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EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ALIX ENEIDA PÉREZ CAMARGO HÉCTOR RAÚL PÉREZ RESTREPO

MARLY CAROLINA HOYOS BOLAÑOS

UNIVERSIDAD DELQUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE ARMENIA

2015

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EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ALIX ENEIDA PÉREZ CAMARGO

HÉCTOR RAÚL PÉREZ RESTREPO MARLY CAROLINA HOYOS BOLAÑOS

TAREA PARA LA MATERIA GESTIÓN DOCUMENTAL II

CURSO C160403_03

PROFESOR

JAIRO HERNÁN DÍAZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE ARMENIA

2015

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CONTENIDO

OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5

OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 5

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 6

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 7

1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? .................................................................... 7

2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN. ..................................... 9

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. ............. 15

4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN? ............................................................................... 15

5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN? ........................................................................................... 16

6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE

ELLOS. ............................................................................................................................................ 16

7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA

CLASIFICACIÓN? ............................................................................................................................ 17

En la clasificación de una organización las funciones la determinan las series documentales que

corresponden a cada agrupación documental, porque estas resultan de los actos regulados por

normas de procedimiento, en cumplimientos de los objetivos encomendados a cada

dependencia. ................................................................................................................................. 17

8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN? ...................................... 18

9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES? .................................................................................. 20

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS

EJEMPLOS DE CADA UNA. ............................................................................................................. 21

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS ................................................................. 25

12. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS? ........ 39

13. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y

TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A

LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD

PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA

UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS. ....................................................................... 43

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE

DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO). ......... 46

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15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y

EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU

PRODUCCIÓN. ............................................................................................................................... 50

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES

O ETAPAS. ...................................................................................................................................... 52

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LOS ACUERDOS 03,

04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. ...................................................................................................... 53

CONCLUCIONES ................................................................................................................................. 56

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 57

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Aprender a aplicar todos los procedimientos que se requieren en los procesos de gestión documental, desde el momento teniendo en cuenta todas las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos que allí se generan.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer conceptos del Ciclo vital de los documentos Diferenciar todas las fases o etapas que se realizan en los procesos de

gestión documental Clasificar los archivos de acuerdo orden de procedencia

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INTRODUCCIÓN

Este cuestionario nos ha permitido darnos cuenta que durante todo el ciclo vital de los documentos estos se encuentran en etapas o fases y que de ellas se desprenden un sinnúmero de actividades que son la base de todo proceso de gestión documental. Cada paso que se realiza, tiene una normatividad que está estandarizada y su aplicación se rige por los lineamientos que nos muestra el Archivo General de la Nación. Para lograr que toda la documentación que llega a una unidad documental cumple un objetivo para la cual fue creado y de acuerdo a la importancia de este es que se toman decisiones de uso y conservación, ya que estos documentos se convierten en información vital para servir de soporte a la entidad que los genera. El trabajo también nos permitió tener una visión más profunda de cómo el documento tiene esa importancia que se le merece desde el mismo momento en que se genera hasta que descansa en su disposición final que puede culminar con su permanencia definitiva o su eliminación después de cierto tiempo.

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EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. ¿Qué son las agrupaciones documentales?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son documentos generados por una entidad administrativa, en la utilización de sus funciones las cuales son los que originan los fondos, secciones, subsecciones, series y subseries documentales de acuerdo con una estructura orgánica.

Fig 1. Agrupaciones documentales

Fondo documental. Es la agrupación documental producido por una persona natural o jurídica en la realización de funciones y actividades.

FONDO DOCUMENTAL

SECCION DOCUMENTAL

SUBSECCION DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

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Fig 2. Fondo documental

Fondos Abiertos: es la documentación de las entidades administrativas y la producción documental es activa. Fondos Cerrados: es la documentación de entidades suprimidas la producción documental es nula. Fondos Acumulados: es la documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional. Sección documental: Es la subdivisión de la sección documental de una entidad administrativa o funcional. Subsección documental: Es la subdivisión de la sección documental, con la segmentación administrativa, como lo es la oficina, esta tiene como función actividades detalladas dentro de la sección. Serie documental: Es la declaración documental siguiendo actividades continuas o repetitivas desarrolladas por la entidad, la cual se asocia con un asunto en particular la cual resulta ser el análisis del contenido de los documentos o tienen una función específica como las hojas de vida, contratos, informes. Subserie documental: son las unidades documentales que forman parte de una serie identificándose en forma separada por su contenido y características por varios tipos documentales, producida administrativamente.

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2. Defina clasificación, ordenación archivística y descripción.

Fig.3 Organización de Archivos

CLASIFICACIÓN Es el primer paso para los procesos de organización de archivos para controlar, conservar la información contenida en los documentos para la utilización sea administrativo, jurídica y científica. Clasificación es un proceso de disposición en agrupar por sus funciones y la separación por sus diferencias al documento para controlar, conservar, la información, mediante el cual se establecen agrupaciones documentales teniendo en cuenta la estructura orgánica y de sus funciones de la entidad. La clasificación documental identifica y establece las series que compone la agrupación documental como son los fondos, secciones y subsecciones con estructura orgánico-funcional de una entidad. Los fundamentos de la clasificación es la adaptación del fondo documental y la estructura de la entidad, en el manual nos indica que los documentos de archivo son creados y clasificados.

