INTRODUCCIÓN A LAADMINISTRACIÓN

ORLANDO MONTEROLICENCIADO EN

ADMINISTRACIÓN

Introducción a laTeoría General de la

Administración

3

Chiavenato, Idalberto.

Introducción a la Teoría General de la Administración.

HillMcGraw Interamericana Editores

CON

TEN

IDO

• PARTE I– ¿QUÉ ES LA TGA?– ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?– ADMINISTRACIÓN: ¿CIENCIA, TÉCNICA O ARTE? Ó ¿PROFESIÓN?– LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACIÓN– OBJETO DE LOS ADMINISTRADORES EN LAS ORGANIZACIONES– APLICACIÓN: CASO MICROSOFT

• PARTE II– HABILIDADES DEL ADMINISTRADOR– COMPETENCIAS DEL ADMINISTRADOR– ROLES DEL ADMINISTRADOR– IMPORTANCIA DE LA TGA– EVOLUCION DE LA TGA– CONTENIDO Y OBJETO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN– TEORIAS ADMINISTRATIVAS MAS IMPORTANTES Y SUS ENFOQUES

PRONCIPALES– IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN– PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN– PRINCIPALES DESAFIOS DE LA ADMINISTRACIÓN– APLICACIÓN: CASO MICROSOFT

• PARTE III– MÉTODO DE CASOS

5

La Teoría General de la Administración

4

• La Teoría de las OrganizacionesEs el campo de conocimiento humano que se ocupa del estudio de las empresas en general.

• La Teoría General de la Administración (TGA)Estudia la administración de las empresas.

La TGA es el campo del conocimiento humano

que se ocupa del estudio de la administración

en general, independientemente si ésta se

aplica en organizaciones sin fines o con fines de

lucro. Por lo tanto la TGA estudia la

administración de las organizaciones.

¿Qué es la Teoría General de laAdministración?

5

• La palabra administraciónproviene del latín:ad que significa dirección,tendencia.minister que significasubordinación, obediencia.

• En ese sentido significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro.

¿Qué es la Administración?

6

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr objetivos empresariales, satisfaciendo las necesidades del mercado.

HUMANOS

MATERIALES

ECONOMICOS FINANCIEROS

SISTEMAS

RECURSOS PROCESO ADMINISTRATIVO OBJETIVOS

1PLANEACION

3DIRECCION

2ORGANIZAC

4CONTROL

Definición actual de Administración

7

• Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

• Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

• George Terry. La administración consiste en lograr unobjetivopredeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

• Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

• Wilburg Jiménez Castro. Es el proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos"

Otros conceptos de Administración

10

CIENCIA:Definición: Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales.Objeto: Conocimiento del mundo búsqueda de la verdad. Método: Investigación. Observación. Experimentación. Encuesta. Fundamento: Leyes generales. Principios.TÉCNICA:

procedimientos yDefinición: Conjunto de instrumentos, reglas, conocimientos, cuyo objeto es la aplicación utilitaria.Objeto: Aplicación o utilidad prácticaMétodo: Instrumentos. Procedimientos Conocimientos científicos.Fundamento: Principio y reglas de aplicación práctica.

Administración: ¿ciencia, técnica o arte? ó¿ profesión ?

9

ARTE:Conjunto de técnicas y teorías, cuyo objeto es causar un placer estético através de los sentidos.Objeto: Belleza. Habilidad Expresión.Método: Técnicas. Teorías. Emotividad. Creatividad.Fundamento: Reglas.

PROFESION:Conjunto de conocimientos que se imparten en Instituciones Educativas conducentes a grados y títulos. Requiere de autorizaciones de Colegios profesionales o de autoridades gubernamentales para su ejercicio.El ejercicio profesional se fundamenta en principios que se actualizanconforme al avance científico.

Administración: ¿ciencia, técnica o arte? ó

¿ profesión ?

10

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; su dirección, las técnicas de dirección, la transformación y adaptación de las organizaciones, la teoría de la organización y de la administración.

