¿Cómo se clasifican las cuentas contables de acuerdo al papel que desempeñan en la contabilidad? Explíquelas y de 2 ejemplos.

Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:

reales o de valores

de valuación

transitorias

de orden

nominales o de resultados

de patrimonio

Cuentas reales o de valores.

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio.

Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.

Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraidas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.

Cuentas de valuación.

Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:

Provisión para cuentas incobrables

Depreciación acumulada

Amortización acumulada

Ejemplo:

Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente:

Maquinaria: valor de costo Bs.100000,-

Menos: pérdida de valor

(Depreciación acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-)

Valor contable actual Bs. 60000,-)

Cuentas transitorias.

Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.

Ejemplo:

Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:

Diferencia en Caja 5000,-

Caja 5000,-

Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:

Equipos de Oficina 5000,-

Diferencia en Caja 5000,-

Cuentas de orden.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.

Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

Cuentas nominales o de resultados.

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.

Cuentas de patrimonio.

Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:

Capital social

Superávit

Reservas

* Explique las cuentas que conforman el balance general.

ACTIVO

ACTIVO CIRCULANTE

CAJA

En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.

BANCOS

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

EFECTOS POR COBRAR

La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.

CUENTAS POR COBRAR

Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.

INVENTARIOS DE MERCANCIAS

Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la intención de venderlas.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que

corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

Seguros Pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado

Impuestos Pagados por Anticipado

ACTIVO A LARGO PLAZO

INVERSIONES A LARGO PLAZO

Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.

ACTIVO FIJO

Esta constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como:

TERRENOS

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).

La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.

EDIFICIOS

Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.

Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.

MAQUINARIA

En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios.

MUEBLES Y ENSERES

La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa.

EQUIPOS DE OFICINA

Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.

ACTIVO INTANGIBLE

PATENTES

Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años).

MARCAS DE FABRICA

Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.

PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO

El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.

CARGOS DIFERIDOS

GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS

En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos.

GASTOS DE DESARROLLO

Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.

MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS

Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la

propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.

CUENTAS DE ORDEN

Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran:

DEUDORAS

BANCO CUENTA GIROS AL COBRO

Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.

MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN

Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.

ACREEDORAS

GIROS AL COBRO EN BANCOS

Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados.

PASIVO

PASIVO CIRCULANTE

EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR

Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa.

GASTOS ACUMULADOS

Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades

Impuestos pendientes de pago

Sueldos devengados por pagar

Gastos diversos por pagar

PASIVO A LARGO PLAZO

HIPOTECAS POR PAGAR

Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por intermedio de la cuenta

Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y esta de más decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.

APARTADOS

Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.

CREDITOS DIFERIDOS

Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios.

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.

SUPERÁVIT

El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.

El superávit es el termino más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en la emisión de acciones - superávit de capital-; c) por donaciones - superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos - superávit por revalorización de activos.

RESERVAS

Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:

Reservas Legales

Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades.

En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para la formación de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social.

Reservas Estatutarias

Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida de la sociedad.

Reservas Voluntarias

Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.

Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Perdidas.

En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.

GASTOS DE VENTAS

Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la empresa.

Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.

EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS

En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.

No seria correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.

Clasificación de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

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Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Características:

· Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

· Estar bajo el control de la empresa.

· Generar un derecho de reclamación.

Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.

Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Características:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

Características:

- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

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Ingresos:

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

Cuentas de orden:

Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.

Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.

Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.

Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.

Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.

3.1.2. Clasificación de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Características:

· Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

· Estar bajo el control de la empresa.

· Generar un derecho de reclamación.

Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.

Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Características:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

Características:

- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

Ingresos:

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

Cuentas de orden:

Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.

Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.

Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.

Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.

Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.

3.1.2. ESTRUCTURA DE LA CUENTA:

La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a recoger los aumentos de valor y la otra recoge las disminuciones. El esquema de la cuenta se representa por una T. La parte izquierda es la "debe", la derecha "haber", pero no tiene ninguna relación con el significado propio de la palabra.

Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y ambas sumas representan la dinámica de cada cuenta. Su diferencia o saldo revela la posición estática de dicha cuenta.

3.1.3. ¿EN QUÉ FORMA SE HACE LA CUENTA?

La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:

Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en las dos columnas de la misma se anotan los valores numéricos, en la columna de la izquierda el debe (Del verbo latino debere) y en la de la derecha el haber (del verbo latino habere) o crédito (Pecuniam habens, habet omnem rem quem vult habere (tener dinero significa tener todo lo que valga la pena tener).

