Competencias de Vanguardia Competencias de Vanguardia para la Secretaria y Asistente para la Secretaria y Asistente AdministrativaAdministrativa

INTRODUCCIÓN Hasta el final del siglo XIX las

personas que trabajaban en las oficinas eran normalmente hombres y cuando las mujeres empezaron a incorporarse a este tipo de trabajo se les dio el nombre del trabajo que más realizaban: Mecanógrafas

Luego comienzan a utilizar nuevas técnicas y adquieren un grado más elevado de especialización y se les da finalmente el nombre de Secretarias.

El Nuevo Perfil ProfesionalEl Nuevo Perfil Profesional La secretaria constituye un

elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.

Hoy en día un panorama real, muestra a la secretaria o asistente como una persona eficaz, dinámica y con capacidad de liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retos profesionales.

MISIÓN Brindar a su jefe un

apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercado o de cada departamento.

Cooperación

Discreción

Responsabilidad

Capacidad de Comunicación

IniciativaOrganización

Trabajo en Equipo

Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras.

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es una profesional que trabaja en equipo. Es decir, en general se ocupa de: Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones Establecer buenos contactos telefónicos Redactar y presentar correctamente informes,

comunicados, etc Planificar su tiempo y el de su jefe Preparar y tratar la información adecuadamente Concertar, acoger y atender a las visitas Preparar presentaciones de productos o servicios Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

El Trabajo en Equipo: Cómo hacerlo eficaz y obtener resultados óptimos

Trabajo en Equipo El trabajo en equipo implica un grupo de

personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. El equipo responde del resultado final y no cada uno

de sus miembros de forma independiente. Cada miembro está especializado en una área

determinada que afecta al proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un

cometido y sólo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.

El trabajo en equipo se basa en las "5 c":"5 c":

Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todas estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.

Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante.

Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.

Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.

Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

Comunicación Interna en la Empresa

COMUNICACIÓN DE EQUIPOS

Intercambio de información entre los miembros de un equipo que se transmite, recibe y sobre la cual se actúa en forma satisfactoria.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

Lo que se transmite incluye: Hechos Sentimientos Valores Opiniones

La comunicación se origina cuando alguien quiere transmitir información a otro

FORMAS BASICAS DE LA COMUNICACION

Comunicación de la tarea: es hablar con la cabeza, conduce a la explicación de la situación del equipo

•Comunicación de proceso: es conversación interna, conduce a la comprensión de una situación del equipo

Comunicación de la Tarea La dinámica de la tarea mueve al equipo

hacio objetivos relacionados con su trabajo “Es el qué y por qué del equipo”

La comunicación de la tarea es introducida por la frase, “Yo pienso que...”

indicativa

La comunicación de la tarea es: Analítica Lineal Explícita Verbal Auditiva Concreta Activa

Comunicación de la tarea Este tipo de comunicación conduce a la

explicación de la situación del equipo. Puede ser aprobada o desaprobada,

verdaderas o falsas

Comunicación de Procesos La dinámica de proceso se refiere a las

necesidades personales y sociales de los miembros del equipo.

Es el “cómo” que se utiliza para realizar la tarea

La comunicación de procesos es introducida por la frase, “Yo siento que...”

La comunicación del proceso es: Intuitiva Espontánea Emocional Visual Artistica

Conduce a la comprensión de la situación del equipo.

Es usualmente personal y se refiere al estado de ánimo de la persona

No son buenas ni malas, ni verdaderas ni falsas

LA COMUNICACIÓN DE PROCESO

La comunicación es efectiva dentro de un equipo cuando:

Los miembros asumen la responsabilidad por sus: Pensamientos, Sentimientos y Conductas manifiestas

Barreras en la Comunicación Resultan de la inhabilidad de los miembros

para distinguir entre varios canales de comunicación

Canales de Comunicación Hechos Sentimientos Valores Opiniones

Barreras ocurren cuando:

La falta de claridad y la desigualdad en los canales de comunicación

Se mezclan los hechos con las opiniones

¿Cuáles son los Estilos de Comunicación? Todos nosotros tenemos una manera

concreta de comunicarnos, las palabras que utilizamos para expresarnos, la manera en que estructuramos lo que queremos decir y las señales no verbales que utilizamos constituyen nuestro estilo de comunicación.

El Estilo de Comunicación Es la manera concreta en que cada uno se

comunica, desde el lenguaje corporal, el tono de voz, o las palabras que usamos a nuestro comportamiento.

Es posible que se comunique de manera agresiva, gritando y señalando con el dedo. O quizás sea una comunicadora más tímida y nerviosa.

