MACG C.A.Consultora de Entrenamiento e Imagen Ministerial

SEMINARIO DE GERENCIA Y

PROTOCOLO VIP

Facilitador: Lcda. Mery Araque (0414) 942.05.35 y (0243) 283.93.15 E-mail:meryaraque@yahoo.c om WWW.macg.com.ve

Definición Protocolo

La gerencia de Protocolo persigue desarrollar y establecer las normativas de atención profesional que garanticen que la empresa, organización o ministerio refleje espíritu de cooperación y servicio. VisiónEstablecer un Equipo de Protocolo que logre elevar de manera integral el nivel y la imagen de servicio de la organización; considerando su posición y posesión ante los públicos internos y externos. Misión Motivar y desarrollar un alto concepto de Servicio Integral demostrando un profundo compromiso por la superación espiritual, profesional y ministerial del Equipo hacia todos los públicos en general. Objetivos

• Determinan la Imagen y Posición de la organización ante el Público garantizando un óptimo servicio de excelencia social y familiar.

• Desarrollar un Manual de Normas y Procedimientos que permitirán conocer el perfil y el alcance del Ministerio de Protocolo en lo gerencial, social y ministerial.

• Es imperativo establecer un Programa General de Entrenamiento Trimestral paralelo al programa Evaluación y Ascensos de seguimiento al personal de Protocolo.

Plan de Vida Devocional

* Coordinar un Plan de Vida Devocional donde participen los miembros del Equipo juntamente con la iglesia o de manera paralela.* Recibir ministración constante de parte de los apóstoles y pastores de ministerios. * Recibir asistencia y asesoria directa para evaluaciones al trabajo de los Equipos y sus comisiones de servicio. *Elaborar de un plan de Convivencia Personal que motive el Acercamiento entre los miembros convivencias, intercambios de obsequios, actividades deportivas, celebraciones varias.

Actitud para Servir*Toda organización debe evaluar y mejorar a mediano plazo los escenarios de Servicio en los cuales se desenvuelven los equipos de trabajo.*Los caracteres, temperamentos y modelos de conducta basados en nuestra herencia genética han perneado nuestra Vida y Actitudes.*Como Diplomáticos de Reino y Embajadores de Cristo nuestro comportamiento debe estar alineado con el modelo de Jesucristo.*La Iglesia entregara cronogramas de trabajo mínimo 1 mes antes de cada evento. *Los Equipos establecerán Guardias y calendarios de Servicio.*Cada Equipo desarrollara sus Tareas en base al Organigrama con funciones y responsabilidades.

Las variables psicológicas y físicas del Servidor

*La Actitud es el reflejo de nuestro carácter y personalidad al enfrentar las vicisitudes de la vida cada día. *La salud, la edad, los cambios hormonales, los trastornos atmosféricos influencian nuestro nivel de servicio ministerial*Las presiones familiares, laborales y financieras de este tiempo post moderno nos afectan.

“Levántate una y otra vez, hasta que los Corderos se conviertan en Leones”.

Cuáles son los problemas“Dios quiere que alcancemos nuestro mayor potencial

dejando un aporte y legado al mundo por generaciones”.

Desinformación sobre las metas de trabajo comunes a realizar como Equipo.

Falta de consideración e irrespeto a los Servidores por parte del público e incluso Líderes de la organización.

Falta de congruencia al establecer ordenes y delegar funciones de trabajo.

Mal manejo de los Calendarios y Guardias entre los grupos de Servicio ministerial.Alteraciones en la Agenda y cambios de guardia de última hora.Problemas NO resueltos de orden personal o colectivo al servir.

Manejo inadecuado de caracteres y temperamentos en Equipos.

Falta de motivación y entrenamientos que eleven al Equipo a mayores niveles de Servicio y Cooperación ministerial. Manifestaciones erradas de competencia, rivalidades y celos entre Líderes y Servidores en ejercicio ministerial.

Desconocimiento y falta de aplicaciones en Toma de Decisiones que determinen claridad, veracidad y justicia en Dios. Cómo resolvemos problemas de Trabajo

“Conocernos unos a otros en respeto, sujeción y empatía nos permitirá vencer los obstáculos, para JUNTOS

alcanzar objetivos de conquista”.Determinar la formación de Grupos y Equipos de trabajo ministeriales y gerenciales.

Descentralizar el trabajo del personal administrativo y el personal en Servicio Ministerial.

Establecer funciones y metas para cada ministerio eclesiástico.

Seleccionar Líderes con el perfil para DIRIGIR en Servicio.

Los Líderes y Coordinadores de Servicio deben estar altamente comprometidos con la visión misión de la organización.

