CONTRALORfA GENERAL DEL ESTADO

CONTRALORfA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓ N DE AU D ITO R ÍAS INTERNAS

DAI-AI-0205-2016

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

INFO RM E G ENERAL

c • . Contractual, Ejecución y Liquidación de los Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y Bienes de Larga Duración; su Adm inistración y Utilización de la

Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de El Oro

TIPO DE EXAMEN EE PERIODO DESDE : 2010/01/04 H A S T A : 2014/1P/ni

N“ C.C

N“ NIS

PERIODO

N» INGRESO DPECC

6566

2016

CONTRALORÍA^GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓ N DE AU D ITO R ÍAS INTERNAS

DAI-AI-0205-2016

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

INFO RM E G ENERAL

‘^ °"trac tua l, Ejecución y Liquidación de los Contratos de

S Sa°cion n- ^ Duración; su Adm inistración yUtilización de la D irección Provincial de Transporte y Obras Públicas de El Oro

TIPO DE EXAMFM : EE PERIODO DESDF • 2010/01/04 HASTA: 2014/12/31

Orden de Trabajo :

Fecha O /T :

OT-14441-05-2015

11/05/2015

Ministerio de Transporte y Obras Públicas

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

DIRECCIÓN DE AU D ITO R ÍA INTERNA

14441-05-DAI-2015

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TRANSPORTE Y O BR AS PÚBLIC AS DEHL ORO

INFORME GENERAL

^am en especial al Proceso Precontracical, Contractual, Ejecución y Liquidación de los Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y Biunes de Larga Duración su Administración y Utilización, por el período comprendido entre ei 4de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2014.

L- J

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

EXAMEN ESPECIAL AL: Proceso Precontractual, Contractual, Ejecución y Liquidación de los Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y Bienes de Larga Duración, su Administración y Utilización de la Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de El Oro, por el período comprendido entre el 4 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2014.

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DEL MTOP

Quito - Ecuador

RELACIÓN DE SIG LAS Y A BR EVIATU R AS U TILIZADAS

A lt.: Artículo

CUR: Comprobantes Únicos de Registro

(E): Encargado (a)

Ing.: Ingeniero

IVA: Impuesto al Valor Agregado

MBA: Master in Business Administration

MTOP: Ministerio de Transporte y Obras Públicas

NCI: Norma de Control Interno

No.: Número

SITOP: Sistema Integrado de Transporte y Obras Públicas

Sr.: Señor

USD: Dólares de Estados Unidos de Norteamérica

ín d ic e

"5

CONTENIDO

Carta de Presentación

PAGINA

1

CAPÍTULO I: INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo deí examen

Objetivos del examen

Alcance del examen

Base legal

Estructura orgánica

Objetivo de la entidad

Monto de recursos examinados

Servidores relacionados

2

2

2

3

3

4

4

5

CAPÍTULO II: RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

Inventario de bodega de bienes en existencias y de larga duración

Baja de bienes en existencias y de larga duración

Hojas de vida de bienes de larga duración

Actas de entrega recepción de bienes en existencias y de larga

duración

Constataciones físicas de bienes en existencias y de larga

duración

Mantenimiento correctivo y preventivo de maquinaria y equipos

Órdenes de movilización de la maquinaria y equipo caminero

Cobertura de seguros de bienes de larga duración

Actas Entrega Recepción a custodios de los bienes

Certificación de recursos disponibles

Maquinaria entregada por la Dirección General de Aviación

Civil

Ingresos de bienes de larga duración entregados por el GAD

Inventario de Equipo Informático

Pérdida de bienes

Adquisición de motor anterior a su ingreso y pago

ANEXOS

6

9

12

19

21

24

26

28

30

35

37

39

41

43

46

49

á

r ,•> í

Ministerio de Transporte V y Obras Públicas

Ref; InfoimeXprobado el

Quito, DM

, \ P R Ü B A D O P O R . i

czzrMÜ

t.b.L. DIRECCION DE

AUDITO

SeñoraMinistra de Transporte y Obras Públicas Presente

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al Proceso Precontractual, Contractual, Ejecución y Liquidación de los Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y Bienes de Larga Duración, su Administración y Utilización de la Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de El Oro, por el período comprendido entre el 4 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2014.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamentai emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,,Dios. P a tr ia V L ib e ^ d /

_ . -ernandO/fealazarHeredia, MBA DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA-M TOP

^ r*'■j j <j

CAPITULO

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de El

Oro, se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo OT-14441-05-2015 del 11 de

mayo de 2015 y al plan operativo anual de control del año 2015, de la Dirección de

Auditoría Interna.

Objetivos del examen

Generales:

Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones

correspondientes al Proceso Precontractual, Contractual y Liquidación de los

Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y de Larga Duración.

Determinar la Existencia real de los Bienes de Larga Duración, su registro,

custodia y uso adecuado de los mismos.

- Determinar el grado de confiabilidad de la información, referente a Ingresos,

Egresos y transferencias de la bodega, respecto a los Bienes en Existencias y de

Larga Duración; así como, el cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentarias y demás normas relacionadas con los proceso en estudio.

Alcance del examen

Examen especial a! Proceso Precontractual, Contractual, Ejecución y Liquidación de

los Contratos de Adquisición de Bienes en Existencias y Bienes de Larga Duración, su

Administración y Utilización, por el período comprendido entre el 4 de enero de 2010 y

eL3 de diciembre de 2014,

Base legal

Mediante Decreto Ejecutivo No. 8 de 15 de enero del 2007, publicado el Registro

Oficial No. 18 de febrero 8 del 2007 y sus correspondientes reformas, el Presidente

Constitucional de la República crea el Ministerio de Transporte y Obras Públicas, en

sustitución del Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones.