La clasificación como proceso archivístico permite reconocer el agrupamiento de documentos con funciones comunes teniendo como base la estructura orgánica. Los fundamentos de la clasificación son la adaptación de un fondo documental y la estructura de la entidad y se produce identificando en la posición administrativa en su vinculación y archivística (series y unidades documentales) la cual se ve la reproducción de documentos en una institución. La clasificación bien argumentada deberá demostrar la aplicación en los principios de procedencia identificando las categorías y grupos que plasman la estructura jerárquica del fondo y las funciones asignadas.

Organización de Archivos

Clasificación

Ordenación

Descripción

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Fig. 4. Estructura Orgánica de la Entidad

Funciones: Las funciones en la clasificación determinan las funciones en las series para la agrupación documental que regulan las normas de procedimientos dando el cumplimiento a los objetivos de las dependencias, en la entidades tienen funciones específicas como administrativas. Hasta donde llega la clasificación La clasificación es la creación de agrupaciones documentales en la cual tiene un proceso que es el (fondo) y se finaliza con las (series documentales) para lograr esta conformación se da como en primer lugar las unidades administrativas y las funciones que deben cumplir. La clasificación no decide cómo se arreglan los documentos dentro de las agrupaciones documentales simplemente menciona cuales son de la unidad administrativa su función y la serie. PROCESO DE ORDENACION Es un proceso donde se dispone de los documentos de manera física y la ordenación de esté, también se unen las unidades documentales de una serie y los tipos documentales al interior de un expediente. La ordenación se da por medio de las series documentales, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación y se realiza una secuencia, los que más se utilizan son los numéricos, alfabéticos y mistos o alfanuméricos. Sistema de ordenación: La ordenación se da a partir de las series documentales, la cual en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación como numéricos y alfabéticos.

Organigramas

Creación y supresión de dependencias

Manuales de funciones

Manuales de procedimientos

Reglamentos Internos

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Fig. 5 Sistemas de Ordenación

Los sistema de ordenación numéricos ordinal donde se disponen de documentos en aspecto continuo siguiendo la numeración que lo identifiquen. Unos claros ejemplos serían los recibos de servicio público como el agua, gas o energía.

GAS AGUA Cuenta interna 0354301 Cuenta interna 00829824 Cuenta interna 0354302 Cuenta interna 00829825 Cuenta interna 0354303 Cuenta interna 00829826

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Cronológico: Es un sistema de ordenación en la cual consiste colocar un documento detrás del otro consecutivamente con la fecha la cual se tramito, lugar, año, mes y día.

2005, 02,15

2005, 03,12

2005, 04,17

2005, 05,20

2005, 06,23

2005, 07.12

Fig 6. Imagen del Sistema Cronológico

Sistema de ordenación alfabético (A-Z) Onomástico: En la ordenación alfabética-onomástica es utilizada para series documentales como los expedientes como lo son las historias clínicas. Historia clínica

Fig. 7 Modelo Historia Clínica

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Toponímico (o alfabético-geográfico) Primero que todo se ordena la serie documental alfabéticamente por los nombres de los lugares como el país, departamento, municipio, localidad o barrio. Ejemplo:

Antioquia Cundinamarca Meta Putumayo Vaupés

Sistema de ordenación mixta Alfanumérica: se ordena por medio de la serie utilizando el orden alfabético y numérico cronológico aquí los datos se cruzan, siempre están unidos. “También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos”. Series con unidades documentales simples: Están conformadas por unidades documentales simples donde tienen su independencia con otras unidades documentales simples entre si tienen suficiente contenido y distribuyen los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales se integran en las series documentales simples donde sistemáticamente son colocados unos con otros pero no comparten la misma información, por medio de la ordenación se controla su producción.

(Foliación de 1 a n) Ordenación consecutiva numérica

Fig. 8 Series

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Series con unidades documentales complejas: Estas son series conformadas por unidades documentales en la cual se llaman expedientes estas están compuestas por tipos documentales muy diferentes entre sí pero se relacionan en un trámite determinado. Sin duda los expedientes son diferentes unos a otros en la serie y por lo general donde estos son almacenados en unidades de conservación, algunos expedientes tienen un gran volumen donde se deben dividir y ubicarlos en diferentes unidades de conservación.

DESCRIPCIÓN La descripción es una técnica archivística donde se representa exactamente la unidad documental con sus características internas que es la información y externas, en esta se da en varias partes conocidos como niveles de descripción las cuales corresponden a las agrupaciones documentales como lo son el fondo, series, sección, expedientes y documentos. El objetivo dar accesibilidad a los fondos documentales para proporcionar datos a los documentos de un archivo. Descripción documental: las entidades en tendrán que elaboran un programa de descripción documental con distintos instrumentos que permitan controlar las unidades documentales y así la difusión y consulta por la población mediante fuentes primarias para la formación de una identidad cultural.