Los Líderes y Coordinadores trabajaran en función de crear el ambiente adecuado para que todos los Servidores se sientan respetados, considerados y motivados al Servir en la iglesia. Establecer un sistema de trabajo donde NO se agote al personal de servicio con EXCESOS de actividades.

Coordinar Entrenamientos de Trabajo en Equipo, Autoestima, Etiqueta, Oratoria, Locución y Gerencia que optimicen su vida a nivel integral.Determinar –Descanso – para Líderes que No acatan las delegaciones de trabajo ministerial de manera reiterativa y consecuente. Entre otros.

Mantener ANUNCIOS constantes de apoyo y respeto para con los Servidores en todas las actividades de la iglesia de parte de pastores y ministros.

Metodología La Coordinación de Protocolo debe iniciar sus

funciones estructurando el Equipo de trabajo. Determinar las necesidades de atención protocolar de los distintos públicos que la requieran, creando comisiones para cada caso.

Esto con la finalidad de descentralizar las responsabilidades de los Equipos que trabajaran por Guardias: semanales, mensuales y trimestrales.

Todos los miembros de los equipos tendrán fechas libres para integrarse a la congregación recibiendo doctrina y enseñanzas oportunas que robustecerán su nivel de vida.

Los Equipos deben anticipadamente manejar la información necesaria referente a cada Evento interno, regional o nacional que se éste desarrollando: - Lugar, fecha y programa del evento. - Nombres de los responsables de cada Comisión de trabajo. - Cifra estimada para durante la convocatoria general. - Nombre de los invitados locales, nacionales e internacionales. - Determinación de los lugares de alojamiento de los invitados (cuando de requiera). -Mantener una permanente comunicación con las Comisiones de trabajo, canalizando la toma de decisiones o variantes en la agenda cuando se necesite.

La tarea de Reclutamiento es una prioridad dentro de las actividades de esta coordinación por lo que es recomendable realizarla tres meses antes de la actividad o evento.

Los rasgos personales, los temperamentos y caracteres de los miembros del Ministerio de Protocolo deberán ser considerados ampliamente a la hora de organizar los equipos idóneos. Entendiendo la diversidad como una variante.

Se debe elaborar una ficha o planilla de inscripción donde se aprecien los datos de identificación, características físicas, capacidades, aptitudes y

talentos especiales de servicio de cada miembro del Equipo.

Es tarea de esta Coordinación “valorar” toda aquella información que permita describir ampliamente la Imagen del aspirante para su posterior ubicación de trabajo dentro del Ministerio de Protocolo y Servicio.

COORDINACION GENERAL DE

PROTOCOLO

PLANILLA DE DATOS DEL PARTICIPANTENombres y Apellidos: ________________________________________Cédula de Identidad: ________________Profesión u Oficio: __________________Teléfonos: _________________ E- mail: _________________________Dirección del domicilio: ______________________________________Sexo: ________Edad:_________Talla:__________________________Idiomas que habla: _________Lee:_______________Escribe:________Dispone Usted de Vehículo Propio: ______Qué tipo?_______________Área en que le gustaría trabajar: _____________Atención a Pastores y Ancianos Iglesia.________Atención en Puertas y anexos Iglesia.__________Atención a Conferencistas.___________________

Atención Autoridades Civiles y Políticas._______Atención Invitados Especiales.________________Atención Conferencias y Almuerzos._________Atención Hoteles y Aeropuertos.______________

Nota: Para trabajar en el área de Protocolo se requiere que los participantes estén persuadidos a disponer del tiempo necesario para recibir el entrenamiento, y trabajar durante los servicios regulares, eventos especiales y otras actividades coordinadas por la organización.

Reclutamiento• La prioridad es Aumentar en un 20% el número

de Servidores dentro de la Coordinación General de Protocolo.

• Cada Servidor llenara una Planilla de Participación y Solicitud para formar parte de este selecto Equipo de Servicio ministerial.

• Se establecerán las Coordinaciones de Seguridad y Primeros Auxilios de manera paralela.

• Estimándose que una persona puede atender un máximo de 6 invitados de manera eficiente.

• Los solicitantes recibirán un Manual de Normas y Procedimientos, serán entenados 2 meses antes de iniciar funciones en una Coordinación.

• Todos los Servidores estarán identificados con Escarapelas y Porta-nombres.

• Los Equipos prestaran Guardias y usarán Uniforme conforme les corresponda.

• La tarea de Servicio de los Equipos se extiende a Bautizos, Encuentros, Talleres, Congresos etc.

• En todos los casos las Observaciones y recomendaciones de los Servidores serán Vitales. Las mimas deben ser realizadas con respeto y sujeción a las autoridades.

