Clase Auditoria Tema 22 Procedimientos de Auditoria Financiera Cafae

AUDITORÍA A LA INFORMACIÓN FINANCIERA EMITIDA POR EL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE ASISTENCIA Y ESTÍMULO (CAFAE) DEL MINISTERIO

DE AGRICULTURA (MINAG)EJERCICIO 2013

PROCEDIMIENTO Nº 1: REF.P/T

OBJETIVO GENERAL

Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros del Comité de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo (CAFAE) del Ministerio de Agricultura (MINAG), para ser revelada en la Cuenta General de la República.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Entrevístese con el representante del CAFAE para la toma de conocimiento del estado situacional de su organización, de la elaboración de los Estados Financieros al 31.Dic.2007, entre otros, y solicite a los funcionarios responsables expliquen aspectos que requieran una mayor atención.

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

Mediante el oficio Nº 466-2008-AG-OCI de 09.Jun.2008, el Auditor General del OCI MINAG hizo de conocimiento de la Presidenta del CAFAE del inicio de la Auditoria a los EEFF del CAFAE 2007, indicando los nombres de los que tendran a cargo su realización.

Con fecha 13 de Junio se efectuó una reunión de coordinación con la encargada de Administración y Contadora del CAFAE, a fin de que facilite la información, el ambiente y mobiliario necesario para el desarrollo de la Auditoria. Quedando en la formalización de los requerimientos por la Comisión del OCI MINAG y la disposición de su atención con la celeridad respectiva por la administración del CAFAE.

COMENTARIOS Y/O CONCLUSIONES

Se dio cumplimiento a las coordinaciones para el inicio de la Auditoria Financiera al CAFAE 2007.

Preparado por: LRDCFecha .2008RevisadoFecha




OBJETIVO GENERAL



2. Revise el Archivo Permanente de la Auditoría Financiera del ejercicio anterior, a fin de actualizarlo. Asegúrese de haber efectuado una adecuada revisión y evaluación de los aspectos contables, operativos y administrativos, que permitan tomar el conocimiento de la organización y determinar los grados de confiabilidad del sistema de control interno.


Sobre este aspecto se efectuó el requerimiento respectivo en los numerales 12 y 14 del oficio Nº 01-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE de 17.Jun.2008, sobre las normas vigentes durante el ejercicio 2007, en la gestión del CAFAE. Remitiendo con cuaderno de cargo de 18 y 23.Jun.2008 el Reglamento del CAFAE aprobado por R. Ministerial Nº 0575-2003-AG vigente hasta 03.Mar.2008, fecha en la cual se emite la R. Ministerial Nº 133-2008-AG mediante la cual se aprueba el nuevo Reglamento del CAFAE. A esta normativa debemos de agregar la normativa emitida por los entes rectores Así, tenemos la Directiva Nº 002-2008-EF/93.01 aprobada mediante Resolución Directoral Nº 002-2008-EF/93.01 “Criterios para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros e información Complementaria Elaborados de del CAFAE; Ley Nº 28927 “Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2007”; Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/76.01 “Directiva para la Ejecución Presupuestaria y Anexos por nivel del Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local” y el Decreto Supremo Nº 028-81-PCM “Modifican Normas Relativas a la Utilización del Fondo de Asistencia y Estimulo”, entre otros.


Se llevo a cabo la actualización del Archivo Permanente, a fin de poder establecer el marco legal en el cual se desenvolvió la gestión del CAFAE durante el ejercicio 2007.





OBJETIVO GENERAL



3. Obtenga la siguiente documentación, a fin de tomar conocimiento de los asuntos de mayor importancia que tengan relación con la Auditoría de los Estados Financieros, cruzando cifras cuando sea aplicable:- Estados Financieros, Notas y Anexos al 31.Dic.2007.- Libros contables, principales y auxiliares.- Dispositivos legales emitidos en el período relacionado con el

Comité.- Informes de Gestión.- Libro de Actas del Consejo Directivo.- Directivas emitidas por el Departamento de Contabilidad,

vigentes en el período evaluado.- Directivas emitidas por la Dirección de Personal referidas a los

Incentivos Laborales del ejercicio 2007.- Los nombres y apellidos, documento nacional de identidad

(DNI) y dirección domiciliaria de los representantes del CAFAE durante el período 2007 y en la actualidad.


Mediante el Oficio Nº 093-2008-AG-CAFAE-P de 31.May.2008 la Presidenta del CAFAE remitió al Jefe del OCI del MINAG los Estados Financieros del CAFAE 2007, procediéndose a verificar las sumatorias de los EEFF, Notas y Anexos. Así, como la revisión del Libro de Actas, los Libros Contables, entre otros documentos facilitados.


Se procedió a la verificación correspondiente a la información financiera y de gestión proporcionada por los funcionarios y servidores del CAFAE correspondiente al ejercicio 2007.





OBJETIVO GENERAL



4. Prepare las cédulas matrices de los rubros más importantes del Balance General y del Estado de Ganancias y Pérdidas, a fin de verificar los saldos consignados en el Balance con los registros contables.


Se ha procedido a la elaboración de las Cedulas más representativas del Balance General y de los Ingresos y Gastos del ejercicio 2007. Como es Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Ingresos Extraordinarios y Gastos Extraordinarios, que se encuentran en el procedimiento correspondiente a cada rubro.


Se cumplió con la confección de las cedulas matrices correspondientes a los rubros más importantes.





OBJETIVO GENERAL



5. Prepare un resumen de los principales acuerdos del Libro de Actas del Consejo Directivo, tomados en el período bajo examen, a fin de tomar conocimiento de aquellas que incidan en los estados financieros.