Con Acuerdo Ministerial 044 de abril de 2009, publicado en el R.O 593 de 19 de mayo

de 2009, el Ministerio de Transporte y Obras Públicas, desconcentró las competencias

del Ministerio a su cargo, a los diferentes niveles regionales y/o provinciales de

acuerdo a lo que establece el artículo 1, así como en el artículo 2, crea las Siete

Subsecretarías Regionales con sus respectivas competencias, las que comprenden

coordinación, evaluación y seguimiento de ios proyectos y servicios de infraestructura

y gestión del transporte ejecutados por las Direcciones Provinciaies; y, el artículo 3 del

mismo Reglamento, determina como roles de las Direcciones Provinciales, ejecución,

seguimiento, supervisión y fiscalización.

Estructura orgánica

En Acuerdo No. 036, publicado en Registro Oficial el 30 de noviembre de 2010, se

incorpora al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio

de Transporte y Obras Públicas, la estructura orgánica de la Dirección Provincial de E!

Oro, en los siguientes niveles:

Proceso Gobernante

• Gerenciamiento de la Infraestructura y Gestión del Transporte

Provincial.

Procesos Agregadores de Valor

• Gestión Técnica de la Infraestructura y del Transporte Provincial

• Gestión de Construcciones de la Infraestructura Provincial del

/ Transporte.

o ■> o

• Gestión de Conservación de la Infraestructura Provincial del

Transporte.

Gestión del Transporte Provincial

• Gestión del Transporte Terrestre y Ferroviario

■ Pesos y Dimensiones

Procesos Habilitantes

• De Apoyo

♦ Gestión Administrativa Financiera

• Recursos Humanos

• Administrativo

• Financiero

• Tecnológico

Objetivo de la entidad

Contribuir al desarrollo del país a través de la formulación de políticas, regulaciones

planes, programas y Proyectos, que garanticen un Sistema Nacional de Transporte

Intermodal y Multimodal, sustentado en una red de transporte con estándares

internacionales de calidad, alineados con las directrices económicas, sociales, medio

ambientales y el plan nacional de desarrollo.

Monto de recursos examinados

Para la determinación de Adquisiciones en existencias y de larga duración, por el

comprendido entre el 4 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2014, se contó con

los siguientes recursos, constantes en el detalle de CURs de la Dirección Provincial de

El Oro del MTOP.

Bienes en existencias

Años TOTAL DE— Componente 2010 2011 2012 2013 2014 BIENES EN

EXISTENCIASEN MILES USD

-

Bienes en Existencias

410 593,11 472 579.83 300 415.97 466 038,42 193 917.16 1 843 544,49

Bienes de Larga Duración

C j Titu

Años TOTAL DE BIENES DE

LARGA DURACIÓN EN

MILES USD

Componente 2010 2011 2012 2013 2014

Bienes de larga Duración

25 830,76 18 000,00 13 832,00 2 873,32 60 536.08

Funcionarios principales

Anexo 1

o 3 7

CAPÍTU LO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

Mediante oficio 0449-DR1JCAÍ de 1 de febrero de 2012, el Director de la

Regional 1 (e) de la Contraloría General del Estado, remitió el informe DAI-0003-2010

del Examen especial a las operaciones administrativas, financieras y técnicas de la

Dirección Provincial de Obras Públicas de El Oro, por el período comprendido del 1 de

enero de 2006 y el 30 de junio de 2009, el mismo que fue aprobado con el número

024-DR1-UAI-2012 el 27 de enero de 2012, En este examen se reflejan veinte y ocho

recomendaciones, correspondiendo veinte y cuatro al área administrativa-financiera,

objeto de nuestro análisis, una se cumplió parcialmente y dos no se cumplieron, las

mismas que se detallan a continuación:

Comentario: No se elaboró el formulario registro histórico de vehículos y maquinarias

“ ...R ecom endación 7.- A la D ire c to ra P rovincia l.-D ispondrá a l Supervisor de Conservación Vial de Obras Públicas de E l Oro y a l M ecánico-Jefe de Taller, que im planten la utilización de l form ulario: “Registro H istórico de los Vehículos y maquinarías", con la finalidad de ejercer un adecuado control sobre la utilización de los repuestos adquiridos...”.

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Mediante oficios: 017-DAI-2015-14441-05-BY, 018-DAI-2015-14441-05-BY y 020-DAl-

2015-14441-05-BY, de 28 de mayo de 2015, dirigidos al Director Provincial de El Oro,

Supervisor de Conservación Vial - Experto en Infraestructura y Mecánico,

respectivamente, se les solicitó los procedimientos y soluciones tomadas al respecto.

El Director Provincial no proporcionó respuesta a! requerimiento realizado por ei

Equipo de Auditoría.

Mediante memorando MTOP-CON_ORO-2015-1392-ME de 4 de junio de 2015, e!

Supervisor de Conservación Vial - Experto en Infraestructura del período de gestión

entredi 30 de noviembre de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2014, indicó:/k iJú é J

6

“ ...en lo referente a la inform ación solicitada a cerca de l registro histórico de los vehículos y m aquinarias de la Dirección Provincial, me perm ito indicar que se realizó la entrega de los datos solicitado...-Adjunto dos ejemplares escaneados... ”

La documentación “Registro Histórico de Equipos”, presentada por el Supervisor de

Conservación Vial - Experto en Infraestructura, no justifica la recomendación, por

cuanto de dos ejemplos presentados no registran el mantenimiento actualizado del

equipo y maquinaria, estos se encuentran con registro de mantenimiento al 22 de

febrero y 14 de mayo de 2011, referente a la Volqueta Internacional con registro DT

466; asi como del 4 de febrero de 2014, en referencia al Distribuidor de Asfalto

Volkswagen con registro 27-036.

