CIERRE CONTABLE

Pasos a seguir para un Cierre al 100%

PRESENTACIÓN

En cumplimento de la presentación a la DNCP de los Estados Financieros y Presupuestarios, año a año las Instituciones Públicas (GL, GR y GN) transmiten a través del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF su Información Contable para la Preparación de la Cuenta General de la República.

PRESENTACIÓN

Como Ejecutora permite realizar TODOS los REGISTROS de Información Contable, levantar Observaciones y Llenar los Formatos de Cierre.

Como Pliego SÓLO integra la información registrada como Unidad Ejecutora.

I. CONSIDERACIONES GENERALES:

I.I Módulo AdministrativoI.II Módulo Contable

I.I MÓDULO ADMINISTRATIVO

Registros en Estado APROBADO al 100%, Para ello ingresar a menú Reportes=>SIAF=>Formatos Siaf.

I.I MÓDULO ADMINISTRATIVO

No deben existir MODIFICACIONES al Registro SIAF en estado diferente de APROBADO. Se verifica en menú Registro=> Modificación => (De registro SIAF, De RUC, De Tipo de Anulación, De Contratos, De Secuencia TO).

I.I MÓDULO ADMINISTRATIVO

Se debe consignar la FECHA que entrega los Documentos Emitidos (ya sean Cheques Girados o Cartas Ordenes), de tal manera que sincere las Cuentas de Orden. Este registro se hace en el Menú Registro=>Documentos Emitidos.

I.II MÓDULO CONTABLE

Contabilización al 100% de los Registros Administrativos, se verifica en el Menú Registro=>Contabiliza=>Registros Administrativos.

I.II MÓDULO CONTABLE

Contabilización al 100% de los Documentos Entregados (Cuentas de Orden) en relación a los Cheques girados y Cartas Ordenes entregadas. Se verifica en Registro=>Contabiliza=>documentos Entregados.

I.II MÓDULO CONTABLE

Cruzar que los Saldos de la Cuenta 8501 cuadre exactamente con el EP-1 (Total Ingresos-RO) y la Cuenta 8601 cuadre exactamente EP-1 (Total Gastos).

LUEGO DE HABER MAYORIZADO

FINANCIERAMENTE HASTA

DICIEMBRE

LUEGO DE HABER MAYORIZADO

PRESUPUESTALMENTE HASTA MES

CIERRE

II. PASOS PARA INICIAR CIERRE

II.I Mayorizar hasta el Mes Cierre, Detectar y Levantar las Inconsistencias.

II.II Notas Contables de Traslado.

II.III Notas Contables de Cierre.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Validar Contabilización

Mayorizar Cuentas, Validar Saldos

Pre Cierre

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Validar Contabilización

(1)Detecta los Registros NO Contabilizados.(2)Detecta los Registros que NO ha Contabilizado la Fecha de Entrega (Cheques y Carta Orden).(3)Detecta Posibles errores de Cuadre por problemas de Data.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

¿ Cómo LEVANTAR Observaciones de validación de Contabilización?

(1) Ingresar al Módulo Contable y Contabilizar los Expedientes que FALTAN.

(2) Ingresar a Contabilizar Documentos Entregados y Contabilizar TODOS los Cheques y Cartas Ordenes Entregadas.

(3) Descontabilizar y Contabilizar Nuevamente el expediente, o volver a grabar la Nota Contable.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Mayorizar Cuentas, Validar

Saldos

(1) Valida que las Cuentas Inactivas no Tengan Saldo.

(2) Valida que las cuentas tengan Saldo solo a nivel Detalle.

(3) Valida que las cuentas no tengan saldo contra su naturaleza.

4. Valida que la Estimación, Desvalorización, Depreciación, y Amortización no Sean Mayor al Saldo de la Cuenta del Activo.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

¿ Cómo LEVANTAR Observaciones de Mayorización y Validar Saldos?

(1) Verificar el Menú Consultas=>Plan Contable que la Cuenta este INACTIVA, si corresponde a un mes “abierto” descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente.

(2) Verificar el Menú Consultas=>Plan Contable el Nuevo detalle de la Cuenta Contable, si corresponde a un mes “abierto” descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente.

