Comunicación Interna

Comunicación InternaComunicación Interna

Una concepción Una concepción estratégicaestratégica

Lic. Aníbal Lic. Aníbal

ParadisoParadiso

SumarioSumario La imposibilidad de “no comunicar”

La Comunicación hoy...

La Comunicación Integral, una concepción estratégica

Niveles de Comunicación (Interna – Externa)

Comunicación Interna

Lineamientos de la Comunicación Interna Ventajas de una gestión estratégica de CI

Vías de Comunicación Interna: Formales e Informales

Vías Formales de Comunicación

Medios Formales de Comunicación

Aspectos a tener en cuenta en C I La Comunicación Informal

Pasos de un Plan de Comunicación Interna

““...la imposibilidad...la imposibilidad de no comunicar...” de no comunicar...”

“Todo comunica”, no existe posibilidad de “no comunicar”. Siempre que

interactúa, se está comunicando”.

“Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente,

es comunicación. Es decir que para una empresa, la comunicación

no es una actividad opcional. La empresa comunica sí o sí,

lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente...”.

Daniel Scheisohn

“Cualquiera sea la conducta, esa conducta “significa” algo para el

otro que está interactuando conmigo y, por lo tanto, es portadora de

un mensaje determinado”

Comunicación ... Comunicación ... HoyHoy

Los avances tecnológicos y la globalización han permitido un gran desarrollo en los sistemas y canales de comunicación pero también, han dado lugar a un bombardeo indiscriminado de información, una abundancia sin límites que muchas veces complejiza y satura, dificultando el efectuar una buena selección de la misma.

Por ello, brindar un mensaje sencillo, claro y conciso, útil y comprensible para el destinatario, es decir, ofrecer un tipo de comunicación eficaz, se ha convertido en el desafío de las áreas de comunicación.

La Comunicación Integral La Comunicación Integral

La organización es un fenómeno conversacional en el cual circulan innumerables discursos a partir de la interacción de sus múltiples actores.

Una concepción estratégicaUna concepción estratégica

El reconocimiento y el diseño de los procesos comunicacionales que se producen en una organización se traducen en una concepción estratégica para alcanzar objetivos empresariales, para agregar valor.

Niveles de ComunicaciónNiveles de Comunicación

Comunicación ExternaComunicación Externa: Clientes – Proveedores – Instituciones - Medios de Comunicación - Líderes de Opinión - Autoridades de Gobierno.

Comunicación InternaComunicación Interna: Accionistas - Personal de la Organización – Empresas relacionadas.

Comunicación InternaComunicación Interna

La Comunicación Interna debe ser parte de la estrategiaComunicación Interna debe ser parte de la estrategia de comunicación integral de la Organización

La Comunicación interna tiene como propósitos:

A-A- integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa, integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa,

B- B- coordinar las acciones y la gestión, coordinar las acciones y la gestión,

C-C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales. fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.

Lineamientos de la Lineamientos de la Comunicación InternaComunicación Interna

Estar siempre alineada a la filosofía corporativa:

Misión, Visión y ValoresMisión, Visión y Valores.

Estar dirigida al grupo humano que integra la

organización: Personal y su grupo familiar.Personal y su grupo familiar.

Estar orientada a generar confianza y credibilidad.confianza y credibilidad.

Lineamientos de la Lineamientos de la Comunicación InternaComunicación Interna

Responder a los siguientes conceptos:

Coherencia

Transparencia

Honestidad

Fluidez

Simplicidad

Retroalimentación

Ventajas de una gestión Ventajas de una gestión estratégica de C.I.estratégica de C.I.

Mantiene al Personal informadoinformado sobre la realidad de la empresa.

Logra mayores niveles de participación y motivaciónparticipación y motivación

y por lo tanto de productividadproductividad. ReduceReduce el nivel de conflictividadconflictividad laboral.

Disminuye la existencia de rumores y la utilización

de canales informales.

Reduce costosReduce costos improductivos

Integra al personal, lo identificaIntegra al personal, lo identifica con la empresa y su cultura.

