Clase 3 safe adm financiera del estado y administración de fondos

Septiembre 2015Septiembre 2015• Carlos EcheverríaCarlos Echeverría

• Ingeniero Comercial y PeriodistaIngeniero Comercial y Periodista• MBA Y MBA Y PMPPMP

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““CURSO Administración CURSO Administración Financiera y Administración Financiera y Administración

de Fondos Fijos”de Fondos Fijos”PRESENTACION Y GENERALIDADESPRESENTACION Y GENERALIDADES

Ley Orgánica de la Ley Orgánica de la Administración Financiera Administración Financiera

del Estado (Decreto Ley del Estado (Decreto Ley N°1.263 de 1975).N°1.263 de 1975).

• El Sistema de Administración Financiera El Sistema de Administración Financiera del Estado es el del Estado es el conjunto de procesos conjunto de procesos

administrativosadministrativos que permiten la obtención que permiten la obtención de recursos y su aplicación al logro de los de recursos y su aplicación al logro de los objetivos del Estado (art 1° DL N° 1.263). objetivos del Estado (art 1° DL N° 1.263).

Concepto.

NOTA: Todo sistema involucra la interacción de procesos en forma organizada, coherente en función de objetivos predeterminados. Dichos procesos y sus interacciones, se regulan por principios, normas y procedimientos, y tratándose del ámbito público como en este caso, se agregan los órganos o entidades responsables de su funcionamiento.

• El Sistema de Administración Financiera del Estado comprende los servicios e instituciones siguientes, los cuales para estos efectos, se entenderá por Sector Público (la Ley los enumera).

• Asimismo, comprende en general, a todos los servicios e instituciones de la Administración Centralizada y Descentralizada del Estado, aun cuando no estén incluidos en la enumeración precedente.

• Asimismo, no será aplicable este inciso a las Universidades de Chile y de Santiago de Chile (art 2° DL N°1.263).

Cobertura.

Sector Centralizado: Los servicios públicos centralizados se caracterizan por:

• Actúan bajo la personalidad jurídica y con los bienes y recursos del Fisco y dependen del Presidente de la República a través del ministerio correspondiente.

Sector Descentralizado: Los servicios públicos

descentralizados se caracterizan por: • Actúan con personalidad jurídica y patrimonio propio que la

ley les asigna y están sometidos a la supervigilancia del Presidente de la República a través del ministerio respectivo.

Entes de la Administración del Estado:

PROCESOS SAFE:PROCESOS SAFE:

Procesos del Sistema de Administración Procesos del Sistema de Administración Financiera del Estado. Financiera del Estado.

PRESUPUESTO

ADMINISTRACION DE FONDOS

ADMINISTRACION DE DEUDA

CONTROL FINANCIERO

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1° Sistema Presupuestario:1° Sistema Presupuestario:

Procesos SAFE.

Este sistema, estará constituido por un programa financiero de mediano plazo y por presupuestos anuales debidamente coordinados entre si.

Este programa financiero, es un instrumento de planificación y gestión financiera a tres o mas años plazo del sector publico elaborado por la Dirección de Presupuestos. Este comprende previsiones de ingresos, gastos, créditos internos y externos, inversiones publicas y necesidades de personal. Asimismo una estimación del Balance Estructural del Sector Publico, el que será calculado anualmente por la Dirección de Presupuesto.

Sistema Presupuestario:Sistema Presupuestario:

Procesos SAFE.

El Presupuesto del Sector Publico, consiste en una estimación financiera de El Presupuesto del Sector Publico, consiste en una estimación financiera de los ingresos y gastos para un año dado (Art. N°11).los ingresos y gastos para un año dado (Art. N°11).