Con memorando MTOP-CON_ORO-2015-1390-ME de 4 de junio de 2015, el

Mecánico del periodo de gestión entre el 1 de octubre de 2012 hasta el 31 de

diciembre de 2014, señalo:

“...Ingresé a prestar servicios a la institución e l 1 de octubre de 2012, en calidad de m ecánico autom otriz y m i superior era e l Ing..., quien a los dos meses aproxim adam ente dejó la D irección Provincial de E l Oro, seguramente por estas circunstancias jam ás fue de m i conocim iento la exigencia producto de l examen de auditoría que m otiva e l presente oficio, es más nunca se me realizó la entrega-recepción de l Ing. ... a l compareciente, por tanto, desconozco s i ha im plem entado e l registro histórico. Sin embargo, se viene haciendo e l registro histórico de vehículos y maquinaria no precisam ente en un form ulario sino en e l libro que contiene e l h is to ria l..."

Lo manifestado por ei Mecánico del periodo de gestión entre el 1 de octubre de 2012

hasta el 31 de diciembre de 2014, no justifica la recomendación debido a que el

funcionario debió haber mantenido un “Registro Histórico de los Vehículos y

maquinarias”, con la finalidad de ejercer un adecuado control sobre la utilización de los

repuestos adquiridos

Comentario: Bienes entregados en Comodato

“ ...R ecom endación 12 A la D irecto ra P rovincial.-D ispondrá a l Supervisor de Servicios Inslitucionales-Guardalm acén, que en forma constante proceda al control y supervisión de los bienes entregados en comodato por la Dirección Provincial de Obras Públicas de E l Oro, a los organismos Seccionales..."

Q rc l'íd t)

C08Estado Actua l: Incumplida

Mediante oficios: 017-DAI-2015-14441-05-BY y 022-DAI-2015-14441-05-BY de 28 de

mayo de 2015, dirigidos al Director Provincial de El Oro y Supervisor de Servicios

Institucionales respectivamente, se les solicitó los procedimientos y soluciones

tomadas al respecto.

El Director Provincia! y el Supervisor de Servicios institucionales del período de

gestión entre el 4 de enero de 2010 hasta el 31 de diciembre de 2014, no dieron

respuesta al requerimiento efectuado por el Equipo de Auditores.

Com entario: Elaboración de Tomas Físicas

“ ...R ecom endación 15.- A l C o o rd in a d o r F inanciero.-D ispondrá que se realice la constatación física de los bienes, p o r ¡o m enos una vez a l año, para ¡o cual designará e l personal necesario, e l m ismo que será independiente de las funciones de registro y custodia de los bienes, lo que perm itirá cruzar inform ación con los saldos contables y en e l caso de se r necesario, realizar los ajustes pertinentes... ”

Estado Actua l: Incumplida

Mediante oficio 023-DAI-2015-14441-05-BY de 28 de mayo de 2015, dirigido al

Supervisor Financiero del período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de

diciembre de 2014, se solicitó los procedimientos y soluciones tomadas al respecto.

El Supervisor Financiero no proporcionó respuesta al requerimiento efectuado por e!

Equipo de Auditoría.

No se observó lo que establece Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

Titulo III, Deberes y Atribuciones Generales, Art. 77 Máximas autoridades, titulares y

responsables, literal c), que establece:

“...C olaborar y disponer la cooperación d e l personal a su cargo con los auditores gubernam entales y aplicar las m edidas correctivas establecidas en las recom endaciones de a u d ito ría ...".

Así como, el Art. 92 Recomendaciones de auditoría, que manifiesta:

“...Las recom endaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones de l Estado y a sus servidores, deben se r aplicadas de manera inmediata y con e l carácter de obligatorio; serán objeto de seguim iento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General de l Estado... ”,

Los funcionarios a quienes estaban dirigidas las recomendaciones no efectuaron

periódicamente evaluaciones para asegurar su cumplimiento, lo que originó que

algunas deficiencias persistan y afecten al desarrollo eficiente de las actividades

administrativas y financieras.

Conclusión

Del seguimiento efectuado a veinte y cuatro recomendaciones constantes en el

informe, se estableció que se cumplieron veintiuno que representan el 87,56%, dos no

se cumplieron, equivalentes al 8,33%, una se cumplió parcialmente que corresponde

al 4,11%, lo que demuestra que existió un porcentaje aceptable de cumplimiento; por

lo que es importante que se fortalezca el sistema de control interno con la

implemeníación de todas las recomendaciones.

Recomendación

Al Subsecretario Regional Zonal 7

1. Dispondrá al Director Provincial, elabore el cronograma para la implantación

inmediata y el seguimiento en el proceso de implantación de las recomendaciones

emitidas por la Contraloría General del Estado y la Auditoría Interna, a fin de

asegurar su cumplimiento oportuno, lo que permitirá corregir las deficiencias y

fortalecer el sistema de control interno institucional.

Inventario de bodega de bienes en existencias y de larga duración

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial de turno de la Dirección Provincial del

Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, durante los años 2010, 2011,

2012, 2013 y 2014, no efectuaron ni mantuvieron actualizado el inventario físico de

bienes en existencias y de larga duración.

Con oficio 004-DAI-2015-14441-05-BY de 14 de mayo de 2015, el Equipo de Auditoría

solicitó a la Analista de Contabilidad Provincial, lo siguiente:y Vi,'/.//

1 , • ' 9

“...Los responsables de las bodegas rem itían m ensualmente, los movim ientos de los bienes en existencias y de bienes de larga duración y en caso de tener respuesta positiva indicar s i los saldos físicos eran conciliados con saldos de cada cuen ta ...".

Mediante comunicación de 21 de mayo de 2015 ia Analista de Contabilidad de la

Dirección Provincial de Ei Oro, al respectó manifestó;

“...S i presentan las cuentas de Bodega mensuales, pero no se concilian con saldos físicos, ya que en e l Dpto. de Contabilidad realizan los ingresos por m edio de un program a de Inventarios de Bodega que operamos en esta Dirección...

