Fredy Orlando Charchalac Baltazar2008 109 48

Administración y Organización Escolar

Hannia Nineth Girón A.

CONCEPTO Y CLASES DE OFICINAORGANIGRAMAS

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA

OFICINA

La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades asignadas para el logro de los objetivos de una empresa. Es decir, que en la oficina se cumple la delegación de poderes y responsabilidades para proyectar y preparar registros, correspondencia, logros, cambios y movimientos en los planes de trabajo, reglamentos, instructivos, manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento y capacitación de personal.

La pequeña Oficina

Es la que funciona con pocos empleados, el dueño es el jefe y también el gerente.

La Oficina Centralizada

Es aquella donde el control de las actividades de diferentes dependencias se realiza bajo la autoridad y poder de una persona.

CLASES DE OFICINA

La Oficina parcialmente centralizada

Es aquella que tiene secciones por departamentos y otras actividades están

centralizadas.

La Oficina departamentalizada

Es aquella que se divide por secciones, unidades, departamentos, oficinas donde cada una es la que realiza sus actividades: Departamentos de importación, Departamento de suministros.

CLASES DE OFICINA

DIVISIONES IMPORTANTES DE LA EMPRESALa palabra empresa tiene un contenido muy amplio puesto que abarca todas las sociedades mercantiles, civiles, de hecho, individuales; todas ellas para realizar negocios, transacciones, construcciones y proyectos.

Los elementos que le dan forma a una empresa son:

Recursos HumanosElemento vivo y activo, el de prioridad máxima e invaluable conocimiento.

Recursos TécnicosSon bienes inmateriales

de la empresa: como los

sistemas y programas de

una computadora.

Materiales

Edificio, maquinaria,

instalaciones, equipos,

vehículos, materias primas.

Al formular la organización deben considerarse todas las funciones que se van a desarrollar dentro de la empresa.

1) Gerencia2) Subgerencia3) Secretaria4) Contabilidad5) Personal y Recursos Humanos6) Compras7) Ventas8) Importación y Exportación9) Producción10) Control y Supervisión de Productos11) Publicidad12) Almacén o Bodega13) Relaciones Publicas14) Información15) Computo16) Archivos

Entre las divisiones de una empresa se puede

mencionar:

Niveles de Organización de una Empresa

En la organización de una empresa se consideran tres niveles:

1. Nivel directivo, institucional o estratégico.Se encuentran los accionistas, propietarios, dirigentes y funcionarios, los cuales establecen estrategias, planes, funciones, dirección y coordinación.

2) Nivel corporativo, gerencial o intermedio.Se encuentran los gerentes, jefes, mandos medios como la contabilidad y la estadística; es el nivel que administra al nivel inferior y cuida las decisiones que toma el nivel.

3) Nivel operativo, técnico u operacional.Es el que se encuentra en la parte inferior de la organización, es el área de producción donde las tareas son ejecutadas, las tareas realizadas y los programas desarrollados.

NIVELES ORGANIZACIONALES

Existen dos instrumentos importantes a través de los cuales se explicitan las estructuras

organizativas:

El Organigrama

Es la representación grafica de la estructuraorganizativa. Es un modelo abstracto ysintético que permite obtener una idea

uniforme de una organización.

Permite que los integrantes de la organizacióny las personas vinculadas a ella conozcan, anivel global, sus características generales.

El manual de organización

Es un instrumento sumamente útil, a través de el cada jefe sabe cuales son las

funciones o actividades, autoridad delegada y responsabilidad exigida al órgano a su

cargo.

Estructurales: su objetivo es representar gráficamente los órganos o unidades administrativas que integran la empresa, así como su jerarquía o dependencia.

Funcionales: son los que indican en el cuerpo de la grafica las unidades y sus interrelaciones y las funciones principales que realizan los órganos representados.

De integración de puestos: Estos indican dentro del marco de cada administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de funciones asignadas, plazas existentes y requeridas y los nombres de los que ocupan los puestos.

Dependiendo su Contenido:

Dependiendo de su ámbito de aplicación

Generales: Que son los que representan los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones básicas.

Específicos: Son los que ofrecen mayores detalles sobre ciertos aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa.

Dependiendo de su presentación

Verticales: Se representan las unidades de arriba para abajo. El titular es quien encabeza y los niveles jerárquicos se ubican en reglones: las líneas de relaciones entre unidades se colocan verticalmente.

Horizontales: Estos representan unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas.

Mixtos: Se grafica la estructura organizacional de la empresa, colocando combinaciones verticales y horizontales con el propósito de superar las limitaciones de un solo tipo.

ORGANIZACIÓN LINEAL

Es la forma estructural mas simple y llana que se uso en la antigüedad por los ejércitos y clero de la Edad Media.

Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la

cúpula de la organización.

Ventajas

Su forma es simple y fácil de comprender.

Presenta limpieza y transparencia en las responsabilidades de cada órgano.

Es fácil de crear.

Es muy estable.

Es da fácil manejo.

Su uso es fácil en empresas pequeñas.

Desventajas

La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.

No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.

Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.

ORGANIZACIÓN FUNCIONALEs la que aplica el principio de la especialización de las funciones para cada tarea; además separa, distingue y

especializa.Descentralización de las decisiones: las decisiones de

delegan a los órganos o cargos especializados.

Ventajas

Existe más especialización en los órganos.

Proporciona una mejor supervisión técnica.

Desarrolla comunicaciones directas.

Ahorra tiempo y esfuerzo.

Divide las funciones de control y planeación de las de ejecución.

Desventajas

Perdida de la autoridad de mando.

Subordinación múltiple.

Tendencia a la competencia entre los especialistas.

Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización.

Confusión en cuanto a los objetivos.

ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFFEsta organización surge de la unión de las organizaciones

lineal y funcional para aumentar las ventajas de ellas y minimizar las desventajas.

Uso simultaneo de caracteres lineales y funcionales con predominio de las líneas.

Ventajas

Define la asesoría especializada y nueva bajo el principio de autoridad única.

Las actividades se juntan y coordinan entre órganos de Línea y de Staff.

Desventajas

El asesor generalmente tiene mejor información académica, pero menor experiencia.

Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que presenta.

Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff.

CENTRALIZACIÓNExiste el régimen de centralización administrativa cuando los órganos se agrupan colocándose unos respecto a otros en una situación de dependencia tal que entre todos ellos existen un vinculo que, desde el órgano de más alto grado el órgano de ínfima categoría, a través de diversos grados

en los que existen ciertas facultades.

La relación de jerarquía consiste en una relación de dependencia que implica ciertos poderes de los órganos

superiores sobre los inferiores.

DESCENTRALIZACIÓNSegún Gabino Fraga, consiste en confiar la realización de algunas actividades

administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía y termina diciendo; el único carácter que se puede señalar como fundamental del régimen de descentralización es el

de que los funcionarios y empleados que lo integran gozan de una autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicos.

Una diferencia fundamental entre la descentralización y la centralización administrativas, es que en la centralización todos los órganos que la integran

están ligados por la relación jerárquica que implica una serie de poderes superiores respecto de los actos y de los titulares de los órganos inferiores

Modalidades de la descentralizaciónDescentralización por región: consiste en el establecimiento de una

organización administrativa destinada a manejar los intereses colectivos que correspondan a la población radicada en una determinada circunscripción

territorial.

Descentralización por servicioEl estado tiene encomendada la satisfacción de necesidad de orden general,

que requiere procedimientos técnicos solo al alcance de funcionarios que tengan una preparación especial.

Descentralización por colaboraciónSe origina cuando el estado adquiere mayor injerencia en la vida privada y

cuando, como consecuencia, se le presenta problemas para cuya resolución se requiere una preparación técnica de que carecen los funcionarios políticos

y los empleados administrativos de carrera.

DEPARTAMENTALIZACIÓNEs el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento

de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.

Existen dos modelos de departamentalización:

a) Por procesos: se agrupan las actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto especialización.

b) Por objetivo: se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad a la cual representan, con lo que se optimiza la coordinación.

2. Departamentalización por mercadeo: se agrupan las actividades en función del tipo de cliente o canales de distribución.

1. Departamentalización por productos: se agrupan en las funciones en relación con las líneas de productos.

Tipos de DiagramaciónDiagramación Piramidal verticalSus cargos jerárquicos superiores en el vértice superior y los inferiores en la base.

Diagramación Piramidal LinealEsta forma de representación grafica no utilizada símbolos gráficos, pero su estructura es similar a la modalidad piramidal vertical.

Diagramación AFNOR antiguoLa representación de las posiciones se efectúa en parte en el sentido horizontal (para los niveles de mayor jerarquía) y el parte en el sentido vertical (para los niveles inferiores).

Diagramación Piramidal HorizontalEn esta grafica el perfil de la pirámide no se muestra apoyada sobre la base, sino que se desarrolla de izquierda a derecha.

Diagramación AFNOR actualSe representa las posiciones de izquierda a derecha.

Diagramación CircularEl grafico se muestra en forma de círculos. La jerarquía máxima se representa dentro del circulo central. A partir de este los puestos continúan en orden jerárquico.

Diagramación SemicircularSigue los mismos lineamientos gráficos, con la diferencia se su limitación a la representación dentro de la mitad de un circulo.

¡ Gracias por la atención

Prestada !