7/17/2019 Comunicacion_Eficiente

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GESTIÓN Y COMUNICACIÓN EFICIENTE – TELETRABAJO

Hoy es frecuente la formación de grupos de trabajo con miembros ubicados en distintas partes delmundo. Así, la distancia genera ciertas complejidades de comunicación que no existen en equipos

que trabajan cara a cara. Afortunadamente, la tecnología ofrece algunas soluciones para que

puedan operar (casi) como si estuvieran en la misma oficina.

La comunicación entre integrantes de un equipo de trabajo es siempre problemática. Y la

comunicación entre miembros de un equipo distribuido geográficamente lo es aún más. Algunosde los factores que acentúan las dificultades son:

- 

Horario de trabajo:  Los diferentes husos horarios reducen las horas de solapamiento del

equipo. Esto dificulta cuestiones triviales, como coordinar las agendas para una reunión.

- 

Idioma:  Si hablamos español y los demás miembros del equipo, inglés, será difícil

entendernos.

- 

Cultura:"¿Por qué desde Nueva Delhi movían constantemente la cabeza diciendo que no

mientras yo hablaba en videoconferencia?" De haber sabido que, en la India, este gesto se usa

para afirmar, habría cambiado significativamente la tonalidad de la reunión.

-  Espacio físico: Cuando finalmente hemos logrado coordinar un horario para la reunión con el

equipo de Shanghai, ¿cómo hacemos para mostrarles la presentación en PowerPoint quehemos preparado?

-  (Des)confianza:  ¿Realmente está trabajando hoy el equipo en Hungría? ¿Cómo es posible que

sea el mediodía y todavía no hayan respondido nuestro email?

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En nuestra experiencia trabajando con equipos distribuidos geográficamente, hemos encontrado

que muchos de estos problemas pueden atenuarse a través de ciertas medidas: intentar que los

miembros se conozcan cara a cara, facilitar clases de inglés, brindar información sobre la culturade los integrantes de otras regiones y asegurarse de que todos tengan clara la visión del proyecto.

Si bien el buen management y el componente humano sean probablemente los factores más

importantes para el éxito, también es fundamental brindar la infraestructura adecuada para que

los miembros del equipo puedan sobrellevar mejor la distancia.

La Web 2.0 y las nuevas tecnologías brindan una serie de herramientas (muchas veces gratuitas)

que permiten resolver estos problemas.

Email: Es quizá el medio de comunicación más usado (y abusado) del momento. Bien utilizado

rinde muchísimos frutos. Mal utilizado, convierte cuestiones triviales en problemas insolubles. Noes recomendable utilizar únicamente el email para comunicarse con el equipo remoto. Es

preferible combinarlo con el teléfono, el chat y las demás herramientas expuestas en este artículo.

Telefonía (IP): No deberíamos subestimar el poder del teléfono. Es todavía una de las formas más

cercanas a la comunicación cara a cara y puede resolver, en minutos, asuntos que podrían insumir

días enteros de intercambios de emails.

El costo de las llamadas internacionales se ha reducido drásticamente en los últimos años. Es

también relativamente sencillo conseguir un teléfono local correspondiente a otra ubicación

geográfica. Así, estando en Buenos Aires, podemos utilizar un número local londinense para

comunicarnos con el equipo británico, tal y como si estuviésemos llamando desde allí.

Algunas de las empresas que brindan este servicio masivamente son: VoipTalk, SkypeIn y Rebtel.

Existen también servicios específicos para teléfonos en Argentina, como los que dan

HolaArgentina o Metrotel.

Mensajería instantánea: Los populares Skype, Hangouts de Google, Yahoo Instant Messenger 

son utilizados casi sin excepción en toda relación de trabajo a distancia. La mayoría brinda,

además del clásico chat, la posibilidad de comunicarse por voz, y en algunos casos mediante video

chat, lógicamente sin incurrir en ningún costo adicional. Skype, pese a ser más conocida para

comunicarse por voz, también provee funcionalidad para chatear.

El chat, como complemento de la comunicación oral, facilita la comprensión cuando se dialoga con

alguien con quien no compartimos el idioma o cuando no comprendemos bien el acento. También

va almacenando el registro de las conversaciones, por lo que se va generando cierta

documentación informal sobre el avance del proyecto y las decisiones que se vayan tomando.

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Web Conferencing: Los servicios de conferencias web permiten mantener reuniones donde los

asistentes están ubicados en lugares físicos diferentes. Permiten típicamente comunicarse por

audio, video y chat, compartir presentaciones y aplicaciones con los demás asistentes (es decir,mostrarles la hoja de cálculo que tenemos abierta en nuestro escritorio) y enviar archivos.

Algunos de estos servicios son Hangouts de Google, Skype, WebEx, Microsoft Live Meeting, 

DimDim (gratuito hasta 20 asistentes),GoToMeeting  y Vyew  (también es gratuito hasta 20

participantes).

Documentos Online: Servicios que permiten "hostear" y compartir documentos de texto, hojas de

cálculo, presentaciones y otros tipos de documento en línea. Entre los más destacados podemos

hallar a Google Drive y Zoho.

Wikis: Facilitan que los miembros del equipo compartan información a través de una web

fácilmente editable. El ejemplo de wiki por excelencia es Wikipedia, donde cualquier usuario

puede agregar o modificar información. Algunas plataformas que pueden utilizarse para la

implementación de wikis son Confluence, Assembla, WetPaint o TikiWiki.

Desktop Sharing: Permiten a otros usuarios ver y manejar nuestra computadora como si

estuviesen sentados trabajando en ellas. Esto abre las puertas para mostrar lo que estamos

haciendo en un momento dado y para trabajar conjuntamente sobre una misma aplicación con

alguien ubicado remotamente. Pueden utilizarse: VNC, Team Viewer, Microsoft Remote Desktop,

PC AnyWhere?.

Otras: Además de lo expuesto, hay cientos de servicios y aplicaciones online que pueden utilizarse

para facilitar el trabajo a distancia: pizarras (Scriblink, Skrbl), mapas de ideas (WebOfWeb,

MindMeister), calendarios (Google Calendar, Kiko), source control e integración continua si

estamos desarrollando software (Assembla, Subversion, TeamCity, Hudson, etc.).

En definitiva, este es un listado no exhaustivo de las herramientas disponibles para el trabajo a

distancia. Desde luego, cada equipo elegirá las que mejor se adapten a su organización,

presupuesto y forma de trabajo.

No obstante, siempre hay que considerar que las herramientas son un factor necesario pero no

suficiente para el éxito. Si no abordamos los elementos de management y organización de

proyecto que mencionamos al principio, probablemente cualquier inversión en estas tecnologíasresulte inefectiva.

Por más sofisticadas que sean las salas de videoconferencias  que instalemos en Buenos Aires y

Mumbai, el equipo no podrá aprovecharlas si nunca consigue organizar una conferencia.