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3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos. La ordenación es la disposición física de los documentos donde termina la secuencia de un documento, determinando que documento va de primero y cual después aquí nos da un principio de orden original. Esto nos da que cada documento debe ser archivado y organizado de acuerdo al orden del área productora. El principio de orden se refiere al arreglo de los grupos y series documentales otro seria la ordenación de fragmentos individuales que hay en las series. “La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado”1 Y la organización de archivos es un grupo de operaciones técnicas administrativas su objetivo es la agrupación documental y la organización de estas de forma jerárquica con principios orgánicos y funcionales. La diferencia que uno ordena los documentos y el otro organiza en forma jerárquica estos.

4. ¿Qué se refleja con la clasificación?

La clasificación nos refleja por medio de la cartilla de clasificación documental que es un grupo con operaciones técnicas y administrativas que tiene una finalidad con la agrupación documental y la importancia de la organización, recuperación de la información contenida de los documentos para la utilización administrativa, jurídica. También la clasificación implica identificar la procedencia y funciones de los documentos. La clasificación nos brinda pautas que permiten a las instituciones y administradores de documentos tener un sistema de clasificación coherente dados a los principios archivísticos, se da facilidad de que la entidad tenga un sistema de clasificación documental.

1 Para la Archivera Española Antonia Heredia Herrera, ¨Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano”

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5. ¿Qué implica la clasificación?

La clasificación implica reconocer o identificar la procedencia de los documentos según la estructura orgánica de la entidad y las funciones desarrolladas por esta la gestión.

Fig. Clasificación

Las funciones determinan las series que corresponden a la agrupación documental. Las funciones más comunes son administrativas genéricas que sirven como apoyo para las competencias de cualquier entidad y las especificas se constituyen por su razón de ser siendo diferente de otras, las funciones son delegadas a las áreas técnicas.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno

de ellos.

Principio de Procedencia: Es un proceso de clasificación donde identifica el productor de documentos puede ser institucionales esto da a la totalidad de documentos producidos por una entidad y administrativos esto se da por medio de las dependencias o unidades administrativas. El orden original debe preservar la ilación documental respetando la posición de los documentos con el lugar que ocupe un trámite específico que al revisar la unidad documental se vea la producción y uso de los documentos. Institucionales: Estos son (fondos documentes) describen la totalidad de documentos creados por una entidad. Administrativos: Son todas las secciones y subsecciones documentales la cual la procedencia está en las dependencias y son las unidades administrativas a su vez tienen divisiones o secciones están organizadas de acuerdo con la estructura orgánica. Principio de Orden Original: Este conserva los documentos dentro de cada serie de acuerdo al orden de los documentos que materializan las funciones y diligencias y disposición en lo administrativo de un asunto determinado. La aplicación del orden original se aplica a partir del conocimiento de los

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procedimientos administrativos la cual se da el orden de los documentos producidos para el desarrollo de un trámite IMPORTANTE: El principio de procedimiento nos permite saber sobre la producción de documentos enfocados en las secciones administrativas y la asignación de funciones y el principio de Orden Original nos permite identificar los procedimientos de los documentos desde su principio hasta el final.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización

en la clasificación?

En la clasificación de una organización las funciones la determinan las series

documentales2 que corresponden a cada agrupación documental, porque

estas resultan de los actos regulados por normas de procedimiento, en

cumplimientos de los objetivos encomendados a cada dependencia. En cualquier entidad hay funciones comunes y específicas. Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que nos sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (persona, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.) Las funciones específicas, son aquellas que desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas. Ejemplo.

El municipio para su funcionamiento y para el cumplimiento de su misión (organización corporativa) adopta una estructura que le corresponde de acuerdo a su categoría.

El municipio realiza obras de infraestructura todo el tiempo y su función está en construir crear dependencias que le brinde desarrollo y progreso a la comunidad: - Secretaria de Obras Públicas - Secretaria de Cultura y Turismo - Secretaria de Desarrollo comunitario, etc.

En el proceso de clasificación, se identifican las funciones de cada dependencia.

2 Series documentales. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencias del ejercicio de unas funciones específicas.

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Las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, deberán ejecutarse en la serie que las ejecutó.

Una vez establecidas las series documentales, según la función que las produjo, se procede a asignar una identificación que contiene un código o sigla de la dependencia productora, seguido del asignado a la serie documental.

Una dispuesto este código se pondrá disponer el sistema de clasificación para la entidad, qué será el mismo que se adoptará también en las Tablas de Retención Documental TRD.

Ejemplo:

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Una unidad de información que produce documentos, debe buscar el vínculo originario y necesario de los documentos que tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Los documentos deben reflejar la misión, los objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, para ello es necesario aplicar los pasos metodológicos que son los siguientes:

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES

En este paso lo primero que debe abordarse es la identificación de las Agrupaciones Documentales: FONDO, SECCIÓN y SUBSECCIÓN, a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

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Para la identificación de un Fondo Documental que corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una entidad, es necesario recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor, para lo cual se debe observar:

a) Fecha de creación b) Fecha de supresión, si es el caso. c) Disposición que ha modificado la estructura de la identidad d) Organismo que le han procedido en el desempeño de funciones análogas e) Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales.

