Conceptos de Planeación Estratégica y su vinculación con Proyectos Estratégicos

Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified

jdlabra@pmo-online.net

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Agenda

Todos queremos llegar a nuestros lugar ideal

¿Qué es la Planeación Estratégica?

¿Qué es la Visión y qué es la Misión?

Un modelo de ejecución de la Estrategia

Elementos del modelo para el cumplimiento

¿Cómo mido el cumplimiento de los objetivos?

¿Qué es la Oficina de Administración de Proyectos?

¿Cuales son las funciones de la PMO?

Responsabilidad de la PMO

Desconexión entre la Estrategia y el desempeño

Propuesta de flujo de información

Agenda

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AgendaTodos queremos llegar a nuestro lugar ideal

Las personas y las empresas tienen los sueños

de lograr posicionarse en un lugar ideal, donde

consideran obtendrán los beneficios esperados y

el reconocimiento por el que trabajan.

Sin embargo muchas veces los sueños no se

hacen realidad, ¿Por qué?

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Agenda Lo importante y lo urgente

El día a día en general nos presenta

situaciones que deben de resolverse

y que en general no ayudan a

materializar los sueños, las

urgencias y situaciones no

esperadas consumen la mayor parte

del esfuerzo de la gente, ya sea de

manera personal o desde punto de

vista empresarial, ello ocasiona que

al revisar lo logrado nos demos

cuenta de que sea ¡MUY POCO!

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Es una práctica que permite identificar el camino aseguir para incrementar el valor de la Organización yapuntalar la Visión de la misma.

Se estructura por medio de:

Formulación de la Estrategia

Ejecución de la Estrategia

Aprendizaje y mejora

Ayuda a enfocarnos en lo importante.

Un marco recomendado para apoyar a la PlaneaciónEstratégica es el: Execution Premium Process (XPP)de los Drs. Kaplan y Norton.

Agenda ¿Qué es la Planeación Estratégica?

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Agenda ¿Qué es la Visión y qué es la Misión?

Es una declaración que indica hacia donde se dirige laOrganización en el largo plazo, o en aquello que pretendeconvertirse.

Walt Disney – Cada vez mas gente se quiere divertir y de formas muyvariadas

HP – Ofrecer la mejor experiencia digital del mercado, capaz de motivar lainteracción con los clientes y garantizar que HP sea la marca elegida entodo el mundo, posicionándonos como lideres del mercado

Visión

MisiónEs una declaración del objeto, propósito o de la razón deser de la Organización.

Microsoft – Ayudar a las empresas y las personas en todo el mundo adesarrollar todo su potencial

Walt Disney – Divertir a la gente

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AgendaUn modelo de la ejecución de la Estrategia

Execution Premium Process (XPP)

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Agenda 1. Desarrollar la Estrategia

Confirmar la Visión y Misión: En algunos casosaplica realizar cambios a la Misión para apuntalar a laVisión.

Reafirmar los valores: Tener claridad de los valoresestablecidos de la Organización, mismos que soncompartidos por los miembros de la mismas, yextendidos a clientes y socios.

Análisis Estratégico: Identificación interna(Fortalezas y Debilidades) y externa (Oportunidades yAmenazas).

Formulación de la Estrategia: Redacción deldocumento que describe los objetivos estratégicos,pasos y compromisos, y que será rector de lostrabajos a ejecutar, desde el más alto nivel hacia losniveles operativos.

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Agenda 2. Traducir la Estrategia

Mapa Estratégico: Representación gráfica de losObjetivos y de la situación del cumplimiento de losmismos.

Métricas: Son los mecanismos que serán usadospara medir el cumplimiento de los Objetivos.

Portafolio de iniciativas: Es la lista de ideasdocumentadas que ayudan a lograr los Objetivos, yque será factible de evaluar con respecto a suaportación a la Estrategia.

Fondeo (Stratex): Son los recursos económicos quese destinan para la ejecución de la estrategia.

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Agenda El Mapa Estratégico

• Permite Visualizar los Objetivos por Perspectiva (BSC)

• Facilita el entendimiento de la relación entre diversos Objetivos

• Se establece para un intervalo de tiempo

• Se alimenta en base a indicadores de negocio, que toman información de las fuentes de datos de procesos y proyectos

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Agenda 3. Alineando a la Organización

Unidades de Negocio: Considera el establecimientode compromisos con los responsables de lasUnidades de Negocio.

Unidades de soporte: Considera mantener unacolaboración con las Unidades de soporte que ayudanen la realización de los procesos de la Organización.

Empleados: Difunde con los empleados losmecanismos de seguimiento y evaluación de suaportación a la Estrategia.

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Agenda ¿La Estrategia Corporativa?

Datos Estadísticos:

- El 95% de los empleados no conocen o entienden la Estrategia Corporativa

- El 67% de los departamentos de Recursos Humanos e Informática no están

alineados con la Estrategia Corporativa

- En el 90% de los casos, la compensación de los empleados no está ligada al éxito

o fracaso de la Estrategia corporativa

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Agenda 4. Plan de operaciones

Mejora de procesos clave: Identificación de losprocesos a mejorar para cumplimiento de laEstrategia.