Adiestramiento*El Entrenamiento de los Equipos y Grupos debe ser trimestral así como también los proyectos de RRPP par Ascensos, Motivación y Galardones.*Se determina iniciar con 6 personas para servir como Base dentro de cada Comisión. *Para el trabajo directo del Equipo de Protocolo se establecerán guardias semanales y mensuales siguiendo el programa anual de la organización.*El área de Atención Interna será el Recinto donde las Comisiones de Seguridad, Recolección de Ofrendas, Alimentos - Bebidas y Consolidación deberán trabajar juntos y perfecta en Koinonia. - Las áreas externas de Atención Protocolar Externa como aeropuertos, hoteles, salas de conferencias u otros requerirán de inspección.

- Se definirá la atención especial para autoridades, personalidades de la sociedad civil, militares,

representantes de iglesias, medios de comunicación, empresarios, profesionales, etc.- Todo desarrollo de planificación y ejecución de estos proyectos deberán ser realizados con tres meses de anticipación. - Realizando reuniones de evaluación y seguimiento con los líderes de las comisiones y sus miembros.

Equipo y Organización de TareaAl culminar el proceso de adiestramiento de los Líderes se procederá a ubicarles considerando las aptitudes y capacidades demostradas en el entrenamiento.

La fase de organización de los diferentes grupos de trabajo es muy importante ya que estas personas van a soportar la Imagen de la Organización.

Se estructura un Manual de Normas y Procedimientos que aportara detalles de valor para

la excelencia de la calidad del servicio que, se prestará a todos. Imagen es sinónimo de Servicio

Integral.

PERFIL del Equipo de Protocolo

• Autoridad: Capacidad de dirigir, atraer a otras personas hacia usted.

• Certeza: Creer en un hecho, en una idea, un concepto y una misión.

• Consideración: Tratemos a todos con el respeto que nos merecemos.

• Confianza: Proyectar la sensación cierta de afirmación personal.

• Empatía: Es la capacidad de ponernos en el lugar de otra persona.

• Integridad: Desarrollo de una conducta correcta.

• Brillantez: Cualidad que refleja el brillo interior de su espíritu.

• Inspiración: Es la pasión manifestada en el cumplimiento de las tareas.

• Comprensión: Para conducir a los demás; intuir sus sentimientos atraerá el apoyo de subalternos y superiores.

• Vigor: Es el elemento capaz de liberar energía y fuerza al líder.

• Intimidad: Es el compromiso final de las personas que integran el equipo de trabajo.

• Vivacidad: Capacidad de expresar entusiasmo, contagiando a otros.

• Perseverancia: Es la determinación y decisión para terminar las metas trazadas.

Imagen vs. ActitudEs la primera impresión que damos a los demás. Es definitiva en tanto y cuanto nos esmeramos en que sea pulcra, positiva y autentica: “El Espíritu afable hermosea el rostro”; “El ornato incorruptible de la pureza de un corazón integro añade belleza”.

Imagen: Es la combinación idónea de carácter, personalidad y aspecto físico. La Imagen que proyectamos debe representarnos como EMBAJADORES de CRISTO.Para dar una buena imagen debemos cuidar los siguientes aspectos:* Lenguaje verbal. * Capacidad de escuchar.* Motivación.* Percepción.* Entusiasmo.* Dominio emocional.* Arreglo y vestido.* Dones de oratoria * Dominio del escenario público.

Para poder ejecutar acciones de dirigencia o liderazgo en las diferentes Comisiones de Protocolo tendremos en cuenta: Aspectos de educación profesional y cultura Se debe ser responsable.Se debe ser justo.Se debe ser considerado.Nunca se debe perder el control.Comenzar las tareas con orden abarcando todas las necesidades establecidas para la agenda ministerial.Ceñirse a lo programado no deben apartarse del temario.

Considerar espacios para las contingencias eventuales. Todas las necesidades que las personas expresen son importantes por lo tanto deben ser atendidas con celeridad e interés.

Responsabilidades Generales Cumplir con responsabilidad el horario de trabajo de cada una de las tareas asignadas de acuerdo a su comisión que le corresponda trabajar.

El uso del uniforme con las credenciales de identidad es obligatorio. La presencia del mismo debe ser implacable. Traje casual, deportivo y de gala.

Debe conocer con exactitud la misión que se le ha asignado y ejercerla con autoridad, eficiencia y responsabilidad.

Si no puede cumplir con alguna de las guardias asignada deberá notificarlo 24 horas antes.

El hecho de estar asignado a una comisión específica no limita para prestar trabajo en otras.