(3) Verificar el Menú Consultas=>Plan Contable la naturaleza de la Cuenta respectiva, si corresponde a un mes “abierto” descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente.

(4) Se recomiendo ingresar al Menú Reportes=>Libros Auxiliares=> Auxiliar Estándar y Analizar los asientos que descuadran las Cuentas.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Realiza las Funciones de los dos botones previos de Validar Contabilización y Mayorización de Cuentas, Validar Saldos.

Pre Cierre

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

Al Cierre del ejercicio, Contabilidad debe realizar los Traslados necesarios según la naturaleza de sus operaciones y los Saldos de sus Cuentas.

En el SIAF, debe utilizar:

Código: 120000 – Regularización Patrimonial

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(1)120000 – 002 Traslado del Saldo ACREEDOR de la Cuenta Hacienda Nacional Adicional a la Hacienda Nacional.

120000 – 003 Traslado del Saldo DEUDOR de la Cuenta Hacienda Nacional Adicional a la Hacienda Nacional

Se traslada el Saldo del AÑO ANTERIOR (2009) . Para ello podemos ver el Balance Comprobación del Año Anterior ó El Asiento de Apertura del Año Actual ó Balance de Comprobación Año Actual.

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(2)120000 – 007 Traspasos y Remesas RECIBIDAS (Acreedor) a Hacienda Nacional Adicional.

120000 – 008 Traspasos y Remesas ENTREGADAS (Deudor) a Hacienda Nacional Adicional.

Se traslada el Saldo Recibido en el AÑO ACTUAL (2010) . Para ello podemos ver el Balance Comprobación.

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 – 006 Traslado a Resultado de Operación

Consiste en ir Saldando los Ingresos y Gastos de Operación, Para ello utiliza la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 – 005 Traslado EL Resultado de Operación al Resultado del Ejercicio

Se utiliza para saldar la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 – 005 Traslado a Resultado del Ejercicio

Traslada Otros Ingresos y Gastos de la Institución (Financieros), Para ello utiliza la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 – 005 Traslado a Resultado ACUMULADOS

El Resultado del Ejercicio deberá incorporarse al Resultado ANUAL, a la Cuenta del Balance General

II.III NOTAS CONTABLES DE CIERRE

Al Cierre del ejercicio, Contabilidad debe Saldar (dejar en cero) todas las Cuentas Contables: Patrimoniales, De Orden y Presupuestarias.

En el SIAF, debe utilizar:

Código: 130000 – Asientos de Cierre

III. LLENADO DE FORMATOS

III.I LLenado de Estados Financieros (Validaciones).III.II LLenado de Anexos Financieros (Validaciones).

III.I LLENADO DE EEFF

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto – EF3

Son los datos que llegan con la Versión automáticamente del Año anterior 2009.

Copiar lo montos de las Notas de Traslado.

Cuadrar columna a columna y fila a fila con el Balance General.

III.I LLENADO DE EEFF

Estado de Flujos de Efectivo – EF4

Se ha creado una nueva columna para reclasificar los Saldos recibidos con la Versión a fin de regularizar posibles errores en el formato.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros (De AF1 hasta AF6)

Valida con el Apertura

Valida con el HT1 - Constructivo

El Saldo NETO o TOTAL valida con el Rubro correspondiente en el EF-1

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-7

Para llenar rápidamente este formato se recomienda cruzar o tomar los datos del EF3.

El Total FINAL debe cuadrar con la Cuenta Hacienda Nacional Adicional del Balance General EF1.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-8 , AF - 8ª, AF-12 y AF-13

Son Formatos Automáticos , sólo si se tienen Saldo en las cuentas Contables respectivas, mostrará el Reportes.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-9

A pesar de NO tener validaciones en el Sistema, la DNCP hace cruce de cuentas para este Formato.El Neto Girado se

toma con el lado Debe de la cuenta 2105. (Libro Análisis Cuenta Registro)

El Neto Pagado se toma con el lado Haber de la cuenta 2105. (Libro Análisis Cuenta Registro)

Recomendaciones

* Se recomienda,