Con oficio 029-DAI-2015-14441-05-BY de 5 de junio de 2015, el Equipo de Auditoría

solicitó la causa al Asistente de Guardalmacén Provincial de la siguiente observación:

“...N o se mantuvo un inventario actualizado de bienes en existencias y de larga duración durante los años 2011, 2012, 2013 y 2014, debido a que la Analista de Contabilidad Provincial efectuaba los ingresos a l m encionado sistem a m anteniéndose un inventarío contable valorado y no físico...

El Asistente de Guardalmacén Provincial, no proporcionó respuesta al requerimiento

efectuado por el Equipo de Auditoría, hasta la fecha de la conferencia final de

comunicación de resultados.

El Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del

Sector Público, Capítulo I Del Ámbito de aplicación y de los sujetos, Art. 3 Del

procedimiento y cuidado, establece:

...E l Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, deben tener inform ación sobre los bienes y m antener un inventarío actualizado de estos..."

No se observó la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos

405-06 Conciliaciones, que manifiesta:

...Las conciliaciones son procedim ientos necesarios para verificar la conform idad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la inform ación financiera registrada. Perm ite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regulaciones cuando sean necesarias..."

10

Y la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y

personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos 406-05

Sistema de Registro, que indica:

“...Se establecerá un sistem a adecuado para e l control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración....-La actualización, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno...".

El Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público,

emitido por la Contraloría General del Estado, con Acuerdo No. 012 CG, Capítulo II

Organización estructural y funcional de área de administración y control de los activos

fijos, Almacén- Bodega, establece lo siguiente:

“...M antener actualizado e l inventario físico de bienes m uebles e inmuebles, sum inistros y m ateriales... ”.

Este hecho se originó debido a que los Asistentes de Guardalmacén Provincial del

período de gestión entre el entre el 4 de enero de 2010 y hasta el 14 de julio de 2011 y

del 29 de julio de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2014, no elaboraron un inventario

físico de bodega de bienes en existencias y de larga duración, además la falta de

revisión a las actividades de los mencionados servidores, por parte del Supervisor de

Servicios Institucionales de! período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de

diciembre de 2014, ocasionó que no se pueda efectuar la conciliación de los saldos

físicos de bodega con los saldos valorados contables.

Con oficios 041, 042 y 043-DA1-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se

comunicó los resultados provisionales sobre esta observación a los Asistentes de

Guardalmacén Provinciales y al Supervisor de Servicios institucionales, sin obtener

respuesta, hasta ia fecha de la conferencia final de resultados.

Conclusión

Los Asistentes de Guardalmacenes Provinciales, no mantuvieron un inventario físico

actualizado de bienes en existencias y de larga duración, durante los años 2010, 2011,

2012, 2013 y 2014, así como la falta de revisión a las actividades efectuadas por los

mencionados servidores, por parte del Supervisor de Servicios Institucionales,/ /TXt ■

11

GIO

ocasionó que no se pueda mantener un inventario físico consolidado de bienes en

existencias y de larga duración, lo que no permitió efectuar la conciliación con los

saldos contables pertinentes.

Recomendaciones

Al Director Provincial

2. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales realice la supervisión a las

actividades efectuadas por el Asistente de Guardalmacén en relación a la

elaboración del inventario físico de bodega de bienes en existencias y de larga

duración, con el propósito de mantener un inventario consolidado que permita

conciliar los saldos fisicos con los saldos contables.

3. Dispondrá a la Analista de Contabilidad Provincial que al momento de recibir de la

Asistente de Guardalmacén Provincial ios movimientos de los bienes en

existencias, efectúe la conciliación de información con ios datos que mantiene

contabilidad y realice el registro de los movimientos en form a diaria, semanal o

máximo mensual; además, elabore y legalice con la Asistente de Guardalmacén

Provincial el acta de conciliación de saldos, a fin de disponer de resultados

consolidados.

4. Dispondrá a la Analista de Contabilidad Provincial realice los cruces de Información

de los bienes de larga duración con el Asistente de Guardalmacén Provincial, con

el propósito de establecer las diferencias e investigarías para proceder con el

registro de los ajustes que correspondan, de tal manera que se pueda mantener

saldos reales y confiables.

Baja de bienes en existencias y de larga duración

En la Dirección Provincial de El Oro, se observó que se mantienen en las bodegas y

patios del Campamento de Machala bienes en existencias y de larga duración que se

encuentran en estado de obsoletos, deteriorados, en desuso y dañados, sin que se

haya efectuado la baja de los mismos y por consiguiente su chatarrización.

Mediante memorando MTOP-S!NST_ORO-2014-416-ME de 28 de agosto de 2014, el

Asistente de Guardalmacén Provincial de El Oro, da a conocer al Supervisor de

12

Servicios Institucionales el “Detalle de bienes obsoletos y en mal estado que se

mantienen en bodega”, señalando;

“...A l respecto debo a usted indicar que existen repuestos, materiales, y otros que desde su fecha de adquisición no han tenido movimiento, en algunos casos p o r más de 10 años, siendo estos que se encuentran deteriorándose y perdiendo su valor a más de ocupar espacio en las perchas.- Además, se encuentra en la bodega maquinaria, vehículos inservibles; repuestos y llantas viejas utilizadas, que fueron cambiadas con nuevos y otros bienes en m al estado obsoletos, m otivo por e l cual considero necesario se realice e l trám ite para la baja, donación o venta, según sea e l caso... ”.

