CONSTRUYENDO

LA EMPRESA INTELIGENTE

Gestión del Conocimiento: Un imperativo más para la Gestión Documental

Ing. Antonio Garin Rodríguez RODELU Consultores Tecnológicos SAC

Telf. (511) 273 3441 - (51) 999 852 953

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Setiembre 2013

“No es posible forjar el mañana si uno no se

despoja del ayer ”. Peter Drucker

… Es la Revolución del Conocimiento

La revolución del Hombre Total.

Reducción de la parte Física en el Trabajo.

Lanzamiento del Pensamiento y el Arte Humano.

Información, la Tecnología y el Capital Humano pilares del

Proceso Productivo.

El Cliente de este Milenio quiere un Nuevo Valor.

Generación Sándwich.

Cual es el prototipo de la Nueva Organización en la

era del Conocimiento ????

LA EMPRESA INTELIGENTE

¿ Qué es una EMPRESA INTELIGENTE ?

Adaptable a entornos en permanente estado

de desequilibrio.

Valorización de recursos de mayor capacidad

competitiva: CONOCIMIENTO y CAPITAL

HUMANO.

Capacidad de Aprendizaje e Innovadora con

Recursos Propios.

Se basa y recompensa, las habilidades,

actitudes, conocimiento y comprensión que

contribuyen a añadir valor a la empresa.

Como se Inicia el Proceso de Transformación

hacia la EMPRESA INTELIGENTE

Compromiso empresarial para desarrollar, facilitar y

emplear las capacidades humanas esenciales.

Formación y educación para ampliar las capacidades

humanas y entender las necesidades de los demás y

trabajar en red con ellos.

Formar un todo con todos los recursos para que se

conviertan en habilidades útiles para la empresa y para su

competitividad.

Desarrollar principios nuevos y análisis en profundidad

para poder poner en práctica todo lo anterior de forma

más productiva y humana.

“EMPRESA INTELIGENTE es aquélla que aprende en forma

continua, tanto ella, como sus miembros.”. Peter Senge

Disciplinas de la Organización de Aprendizaje

(La Quinta Disciplina – Peter Senge)

Pensamiento Sistémico.

Dominio Personal.

Modelos Mentales.

Construcción de una Visión

Compartida.

Aprendizaje en Equipo.

Aprendizaje

Trabajo en Equipo

Aspiraciones

Reflexión y conversación

Comprensión de la

complejidad Dominio Personal

Visión Compartida

Modelos mentales

Pensamiento

Sistémico

Barreras para el Aprendizaje

1. “Yo soy mi puesto”.

2. El “enemigo externo”.

3. La ilusión de hacerse cargo.

4. La fijación en los hechos.

5. La parábola de la rana hervida.

6. La ilusión de que “se aprende con la experiencia”.

7. El mito del equipo administrativo.

Las leyes de la Quinta Disciplina

1. Los problemas de hoy derivan de las “soluciones” de ayer.

2. Cuanto más se presiona, más presiona el sistema.

3. La conducta mejora antes de empeorar.

4. El camino fácil lleva al mismo lugar.

5. La cura puede ser peor que la enfermedad.

6. Lo más rápido es lo más lento.

7. La causa y el efecto no están próximos en el tiempo y el

espacio.

8. Los cambios pequeños pueden producir resultados

grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a

menudo son las menos obvias.

9. Se pueden alcanzar dos metas aparentemente

contradictorias.

10. Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes.

11. No hay culpa.

Una EMPRESA INTELIGENTE, trabaja como un todo con

Fuerza para cambiar la esencia de su Carácter; Valores,

Hábitos, Políticas, Programas, Sistemas y Estructuras que

apoyan y aceleran el aprendizaje organizacional.

Reutiliza el conocimiento y la experticia de otros

integrantes de la empresa.

Crea a partir de la información existente, en lugar de la

creación desde cero.

Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con

mayor posibilidad de éxito.

Intercambia constantemente información entre los

miembros de la empresa.

Ventajas de la EMPRESA INTELIGENTE

• Conocimiento Explícito: Transferido de

un individuo a otro usando algún tipo de

sistema de comunicación formal.