Se debe conocer la identidad, la jerarquía y la procedencia de las personas que serán objeto de las atenciones por parte del personal de Protocolo.

Las personas que participen en Protocolo deben estar dispuestas a trabajar eficiente y responsablemente.

De esta actividad de Servicio depende una buena parte la IMAGEN del ministerio, empresa e institución que Usted representa.

Materiales y HerramientasDentro del Ministerio de Protocolo se establece la Coordinación de Alimentos Y Bebidas.Mediante la gerencia de este equipo se adquieren: **Mesas, manteles, bandejas, vasos para diferentes usos, copas para diferentes usos. Tasas para café y té. Jarras de vidrio, utensilios de metales, servilletas de tela y papel.**Cafetera, tostadora de pan, licuadora, nevera ejecutiva, cocina eléctrica para diversos casos. La **Comisión de Alimentos y Bebidas determinará las compras referentes a las necesidades semanales y mensuales para prestar el más amplio servicio a los interesados.

**La Comisión de Alimentos Y Bebidas debe estar informada de cuando se le necesite por Calendario de Guardia y por Evento. **Se recomienda realizar presupuestos de finanzas para cubrir la adquisición de estos materiales. Se pueden solicitar donaciones y financiamiento indirecto.

Logística interna de los Equipos-Es imprescindible que los Equipos asignados a: Protocolo, sonido, decoración, seguridad, primeros auxilios, adoradores, músicos, danzarines y coreografías y teatro, se REUNAN para coordinar actividades inherentes al trabajo de cada uno. -Todos los desacuerdos y contradicciones dentro de un evento surgen de la incongruencia y desacertada comunicación previa entre estos equipos.-Todo esto con el objetivo de definir las políticas más acertadas de trabajo en común acuerdo y bajo la autoridad del Cuerpo pastoral de la Iglesia.

Imagen y Uniforme El uso del Uniforme es imprescindible. Se podrá disponer de varias opciones de traje casual, deportivo, gala para damas y caballeros. El uniforme de adecuará a las diferentes formas óseas de las personas pero NO se alterará la línea de formalidad del mismo. Los zapatos, las bufandas y los distintivos serán seleccionados con anticipación y deberán mantener concordancia entre todos los miembros del Equipo.Los accesorios: Deberán ser finos (zarcillos, collares y pulseras) NO deben ser ostentosos. El cabello debe estar recogido o peinado. El uso de perfume debe ser adecuado al momento (Día, tarde y noche). El maquillaje NO recargado y estéticamente adecuado a cada persona. Opciones de Uniforme Para variación y comodidad higiénica del Equipo se dispondrá de 3 colores de Blusas: Blanca (formal) beige, durazno, verde, etc. La blusa debe ser manga larga y con cuello; las mangas deben tener doblez (optativo). La correa y zapatos deben ser negros. Los zapatos se recomiendan cerrados (zapatillas) de tacón mediano. Uniforme de caballeros: El Equipo de Protocolo masculino vestirá de gala: Flux negro, azul oscuro, gris o beige.

Los colores de las camisas también pueden variar: blancas, gris, azul claro, negras con corbatas que hagan juego de colores neutros. Los caballeros pueden optar por anexar al uniforme un juego de chalecos sin manga: Pulóver: azul, negro y gris que combinaran con camisas blancas durante las –guardias- diurnas.Los caballeros deberán estar afeitados, las uñas de las manos cortas y limpias. El uso de la colonia será de preferencia personal. El uso de productos para el refrescamiento bucal son recomendables 4 veces al día. El uso de toallitas húmedas con colonia es excelente e idóneo.Todos los miembros de los Equipos de trabajo deberán portar IDENTIFICACION.

Implementación Tarea 1- Los Equipos de Protocolo deberán llegar al sitio del evento 1 hora antes de comenzar las actividades. 2- Deberán realizar una inspección previa del lugar para verificar que todas las áreas estén en completo orden. 3- Los Equipos asignados a Seguridad deberán saber donde están las salidas, entradas, zonas de baños, puntos de agua, zona de Internet y teléfonos, zona de encendido y apagado de luces, entre otros.4-Recomendamos que Seguridad establezca acercamiento con los organismos de seguridad de l municipio. Incluso realizar alianzas de servicio.

