8/3/2019 Como Elaborar Un Cronograma

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COMO ELABORAR UN CRONOGRAMA

A pesar de esto, no es frecuente utilizar una metodologa para

generarlo, y el crono termina siendo a veces una obra de arte

celosamente defendida por su creador pero de dudoso usoprctico.

Bien, pero... para que hacemos un cronograma? . Puede quelo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los

tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya

a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de

soporte para calcular el flujo financiero del proyecto.

Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir

sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronogramabase probablemente sea siempre el que usemos para gestionar

los tiempos.

Los pasos bsicos para crear un cronograma til, validado por el

team, y factible de re-uso son:

1. Determinar los principales entregables del proyecto (lo quegenerar el proyecto) y organizarlos jerrquicamente, en otras

palabras hacer una WBS. Para no olvidar nada es necesarioconsultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaracin

de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre

no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que

dificulte el uso de la informacin. Este equilibrio lo da la

experiencia.

2. A partir de estos entregables determinar las actividadesnecesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel yluego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamentesobre la herramienta, la cual no necesita ser especfica de

proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un

diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las

principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deber

tener relacin con el nivel de control que necesitemos ejercer

luego.

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3. Establecer la secuencia de las actividades sin olvidarcuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al

momento de tener que reducir plazos esta informacin ser vital.

Nuevamente aqu necesitaremos la ayuda de los expertos. Lasrestricciones de recursos no aparecen an en esta etapa.

4. Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definirlos recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcularla duracin de las tareas. Notar que en general un aumento odisminucin en la cantidad de los recursos no implica un cambio

lineal en el tiempo de ejecucin, 20 pintores no terminan un

cuarto 10 veces ms rpido que 2, pero 2 probablemente

terminarn en menos de la mitad de tiempo que uno solo. Noolvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea

es quien la har, o al menos quien antes la ha hecho.

El tiempo estimado deber ser aquel que nos brinde una

razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. Y

cuanto es razonable?, bien para algunos ser el 80% de

probabilidades, para otros el 95% y habr quienes se conformen

con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono

sea consistente, si varias personas intervienen en la estimacin

de los plazos, ser necesario asegurarnos que todos estntomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido,

es decir descubrir y homologar los colchones.

5. Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a uncalendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factoresclimticos, etctera.); nivelar recursos, es decir modificar lasduraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser

ejecutadas por el team designado; optimizar el caminocrtico, en otras palabras reducir el cronograma poniendoatencin a las tareas que determinan la duracin del proyecto; y

por ltimo mitigar el riesgo en las actividades con probabilidadde atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en

esta actividad.

Con el crono listo ya podemos comunicar cundo terminaremos

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el proyecto, pero atencin, es sano comunicar un rango de

fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro est).

Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma

real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de

gestin de tiempos.

1. - Qu es un cronograma? Un cronograma es un calendario de

trabajo.- Para qu sirve? Estructura secuencial de actividades

de investigacin a realizar.- Ventajas e Inconvenientes.Un

cronograma nos ayuda a planificar con anticipacin nuestras

expectativas de trabajo, a organizarnos y hacer el proceso de

trabajo ms rpidamente. Pero si no seguimos nuestra

planificacin este no nos servira.Pedro Sarabia Snchez - Javier

Snchez Snchez - Antonio Vera IbezPasos para realizar uncronograma 2. Presentar los objetivos que el cronograma nos va

a aportar, organizndolos por su grado de importancia.Proponer

las actividades necesarias para llevar a cabo estos

objetivos.Establecer el grado de obligatoriedad de cada

actividad.Establecer los materiales necesarios para llevar a cabo

las actividades propuestas.Estimar el tiempo que debe durar

cada una de las actividades propuestas.(En caso de un

grupo)Distribuir las actividades entre sus componentes.Tener un

registro para contabilizar si los objetivos de las actividades seestn cumpliendo.Anular o reducir el riesgo de atraso de las

actividades mas complejas.Finalmente adaptar el cronograma al

calendario real.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez

- Antonio Vera IbezPasos para realizar un Cronograma. 3. Los

objetivos que se van a programar, deben de ser concretos, reales

y asequibles.Tienen que tener un plazo temporal.Se debe de

conocer el propio ritmo biolgico.Primero realizar un borrador

para despus realizar el cronograma que se va a

desempear.Planificar cada da, teniendo en cuenta el tiempo dedescanso que se debe de realizar (como mximo dos horas

seguidas).Las tareas ms complejas se realizaran cada da antes

que las menos asequibles.Comenzar las semanas con mayor

carga de temario para ir disminuyendo cada da.No se deben de

cargar con ms de cinco horas tareas de mxima

dificultad.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez -

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Antonio Vera IbezConsejos para realizar un Cronograma (I) 4.

Cumplir cada da con lo expuesto en dicho cronograma.Fijar las

horas de cada tarea dejando un margen de error de tiempo.Se

debe de mantener una puntualidad diaria.Comenzar a la hora

prevista.Clasificar las tareas y establecer prioridades.Se debe demanejar las interrupciones de la manera ms eficiente.Agrupar

tareas relacionadas para evitar perder tiempo.Adelantarse a

situaciones que puedan ocurrir.Hacer un cronograma flexible y

con tiempo de antelacin para adelantarse a situaciones que

puedan ocurrir.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez -

Antonio Vera IbezConsejos para realizar un Cronograma (II)