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un ABONO.

Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 100.000 pesos.

Ahora un ABONO de 50.000 pesos en la misma cuenta:

Adelante diremos que dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarán en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta sólo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitúan en el DEBE. En nuestro caso práctico, hemos realizado un ingreso de 100.000 pesos y una extracción de 50.000 pesos.

3.2. SALDO DE UNA CUENTA

Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma.

Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR(el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales.)

Obsérvese estos tres ejemplos:

SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

¿EN QUÉ MOMENTO SE HACEN LOS ASIENTOS (CANTIDADES MONETARIAS) EN EL DEBE O EN EL HABER?

En otras palabras ¿Cómo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES ¿por qué se hizo así? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea. Obsérvese el siguiente esquema:

Las cuentas que hacen parte del Balance General o cuentas Reales son el Activo de naturaleza debito, las cuentas del Pasivo y Patrimonio son de naturaleza crédito, las cuentas nominales como el Gasto y el costo son de naturaleza debito y la del Ingreso es de naturaleza crédito. Sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, así que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Según el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejaría según el gráfico:

Ejemplo de saldo

Supongamos que un cliente nuestro, JAVIER GONZALEZ, nos debe una factura con una cuantía de $100.000 pesos. Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente:

Ahora supongamos que el señor GONZALEZ nos hace un primer pago de $30.000 pesos.

Apuntaremos lo siguiente:

De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de $70.000 pesos, es decir, NOS DEBE esa cantidad.

Debe tenerse en cuenta que el marco teórico en el cual se desarrolla esta teoría es la ciencia económica y que es a partir de los hechos contables (hechos económicos) que tienen valides estos conceptos.

3.3. ¿QUÉ SON LOS HECHOS CONTABLES?

Los hechos contables son el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizando aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa.

Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolución, etc.

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Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

En desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Art. 46 Decreto 2649 de 1993).

En nuestro ejemplo anterior, el señor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

3.3.1. ¿CÓMO CLASIFICAMOS LOS HECHOS CONTABLES?

Se pueden definir como aquellos acontecimientos que afectan o pueden afectar el patrimonio de la empresa. Según las modificaciones que se produzcan en el activo, en el pasivo y neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en:

Permutativos:

Son los hechos que se pueden alterar (activo, pasivo o neto) pero sin afectar a los resultados. Por ejemplo la compra de un vehículo al contado, o el ingreso de efectivo en el banco. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja.

Modificativos:

Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparación al contado, o el abono de intereses de una cuenta corriente.

Mixtos:

Son hechos que son a la vez Permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta al contado de un coche usado por más o menos su coste.

Capítulo 10:

Libro diario

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1. Definición:

Es el documento legal y obligatorio en el cual se anota o registra las operaciones que realizan los comerciantes o empresarios, día a día, por partida doble, en forma cronológica, indicando el origen que ha dado lugar dicho registro y los documentos que lo justifican.

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2. Funciones:

Las funciones del libro Diario son:

1° Suministrar un registro cronológico de todas las transacciones.

2° Analizar cada transacción en sus componentes de cargos y abonos.

3. Rayado:

En su forma más sencilla el Diario consiste en un libro cuyas páginas se han rayado dejando espacios adecuados para: la fecha, la descripción de la transacción, referencia del pase del asiento, importe del cargo e importe del abono.

4. Foliación :

Este libro es de foliación simple, es decir que la numeración de sus paginas o folios van de uno en uno.

5. Asiento:

Al registro completo de una operación en el libro Diario se le llama asiento.

6. Partes del Asiento en el Libro Diario:

Son las siguientes:

1.- fecha de registro de Operación

2.- Nombre de la cuenta deudora o cargo.

3.- Nombre de la cuenta acreedora o abono (antecedida de la proposición “a”)

4.- Importe de las cuentas

5.- Columna para N° de Folio del mayor

6.- Glosa o Sumilla.

7.- Líneas de cierre del asiento (línea partida indicadora de N° del siguiente asiento)

Glosa:Es la explicación del porque del asiento en el Libro Diario, se redacta en forma resumida pero comprensible, indicando también el número del documento que se utilizó para efectuar dicho registro.