Con memorando MTOP-ADM_ORO-2014-434-ME de 15 de septiembre de 2014, el

Supervisor de Servicios Institucionales, da a conocer al Director Provincial de Ei Oro el

“Detalle de Bienes Obsoletos y en mal estado”, indicando:

“ ...D isponer a l Supervisor Financiero, que proceda a la designación de un servidor para que realice la inspección previa de los bienes reportados y con la asistencia de un técnico conocedor en la m ateria (MECANICO), de acuerdo a lo dispuesto en e l A rtículo 13 y 79 del Reglamento Genera! Sustitutivo Para el Manejo y Adm inistración de Bienes de l Sector Público, los mismos que rem itirán inform e certificado y en medio m agnético precisando e l estado de los bienes... ”.

Mediante memorando MTOP-DPDO-2014-2512-ME de 15 de septiembre de 2014, el

Director Provincial de El Oro, dio a conocer al Supervisor Financiero de la Dirección

Provincial de El Oro, lo siguiente;

“ ...M e perm ito DISPONER a Ud. Designar un servidor (Delegado) del área financiera y un asistente técnico conocedor de la m ateria (mecánico) para que realice la inspección previa de los bienes reportados en listado adjunto proporcionado por e l Sr... GUARDALMACEN DEL M TOP DE EL ORO...

Con memorando MTOP-FlNAN_^ORO-2014-89-ME de 16 de septiembre de 2014, el

Supervisor Financiero de la Dirección Provincial de El Oro, efectúa la designación para

que realicen la inspección de los bienes obsoletos y en mal estado que se mantienen

en la bodega, a la Asistente Administrativa del Campamento de Pinas y al Tornero de

El Oro, señalando:

“ ...Delego a ustedes, de conform idad a l Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Publicado en e l Registro O ficial Nro. 378 de 17 de Octubre 2006 Capitulo VIH de las Bajas, A rtículos Nros. 79, 80 y 81 para que procedan a la verificación y establecer e l estado de estos bienes, a fin de que em itan e l inform e correspondiente...

13

\J ^ ±

Mediante memorando MTOP-RRHH_ORO-2014-96-ME de 11 de noviembre de 2014,

la Asistente Administrativa del Campamento de Riñas presentó al Supervisor

Financiero de la Dirección Provincial de El Oro, el informe de bienes obsoletos entre

los que constan suministros y materiales, muebles y enseres, equipo informático,

vehículos y maquinaria pesada; realizado a la bodega del Campamento de Machala

de la Dirección Provincial, en la que indicó:

“ ...M e perm ito hacer conocer a usted, que luego de haber realizado la Inspección y verificación de los BIENES OBSOLETOS Y EN MAL ESTADO que se m antienen en INVENTARIO DE LA BODEGA de la D irección Provincial del MTOP de E l Oro, en coordinación con e l Sr...delegado para esta verificación, adjunto a l presente se servirá encontrar e l Inventario de Bienes Obsoletos que han sido debidamente constatados y verificados a fin de que se proceda a dar de baja...

Con memorando MTOP-FINAN_ORO-2014-114-ME de 28 de noviembre de 2014, el

Supervisor Financiero dio a conocer al Director Provincial de El Oro, lo siguiente:

“...R em ito a usted e l inform e de la com isión designado para e l efecto, a fin de que disponga a l área correspondiente para continúe con e l proceso Adm inistrativo de Baja de B ienes...".

En memorando MTOP-DPDO-2014-3262-ME de 01 de diciembre de 2014, e! Director

Provincial de El Oro dispuso al Supervisor de Servicios Institucionales, el siguiente

requerimiento:

"... A fin de que disponga a l área correspondiente para continúe con e l proceso Adm inistrativo de Baja de B iene s...''

Mediante memorando MTOP-DPDO-2015-1396-ME de 19 de mayo de 2015, el

Director Provincial de El Oro solicita al Director Provincial de Loja, lo siguiente:

“...P o r m edio de l presente me perm ito so lic ita r a Ud. M uy cordialmente, autorice la m ovilización de l Ingeniero M ecánico de su D irección para que nos ayude a realizar un INFORM E TECNICO y abalice la inform ación presentada p o r la comisión asignada donde presento un inform e para dar de baja de bienes de vehículos y m aquinaria...

En memorando MTOP-ADM_ORO-2015-206-ME de 20 de mayo de 2015, el

Supervisor de Servicios Institucionaies, sugiere al Director Provincial de El Oro, que:

...Una vez recibido Inform e de bienes de existencias y de larga duración por parte de la com isión asignada y donde m anifiesta que estos bienes que se

14

detallan en los anexos ya no se utilizan en la D irección Provincial del MTOP de E l Oro y donde recomienda continuar e l trám ite adm inistrativo de Baja y saneam iento de Bodegas.- Donde sugiero se rem ita e l listado de bienes reportados como obsoletos en desuso, a las diferentes Direcciones Provinciales del M inisterio y en caso de que se requiera algún bien, que realice e l requerim iento respectivo y se procederá a realizar la transferencia respectiva... ”.

Cabe indicar que del informe presentado por la Comisión de bienes obsoletos, se

mantienen vehículos, maquinarla pesada y equipo caminero obsoletos, mismo que se

detalla a continuación:

