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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Código: P-SE-001

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Fecha: 31-07-2008

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Proceso: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS Código: P-SE-001 Versión: 00 Tipo de proceso: Misional Nivel: Proceso Líder: Bibiana María Ospina Bedoya Fecha de Creación: Julio 31 de 2008 Objetivo: Planear, gestionar, apoyar y controlar la prestación del Servicio Educativo de acuerdo con los parámetros, lineamientos y requisitos legales. Requisitos: Entidad: Plan de Desarrollo Municipal, Plan de Acción, Manual Específico de funciones y competencias, procesos y procedimientos del sistema de gestión de la calidad. Legales: La Constitución Política de Colombia, Ley 715 y Ley 115 de 1994. Norma: NTC GP 1000:2004, numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.1, 6.4, 7.1, 7.4 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3 Cliente: Cobertura, Calidad, oportunidad, cumplimiento, comunicación

Seguimiento: formato seguimiento y control del proceso, indicadores y auditorias.

Alcance: Desde la planeación, gestión, análisis de datos, planes de mejoramiento y

reporte de información, pretender por una comunidad educada y formada.


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Indicadores:

NOMBRE DEL INDICADOR ESTRUCTURA IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES QUE MIDE

Cobertura educativa

=

× 100

CE=población nueva matriculada del año en curso /población con necesidad de cupos educativos año en curso *100

Mide el porcentaje de la cobertura educativa del año en curso.

Incremento en cobertura educativa

=−

× 100

IC = Cupos año actual – cupos de año anterior / cupos año anterior *100

Porcentaje de Incremento en la cobertura educativa con respecto al año anterior.

Resultado media y alta pruebas ICFES

= × 100

RMAP = Nº estudiantes en categoría media y alta / Nº estudiantes que presentan la prueba *100

Porcentaje de estudiantes con resultados superiores en pruebas ICFES.

Calificación de pruebas ICFES en instituciones educativas

= × 100

CPI= Instituciones educativas con resultados media-alta / total de instituciones educativas *100

Porcentaje de instituciones educativas con resultados superiores en pruebas ICFES.

Entradas

PROVEEDORES INSUMO

REQUISITOS

Comunidad Necesidades de la comunidad en materia de educación

Que sean niños, jóvenes y adultos que no demanden el sistema y los que actualmente están en el sistema educativo.

Salidas

PRODUCTO CLIENTE

REQUISITOS


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Comunidad educada, formada y con proyección a la educación superior

Población en edad escolar que demandan el servicio educativo y aquellos que no se encuentran en el sistema

Pruebas saber, pruebas ICFES, capacitaciones, dotación, material didáctico, establecimientos educativos adecuados.

Población beneficiada del servicio educativo

Niños, Jóvenes y Adultos que demandan el servicio Niveles de transición, básica y media

Actividades

TIPO DE CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Planear

Adoptar el calendario escolar y organizar el proceso de matricula oficial a la luz de la resolución # 9919 de 30 de mayo del 2008, y establecer cronograma para el comité de cupos.

Secretaría de Educación Municipal

Adoptar programas de capacitación. Secretaría de Educación

Municipal Mejoramiento de plantas físicas.

Elaborar proyectos PREICFES y proyectar material pedagógico.

Secretaría de Educación Municipal y Corporación Politécnica

Elaborar programas de semilleros.

Secretaría de Educación Municipal y U de A

Hacer

Registrar en el sistema de matrícula Escolar- SIMAT todos los estudiantes matriculados.

Administradora del SIMAT y Secretarías Académicas Colegios

Ejecutar planes de capacitaciones, realizar mantenimiento a plantas físicas, desarrollar el PREICFES, adquirir material pedagógico

Secretaría de Educación Municipal y Corporación Politécnica

Realizar los reportes de la información de las matrículas al Ministerio de Educación y Secretaria de Educación Departamental.