El ejercicio presupuestario coincidirá con el año calendario. Y dichas cuentas, El ejercicio presupuestario coincidirá con el año calendario. Y dichas cuentas, quedaran cerradas al 31 de Diciembre de cada ejercicio; y los ingresos que se quedaran cerradas al 31 de Diciembre de cada ejercicio; y los ingresos que se perciban con posterioridad se incorporaran al presupuesto siguiente. A partir perciban con posterioridad se incorporaran al presupuesto siguiente. A partir del 1° de Enero de cada año no podrá efectuarse pago alguno, sino con cargo del 1° de Enero de cada año no podrá efectuarse pago alguno, sino con cargo al presupuesto vigente (Art.12).al presupuesto vigente (Art.12).

El Presupuesto deberá quedar totalmente tramitado a mas tardar el 1° de El Presupuesto deberá quedar totalmente tramitado a mas tardar el 1° de Diciembre del año anterior a su vigencia (Art. N°14).Diciembre del año anterior a su vigencia (Art. N°14).

Sistema Presupuestario:Sistema Presupuestario:

Procesos SAFE.Procesos SAFE.

Los contratos de estudios para inversiones, de ejecución de obras y de adquisición de materiales y maquinarias, podrán celebrarse para que sean cumplidos o pagados en mayor tiempo que el del año presupuestario o con posterioridad al termino del respectivo ejercicio. Pero en estos casos, podrán efectuarse en el año presupuestario vigente, imputaciones parciales de fondos. El servicio publico correspondiente solo responderá de las inversiones hasta la concurrencia de los fondos (Art. N°19 bis).

Los compromisos pendientes de pago al 31 de Diciembre de cada año serán cancelados con cargo al nuevo presupuesto. En todo caso los servicios públicos comunicaran a la Contraloría General de la Republica, estos compromisos impagos al 31 de Diciembre de cada año. (Art. N°24), al igual que los ingresos devengados y no percibidos, al 31 de Diciembre de cada ejercicio (Art. N°25).

2° Procesos Administración de Fondos:2° Procesos Administración de Fondos:

Procesos SAFEProcesos SAFE.

Se entiende por Administración de Fondos el proceso consistente en la obtención y manejo de los recursos financieros del Sector Público y de su posterior distribución y control, de acuerdo a las necesidades de las obligaciones públicas determinadas en el presupuesto (Art. 6°).

Este proceso responde a la necesidad de obtener un mejor aprovechamiento de los recursos del Estado y racionalizar su distribución a los Servicios e Instituciones del Sector Público.

Definición:

Objetivo:

Proceso Administración de Fondos: “Régimen de Proceso Administración de Fondos: “Régimen de Recaudación, Pago y Reintegro. Recaudación, Pago y Reintegro.


Este régimen menciona que todos los ingresos del Sector Publico, será efectuado por el Servicio de Tesorería, salvo las que constituyen entradas propias de los servicio (Art. N°30).

Todos estos ingresos del Sector Publico, deben depositarse en el Banco del Estado, en una Cta. Cte. denominada “Cuenta Única Fiscal”.Esta Cta. Cte. Se subdividirá en “Cuenta Principal, mantenida por la Tesorería, y en Cuentas Subsidiarias , destinadas a los distintos servicios (Art. N°32).

La Tesorería General de la Republica podrá mantener cuentas bancarias en el Banco Central de Chile, ya sea en moneda nacional o extranjera (Art. N°33).

3° Proceso Administración de Deuda o Crédito Publico:3° Proceso Administración de Deuda o Crédito Publico:


Es la capacidad que tiene el Estado para contraer obligaciones internas o externas a través de operaciones tendientes a la obtención de recursos. La deuda pública, estará constituida por aquellos compromisos monetarios adquiridos por el Estado derivados de obligaciones de pago a futuro o de empréstitos públicos internos o externos (Art. N°39).

La regulación de los niveles de endeudamiento que pueden alcanzar tanto el estado como cada una de las entidades que lo conforman.

Definición:

Objetivo:

Proceso Administración de Deuda o Crédito Publico:Proceso Administración de Deuda o Crédito Publico:


Deuda Publica Directa: Constituida por el fisco y demás servicios comprometidos directamente con el pago.

