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INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTO

PR-FIN-01-V2

Vigencia:27/08/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones

5- Generalidades y marco normativo

6- Procedimiento

7- Registros

8- Control de revisión y cambios

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Elaborado Revisado Aprobado

Ana Milena Mosquera CAuxiliar administrativo

Sonia Romen^RodríguezJefe Of. Gestión Adm. y Fin.

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INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTO

PR-FIN-01-V2

Vigencia:27/08/2015

1- Objetivo

El presente procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos para la elaboración,ejecución y control del presupuesto del Instituto.

2- Alcance

Este procedimiento comprende desde la recolección de la información hasta la aprobacióndel mismo, y el seguimiento a la ejecución del presupuesto anual.

3- Responsables

El Director es el responsable de presentar y sustentar ante el Consejo Directivo elpresupuesto del Instituto.

El Director, Jefe de Oficina de gestión Administrativa y financiera del Instituto de Tránsitoy Transporte de Acacias, y con el apoyo de su equipo Directivo son los responsables enrecopilar la información necesaria para determinar los recursos económicos que requiereel Instituto para cumplir las metas establecidas.

Los líderes son los responsables en recopilar la información requerida para la elaboracióndel presupuesto.

4- Definiciones

Presupuesto: "el presupuesto es la herramienta que le permite al sector público cumplircon la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades dela población de conformidad con el rol asignado al Estado en ta economía y sociedad delpaís" (ASIP, s.f.) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano. Ministerio deHacienda 2011

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: El certificado de disponibilidadpresupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite darcerteza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para laasunción de un compromiso, de ello, deviene el valor que la ley le ha otorgado, al señalarque cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuéstales deberácontar con certificados de disponibilidad presupuesta! previos y cualquier compromiso quese adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscaly penal.

El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial parala asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal

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el requisito que según la ley se constituye en elemento indispensable para superfeccionamiento.

Certificado de Registro Presupuesta!: El registro presupuesta!, a diferencia delcertificado de disponibilidad presupuesta!, que afecta provisionalmente la apropiaciónexistente, ta afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados medianteeste registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicarclaramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operaciónconstituye un requisito de perfeccionamiento de ios actos administrativos

5- Generalidades y marco normativo

El presupuesto del Instituto se elabora atendiendo lo dispuesto en la ley de presupuesto(Decreto 111 de 1996) y sus normas reglamentarias.

La construcción participativa del presupuesto permite aumentar la probabilidad de que sucontenido final se ajuste a los objetivos institucionales.

La ejecución y el seguimiento al presupuesto se constituyen en una herramienta decontrol, por lo cual se debe realizar de manera sistemática y oportuna.

6- Procedimiento

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ACTIVIDADInicia con la recolección de la información necesaria ypertinente para la elaboración del presupuesto, queincluye: necesidades de los procesos, ejecuciónpresupuesta! de la vigencia anterior, marcopresupuesta!, entre otros, a partir del mes de agosto.Procesamiento y análisis de la información en conjuntocon el equipo directivo.Elaboración del proyecto de presupuesto con base enlos lineamientos definidos.

Presentación del proyecto de presupuesto ante elConsejo Directivo,Aprobación del presupuesto, antes de finalizar lavigencia anual.Incorporación del presupuesto aprobado en el módulode presupuesto del aplicativo instalado en el Instituto.

RESPONSABLEJefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

Director

Jefe de oficina degestión administrativa yfinancieraDirector

Consejo Directivo

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

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De acuerdo con en el plan de adquisiciones, loscompromisos contractuales y de funcionamiento de laentidad, se generan los certificados de disponibilidadpresupuesta!, y para el caso de contratación sesoportan con la respetiva solicitud de disponibilidadpresupuestal firmada por el ordenador del gasto.

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera, líderes deprocesos odependencias

Verificada en el sistema, la existencia del rubropertinente y de disponibilidad para comprometer losrecursos, se expide un documento denominadoCertificado de Disponibilidad Presupuestal, una copiapara la carpeta de consecutivo que se conserva en laOficina de Gestión Administrativa y Financiera y la otrapara la carpeta del contrato.

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

Cuando el compromiso económico se encuentraperfeccionado, se procede a la expedición delCertificado de Registro Presupuestal, mediante el cuallos recursos ya quedan comprometidos para undestinatario específico. El documento de RegistroPresupuestal es entregado a contratación cuandocorresponde a un proceso contractual, y una copia searchiva en la Oficina de Gestión Administrativa yFinanciera

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

10 De acuerdo con los compromisos que se vanadquiriendo y ejecutando durante la vigencia, segeneran los reportes de ejecución presupuestal

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

11 Los comprobantes presupuéstales (CDP o RP) puedensufrir algunas modificaciones de acuerdo consituaciones particulares, como son: reducción o adiciónal Certificado de Disponibilidad Presupuestal o alRegistro Presupuestal, de lo cual queda registro en elaplicativo y copia en las carpetas respectivas deContratación y de consecutivo

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

12 Cuando el análisis de los rubros y su comportamiento,y las consideraciones de necesidades de la instituciónlo ameritan, se procede a expedir un actoadministrativo de traslado presupuestal, el cual solo sepuede ejecutar al interior de los dos grandes rubros deFuncionamiento o Inversión o de Funcionamiento haciaInversión pero no de Inversión a Funcionamiento.

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

13 De acuerdo con el comportamiento de la ejecuciónpresupuestal, y previo análisis de la situaciónfinanciera de la entidad y sus necesidades, se puedeplantear ajustes al presupuesto, los cuales deben serpresentados al Consejo Directivo para su aprobación,tal es el caso de la adición del presupuesto

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

14 Al final de la vigencia, y aplicados los movimientoscontables correspondientes, se procede al cierre delpresupuesto dentro del principio de anualidad, concorte a 31 de diciembre del año respectivo.

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

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15 En el transcurso de la vigencia anual, se debengenerar informes regulares de ejecución a losorganismos de control del Estado (Semestral y anual aContraloría Departamental del Meta, y trimestralmentea la Contrataría General de la Nación)

Jefe de oficina degestión administrativa yfinanciera

Finaliza

7- Registros

Código

Generado poraplicativo

CPtoCOS(aplicativo)

NOMBRE DELREGISTRO

Certificado dedisponibilidadpresupuesta!

RegistroPresupuestal

LUGAR DEARCHIVO

Certificados dedisponibilidadpresupuesta!

Certificados deregistrospresupuéstales

RESPONSABLEDE SU ARCHIVOAuxiliaradministrativo OfGestión Adm yfinancieraAuxiliaradministrativo OfGestión Adm yfinanciera

TIEMPO DERETENCIÓN2 años

2 años

DISPOSICIÓNFINAL

Archivo

Archivo

8- Control de revisión y cambios

FECHA Versión CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

20/08/2015 Este documento recopila varios documentos existentesen la entidad, entre ellos los PR-111-01-V1Presupuesto, PR-111-06-V1 Reducción dedisponibilidad y registro presupuesta!, PR-111-08-V1elaboración de presupuesto de rentas y gastos. Seajustó el estilo y estructura del documento suprimiendoel uso de flujogramas

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