Como Escribir Procedimientos y Documentos de Trabajo Para SG

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CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

E INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA SISTEMAS DE GESTIN

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PRESENTACION

Este manual ha sido desarrollado por la Corporacin de Investigacin Tecnolgica, INTEC-CHILE, en el marco del Proyecto Mejoramiento de la productividad mediante la implementacin de las normas ISO 9000 e ISO 14001 en forma conjunta e integrada del Fondo de Desarrollo e Innovacin FDI de CORFO. El objetivo del Manual es proveer una gua para confeccionar procedimientos e instrucciones de trabajo para satisfacer los propsitos y requerimientos de los sistemas de Gestin ISO 9000 e ISO 14001.

CORPORACION DE INVESTIGACION TECNOLOGICA

INTEC CHILE Av. Del Cndor 844

Ciudad Empresarial Huechuraba Santiago de Chile

Fono : (562) 242 8346 Fax : (562) 242 8261

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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN La "Pirmide de la Documentacin", que se muestra a continuacin, se ha convertido en un enfoque aceptado y comnmente sugerido para estructurar la documentacin de un sistema de gestin.

NIVEL 1 Manual del sistema de gestin NIVEL 2 Procedimientos NIVEL 3 Instrucciones de trabajo

NIVEL 4 Registros y Formularios NIVEL 1: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION Est orientado a definir: Poltica y compromiso de la Empresa con los objetivos de su sistema de gestin. En sus secciones o captulos se describe en forma resumida cmo se cumplen los requisitos del sistema de

gestin. Ejemplo: Un sistema de gestin ISO 9001, tiene que cumplir con los 20 requisitos establecidos en la Norma ISO 9001. El manual correspondiente tiene 20 secciones, una para cada requisito. En cada una de las secciones se indica con qu procedimientos se cuenta para cumplir con el requisito correspondiente y se hace una descripcin resumida de esos procedimientos.

NIVEL 2: PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA Estn orientados a establecer: las distintas actividades/operaciones o pasos de los procesos requeridos para alcanzar los objetivos y

requisitos del sistema.

NIVEL 3: INTRUCCIONES DE TRABAJO Estn orientadas a : Establecer cmo algunas tareas de los procedimientos se deben hacer en detalle mediante el uso de: - instrucciones

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- listas de chequeo - diagramas - dibujos - especificaciones - planos - etc. LAS INTRUCCIONES DE TRABAJO SON NECESARIAS CUANDO SU AUSENCIA PUEDE AFECTAR

NEGATIVAMENTE A LA OPERACIN DEL SISTEMA DE GESTION. NIVEL 4: REGISTROS Y FORMULARIOS LOS REGISTROS SIRVEN PARA: . Proporcionar evidencia que se realizaron las actividades que se consideran claves para cumplir con los

objetivos y requisitos del sistema de gestin. . Proporcionar evidencia que el sistema ha sido implementado. LOS FORMULARIOS ( Tarjetas, rtulos, stickers, hojas autoadhesivas, hojas preimpresas, etc. ) SIRVEN PARA: . Identificar el estado de materiales, productos, equipos, piezas, etc.

SISTEMA DE NUMERACION DE PROCEDIMIENTOS , INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y FORMULARIOS

Una opcin, mayoritariamente usada, es seleccionar un sistema de numeracin que integre los cuatro niveles de la documentacin como estn definidos en la pirmide de la documentacin. Tipo de Documentacin Desig -

nacin N de Seccin MSG

N correlat. del PSG

N correlat. ITSG

N correlat. FSG

Manual del Sistema de Gestin

MSG 10

Procedimientos del Sistema de Gestin

PSG 10 1

Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestin

ITSG 10 1 1

Formularios del Sistema de Gestin

FSG 10 1 1 1

LOS NUMEROS EN ESTE CUADRO SON EJEMPLOS DE NUMERACION QUE SE EXPLICAN A CONTINUACION

EJEMPLOS DE NUMERACION PARA CADA UNA DE LAS CLASIFICACIONES

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD: (MSG)