7. Clasificación de Asientos:

Atendiendo el número de partidas o cuentas, los asientos se clasifican en dos grupos:

1° Asientos simples: Los asientos son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de abono.

2° Asientos compuestos :Los asientos son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y varias de abono; también cuando constan de varias de cargo y una de abono, o una de cargo o varias de abono.

3° Asientos de Apertura: El primer asiento que se hace en el libro Diario, cuando se inicia el negocio, se llama asiento de apertura, el mismo que debe contener las mismas cuentas y cantidades que el Balance con el cual principia el negocio.

(No olvidar que las cuentas de Activo empiezan con un cargo y las de Pasivo y Capital empiezan con un abono. Según referencia Regla de la Partida Doble).

8. Notas técnicas para el Libro Diario:

1.- Los nombres o títulos de las cuentas principales se resaltan subrayándolas con una sola línea con tinta roja.

2.- Los espacios o renglones de cada folio se debe utilizar correctamente sin dejar líneas en blanco, ni hacer raspaduras o enmendaduras.

3.- Para pasar al siguiente folio, se escribirá en él ultimo renglón, la palabra “van” entre líneas, anotando además la suma de las columnas de cargos y abonos. En el siguiente folio, en el primer renglón útil, se escribirá la palabra “vienen” entre líneas, así como las cantidades acumuladas que vienen de la página anterior de la columna de cargos y abonos.

4.- Si un asiento completo no alcanza al finalizar la página, se anotara lo que alcance hasta el penúltimo renglón, y con todo lo que falte se continuará en el siguiente folio en el segundo renglón después de la palabra vienen hasta completar el asiento.

5.- Las sumas de las columnas de cargos y abonos, al terminar asientos completos, deberán coincidir o ser iguales, puesto que al registrar se ha seguido el principio de la partida doble.

6.- El Libro diario se cierra solo al final del ejercicio con el asiento de reversión de cuentas de Balance, que es el último asiento en el diario de cada ejercicio. La suma final de las columnas de cargos y abonos, representa el total acumulado de todos los asientos registrados, y debe ser anotada con tinta en limpio, luego, en el siguiente renglón, se hace la doble línea de cierre.

9. Secuencia del Procedimiento:

Paso 5: Anotar los efectos mediante asientos

Fase. 3: Registros en el Diario General

El paso 5, único de la fase 3 consiste en lo que se indica, es decir, en anotar en el libro Diario General mediante asientos, los efectos que produce cada transacción en

los elementos del Balance, anotado además la fecha, el origen que a dado lugar a dicho registro y los documentos que lo justifican.

Esta tarea ejecutada en el paso 5 es una muestra objetiva de lo que es la Teneduría de Libros o Técnica de Registro de operaciones. en proceso manual.

Ejemplos de aplicación:

A continuación presentamos como ejemplo, 2 páginas de registros en el Libro Diario General, en la mismas que se han desarrollado los asientos correspondientes a las operaciones planteadas en el ejercicio práctico de la Partida Doble (cap.9), tomando al mismo tiempo lo desarrollado a la vez en lo que corresponde al paso 1, 2,3 y 4 de la fase 1 y 2 según la secuencia del procedimiento para el registro de estas operaciones.

Nota:

El tipo y número de documento que le corresponde a cada transacción según lo mencionado anteriormente, no ha sido considerado en este ejercicio de aplicación, así como la fecha, que es lo que da el orden cronológico de los registros, sólo por esta vez ha sido sustituida con la anotación del N° de operación según Tabla N° 1, con el propósito circunstancial de dar un cierto orden.

LIBRO DIARIO Mes de Diciembre - año 2,009

Tr-01     Caja   15,000.00  

               a Capital     15,000.00

      Inversión inicial del propietario        

      con aportes en efectivo        

      ------------------------02----------------------------        

Tr-02    Mercaderías   5,000.00  

               a Caja     5,000.00

   

Las cuentas

Definición:

Son un conjunto de registros relacionados con un concepto, bajo un título y que resume en forma ordenada las transacciones diarias de una empresa.

Propósito de las cuentas:

A través de ellas agrupamos o resumimos las transacciones de una misma naturaleza y los cambios (aumentos y disminuciones) que éstas provocan. En las cuentas tenemos las guías principales que nos ponen al tanto de la situación financiera de la empresa.