Crea el sentimiento de pertenenciapertenencia y genera mejor respuestarespuesta en situaciones de crisis.

Ventajas de una gestión Ventajas de una gestión estratégica de C.I.estratégica de C.I.

Vías de Vías de Comunicación Interna Comunicación Interna

El área de Comunicación Interna, se instrumenta a través de dos Vías:

1) Vías formales de comunicación:Se definen a partir de la estructura organizacional establecida (niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripción de tareas, etc.) y se transmiten a través de los canales oficiales.

2) Vías informales de comunicación:Emergen de la interacción natural que existe entre los miembros de la organización, no están planificadas y no siguen la estructura

organizacional formal.

Vías Formales deVías Formales deComunicaciónComunicación

Las vías formales de comunicación se presentan, tradicionalmente, en cuatro trayectorias:

Descendente

Ascendente

Horizontal

Diagonal

Vías Formales de Vías Formales de ComunicaciónComunicación

DescendenteDescendente consolidar el conocimiento y el entendimiento de los principios y propósitos corporativos

construir la identidad

explicitar la situación contextual

fortalecer los roles jerárquicos

lograr credibilidad y confianza, etc.

Ej: publicaciones periódicas, folletos, carteles, objetos promocionales, videos, reuniones, cursos, etc.

Vías Formales deVías Formales deComunicaciónComunicación

AscendenteAscendenteSe orienta a favorecer el diálogo organizacional y tiene como propósitos:

fomentar el protagonismo de las distintas jerarquías . Dar fluidez, participación, feedback, etc. favorecer la reflexión y el análisis a través de distintos ángulos de visión.

obtener el máximo nivel de ideas, favoreciendo la innovación y la creatividad. fortalecer el consenso

Ej: los métodos de sugerencias, las “jornadas de despachos abiertos”, las notas de subordinados a superiores con respuesta obligatoria, las reuniones de trabajo, las encuestas, los buzones de sugerencias, etc..


HorizontalHorizontalTiene por objeto favorecer la comunicación entre personas de diferentes departamentos y entre miembros de un mismo departamento para:

facilitar y dinamizar los intercambios

construir el proyecto corporativo con alta participación

optimizar el proceso organizacional

dinamizar procesos de gestión

Ej:la formalización de reuniones, encuentros, sesiones informativas de retroalimentación, convenciones y demás eventos.

fomentar la coordinación, la integración y la cohesión


DiagonalDiagonal

Configura un lenguaje común y promueve acciones coherentes a los principios corporativos. Sus propósitos fundamentales son:

incrementar el rendimiento conjunto y la rapidez de reacción.

promover procesos de cambio

acentuar el espíritu de trabajo en equipo

Ej: equipos de proyectos, equipos de gestión, auditorias internas, círculos de calidad, task-forces.

dinamizar el potencial innovador

Medios de Comunicación Medios de Comunicación Formal Formal

Los medios de comunicación interna se diferencian de los externos, tanto por su costocosto como por sus característicascaracterísticas (medios y canales utilizados, alcance, frecuencia, acceso, posibilidad de segmentación, etc.), y por el tipo de llegada al lectortipo de llegada al lector (nivel de impacto, pertenencia, recordación, tipo de lenguaje, etc).


Algunos medios más utilizados:

House OrganHouse Organ: Es el “órgano de la casa”, su alcance es masivo. Su estilo es periodístico.

Comunicados de cartelerasComunicados de carteleras : En ellos el poder de síntesis y la claridad es muy importante. Es fundamental tener cuidado en su actualización y renovación de contenidos. Su estilo es informativo.



E- MailE- Mail: Es muy utilizado para la comunicación de noticias urgentes. El tipo de mensaje es por lo general de índole informativo, de intercambio y grupal. Es necesario reforzarlo por otros medios si se quiere asegurar la masividad de la llegada de la información.