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Procedimientos del Sistema de Calidad: ( PSG) Ejemplo: PSG 10.1 = Procedimiento para la Inspeccin y Ensayos en Proceso 10 - Seccin 10 del MSG, Inspeccin y Ensayos 1 - Nmero correlativo del procedimiento referido en MSG 10 Instrucciones de Trabajo del Sistema de Calidad: (ITSG) Ejemplo: ITSG 10.1.1 = Cmo muestrear Piezas en Proceso 10 - Seccin 10 del MSG, Inspeccin y Ensayos 1 - Nmero correlativo del procedimiento referido en MSG 10 1 - Nmero correlativo de la instruccin referida en el procedimiento 10.1 Formularios del Sistema de Gestin: (FSG) Formularios Referidos en una instruccin de trabajo. Ejemplo: FSG 10.1.1.1= Formulario de Inspeccin de Materiales en Proceso 10 - Seccin 10 del MSG, Inspeccin y Ensayos 1 - Nmero correlativo del procedimiento referido en MSG 10 1 - Nmero correlativo de la instruccin referida en el PSG10.1 1 - Nmero correlativo del formulario en la instruccin ITSG 10.1.1 Formularios Referidos directamente en un procedimiento. Ejemplo: FSG 10.1.0.1=Hoja de Registro de Inspeccin de Materiales en Proceso 10 - Seccin 10 del MSG, Inspeccin y Ensayos 1 - Nmero correlativo del procedimiento referido en MSG 10.3 0 - Ninguna instruccin de trabajo fue usada para referir este formulario

QU ES UN PROCEDIMIENTO? Un procedimiento es una serie de pasos, o actividades que deben ser seguidos en un orden regular y definido con el propsito de cumplir con alguna tarea. Un buen procedimiento debe abordar y responder las siguientes interrogantes para cada una de las actividades o pasos que forman un proceso: QUIEN: Quin es responsable de ejecutar la actividad o paso ? QUE: Qu hay que hacer y cul es su propsito? Si es muy complejo, indicar la instruccin de trabajo donde se detalla lo que hay que hacer. CUANDO: Cundo debe realizarse? En qu paso de una secuencia de pasos, con qu frecuencia, a qu hora del da (si es necesario), etc. DONDE: Dnde ocurre y se ejecuta la tarea? (Incluir slo cuando sea necesario).

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COMO?: Cmo se registra? Qu documentos/registros se usarn para verificar que la tarea se ha ejecutado correctamente? COMO ESCRIBIR LOS PASOS O ACTIVIDADES DE UN PROCEDIMIENTO En un procedimiento escrito, cada "paso" o actividad debe especificar quin hace qu y cundo se hace. En muchos casos, la ejecucin de la actividad generar un resultado o registro que indica cmo puede verificarse que la actividad requerida se complet como se requera. UN MODELO DE "GUION DE ACTUACION" (Oracin para un Procedimiento de Calidad) Secuencia de la ccin Persona Verbo de Contenido Paso que acta CUANDO QUIEN HACE QUE 1. Maquinista tornea la pieza 2. Inspector inspecciona la pieza EJEMPLOS DE ACTIVIDADES ESCRITAS DEFICIENTE Y CORRECTAMENTE Ejemplo #1 Deficiente: Las especificaciones del cliente deben ser verificadas y aprobadas para ver si estn completas. Correcto: El Gerente de Ventas deber verificar todas las especificaciones del cliente para ver si estn

completas, dentro de dos das del recibo de la orden y enseguida, poner "revisado" con sus iniciales y fecha en la primera hoja de las especificaciones.

Ejemplo #2 Deficiente: Se deber seleccionar y usar consultores externos como auditores para conducir cada auditora

interna. Correcto: El Gerente de Aseguramiento de la Calidad deber seleccionar consultores externos para que sirvan

de auditores, y deber preparar una orden de trabajo indicando el alcance y objetivos particulares de cada auditora interna, por lo menos con dos semanas de anticipacin.

Ejemplo #3 Deficiente: Los micrmetros deben ser chequeados y calibrados peridicamente Correcto:

____________________________________________________________________________________________

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FORMATOS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

Para lograr en forma efectiva la documentacin, la comprensin, el chequeo de completitud, y la comunicacin de los procedimientos de su empresa puede usar los dos formatos siguientes: 1. Forma escrita 2. Diagramas de flujo REGLA DORADA DE LA DOCUMENTACION

Diga lo que hace (no diga lo que no hace) Haga lo que dice Registre lo que ha hecho Chequee el cumplimiento y efectividad Busque informacin de respaldo y mejore continuamente