Fondos abiertos

Fondos cerrados Fondos acumulados

Son documentos de entidades administrativamente vigentes

Son los documentos que pertenecen a entidades suprimidas

Son los documentos que se reúnen en una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación

Los Fondos documentales deben clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno será tratado atendiendo lo señalado anteriormente. Hay algunas entidades que asumen funciones de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que están contenidos en la documentación precedente. Por la procedencia la documentación constituirá fondos cerrados con limitación cronológica hacia la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, porque estos formaran parte de su propio fondo documental.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Serie documental. Se identifica su función y actividad desarrollada por la dependencia para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos administrativos

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que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos en torno al trámite que los generan. La documentación generada en desarrollo de una serie documental origina una unidad documental, que reunido con otras de estructura y contenido homogéneo, conforman una serie documental.

9. ¿Qué son unidades documentales?

La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las demás y un contenido informativo homogéneo. Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razón social, seguido de la dependencia que lo origina, título, fecha, autor o responsable, texto y firma. Los tipos documentales básicos que conforman el expediente son los que en la mayoría de los casos establecen los Manuales de Procedimientos para el trámite de un proceso determinado; por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. En la organización documental, es necesario tener identificados cada uno de los tipos documentales que se producen o se han producido en cada una de las oficinas de acuerdo con los trámites, a fin de lograr una correcta ordenación de las series documentales.

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10. Defina unidad documental simple y unidad documental compleja y de dos ejemplos de cada una.

Series con unidades documentales simples Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su producción. Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

Ejemplo:

Fig. Serie : Resoluciones

Nota: Existen series documentales simples con ordenación numérica simple como: Registros Civiles, Número de Identificación Tributaria (NIT).

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Pasos metodológicos para su ordenación Series con unidades documentales complejas Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.

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Pasos metodológicos para su ordenación:

a. Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.

b. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.

c. Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.

d. Aplicación del sistema de ordenación de la serie.

e. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.

f. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.

g. Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.

h. Identificación de las diferentes unidades de conservación.

Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las órdenes de pago, las historias laborales, las historias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, contravenciones, licencias de tránsito, etc.

Serie: Investigaciones Disciplinarias

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Subseries documentales. Es el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto”.

La ordenación de la subserie no difiere de la ordenación de las series; siguen los mismos lineamientos establecidos para la ordenación de la serie. El conjunto de documentos generado o producido por una unidad administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a su vez están integradas por tipos documentales. Son series documentales complejas: HISTORIAS LABORALES HISTORIAS CLÍNICAS PROCESOS DISCIPLINARIOS CONTRATOS PROCESOS JURÍDICOS LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN

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11. Defina tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipo documental. La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (véase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que más estamos familiarizados, es el expediente, está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo (véase Series con unidades documentales complejas).

El Expediente: Es un grupo de tipos documentales donde tienen un mismo asunto, este tienen una noción funcional y probatoria donde se conserva su integridad. Los expedientes se forman sucesivamente por documentos que se producen mediante el curso de los trámites, donde tienen una unión causa-efecto donde son ordenados de acuerdo con la secuencia respetando el orden original. En la gestión administrativa donde las instituciones materializan los expedientes son utilizados para diferentes “procesos jurídicos” la cual son las encargadas de ser justicia llamándolos los EXPEDIENTES. La ordenación de los expedientes “siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los

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documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.”

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La foliación. Es una condición para las transferencias primarias (Archivo de gestión al Archivo central). Del Archivo Central al Archivo Histórico. El procedimiento para la foliación de documentos se debe enumerar de manera sucesiva ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, etc. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha del folio. No subrayar tan fuerte para no dañar el documento, en los anexos impresos se enumeran en un solo folio. La foliación son series de agrupaciones de documentos en la cual no se deben separar tienen una secuencia donde se enumeran las hojas en un orden consecutivo dando numeración como 1 hasta infinito es importante en la organización de archivos. La foliación permite su ubicación rápidamente del documento (catálogos, guía e inventarios).

Se debe realizar la Depuración documental, teniendo en cuenta que se deben retirar las HOJAS EN BLANCO, las COPIAS IDÉNTICAS y los FORMATOS SIN DILIGENCIAR

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INFORMES DE GESTIÓN Marcado de Carpeta Colgante. Elaborar el marcado de la carpeta colgante para cada una de las series y/o subseries, de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación, utilizando el formato GDC-FO-03 (marbetes carpetas colgantes, versión 2).

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Clasificación Documental Series y Subseries. Identifique y agrupe en unidades documentales (carpetas) todos los tipos documentales pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.

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Principio de Orden Original. Ordene al interior de cada una de las unidades documentales (carpetas) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Marque cada Unidad Documental (carpeta), en la esquina superior derecha, con base en la Tabla de Retención Documental de su Dependencia (Series y Subseries), utilizando el formato GDC-FO-02 (marcado de carpetas, versión 2)

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Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios.

Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta

identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la

carpeta.

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Ordenación. Ordene cada una de las unidades documentales (carpetas), con base

en la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.

