Como controlar los e-MAILS y no al reves

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Uso eficaz del e-mail, PC y smartphones - Página | 1 | 187 www.incrementis.es CÓMO CONTROLAR LOS e-MAILS y NO AL REVÉS Fragmento … Convertimos el talento en acción

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CÓMO CONTROLAR LOS e-MAILS y NO AL REVÉS

Fragmento …

Convertimos el talento en acción

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ERRORES A EVITAR CON EL e-MAIL

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1. Revisarlo cada pocos minutosInterrumpe continuamente.Crea mail-dependencia.Revisando el e-mail 3-4 veces al día ya es suficiente.

Errores a evitar al gestionar el e-mail

2. No utilizar reglas de clasificaciónEmpezamos a acumular e-mails sin organización.No sabemos distinguir los e-mails importantesde los que no lo son.

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3. Contestar inmediatamente los e-mailsDejamos de hacer una tarea importante a medias para contestar un e-mail.Nos interrumpe y nos distrae.

Errores a evitar al gestionar el e-mail

4. No anotar las tareas que implica el e-mailDebemos capturar dicha tarea y guardarla en algún lugar de “asuntos pendientes”.

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5. No saber utilizar las búsquedas del e-mail.Las herramientas de búsqueda nos ayudarán a ser más eficaces.

Errores a evitar al gestionar el e-mail

6. No ser preciso a la hora de redactar o responder nuestros e-mails.No hay nada peor que recibir un mail poco claro y que debemos releerlo 3 veces.

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7. No saber usar adecuadamente el “asunto”.Es mejor usar un asunto claro y conciso que haga referencia al tema que se trata.Ayuda también a clasificar.

Errores a evitar al gestionar el e-mail

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Bandeja de Entrada

n Pendiente / Leer

n Pendiente / Actuar

Carpetas Archivo / < 10

Pendiente / En espera

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Elementos Enviados

n En espera

Carpetas Archivo / < 10

Pendiente / En espera

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- Adquirir control de los e-mails -

Ejercicio práctico no 32

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REVISAR EL e-MAIL vs.

PROCESAR EL e-MAIL

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a. Llegamos al trabajo, encendemos el PC y lo primero que hacemos es mirar el e-mail…

b. …responder, hacer lo que un compañero nos pide en un mensaje…

c. …llegan más mensajes y volvemos a responder…d. …va pasando la mañana y ¿qué ocurre con nuestro

trabajo y tareas clave a ejecutar? Nada!

Revisar vs. Procesar

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Revisar vs. Procesar

Revisar el e-mail:Explorar con rapidez los e-mails recibidos en la BE y decidir que hacer con ellos a través de 3 posibles acciones:

1. Chequeo rápido de los e-mails de forma diagonal y sin abrirlos.

2. Decisión de contestar o no contestar según su importancia.

3. Si contestamos porqué requiere respuesta inmediata: enviar otro mail-respuesta corto ó bien decir cuando (uso de fechas límite).

El concepto de revisar termina aquí

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Revisar vs. Procesar

Procesar el e-mail:Dar “acción” a nuestros e-mails y dejar la BE vacía a través de 4 posibles acciones:

1. Leer el mensaje y decidir si merece respuesta.

2. Si es NO: Archivar ó Eliminar. 3. Si es SÍ: Contestar (si <50 seg.)

o guardar en asuntos pendientes (si >50 seg. y asignamos fecha límite).

4. Después Archivar si tiene valor o Eliminar si no tiene valor posterior.

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Carpetas básicas para procesar:

Revisar vs. Procesar

1. Carpeta “Acción” ó “Pendiente”: Implica trabajo que no podamos realizar ahora.

2. Carpeta “En espera”: Si esperamos una respuesta de otra persona.

3. Carpeta “Archivo” ó “Almacén”:Información de referencia y consulta.

4. Carpeta “Eliminados”: Si no esperamos una respuesta y no lo necesitamos más.

Función “Búsqueda”: Cuando tengamos que encontrar algo.

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- Saber “Revisar vs. Procesar”los e-mails en el día a día -

Ejercicio práctico no 14

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Carpetas básicas para procesar:

Revisar vs. Procesar

1. Carpeta “Acción” ó “Pendiente”: Implica trabajo que no podamos realizar ahora.

2. Carpeta “En espera”: Si esperamos una respuesta de otra persona.

3. Carpeta “Archivo” ó “Almacén”:Información de referencia y consulta.

4. Carpeta “Eliminados”: Si no esperamos una respuesta y no lo necesitamos más.

Función “Búsqueda”: Cuando tengamos que encontrar algo.

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Revisar vs. Procesar

1. Control y satisfacción: Actuar / Clasificar / Eliminar.

2. Mayor Proactividad: Elegimos las acciones y cuando ejecutarlas.

3. Foco y Concentración: Empezamos y terminamos nuestras Tareas Clave.

¿Qué beneficios obtenemos?

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- Plan de clasificación clara y sencilla de e-mails -

Ejercicio práctico no 27

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CONSEJOS PARA SER EFICAZ CON EL e-MAIL

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09:00 18:00

09:00 18:00

Reactividad / Dispersión / Agobio constante

Control / Foco y concentración / Eficacia

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

Solamente es útil si trabajamos en un centro de atención al cliente o en recepción. El e-mail puede esperar.Tenerlo siempre abierto equivale a tener en alteración nuestros niveles de concentraciónde manera constante durante todo el día.

1. Establecer horas determinadas:

¿Por qué debe estar permanentemente abierto?

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

Recibimos pocos mensajes:Fijamos dos momentos al día para gestionar el e-mail:

Uno por la mañana.Otro a media tarde.

2. Decidir el momento adecuado para enviar e-mails:

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

Recibimos bastantes/muchos mensajes:

Fijamos cuatro momentos al día (cada 2-3 h):

Uno por la mañana (no a la primera hora).Otro al final de la mañana.Otro a primera hora de la tarde.Y finalmente otro al final de la jornada laboral.

2. Decidir el momento adecuado para enviar e-mails:

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- Saber cómo y cuando responder nuestros e-mails -

Ejercicio práctico no 21

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

3. No revisar el e-mail a primera hora:

Ahorraremos energía para las tareas claves o reuniones importantes que tengamos planificadas.Si dejamos el e-mail y nos ponemos a trabajar las tareas clave, veremos que el e-mail… aún sigue ahí!

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

Debemos asegurarnos de que hemos revisado todos los mensajes que hayan entrado en nuestro buzón de entrada. Sin dejar ni uno.Revisar, guardar, eliminar o contestar, pero no dejar ni uno pendiente.

4. Vaciar por completo la BE:

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5. Eliminar los notificadores y avisadores:Son los “ring-ring” que nos avisan de la llegada de nuevos e-mails.Lejos de sumar, solo restan y distraen.Decidiremos según nuestras prioridades y tareas clave. “Lo importante, siempre vuelve...”

¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

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USO EFICAZ DEL e-MAIL, PC Y SMARTPHONES

INVASIÓN CONSTANTEDE e-MAILS

LOS e-MAILS SIEMPRE BAJO CONTROL