No utilizará siempre el mismo estilo de comunicación en cada situación que afronte y es posible que ni siquiera sea consciente de cuál es su estilo.

Necesitará ser consciente de su propio estilo de comunicación y de los estilos de los demás. Si es capaz de hacer esto, se convertirá en una comunicadora más eficaz.

MATRIZ DE ESTILOS DE COMUNICACIÓN

ESTILO DE COMUNICACIÓN

Interrumpe a los demás, no es capaz de ver el punto de vista de los demás, interrumpe la conversación

Dubitativo, no dice lo que tiene en mente, siempre está de acuerdo con los demás

Utiliza mucho el “Yo”, es un oyente eficaz, se expresa con claridad

COMPORTAMIENTO Dominante, Piensa que es superior, Condesendiente

Actitud de disculpa, piensa que es inferior, Permite que los demás decidan

Seguro de sí mismo, No juzga, proactivo

SEÑALES NO VERBALES

Señala con el dedo, postura tensa, mira fijamente

Se mueve nerviosamente, voz baja y postura sumisa

Postura relajada, gestos abiertos, utiliza el tono apropiado y volumen de voz

RESULTADO Temido por los demásProblemas para tener relacionesLos demás muestran enfado

A los demás no les gustaNo consigue ser él/ella mismoPierde el respeto de los demás

Respeto por parte de los demásLos demás saben donde se encuentran motivados

AGRESIVO PASIVO ASERTIVO

Para reflexionar… ¿Lo que digo es congruente con lo que hago? ¿Cuándo otro me habla escucho atentamente? ¿Cuándo algo me molesta: lo callo para no

ofender, exploto y me desquito? ¿Qué hago? ¿Cómo describiría me estilo de comunicación? ¿Qué aspectos consideraría para comunicar una

noticia? ¿Existe algo que limite el que me comunique

efectivamente?

Consejos para una Comunicación Eficaz Sea específica y clara – prepare lo que quiere

decir Céntrese en el asunto, no en la persona Elija el momento cuidadosamente – siempre que

no vaya a ser interrumpido o molestado Complemente lo que está diciendo con señales no

verbales – haga que sean positivas

Perfil e Imagen Personal y Profesional

ASPECTO CORPORALAbarca 5 aspectos fundamentales:

1. Cuerpo

2. Mente

3. Afectividad

4. Espiritualidad

5. Comportamiento

La óptima presentación personal permite una proyección, caracteriza su manera de ser, su rol laboral y profesional.

El cuerpo debe ser cuidado con esmero, los cuidados que necesita tales como la higiene y el aseo.

Todas las personas deben cuidar su aseo, en especial los que tienen contacto directo con los clientes, pues son la primera impresión de la organización.

CUIDADO DE LA PIEL La piel es el estado que

refleja nuestro interior, según la dieta, hábitos de sueño y la vida que se lleva, puede ser reluciente indicador de salud y belleza o apagada, sugerente de malestar y falta de salud.

CUIDADOS DEL CABELLOEs importante

mantenerlo limpio, con un corte apropiado, no presentarse al trabajo con el cabello mojado, no usar, moños, hebillas, estos accesorios deben ser discretos para no llamar la atención.

CUIDADOS DEL ROSTRO No se puede cambiar

pero si sacarle el mejor partido, mantenerlo armonioso, las cejas depiladas, así como el cuidado de los ojos, la nariz, mejillas, boca, mentón, cuello y la piel.

VESTUARIO Y ACCESORIOS El vestuario alegre combinado y con los accesorios

adecuados confieren a la mujer de buen gusto y distinción.

Una mujer debe tener en su guardaropa vestuario apropiado para cada ocasión, los colores deben armonizar bien sea por su analogía o por su contraste.

Los accesorios son el complemento ideal del vestido. Entre ellos figuran los zapatos, bolso, cinturones, aretes, guantes, y adornos.

La Importancia de la Postura Puedes llevar el

bolso perfecto, el zapato ideal, el traje de chaqueta que te sienta como un guante, pero si no tienes la postura que va con la imagen, el efecto no será el mismo.

La Importancia de la Postura ¿Te has dado cuenta

que cuando estamos tristes, enfadados o negativas el cuerpo tiende a ir hacia abajo?

La Importancia de la Postura CConsejoonsejo: cuando tienes un mal

día ponte tu mejor conjunto, los zapatos en los que te sientes más segura, y cuida tu postura, ¡camina recta y con la cabeza hacia arriba!....Te aseguro que funciona.