Depuración. Retirar de la Unidad Documental (carpeta) los documentos que no

tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados, Constancias, Colillas de

Fax.

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Foliación. Foliar cada una de las tipologías de las series y subseries documentales,

previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con

un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras,

empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la

carpeta y así sucesivamente.

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Ubicación Física. Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las

Series y Subseries documentales dentro de gavetas o cajas para archivo,

observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla

de Retención Documental.

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Identificación de Archivadores. • Identifique cada uno de los archivadores,

utilizando el Formato GDC-FO-04 (marcado de gavetas y archivadores, versión 2),

de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

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Clasificación Documentos de Apoyo. Una vez organizados los documentos de

archivo de la dependencia, aparecerán algunos documentos que no se pueden

ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo

que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la gestión de la

dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe de oficina

apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruyen y en constancia diligencian el

Formato Único de Inventario Documental GDC-FO-07 versión 2.

Ubicación Física: Documentos de Apoyo.

Una vez organizados los documentos de apoyo en orden alfabético, estos se

ubican físicamente dentro de las gavetas del archivador.

Nota: recordemos que primero debemos ubicar los documentos de archivo y luego

ubicamos los documentos de apoyo.

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el

cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser

generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las

series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo

Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o

vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Eliminación documentos de Apoyo. Eliminar los documentos de apoyo cuando

pierdan utilidad o vigencia Para la eliminación documental se debe diligenciar el

Formato Único de Inventario Documental GDCFO-07 Versión 2.

Inventario Documental. Elabore el inventario documental de los documentos de

archivo y apoyo, diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario

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Documental GDC-FO-07 versión 2, siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de

2002, y archive este documento en una carpeta dentro de los Documentos de

Apoyo, la cual podrá llamar Inventario Documental del Archivo de Gestión.

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12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Para realizar el ciclo se debe hacer con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica). La teoría del ciclo vital de los documentos sed planteó por primera vez en el año de 1947 por una Comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Se formuló una teoría basada principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son: Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene. Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta. Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

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Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años

Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

Al tener claro el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.” Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados” Serie:

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“Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”. Dentro de los procesos de clasificación entran en proceso las fases

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora que es el archivo de trámite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración, donde su uso y consulta se convierte en eventual o esporádica.

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha cumplido su periodo en trámite.

El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado dependerá de los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo

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establecido de acuerdo a la legislación (Catalogo de Disposición Documental) que le competa a la documentación, conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En ésta fase se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histórico o su baja documental.

Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación; estos pueden ser siguiente: Muestreo, Baja documental, Transferencia, y Traslado al archivo histórico En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros. Valores de documentos de acuerdo a su actividad

Archivo de Gestión Activa

VALORES PRIMARIOS

Archivo Central Semiactiva VALORES

PRIMARIOS

Archivo Histórico Inactiva

VALORES SECUNDARIOS

-Administrativo -Legal -Contable -fiscal -Técnico

-Administrativo -Legal -Contable -fiscal -Técnico

-Histórico -Cultural -Investigativo -Científico

El reglamento general de archivos define este concepto así: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”.

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13. Según el artículo 9° del decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto

1080) los procesos de la gestión documental son: planeación, producción,

gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos,

preservación a largo plazo, y valoración. Teniendo en cuenta estos procesos,

visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades

que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.

La Corporación Ayuda Humanitaria es una entidad sin ánimo de lucro la cual tiene

proyectos en colaboración con el Instituto Social de Vivienda y Habitad de Medellín

ISVIMED, entidad pública del gobierno municipal. Se tomará como ejemplo los

procesos que realizan allí en su programa de gestión documental.

Planeación y producción

Como bien lo dice el decreto 1080 del 2015 en su artículo 2.8.2.5.9, punto A y B, la

planeación, “comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos”

y la producción comprende “el estudio de los documentos en la forma de producción

o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso

en que actúa y los resultados esperados”. En lo que pude investigar sobre como

desarrollan el proceso de la planeación en la Corporación Ayuda Humanitaria, el

departamento de gestión de calidad es el encargado de diseñar los formatos,

planillas y documentos que se van a utilizar para el desarrollo de sus actividades,

con previa autorización del ISMIMED, han diseñado un aplicativo electrónico donde

el CAD y algunos líderes de ciertas dependencias pueden consultar y descargar

estos documentos normalizados para gestionar los respectivos tramites, el

aplicativo se llama Isolución.

Gestión y trámite

Una vez descargado el documento que se requiere, las dependencias encargadas

de realizar sus respectivos trámites, comienzan a gestionar y a desarrollar dicho

trámite con el ingreso de datos e información en los documentos que les

corresponde llenar y crear, previamente descargados del aplicativo Isolución. Con

estas actividades se comienza un proceso, el cual en cierta etapa determinada, se

reúnen todos los documentos creados en las diferentes dependencias y así se crea

un expediente.