FORMA ESCRITA La forma escrita es la ms comn, y consiste en un conjunto de enunciados estructurados principalmente en frases (prosa), y organizados bajo los siguientes ttulos: 1. Propsito: Es una prrafo que se refiere a la intencin y enfoque del procedimiento. El propsito tambin puede indicar por qu el procedimiento es importante. 2. Alcance: Es una descripcin de las reas funcionales, personal y otros aspectos organizacionales cubiertos y afectados por el procedimiento. El alcance tambin indica la clusula ISO especfica que el procedimiento aborda. 3. Procedimientos relacionados y otros documentos: Es una lista de los ttulos y nmeros de documentos de otros procedimientos a los que hace referencia este procedimiento. Tambin se pueden indicar aqu otros formularios generados o a los que se hace referencia en este procedimiento. Definicin: Oraciones que definen el significado y contexto de los trminos usados y a los cules se refiere el procedimiento. Este ttulo es opcional y a menudo no es usado por las empresas. 4. Procedimiento: Una serie de oraciones completas, cada una de las cules representa a una actividad o paso y especifica quin hace qu, cundo y cmo se verifica el resultado. Es tpico enumerar los pasos o actividades del procedimiento para facilitar su referencia y para mostrar el avance lgico al ejecutar el procedimiento.

DIAGRAMAS DE FLUJO Un diagrama de flujo es una representacin esquemtica o "dibujo" que muestra todos los pasos o actividades de un proceso. Frecuentemente la construccin de un diagrama de flujo es la primera o segunda actividad que realiza un analista o un equipo de trabajo, cuando estn diseando un procedimiento, con los propsitos siguientes: - Para entender y ponerse de acuerdo ms fcilmente acerca de lo que es el proceso en trminos de sus

actividades y puntos de decisin. - Para determinar cmo realmente funciona el proceso. - Para determinar cmo debera funcionar el proceso.

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Un diagrama de flujo es una herramienta til para identificar despilfarros y oportunidades de mejoramiento ya que permite mostrar y comunicar efectivamente el flujo de procesos complejos. Tambin muestra un esquema global del proceso/procedimiento, permitindole al analista o al equipo hacer las siguientes preguntas para cada actividad: . Puede simplificarse? . Puede reorganizarse? . Puede combinarse? . Puede eliminarse? De igual modo, los diagramas de flujo son tiles como medios para verificar si el proceso "segn se ha redactado", fluye en una secuencia lgica, y para asegurar que se han considerado todos los pasos o actividades requeridos del proceso y que no se han "dejado algunos pendientes".

SMBOLOS PARA LA CONFECCIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Indica y describe las actividades que tiene el proceso . Actividad

No Si Indica las preguntas/chequeos y muestra los caminos Est bin? alternativos dependiendo del resultado.

Documento Indica los documentos utilizados para llevar a cabolas tareas o registros generados por la actividad.

Describe el comienzo o final del procedimiento. (Comienzo o Final)

Describe el flujo de las actividades del proceso Flujo

A Transferencia

Para la transferencia de flujo a otra pgina o lugar

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8

RESPONSABLE

RESPONSABLE

RESPONSABLE

ACTIVIDAD DE INICIO

n+1

1 (SECUENCIA) RESPONSABLE

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

ACTIVIDAD REGISTRO

ACTIVIDAD

ENTRADAS

2

3

SALIDAS

4

n RESPONSABLE

DOCUMENTOS YDATOS PARA EL

CONTROL DEL PROCESO:

ACTIVIDAD DE TRMINODEL PROCESO

REGISTRO.

RESPONSABLE

Est conforme?

Si

No

FORMATOS PARA LOS ENCABEZADOS DE PAGINAS Una vez que el procedimiento es aprobado debera ser documentado en un formato similar al que sigue, para asegurarse que se logre un control apropiado de documentos. Primera Pgina

NOMBRE DE LA EMPRESA N de Procedimiento PSG

PROCEDIMIENTO DEL

SISTEMA DE GESTION

Pgina 1 de __

Tema: Fecha emisin __/__/__

Revisin N

Escrito por: Aprobado por: Fecha de aprobacin __/__/__

Segunda y siguientes Pginas: (Includas parte escrita y diagrama de flujo)

Revisin N Fecha emisin __/__/__

Pgina __ de __

Nmero Procedimiento PSG

LO QUE LOS AUDITORES EXTERNOS BUSCAN EN LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Los puntos siguientes son algunos de los que los auditores tienen instrucciones de buscar en los procedimientos de calidad documentados de su empresa. Estos puntos deberan considerarse los requerimientos mnimos de un buen procedimiento de calidad documentado: . Una definicin del alcance de aplicacin del procedimiento . Una definicin clara de los pasos que son necesarios para llevar a cabo la actividad y quin es el

responsable de ejecutar cada uno de ellos . Un mecanismo de distribucin para que las personas responsables de su ejecucin tengan el

procedimiento y conozcan su contenido . Establecer resguardos para el control de documentos y el control de revisin y aseguramiento de que

est completamente al da . Evidencia que el documento ha sido revisado y aprobado por el Gerente responsable de la actividad

antes de su emisin.