Deuda Publica Indirecta: Es aquella que cuenta con la garantía o aval del Estado o de algún organismo del Sector Público autorizado legalmente para otorgarlo y en la que el deudor principal es una persona natural o jurídica del sector privado.

Clasificaciones de la Deuda Publica (Art. N°40):

Deuda Publica Externa: Es aquella en que se conviene obligaciones con otro Estado u organismo internacional o con cualquier persona natural o jurídica sin residencia ni domicilio en Chile y cuyo cumplimiento es exigible fuera del territorio Nacional (Art N°41).

Deuda Publica Interna: Es aquella que contrae el Estado con personas naturales o jurídicas de derecho publico o privado, residentes o domiciliadas en Chile, la cual es exigible dentro del territorio nacional (Art. N°42).

NOTA: El contralor General de la Republica, refrendara todos los documentos de deuda publica que se emitan, ningún documento de deuda publica será valido sin esta refrendación (Art. N°46).EL Ministerio de Hacienda fiscalizara la adecuada utilización de dicho crédito (Art. N°50).

4° Proceso Contabilidad Gubernamental:4° Proceso Contabilidad Gubernamental:


La Contabilidad Gubernamental, es el conjunto de normas, principios y procedimientos técnicos, dispuesto para recopilar, medir elaborar, controlar e informar todos los ingresos y gastos y otras operaciones del Estado (Art. N°63).

La Contabilidad Gubernamental, es integral y aplicable a todos los organismos del Sector Publico, es uniforme en cuanto a normas, principios y procedimientos, plan de cuentas , estados e informes financieros (Art. N°64). La Contraloría General de la Republica, llevara la contabilidad de la nación (Art. N°65).

Definición:

Proceso Contabilidad Gubernamental:Proceso Contabilidad Gubernamental:


Los servicios públicos deberán elaborar al 31 de Diciembre de cada año, un Balance de Ingresos y Gastos y un estado de situación financiera. Dichos estados se enviaran a Contraloría General de la Republica y a la Dirección de Presupuesto (Art. N°68).

Corresponderá a la Contraloría General de la Republica elaborar estados consolidados sobre.1.Situación Presupuestaria.2.Situación Financiera3.Situación Patrimonial

NOTA: Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría General de la Republica podrá elaborar otros estados financieros y/o analíticos que se requiera para una mejor información.

5° Proceso Control Financiero:5° Proceso Control Financiero:


Comprende todas las acciones orientadas a cautelar y fiscalizar la correcta administración de los recursos del Estado. Verifica fundamentalmente el cumplimiento de los fines, el acatamiento de las disposiciones legales y reglamentarias y la obtención de las metas programadas por los servicios que integran el Sector Público (Art. N°51).

Le corresponde a la Contraloría General de la Republica, el control financiero del Estado (Art. N°52).

Definición:

Proceso Control Financiero:Proceso Control Financiero:Procesos SAFE.

La Contraloría General de la Republica, podrá exigir a los servicios públicos sujetos a su fiscalización los informes necesarios que le permitan la comprobación de los ingresos y gastos (Art. N°53).

Corresponde a Contraloría el examen y juzgamiento de las cuentas de los organismos del sector publico (Art. N°54).

Los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado, deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones (Art. N°55).

Para los efectos del control financiero y del examen de cuentas, la Contraloría General de la Republica podrá solicitar al Banco del Estado de Chile los cheques pagados con cargo a la cuenta principal y/o cuentas subsidiarias.

FUNDAMENTOS DE LA TEORÍA CONTABLE

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD - ELEMENTOS DE CONTABILIDAD GENERAL


1.1. Visión Global de Organización

Organización

Unidad Económica

Recursos:FinancierosHumanos y Materiales

Logro de Objetivo

s

Interrelación con elementos económicos,

sociales, políticos y culturales


1.3. La Contabilidad : Relación con la Economía y la administración

Contabilidad

Hechos Económicos

Administración


Definiciones y Campos de Aplicación de la Contabilidad"la doctrina contable" y "rama contable".