Sobre este aspecto se ha procedido a la realización del resumen del Libro de Actas, habiendo tomado nota de los principales acuerdos tomados por el Comité.


Se ha efectuado el resumen correspondiente al Libro de Actas, de cuya evaluación se determino el aspecto de importancia 7.1 del Informe Nº 015-2008-2-0052 Informe Largo de Auditoría a la Información Financiera Emitida por el Comité de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo (CAFAE) del Ministerio de Agricultura (MINAG), Ejercicio 2007 y el Memorándum de Control Interno relativo a préstamos autorizados sin que fuera vistos y autorizados en reunión del Comité.





OBJETIVO GENERAL



6. Efectúe el seguimiento de las recomendaciones formuladas en los Informes anteriores, a fin de incorporar comentarios al respecto.


De la revisión a los documentos alcanzados mediante el oficio Nº 107-2008-AG-CAFAE-P de 20.Jun.2008 sobre implementación de recomendaciones del Informe Nº 012-2007-2-0052 Auditoria a la información Financiera del CAFAE 2006 y de la revisión al último reporte del SAGU se tiene que han superado las recomendaciones formuladas en el informe.


Se ha implementado la totalidad de las recomendaciones formuladas en ejercicios anteriores





OBJETIVO GENERAL



7. Efectúe los ajustes al Plan y Programa de Auditoría, de ser el caso, teniendo en consideración la información proporcionada y obtenida en las reuniones sostenidas con el titular y funcionarios del CAFAE.


De las indagaciones y coordinaciones con el personal del CAFAE, se procedió al ajuste del Plan y Programa de Auditoria, para su elevación y aprobación por el Jefe del OCI MINAG, quien lo aprueba con fecha 06.Jun.2008.


Se efectuaron los ajustes correspondientes y se aprobó el Plan y Programa de Auditoria Financiera.





OBJETIVO GENERAL



8. De acuerdo con la NAGU 3.70, obtenga del titular del CAFAE la Carta de Representación correspondiente.


Mediante el Oficio Nº 010-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 10.Jul.2008 la Comisión de Auditoria solicito a la Presidenta del CAFAE la remisión de la Carta de Representación. Con Oficio Nº 137-2008-AG-CAFAE-P de 11.Jul.2008 la Presidenta del CAFAE remitió la Carta de Representación a la Comisión de Auditoria.


La entidad auditada cumplió con la emisión de la Carta de Representación





OBJETIVO GENERAL



9. Prepare el borrador del informe con base en los aportes de los integrantes y redacte la versión final del mismo, considerando las sugerencias del Jefe del OCI.


Se elaboro los correspondientes borradores de los Informes Corto y Largo de la Auditoria a la Información Financiera del CAFAE ejercicio 2007, los que una vez aprobados se les asigno los números 14 y 15-2008-2-0052 respectivamente.


Se cumplió con la elaboración del informe Corto (Dictamen) e Informe Largo.





OBJETIVO GENERAL



10. Supervise la marcha general de la Comisión Auditora.


En el marco de la “Auditoría a la Información Financiera Emitida por el Comité de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo (CAFAE) del Ministerio de Agricultura (MINAG)”, el Jefe del OCI del MINAG realizó las siguientes acciones:

1. Reuniones periódicas con el Supervisor, Auditor Encargado e integrantes de la Comisión Auditora, a fin de verificar el grado de avance de cada uno de los procedimientos de auditoría.

2. Coordinación del Aspecto de Importancia a ser incluido en el Informe Final Largo de Auditoría.

COMENTARIOS Y/O CONCLUSIONESLa jefatura del OCI efectuó la adecuada supervisión general de la acción de control practicada al MINAG, a fin de garantizar la calidad del trabajo efectuado por la Comisión Auditora y cumplir con la emisión oportuna de los Informes Finales.





OBJETIVO GENERAL



11. Supervise la elaboración del informe resultante de la Acción de Control.


En el marco de la “Auditoría a la Información Financiera Emitida por el Comité de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo (CAFAE) del Ministerio de Agricultura (MINAG)”, la jefatura del OCI revisó los proyectos de Informes Corto y Largo elaborados por el Supervisor y Auditor Encargado de la Comisión, efectuando las atingencias pertinentes a ser evaluadas posteriormente con el Supervisor y Encargado; una vez efectuado los ajustes del caso, se procedió a suscribir los Informes correspondientes para su remisión a la Contraloría General de la República y al señor Ministro de Agricultura.


La jefatura del OCI supervisó adecuadamente la elaboración de los Informes Finales resultantes de la Auditoría Financiera al CAFAE del MINAG, coadyuvando a la emisión de dos informes de calidad, los mismos que fueron remitidos a la Contraloría General de la República y al Despacho Ministerial.





OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 1

Determinar si los Estados Financieros elaborados por el CAFAE presentan razonablemente su situación financiera.

PROCEDIMIENTO

Caja y Bancos

12. Aplique el cuestionario de control interno con el fin de evaluar la sólidez del mismo.


Debido al tamaño y la cantidad de operaciones que efectúa el CAFAE, las acciones administrativas recaen sobre una sola persona la cual se encarga de la recaudación de los ingresos, depósitos y gastos. Existiendo una Contadora que revisa y evalúa la información documentaria para su procesamiento e ingreso a la contabilidad del CAFAE. En base a esta situación se procedió a la toma de los cuestionarios de Tesorería a la responsable de la administración y del cuestionario de contabilidad a la Contadora de la entidad. Los resultados no tuvieron mayor incidencia sobre los resultados de la Auditoria, por cuanto en ambas áreas se labora con la logística, personal limitado, con una frecuente revisión (arqueos) de los recursos que se manejan, el uso de los fondos en base a los acuerdos tomados por el Comité, lo que genera que existe un grado aceptable de confianza en el ambiente de control del CAFAE.


