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GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-PD-01 Fecha: 08106/2018

CONSULTA Y PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Versión: 1

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Objetivo: Establecer directrices que regulen las solicitudes de consulta y préstamo de documentos del Área de Gestión Documental (Archivo y Correspondencia), por parte de los usuarios internos y externos del ldartes.

Alcance: Inicia con la solicitud de documentos que se encuentran en el archivo de gestión centralizado realizada por los usuarios, el registro del préstamo o consulta, su devolución y finaliza con la ubicación topográfica del documento. Responsable: Subdirección Administrativa y Financiera - Área de Gestión Documental Normatividad: LEY 57 DE 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos LEY 80 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 1989, "Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones". ACUERDO 07 DEL 29 DE JUNIO DE 1994, "Por el se adopta y expide el Reglamento General de Archivos". LEY 190 DE 1995 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa". DECRETO 1571 de 1998. Responsabilidad sobre el manejo y custodia de las Historias Laborales. LEY 594 DE 2000 Ley General de Archivos ACUERDO AGN 47 DE 2000 Acceso a los documentos. ACUERDO AGN 56 DE 2000 "Requisitos consulta". LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único. ACUERDO AGN 038 de 2002. Por el cual se establece la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. ACUERDO 042 DE 2002, Se Establecen los Criterios para la Organización de los Archivos de Gestión en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas. LEY 962 de 2005. por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. LEY 1437 DE 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. LEY 1581 DE 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. DECRETO 19 DE 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública LEY 1712 DE 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 038 de 2002. Por el cual se establece la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. ACUERDO 02 DE 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. DECRETO 103 DE 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. DECRETO 1080 de 2015 (Titulo 2 de la parte 8 del libro 2) "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura" DECRETO 106 DE 2015 Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN; ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ, 2008

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DE PICALDIA

ti BOGOTA

MAYOR D.C.

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-PD-01

Fecha: 08/06/2018

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Las solicitudes que ingresen al correo gestion.documental@idartes.gov.co referente a consultas y préstamos serán respondidas en las siguientes 24 horas de recepción de la solicitud. En el caso que la solicitud de préstamo sea mayor a 8 expedientes, el Área de Gestión Documental tendrá un plazo máximo de cinco (5) días calendario.

Solicitud de expedientes: Los expedientes contractuales sólo podrán ser consultados por los abogados de la Oficina Asesora Jurídica. En el caso de los supervisores y Jefes de dependencia, se require previa autorización y solicitud de la OAJ indicando el acompañamiento de un abogado designado en la consulta del expediente.

Si el expediente pertenece a historias laborales de funcionarios o ex-funcionarios, se requiere autorización previa del Área de Talento Humano.

Si el expediente pertenece a procesos disciplinarios, se requiere autorización previa de la Subdirección Administrativa y Financiera. Si el expediente pertenece a procesos Judiciales solo pueden ser consultados por la Oficina Asesora Jurídica.

En todos los casos anteriormente descritos, se debe diligenciar el formato de "Consulta y préstamo de documentos y expedientes" (Código 5TR-GDO-F-01)

Los expedientes solicitados al archivo de Gestión Centralizado se prestarán por treinta (30) días calendano. Si cumplido este plazo se requirieren por más tiempo, se hará la solicitud de renovación del préstamo por correo electrónico y se diligenciará nuevamente el formato "Consulta y préstamo de documentos y expedientes" (Código 5TR-GDO-F-01)

Si el interesado desea que se le expidan copias en papel o medio digital, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución, las leyes y el índice de información clasificada y reservada del 'darles.

Se debe verificar que el formato de "Consulta y Préstamo de documentos y expedientes" (Código 5TR-GDO-F-01) quede correcta y completamente diligenciado con los datos del documento que se presta, número de folios, fecha del préstamo, nombre y cargo del solicitante y de quien retira los documentos y el nombre del funcionario que atendió el préstamo.

N° Actividad Descripción Responsable Tiempo Documento o

Registro

INICIO

Si

¿ES UNA CONSULTA FÍSICA O PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS? Si: Actividad 1 No: En caso de ser virtual, se debe realizar a través del aplicativo ORFEO en el módulo de consulta y consulta de expedientes.

No

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CONSULTA POR PARTE DEL USUARIO

1

2

3

SOL CITA CONSULTA O

PRÉSTAMO DEL DOCUMENTO

• DAR

RESPUESTA A LA SOLICITUD

DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: STR-GDO-PD-01

~La IIRCR 00000, D.C.

Fecha: 08/06/2018

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Todo usuario que requiera consultar un expediente físico realizará la respectiva solicitud a través del correo gestion.documental@idartes.gov.co, suministrando la información necesaria para ubicar el expediente: nombre del expediente, serie y subserie, año y ubicación del expediente como aparece en el FUID.

Nota: Los funcionarios autorizados para realizar consultas o préstamos serán los mismos responsables del expediente.

P.C: Verificar que los datos suministrados estén completos. De no ser así, se solicita dar cumplimiento a los requisitos señalados.

