Conservacion Preventiva de Archivos II

8/2/2019 Conservacion Preventiva de Archivos II

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Sistema de Gestin de la

Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje SENAREGIONAL TOLIMA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL

CONSERVACION PREVENTIVA DE ARCHIVOS

Fecha: 20-02-12

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CONSERVACION PREVENTIVA DE ARCHIVOS II

Datos del Aprendiz

Nombres yApellidosCdigo Curso 202458

Documento deIdentidad

1. Conocimientos de conceptos y principios Sistema integrado deconservacin preventiva de archivos: concepto e implementacin

2. Conocimientos de Proceso: Aplicar las normas tcnicas y legislacinvigente para la ubicacin, conservacin y almacenamiento de documentosde acuerdo con el soporte.

3. Forma de presentacin: El taller debe ser impreso y archivado en elportafolio de evidencias, a su vez debe ir desarrollando y aplicndolo al

proyecto de aprendizaje por equipos de trabajo.4. Tiempo de elaboracin: 4 horas, taller individual.5. Descripcin del Taller: Durante el desarrollo de la competencia tenemos

como objetivo la aplicacin prctica de los conceptos propuestos al inicio deeste taller. Todo se ver reflejado en la gestin del proyecto de aprendizajedenominado Creacin de empresa archivistica, que tiene como propsitola apropiacin cognitiva y practica de las diferentes herramientas que sepresentan a lo largo de este taller. Para el desarrollo adecuado de esteejercicio es indispensable el trabajo colaborativo, el debate y laconsolidacin de criterios.


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6. Conceptualizacin:

ACTIVADOR COGNITIVO

Trabajas con lo que tienes y tratas de mejorar todoAnnimoContexto de aplicacin/Finalidad

6.1 LA CONSERVACION DE ARCHIVOS

De acuerdo a lo analizado en la gua anterior, aplicaremos las tcnicas deprimeros auxilios durante esta sesin.Como apoyo tenemos la gua de conservacin preventiva publicada por el AGN.

I NSTRUCTI VO SOBRE MANI PULACI N Y DI SPOSI CI N DEDOCUMENTACI N CON DETERI ORO BI OLGI CO OBJETIVO

Identificar la documentacin con deterioro biolgico para determinar su nivel de afectaciny llevar a cabo procesos de aislamiento y desinfeccin en el caso en que se requiera.

ALCANCEDocumentacin perteneciente a Fondos Documentales Acumulados y Archivos deGestin que presenten afectacin de tipo biolgico por hongos y bacterias.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Los procesos de identificacin y aislamiento de documentacin con deterioro biolgicoestn encaminados a evitar la propagacin de microorganismos en el ambiente y evitar lacontaminacin de la documentacin sana.Cuando se llevan a cabo procesos de desinfeccin, el propsito, es detener la afectacindel deterioro biolgico, eliminando la incidencia de hongos y bacterias.

CONDICIONES PREVIAS AL PROCESO

Los espacios donde se almacena documentacin con deterioro biolgico, previo a laintervencin de tipo archivstico y durante el periodo de aislamiento, debern sersometidos a saneamientos de tipo ambiental preventivo con el fin de disminuir los nivelesde carga microbiana del ambiente.


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Antes de iniciar los procesos de revisin de la documentacin para la identificacin deldeterioro biolgico es necesario tener en cuenta los siguientes implementos para el usoexclusivo del personal encargado de manipular la documentacin con biodeterioro:

1. Mascarilla buconasal: impide que esporas microbiticas, partculas de suciedad yagentes bacterianos contaminen y afecten al personal. Este elemento debe ajustarseperfectamente al contorno del maxilar para evitar filtraciones.2. Guantes: la utilizacin de guantes reduce el riesgo de contaminacin por contacto conlos documentos, lquidos y fluidos en las manos, as como evitan cortaduras y pinchazos

menores (para el caso de los guantes de nitrilo superiores al grado 4). El guante se disepara impedir la transmisin de microorganismos por contacto y evitar irritaciones crnicas;por tal motivo cuando se tengan los guantes puestos deben conservarse las normas deasepsia y antisepsia, como evitar el frotado y rascado de zonas sin proteccin.3. Gorro: Se usa con el fin de evitar en el trabajador contaminacin por contacto ysalpicaduras de material contaminado.4. Protectores Oculares: Con esta medida se previene la exposicin de mucosas deboca, nariz y ojos, evitando que se reciban inculos infectados, as como esporas yagentes macrobiticos dainos.5. Bata: el uso de la bata funciona como primera barrera contra los problemas que puedegenerar un archivo contaminado. Debe ser de un material resistente (se ha usadocomnmente el drill) y llegar hasta la altura de los muslos del trabajador, mantenindose

cerrada todo el tiempo de la jornada de limpieza. Si se percibe necesario dada la cantidadde material particulado, puede reemplazarse este elemento por un overol del mismomaterial.