Se aplicaron los cuestionarios de Control Interno de Tesorería y Contabilidad, a los responsables de estas áreas, no habiéndose determinado debilidades sustanciales en los sistemas de control interno implementado en cada uno de ellos.




REFP.T

DENOMINACIÓNREF P.T.

Objetivos Específicos N° 1


Caja y Banco

13. Obtenga los arqueos de caja y fondo fijo efectuados por el responsable de la Contabilidad, por el periodo bajo revisión y observe los resultados. Indague con respecto a la periodicidad con que se realizan los arqueos.


Mediante oficio N° 004-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 19.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los arqueos de caja y fondo fijo efectuados durante el año 2007.

Al respecto, con oficio N° 107-2008-AG-CAFAE-P del 20.Jun.2008, el Presidente del CAFAE, remite los arqueos realizados durante el año 2007.

Revisada la documentación alcanzada por el Presidente del CAFAE, se advierte que la Administración y el Área de Contabilidad han efectuado Arqueos en forma mensual.

CONCLUSIÓN

La Administración y el Área de Contabilidad, han efectuado en forma periódica arqueos a caja y fondos fijos durante el ejercicio 2007.

Preparado por: GKVBFecha: 16.Jul.2008Revisado por:

Fecha:




REFP.T

DENOMINACIÓNREFP.T.



14. Obtenga el detalle de las cuentas corrientes bancarias del CAFAE y solicite las conciliaciones bancarias a la fecha de cierre del periodo bajo examen, a fin de cruzar los saldos con los libros bancos y Mayor auxiliar.


Mediante oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los libros Diario, Mayor, Caja y Bancos y la relación de cuentas bancarias manejadas por el CAFAE – MINAG; asimismo, la relación de los funcionarios autorizados a girar los cheques.

Al respecto, mediante cargo del 18.Jun.2008, la Administradora del CAFAE alcanzo a la Comisión de Auditoria la relación de cuentas corrientes que maneja el CAFAE y los funcionarios autorizados para el giro de Cheques, los que se detalla a continuación:

Banco N° Cta. Cte.

Banco de la Nación 000-131210

Banco Scotiabank 00-031-107-0002-23

Funcionarios autorizados para el giro de cheque:

Econ. Carmen Salardi Bramont PresidenteSr. Manuel Corimanya Muñoz Representante de los Trabajadores


Fecha:




REFP.T


CONCLUSIÓN

De la revisión efectuada a la documentación alcanzada, se advierte que el CAFAE cuenta con dos cuentas; en los Bancos de la Nación y Scotiabank Perú S.A.A..

Asimismo, se efectuó la revisión selectiva de las conciliaciones bancarias, por cada Banco de los meses de enero, junio y diciembre 2007, no encontrándose diferencia con los extractos bancario y los saldos en el libro mayor.


Fecha:




REFP.T




15. Prepare el Resumen de las conciliaciones bancarias (Nombre del Banco, Numero de cuenta corriente, saldos en libros y bancos) desarrollando lo siguientes procedimientos:

a) Coteje los saldos según libros con el mayor y los saldos bancarios con los estados de cuenta.b) Pruebe las sumas de las conciliaciones bancarias.c) Por las partidas pendientes en las conciliaciones realice lo siguiente:

- Verifique selectivamente el pago posterior de los cheques pendiente de cobro.- Por los depósitos en transito verifique el abono en estado de cuenta bancaria del mes

siguiente.- Revise las partidas mas significativas de la conciliación, examine su sustento y evalué la

razonabilidad de su aplicación contable.- De existir partidas conciliatorias con antigüedad mayo a tres meses, indague las razones.


Mediante oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los libros Diario, Mayor, Caja y Bancos, Estados Bancarios de todas las cuentas corrientes administradas por el CAFAE – MINAG; asimismo, las conciliaciones bancarias.

Al respecto, mediante cuaderno de cargo del 18.Jun.2008, la administración del CAFAE, alcanza a la Comisión de Auditoria el libro mayor, estados bancarios y conciliaciones bancarias

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




EFP.T


Del análisis efectuada a la información alcanzada por la Administradora del CAFAE se concluye lo siguiente:

a. Efectuado el cruce de los saldos del libro mayor, cuenta 10 Caja y Banco con los saldos bancarios de los Bancos de la Nación y el Scotiabank estos no presentan diferencia.

b. Revisada la sumas de la conciliaciones Bancarias, estas no presentan diferencia alguna.

c. Se verifico el cobro posterior de los cheques pendientes a diciembre del 2007, mediante el extracto bancario del mes de enero del 2008. Asimismo se ha verificado, que no ha existido depósitos en tránsitos pendientes a Diciembre 2007, así como, no existen partidas conciliatorias a Diciembre 2007.

CONCLUSION

No se encontrado diferencia en el cruce de saldos de Banco con las conciliaciones bancarias y con libro mayor, asimismo, se verifico los pagos posteriores no existiendo diferencia alguna.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REFP.T




16. Obtenga los saldos de los depósitos a plazos y cuentas bancarias y aplica los siguientes procedimientos:

Circularse a los bancos a fin de obtener la confirmación de saldos al 31.Dic.2007.

Coteje los saldos de Libro Bancos, mayor analítico y saldos de Balance con las confirmaciones recibidas.

De existir fondos restringidos, verifique la documentación sustentatoria y revele las garantías o situaciones de gravámenes sobre activos.