Si tienes una situación en la que vas a necesitar de toda tu confianza, elige tu mejor conjunto y camina derecha.

5 VÍAS RÁPIDAS PARA SUBIR TU5 VÍAS RÁPIDAS PARA SUBIR TUCONFIANZACONFIANZA

1. Apunta los logros, los más importantes que has tenido todos los años.

2. Cuando tengas un día excelente pregúntate ¿por qué?

3. Busca la imagen que realmente quieres para ti, con la que sientes la máxima confianza

4. Busca piezas que te recuerden logros

Y por último5. Aunque estés

pasando un mal día; Haz como si…

Nadie sabe tus pensamientos, asi que haz como si….ya verás como con el tiempo te sentirás segura de ti, con tu cuerpo y con tu estilo.

Controle su comportamiento Procure controlar su tendencia a suspirar,

rascarse la oreja, mover la cabeza, mirar por la ventana.

Si quiere comunicar algo, sea directa y cortés. Es mejor interrumpir y decir ”siento tener que levantar esta reunión en cinco minutos”, en vez de estar mirando continuamente su reloj.

Comience hoy mismo y aprenda a estar totalmente consciente y a controlar su comportamiento.

Puntualidad La puntualidad juega un papel muy

importante en cuanto a buenas relaciones entre secretarias y asistentes con sus jefes.

Normalmente los procesos productivos dependen en gran medida de la puntualidad con que cada departamento entregue su trabajo.

Por esta razón ningún miembro de la cadena productiva puede ser impuntual, ya que afecta el resultado de todo.

Eficiencia Una buena secretaria

considerará lo que se requiere para hacer la contribución más productiva de la empresa.

Estará pendiente de las tareas claves que debe emprender, de los problemas que debe atender, de las actividades de desarrollo que debe fomentar.

Mejora Contínua Los miembros de una organización

deben buscar su mejor desempeño cada día, esto es importante a nivel personal y profesional, no solo se debe buscar el ser buena asistente, oficinista o secretaria, sino también ser mejor persona, por esta razón todos los días debemos proponernos ser mejores de lo que fuimos el día anterior.

Mejora Contínua Es importante considerar que hoy

debe ser el mejor día de la vida y poner todo el esfuerzo al máximo porque así sea, ser mejores cada día nos separa de la competencia.

Competencias Profesionales de la Secretaria Las secretarias y las asistentes desempeñan

un rol muy relevante en pro de la colaboración, de que el gerente desempeñe sus funciones de la manera más eficiente que garantice el desempeño esperado en pro del desarrollo y éxito de la empresa.

Para que lo anterior se dé, es necesario contar con una secretaria que además de sus competencias administrativas, destrezas y habilidades en el ejercicio de su función (conocimientos técnicos) tenga una alta confiabilidad en lo concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales descuidamos mucho y requieren la atención necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva moderna.

Consultores:Juan Carlos Pacheco y Gloria A.

Valenzuela B.Derechos Reservados

DESCUBRIENDO NUESTRASCOMPETENCIAS DE EXCELENCIA

Competencias Comportamientos que algunas personas dominan

mejor que otras, y que las hace más eficaces en una determinada situación" (Levy Leboyer).

Podemos también designarlas con las siglas CHAI (conocimientos, habilidades, actitudes e intereses) que, puestas en acción, diferencian a unas personas de otras.

El profesional más adecuado es aquel que, además de conocimientos, tiene habilidades, actitudes e intereses compatibles con su función.

Competencias Profesionales Excelente redacción y ortografía. Facilidad de expresión verbal y escrita. Persona proactiva, y organizada. Facilidad para interactuar en grupos. Dominio de Computadoras e Internet Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa. Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al

Cliente. Aptitudes para la organización. Buenas relaciones interpersonales. Dinámica y entusiasta. Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma

de decisiones. Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión.

Competencias Actitudinales Auto confianza. Auto desarrollo. Auto motivación. Comunicación

interpersonal. Disponibilidad.

Competencias Actitudinales Gestión de conflictos. Gestión de recursos. Impacto e influencia Autoestima y

asertividad Trato Necesidades de logro

La Secretaria es una de las personas que cumple un rol muy importante en la empresa ya que es la cara visible de esta, por que, es ella

quien se comunica con clientes, colegas, empleados y principalmente el jefe, por ello

debe realizar su trabajo eficaz y eficientemente de lo contrario será catalogada como mala

Secretaria y esto perjudicaría directamente a la empresa en donde realiza sus labores y a ella

como persona.