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Organización

Este proceso se realiza mayormente en el centro documental de la entidad, ya que

allí es donde la mayor parte de la documentación generada por las dependencias,

es enviada para que se ingrese al expediente, en el CAD se crea el expediente, se

rotula y se archiva para atender las consultas y alimentar el expediente con nueva

documentación. Solo el área jurídica tiene la autorización de ingresar documentos

al expediente, pidiéndolo en préstamo y devolviéndolo una vez se ingrese la

documentación creada en su dependencia.

Transferencias

Después de un determinado tiempo, la resolución de los asuntos se hace presente,

es aquí donde el proceso del expediente termina su trámite, esta clase de

expediente se le conoce como “contrato cancelado por solución definitiva de

vivienda”. Una vez el expediente se considere como contrato cancelado, este se

archivara en el centro documental por un año, ya que el expediente aún sigue siendo

consultado por algunas dependencias de la entidad. Pasado un año, el expediente

es transferido al ISVIMED, que es donde está el archivo central. Las transferencias

documentales, se hacen conforme está estipulado en el minimanual N° 4 del Archivo

General de la Nación y llenando el formato único de inventario documental.

Disposición de documentos

Este proceso se realiza en el ISVIMED, ya que el expediente una vez finalizado su

trámite y conservado en el centro documental de la corporación por un año, es

transferido al archivo central, que como ya se ha mencionado, está en el ISVIMED.

Lo que se realiza en la Corporación Ayuda Humanitaria referente a la selección, es

el retiro de copias y e instrumentos de control que no afectan en ninguna manera el

trámite.

Preservación a largo plazo

Las acciones que se toman con miras a preservar la documentación en la

Corporación Ayuda Humanitaria son:

- El centro documental está ubicado en un lugar estratégico donde las dependencias

que tienden a consultar más los documentos están más cerca de él.

- Las estanterías son las recomendadas para almacenar la documentación.

- Se tiene en cuenta la temperatura del cad ya que se distribuyen por todo el centro

documental ventiladores para mitigar el exceso de calor en las horas más críticas.

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- Constantemente se hace limpieza a las estanterías para evitar la contaminación y

el exceso de polvo.

- Si por alguna razón las carpetas están en mal estado, se cambian para proteger

la documentación del expediente.

- En el centro documental se prohíbe el ingreso de comida y alimentos líquidos para

evitar posibles accidentes de derrame hacia la documentación.

- El paso de personal al centro documental está restringido por razones de

seguridad y de conservación.

- Las instalaciones eléctricas son adecuadas y están respectivamente canalizadas

evitando posibles cortos circuitos.

- En el centro documental hay un extintor con agentes químicos adecuados para

mitigar posibles conatos de incendios y evitar el máximo deterioro posible da la

documentación.

- En el momento se está llevando a cabo el proceso de digitalización con miras a

consultar los documentos de manera electrónica y así evitar la manipulación física

del expediente evitando su deterioro.

Valoración

Todos los documentos que se generan en la Corporación Ayuda Humanitaria, tienen

valores primarios, ya que estos atiende a una necesidad administrativa con miras a

la resolución de sus asuntos, además, la documentación al ser transferida a otra

entidad (al ISVIMED), no se tiene conocimiento de la valoración que le dan en su

respectiva tabla de retención o si dicha información está destinada a conservarse

de manera definitiva, alcanzando valores secundarios.

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14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cuáles son los procesos de la gestión documental que

se desarrollan en cada fase (archivo de gestión, archivo central e histórico).

Los archivos se clasifican en tres fases o momentos, además de contener algunos

procesos que deben cumplir, a continuación se describirán las etapas de los

archivos y los procesos que interactúan en cada una de estas etapas.

Archivo de gestión

Según lo definen el acuerdo 027 de 2006, el archivo de gestión es el “Archivo de la

oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua

utilización y consulta administrativa.” En esta etapa del archivo se desarrollan los

siguientes procesos:

Planeación

En este proceso los documentos se valoran y se analizan en todos sus contextos

con el propósito de analizar su logro legal, funcional y archivístico.

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Producción

Aquí se analiza la forma de producción o ingreso de datos que va a tener el

documento, además se analiza quien lo producirá y que objetivo tendrá.

Gestión y trámite

En este proceso, es cuando el documento comienza a generar un trámite y cumple

el objetivo para el cual fue creado, además de analizar su forma de consulta y

recuperación, todo esto hasta la resolución de los asuntos.

Organización

En este proceso la documentación se describe, se organiza y se ubica de tal manera

que su recuperación, consulta y seguimiento sea coherente practico y eficaz.

Transferencia

En este proceso, se realizan varias actividades para transferir la documentación de

una fase del archivo a otra, cumpliendo con una serie de requisitos y estándares

establecidos para poder realizar dicha transferencia. Uno de los objetivos

principales de este proceso es optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando

la aglomeración de documentos en las oficinas o el centro documental,

principalmente se transfieren los documentos cuyo uso es poco frecuente.

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Disposición de documentos

Según lo describe el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto

1080), “selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación de acuerdo a lo

establecido en las TRD o en las TVD”.

Valoración

En este proceso los documentos son valorados según su función, los cuales pueden

tener valores primario o secundarios. Este proceso es aplicable a todos los demás

procesos de la gestión documental.