Mediante oficio N° 003-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 19.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, se nos proporcione la confirmación de saldos al 31.Dic.2007 de las entidades bancarias, adjuntando el modelo de la confirmación a requerirse a las entidades financieras. Al respecto, la administración del CAFAE alcaza a la Comisión de Auditoria, copia de los oficios Nº 105-2008-AG-CAFAE-P y 106-2008-AG-CAFAE-P del 20.Jun.2008, remitidas al Banco Scoctiabank y la Nación respectivamente, en la cual solicitan la confirmación de saldo.

Con carta del 24.Jun.2008, el Banco Scotiabank, remite al OCI, la confirmación de saldos por un importe de S/ 463 097.31 al 31 de diciembre.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REFP.T


CONCLUSION

Como resultado de la circularización efectuada al Banco Scotiabank, el banco remite el saldo al 31.Dic.2007 el cual no presenta diferencia con relación a los saldos reflejados en el libro mayor y libro caja bancos.

Con relación a la confirmación de saldo del Banco de la Nación esta información no ha llegado hasta la fecha a la Oficina del OCI – MINAG.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REFP.T




17. Verifique la existencia de transferencias bancarias durante los diez (10) días anteriores y diez (10) días posteriores al cierre del ejercicio, a fin de verificar que las fechas de registro concuerden con el periodo al que corresponden,


Revisada la información remitida, se advierte al 31.Dic.2007 el CAFAE no tiene pendientes en sus cuentas bancarias transferencias pendientes durante los diez (10) días anteriores y diez (10) días posteriores al cierre del ejercicio.

CONCLUSION

No se encontrado transferencias pendientes durante los diez (10) días anteriores y diez (10) días posteriores al cierre del ejercicio.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REF.P.T

DENOMINACIÓNREF. P.T.



Cuentas por Cobrar

18. Obtenga los análisis de cuenta de este rubro, clasificada por grado de antigüedad, examine las cuentas mas significativas, realice pruebas de sumas revise que cuenten con las autorizaciones respectivas de los funcionarios autorizados; de ser necesario circularse los saldos a la fecha de cierre del periodo.


Mediante oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los Estados Financieros, notas y anexos de la unidad Ejecutora Central.

Al respecto, mediante cuaderno de cargo el 25.Jun.2008 la administradora del CAFAE, alcanza a la Comisión de Auditoria un anillado con el análisis de cuenta al 31.Dic.2007.

Revisada la información proporcionada por administración, se advierte que la cuenta Cuentas por cobrar al 31.Dic.2007 tiene un saldo de S/. 8 499.45, conformada por la venta servicios funerarios, venta de bolsa de víveres, venta de panteones y, venta de turrones, tal como se muestra a continuación:

12 Clientes S/.

121.1 Prestamos en Efectivo M.N 0.00

124.1 Servicios Funerarios 2,991.45

125.1 Bolsa de Víveres 4,500.00

127.1 Panetones 792.00

127.3 Turrones 216.00

TOTAL 8,499.45

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REF.P.T


Asimismo, revisada la cuenta Cuentas por Cobrar Diversas, que se refleja los prestamos efectuado al personal por un importe de S/. 165 404,46, verificándose que estas cuentan con las respectivas evaluaciones de la asista Social, como con las firmas respectivas para la emisión de los cheques, las cuales se encuentra desagregado de la siguiente manera:

16 Cuentas por Cobrar Diversas S/.

161.1 Prestamos a terceros 165 404.46

162.1 Reclamaciones a terceros 1 346.00

163.1 Intereses por cobrar – CAFAE 13 171.53

163.2 Intereses por cobrar - SERFUSA 274,50

168.1 Otras Cuentas por cobrar diversas 11 075.59

168.2 Transferencias por recibir (*) 2 054.66

TOTAL 213 476.16

(*) Saldo de transferencia pendientes por recibir correspondiente al año 2006, para pago por incentivos del personal reincorporado.

CONCLUSION

No se encontrado diferencia en los saldos de las cuentas 12 Clientes y la cuenta 16 Cuentas por cobrar Diversas con los saldos reflejados en el Balance General al 31.Dic.2007, Asimismo, es de comentar que la cuenta 16 Cuentas por cobrar Diversas, provenientes de los prestamos otorgados al personal del MINAG, cuentan con los respectivos Informes Asistenciales emitidos por la Asistenta Social del MINAG, y con las autorizaciones respectivas del Comité del CAFAE.

Cabe mencionar que los prestamos otorgados al personal del MINAG, son descontados a través de la planillas de incentivos laborales en forma mensual.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:




REF.P.T




Cuentas por Cobrar

19. Determine la existencia de cuentas con antigüedad mayor a seis (06) meses, verifique la existencia de provisiones para Cuentas de Cobranza Dudosa al 31.Dic.2007, y si estás cuentan con la documentación sustentatoria (Avisos de cobranza, cartas notariales, demandad judiciales, etc.).


Mediante oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los Estados Financieros, notas y anexos de la unidad Ejecutora Central.

Al respecto, mediante cuaderno de cargo el 25.Jun.2008 la administradora del CAFAE, alcanza a la Comisión de Auditoria un anillado con el análisis de cuenta al 31.Dic.2007.

Revisada la información proporcionada por administración, se advierte que existe provisión para cobranza dudosa por un importe de S/. 5 165,98, saldo que se arrastra del ejercicio anterior, correspondiente a los juicios que mantiene el CAFAE con sus ex trabajadores los que se detalla a continuación:

Nombre y apellido Importe

Luis Guerra Cáceres 800.00

Pablo Iglesia Islas 219.00

Roberto Preciado Gómez 4146.98

TOTAL 5 165.98

CONCLUSION

El CAFAE cuenta con provisión de cuenta para cobranza dudosa al 31.Dic.2007, proveniente de los saldos pendientes de cobrar a los ex trabajadores del CAFAE, los cuales se encuentran en juicio a la fecha.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:







PROCEDIMIENTO

Existencias

20. Obtenga el Inventario Físico de las Existencias al 31.Dic.2007 y realice una inspección física de las más significativas (Fotos, Filmaciones).