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COMO PARTIR 1. Forme un equipo con los operadores del proceso y que incluya la participacin de los usuarios del

proceso/procedimiento 2. Si actualmente el procedimiento no existe: . Realice un brainstorming de ideas . Use ejemplos de procedimientos, guas, etc. 3. Construya en equipo un diagrama de flujo del procedimiento existente o propuesto 4. Revise el flujo del procedimiento para descubrir oportunidades de mejora y de conformidad a los requisitos

del sistema de gestin: . Actividades no consideradas . Actividades redundantes o desechables, . Actividades mal definidas, etc. 5. Documente detalladamente el procedimiento usando el formato escrito estndar EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO EN UN SISTEMA DE CALIDAD Las siguientes pginas contienen un procedimiento para la Accin Correctiva de un sistema de Gestin ISO 9001. Usando lo que Ud. ha aprendido hasta ahora, revise el procedimiento y chequee si cumple con las reglas establecidas anteriormente. Recuerde: . Los diagramas de flujo son tiles para chequear si el flujo est completo, para identificar reas de

desperdicio, oportunidades de mejoramiento, etc. . Las oraciones deben indicar, por lo menos, "quin" hace "qu" y "cundo".

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[Nombre de la Compaa]

Nmero de Procedimiento

PSIG 14.1 PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN

Pgina

1 de 8

Tema:

Fecha de Emisin:

ACCIN CORRECTIVA Revisin N 1

Escrito por: Aprobado por :

Fecha de Aprobacin:

1. Propsito: El propsito de este procedimiento es definir los pasos a seguir para iniciar, ejecutar, y documentar la accin correctiva tomada en respuesta a las no conformidades del Sistema Integrado de Gestin. Especficamente, el Procedimiento de Accin Correctiva incluye los siguientes temas de acuerdo a lo requerido en la clusula 4.14.2 de ISO 9001-1994 y en la clusula 4.5.2 de ISO 14001-1996:

a) El manejo efectivo de las quejas de los clientes, de los informes de no conformidades del producto, y/o ambientales, y de las no conformidades del sistema de Gestin informadas por las auditoras ( internas y externas ) y por las revisiones de gerencia;

b) La investigacin de la causa raz de las no conformidades relacionadas con el producto y sistema de

Gestin, y el registro de los resultados de dicha investigacin; c) La determinacin de la accin correctiva necesaria para eliminar la causa raz de las no

conformidades; d) Llevar a cabo acciones para disminuir cualquier tipo de impactos causados y para iniciar y

completar la accin correctiva. e) La aplicacin de controles para asegurar que la accin correctiva sea implementada y que sea

eficaz;

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Revisin N 1 Fecha de Emisin:

Pgina 2 de 8

N de Procedimiento PSIG 14.1

2. Alcance: Este procedimiento se aplica a todos los departamentos en [Nombre de la Compaa] donde exista no conformidad con los requerimientos del sistema de gestin, o con los requerimientos del cliente y donde se requiera llevar a cabo una accin correctiva. Este procedimiento hace referencia a las clusulas 4.14.2 de ISO 9001- 1994 y 4.5.2 de ISO 14001-1996 y a la Seccin 14 del Manual del SIG de [Nombre de la Compaa]. 3. Procedimientos Relacionados y Otros Documentos: N de Procedimiento Descripcin del Procedimiento PSIG 02.1 Preparacin & Control de la Documentacin del Sistema de Gestin PSIG 09.1 Preparacin & Control de las Instrucciones de Operacin y Monitoreo del Proceso PSIG 05.1 Control de Documentos y Datos Externos PSIG 13.2 Sistema de Gestin de Fallas - GEFA Otros Documentos Descripcin de Documentos FORM. 14.1.0.1 Formulario de Solicitud de Accin Correctiva (SAC) 4.- Responsabilidades: Responsable principal : JACMA Responsable de apoyo : Gerente/Jefe de Area 5.- Vocabulario Especial : Accin Correctiva: En nuestro Sistema Integrado de Gestin, se llama accin correctiva a aquella que se realiza

para eliminar la causa raz de una no conformidad. Aquellas actividades que slo arreglan la no conformidad no sern consideradas como acciones correctivas.