Archivo central

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El acuerdo 027 de 2006 describe el archivo central de esta manera, “Unidad

administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión

y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y

cuando su consulta es constante.” En esta etapa del archivo se manifiestan y se

desarrollan los siguientes procesos:

- Organización

- Transferencia

- Disposición de documentos

- preservación a largo plazo

- valoración

Archivo histórico

Se define como archivo histórico en el acuerdo 027 de 2006 de la siguiente manera,

“Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe

conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la

ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos

históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación”.

En esta fase del archivo se desarrollan los siguientes procesos:

- Organización

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- Disposición de documentos

- Preservación a largo plazo

- Valoración

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su

producción.

- El primer documento es: Un expediente elaborado en la corporación ayuda

humanitaria

Esta entidad necesita recoger ciertos datos de una familia en condiciones de

vulnerabilidad y que habitan en una zona de riesgo, esto, con el objetivo de poder

brindarles un auxilio o subsidio de arrendamiento temporal hasta que se les dé

solución definitiva de una vivienda digna. Para ello, elabora un documento en el cual

se registrará toda la información sobre las condiciones de habitabilidad de dicha

familia, se registran todos los datos personales e información general del lugar

donde habitan, esta planilla tiene como nombre “ficha social”

El encargado de elaborar este documento es un tecnólogo en promoción social, este

visita el lugar donde habita la familia y realiza una encuesta, la cual se registra en

la ficha social. Una vez elaborado este documento, pasa a ser parte de un

expediente donde hay documentos relacionados con la aprobación del subsidio, es

aquí donde comienza el trámite de este documento ya que es revisado y aprobado

por un abogado, si el caso de la familia es viable, se les empieza a pagar el subsidio

de arrendamiento temporal, esto se hace cada tres meses hasta que les otorga una

vivienda de interés social. Durante todo este proceso el expediente es consultado

por varias dependencias de la entidad, además cada tres meses el expediente es

alimentado con más documentos a medida que va evolucionando el proceso, es por

eso que el expediente se conserva en el archivo de gestión.

Cuando la familia ha sido favorecida y se le ha otorgado una vivienda, el expediente

pasa a llamarse “contrato cancelado por solución definitiva de vivienda”, en esta

etapa del trámite el expediente es conservado en el archivo de gestión por un año,

luego es transferido al archivo central, este archivo central está a cargo del Instituto

Social de Vivienda y habitad de Medellín, aquí la Corporación Ayuda Humanitaria

pierde todo contacto con el expediente ya que pasa a ser responsabilidad del

ISVIMED.

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- El segundo documento es un acta de comité de la empresa g4s data

sucursal Medellín.

Cada mes, el comité técnico de la empresa, se reúne con el objetivo de elaborar

planes estratégicos para la venta de productos y soluciones en todo lo que tiene

que ver con la administración documental, una vez terminada la reunión y elaborada

el acta, el documento pasa al archivo de gestión y es conservado durante 2 años ya

que con estas actas se realizan informes trimestrales y anuales. Estos tiempos

están establecidos en su respectiva Tabla de Retención. Una vez cumplido el

tiempo, el acta pasa al archivo central, el cual está en la sede principal ubicada en

la ciudad de Bogotá, esto quiere decir que cada dos años las actas de comité son

enviadas en transporte de seguridad desde la sucursal Medellín a la sede principal

de Bogotá.

- El tercer documento es una comunicación oficial recibida y dirigida a la

empresa XM. Filial de isa.

Para la VIII conferencia internacional de energía renovable, que fue celebrada en el

palacio de las convenciones en la Habana, varios directivos e ingenieros de la

empresa XM, fueron invitados a participar en ella. La carta de invitación, que es una

comunicación oficial, se recibe en el centro documental de esta entidad, aquí es

radicada, se guarda la original y la copia es remitida a sus respectivos destinatarios.

Por el alto volumen de este tipo de documentos que entran a la entidad, anualmente

se transfieren al archivo central, el cual es una entidad outsourcing que presta

servicios de almacenamiento y administración de documentos. Si por algún motivo

una comunicación debe ser consultada y esta fue transferida al archivo central, se

hace el respectivo requerimiento para que esta entidad realice el envío del

documento lo más pronto posible.

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16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases o etapas.

Primero que todo, identificaremos las fases o etapas de los documentos, las cuales son:

Archivo de gestión

Según lo definen el acuerdo 027 de 2006, “Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.” En el archivo de gestión, es donde los documentos son elaborados con el fin de cumplir y dar solución a una necesidad mediante un trámite, estos permanecen en el archivo de gestión hasta que el trámite haya finalizado o hasta que su consulta por parte de las oficinas productoras u otras dependencias deje de ser frecuente. En esta fase del archivo los documentos tienen un valor primario, que pueden ser:

- Administrativo - Contable - Fiscal - jurídico - Legal - técnico - testimonial

Una vez los documentos hayan finalizado el trámite y su consulta sea muy poco frecuente, los documentos pueden pasar entonces a la segunda fase que es el archivo central.