En relación a las existencias al cierre del ejercicio 2007, estas consistieron en turrones y panetones que fueron comercializados, no habiendo a la fecha bienes en stock. De las indagaciones efectuadas se determino que el movimiento de las existencias en la entidad es periódico o estacional (día de la madre, fiestas patrias, Señor de los Milagros, navidad, etc), es decir se adquieren bienes para un período determinado de tiempo y de acuerdo al requerimiento de los solicitantes o estimaciones hechas. Por lo que al momento de realizar la Auditoria no existía saldos de bienes en stock


No se ha tenido a la vista bienes al haber sido consumidos totalmente los que hubo al cierre del ejercicio anterior..







PROCEDIMIENTO

Existencias

21. Aplique que el cuestionario de control interno con el fin de evaluar la sólidez del mismo.


Como se aprecia en el procedimiento 20 los bienes son adquiridos por temporadas y consumidos en las mismas. Lo que hace que el movimiento de los almacenes sea temporal y con un stock limitado. Lo cual hace prever que no hay gran rotación de insumos o existencias y la entidad no tiende a estoquearse.


Al no haber rotación de bienes en forma constante en los almacenes, y no hay tendencia a estoquearse resulta improcedente la aplicación del cuestionario de control interno de los almacenes.







PROCEDIMIENTO

Inmuebles, Maquinaria y Equipo

22. Obtenga un cuadro resumen de los movimientos del rubro Inmuebles, Maquinaria y Equipo y confronte, durante el período evaluado y cruce los saldos iniciales y finales del período en revisión, con el Mayor Auxiliar.


De la revisión a los saldos del Balance, los libros Diario y Mayor tenidos a la vista y el inventario de Activos no se ha determinado diferencias que pudieran afectar los resultados de los Estados Financieros en el rubro Inmuebles, Maquinaria y Equipo del ejercicio 2007.


No se ha determinado diferencias que afecten su saldo al cierre del ejercicio 2007.







PROCEDIMIENTO

Inmuebles, Maquinaria y Equipo

23. Obtenga los Inventarios de Activo Fijo y seleccione un número representativo de adquisiciones; y, aplique los siguientes procedimientos:

Por las adquisiciones, examine los documentos de sustento como: Órdenes de Compra, Facturas del Proveedor, Notas de Ingresos, Transferencias y otros, verificando si se ha cumplido con las condiciones establecidas. Realice una inspección física de los activos adquiridos (Fotos, Filmaciones).

De haberse producido ventas de activos, verifique que cuente con las autorizaciones del nivel pertinente, y se encuentren sustentadas las operaciones, así como sus registros contables.

Verifique los cálculos de depreciación de los bienes del Activo Fijo.


De la revisión al inventario de activos, se aprecia que no se efectuaron compras durante el Ejercicio 2007, habiéndose efectuado las actualizaciones de los saldos al 31.Dic.2006 conforme a la normatividad vigente, por lo que resulta no procedente el procedimiento.


Al no haber nuevas compras durante el ejercicio 2007, resulta no procedente el procedimiento.




REF.P.T




Provisión de Beneficios Sociales

24. Obtenga los análisis de la Provisión para Beneficios Sociales al cierre del ejercicio, del personal de la entidad, realice pruebas de la suma y coteje los saldos con los registros auxiliares.

a. Prepare el movimiento anual de la cuenta provisión y adelantos y haga el cruce de la provisión del año con resultados.

b. Seleccione una muestra de personal, realice pruebas de cálculo en base a disposiciones tributarias vigentes cotejando los sueldos y fecha de ingresos, con las planillas correspondientes.

c. Verifique que el CAFAE este cumpliendo con depositar las CTS en las cuentas de depósitos en una entidad financiera de conformidad con los dispositivos legales vigentes o en caso contrario que haya cumplido con registrar el pasivo o provisión correspondiente.


Revisada la información remitida, se advierte que al 31.Dic.2007 el CAFAE no tiene registrada la partida Provisión de Beneficios Sociales dado que solo recibe transferencia del MINAG para depositar los incentivos al personal del Ministerio.

CONCLUSION

El CAFAE al 31.Dic.2007, no cuenta con Provisión de Beneficios Sociales, toda vez que solo el CAFAE efectúa el pago de los Incentivos laborales del personal de MINAG y no hace pago de planilla de haberes.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:






Determinar si las transferencias de recursos públicos efectuadas al Comité de Administración de los Fondos de Asistencia y Estimulo (CAFAE), así como los pagos realizados a los trabajadores, se han efectuado de acuerdo a la normativa vigente.

PROCEDIMIENTO

Ingresos y Gastos

25. Evalúe el sistema de control interno de ingresos y gastos, con el fin de determinar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa.


Sobre este rubro debemos de mencionar lo siguiente:

INGRESOS

Sobre este rubro debemos de mencionar que se componen de los ingresos por descuentos a los trabajadores por tardanzas e inasistencias (se efectúa directo en Planilla), por alquiler de Velatorios, venta de bolsas de víveres (descontadas en planillas de pensiones o activos), actividades (polladas, campeonatos, etc). Siendo el rubro más significativo el de transferencias para el pago de los incentivos laborales a los trabajadores del MINAG, que se efectúa de una cuenta del MINAG a una Cuenta del CAFAE, conforme se aprecia en el Estado de Ganancias y Pérdidas del CAFAE año 2007.