5- los Equipos funcionaran midiendo el Tiempo de Efectividad y trabajo de cada una de sus labores. Coordinación General ante Congresos-Se establecerá la Coordinación General del Congreso. Se recomienda establezca un organigrama de trabajo para equipos con funciones y metas claras a considerar a corto, mediano y largo plazo.-La Coordinación General del Congreso preparará la MINUTA o programa interno del congreso entregándolo a cada comisión de trabajo.-Se recomienda la participación de un MAESTRO DE CEREMONIA que le otorgue al Congreso la elegancia y prestancia que un profesional maneja a este respecto. -Evitar los excesos de lenguaje religioso pues estamos ante públicos seculares y profesionales así como visitantes y amigos.-Al comenzar la campaña de Medios y Publicidad a escala regional y nacional en Prensa, Radio, TV, e Internet se preparan Equipos de RRPP que realicen los contactos con empresas y medios de comunicación.-Esto con el objetivo de ampliar la información y valores del congreso mediante Entrevistas y Reportajes a los organizadores y conferencistas.

Comisiones especificas para el Congreso-Cada Equipo de Trabajo tendrá un Coordinador.-Cada Equipo presentará un listado de sus miembros Mínimo 10-50.

-A cada Equipo de trabajo se le asignarán funciones de servicio.-Cada Equipo será evaluado semanalmente presentando informe de logros así como las recomendaciones de ellos aportadas al evento.-La Coordinación General del evento tendrá los listados y datos personales de cada Equipo y sus integrantes.-Cada Equipo suministrará las necesidades operativas que requieran a la Coordinación General del Congreso u Evento anticipadamente.-La Coordinación General del Congreso establecerá la logística de atención para los equipos que incluya: Oficina de atención y seguridad, alimentación o refrigerios, entrega de distintivos, radios y transporte. Otros a convenir de acuerdo al caso.-En el caso del Equipo de utilería, tarima y sonido se requiere un croquis (mapa) de la ubicación de los equipos para que la Coordinación de Protocolo y Seguridad, sepa dónde estarán y quiénes requieren atención en horas de trabajo así como otros detalles operativos de importancia.-Dentro del Recinto los Equipos de Decoración tomarán en cuenta que se requiere 6 metros entre el público y la tarima para danzas, coreografía y ministración inclusive por asuntos de seguridad.-Los Equipos de Danzarines y Coreografías presentarán un –raider- una minuta de sus intervenciones diarias para determinar que tiempo y

espacio que se requiere al momento de su presentación. -Se les reservará un área de sillas. Los Equipos de danzarines y coreografía No dejarán sus artículos personales a la vista del público; tampoco utilizarán asientos reservados para NO sentarse. Guardarán la debida compostura y al concluir su presentación se dirigirán al área de vestuario para ubicarse en el RECINTO en orden y reverencia. -El montaje de los Equipos de sonido, audio - video y decoración se realizara 1 día antes del evento. Se probará sonido 10 horas antes del evento. Se determinará los últimos ensayos 10 horas antes del evento. Se probarán luces, aires, lámparas de seguridad e iluminación por anticipado. Verificar donde están los extintores de incendio.-Se requiere la ubicación de torres para Cámaras de Televisión y área de medios para fotógrafos y periodistas que pudieran asistir. Los medios de comunicación siempre utilizan credenciales visibles.-La ubicación del área de refrigerios, puntos de agua, mesa de registración y materiales, stang de ventas, stang para entrevistas y firma de libros serán ubicados dentro del recinto.-Es recomendable se maneje una –caja chica – durante los días del Congreso ante cualquier eventualidad. De acuerdo a investigaciones previas se recomienda un 20% de finanzas en efectivo. Al concluir el congreso se evaluarán los resultados aportando de manera –edificante- los análisis

necesarios. Se establecerá una tarde de festejo y amistad para los miembros de todos los Equipos.

Comisión de TransporteEsta comisión será liderizada e integrada por un Equipo que cuente con la experiencia y la documentación adecuada del caso.Se requiere la integración de varios vehículos de diferentes tipos para formar parte del staff de Transporte de está Comisión. El personal de está comisión así como los vehículos que formen parte de la misma deberá tener la DOCUMENTACION adecuada cumpliendo todas las solicitudes legales del país.Se levantará un estudio de los vehículos y sus condiciones antes del CONGRESO asignándole credenciales y área de estacionamiento para movilización rápida de los mismos.Este equipo verificará y seleccionará las empresas adecuadas que –licitarán- sus servicios al CONGRESO solicitándoles presupuestos de TRANSPORTE VIP para las delegaciones de pastores nacionales e internacionales.Se reservará –áreas- en el estacionamiento para ellos así como para los buses de Brasil que ya confirmaron asistencia.Este Equipo utilizará credenciales y uniforme durante el trabajo. Los vehículos deben ser cómodos, estar limpios, contar con aire acondicionado y música adecuada.

