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