Administradora del SIMAT

Ejecutar el programa de semilleros

Secretaría de Educación Municipal y U de A

Verificar Verificar los datos ingresados al sistema y cumplimiento de objetivos en la prestación del servicio.

Administradora del SIMAT y Secretaría de Educación Municipal

Ajustar Realizar ajustes de manera permanente para garantizar la confiabilidad y oportunidad en la información y la prestación del servicio.

Administradora del SIMAT y Secretaría de Educación Municipal


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Recursos Humanos: Comité de cupos Municipal, Rectores, Secretarios de Educación, Director

de Núcleo, Alcalde Municipal, Junta Municipal de Educación, Secretaria de Educación

Departamental, Administradora del SIMAT, Docentes y Estudiantes.

Físicos: Locativos, Equipos de oficina (computadores, papel, lapicero, entre otros.), kits

para talleres, televisor y VHS, Video Beam, portátil, proyector de acetatos, proyector de

opacos, papelógrafo, grabadora o equipo de sonido, CD, software SIMAT.

Información primaria: Cartillas y directrices de la Secretaria de Educación

Departamental y Ministerio de Educación Nacional, solicitudes de usuarios, formularios

de inscripción.

Información secundaria: Libros de matrículas de los colegios, software académico de

cada institución, página web, inventarios.

Meta: Garantizar el 100% de la cobertura educativa inicial, básica y media a todos los

usuarios del servicio educativo. Se medirá anualmente.

Tener control del 3% en el Incremento Educativo para garantizar a todos los usuarios el

servicio educativo. Se medirá anualmente.

Garantizar una Categoría Media – Alta en los estudiantes que presentan la prueba

ICFES y Instituciones Educativas para el cumplimiento del 75% como meta suficiente, el

70% como meta aceptable y 65% como meta insuficiente y así tener una mejor calidad

educativa y una mayor posibilidad del ingreso a la educación superior. Se medirá

anualmente.

Notas de cambio y Anexos

Nº Versión Inicial Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión

Final


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Nº Versión Inicial Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión

Final 01 00 Se crea el proceso por primera vez Se crea el proceso 00

Documentos asociados

Nº Código Nombre 1 R-SE-001 Procedimiento gestión de la calidad del servicio educativo 2 R-SE-002 Procedimiento gestión de la cobertura del servicio educativo

CONTROL DE REGISTROS NOMBRE

DEL REGISTRO

LUGAR DE ALMACENAMIENTO

FORMA DE RECUPERAR

RESPONSABLE DE ARCHIVAR

TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

Listados de estudiantes Software SIMAT Reportes del

sistema Administradora

SIMAT Permanente Ministerio de Educación Nacional

Formularios de

inscripción para

alumnos nuevos,

antiguos y por traslado

Cada Institución Educativa, Secretaria

de Educación Carpetas Auxiliar de cada

colegio 10 años Archivo

institucional de cada colegio

Actas de comité de

cupos

Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar

Administrativa 5 años Archivo General

Planilla de inscripción para niños

de preescolar



Plan de capacitación



Planes de mejoramiento



Planes de acción



Formato de proyección de cupos



Programación mensual

por dependencia



CONTROL Y SEGUIMIENTO

QUÉ SE CONTROLA CÓMO LO CONTROLA QUÍÉN LO

CONTROLA FRECUENCIA REGISTROS


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Adoptar calendario escolar

Que se ajuste a los parámetros fijados por Secretaria de ED Que el Consejo Directivo de cada Institución realice el acuerdo para la adaptación del calendario escolar.

Secretaria de Educación Municipal

Anual

Acuerdos emitidos por cada INSTITUCION Educativa. Cronograma

Realizar cronograma de matrículas de

acuerdo a las orientaciones de la

Secretaria de Educación

Departamental.

Solicitando el envió de reporte del cronograma a la Secretaria de Educación Municipal


Semestral Oficio y cronograma

Realizar la proyección de cupos

y estudiantes a atender para la

vigencia siguiente en el mes de agosto de

cada año.