6. Procedimiento: 6.1 El Jefe de Aseguramiento de Calidad y Medio Ambiente (JACMA), en base a los gatilladores (Ver Nota 1),

inicia una solicitud de accin correctiva. Para ello utiliza el GEFA que, en su mdulo de Control de acciones correctivas, le proporciona un Formulario de Solicitud de Accin Correctiva (SAC), FORM. 14.1.0.1 (Ver formulario en pgina 5 de 7 ) con un Nmero de Control. En ese Formulario de la SAC Seccin 1, describe la no conformidad y designa al Gerente/Jefe de Area que ser responsable de su implementacin.

A continuacin saca 3 copias impresas de la SAC, y las enva al gerente/ Jefe de Area, designado para realizar la accin correctiva, pidiendo que devuelva una copia cuando se haya determinado el plan de implementacin y la fecha de terminacin esperada.

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Pgina 3 de 8


NOTA 1: La necesidad de acciones correctivas se identifica o gatilla tpicamente por las siguientes situaciones :

Para eliminar la causa raz de productos o servicios de baja calidad identificados en

cada queja que llega a la empresa a travs del Sistema de Quejas de los Clientes.

Para resolver cada una de las no conformidades encontradas durante las auditoras ya sean internas, externas y en Revisiones de Gerencia.

Para eliminar la causa raz de un producto o servicio no conforme .Con este

propsito, una vez al mes, selecciona las no conformidades prioritarias mediante el Sistema de Gestin de Fallas - GEFA. (Consultar el Procedimiento para el uso del GEFA, PSIG 13.2).

6.2 El Gerente / Jefe de Area (departamento) responsable determina la extensin e impacto del problema; y

organiza la investigacin de la causa raz designando al personal que estar a cargo de la investigacin. Para tal efecto, utiliza la SAC llenando la Seccin 2, y enva al Jefe del Equipo designado una copia de la SAC. donde se le pide que se inicie la investigacin de la causa raz y que presente una proposicin de accin correctiva para que sea revisada antes de iniciarla.

6.3 El Equipo designado por el Gerente/Jefe de Area determina la causa raz aplicando, si

fuese necesario, la Instruccin de Trabajo ITSIG 14.1.1 Mtodo de la espina de pescado para identificar la causa raz de los problemas. Terminada la identificacin de la causa raz, el Jefe del Equipo designado documenta los resultados en su copia de la SAC en su Seccin 3.

6.4 El Equipo designado determina el plan para implementar la accin correctiva; lo documenta en la SAC, en su

Seccin 3, junto con la Fecha de Trmino Esperada y, su Jefe entrega la SAC al Gerente /Jefe de Area para su conocimiento y aprobacin.

6.5 El Gerente/ Jefe de Area revisa el plan de accin correctiva y la fecha presentada por el Jefe del personal

designado.

6.5.1 Si el plan propuesto es aceptable, entonces dirjase al paso 6.7

Revisin N 1 Fecha de Emisin: Pgina N de Procedimiento

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4 de 8 PSIG 14.1

6.6 Si el plan propuesto no es aceptable, el Gerente / Jefe de Area comunica al Jefe del Equipo designado los

motivos del rechazo para su correccin. Dirjase al paso 6.4 6.7 El Gerente/ Jefe de Area firma el formulario de la SAC aprobando el plan de implementacin y su fecha de

trmino, notifica al Jefe del personal designado para que proceda con el plan de accin correctiva y enva una copia de la SAC al JACMA.

6.8 El JACMA ingresa los datos de la SAC en el sistema GEFA 6.9 El Equipo designado inicia y lleva a cabo las acciones correctivas de acuerdo con el plan. 6.10 El JACMA revisa en el GEFA todas las solicitudes de accin correctiva abiertas, cada 2 semanas,

solicitando a los Gerentes/Jefes de Area responsables el estado de las acciones correctivas, segn sea necesario, al examinar las fechas de trmino esperadas.