"la Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son, cuando menos en parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados".

"a la Contabilidad se le ha llamado el lenguaje de los negocios y aunque algunos se oponen a esta definición, encontraremos que la tarea de aprender Contabilidad viene a ser esencialmente la misma que implica el estudio de un nuevo idioma".


Fases de la Contabilidad

Recopilación de datos básicos

Análisis y clasificación de las operaciones realizadas

Preparación de los estados financieros

Registro de las operaciones

Análisis de la Información contable

Proyección de la Información contable


La Contabilidad General como Fuente de InformaciónExactitud

Veracidad, de manera que pueda confiarse en ellas

Amplitud adecuada al nivel que las requiera

Oportunidad, en términos que esté disponible cuando se precisan

Económica, es decir, que se obtenga al menor costo posible en función de las necesidades que satisfacen


Tipos de Información Contable

CONTABILIDAD FINANCIERA

CONTABILIDAD DE GERENCIA

CONTABILIDAD PÚBLICA O GUBERNAMENTAL

CONTABILIDAD TRIBUTARIA

CONTABILIDAD DE COSTOS

CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA


Principales Reguladores de la Información Contable - Financiera

Servicio de Impuestos Internos

Colegio de Contadores de Chile

Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras

Superintendencia de Valores y Seguros


Algunos Conceptos Contables

Activos: las cosas de valor (esto es, derechos de propiedad tangible o intangible)

Bienes físicos - Deudas a favor - Valores intangibles

Pasivos: Los derechos que se tienen sobre los activos.Existen dos clases de pasivos:

Participaciones de terceros - Participaciones del o de los propietarios de la empresa

ACTIVOS = PASIVOS



Gastos y desembolsos. Los gastos significan reducciones en las participaciones del propietario derivado de la operación de la empresa en un período contable específico. Los desembolsos ocurren cuando se adquieren servicios o activos mediante pagos en efectivo, la entrega de otros activos o la creación de pasivos

Ingresos y entradas de dinero. Los ingresos significan aumentos en las participaciones del o de los propietarios, derivados de la operación de la empresa en un período contable específico. Las entradas de dinero pueden corresponder o no a ingresos del período.



Balance General: Puede decirse que corresponde a la fotografía de la empresa, con los activos y pasivos existentes en ese instante. El balance general suele denominarse también "estado de situación financiera".

Estado de pérdidas y ganancias. muestra en detalle los diferentes gastos e ingresos habidos durante un período contable específico. La diferencia entre estos gastos e ingresos corresponde a la utilidad o pérdida del ejercicio, la cual figura en un solo renglón en el balance general. El estado de pérdidas y ganancias suele designarse como "estado de operaciones", "estado de resultados" y "estado de rendimientos económicos".



Cuentas. Son las partes constitutivas del activo, pasivo, gastos e ingresos. A medida que transcurre el tiempo suceden hechos financieros y económicos que modifican los valores que representan. En la práctica contable cada cuenta se divide en dos partes: debe y haber. El debe corresponde al lado izquierdo y el haber al lado derecho.

Cualquier cuenta de Activo Cualquier cuenta de Pasivo

DEBE HABER DEBE HABER

+Aumenta la

responsabilidad

-Disminuye la

responsabilidad

+Disminuye el

derecho

-Aumenta el

derecho



Cualquier cuenta de Gasto Cualquier cuenta de Ingreso

DEBE HABER DEBE HABER

+Aumenta

-Disminuye

+Disminuye

-Aumenta

Teneduría de Libros. La teneduría de libros es parte de la Contabilidad. Hoy, más que ayer, se le conoce como procesamiento de datos, es decir el registro de las transacciones, la fase que se ocupa para registrar los hechos contables.