GASTOS

Estos van desde la emisión de las Planillas de Incentivos, que las elabora la Oficina de Personal en calidad de apoyo. Que una vez entregada al CAFAE se procede a los depósitos en cada una de las cuentas de los trabajadores del MINAG, mediante la emisión de la respectiva Carta Orden.

Respecto a los préstamos estos se efectúan previa autorización del Comité, debiendo además de contar los Comprobantes de Pago que se emitan con los vistos de los miembros del CAFAE que lo autorizan y generándose el respectivo cheque.

Similar procedimiento se efectúa sobre los gastos llevados a cabo para el pago de personal (SNP) del CAFAE, y la adquisición de bienes y/o servicios.

Es de mencionar que también se tiene habilitado un fondo de Caja Chica ascendente a S/ 1 000,00, el mismo que se utiliza para los gastos menudos (movilidad, fotocopias y otros) que se reembolsa periódicamente conforme a las rendiciones efectuadas. Estos gastos deben de ser aprobados por la Presidenta del Comité y el representante de los trabajadores autorizado para firmar cheques, en señal de conformidad del gasto.

Con lo cual se aprecia un grado aceptable de confiabilidad del Sistema de Control interno implementado por el CAFAE.


Se ha determinado un grado aceptable de confiabilidad del Sistema de Control Interno implementado por el CAFAE del MINAG.




REF.P.T




Ingresos y Gastos

26. Verifique la recepción de las transferencias de los recursos del Tesoro Publico efectuados por el MINAG para el pago de incentivos laborales.


Mediante oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los estados bancarios de todas las cuentas corrientes administradas por el CAFAE, así como los oficios y comprobantes de pago por las transferencias recepcionadas por el CAFAE y los comprobantes de pago del CAFAE MINAG.

Con cargo de fechas 18.Jun.2008 y 19.Jun.2008, la oficina de administración del CAFAE hace entrega a la Comisión de Auditoria los Estados Bancario y los comprobantes de pago y cartas ordenes de las transferencias del MINAG al CAFAE, respectivamente.

Asimismo, con Oficio Nº 006-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 24.Jun.2008, se solicito al Abog. Erick David Uriarte Lozada Director General de la Oficina General de Planificación, la información concerniente al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y la ejecución mensual presupuestaria de las transferencias efectuadas por la(s) unidad(es) ejecutora(s) del pliego MINAG a su(s) CAFAE; asimismo, el o los informes favorables que debió emitir su representada para la disponibilidad presupuestaria del pliego.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T


Al respecto, con Oficio Nº 1407-2008-AG-OGPA/OPRE de 27.Jun.2008, el Director de OGPA remite el cuadro que contiene la Ejecución Presupuestaria del año fiscal 2007, copia del oficio Nº 003-2007-AG-OGPA/PRE, mediante el cual se emite el informe favorable de OGPA sobre la disponibilidad presupuestaria y copia del oficio Nº 113-2007-EF/76.01, mediante el cual el Ministerio de Economía y finanzas emite su opinión favorable para la ampliación de transferencias al CAFAE para el año 2007.

De la revisión efectuada a la información alcanzada por la administración del CAFAE y de la OGPA se advierte que el MINAG transfirió al CAFAE el importe de S/. 7 791 094,00, monto que es corroborado mediante el reporte emitido por la OGPA, y el deposito efectuado en el Banco de la Nación (extracto bancario), asimismo, dicho importe es reflejado en el Estado de Ganancias Perdidas, no detectándose diferencias.

CONCLUSION

Verificada la receppción de las transferencias de recursos efectuada del MINAG al CAFAE, para el pago de Incentivos Laborales, estas no presentan diferencias con el reporte emitido de la OGPA, y con lo depositado por el CAFAE a los trabajadores del MINAG.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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REF.P.T




Ingresos y Gastos

27. Verifique el deposito de los incentivos laborales a los trabajadores del MINAG (Vía cartas ordene u otra modalidad) a fin de confirmar que los montos transferidos se ha utilizado para lo fines previsto.


Mediante Oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los estados bancarios de todas las cuentas corrientes administradas por el CAFAE, los oficios y comprobantes de pago por las transferencias recepcionadas por el CAFAE y los comprobantes de pago del CAFAE MINAG; así como las planillas de pago de incentivos laborales y otros conceptos efectuados por el CAFAE al personal del Ministerio.

Con cargo de fechas 18.Jun.2008 y 19.Jun.2007, la oficina de administración del CAFAE hace entrega a la Comisión de Auditoria los Estados Bancario y los comprobantes de pago, las planillas de pago de incentivos laborales y otros conceptos efectuados por el CAFAE al personal del Ministerio; y, cartas ordenes de las transferencias del MINAG al CAFAE, respectivamente.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T


Asimismo, con Oficio Nº 005-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 19.Jun.2008, la Comisión de auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Directora General de la Oficina de Administración - OGA, copia autenticada de los comprobantes de pago correspondiente a las transferencias efectuada por al CAFAE en el periodo 2007.

Al respecto, mediante Memorandum del 26.Jun.2008, la Directora de la OGA, remite a la Comisión de Auditoria las copias fedateadas de los comprobantes de pago para pago de planillas de asistencia económica, incentivos laborales del personal activo del MINAG.