Las primeras organizaciones fueron las familia y pequeñas tribus nómades; luego se establecieron las villas permanentes y las comunidades tribales. Mas tarde se crearon el sistema feudal y las naciones. Esta evolución de las organizaciones se ha acelerado cada vez mas, produciéndose cambios abismales en éste campo. La sociedad se transformo de una forma predominante agraria, donde la familia, los pequeños grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes, a otra de tipo industrial, caracterizadas por el surgimiento de grandes organizaciones formales, encontrándonos hoy en este siglo en la era de los servicios.

Objeto de estudio de la Administración

11

1. Organizaciones concebidas como instrumentos;Se explica yinstrumentos

describe a las organizaciones como objetoso

mecánicos diseñados desde afuera para lograrciertos fines y objetivos. Los autores que postulan ésta concepción ponen énfasis en la estructura formal, las explican por sus fines y por su racionalidad limitada. La mayor parte de los trabajos de Taylor, Weber, Simon, etc, responden a esta concepción.

2. Organizaciones concebidas como escenarios de interacciónsocial;Como lugar donde los individuos y los grupos de modifican unos a otros (escenarios de interacción), las organizaciones no pueden ser explicadas a través de sus objetivos porque estos emergen de las interacciones, al igual que las normas internas que las regulan.

Definición de Organización

12

3. Organizaciones concebidas como sistemas vivientes.Atendiendo al funcionamiento de las organizaciones, a las relaciones con el medio y a los conceptos provenientes de la teoría general de los sistemas, algunos autores las explican e incluso las definen como sistemas vivientes.

Definición de Organización

13

“La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de su mercado meta, con la finalidad de lucrar o no. La empresa se sirve de la Administración para alcanzar sus objetivos”

La Empresa y la Administración

Concepto

14¿Cómo surgen las empresas y porque?

La Empresa -Elementos

18

Describa en detalle los elementos de una empresa

PLANEARFormular Objetivos y

determinar los medios para alcanzarlos

DIRIGIRDesignar personas,

dirigir sus actividades, motivarlas y liderarlas

CONTROLARMonitorear las actividades y

corregir los desvíos

ORGANIZARDiseñar el trabajo,

asignar los recursos coordinar actividades

RECURSOSHumanos

Financieros Materiales

Tiempo

RESULTADOSObjetivos Productos Servicios

ProcesoAdministrativo

Objeto de los Administradores en las organizaciones

19¿De qué manera la administración contribuye a la consolidación de las empresas?

La Administración y la EmpresaAplicación

17

Dentro de 3 años, todos los productosde

mi empresa(Microsoft) estarán obsoletos... Uno

denuestros rasgos

culturales es que siempre nos hemos sentido unos desamparados, yo sigo sintiendo lo mismo desde hace 20 años, pero si no mantenemos esa perspectiva, aparecerá alguien y nos robará el almuerzo... Insisto en que permanezcamos atentos a las novedades, que sigamos los desarrollos a largo plazo en el frente de la investigación.... Algún día alguien nos pillará durmiendo en las ramas... Algún día un recién llegado hambriento echará del negocio a Microsoft... Sólo confío en que eso sucederá dentro de cincuenta años, no cinco ni diez.

Bill Gates (Los negocios en la era digital)

18

OBJETIVOS EMPRESARIALESMICROSOFT

PROCESO ADMINISTRATIVO

SER LA EMPRESA NUMERO 1 EN

PROVEER SOFT- WARE EN EL

MUNDO

PERSONAL

EQUIPOS MATERIALES

FINANZAS

OTROS

1PLANEACION

3DIRECCION

2ORGANIZAC

4CONTROL

PARA CONSEGUIR EL OBJETIVO ES NECESARIO PREVIAMENTE EFECTUAR EL PLANEAMIENTO, ORGANIZARSE PARA LA DIRECCION Y FINALMENTE EFECTUAR EL CONTROL.