6.10.1 Si parece que la accin correctiva se completar a tiempo, entonces dirjase al paso 6.15

6.11 Si la accin correctiva tiene atrasos El JACMA lleva a cabo las acciones apropiadas para posibilitar la

terminacin exitosa de la SAC. 6.12 El Gerente / Jefe de Area responsable verifica que las acciones correctivas especificadas en la SAC estn

terminadas y que sus resultados son eficaces. Registra esta verificacin en la SAC en su Seccin 4.

6.12.1 Si las acciones correctivas terminadas son efectivas, entonces dirjase al paso 6.14.

6.13 Si las acciones correctivas no son efectivas, el Gerente/Jefe de Area responsable pide la emisin de una nueva

SAC. Dirjase al paso 6.1. 6.14 El Gerente responsable implementa los cambios en los procedimientos del sistema de Gestin, instrucciones de

trabajo, formularios, etc., que resultan de la accin correctiva de acuerdo con la Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de Gestin, PSIG 02.1 ; Control de los Documentos y Datos Externos, PSIG 05.1 ; y/o Preparacin y Control de las Instrucciones de Operacin y Monitoreo del Proceso, PSIG 09.1. Una vez terminados los cambios, documenta este trmino en la SAC, en su Seccin 5, y la enva al JACMA para su cierre.

6.15 Con la recepcin del SAC el JACMA mediante el GEFA cierra el Formulario, en su Seccin

6, y emite copias a las Areas involucradas. El JACMA se asegura que el Formulario de la SAC se guarde durante un perodo de cuatro aos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


Pgina 5 de 8


FORM. 14.1.0.1

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Revisin N1 [Nombre de la Compaa]

SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA (SAC)

N de Referencia de la SAC ________ Fecha de Emisin /____/_____/_____ SECCIN 1.- DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD/ DEFICIENCIA DEL SISTEMA _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SECCIN 2.- SAC ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD Depto/Area. ________________________________ JACMA Firma ________________ SECCIN 3.- INVESTIGACIN 3.1.- Responsable de la Investigacin :__________________________________

3.2.- Causa Raz : ( Si fuera necesario, adjuntar antecedentes) : _______________________ _____________________________________________________________ 3.3.- Descripcin del Plan de Accin Correctiva (Si fuera necesario, incluir Carta Gantt) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Fecha de Trmino Esperada: / / Aprobacin del Gerente/Jefe de Area ___________ Fecha de Termino Real : : / / SECCIN 4 .- VERIFICACIN 4.1.Conforme 4.2. No Conforme Observaciones _______________________________________________________________________________________________ Aprobacin por el Gerente /Jefe de Area ______________ Fecha de Verificacin / / SECCIN 5.- CORRECCIN DE DOCUMENTOS.- Fecha de Correccin/Re-emisin de Documentos de Calidad / / / Aprobacin del Gerente/Jefe de Area ___________ SECCION 6.- CIERRE 6.1.- Emisin de la SAC a los siguientes departamentos para la siguiente revisin de gerencia _______________________________________________________________________________________________ 6.2.- Fecha de Cierre de Accin Correctiva / / Firma JACMA . : ______________

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Pgina 7 de 8

N de ProcedimientoPSIG 14.1

PROCESOENTRADAS

SALIDAS

Inicia en el GEFA la solicitud para la accin correctiva en el Formulario de SAC -FORM. 14.1.0.1

Llena la Seccin 1 del SAC, saca 3 copias y las entrega al Gerente/Jefe de Area desgnado

para implementar la accin correctiva

GATILLADORES- Cada queja que llega a travsdel Sistema de Quejas de los Clientes

- Cada no conformidaddetectada en Auditoras y en Revisiones de Gerencia

- Fallas en productos no conformes, priorizadas

mediante el GEFA

Determina la importancia y naturaleza

de la no conformidad; designa al responsable de resolverla; le pide

que inicie la investigacin de la causa raz de la no conformidad y; que presente

una proposicin de accin correctiva.Usa el SAC, llenando la Seccin 2

Determina Causa - Raz, aplicando la ITSIG 14 1 1, si fuera necesario.Registra los resultados en la SAC,

en su Seccin 3.

Determina el plan para la accin correctiva, y la fecha para su trmino.

Llena la SAC en su Seccin 3 y lo entrega a su Gerente/Jefe de Area para su aprobacin

Es aceptable?