Archivo central

La definición que da el acuerdo 027 de 2006 para este archivo es, “Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.” El objetivo principal en esta etapa, es conservar la documentación por un determinado tiempo, según lo establecido en las Tablas de Retención, ya que continúan siendo vigentes. En esta fase del archivo los documentos se conocen como semiactivos y sus valores siguen siendo primarios, luego de cumplir el tiempo establecido por las TRD, los documentos pasan a la tercera etapa.

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Archivo histórico

el glosario del acuerdo 027 de 2006, define este archivo de la siguiente manera “Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación”. Cuando la documentación pasa a esta fase del archivo, la documentación se conserva definitiva y permanentemente con el objetivo de servir como fuente de investigación y testimonio para las futuras generaciones. En el archivo histórico los valores de los documentos son secundarios, los cuales son:

- culturales - históricos - científicos

17. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los acuerdos

03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

- Se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del AGN.

- Este comité es el responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y velar por su conservación permanente.

- Entre los integrantes más destacados que conforman el comité estarán:

el director de patrimonio del ministerio de cultura

un representante de los investigadores del AGN

un historiador designado por la academia colombiana de historia

un archivista designado por el colegio colombiano de archivistas

- Algunas de las funciones más relevantes del comité evaluador de documentos son:

servir de órgano asesor del AGN para estudiar los asuntos relativos al valor

secundario de los documentos y emitir un concepto sobre las consultas

relacionadas con los tiempos de conservación, sobre los valores

testimoniales, informativos, culturales, científicos e históricos de los

documentos que hacen parte de los archivos de las entidades públicas.

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Pronunciarse sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por

las entidades públicas y atender las objeciones presentadas por los

ciudadanos a la eliminación de dichas listas.

Promover las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y

evitar las prácticas que atenten contra la preservación y conservación del

mismo.

Acuerdo 04 de 2013

- Modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,

aprobación e implementación de las TRD y las TVD.

- Este acuerdo aplica a las entidades del estado de orden nacional, departamental,

distrital y municipal, también aplica a las entidades privadas que cumplen funciones

públicas.

- Las TRD y las TVD, deberán ser elaboradas por profesionales en diferentes

disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería

industrial, entre otras.

- Tanto las TRD como las TVD deben llevarse a cabo a partir de los cuadros de

clasificación documental de cada entidad, siguiendo la estructura orgánico–

funcional de esta.

- Se presentan los casos en los cuales las tablas de retención deben actualizarse.

- Se presentan los procedimientos que se deben cumplir para la eliminación de

documentos basada en la tabla de retención.

Acuerdo 05 de 2013

- Se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción

de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas.

- Dichas entidades deben de elaborar el cuadro de clasificación documental en los

que se representan los siguientes niveles:

▪ Fondo ▪ Serie ▪ Subfondo ▪ Subserie ▪ Sección ▪ Unidad documental compuesta ▪ Subsección ▪ Unidad documental simple

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- Se dan las pautas para la clasificación documental en los archivos de gestión,

central y el archivo histórico.

- La ordenación se hará teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden

original e integridad de los fondos.

- La consulta y visualización de los fondos documentales, deben de estar

disponibles a toda la ciudadanía mediante instrumentos de descripción a través

de sus páginas web.

- Se presentan los instrumentos de descripción archivísticos como son:

▪ Censo ▪ Catalogo ▪ Inventario ▪ Índice

- Se presentan las áreas de descripción que se deben registrar según las

necesidades de cada entidad, las cuales son:

▪ Área de identificación ▪ Área de documentación asociada ▪ Área de contexto ▪ Área de notas ▪ Área de contenido y estructura ▪ Descriptores con funciones ▪ Área de condiciones de acceso ▪ Área de control de la descripción

- Se dan los pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental.

- Se presentan pautas y principios para implementar sistemas automatizados de

descripción documental.

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CONCLUCIONES

Con este trabajo se aprendió a establecer la clasificación, ordenación y descripción documental y la función que tiene cada uno de estos, como parte de un gran engranaje en los procesos administrativos de gestión y jurídico el que toda unidad documental debe reglamentar a partir de los lineamientos que se fijan por la ley y por los controles que establece el AGN.

También nos permitió conocer cómo se clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos que se desarrollan en cada

fase del archivo, otro tema interesante fue tener la oportunidad de conocer los

lineamientos generales y más relevantes de algunos acuerdos que hacen

referencia al comité evaluador de archivo del AGN, aspectos importantes sobre

las TRD y las TVD y sobre los criterios básicos de la clasificación, descripción y

ordenación documental, Información crucial que debemos tener en cuenta en

nuestra labor como profesionales y gestores de la información.

Llama la atención de este cuestionario teórico-práctico y que a pesar de que se

encuentra mucha información en diferentes fuentes, hay que saber entender que

todos los documentos pueden cambiar su fin de acuerdo su misión para la cual

fueron generados.

Nos pareció que el trabajo llena todas las expectativas de aprender el ciclo vital

de la documentación en las unidades documentales.

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Acuerdo AGN 005 del 15 de marzo de 2013. “Por la cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. Recuperado en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf Archivo General De La Nación. Cartilla de Clasificación Documental, Bogotá D.C., 2001. Recuperado de: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

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