LOS OBJETIVOS NO SERIAN FACTIBLES DE ALCANZAR SIN EL CONCURSO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA Y CONEXOS, EMPLEO DE EQUIPOS Y MATERIALES, GASTOS Y OTROS.

RECURSOS

OBJETIVOS

BILL GATES

PRESIDENTE DE 24MICROSOFT

25

El conocimiento tecnológico de la

administración es importantísimo,

básico e indispensable, pero depende,

sobre todo de la personalidad y del

modo de actuar del administrador, es

decir, de sus habilidades:

– Técnica

– Humana

– Conceptual

Habilidades que deben desarrollar quienes tienen bajo su cargo la administración de una organización

capacidad para utilizar conocimientos,

métodos, técnicas y equipos

necesarios para cumplir tareas

específicas de acuerdo con suinstrucción, experiencia y educación.

Habilidad para usar procedimientos,

técnicas y conocimientos de un campo

Habilidades Técnicas

especializado.26

Habilidad para trabajar con otros,

entenderlos y motivarlos, sean

personas o grupos

Habilidades Humanas

Capacidad de discernimiento

para

trabajar con personas, comunicarse,

sus actitudes y y

aplicar un liderazgo

comprender

motivaciones,

eficaz.

27

Capacidad para

complejidad total de

organización y laadaptación

comprender la

la

del

comportamiento de las personas.

Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de una organización.Para proceder de acuerdo a objetivos empresariales y no solo objetivos y necesidades de su área o grupo inmediato.

Habilidades Conceptuales

23

Institucional AltaDirecció

n

Intermedio Gerencia

Operacional Supervisión

Niveles Administrativos

Humanas

Técnicas

Habilidades Necesarias

Conceptuales

Habilidades vs. Nivel Jerárquico en las organizaciones

24

Competencias del Administrador

Una competencia es un conjunto de atributos que una persona posee y lepermiten desarrollar acción efectiva en determinado ámbito.Es la interacción armoniosa de las habilidades, conocimientos, valores,motivaciones, rasgos de personalidad y aptitudes propias de cada persona que determinan y predicen el comportamiento que conduce a la consecución de los resultados u objetivos a alcanzar en la organización.

30

Henry Mintzberg, en base a un estudio realizado sobre el trabajo de los administradores, señala que en la mayor parte de su tiempo ejercen una serie de papeles o roles.

Roles del Administrador

31

ROLES INTERPERSONALES.-Asociados con la interacción del gerente con otros miembros

de la organización, subordinados, iguales y personas externas

de la organización

(1) Figura ceremonial.- representa formal y simbólicamente tanto interna como

externamente.

(2) Líder motivador.- Contrata, integra, estimula y motiva a sus trabajadores.

(3) Enlace.- establece contactos distintos de sus subalternos (clientes,

proveedores, etc.)33

ROLES INFORMATIVOS.-Recepción, procesamiento y transmisión de

información (redes de contactos internos y externos).

(4) Monitor.- recoge información tanto interna como externa. Buena parte de

esta le llega de manera verbal e informal.

(5) Diseminador.- comparte y distribuye información entre los miembros de la

organización.

(6) Vocero.- envía información a personas ajenas a la organización (clientes,

proveedores, etc.).

34

ROLES DECISORIOS.-Vinculados con la toma de decisiones, en base a la información

que dispone.

(7) Emprendedor.- genera iniciativas para adaptar la organización a su entorno.

(8) Manejador de perturbaciones.- soluciona conflictos internos,

afrontan imprevistos etc.

(9) Distribuidor de recursos.- asigna recursos según prioridades y objetivos.

(10) Negociador.- atiende y negocia situaciones de competencia o conflicto.

35

• La TGA se propone desarrollar la habilidad conceptual, sin prescindir por completo de las habilidades humanas y técnicas. Pretende desarrollar la capacidad de pensar, definir situaciones organizacionales o empresariales complejas, diagnosticar y plantear soluciones.