Analizando las estadísticas del año anterior

Rectores Anual Cuadro de proyección de cupos.

Realizar o renovar el proceso de matrícula

de estudiantes nuevos o antiguos

Mediante comunicaciones a los padres de familia sobre la necesidad de reportar la continuidad o no el sistema escolar

Rectores Anual Comunicaciones o acta de reunión

Registrar en el sistema de matrícula

SIMAT todos los estudiantes del

sector oficial matriculados antes del 31 de diciembre

para la vigencia siguiente.

Comunicación permanente entre la administradora del SIMAT y las Secretarias Académicas y Rectores de los Colegios Brindando capacitación permanente a las secretarias acerca del manejo del SIMAT.


Permanente

Comunicaciones enviadas, circulares, planillas de capacitación

Gestión de la calidad Solicitando información de entrada y resultado de las evaluaciones


Anual Comunicaciones

Actas Formatos

Desarrollo de planes de mejoramiento

Evaluando el cumplimiento y la eficacia del proceso


Permanente Planes de mejoramiento


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NORMOGRAMA

Jerarquía de la norma

Número/Fecha Título: Nombre que la identifica Estado

Constitución Política de Colombia

1991 Art. 44. Vigente

Ley

715 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

Vigente

Ley 115 Por la cual se expide la Ley General de Educación Vigente

Decreto 3011 Por medio de se reglamenta la educación de adultos Vigente

Decreto 1850 Jornada Laboral e Institucional Vigente

Resolución 166 de 2003 Define las condiciones para el

reporte de información del sector educativo

Vigente

Resolución 5360 de 2006 Por la cual se definen las directrices

para el proceso de asignación de cupos y matrículas.

Vigente

Elaboró:

Bibiana María Ospina

Revisó:

Diana Eugenia Ospina Saldarriaga

Aprobó:

Guillermo de Jesús Ochoa Beltrán


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Procedimiento: GESTIÓN DE CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO Proceso: ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO Objetivo: Establecer las actividades para la gestión de la calidad en el servicio educativo de acuerdo con los requisitos y normas establecidas.

Actividad y cómo se hace

Documentación

Registro Referencia

1). Solicitar resultado de pruebas del saber e icfes y evaluaciones de docentes.

Informe de instituciones educativas

Ley 715 , ley 115 y decreto 1278

2). Evaluar los resultados por institución educativa Cuadro de resultados

Ley 715 , ley 115 y decreto 1278

3). Consolidar información según líneas que presentan dificultades en pruebas del saber, icfes y

evaluación de docentes

4). Elaborar plan de mejoramiento y asignación de recursos. Plan de mejoramiento

5). Presentar plan a la Junta Municipal de Educación.

Plan de acción

Constitución política (mecanismos de participación ciudadana).

6). Validar la información con los rectores de las

instituciones educativas. Acta 7). Desarrollo del plan de mejoramiento.

Planes de mejoramiento Ley 715, ley 115 y decreto 1278

8). Evaluar los diferentes componentes del plan. Plan de mejoramiento

9). Tomar acciones de mejora. Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora


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Documentación

Registro Referencia

10). Evaluar la eficacia. Actas

11). Adoptar formatos de Evaluación anual del desempeño laboral Docentes y Directivos Docentes

del Ministerio de Educación Nacional.

Anexo 2. Tabla resumen de Evidencias.

Anexo 3. Encuestas para estudiantes.

Anexo 4. Modelo de Pauta de Observación en Clase.

Anexo 5. Resumen Competencia, Contribución, Criterio y Evidencia Docentes.

Anexo 5. Resumen Competencia, Contribución, Criterio y Evidencia Directivos Docentes.

Encuesta a Padres de Familia

Decreto Ley 1278 de 2002

12). Adoptar formatos de la Gobernación de Antioquia.

