Competencias Secretaria Ejecutiva

7/31/2019 Competencias Secretaria Ejecutiva

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GESTION PROFESIONAL

MANEJO DE LA AGENDA SOPORTE AL EJECUTIVO MANEJO DE LA TECNOLOGA EN LA OFICINA PREPARACION Y COORDINACION DE

REUNIONES COMUNICACIN EFECTIVA Y EFICIENTE

ORGANIZACIN DE LA OFICINA RESOLUCION DE PROBLEMAS


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GESTION PROFESIONAL

IMAGEN Y COMPORTAMIENTOPROFESIONAL DESARROLLO PROFESIONAL ATENCIN A MLTIPLES DIRECTIVOS O

GERENTES GESTIN DE TAREAS Y PROYECTOS CON

SU RESPECTIVO SEGUIMIENTO

BUENA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO


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ORGANIZACIN

Si atiende a ms de un gerente, puedetener un color diferente de carpetas paracada uno.

Utilice tambin el sistema anterior paraclasificar distintas categoras de archivos,por ejemplo, proveedores y clientes.

Coloque bandejas de entrada/salida dedocumentacin y controle regularmente


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ORGANIZACION

No permita que sobre su escritorio secoloquen cosas y papeles. Indique paraello las bandejas de entrada/salida.Otorgue prioridad, delegue y despache lostems segn sea necesario

Utilice el discado rpido de su telfono yhaga lo mismo para su asistido. Prepare

un listado de nombres y telfonos paravisualizar rpidamente.


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ORGANIZACION

Mantenga siempre organizado y prolijo suescritorio.

Coloque las cosas que ms utilice alalcance de su mano. Revise las tareas del da, priorice las

actividades y deje los tiles necesarios alalcance, guarde aquello que no se estutilizando.


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ORGANIZACIN TIPS A TENER EN CUENTA

Un escritorio desordenado indica falta defoco y control

No es lo mismo parecer ocupada queproductiva.

Saque ventaja siempre del tiempo y elespacio.


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MANEJO DE LA AGENDA

El manejo de la agenda es una delas actividades ms valoradas.

Muchos aspectos deben ser

tenidos en cuenta y todas lassecretarias deben conocerlos


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COORDINACION DE LA AGENDA

TODAS LASMAANAS

Conversa con tu jefesobre los asuntos del

da. Contacta a laspersonas afectadospor los cambios deltimo momento


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COORDINACION DE LA AGENDA

MENSUALMENTE

Compare losprximos tres mesesde su agenda con lade su jefe.Deje en

blanco algunas horasde esos das,semanas y mesespara que su jefetenga tiempo para lapreparacin ycoordinacin deeventos futuros.


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CLAVES MANEJO DE AGENDA

Conocer las preferencias de manejo deagenda de su jefe. Dejar en blanco espacios entre las citas

para que su jefe pueda devolver llamadosy atender temas urgentes. Evitar anotar reuniones justo despus del

almuerzo. Evitar anotar citas los lunes a primerahora y los viernes a ltima hora.


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CLAVES MANEJO DE AGENDA

Calcular los tiempos de viaje cuando lasreuniones se realicen fuera de la oficina.

Dejar en blanco algunos horarios por lamaana para que su jefe se organice y seinforme.

Dejar en blanco los horarios del fin del dapara que su jefe pueda concluir tranquiloy ambos se preparen para el siguiente da.


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LA REUNION

EN LA PRE REUNION:CHEQUEAR LAS NECESIDADES QUE PUEDAN

SURGIR A LTIMO MOMENTO; POREJEMPLO, ESTACIONAMIENTO, CAMBIOS

CLIMTICOS, DISTANCIA DE VIAJE DE LOSPARTICIPANTES, ETC.CHEQUEAR SI SE DEBE CONTRATAR

PERSONAL EVENTUAL, O SI NECESITARS

AYUDA DE ALGN COLEGA PARA QUEATIENDA EL TELFONO EN TU AUSENCIAEN CASO DE QUE PARTICIPES DICHAREUNIN


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LA REUNION

EN LA REUNION:

SI LLEGAN CORREOS DE ULTIMOMOMENTO Y LA REUNION HA COMENZADOCHEQUEE LA IMPORTANCIA DE LOSMISMOS Y SI ES DE RELEVANCIA, DEJE QUELLEGUE A MANOS DE SU JEFE.