No. Descripción dei Bien Estado1 RODILLO MULLER REO. #09-631 MOD. VAP70L

SER#52-01204OBSOLETO

2 RODILLO PERKINS 32828B CHASIS 943B726 REG# 21-021 DINAPAC

OBSOLETOS-

3 RETROEXCAVADORA CARG. MACA CASE REG 15-016

OBSOLETOS -

4 TRACTOR DE ORUGA FIAT ALUS REG 10-013 MOD14 C CH

OBSOLETOS

5 CARGADORA SOBRE RUEDAS MRC Y REG. 14- 091 MOD DRESSER INT. 520-C

OBSOLETOS

6 TRACTOR KOMATSU D6-CA8 M0D.6D 125 MOTOR 323496 REG 3 10-011

OBSOLETOS

7 DISTRIBUIDOR DE ASFALTO NAVISTAR INTER SER. MOD 4900 AÑO 1990

OBSOLETOS-

8 MOTONIVELADORA JHON DEERE MOD. 670V MOTORO DIESEL REG, 12-089

OBSOLETOS

9 MOTONIVELADORA DRESSER REG 3 12-075 OBSOLETOS10 TRACTOR CATERPILAR.MOD. D6C A DIESEL

MOD. #3306103 REG. 01-501OBSOLETOS

11 CARGADORA ARTICULADA FIAT ALLIS REG. # 14-040

OBSOLETOS

12 VOLQUETA HIÑO REG. 04-047 MOD. KB 212 OHASIS 23153

OBSOLETOS

13 Vni OlIFTA MERCEDES BENZ REG. 04-095 OBSOLETOS -

14 Vni OUFTA NAV, INTERNACIONAL REG. 04-200 OBSOLETOS15 VOLQUETA HIÑO REG. 04-050 OBSOLETOS16 v n i OUFTA MERCEDES BENZ REG. 04-099 OBSOLETOS17 VOl OUFTA MERCEDES BENZ REG. 04-100 OBSOLETOS18 CAMIONETA FORD F-150 REG. 01-081 OBSOLETOS19 CAMIONETA CHEVROLET REG. 01-089 OBSOLETOS20 CAMIONETA TOYOTA REG. 01-014 OBSOLETOS21 CAMIONETA CHEVROLET REG. 04-713 OBSOLETOS22 CAMIONETA PICK-UP REG. 01-141 OBSOLETOS23 CAMIONETA SUPERCABINA REG, 01-042 OBSOLETOS —

24 CAMIONETA TOYOTA REG. 01-204 4X2 DOBLE CABINA.

OBSOLETOS

25 JEEP MONTERO MITSUBISHI REG. 02-151 OBSOLETOS26 TROOPER CHEVROLET REG. 02-056 OBSOLETOS27 ,IFFP GOECOL PLOMO REG. # 02-090 OBSOLETOS28 PLATAFORMA SCANIA REG. 37-118 M-DLT 111 OBSOLETOS29 TANOUERO DE AGUA REG. 06-046 OBSOLETOS -30 CARRO TALLER NISSAN DIESEL REG. 41-007 OBSOLETOS

'i ir 15

T 1 o •J .í. c

31 BUS NISSAN REG. 42-009 CARROCERIA OBSOLETOSMETALICA

Por otra parte, se detallan los equipos informáticos en estado obsoletos:

No. D escripc ión del Bien Estado1 IMPRESORA EPSON LX-300 OBSOLETOS2 MONITORES OBSOLETOS3 IMPRESORA EPSON LX-300 OBSOLETOS4 IMPRESORA LX-300 OBSOLETOS5 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL 1410

SCANT/FAX/FOOBSOLETOS

6 COMPUTADOR INTEL CORE 2 DUO OBSOLETOS7 IMPRESORA HP 02460 OBSOLETOS8 IMPRESORA HP MULTIFUNCIONAL OBSOLETOS9 COMPUTADOR INTEL CORE 2 DUO OBSOLETOS10 COMPUTADORAS DE COMUNICACION HP

INCLUYE 6 CD, MANUAL. LICENCIAOBSOLETOS

11 IMPRESORA A INYECCION MTF HP PHOTOSMART C5580

OBSOLETOS

12 IMPRESORA A INYECCION MTF HP 4280 OBSOLETOS13 UPS TRIPP LITE MOD. 1000LCD OBSOLETOS14 IMPRESORAS INYECCION MTF PHOTOSMART

C4780OBSOLETOS

15 COMPUTADOR DE ESCRITORIO COMPLETAS OBSOLETOS16 COMPUTADOR DE ESCRITORIO COMPLETAS OBSOLETOS17 IMPRESORA HP PHOTOSMART C 4680 OBSOLETOS18 IMPRESORA HP DESJET F4480 OBSOLETOS19 IMPRESORAS HP MULTIFUNCIONAL DE 1 F448 OBSOLETOS20 IMPRESORA HP DESKET 4180 MULTIFUNCIÓN OBSOLETOS21 COMPUTADOR INTEL CORE 2 DUO TECLADO.

PARLANTE. DISCO DURO.OBSOLETOS

22 REGULADOR VPS VOLTAJE 500 WATTS OBSOLETOS23 IMPRESORA MULTIFUNCION HP C4280 OBSOLETOS24 MONITOR LCD SAMSUNG WIDE SCREEN 20" OBSOLETOS25 UPS 550U INTERNET TRIPPLTE OBSOLETOS26 EQUIPO CONTROL BIOMETRICO TARJETA

HUELLA SERIE UNL 012116 35COBSOLETOS

27 EQUIPO CONTROL BIOMETRICO TARJETA HUELLA SERIE UNL 01213140®

OBSOLETOS

28 EQUIPO CONTROL BIOMETRIO TARJETA HUELLA SERIE UNL 01213141®

OBSOLETOS

29 EQUIPO CONTROL BIOMETRIO TARJETA HUELLA SERIE UNL 01213342

OBSOLETOS

30 EQUIPO CONTROL BIOMETRIO TARJETA HUELLA SERIE UNL 01211635

OBSOLETOS

Sin embargo, no se sustenta al mencionado documento un informe técnico de un

ingeniero mecánico a los 31 automotores, y de un ingeniero informático a los 30

equipos informáticos, los mismos que abalicen el estado de cada uno de los bienes

que se encuentran en el Campamento de Machala y por tanto se pueda dar de baja y

pi;oceder a la chatarrización de los bienes señalados./y-

16

Cabe señalar que en el informe de la Comisión, no constan las firmas del otro

delegado para esta actividad, y del Supervisor Financiero de la Dirección.