Sus conductores (SECULARES) no pueden fumar dentro del vehículo y serán asistidos por un miembro de Transporte del Congreso que le predicará con su servicio nuestra fe en Jesucristo.Si los invitados asistirán a restaurantes de la ciudad durante los almuerzos y cenas los Coordinadores de esta comisión deben inspeccionar dichos establecimientos; visitarlos, hablar con el personal de estacionamiento y seguridad para –coordinar- Horarios y lugares de reservación dentro del restaurante. Demás está decir que deben conocer la DIRECCION de los restaurantes previamente. Además deben tener los números telefónicos de los Directores de la Comisión ante continencias que se manejarán de manera discreta y privada.Los gastos de peajes, mantenimiento, lavado, gasolina, ambientadores, agua, revistas y periódicos serán detalles de logística que coordinarán con los directores de esta comisión. Aeropuertos y Terminales1- Las personas pertenecientes a está comisión deben tener información de llegada de los aviones, aerolíneas, números de invitados, procedencia y nombres. 2- Como mínimo ocho días antes del evento deberán coordinar con la Comisión de Transporte el número de vehículos necesarios para trasladar a los invitados.

3- Esta comisión y su personal será la primera impresión del ministerio a los invitados que enlazará con la Comisión de Hoteles y Atención en el Recinto.

– Es imprescindible la utilización de radios o celulares para mantener los contactos y posibles cambios en caso de diversas contingencias, retrasos o imprevistos.

– En caso de que dos vuelos presenten alguna diferencia en su horario de llegada se puede solicitar acceso al salón VIP para atender a los invitados ofreciéndoles un leve refrigerio.

_ El número de personas que atenderá en estos casos nos será superior a 4 personas. – La presentación del personal de esta

comisión debe ser impecable.– Pueden tener amplios conocimientos de la

tramitación aeroportuaria para viajeros y conocimientos de idiomas.

Logística en Aeropuerto y Terminales:1- El Personal de está comisión debe conocer la ubicación exacta (dirección) del aeropuerto(s) y los terminales. 2- El Equipo debe realizar una inspección antes de la llegada de los invitados: Salidas entradas, bancos, oficinas de cambio, itinerario de llegada de los aviones o buses, etc.

3-Deberá presentarse con sus credenciales y solicitar el apoyo de las autoridades del aeropuerto o terminal. 4- Analizará el área de estacionamientos o zona posible de estacionamiento para los vehículos o camionetas previamente. 5- Este equipo de trabajo (2 caballeros) llegará al sitio 2 horas antes del arribo de los invitados. 6-Deberán contar con credenciales visibles y pancartas de bienvenida para las delegaciones o conferencistas (ver presentación de FOTOS)7-Tendrán celulares con tarjeta y cobertura. 8- Verificaran nombres y procedencia de los invitados, datos del Coordinador de Transporte y Hoteles. Dirección del Hotel donde se hospedará cada grupo de invitados o delegaciones. Puntos de referencias y vías alternas para evitar los congestionamientos de transito.9-Inclusive verificará la tarifa de peajes disponiendo de sencillo.10- Cuidarán de la condición del vehículo: limpieza, maletero desocupado, aire encendido, música instrumental, cava pequeña con agua o gatorade, periódicos nacionales y discreción al hablar. etc.11- El conductor y asistente resolverán cualquier imprevisto sin alterar al invitado con observaciones inadecuadas de: colas, lluvia, vías cerradas, accidentes o cambios de agenda interna.

12- Al llegar al hotel el asistente se bajará rápidamente abrirá la puerta al invitado, tomará el equipaje mientras, el conductor estaciona el carro. 13- El Equipo de Hotel estará al pendiente (llamada 5 minutos antes) para conducirlo al lobby, ayudarle a registrarse; coordinando el horario en el cual regresara a buscar al invitado para conducirlo al evento.

Comisión de Hoteles y Hospedaje• Los integrantes de está comisión deben tener

conocimiento exacto de los itinerarios de arribo de los invitados.

• Deben conocer la ubicación exacta de los hoteles de mayor acceso en la ciudad incluso deben trazar una Ruta de Acceso y un Plan de Contingencia.

. • Es Recomendable entregar a los invitados un

Programa o Itinerario de actividades, junto a los datos de sus anfitriones.

• Cuando la estadía de los invitados es larga se recomienda hospedar al Equipo de está Comisión en el sitio de trabajo.

• De igual forma se recomendará menús adecuados considerando detalles o recomendaciones médicas, si fuere necesario.

• La participación de un medico del ministerio seria ideal. El mismo puede solicitar a los organismos

regionales la asistencia de ambulancias en eventos y congresos.