NO PERMITA QUE ENTREN LLAMADOS QUE

PUEDAN DISTRAER A SU JEFE Y BAJAR ELRENDIMIENTO Y PRODUCTIVIDAD DE LAREUNION


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LA REUNION

EN LA POST REUNIN:

CHEQUEE SI SE DEFINIERON PLAZOSO NUEVAS REUNIONES, REGISTRELOY HAGA EL SEGUIMIENTOCORRESPONDIENTE. POR FAVOR,JAMS OLVIDE HACER ELSEGUIMIENTO!!


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ATENCION AL CLIENTE

EL CLIENTE

El xito de una empresa dependefundamentalmente de la demanda de susclientes. Ellos son los protagonistas

principales y el factor ms importante queinterviene en el juego de los negocios.


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ATENCION AL CLIENTE

Un cliente: Es la persona ms importante de nuestro

negocio. No depende de nosotros, nosotros

dependemos de l. Nos est comprando un producto o

servicio y no hacindonos un favor. Es el propsito de nuestro trabajo, no una

interrupcin al mismo.


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ATENCION AL CLIENTE

Es merecedor del trato ms cordial yatento que le podemos brindar.

Es alguien a quien debemos complacer yno alguien con quien discutir o confrontar. Es la fuente de vida del negocio en el que

Ud. se encuentra y de cualquier otro encualquier parte del mundo.


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Por qu se pierden clientes?

1 % Porque se mueren 3 % Porque se mudan a otra parte 5 % Porque se hacen amigos de otros 9 % Por los precios bajos de la competencia

14 % Por la mala calidad de losproductos/servicios 68 % Por la indiferencia y la mala atencin

del personal de ventas y servicio,

vendedores, supervisores, gerentes,telefonistas, secretarias, despachantes,repartidores, cobradores y otros en contactocon clientes.


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La buena atencin al pblico implica:

CORTESA ATENCIN RPIDA

CONFIABILIDAD ATENCION PERSONALIZADA PERSONAL BIEN INFORMADO

SIMPATA EMPATA


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ATENCION TELEFNICACOMUNICACIN VERBAL

TONO DE VOZ: Suave y Delicado. Saludar correctamente al interlocutor

Dar el nombre de la empresa y cargo Decir su nombre claramente Ofrecer ayuda

Buena predisposicin para hablar y mejorpara escuchar, en las primeras frases estel anticipo de la ltima.


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TIPS DE LA ATENCION TELEFONICA

Comprender todas las funciones deltelfono

Contestarlo inmediatamente

Evitar ruidos innecesarios Mientras se habla no masticar ni beber Se debe esperar el consentimiento del

cliente antes de hacerlo esperar Debemos evaluar no solamente lo que

decimos sino como lo decimos


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TIPS DE LA ATENCION TELEFONICA

Se debe utilizar el HOLD cuando se haceesperar a un cliente. Eliminar frases como..Ud. tendr que

o no puedo ayudarlo con Derivar las llamadas correspondientes sin

dar detalles innecesarios.

Evitar la frase Usted debera Usar la empata y tratar de ayudar

siempre a un cliente ante una dificultad.


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COMUNICACIN EFECTIVA

Desarrolle su capacidad de escucha. Nosolo con los odos sino tambin con lavista. Observe el lenguaje corporal.

Siempre esperar que una persona finalicede hablar antes de emitir una respuesta. Desarrolle su capacidad de repreguntar, a

veces las personas tienen dificultadespara expresarse. Formule preguntasabiertas o cerradas especficas.


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COMUNICACIN NO VERBAL

55 % DEL IMPACTO DE TRANSMICINSE CONCRETA POR LENGUAJECORPORAL Y LOS GESTOS.

38 % MEDIANTE EL TONO DE VOZ. 7 % CONTENIDO Y SIGNIFICADO DE

LAS PALABRAS.


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COMUNICACIN NO VERBAL

CUIDE SU SONRISA POSTURA SIEMPRE ERGUIDA

CUIDE SUS MODALES CUIDE QUE SUS MOVIMIENTOS SEANSUAVES Y GRCILES

CUIDE SU TONO DE VOZ YMODULACIN CUIDE LA EXPRESION DE SU ROSTRO

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