• Conocimiento Tácito: Conocimiento poco

codificado y profundamente arraigado en

la experiencia y en los modelos mentales.

• Espiral de Creación del Conocimiento:

El conocimiento tácito y explícito

interactúan, este proceso dinámico de

creación de conocimiento hace posible que

este se desarrolle a través de un ciclo

continuo y acumulativo de generación,

codificación y transferencia

El CONOCIMIENTO un activo intangible

Gestión del conocimiento es todo el

conjunto de actividades realizadas

con el fin de utilizar, compartir y

desarrollar los conocimientos de

una organización y de los

individuos que en ella trabajan,

encaminándolos a la mejor

consecución de sus objetivos.

Gestión del Conocimiento

Permite realizar más eficazmente el trabajo encomendado

a la organización.

Las organizaciones favorecen que el individuo se desarrolle

en su trabajo aportando ideas, al mismo tiempo que evita la

“fuga de conocimiento” cuando las personas abandonan la

organización.

Imprescindible, pero sólo se convierte en conocimiento

cuando los individuos la aplican para la resolución de un

problema.

¿Porqué?

Gestión del Conocimiento

Gestión de la Información: Implantar sistemas que

permitan que la información que tiene la organización y los

individuos que la componen puedan ser compartida por todos.

Gestión de Recursos Humanos: Para que las ideas fluyan y

los individuos se sientan motivados a aportar sus

conocimientos a la organización hay que establecer unas

políticas de desarrollo de recursos humanos, que permitan

que esto sea posible.

Medición de los Activos Intangibles: Las organizaciones

tratan de medirlos para demostrar su potencial y su capacidad

de enfrentar el futuro con éxito; así como para demostrar su

crecimiento a lo largo del tiempo.

Gestión del Conocimiento

Desarrollo de Iniciativas Prácticas

Gestión de la Información: Conjunto de actividades de

control, almacenaje, y recuperación de la información

producida en la organización.

Gestión Documental: Conjunto de normas

técnicas y buenas prácticas para administrar el flujo de

documentos de una organización.

Interna: Documentación generada o recibida por la

organización.

Externa: Documentación a consultar de fuentes externa a la

organización.

Pública: Documentación que la organización produce de cara

al público.

Gestión de la Información

Gestión Documental

Para implantar un Sistema de Gestión del Conocimiento

previamente se debe implantar un Sistema de Gestión de

Información y por ende un Sistema de Gestión Documental.

Gestión del Conocimiento

Gestión de la Información / Gestión Documental

En estos tiempos de cambios tan vertiginosos impulsados

por la innovación tecnológica, es muy arriesgado formular

opciones de futuro.

La tendencia marcada por las teorías de la “Gestión del

Conocimiento" es imparable.

La sociedad de la información requiere de organizaciones,

tanto públicas como privadas, que se adapten a los nuevos

baremos y que sean capaces de aprovechar, en su propio

beneficio, las tecnologías de la información.

El FUTURO…

Objetivos de la Gestión Documental

El diseño normalizado de los documentos.

Controlar el uso y la circulación de los documentos.

Evitar la creación de documentos innecesarios.

Simplificar los procedimientos.

La conservación de los documentos a bajo.

Organizar los documentos para su adecuada explotación al

servicio de la gestión y la toma de decisiones.

Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en

situaciones de crisis o emergencia.

Permitir la recuperación de información de una forma

mucho más rápida, efectiva y exacta.

Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la

organización.

Características

de un Gestor Documental

Ingreso / Importación de Documentos.

Visualización de Documentos.

Acceso Web.

Seguridad del Documento.

Envío de Documentos por Correo Electrónico.

Exportación de Documentos.

Integración Herramientas de GO.

Impresión de Documentos.

Flujo de Trabajo. (Workflow).

Auditoría.

1. Análisis de Necesidades y Definición.

2. Diseño.

3. Gestión de procesos.

4. Implantación.

5. Seguimiento y Control.

Implantación Gestión Documental

Metodología

Software para la Digitalización y Administración de Documentos

• Oficina sin Papeles.

• Mejora en la Gestión del archivo de

Documentos.

• Rápido Acceso a la Información.

• Reducción de Costos.

• Mejora de la Seguridad.

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