Clasificación de las cuentas.

Cuentas Reales o Permanentes

Son todas aquellas cuentas que posee la empresa de forma permanente, es decir no se cierran al final del periodo contable.

División de las cuentas Reales:

1. Activos: recursos económicos propiedad del negocio, que se espera produzca beneficios en el futuro.

1.1. Activos Corriente: son los bienes y recursos que se utilizan para designar efectivo. Así mismo son los recursos o bienes que se espera sean convertidos en dinero. Estos recursos esperan ser consumidos en un periodo corto (de 1 a

12 meses)

Activos corrientes más comunes:

1. Caja: representa el dinero en efectivo

2. Banco: fondos que la empresa tiene en distintas entidades bancarias.

3. Documentos por Cobrar: son originadas por las ventas al crédito. Son las deudas con otras personas o negocios.

4. Documentos por Cobrar: ventas al crédito por medio de documentos que garantizan la transacción (pagarés, letras de crédito, etc.)

5. Inventario de Mercancías: mercancías disponibles en una empresa para la venta.

6. Materiales de Oficina: se incluye todo lo necesario para trabajar en la oficina (bolígrafos, lápices, sellos, papelería, engrapadoras, sobres, etc.)

7. Seguros pagados por adelantado o Pre – pagados: representan pagos por algún servicio que se espera recibir.

1.2. Activos No Corrientes: son bienes que por su naturaleza no están disponibles para la venta y son considerados con una vida de larga duración.

Activos No corrientes más comunes:

1. Terreno: lote, propiedad del negocio.

2. Edificio: estructuras utilizadas en el negocio.

3. Maquinaria y equipo: representan propiedades de planta necesarias para el desarrollo de las actividades productivas de la empresa.

4. Automóvil: autos usados en el negocio.

5. Equipo Rodante: camiones de carga o de reparto usados en el negocio.

*Para efecto de las empresas, la cuenta que se utiliza generalmente para registrar los vehículos es la de Equipo Rodante, porque, como se explico en la definición de estas, la cuenta de Automóvil es para registrar vehículos chicos (autos), mientras que Equipo Rodante incluye vehículos en general (carros, camiones,

vehículos de carga, etc.)

6. Equipo de Oficina: se incluye en esta cuenta el precio de máquinas de escribir, sumadoras, calculadoras, cajas de seguridad, computadoras, etc.

7. Mobiliario de Oficina: incluye escritorios, sillas, archivadores, estanterías, vitrinas, etc.

8. Enseres de Oficina: incluye en esta cuenta alfombras, cuadros, etc.

2. Pasivos: deudas u obligaciones contraídas por la empresa durante el desarrollo normal de sus operaciones.

2.1. Pasivos Corriente: deudas con acreedores que se esperan pagar en un periodo no mayor a un año.

Pasivos Corrientes más comunes:

1. Cuentas por Pagar: deudas del negocio con los proveedores.

2. Tesoro Nacional, ITBMS: Impuesto a pagar por el consumo de bienes y servicios.

3. Documentos por Pagar: letras o pagarés como garantía por la compra de un bien o servicio al crédito.

2.2. Pasivos No Corriente: deudas que se pagaran en periodos mayores a un año.

Pasivos No Corrientes más comunes:

1. Hipotecas por Pagar: obligación que se deja como garantía de un bien inmueble.

2. Préstamos por Pagar: obligaciones contraídas por los bancos.

3. Capital: representa el valor que resulta de las resta de los activos menos los pasivos. Además comprende el valor de los aportes que el o los propietarios ponen

a disposición de la empresa.

1. Capital de….: se registra la inversión original del dueño y las inversiones adicionales que haga al negocio en efectivos o bienes.

2. Utilidades Retenidas: se registra cuando se desea mantener por separado la inversión del propietario con los resultados obtenidos (ganancias o pérdidas) de los periodos contables. Son ganancias no distribuidas entre los socios.

3. Personal de…: se registran los dineros o bienes que le propietario tome para su uso personal. Esta cuenta tiene saldo normal débito, a pesar de clasificarse como cuenta de capital, porque disminuye el capital. Lo que esto quiere decir es que si el dueño retira mercancía para su uso personal el capital de la empresa será menor y por ende, como veremos más adelante en el análisis de transacciones, disminuye por el lado contrario (débito).

