Historia de Éxito

CLUB DEPORTIVO UNIVERSIDAD CATÓLICACÓMO INTEGRAR LOS PROCESOSA TRAVÉS DE SAP BUSINESS ONE

“En el sistema anterior, los datos estaban

centralizados en unas pocas personas.

La incorporación de SAP Business One

brindó a todos los usuarios el beneficio

de contar con información oportuna

y en línea. Esta posibilidad permitió

la integración a los circuitos de áreas

que antes no estaban tecnologizadas”.

Marisol Andrade, Jefe de Informática de Club Deportivo Universidad Católica

Compañía• Nombre: Club Deportivo Universidad Católica• Localización: Santiago, Chile• Industria: Retail• Productos y servicios: Centro recreacional

y deportivo, escuela deportiva, club social, club de eventos, futbolito, y una tienda virtual para comprar artículos relacionados

• Facturación: USD 6 millones• Cantidad de empleados: 208• Website: www.lacatolica.cl• Partner de implementación: Exxis

Desafíos y oportunidades• La institución contaba con un sistema en

DOS, cercano a la obsolescencia, con un funcionamiento engorroso e inestable porque tenía muchos desarrollos propios

• La complejidad de la operación,no intuitiva, requería de mucho tiempo en capacita-ción, volviéndose oneroso

Objetivos del proyecto• Contar con información oportuna para

entregar a todos los gerentes, de modo de que pudieran tomar decisiones infor-madas en los temas clave del negocio

• Obtener control total de la gestión• Disponer de un sistema amigable, en am-

biente Windows, que fuera compatible con programas difundidos como MS Office

Soluciones y servicios SAPSAP Business One versión 8.81 con los add on de activo fijo, flujo de caja, flujo de caja efectivo y adquisiciones

Competencia• Microsoft• Oracle• Informat

Claves de la implementación• El plazo de implementación fue de 8 me-

ses, e incluyó la integración con un sistema de terceros, específica para enti-dades sociales y deportivas

• Participaron tres consultores y siete lí-deres por parte de la organización

• Se definieron ciclos de capacitación para cada área y los entrenamientos estuvieron a cargo del Partner

Por qué SAP• Porque se adaptó a las necesidades de la

entidad, cubriendo todas sus operaciones• Por sus capacidades de parametrización• Por su cercanía con el usuario y sus inter-

fases amigables

Benefi cios• Se dispone de toda la información en

soporte digital, centralizada en SAP Busi-ness One

• La accesibilidad a la información permitió que procesos core, como ventas y com-pras, involucren actualmente a más gente de áreas operativas

• La reducción de tiempos y costos de ca-pacitación para nuevos usuarios o nuevos empleados agilizó las tareas cotidianas

• La trazabilidad de los datos permite que los usuarios puedan ver el origen de los gastos e ingresos

• Se optimizó la cobranza a los socios, por contar con información histórica

• Se incorporaron niveles de análisis que previamente no existían: hoy se puede visualizar los resultados financieros diariamente

RESUMEN

Historia de ÉxitoSAP Business One

SSSAwww.referenciassap.com

“Anteriormente, toda la información debía ser recopilada en varios procesos y se enviaba a contabilidad, que respondía a todos los requerimientos de datos a través de la consulta de los documentos físicos. Hoy en día esto está dentro de SAP Business One: todo lo que hay que buscar se obtiene mediante un par de clics”. Ivonne Flores, Subgerente de Finanzas de Club Deportivo Universidad Católica

El Club Deportivo Universidad Católica tiene una trayectoria de más de 75 años en la escena chilena. Ha recorrido este camino con el objetivo de ser un club de excelencia en la formación deportiva y la promoción de la vida sana y la actividad social, con la misión de generar las condiciones óptimas de servicio e infraestructura para lograr personas y familias comprometidas con la práctica deportiva y la vida sana.

Sus valores fundamentales son el entusiasmo y la motivación, la confianza, la promoción del juego limpio y la filosofía del trabajo bien hecho. Para acompañar estos pilares, la entidad necesitaba una plataforma de TI que soportara sus procesos a la altura de estas expectativas: SAP Business One.

Un semillero de posibilidades

Para llevar adelante su administración, la institución contaba con un sistema antiguo en DOS, que se encontraba cercano a la obsolescencia: ya no era posible un upgrade ni se conseguía mantenimiento. Para intentar salvar esta situación, la plataforma contenía muchos desarrollos propios, que volvían engorro-so e inestable el funcionamiento.

Por sus características, con un entorno informático no intuitivo, la complejidad de la operación requería de mucho tiempo en capacitación, volviéndose oneroso en recursos humanos y económicos.

Definiendo los objetivos

Así, la entidad necesitaba, definitivamente, poder contar con información oportuna para entregar a todos los gerentes, de modo de que ellos pudieran tomar decisio-nes informadas en los temas clave del negocio.

Se volvía fundamental obtener control total de la gestión y disponer de un sistema amigable, en ambiente Windows, que además fuera compatible con programas de utilización difundida como MS Excel y otros, a los que los usuarios estaban muy acostumbrados.

Entrenando para el cambio

Después de evaluar otras alternativas, el Club Deportivo se inclinó por la propuesta de SAP porque se adaptó a sus necesida-des, cubriendo todas sus operaciones, por sus capacidades de parametrización y por su cercanía con el usuario a través de interfases amigables.

Una vez definido esto, el plazo de imple-mentación fue de 8 meses, e incluyó la integración con un sistema de terceros, específica para entidades sociales y depor-tivas. Del proyecto participaron tres consultores y siete líderes por pate de la organización.

La capacitación, que era un tema temido por la institución, se resolvió de forma muy sencilla: se definieron ciclos de capacita-

ción para cada área y los cursos estuvie-ron a cargo del mismo partner imple-mentador.

La medalla del triunfo

Los beneficios para la entidad fueron claros e inmediatos: principalmente, se dispuso rápidamente de toda la informa-ción en soporte digital, centralizada en SAP Business One.

De este modo, la accesibilidad a la información permitió que ciertos proce-sos core, como el de ventas y compras, involucren actualmente a más gente de áreas operativas. La trazabilidad de los datos permite que los usuarios puedan ver el origen de los gastos e ingresos y toda la información relevante a lo largo del ciclo de vida de cada transacción.

Adicionalmente se optimizó la cobranza a los socios, por contar con información histórica, y se incorporaron niveles de análisis que previamente no existían: hoy se puede visualizar los resultados financieros diariamente.

Como los tiempos y costos de capacita-ción para nuevos usuarios o nuevos empleados se redujeron sensiblemente, se agilizaron las tareas cotidianas. Por todo esto, Club Deportivo Universidad Católica y SAP han formado un equipo ganador.

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