Claves para reducir los plazos de pago de clientes

Agustín Badano Director Comercial Intiza

Ver el video del webinar

http://blog.intiza.com sección “webinars”

INDICE

I ¿Cómo gestionan las empresas sus cobranzas?

II Causas de demora en las cobranzas

III Claves para reducir los plazos de pago de clientes

III Resumen

¿Cómo gestionan las empresas sus Cobranzas?

I

Las empresas gestionan cobranzas con planillas Excel

¿Cuánto le cuesta a tu empresa financiar a sus clientes morosos?

Monto vencido

Tasa Costo

clientes morosos

$100.000 20% anual $20.000 anuales

Causas de demora en las Cobranzas

II

El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible

Proveedores críticos

Proveedores no críticos

Pobre gestión de cobranzas

Buena gestión de cobranzas

1°

2° 3°

2°

¿A quién pagan primero los clientes?

El cliente no tiene presente el pago

Recibe la factura

Acusa recibo de la factura

Realiza pago

La factura se pierde en el circuito de pagos del cliente

El cliente presentó una disputa a la factura

Recibe la factura

Acusa recibo de la factura

Realiza pago

Presenta una disputa y queda a la espera de una respuesta

El cliente no recibió la factura o la recibió tarde

Recibe la factura

Acusa recibo de la factura

Realiza pago

El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago

Se otorga un mal crédito

Recibe la factura

Realiza pago

Se envía a incobrables o se realizan acciones legales

Las 5 causas de demora en los cobros

• El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible

• El cliente no tiene presente el pago

• El cliente presentó una disputa a la factura

• El cliente no recibió la factura o la recibió tarde

• El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago

Artículo: Las 5 causas de demora en las Cobranzas

Claves para reducir los plazos de pago de clientes

III

Claves para reducir los plazos de pago de clientes

1 Optimizar los procesos internos de cobranzas

2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas

3 Medir y mejorar

Claves para reducir los plazos de pago de clientes

1 Optimizar los procesos internos de cobranzas

2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas

3 Medir y mejorar

Composición de las ventas por cobrar

Ventas que aún no han vencido

Ventas que han vencido

Total ventas por

cobrar

Analizar a quién se le otorga crédito comercial

Excelente gestión de cobranzas

Malos clientes Malas cobranzas

Tener una comunicación clara con el cliente

• Especificar condiciones comerciales en cotizaciones y contratos.

• Que el cliente entienda qué se le está facturando – Detallar los conceptos facturados

– Comunicar la fecha de vencimiento

– Incluir información para el pago

– Agregar información relevante (orden de pago, tipo de cambio, etc.)

• Que el cliente pueda acceder en cualquier momento al estado de su cuenta y las facturas.

Tener procesos definidos y cumplirlos

Grandes clientes

Clientes pequeños

Gestión personalizada

Gestión personalizada

(Mail)

Notificación nueva factura

(Mail) Aviso

próximo vencimiento

(Mail)

Aviso vencimiento

(Mail) 1er

reclamo

(Mail) 2do

reclamo

(Tarea)

Llamarlo

(Mail) 1er

reclamo

(Mail) 2do

reclamo

(Tarea)

Llamarlo

(Mail) 3er

reclamo

Cuidar el recurso más escaso: El tiempo del equipo de cobranzas

Gestiones de alto valor agregado

Gestiones de bajo valor agregado

Clientes no críticos

Clientes críticos

PERSONALIZADO SEMI

AUTOMATICO

AUTOMATICO AUTOMATICO

¿Qué gestiones debieran automatizarse?

• Envío de mails o mensajes de texto a clientes

– Notificar nuevas facturas

– Aviso próximo vencimiento

– Reclamos por facturas vencidas

• Derivar clientes

– Otras áreas de la empresa

– Agencias externas de cobranzas

• Envío de cartas documento

• Definir responsables para darle rápida resolución

• Identificar causas

• Corregir para que no se repitan

Dar rápido tratamiento a las disputas

Artículo: ¿Cómo tratar las disputas de facturas por parte de tus clientes?

Optimizar los procesos internos de cobranzas

• Analizar a quién se le otorga crédito comercial

• Tener una comunicación clara con el cliente

• Tener procesos definidos y cumplirlos

• Automatizar gestiones de bajo valor agregado

• Dar rápido tratamiento a las disputas

Claves para reducir los plazos de pago de clientes

1 Optimizar los procesos internos de cobranzas

2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas

3 Medir y mejorar

Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar

Cliente 1

• Deuda $10.000

• Venció hace 5 días

• Se había comprometido

a pagar ayer

Cliente 2

• Deuda $7.000

• Venció hace 45 días

• Nadie habló con él por su

deuda

Intiza – Fórmula para priorizar clientes a gestionar

Monto de la deuda

(35%)

Antigüedad de la deuda

(25%)

Días desde última gestión

(20%)

Tareas pendientes

(20%)

Darles rápido acceso a la información de un cliente

Detalle de las facturas pendientes

Historial de gestiones realizadas y mails intercambiados

Datos de contacto

Tareas a realizar

Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios

Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas

• Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar

• Darles rápido acceso a la información de cada cliente

• Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios

Claves para reducir los plazos de pago de clientes

1 Optimizar los procesos internos de cobranzas

2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas

3 Medir y mejorar

Métricas de Cobranzas

• Principales métricas: – Plazo Promedio de Cobranza

– Antigüedad promedio de la deuda

• Otras métricas: – % deuda vencida

– % incobrables

– Días promedio de mora

• Poder ver las métricas a distintos niveles: empresa, cliente, vendedor, etc.

Analizar la evolución de las métricas

Evolución de la deuda de clientes

Clientes con gestiones realizadas

Resumen

IV

RESUMEN

• Una parte de la deuda de clientes se debe a que la gestión de cobranzas no es eficiente.

• Si realizan una buena gestión lograrán cobrar más rápido.

• Claves para una gestión eficiente: – Optimizar los procesos internos de cobranzas

– Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas

– Medir y mejorar

Intiza – Software para Gestión de Cobranzas

Pruébalo Gratis en www.intiza.com

Preguntas

?

Blog: http://www.blog.intiza.com Twitter: @IntizaSaaS