Sector Público, Capitulo IV Del Egreso de Bienes, establece:

“ ...A rt. 13.- Inspección previa.- E l Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, en concordancia con e l artículo anterior, informará por escrito a la máxima autoridad y a l Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieran vuelto inservibles, obsoletos o hubieran dejado de usarse. E l Jefe Financiero designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los m ism os...S i de l inform e de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios en la entidad u organismo, concluirá e l trám ite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá de conform idad con las normas que constan en los siguientes artículos de este capítulo...


emitido por la Contraloria General del Estado, con Acuerdo No. 012 CG, Capitulo V

Procedimientos Generales para el ingreso y egreso de activos fijos, establece:

“ ...E l Delegado realiza la inspección de ser necesario con la ayuda de técnicos en la m ateria y elabora e l inform e correspondiente, en e l que precisa e l estado de los bienes y s i éstos son inservibles, obsoletos o han dejado de usarse y sugerirá la baja o la m odalidad de la enajenación según corresponda. Informe que con la firma de l D irector o Jefe Financiero, envía a la Dirección A dm inistrativa...".

No se observó lo que establece la Norma de Control Interno para las entidades,

organismos del sector público y personas juridicas de derecho privado, 406-11 Baja de

bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto, que expresa:

“...Los bienes que p o r diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido m otivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.- Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos adm inistrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino fin a l...".

Mediante Registro Cficial 628 de 7 de julio de 2009 y Decreto Ejecutivo 1791-A, el

Presidente de la República del Ecuador, en ei Art. 1 Decreta:

“...Todas las entidades y organism os de la adm inistración pública central e institucional deberán disponer la chatarrización de los vehículos, equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves, buques, materiales, tuberías, equipos inform áticos y todos los demás bienes de sim ilares características, que

17

o • n\J Ju o

hubieren sido declarados obsoletos o inservibles y cuya venta no fuere posible o conveniente de conform idad de l Reglamento G eneral de Bienes de l Sector Público.- Para e l efecto dichas entidades y organism os rem itirán trim estralm ente a l M inisterio de Industrias y Productividad, la lista de los bienes antes referidos junto con e l inform e técnico correspondiente que justifique plenamente e l proceso de chatarrización, luego de cum plir con e l proceso de egreso y baja de los bienes obso le tos...’’.

La falta de gestión oportuna para la baja de los bienes de existencias y de larga

duración por parte dei Asistente de Guardalmacén Provincial del período de gestión

entre el 29 de julio de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2014 y del Supervisor de

Servicios Institucionales del período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de

diciembre de 2014, así como la ausencia de una adecuada conformación de

profesionales a la Comisión de bienes obsoletos y en mal estado, por parte del

Supervisor Financiero del período de gestión desde el 4 de enero de 2010 hasta el 31

de diciembre de 2014, ocasionó que se encuentren en las bodegas del Campamento

de Machala una gran cantidad de bienes en existencias y bienes de larga duración

como: muebles y enseres, equipo de oficina y equipo informático, así como en los

patios del mismo Campamento se encuentren automotores, maquinaria y equipo

caminero, en estado de obsoletos, deteriorados y sin utilización, ocupando espacio

físico innecesariamente.

Con oficios 042. 043 y 044-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se

comunicó los resultados provisionales sobre esta observación al Asistente de

Guardalmacén Provincial, Supervisor de Servicios Institucionales y al Supervisor

Financiero, sin obtener respuesta, hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

Conclusión

En la Dirección Provincial de El Oro, se observó que en las bodegas y patios del

Campamento de Machala se mantienen bienes en existencias y de larga duración que

se encuentran en estado de obsoletos, deteriorados, en desuso y dañados, sin que se

haya efectuado la baja y chatarrización de los mismos, debido a la falta de gestión

oportuna, por parte del Asistente de Guardalmacén Provincial y del Supervisor de

Servicios Institucionales; además la ausencia de una adecuada conformación de

profesionales afines a la Comisión de bienes obsoletos y en mal estado, por parte del

Supervisor Financiero, ocasionó que éstos bienes se encuentren ocupando espacios

físicos en forma injustificada y dentro de los registros de la Dirección, sobrestimando

los saldos de dichos bienes sin ser utilizados. k k d tJctÁ c/^y

18

Recom endaciones

A l D irector Provincia l

5. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales realice las gestiones

necesarias para que los bienes en existencias y de larga duración que se

encuentren en desuso sean entregadas a las diferentes Direcciones Provinciales

que lo requieran para su utilización; y en caso que no hubiere interesados en los

mismos, efectué los trámites necesarios para la baja de estos bienes de acuerdo a

normativa vigente, con el propósito de sanear las bodegas de la Dirección.

6. Dispondrá al Supervisor Financiero designe una Comisión de Profesionales

Técnicos afines a la materia, distinto del encargado de la custodia o uso de los

bienes, para que realicen la inspección física de los mismos que se encuentran en

las bodegas de la Dirección Provincial de El Oro del MTOP, con la finalidad de que

la Comisión presente el informe en el que se determine el estado actual de los

bienes de larga duración.

7. Dispondrá al Supervisor Financiero efectúe el seguimiento oportuno al resultado

del informe técnico del ingeniero mecánico sobre el estado de los 31 automotores

que se mantiene en el Campamento de Machala y elaborará el respectivo informe

a la máxima autoridad, a fin que se proceda a la autorización de las acciones

tendientes a la baja y chatarrización de los bienes de acuerdo a lo establecido en

el procedimiento legal vigente.

Hojas de v ida de bienes de larga duración

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial de la Dirección Provincial de El Oro del

MTOP, no mantuvieron una hoja de vida útil de cada bien de larga duración, en la que

conste un historial con sus respectivos ingresos, egresos, movimientos, novedades,

daños, reparaciones, ubicación valor residual y baja.