• Las aplicaciones practicas de la TGA se desarrollan a través de las diferentes disciplinas especializadas en administración.

Importancia de la Teoría General de la Administración

30

39

Teorías básicas de la administración: un panorama general

In search of Excellence se convierte en un éxito(mediados de la (década de 1980)

1890 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990

Los “estercoleros” empiezan a exhibir a los negocios (1902)

Empieza la grandepresión

Deming dicta conferencias sobre la

calidad en JapónConstitución de Apple

Corp. (1977)

Se instituye el premio

Baldrige (1987)

Escasez demano de obra

PrimeraGuerraMundial

Segunda Guerra Mundial

(1941 - 1945)

Movimiento de protesta

(mediados de los años sesenta a

(1914 -1918) principios de lossetenta

Introducción de la PC de IBM (1981)

Entra en vigor la division de AT&T (1 enerode 1984)

ESCUELA DE ADMINISTRACION CIENTIFICA ESCUELA DE LA TEORIA CLASICA DE LA ORGANIZACION

ESCUELA CONDUCTISTA

CIENCIA DE LA ADMINISTRACION

ENFOQUE DE SISTEMAS

ENFOQUE DECONTINGENCIAS

ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTODINAMICO

ESQUEMA COMPARATIVO DE LAS TEORIAS DE LA ADMINISTRACION

ASPECTOS PRINCIPALES TEORIA CLASICATEORIA DE LAS

RELACIONES HUMANAS TEORIA NEOCLASICA

Enfasis: En las tareas y en la estructuraorganizacional En las personas En el eclectisismo: tareas,

personas y estructura

Principales representantes:

Taylor, Fayol, Gilbreth, Gantt, Gulik, Urwick, Mooney,

Emarson

Mayo, Follat,Rosthlisberger, Dubin, Cartwright, French, Zalesnick, Tannenbaum,

Lewin.

Drucker,Koontz, Jucius, Newmann, Odiorne,

Humble, Geljier, Schish, dale

Características básicas de la administración:

Ingeniería humana/Ingeniería de producción Ciencia social aplicada

Técnica social básica y administración por objetivos

Concepción del hombre:"Homo Economicus" "Homo social" Hombre organizacional y

administrativo

Comportamiento organizacional del

individuo:

Ser aislado que reacciona como individuo (atomismo

tayloriano)

Ser social que reacciona como miembro de grupo

social

Ser racional y social orientado hacia el alcance de objetivos individuales y organizacionales

Contenido y objeto de estudio de la Administración

32

33

ESQUEMA COMPARATIVO DE LAS TEORIAS DE LA ADMINISTRACION

ASPECTOS PRINCIPALES

TEORIA DE BUROCRACIA

TEORIAESTRUCTURALISTA

TEORIA DEL COMPORTAMIENTO

TEORIA DE LOS SISTEMAS

TEORIA DE LA CONTINGENCIA

Énfasis: En la estructura organizacional

En la estructura y el ambiente

En las personas y en el ambiente En el ambiente

En el ambiente y en la tecnología sin

despreciar las tareas, las personas y la

estructura

Principales representantes:

Weber, Merton, Setznick,

Gouldner, Michela

Etzioni, Thompson, Blau,

Scott

Simon, McGregor, Bernard, Argyris,

Likert, Cyert, Bennis, Schein, Lewrence,

Seyles, Lorsch

Ketz, Kahn, Johnson, Kast,

Rosenzwalg, Rice, Churchman,

Burne, Trist, Hicks

J.D. Thompson,Lawrence, Lorsch,

Perrow

Características básicas de la

administración: Sociología de la burocracia

Sociedad de organizaciones y enfoque múltiple

Ciencia comportamental

aplicada

Enfoque sistemático:

administración de sistemas

Enfoque contingencial: administración contingencial

Concepción delhombre:

Hombre organizaciona

l

Hombreorganizacional

Hombreadministrativo Hombre funcional Hombre complejo

Comportamient o

organizacional del individuo:

Ser aislado que reacciona como

ocupante de cargo y posición

Ser social que vive dentro de organizaciones

Ser social que teme las decisiones en

cuanto a participación en las

organizaciones

Desempeño depapeles

Desempeño depapeles

• Énfasis en las tareas– Administración

Científica

• Énfasis en las personas

34

– Teoría de las relaciones humanas.– Teoría del comportamiento

organizacional.– Teoría del desarrollo

organizacional.