Comunica al Equipo los motivos del rechazo para su correccin

Ir al 6.4

Ir al 6.7

Gerente/Jefe de Area

No Si

6.6

6.4 Equipo designado


6.2 Gerente/Jefe de Area

FORM. 14.1.0.1Solicitud de

Accin CorrectivaSAC

6.1 JACMA

Revisa el plan para la accin correctiva

Gerente/Jefe de Area6.5

Revisin N1 Fecha de Emisin:

ITSIG 14.1.1Mtodo de la espina

de pescadopara identificarla causa raiz


Accin CorrectivaSAC

Seccin 1

+ 3 Copias


Accin CorrectivaSAC

Seccin 2


Accin CorrectivaSAC

Seccin 3

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N de ProcedimientoPSIG 14.1

Revisin N1 Fecha de Emisin:

Lleva a cabo las accin apropiada para posibilitar la terminacin

de la accin correctiva

Firma en el SAC aprobacin del plan,notifica al Jefe del Equipo designado que proceda con el plan y enva una

copia del SAC al JACMA

Ingresa los antecedentes de la SACen el GEFA

Se completar laaccin correctiva a

tiempo?


No

Verifica si la Accin correctiva est terminada y si es eficaz.Llena en la SAC la Seccin 4

La accin correctiva est teminada

y es eficaz?

Introduce los cambios en los procedimientos del sistema de calidadde acuerdo al PSG 05.1, PSG 02.1& PSG 09.1. Una vez terminados

documenta este trmino en la SAC,en su Seccin 5, y enva una copia

delSAC al JACMA

Solicita al JACMA la emisinde una nueva SAC

Cuando recibe la SAC, la cierra llenando la Seccin 6.Mediante el GEFA, emite copias a las partes involucradas y se asegura que la SAC est disponible en archivo durante

un perodo de 4 aos

Dirjase al 4.3


Si

6.14

6.15

6.12

PSIG 5.1Control de Documentos

y Datos Externos

6.11

6.7 Gerente/Jefe de Area

6.8 JACMA

6.13

JACMA

ENTRADAS SALIDASPROCESO

Realiza las acciones correctivas de acuerdo al plan


Revisa en el GEFA, cada 2 semana, las solicitudes SAC que estn abiertas

JACMA6.10

JACMA

Si

Ir al 6.15

No


PSIG 2.1Preparacin de la

Documentacin del Sistema de Gestin

PSIG 9.1Control del Proceso


Accin CorrectivaSAC

Seccin 4


Accin CorrectivaSAC

Seccin 5


Accin CorrectivaSAC

Seccin 6

QUE ES UNA INSTRUCCION DE TRABAJO? Las instrucciones de trabajo constituyen el tercer piso de la pirmide de la documentacin de un sistema de gestin. Son instrucciones detalladas, paso a paso, que establecen cmo debe realizarse una tarea o actividad especfica. Las instrucciones de trabajo pueden estar contenidas en: . instrucciones escritas . diagramas de flujo . manuales . hojas de ruta . hojas de especificaciones . etc. Se diferencian de los procedimientos, en que cubren detalladamente el "cmo hacer" de algunas de las tareas especficas que forman parte de procedimientos ms amplios. Por ejemplo, las instrucciones de trabajo pueden especificar: . Cmo llevar a cabo las pruebas . Cmo realizar las inspecciones . Cmo procesar los materiales . Cmo llenar los documentos . Etc.

CMO DETERMINAR SI SON NECESARIAS LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Una actividad que requiere de conocimientos o destrezas que una persona comnmente no tiene, aunque est entrenada y calificada en ese tipo de trabajo, debera estar acompaada por instrucciones de trabajo.

El maquinado bsico, trabajos de ensamblaje, procesamiento de textos, alambrado elctrico general, y as sucesivamente, probablemente no necesitarn instrucciones de trabajo. Sin embargo, estas actividades pueden requerir instrucciones de trabajo para los mtodos de pruebas o muestreo. Tambin, se necesitan instrucciones de trabajo para cada uno de los requerimientos especiales de productos o partes de equipamiento especficos. Ejemplo: Si se trata de un tornero calificado, no se necesitarn instrucciones de trabajo para la operacin general

de un torno. Sin embargo, si el producto requiere de un tratamiento especial o el tornero necesita realizar un muestreo, tarea para la cul los torneros normalmente no estn preparados, entonces alguna forma de instruccin de trabajo documentada debe ser proporcionada.