Adicionalmente, se requiere contemplar de forma previa los siguientes insumos para llevara cabo el proceso de aislamiento:

1. Ubicacin de una zona especfica para la disposicin de la documentacin afectada,puede ser dentro del espacio donde se estn llevando a cabo los procesos archivsticos,pero retirada fsicamente y que sea ventilada y seca.

2. Disponer de un estante o una mesa con el espacio suficiente para la ubicacin de ladocumentacin contaminada, para no situarla directamente sobre el piso y aislarla de la

documentacin sana.3. Contar con los insumos para el aislamiento, tales como:Papel Kraft, Cinta de Faya y papeles en blanco o rtulos para la identificacin de losniveles de afectacin en estantera. La cantidad de estos materiales ser proporcional alnmero de unidades de conservacin contaminadas.


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PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS ANTES DE INICIAR LA JORNADA

Es necesaria la asignacin de un personal encargado especficamente para lamanipulacin y clasificacin de la documentacin con deterioro biolgico, para lo cual serequiere que al iniciar la jornada de trabajo, se utilicen los implementos de seguridadindustrial sugeridos anteriormente y al finalizarla se desechen. En el caso de la bata, esnecesario lavarla con hipoclorito de sodio (conocido comercialmente como decol oclorox) diariamente de acuerdo al tiempo de exposicin al deterioro.

METODOLOGA PARA EL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIN Y AISLAMIENTODE DOCUMENTACIN CON DETERIORO BIOLGICO1. Identificacin de la documentacin con deterioro biolgico

Una vez se empiecen a llevar a cabo procesos de tipo archivstico se debe capacitar alpersonal encargado de las actividades, acerca de la identificacin de documentacinafectada con deterioro biolgico.Posteriormente, se deben asignar una o varias personas de acuerdo a la cantidad dedocumentos con deterioro biolgico encontrados para su manipulacin y clasificacin.El deterioro biolgico se presenta fsicamente de diferentes maneras, en manchasparduscas, o manchas coloreadas que van del color rosado, amarillo, verde azulado hastael negro. Este se puede encontrar en cualquier parte del documento, especialmentedonde hay acumulacin de suciedad o ha habido exposicin a la humedad, por lo cualmuchas veces se encuentra asociado o ubicado cerca a las manchas de humedad.


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2. Manipulacin de la documentacinCuando se asigne el personal responsable para el desarrollo de la labor de manipulacinde la documentacin con biodeterioro, se requerir el uso obligatorio de implementos deseguridad industrial.Estos insumos, debern ser remplazados peridicamente de acuerdo al tiempo deexposicin al deterioro.

3. Revisin de la documentacin

La totalidad de los documentos de archivo a intervenir bien sea Archivos de Gestin oFondo Documental Acumulado, dentro de los procesos archivsticos, debern serrevisados, con su respectiva unidad de almacenamiento (carpetas, tomos, Azs, etc) paradeterminar la existencia del deterioro biolgico.Una vez se identifique la presencia de este tipo de deterioro, ser necesario entregar eldocumento a las personas designadas previamente, para su manipulacin y clasificacinde acuerdo al nivel de afectacin.

4. Identificacin del nivel de afectacin.

La clasificacin del nivel del deterioro tiene como objetivo, determinar el tiempo y eltratamiento de desinfeccin. Para ello el personal designado para esta labor deberseparar fsicamente los documentos de acuerdo los niveles que se han establecido:

Incipiente: Cuando la afectacin biolgicacomprende las tapas, el lomo y las hojas de guardaen los casos en que la documentacin se encuentraencuadernada o cuando hay solo uno o dos foliosseguidos afectados en el caso de la documentacinque se encuentra en carpetas o Azs.