Logística en Hoteles y HospedajeEste equipo recorrerá todas las adyacencias del Hotel para verificar los servicios de los cuales disponen los invitados. Ejemplo: sala de Internet, centro de comunicaciones, boutiques, peluquería, gimnasio, etc. etc. Solicitará la inspección de la habitación 30 minutos antes para encender aires, luces, verificará que la nevera tenga agua mineral y vasos limpios y colocara flores, frutas y dulces típicos del estado. Entregará Carpeta del Congreso con itinerarios y datos generales. Se recomienda la colocación de un detalle propio del estado Aragua y una guía de turismo. Verificará los puntos de Internet, áreas de esparcimiento, horarios del restaurante y tipo de comida para brindar la información del caso a los invitados. Este Equipo puede solicitar 2 habitaciones VIP (Damas-Caballeros) sin costo para coordinar detalles de atención previa coordinación con Eventos y Administración.Este Equipo se encarga de velar por la comodidad, seguridad y descanso de los invitados nacionales e internacionales en todos los aspectos. Debe estar preparado para responder cualquier pregunta y cuando no disponga de la respuesta oportuna- con seguridad- comentará: “Permítame investigar, le tendré respuesta en unos minutos”.

JAMAS dirá: No sé, No tengo, No puedo, Imposible, Aquí no hay, etc.

Comisión en el Recinto* Esta comisión tendrá la responsabilidad de facilitar atención permanente en ubicación y asistencia a las personas que por razones previamente determinadas por la comisión de protocolo así lo requieran. Es decir, VISITANTES de todos los niveles sociales.*En cada servicio 4 personas estarán de guardia en las adyacencias de las Puertas de Salida y Entrada: 2 dentro y 2 afuera.* Internamente 10 se distribuirán en los alrededores del RECINTO cubriendo sectores como baños, oficinas, área VIP, pulpito pasillos laterales, centrales y parte posterior del recinto. Incluyendo zona de librería, etc.*La comisión de Atención en el Recinto ubica a los invitados y líderes en lugares específicos.Distribuye sobres de Diezmo y Ofrendas, Recolecta las ofrendas. RECOMENDAMOS AL LIDERAZGO: *Si trae invitados al congreso INFORMELES los HORARIO de SERVICIO anticipadamente. Coménteles venir vestidos apropiadamente pues el frió es excesivo.*Notifíqueles que los niños y jóvenes deben desayunar en Casa abundantemente. Si son lactantes deben estar con su madre. La educación comienza en el HOGAR.

*Los jóvenes y adultos de la IGLESIA son el EJEMPLO ante los visitantes. Ustedes deben mantenerse en sus puestos. No hablar en los servicios. No caminar o interrumpir. No estar de continuo en los baños. No es el momento para pedir INFORMES.* *APAGAR EL CELULAR. NO ENVIAR MENSAJES DE TEXTO**. *Entrar en comunión, adoración y alabanza establecerá el AMBIENTE para milagros de salvación. Evaluar cultura social y cultura bíblica.** DAR TESTIMONIO***Los servidores de Protocolo en el RECINTO tienen la autoridad para VELAR porque la armonía y orden se desarrolle; a ellos, debemos respeto y colaboración total.*Los pastores y líderes al llegar saludarán brevemente y tomarán sus lugares de asiento; esto será de EJEMPLO para la IGLESIA como para VISITANTES y AMIGOS.* En caso de cualquier alteración en su plan de trabajo o responsabilidad se deben dirigir al responsable de la Comisión de Protocolo o al Coordinador General.

* La feligresía será re-educada por la asistencia y trabajo que desarrolle está comisión en lo particular. Es la responsable de “ordenar”, re-establecer las costumbres de los miembros de la iglesia.

Comisión de Alimentos y BebidasEsta comisión se encargará de establecer todas las necesidades previas y consecuentes con la atención del público VIP durante todas las actividades inherentes al Recinto (s) que así lo requieran.Los miembros de esta comisión deberán portar credenciales y su uniforme será impecable. Los horarios de la comisión de servicio estarán supeditados al EVENTO; sin embargo deben estar 1 hora antes de comenzar las actividades. Esta comisión determinará la atención de alimentación o refrigerios para TODOS los equipos internos que así lo requieran durante el montaje del Evento. Por ejemplo: sonido, tarima, decoración, artes, y otros. Si alguna empresa va a realizar VENTAS de comida debe estar inspeccionada por esta comisión. La decoración del stang debe estar en idoneidad con toda la escenográfia determinada para el congreso.De acuerdo al programa interno del congreso se evaluarán los días y horarios de atención para determinar el TIPO de asistencia y refrigerio, que se preparará anticipadamente. Incluso estudiando las costumbres de los invitados extranjeros podemos preparar menús diferentes ver Internet.El Coordinador de está comisión debe tener amplia experiencia en la comercialización de materiales y servicios. Esto con el objetivo de que realice las compras más optimas para la comisión, obteniendo

descuentos para el ministerio e incluso contratos posteriores y permanentes.