Jefe inmediato N.A Correo electrónico

Se procede a responder la solicitud, indicando la hora y fecha en que puede acercarse al Área de Gestión documental a realizar la consulta o retirar el préstamo

Auxiliar de Archivo Gestión

Documental

1 día Correo electrónico

¿LA SOLICITUD ES UNA CONSULTA DE UN EXPEDIENTE?

Si: Continúa en las actividades 3, 4 y 7

No: Actividad 5

Se realiza la consulta en el Área de Gestión Documental frente a un funcionario del área.

Usuario N.A

Z

Espera

Tiempo estimado para la consulta

por parte del usuario

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4

5

6

7

REGISTRAR LA SOLICITUD DE

CONSULTA

RECOGE LOS EXPEDIENTES

REGISTRA LA SOLICITUD DE

PRÉSTAMO

ENTREGA DE LOS

DOCUMENTOS CONSULTADOS O EN CALIDAD DE PRÉSTAMO

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-PD-01

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Fecha: 08/06/2018

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Registrar la solicitud en el formato "Consulta y Préstamos de documentos y expedientes" evidenciando la consulta realizada.

P.C: El responsable de la recepción del documento revisa que los documentos prestados se encuentren en las condiciones que se entregaron.

Auxiriar de Archivo Gestión

Documental

1 hora

Consulta y Préstamos de documentos y expedientes

5TR-GDO-F-01

-. -----.

El usuario recoge los expedientes en la fecha y hora establecida por el Área de Gestión Documental.

Usuario

Espera

Tiempo estimado para recoger el documento por

parte del usuario

Z Consulta y Préstamos de documentos y expedientes

5TR-GDO-F-01

Registrar la solicitud de préstamo en el formato "Consulta y Préstamos" que se encuentra de manera física y digital, lo que permitirá evidenciar el préstamo.

Auxiliar de Archivo Gestión

Documental

1 hora

-II

Consulta y Préstamos 5TR-GDO-F-01

Base de datos excel sobre préstamos

El usuario entregará mediante el formato "Consulta y Préstamos" los documentos solicitados para consulta o préstamo.

Nota: En el caso de préstamo, si requieren los , documentos por más tiempo se debe enviar un correo con la solicitud de renovación a gestion.documental@idartes.gov.co y acercarse al Área de Gestión Documental para la renovación del préstamo diligenciándolo a través del formato establecido.

Usuario

los tiempos

establecidos en el formato

Consulta y Préstamos de documentos y expedientes

5TR-GOO-F-01 .....„.........„..----

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8

• DEVUELVE EL DOCUMENTO A SU UNIDAD DE

CONSERVACIÓN

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P.C: Verificar que los expedientes entregados se devuelvan con el número de folios completos y en el mismo estado en que fueron entregados.

Ubicar topográficamente los documentos o expedientes en la unidad de conservación y almacenamiento correspondiente.

Auxiliar de Archivo Gestión

Documental

1 dia N.A

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

ARCHIVO DE GESTIÓN : Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental os documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o Privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivista.

FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIAR: Acción de numerar hojas.

FOLIO: Hoja

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio cuya numeración se aplica solamente a esta.

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FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración (no es objeto de foliación)

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las sedes o asuntos de un fondo documental LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivistico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

REPROGRAFIA: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia, la digitalización y el microfilm. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la sede por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL: Formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Unidad de análisis en os procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compuesta cuando lo constituyen varios formando un expediente.

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO GENERALES: Elemento contenedor cuya función es la agrupación de cierto número de unidades específicas, determinado por su dimensión. Permite proteger el documento de condiciones ambientales adversas. Comúnmente denominadas cajas de archivo en sus diversas referencias.

UNIDAD PRODUCTORA: Oficina o Dependencia administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ESPECIFICO: Elemento contenedor de documentos diseñado para agrupar un volumen determinado de folios. Unidad creada con el objetivo de proteger, facilitar la organización y la consulta de los documentos contenidos. Comúnmente denominadas carpetas de archivo en sus diversas referencias y materiales.

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BOGOTÁ CC CONSULTA Y PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Versión: 1

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VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto AGN: Archivo General de la Nación. AB: Archivo de Bogotá SIGA: Sistema de Gestión Documental y Archivo CIA: Consejo Internacional de Archivos. C.C.D: Cuadro de Clasificación Documental FUID: Formato Único de Inventario Documental PINAR: Plan Institucional de Archivos PGD: Programa de Gestión Documental TRD: Tablas de Retención Documental ANEXO:

HISTORICO DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE EMISIÓN CAMBIOS REALIZADOS

1 Junio 2018 Emisión Inicial - cambio por ajuste de mapa de procesos - Código

anterior: 8AP-GDO-PD-04

Elaboró Aprobó Revisó Avaló

i \ 'a Dora Suárez Liliana Valencia Mejía ngela - o. ig , ez $ an pa

Profesional Universitario Subdirectora Administrativa y Pr• ..,. i, - ; ialj7. do Jefe Oficina Asesk de Área de Gestión Documental Financiera Oficina Asesora de Pla - -ción Planeación

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