ManualesManuales: Suelen utilizarse como forma de información específica sobre algún tema; procedimientos de gestión, normativas, calidades de producto, etc. Sirven muchas veces como material de consulta. El estilo del mensaje es formal y en relación al tema que trata.



Afiches, gigantografíasAfiches, gigantografías: Se utilizan generalmente para lanzamientos internos y es importante encontrar lugares estratégicos de la organización para su colocación. El tipo de mensaje es publicitario, donde la creatividad y el impacto visual juegan un papel preponderante.

IntranetIntranet: tiene enormes beneficios ( disminución de costos, conexión inmediata, acceso a material compartido, etc.) aunque el gran desafío es que el personal la acepte y utilice adecuadamente.



ReunionesReuniones: Se utiliza generalmente para comunicar temas delicados o complejos – laborales, personales – contextuales – organizacionales – etc. Permiten la comunicación “cara a cara” y da lugar a preguntas que surgen espontáneamente.

Aspectos a tener en cuenta Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Internaen Comunicación Interna

Definir los objetivos.

Considerar el Clima Organizacional.

Definir claramente los públicos para cada acción de

comunicación.

Tener en cuenta que los destinatarios son los integrantes

de la Organización.

Estar siempre alineado a la filosofía organizacional.


Ser coherentes con el “decir y el hacer”, tanto interna como externamente, para generar confianza y credibilidad.

Sostener la transparencia y honestidad como guías de

acción.

Tener en cuenta el contexto externo.

Mantener fluidez y agilidad en la comunicación.

Ser claros en los mensajes que se brindan.


Evitar los vacíos comunicacionales.

Evitar la saturación de comunicación.

Tener activos los sistemas de evaluación y feedback.

Estar abiertos a los requerimientos de información.

Aceptar los errores comunicacionales y aprender de

los mismos.

La Comunicación InformalLa Comunicación Informal

Se refieren a las interaccionesinteracciones que se llevan a cabo en el seno de la empresa. Redes de relacionesRedes de relaciones interpersonalesinterpersonales que los empleados forman independientemente de las distintas funciones que cada uno cumple.

Características deCaracterísticas de la Comunicación Informal la Comunicación Informal

Puede romper con los procedimientos tradicionales.

La forma no está necesariamente prescripta en los procesos y estructuras formales de la organización.

Los canales informales surgen y fluyen naturalmente

Se mueve diagonal y elípticamente salteando funciones enteras.

Redes de Redes de Comunicación InformalComunicación Informal

Tipos de RedesTipos de Redes

Red de Asesoramiento

Red de Confianza

Red de Comunicación


Red de AsesoramientoRed de Asesoramiento Se basa en los principales actores de la organización de quienes dependen los demás para resolver los problemas y recibir información técnica. Por tal motivo, deben ser analizadas cuando la empresa está considerando introducir cambios de rutina.

BeneficiosBeneficiosPueden sacar a la luz el origen de los conflictos políticos y los errores que se cometen cuando se intentan alcanzar los objetivos estratégicos.


Red de ConfianzaRed de ConfianzaRevela qué empleados comparten la información delicada y se respaldan mutuamente en una situación de crisis. Por tal motivo, las empresas deben examinarlas cuando llevan adelante un cambio importante o enfrentan una crisis.

Beneficios:Beneficios: Suelen revelar las causas de los problemas no rutinarios, tales como el desempeño deficiente de los equipos temporarios.


Red de ComunicaciónRed de ComunicaciónPone de manifiesto cuáles son los empleados que hablan regularmente sobre cuestiones de trabajo. Es necesaria analizarla cuando baja la productividad.

Beneficios:Beneficios:Contribuye a identificar los vacíos que existen en los flujos de información, el uso ineficiente de los recursos y la falta de ideas nuevas.

A-A- Detectar las necesidades comunicacionales.

Pasos de un plan de Pasos de un plan de comunicación internacomunicación interna

B-B- Definir los objetivos.

C-C- Establecer los Públicos.

D-D- Seleccionar los medios y recursos.

E-E- Definir los controles.

Comunicación Interna

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