Equipos y Materiales Contará está comisión con todas las Herramientas y Materiales previos al planteamiento de sus funciones. Entre las que destacamos:EquiposCafeteras (3), Termos grandes ( 5), juegos de tazas grandes, juegos de tazas pequeñas, copas, vasos, servilletas de tela, manteles, servilletas de papel, removedores, bandejas, porta vasos, bolsas negras, cucharas, cuchillos, tijeras, mesas, sobre-manteles.Materiales: Café negro, café con leche, Té (diferentes tipos y sabores), agua en botellas (fría y natural), gatorade, copas de frutas previamente preparadas, otros a convenir. La presentación de este EQUIPO debe ser IMPECABLE. El cabello de las Damas debe estar peinado y recogido. Las manos – uñas- limpias y bien arregladas.Las prendas de uso personal sencillas. El perfume suave y tenue. El maquillaje sutil coordinado con el color del uniforme de ese día o noche.Si durante el Congreso se reserva un salón para refrigerio de los invitados el mismo deberá contar con asistencia previa de decoración y montaje de servicios.

Además se informará la posible realización de Ruedas de Prensa o reuniones privadas. De ser así los Medios de Comunicación serán atendidos con un coffe breek que éste Equipo coordinará anticipadamente.Todos los gastos y presupuestos que Equipo determine deben estar en la Coordinación General del Congreso para la asignación de finanzas previa solicitud de facturas con RIF a diferentes empresas proveedoras. Comisiones decoración, utilería, sonido,

audio y videoTodas estas comisiones representan parte del montaje previo y de asistencia para el desenvolvimiento y desarrollo del Congreso.Por lo tanto, los Coordinadores y miembros de los Equipos deberán evaluar las necesidades, realidades y requerimientos del lugar del evento. Cada Comisión establecerá su Raider (minuta) interna, número de integrantes y funciones operativas para cada uno. Por ejemplo: Decoración: Prepara un Ante –Proyecto en papel y computadora con fotos del lugar del congreso junto a las recomendaciones y costos para cada caso. Sonido: Ubicará sitio ahora la consola, verificará salida y entrada de tomas de corriente, uso de planta eléctrica, montaje de los equipos 12 horas antes, horario para pruebas de audio, número de

micrófonos, regletas de corriente, extensiones, enchufes, teipe, herramientas eléctricas. Entre otros, Solicitará la entrega de Pistas o Videos por PROGRAMA del congreso. Para la participación de grupos de música, pistas o videos de fondo para presentaciones de teatro, informaciones y anuncios. Entre otros.Utilería: Verificará la ubicación de todos los Equipos, área de instrumentos, torres de equipos de televisión, cámaras, brazo de televisión, consola de sonido, párales de micrófonos, cables de corriente forrados en el piso evitando caídas de visitantes o público, entre otros.Audio y video: Coordinar que todas las grabaciones en Audio y Video se realicen con el mayor profesionalismo posible Para ello los miembros de esta coordinación deben sen entrenados recibiendo Cursos fe formación integral con Profesionales.Esta comisión coordinará que cada Conferencia y Predicación éste disponible al público en un tiempo inmediato al término de la misma; para ello deberá contar con los materiales de tecnología de punta.

Nuevos Cursos Disponibles de MACG C.A.Seminario “Profesional de Protocolo VIP” (5 niveles).Seminario “Imagen Corporativa”.Seminario “Departamento de Medios de la iglesia”.

Seminario “Relaciones Públicas e Interinstitucionales”.Seminario “Periodismo en Medios Alternativos”.Seminario “Cómo Trabajar en Equipo”.Seminario “¿Cómo Mantener Equipo Comprometido?”Seminario “La Publicidad como Herramienta comunicacional”.Seminario “Planificación y Organización de Eventos”.Seminario “Gerencia y Toma de Decisiones”.Seminario “Fundamentos de Mercadeo’. Seminario “El Plan de Mercadeo, Herramienta para el Éxito’.Seminario “Boletín Electrónico, Herramienta evangelistica”. Entre otros.

Mercadeo Aplicado a los Conocimientos Gerenciales (MACG C.A): E-mail:meryaraque@yahoo.com; www.macg.com.ve Teléfonos de contacto:(0414) 942-0535, (0416) 447.63.08 (0243) 283.93.15