Contenido y objeto de estudio de la

Administración

• En el ambiente- Teoría de sistemas

- Teoría situacional (imperativo ambiental)

• Énfasis en la Tecnología- Teoría situacional (imperativo

tecnológico)

• Énfasis en la estructura- Teoría clásica- Teoría Neoclásica- Teoría de la burocracia- Teoría estructuralista.

TEORÍAS ADMINISTRATIVAS MÁS IMPORTANTES Y SUS ENFOQUES PRINCIPALES(Tomado del libro introducción a la administración de Chiavenato)

ÉNFASIS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS ENFOQUES PRINCIPALES

En las tareas Administración científica Racionalización del trabajo en el nivel operacional.

En la estructura

Teoría clásica Teoría neoclásica

Organización formal.Principios generales de la administración.Funciones del administrador..

Teoría de la burocracia Organización formal burocrática.Racionalidad organizacional.

Teoría estructuralista.Enfoque múltiple.Organización formal e informal.Análisis intraorganizacional y análisis interorganizacional.

En las personas

Teoría de las relaciones humanas. Organización informal.Motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámica de grupo.

Teoría del comportamiento organizacional.Estilos de administración.Teoría de las decisiones.Integración de los objetivos organizacionales e individuales.

Teoría del desarrollo organizacional Cambio organizacional planeado.Enfoque de sistema abierto.

En el ambiente

Teoría estructuralista Análisis intraorganizacional y análisis ambiental.

Teoría neoestructuralista Enfoque de sistema abierto.Teoría situácional Análisis ambiental (imperativo ambiental).

Enfoque de sistema abierto.En la tecnología Teoría situacional o contingencial 43

Administración de la tecnología (imperativo tecnológico).

Estructura

Tareas

Ambiente Tecnología

PersonasORGANIZACION

Las cinco variables básicas de la TGA

36

• La administración puede darse adonde exista un organismo social, y deacuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.

• Un organismo social depende, para su éxito de unabuenaadministración.

• Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad.

• La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

• Para todos los países, mejorar la calidad de la administraciónes

requisito indispensable.

Importancia de la Administración

37

Es vital e indispensable. En una sociedad de organizaciones, donde la complejidad y la interdependencia de estas son un aspecto crucial, la administración es el factor clave para el mejoramiento de la calidad de vida y para lo solución de múltiples problemas que hoy afligen a la humanidad.

La Administración en la Sociedad Moderna

38

Perspectivas futuras de la Administración

Las exigencias post industriales generaran el fin de la forma organizacional de hoy y el surgimiento de sistemas nuevos. Esto se basa en el principio evolutivo, según el cual cada época desarrolla un tipo de organización apropiada a sus características.

• Crecimiento de las organizaciones.• Competencia mas aguda.• Sofistificacion de la tecnología.• Tasas elevadas de inflación.• Globalización de la economía e internacionalización de

los negocios.• Protagonismo mayor de las organizaciones.

Principales desafíos de la Administración

39

Habilidades, Competencias, Roles del AdministradorAplicación

40

EN LA ERA DIGITAL, LAS MEJORAS DE LA CALIDAD Y DE LOS PROCESOS SE INTRODUCEN MUCHO MÁS RÁPIDO EN LAS EMPRESAS.

SI EL AUMENTO DE VELOCIDAD ES SUFICIENTE, LA PROPIA NATURALEZA DE LA EMPRESA SE TRANSFORMARÁ.