En definitiva las instrucciones de trabajo son necesarias cuando, para una tarea crtica del proceso, la ausencia de la persona que normalmente la realiza, puede causar una ruptura del sistema/compromiso de resultados, debido a que se requiere de conocimientos especiales para realizar esa actividad. Dnde es crtico que todas las operaciones que constituyen una tarea sean completadas:

En algunas ocasiones, deber generarse una lista de chequeo de todas las actividades que son necesarias para realizar un proceso, de modo que el operador vaya marcando cada actividad, una vez que la haya realizado. Esto ocurre cuando la tarea es compleja, o cuando se necesita un registro que muestre que todos los pasos de una se realizaron, o por requerimiento del cliente, o por propsitos de seguridad.

Otros:

Por ejemplo, podemos generar instrucciones de trabajo para ayudar al entrenamiento de nuevos empleados, sobre todo si la empresa tiene una alta rotacin de personal

USO DE LISTAS DE CHEQUEO COMO INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y REGISTROS

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Las listas de chequeo son una forma muy til de instrucciones de trabajo que sirven como registro del trabajo realizado y tambin pueden usarse como registros de entrenamiento. Los pasos de una tarea son desplegados secuencialmente en un formulario. Al lado de cada paso se colocan las iniciales del operador a medida que lo vaya terminando. La lista de chequeo puede tener espacios para que el operador registre los valores de las mediciones que deben ser tomadas durante la actividad. Ejemplo 1: Lista de chequeo para la descarga del estanque de autos PASO INSTRUCCION INICIALES DE LA FIRMA 1. Chequee vaco, nivel lquido y presin 2. Registre el nivel del lquido ___ 3. Ate un cable a tierra al estanque 4. Asegrese que el nitrgeno fluye a travs del sello de la bomba . . 30. Desconecte el cable a tierra 31. Chequee soporte de tarjeta de defecto EJEMPLO 2: Lista de chequeo y registro de entrenamiento para Cerrar una caja registradora

PASO INSTRUCCION INICIALES OPERADOR

INICIALES ENTRENADOR

1. Totalice dinero en caja (incluido el sencillo). Cantidad registrada ___________

2. Totalice cheques en caja. Cantidad registrada ___________

3. Ponga el dinero y los cheques en la bolsa verde de depsito

4. Registre suma de lneas 1 y 2 Total ___________

5., 6., 7. Serie de pasos que se requieren para producir una boleta que muestre el total de la caja

8. Registre el total de la boleta Total ___________

9. Ponga sus iniciales en la boleta y mtala en bolsa verde de depsito

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FORMATOS DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO Aunque las formas y uso de las instrucciones de trabajo pueden ser muchas, algunas guas para formatear instrucciones de trabajo relacionadas con el sistema de gestin deberan seguirse, para asegurar que sean consistentes y estn completas a travs de toda la empresa: 1. Toda instruccin de trabajo que forma parte de y est referenciada en un procedimiento, debe ser numerada de manera que refleje esa relacin. Por ejemplo para un sistema ISO 9001: ITSG 17.1.1 ITSG Instruccin de Trabajo del Sistema de Gestin 17 Clusula de la ISO con la que est relacionada la ITSG 1 Nmero del procedimiento con la que est relacionada la ITSG 1 Primera instruccin de trabajo relacionada con el procedimiento. 2. Toda instruccin de trabajo escrita y las figuras, tablas, o diagramas anexos, deben tener el mismo formato para los encabezados de pgina. La informacin pertinente incluye a: - Tema - Nmero de identificacin - Nmero de revisin - Autor - Fecha de aprobacin - Nmero de pgina y total de pginas - Firmas de aprobacin 3. El propsito de la instruccin de trabajo debe ser claro. En una instruccin escrita esto se puede cumplir incorporando un prrafo al comienzo titulado "Introduccin" o "Propsito" que establece lo que describe la instruccin de trabajo, los productos que cubre y el equipo que ser usado, y otros documentos adicionales (por ej. dibujos, diagramas, tablas, etc.) 4. Todos los contenidos de las instrucciones de trabajo deben ser legibles, escritos de una manera fcil de entender por cualquier empleado calificado y con los detalles suficientes para un empleado entrenado o diestro. 5. Use palabras precisas. Por ejemplo, no use conceptos vagos tales como "alta temperatura", sino que defina un rango de temperatura.

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Como Escribir Procedimientos y Documentos de Trabajo Para SG

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