Cuentas Reales o Permanentes

Son todas aquellas cuentas que posee la empresa de forma permanente, es decir no se cierran al final del periodo contable.

División de las cuentas Reales:

1. Activos: recursos económicos propiedad del negocio, que se espera produzca beneficios en el futuro.

1.1. Activos Corriente: son los bienes y recursos que se utilizan para designar efectivo. Así mismo son los recursos o bienes que se espera sean convertidos en dinero. Estos recursos esperan ser consumidos en un periodo corto (de 1 a 12 meses)

Activos corrientes más comunes:

1. Caja: representa el dinero en efectivo

2. Banco: fondos que la empresa tiene en distintas entidades bancarias.

3. Documentos por Cobrar: son originadas por las ventas al crédito. Son las deudas con otras personas o negocios.

4. Documentos por Cobrar: ventas al crédito por medio de documentos que garantizan la transacción (pagarés, letras de crédito, etc.)

5. Inventario de Mercancías: mercancías disponibles en una empresa para la venta.

6. Materiales de Oficina: se incluye todo lo necesario para trabajar en la oficina (bolígrafos, lápices, sellos, papelería, engrapadoras, sobres, etc.)

7. Seguros pagados por adelantado o Pre – pagados: representan pagos por algún servicio que se espera recibir.

1.2. Activos No Corrientes: son bienes que por su naturaleza no están disponibles para la venta y son considerados con una vida de larga duración.

Activos No corrientes más comunes:

1. Terreno: lote, propiedad del negocio.

2. Edificio: estructuras utilizadas en el negocio.

3. Maquinaria y equipo: representan propiedades de planta necesarias para el desarrollo de las actividades productivas de la empresa.

4. Automóvil: autos usados en el negocio.

5. Equipo Rodante: camiones de carga o de reparto usados en el negocio.

*Para efecto de las empresas, la cuenta que se utiliza generalmente para registrar los vehículos es la de Equipo Rodante, porque, como se explico en la definición de estas, la cuenta de Automóvil es para registrar vehículos chicos (autos), mientras que Equipo Rodante incluye vehículos en general (carros, camiones, vehículos de carga, etc.)

6. Equipo de Oficina: se incluye en esta cuenta el precio de máquinas de escribir, sumadoras, calculadoras, cajas de seguridad, computadoras, etc.

7. Mobiliario de Oficina: incluye escritorios, sillas, archivadores, estanterías, vitrinas, etc.

8. Enseres de Oficina: incluye en esta cuenta alfombras, cuadros, etc.

2. Pasivos: deudas u obligaciones contraídas por la empresa durante el desarrollo normal de sus operaciones.

2.1. Pasivos Corriente: deudas con acreedores que se esperan pagar en un periodo no mayor a un año.

Pasivos Corrientes más comunes:

1. Cuentas por Pagar: deudas del negocio con los proveedores.

2. Tesoro Nacional, ITBMS: Impuesto a pagar por el consumo de bienes y servicios.

3. Documentos por Pagar: letras o pagarés como garantía por la compra de un bien o servicio al crédito.

2.2. Pasivos No Corriente: deudas que se pagaran en periodos mayores a un año.

Pasivos No Corrientes más comunes:

1. Hipotecas por Pagar: obligación que se deja como garantía de un bien inmueble.

2. Préstamos por Pagar: obligaciones contraídas por los bancos.

3. Capital: representa el valor que resulta de las resta de los activos menos los pasivos. Además comprende el valor de los aportes que el o los propietarios ponen a disposición de la empresa.

1. Capital de….: se registra la inversión original del dueño y las inversiones adicionales que haga al negocio en efectivos o bienes.

2. Utilidades Retenidas: se registra cuando se desea mantener por separado la inversión del propietario con los resultados obtenidos (ganancias o pérdidas) de los periodos contables. Son ganancias no distribuidas entre los socios.

3. Personal de…: se registran los dineros o bienes que le propietario tome para su uso personal. Esta cuenta tiene saldo normal débito, a pesar de clasificarse como cuenta de capital, porque disminuye el capital. Lo que esto quiere decir es que si el dueño retira mercancía para su uso personal el capital de la empresa será menor y por ende, como veremos más adelante en el análisis de transacciones, disminuye por el lado contrario (débito).