ESTOS CAMBIOS SE DEBEN ALFLUJO DE LA

DIGITALVIA

EMPLEO DEL INFORMACIÓN INTERNET

EN LOS PRÓXIMOS DIEZ AÑOS,CAMBIARÚLTIMOS

50

LAS EMPRESAS VAN A MÁS QUE EN LOS CINCUENTA ( BILL GATES )BILL

GATES

GLOBALIZACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

NEGOCIOS....

Método de Casos

42

EL MÉTODO DE CASOS

• Es una técnica de simulación, que busca reproducir una realidad,donde el alumno puede aplicar sus conocimientos “en la pràctica”.

• La administración siendo una ciencia social no puede manipularexperimentalmente una empresa, como otras ciencias exactas.

• Se puede aplicar individualmente o en grupos. El trabajo en el Aula es Grupal, tal como en las organizaciones en donde interactúan: Administradores, Contadores, Economistas, etc.

• Este método permite desarrollar la habilidad de argumentar,intercambio de ideas, capacidad de análisis y el trabajo en equipo

• Se basa en el proceso decisorio y parte del principio de que no haysolución única.

• Cada Equipo elige a un coordinador, el cual deberá equilibrar la contribución de todos sus miembros.

43

El método presenta las etapas siguientes:

• Lectura cuidadosa del caso. Uso de resaltador, subrayado, etc.

I. Hechos. Equivale a la Historia Clínica Poner por escrito los principales hechos, siendo objetivos. NO ES RESUMEN Se presenta como una lista de ítems, desarrollando entre otros lo siguiente: Tipo, tamaño y razón social de la empresa, Gerentes y Funcionarios, lugar defuncionamiento, número de trabajadores, organigrama, aspectos sociales,económicos, etc., que afectan a la empresa, etc.

II. Análisis de los hechos Equivale al Análisis del MédicoSe trabaja a través de los sistemas de la empresa: Gerencia, Marketing, Personal,Logística, Producción, Finanzas, Investigación y Desarrollo, etc.

EL MÉTODO DE CASOS

44

CLASIFICACION DE SISTEMAS EN LASORGANIZACIONES

• RENTABILIDAD• CRECIMIENTO• PARTICIPACION EN EL MERCADO• SATISFACCIÓN DEL CLIENTE• GESTION

• MERCADEO• FINANZAS• PRODUCCION• ADMINISTRACION• RECURSOS HUMANOS

• COMPRAS• DESPACHOS• CARTERA• INVESTIGACION Y DESARROLLO• CONTABILIDAD

GERENCIA

UNIDADES DE NEGOCIOS O FUNCIONALES|

UNIDAD OPERATIVA

45

III. Definición del Problema.Equivale a

Diagnostico MedicoParte más difícil del método. Asegurarse de haber entendido el caso y contar con los elementos del problema y las consecuencias que se pueden derivar. CUIDADO, una definición errada conduce por otros caminos.

46

IV. Alternativas de solución para el problema. Equivale a la Receta Médica

No buscar una solución rápida, sino plantear varias soluciones fundamentadas en los hechos. Todos son planes contingentes en caso de cambiar variables de la empresa.Selección de la alternativa de solución más adecuadaDebe escoger la mejor alternativa o la más adecuada en: TIEMPO, ESFUERZO y

DINERO. Verifique si su decisión se basa en: PREJUICIOS, SENTIMIENTOS o EXPERIENCIA.Preparación de un plan de acciónPreparar un Plan para aplicar solución escogida, considere Tiempos, Nº de personas y

posible cálculo económico. Considere la empresa como un TODO.

Introducción a laTeoría General de la

Administración

47

• Lectura Control 1:– Fuente: Chiavenato, Idalberto. Introducción a la

Teoría General de la Administración. McGraw Hill Interamericana Editores.

– Lectura:• Parte 1: Introducción a la Teoría General de la

Administración• Capitulo 1: La Administración y sus perspectivas.