CONCLUSION

De la revisión efectuada a la información proporcionada por la Administración del CAFAE y por la OGA, se determina que los montos transferidos por la OGA ingresaron a la Cuenta corriente del CAFAE tal como se aprecia en los extractos bancarios y luego que el CAFAE determina los descuentos respectivos al personal que solito préstamo se realiza el respectivo abono a la cuenta de cada trabajador del MINAG como también se aprecia en el extracto bancario, no existiendo diferencia alguna.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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REF.P.T




Ingresos y Gastos

28. Efectué una revisión selectiva de los depósitos en las cuentas de ahorro de los trabajadores a fin de determinar si estos se sujetan a la normativa vigente.


Mediante Oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los estados bancarios de todas las cuentas corrientes administradas por el CAFAE, los oficios y comprobantes de pago por las transferencias recepcionadas por el CAFAE y los comprobantes de pago del CAFAE MINAG; así como las planillas de pago de incentivos laborales y otros conceptos efectuados por el CAFAE al personal del Ministerio.

Con cargo de fechas 18.Jun.2008 y 19.Jun.2007, la oficina de administración del CAFAE hace entrega a la Comisión de Auditoria los Estados Bancario y los comprobantes de pago, las planillas de pago de incentivos laborales y otros conceptos efectuados por el CAFAE al personal del Ministerio; y, cartas ordenes de las transferencias del MINAG al CAFAE, respectivamente.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T


CONCLUSION

Efectuado el cruce en forma selectiva de las planillas de pago de incentivo laborales de los meses de febrero, junio y noviembre 2007 por niveles, con la Resolución Directoral Nº 018-2006-AG del 20.Ene.2006, que aprueba la Directiva que regula el procedimiento para el pago del incentivo laboral a los trabajadores de la Sede Central Ministerio de agricultura, estas no presentan diferencia en cuanto al pago de acuerdo con su nivel de cada trabajador no detectándose diferencias.

Asimismo, se realizo una verificación selectiva de los depósitos efectuados a los trabajadores con el reporte emitido por el banco de la Nación consistencia de cargos / abonos emitidos en la que figura la cuenta de cada trabajador con el importe abonado, monto que no difiere con la planilla.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T




Ingresos y Gastos

29. Verifique el registro contable de las operaciones a fin de cruzar los saldos con el Mayor Analítico.


Mediante Oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los comprobantes de pago del CAFAE-MINAG por pago de incentivos laborales; y, el libro mayor.

Con cargo de fechas 18.Jun.2008 y 19.Jun.2007, la oficina de administración del CAFAE hace entrega a la Comisión de Auditoria del libro diario y los comprobantes de pago del CAFAE-MINAG por concepto de pago de incentivos laborables.

De la revisión efectuada a la información recepcionada por la Oficina de Administración, se aprecia las transferencias efectuadas por el Ministerio de Agricultura al CAFAE por concepto de pago de incentivos laborales al personal del MINAG, se ha utilizado la cuenta 7591 Transferencias MINAG, la cual no presenta diferencia con el saldo reflejado con el libro mayor

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T


Asimismo, para el pago que efectúa el CAFAE a cada trabajador por concepto de incentivo laboral se ha venido usando la cuenta 6591 Planilla de Incentivo – Administración, la cual no presenta diferencia con el saldo reflejado con el libro mayor.

Es preciso señalar que al 31.Dic.2007 en la cuenta 4697 Incentivos por pagar, existe un saldo pendiente de pago por concepto de Incentivos laborales del finado Marcelino Quispe Chequesaca del 01 al 17 de marzo del 2007, que corresponde al 50% del monto de los incentivos laborales de los herederos del finado, quienes deberá acreditar dicha condición con la sucesión intestada, por un importe de S/. 702.66.

CONCLUSION

Como resultado de la revisión efectuada a la información alcanzada por la administración del CAFAE no se ha encontrado diferencias entre operaciones realizadas por las transferencias efectuada por el MINAG al CAFAE; y por el posterior pago, por parte del CAFAE a los trabajadores del MINAG, con los saldo reflejados en el libro mayor.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:




REF.P.T




Ingresos y Gastos

30. Revise selectivamente las planillas de sueldos del periodo bajo examen y efectué los siguiente:

a. Pruebe las sumas de los conceptos de mayor importancia.

b. Compruebe su adecuada contabilización, incluyendo las remuneraciones pagadas y descuentos legales, así como los aportes patronales.

c. Verifique el pago de los impuestos y contribuciones del mes en revisión, observando su comprobante de pago debidamente refrendado por el banco.


Revisada la información remitida, se advierte que la Oficina de Administración del CAFAE solo efectué el pago de pago de Incentivos Laborables y no pago de sueldos el cual efectuado por la Oficina de Administración del MINAG.

CONCLUSION

El CAFAE al 31.Dic.2007, no ha efectuado pago de planillas a los trabajadores del MINAG, solo ha efectuado los pago de incentivos laborales al personal del MINAG.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

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Fecha:







PROCEDIMIENTO

31. Coordine con los ejecutivos responsables acerca de la existencia de los asuntos que indiquen eventos subsecuentes que requieren una investigación adicional.


Sobre este rubro de las entrevistas con la encargada de Administración y la Contadora del CAFAE, no han dado a conocer la existencia de hechos que repercutan sobre la situación financiera de la entidad o que pongan en riesgo su consistencia. Con excepción de los asuntos legales que se vienen ventilando en las instancia judiciales correspondientes.


No se ha determinado hechos subsecuentes que pongan en riesgo la estabilidad de los estados financieros del CAFAE presentados al cierre del ejercicio 2007.







PROCEDIMIENTO

Contingencias

32. Solicite al Abogado externo el estado situacional de los juicios a favor y en contra del Comité, de ser el caso, a fin de tomar conocimiento de las posibles contingencias que ameriten ser reveladas en el informe.