Plan de ventas: Planeación de como se considera seadquieren los ingresos para funcionamiento de laOrganización.

Plan de capacidad de recursos: Planeación de losrecursos, disponibilidad y habilidades necesarias paraejecutar la Estrategia.

Plan presupuestal: Planeación de los recursos quese destinan al Stratex para el tiempo determinadopara la ejecución de la Estrategia.

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Agenda 5. Monitoreo y aprendizaje

Revisión de la Estrategia: Identificación de qué se hahecho, y en que podemos mejorar. Considerando elanálisis de errores y omisiones.

Revisión de la Operación: Entendimiento de comolos procesos clave mejorados han sido introducidos ala operación, y su contribución a la Estrategia.

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Agenda 6. Pruebas y adaptación

Análisis de beneficios: Identificación de losbeneficios alcanzados.

Estrategias correlacionadas: Entendimiento deestrategias que se ejecutaron al mismo tiempo yque pudiesen haber ayudado a concretarbeneficios.

Estrategias emergentes: Estrategias adicionalesque pueden ser resultado a resolver algunasituación de riesgo, o para incrementar la mejoradel desempeño de la Estrategia.

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Agenda El camino del modelo

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Visión Mapa

Estratégico

Indicadores Métricas

Iniciativas

Portafolio

PriorizadoMisión

FODA

Valores

2

KPI 1

KPI 2

KPI 3

KPI n

Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta n

Inic. 1

Inic. 2

Inic. 3

Inic. m

Criterios de selección

y restricciones

(Objetivos)

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AgendaElementos para el cumplimiento de la Estrategia

Para el cumplimiento de la Estrategia se requiere larealización de trabajos, teniéndose dos alternativas:

Proyectos Estratégicos: Iniciativas seleccionadasque se administrarán aplicando prácticas deadministración de proyectos.

Iniciativas Estratégicas: Iniciativas seleccionadasque afectarán a los proceso y al resultado quegeneran, sin pasar por un proceso deadministración de proyectos gestionado por laOrganización.

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Agenda¿Cómo mido el cumplimiento de la Estrategia?

Esta

ble

ce Resu

ltado

sVisión, Misión, Estrategia

Corporativo

Direcciones

Departamentos

Gerencias

Procesos Proyectos

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Agenda¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?

Una Oficina de Administración de Proyectos (PMO

por sus siglas en Inglés) es una unidad de la

Organización que tiene la responsabilidad de

asegurar la correcta realización de los proyectos

aprobados, bajo un marco regulatorio que sea de

soporte al cumplimiento de la Estrategia de

Negocio de la Organización.

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Agenda¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?

Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del

portafolio de proyectos

Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para

administrar los proyectos

Establecimiento de la metodología de Administración de

proyectos

Implementación de herramientas que apoyen la realización,

seguimiento y ajuste a los proyectos

Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de

situación del proyecto

Asignación de líderes de proyecto

Auditoria de proyectos y programas

Seguimiento de beneficios

Aplicación de lecciones aprendidas

Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas

Dar visibilidad del cumplimiento de proyectos y aporte a

objetivos

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PMO

AgendaResponsabilidad de la Oficina de Proyectos

Visión¿Qué queremos ser?

Estrategia¿Cómo lo haremos?

Misión¿Qué somos?

Valores¿En qué creemos?

Tácticas¿Cómo lo estructuramos?

Mapa Estratégico¿Cómo lo presentamos?

Objetivos¿Cómo medimos?

Metas¿Qué desafíos tenemos?

Iniciativas¿Qué ideas proponemos?

Portafolio¿Cuánto le invertimos?

Programas¿Cómo lo manejamos?

Proyectos¿Qué entregamos?

Fases¿Cómo lo dividimos?

Tareas¿Dónde trabajamos?

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AgendaDesconexión entre la Estrategia y el desempeño

Robert Kaplan y Andrew Pateman presentaron estadísticas preocupantes

sobre la desconexión entre la formulación de la estrategia y su ejecución.

En los últimos 15 años, hemos estudiado la razón que causa la desconexión

entre la estrategia y el desempeño. Hemos aprendido que la mayoría de las

organizaciones no tienen un proceso de ejecución de la estrategia. Muchas

tienen planes estratégicos, pero no tienen un enfoque coherente para gestionar

la ejecución de esos planes. Consecuentemente, muchos procesos de gestión

clave permanecen desconectados de la estrategia.

La Oficina de gestión estratégica (OSM por sus siglas en Inglés) intenta cerrar

esta brecha. Se trata de una gerencia a nivel corporativo que supervisa todas las

actividades relacionadas con la estrategia, desde la formulación hasta la

ejecución. No intenta hacer todo el trabajo, sino facilitar el proceso para que la

ejecución se cumpla de un modo integrado en toda la organización.

Normalmente, una gerencia de planeamiento estratégico tiene poca o ninguna

influencia en el proceso de ejecución estratégica. Desde nuestro punto de vista,

un solo departamento debería facilitar ambos procesos: el de formulación y el de

ejecución.

23

Agenda Propuesta de flujo de información

Factible mediante herramientas informáticas

24

Agenda ¿Comentarios?

Métricas

Gracias

Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified

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