Informe de Asesoría y Asistencia Técnica (código: FO-M4-P1-04; Versión: 01; fecha: 17/08/2007).

Control de Documentos

Control de los registros

Nro Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de

retención

1 Informe de instituciones educativas

Rector de la institución educativa

Secretaria de educación 5 años

2 Cuadro de resultados Líder del proceso


3 Plan de mejoramiento Líder del proceso



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Nro Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de

retención 4 Plan de acción

Líder del proceso Secretaria de educación 5 años

5 Acta Líder del proceso


6 Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora

Líder del proceso Secretaria de educación 5 años

Documentos de Referencia

Nro Referencia Breve descripción Lugar de almacenamiento

1 Resolución comité de conformación de cupos

Creación del comité de cupos para las instituciones educativas a nivel

municipal

Archivo de secretará de educación

Notas de Cambio

Nro Versión Inicial

Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión Final

1 2

Nro. Código Nombre

1 F-SA-008 Formato Control de Asistencia 2 Formato Asesoría y Asistencia Técnica 3 Formato Evaluación Anual de Desempeño Laboral Docentes Y Directivos

Docentes 4 Formato Encuesta para Estudiantes 5 Formato Pauta de Observación en Clase 6 Formato Competencia, Contribuciones, Criterios y Evidencia Docente 7 Formato Encuesta a Padres de Familia 8 Formato Competencia, Contribuciones, Criterios y Evidencia Directivo Docente 9 F-AM-049 Formato Para Acciones Correctivas, Preventivas y De Mejora

Elaboró:

Bibiana María Ospina Revisó:

Diana Eugenia Ospina

Saldarriaga

Aprobó:



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Procedimiento: GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO Proceso: GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO Objetivo: Establecer las actividades para la gestión de la cobertura en el servicio educativo de acuerdo con los requisitos y normas establecidas.


Documentación

Registro Referencia 1). De acuerdo al cronograma anual se reúne el comité de cupos y matrículas y se proyectan los cupos para el siguiente año, se realiza a partir de la proyección determinada e análisis de la oferta frente a la demanda, mediante el uso del formato de reporte de necesidades, se expide la circular donde se describen las fechas para entrega de solicitud de cupos. Nota: el comité de cupos y matrículas está integrado por los rectores de las instituciones oficiales, el personero municipal, el alcalde municipal o su delegado y el director del núcleo educativo.

Acta Proyección de

Cupos Escolares

Software Formato F-SE-XX

Circular.

Normatividad Legal Vigente

P-SE-XXX Proyección de

cupos.

2). La institución educativa entrega el formulario de inscripción para que sea diligenciado por parte del padre de familia o acudiente del estudiante para ingresar dicha información al sistema.

F-SE-001 F-SE-002

Registro Único de Estudiantes

(Software)

3). La institución educativa recibe la documentación diligenciada por parte del padre de familia o acudiente del estudiante y analiza la disponibilidad de cupos, de acuerdo con los criterios establecidos en la normatividad legal vigente aplicable y posteriormente verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la circular expedida por el comité. 3.A) Si no cumple con los requisitos, le solicita que gestione los documentos necesarios para continuar con el proceso de inscripción y regresa al paso número 3. 3.B) Si cumple con los requisitos, el rector asigna el cupo.

F-SE-001 F-SE-002

Normatividad Aplicable

F-AM-048.

4). RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: con el fin de generar el registro en el sistema, verifica cuáles estudiantes se han prematriculado y cuales han solicitado traslado, y presenta esta información ante el Comité de Cupos y Matrícula.


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Documentación

Registro Referencia 5). COMITÉ DE CUPOS Y MATRÍCULA: analiza la Información presentada por los rectores y toma las decisiones con respecto a la inscripción. Nota: las actividades desarrolladas para la inscripción de estudiantes nuevos para el grado preescolar en el sistema educativo oficial del Municipio se realizarán exclusivamente en la Secretaría de Educación y Cultura, y los de los grados de 1 a 11 en cada colegio.

6). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: por delegación del Alcalde Municipal, y en conjunto con los demás integrantes del Comité de Cupos y Matrículas, determinan los cupos disponibles para ofrecer a los nuevos estudiantes. Nota: en aquellos casos donde la demanda en edad escolar no sea totalmente atendida por falta de capacidad, el Comité de Cupos y Matrículas, formula las estrategias y realiza la gestión para que se contrate la cobertura.

Acta Listados

F-SE-001

Circular

Acta Listados

7). RECTOR(A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: de acuerdo al calendario escolar, expide una circular indicando a la comunidad educativa las fechas y requisitos para la realización de la matrícula, y la divulga mediante el uso del Procedimiento de Divulgación y Convocatoria.

Circular

8). EL SECRETARIO (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: recibe la documentación de parte del padre, la madre de familia o acudiente, y verifica el cumplimiento de los requisitos según sea el caso: 8.A) Si no cumple con los requisitos, le solicita que gestione los documentos necesarios para continuar con el proceso de matrícula y regresa al paso número 7. 8.B) Si cumple con los requisitos, continúa con el procedimiento.

F-AM-048.


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Documentación

Registro Referencia

9). EL SECRETARIO (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: registro en el libro de matrícula, en el software de manejo institucional y SIMAT la matricula de los estudiantes. Nota: los posibles movimientos de los alumnos que se generen en la base de datos del sistema son ocasionados durante el transcurso del año por retiro, cambio de grado, promoción anticipada o traslado de estudiantes.

Registro de Matrícula Libro de

Matrículas Software

Programa de auditorias

10). RECTOR(A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: consolida toda la información relacionada con el proceso de la matrícula y la envía a la secretaría de educación municipal.

Informe

11). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: evalúa el informe de matrícula y lo envía a la Institución Educativa o CAPI, a fin de que se tomen las respectivas acciones.

Software

Mejoramiso

12). LA SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA: efectúa seguimiento y medición tanto a las acciones tomadas por parte de las Institución Educativa tras la visita de verificación, como al proceso de cobertura del servicio educativo y genera el respectivo informe.

13). EL SECRETARIO DE EDUCACION Y CULTURA: evalúa la necesidad de tomar acciones frente a los resultados presentados durante el desarrollo del proceso: 13.A) Si es necesario, se reúne con el equipo de trabajo, aplican el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas, Control del Producto No Conforme o de Mejora y continúa con el paso número 14. 13.B) Si no es necesario, continúa con el procedimiento.

P-AM-005 P-AM-006 P-AM-016 P-AM-023

P-AM-002 P-AM-003

14). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: conserva los documentos que dan evidencia del proceso de acuerdo al procedimiento para el control de los registros y a lo descrito en el formato para el control de los documentos y finaliza el procedimiento.


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Control de los registros

Nro. Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de

retención 1

Informe de instituciones educativas

Rector de la institución educativa


2 Cuadro de resultados

Líder del proceso


3 Plan de mejoramiento

Líder del proceso


4 Plan de acción

Líder del proceso


5 Acta

Líder del proceso


6 Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora

Líder del proceso


Documentos de Referencia

Nro. Referencia Breve descripción Lugar de almacenamiento

1 Resolución comité de conformación de cupos

Creación del comité de cupos para las instituciones educativas a nivel municipal

Archivo de secretará de educación

Notas de Cambio

Nro. Versión Inicial

Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión Final

1 2

Nro. Código Nombre

1 F-SE-050 Formulario Solicitud de Cupo para Preescolar 2 F-SE-060 Formulario Solicitud de Cupos para Alumnos Nuevos 3 F-SE-059 Formulario Solicitud de Cupo para Traslado 4 F-SE-051 Formulario de Programación por dependencias

Elaboró:

Bibiana María Ospina

Revisó:

Diana Eugenia Ospina Saldarriaga

Aprobó:


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