Mediante el Oficio Nº 135-2008-AG-CAFAE-P de 03.Jul.2008 la presidenta del CAFAE remitió a la Comisión de Auditoria el estado situacional de los expedientes judiciales llevados a cabo por asesores externos, la Procuraduría y un asesor interno, denotando la existencia de una acción legal que implica un resarcimiento económico ascendente a S/. 40 170,87 en la primera instancia, la misma que ha sido apelada por el CAFAE y a pasado a la instancia inmediata. Los otros casos todavía se encuentran en sus inicios por lo que aun no se ha resuelto mayores cosas.


De lo expuesto se tiene que no se han dado acciones legales ratificadas o resueltas definitivamente en la última instancia que pudieran tener alguna repercusión sobre los estados financieros del CAFAE del ejercicio 2007.







PROCEDIMIENTO

Eventos Subsecuentes

33. Obtenga información sobre hechos posteriores a la fecha de elaboración de los Estados Financieros y anteriores a la emisión del presente informe.


De las entrevistas con la responsable de la Administración y la Contadora del CAFAE se tiene que no existen hechos posteriores que pudieran afectar los resultados de los Estados Financieros del CAFAE 2007.


No se han determinado hechos posteriores que impliquen efectos sobre los estados financieros del ejercicio 2007.




REF.P.T




Ingresos y Gastos

34. Efectué otros procedimientos alternativos que sean necesarios para el cumplimiento del presente objetivo.


Mediante Oficio N° 001-2008-AG-OCI/AUD.EEFF.CAFAE del 17.Jun.2008, la Comisión de Auditoria solicitó a la Eco. Carmen Salardi Bramont Presidente del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo – CAFAE, los comprobantes de pago del CAFAE-MINAG.

Con cargo de fechas 18.Jun.2008, la oficina de administración del CAFAE hace entrega a la Comisión de Auditoria del libro diario y los comprobantes de pago del CAFAE-MINAG por concepto de pago de incentivos laborables.

CONCLUSION

Como resultado de la revisión de los comprobantes de pago y sus respectivos documentos que sustentan la emisión de los cheques no se ha detectado irregularidad en su emisión.

Preparado por: GKVB

Fecha: 16.Jul.2008

Revisado por:

Fecha:







PROCEDIMIENTO

35. De ser el caso, elabore el Memorándum de Control Interno, acorde a lo dispuesto en la NAGU 3.10, a efecto de que se comunicado al titular del CAFAE.


De conformidad con la normatividad correspondiente mediante el Oficio Nº 009-2008-AG-OCI/AUD.EEFF. CAFAE del 09.Jul.2008 se hizo de conocimiento del Presidente del CAFAE del Memorándum de Control Interno. Sin que al cierre del informe informara de las acciones dispuestas para la implementación de las recomendaciones consideradas.


Se dio cumplimiento a lo dispuesto en la normativa correspondiente.




PROCEDIMIENTO Nº : REF.P/T



PROCEDIMIENTO

Eventos Subsecuentes

36. De encontrarse evidencias de presuntas irregularidades, formule los hallazgos de auditoría de acuerdo con las formalidades establecidas en la NAGU 3.60.


No Aplicable


No Aplicable







PROCEDIMIENTO

37. De encontrarse evidencias de presunta comisión de delito o responsabilidad civil, informe inmediatamente al Auditor Encargado y documente sus hallazgos con las formalidades del caso. Con la participación de un Abogado, complete la información requerida, de ser el caso, para la formulación del Informe Especial correspondiente.


NO APLICABLE


NO APLICABLE







PROCEDIMIENTO

38. Elabore una cédula matriz de hallazgos a comunicar indicando: nombres y apellidos, profesión, cargo, período de gestión, DNI y dirección domiciliaria actual.


NO APLICABLE


NO APLICABLE







PROCEDIMIENTO

39. Prepare los oficios de comunicación de hallazgos de auditoría con los anexos correspondientes y proceda a comunicar los hallazgos de acuerdo a la NAGU 3.60.


NO APLICABLE


NO APLICABLE







PROCEDIMIENTO

40 Recibidas las aclaraciones y/o comentarios a los hallazgos comunicados, proceda a evaluarlos y, de ser el caso, determinar responsabilidades, en coordinación con el Auditor Encargado y Supervisor.


NO APLICABLE


NO APLICABLE







PROCEDIMIENTO

41. Formular las posibles observaciones, conclusiones y recomendaciones de acuerdo con la NAGU 4.40.


NO APLICABLE


NO APLICABLE







PROCEDIMIENTO

42. Complete, ordene, codifique referencie, coloque el número de folio y archive los papeles de trabajo, según instrucciones del Auditor Encargado.


Luego de la Planificación, Trabajo de Campo y Elaboración del Informe se procedió a la elaboración de los Papeles de Trabajo, quedando conformado por los siguientes archivos, conforme al detalle siguiente:

INDICE DE ARCHIVOS

P Archivo Permanente ------------------------------------------------ 189

L Archivo Planificación ----------------------------------------------- 018

AF Archivo Auditoria Financiera

Procedimientos 1 al 26 -------------------------------------------- 789

Procedimiento 27 --------------------------------------------------- 771

Procedimientos 28 al 42 ------------------------------------------ 541

R Archivo Resumen -------------------------------------------------- 056

CE Archivo de Correspondencia Remitida ----------------------- 015

CR Archivo de Correspondencia Recibida ----------------------- 044

V Archivo Varios ------------------------------------------------------ 124

COMENTARIOS Y/O CONCLUSIONESSe procedió a completar, ordenar, codificar y referenciar los papeles de trabajo.


Clase Auditoria Tema 22 Procedimientos de Auditoria Financiera Cafae

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