Documentos de Uso Común en las Empresas

1. Comprobante de Traspaso2. Facturas3. Notas de Débito Tributarías4. Notas de Créditos Tributarías5. Guía de Despacho6. Hoja de Entrada de Materiales7. Hoja de Salida de Materiales (Vales de Consumo)8. Tarjetas Control de Tiempos9. Solicitudes de cotización10.Ordenes de Compras11.Ordenes de Pago


PRINCIPIOS CONTABLESPRINCIPIOS CONTABLES: : En estos principios se muestra los En estos principios se muestra los objetivos primarios de la contabilidad y las características que objetivos primarios de la contabilidad y las características que deben tener la información financiera y los estados deben tener la información financiera y los estados económicos–financieros básicos de uso común para todas las económicos–financieros básicos de uso común para todas las empresasempresas

1) Equidad: los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto".


2) Entidad Contable: Entidad Contable: Este principio nos señala que la empresa es un ente distinto de sus dueños, que posee recursos y fines propios y que por lo tanto los hechos económicos deben ser registrados con total independencia de las influencias que ellos puedan ejercer.

3) Empresa en Marcha: Este principio nos señala que la empresa perdurará en el tiempo, y que por lo tanto sus recursos, bienes y derechos adquiridos serán invertidos en desarrollar las operaciones de la empresa, y por lo tanto su valor de liquidación o de venta no adquiere importancia.


4) Bienes Económicos: Este principio nos dice que los estados financieros se refieren a hechos, recursos, y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5) Moneda: En contabilidad financiera sólo se registran los hechos que pueden ser expresados en términos monetarios. El deterioro de la moneda causado por la inflación hace necesario aplicar mecanismos de ajustes para corregir las distorsiones.


6) Periodo de Tiempo: Los distintos informes o estados financieros tales como el Balance General, Estados de Resultados, etc.; están referidos a un ciclo normal de operaciones, o bien tengan que ajustarse al periodo de un año como lo impone la ley de Chile.

7) Devengado: "La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan".


8) Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina quede perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado".

9) Costo Histórico: "El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente, (valor de realización).


10) Objetividad: "Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente".

11) Criterio Prudencial: La preparación de estados financieros, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora.


12) Significación o Importancia Relativa: "Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas debe necesariamente actuarse con sentido práctico.

13) Uniformidad: "Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un período a otro.

Cuando existen razones fundadas para cambiar de procedimiento deberá informarse este hecho y su efecto"


14) Contenido de Fondo sobre la Forma: "La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos, aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente".

15) Dualidad Económica "La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constitui da por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos con traídos".

Recursos = Derechos


16) Relación Fundamental de los Estados Financieros: "Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí".

17) Objetivos generales de la información financiera: "La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada“.


18) Exposición: "Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren".

3.3. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS

Al examinar los estados económicos financieros en relación con los principios antes presentados, se aprecia más claramente el empleo de los mismos. Tomemos como base de éste análisis los informes de la empresa NOVEDADES INDUSTRIALES.

EJEMPLOEJEMPLO



4. LA ECUACION CONTABLE Una característica fundamental de cada estado de posición financiera es que el total de los activos es siempre igualal total de los pasivos más el patrimonio de los propietarios.

¿por qué los activos totales igualan el total de pasivos y el patrimonio de los propietarios?

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO DEL PROPIETARIO

$300.000 = $80.000 + $220.000


4. LA ECUACION CONTABLE


4. LA ECUACION CONTABLE

Para enfatizar que el patrimonio del propietario es un derecho residual, secundario a los derechos de los acreedores, con frecuencia es útil invertir los términos de la ecuación, de la siguiente manera:

Activos - Pasivos = Patrimonio del propietario300,000 - $80,000 = $220,000

Observe que si un negocio tiene pasivos que superan sus activos, el patrimonio del propietario será una cantidad negativa.

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