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Bajo puntual: Cuando la afectacin biolgica compromete los bordes en un rango dehasta cinco centmetros hacia el interior del documento (tomos, documentacin suelta oalmacenada en carpetas) o est ubicado de forma puntual y aislada al interior deldocumento. El rango de afectacin es del 1 al 20%.

Medio: Cuando se evidencia una afectacin de aproximadamente, un cuarto del folio

hasta el 50% del folio o del 50% de la totalidad de folios de una unidad. El rango deafectacin es del 21 al 50%.


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Avanzado: Cuando la afectacin compromete de la mitad en adelante del folio o del totalde folios en una unidad. El rango de afectacin es del 51% al 100%.

5. Almacenamiento de la documentacin con deterioro biolgicoInsumos y materiales-Papel Kraft -Cinta de falla


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-Cajas de archivo -Estantera-Rtulos de identificacinLa documentacin afectada deber envolverse en papel Kraft y ser amarrada con cinta defaya. De acuerdo al tipo de formato, preferiblemente, deber ser almacenada en cajasprovisionales que permitan su identificacin y ubicacin por niveles de afectacin en laestantera.

La estantera o las cajas, en el caso de contar conellas, donde se almacenar la documentacin,debern marcarse por los niveles establecidos(Incipiente, Bajo, Medio y Avanzado), con elobjeto de agrupar la documentacin afectada porlos niveles de deterioro y determinar la pertinenciade un proceso de desinfeccin, as:

Adicionalmente, la estantera donde se lleve acabo el almacenamiento, deber contar con el rtulo internacional para la identificacin dematerial contaminado, que se muestra a continuacin:

DOCUMENTACION CON BIODETERIORO EN PROCESOS


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6. Ubicacin de la documentacin con deterioro biolgico en un espacio adecuadopara su almacenamiento.

La estantera o mueble asignado para la ubicacin de documentacin identificada condeterioro biolgico, debe contar con condiciones adecuadas de ventilacin e iluminacin.En ningn caso debe ubicarse en el piso.

7. Desinfeccin de la documentacin contaminada.Una vez se lleven a cabo los procesos relacionados con la aplicacin de la TRD y la TVD,se podrn establecer los tratamientos de desinfeccin pertinentes para la documentacincontaminada.Cualquiera de los procesos de desinfeccin que se contemplen, se realizarn bajo laasesora y supervisin de los profesionales en restauracin.

As mismo, se asesorar sobre el proceso de eliminacin para la documentacinafectada con deterioro biolgico.

7.0 Actividades de apoyo:

Una vez realizada la lectura de la gua, elabore las siguientes actividades debenser presentadas en manuscrito:

1. Elabore un mapa conceptual de la gua donde explique el paso a paso

para la identificacin de documentacin con biodeterioro.

2. Elabore un diagrama donde especifique cada uno de los niveles de

afectacin.

3. Qu procedimiento se debe tener con la documentacin afectada?

4. Qu importancia tiene la identificacin del material afectado por

biodeterioro para la salud humana?

5. Cmo puede prevenir la proliferacin y contaminacin de la demsdocumentacin, teniendo en cuenta que el espacio para la disposicin

del archivo no es el adecuado?

6. Qu medidas de conservacin preventiva se pueden emplear para la

afectacin de la documentacin? Qu plan estratgico se podra

implementar? Elabore.


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7. Consulte el nombre comn, cientfico, caractersticas fsicas de los

microorganismos que afectan la documentacin, as como los signos de

afectacin y posibles tratamientos.

8. Qu enfermedades se pueden producir por el manejo inadecuado de

documentacin afectada por biodeterioro?

9. Consulte: la metodologa para el procedimiento de limpieza masiva de

documentacin.10. Qu insumos y materiales (nombres comerciales) se requieren para

realizar la limpieza y primeros auxilios en la documentacin e

instalaciones?

11. Cul es el procedimiento adecuado para la limpieza de folios,

documentacin agrupada, estanteras, pisos? Grafique.

12. Cules son las medidas que se deben emplear para realmacenar la

documentacin, segn la gua preventiva del AGN?

13. Qu controles se deben realizar para el manejo adecuado de la

documentacin en los archivos centrales?

14. Cmo le pareci el ejercicio realizado, realmente es importante para su

funcin como archivista? Sustente su respuesta.

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