Mediante oficio 029-DAI-2015-14441-05-BY de 5 de junio de 2015, el Equipo de

Auditoría solicitó la causa al Asistente de Guardalmacén Provincial de la siguiente

observación:

19

'■ ,1 i j 'i

..N o se elaboró una hoja de vida ú til de cada bien de larga duración, en la que conste un historia l con sus respectivos ingresos, egresos, movim ientos, novedades, daños, reparaciones, ubicación valor residual y ba ja ....”.




Con oficio 026-DAI-2015-14441-05-BY de 29 de mayo de 2015, el equipo de auditoría

solicitó la causa ai Supervisor de Servicios institucionales sobre la siguiente

observación:

“...Ausencia de las Hojas de Vida Ú til de cada bien o tipo de bien, en e l que se detalle su historial, con sus respectivos m ovim ientos, novedades, valor residual y baja...".

El Supervisor de Servicios Institucionales, no proporcionó respuesta al requerimiento




Sector Público, Capítulo 1 Del Ámbito de aplicación y de los sujetos, Art. 3.- De!


“...E l Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener inform ación sobre los bienes y m antener un inventario actualizado de éstos; además es su obligación form ular y m antener actualizada una hoja de vida ú til de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos m ovim ientos, novedades, valor residual y baja... En e l registro de la vida ú til de l bien se anotará su ingreso, y toda la inform ación pertinente, como danos, reparaciones, ubicación y su egreso ...".

Lo expuesto se suscitó debido a que los Asistentes de Guardalmacén Provincial del

período de gestión entre el entre el 4 de enero de 2010 y hasta e! 14 de julio de 2011 y

del 29 de julio de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2014; no efectuaron un control de

los bienes de larga duración mediante hojas vida útil por cada bien; así como la falta

de verificación a las actividades realizadas por los mencionados servidores por parte

del Supervisor de Servicios Institucionales del período de gestión del 4 de enero de

2010 al 31 de diciembre de 2014, ocasionó que no se pueda determinar sus

movimientos: ingresos y egresos, ubicación, traslado, daños y reparaciones.jA í/j'-Z c é .

20

Con oficios 041, 042 y 043-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se


Guardalmacén Provincial y al Supervisor de Servicios Institucionales, sin obtener

respuesta de los mencionados servidores, hasta la fecha de la conferencia final de

resultados.

C onclusión

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial, no mantuvieron hojas de vida útil, en el

que conste el historial de cada bien de larga duración, así como la falta de verificación

a las actividades efectuadas por los mencionados servidores por parte del Supervisor

de Servicios Institucionales, originó que no se pueda determinar de ios bienes de larga

duración los movimientos de ingresos y egresos, valor residual, baja, ubicación, daños

y reparaciones.

Recom endación

Al D irecto r Provincia l

8. Dispondrá ai Supervisor de Servicios Institucionales, instruya al Asistente de

Guardalmacén Provincial, aperture hojas de vida útil por cada bien, de tal manera

que se pueda mantener un control de ingresos, egresos, novedades, daños,

reparaciones, bajas, entre otros, gestión que permitirá disponer de una base de

datos de bienes de larga duración en el que se identifique el estado real de los

mismos.

Actas de entrega recepción de bienes en existencias y de larga duración

En la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, en

las adquisiciones de bienes en existencias y de larga duración que corresponden a

ínfima cuantía, se verificó que no se elaboraron las correspondientes actas entrega

recepción de los bienes entre los Asistentes de Guardalmacén Provincial y el

Proveedor, según consta el detalle en el anexo 2.



observación:

21

r. ‘ r:U J- J

“...Falta de elaboración de Actas Entrega Recepción de los bienes en existencias y de larga duración entre e l Proveedor y e l Asistente de Guardalmacén P rovincia l...".





solicitó la causa al Supervisor de Servicios Institucionales sobre la siguiente

observación:

“...Falta de elaboración de Actas de Entrega Recepción de los bienes en existencias y de larga duración entre e l Proveedor y e l Asistente de Guardalmacén...





Sector Público, Capítulo III De las Adquisiciones, Art. 10.- Inspección y recepción,

establece;

“...Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados p o r e l servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conform idad a la norm ativa interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejará constancia en un acta con la firm a de quienes los entregan y reciben... ”

Así como, la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado, 405-04 Documentación de Respaldo

y su Archivo, que manifiesta:

“...Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto perm itirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, com probación y análisis...

Lo observado se originó debido a que los Asistentes de Guardalmacén Provincial del

período de gestión entre el 4 de enero de 2010 y hasta el 14 de julio de 2011, y de)

22

29 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2014, no elaboraron la respectiva Acta

Entrega Recepción de los bienes en existencias y de larga duración con los

Proveedores, además la falta de revisión a las actividades de los mencionados

servidores, por parte del Supervisor de Servicios Institucionales del período de gestión

del 4 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2014, ocasionó que no se mantenga

evidencia de la entrega de los bienes recibidos a satisfacción por los responsables de

la Bodega.




respuesta, hasta la fecha de ia conferencia final de resultados.

C onclusión

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial, en algunos casos no elaboraron las

correspondientes actas entrega recepción de los bienes en existencias y de larga

duración con los Proveedores, lo que originó que no se mantenga evidencia de la

entrega de los bienes recibidos de conformidad por los responsables de la Bodega y

por consiguiente su registro.

Recom endación

AI D irecto r Provincia l

9. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales instruya a la Asistente de

Guardalmacén Provincial, que una vez entregados los bienes en existencias y de

larga duración por los Proveedores, verifique las características de ios mismos, con

el propósito que se elabore la respectiva acta de entrega recepción de los bienes

entre la Asistente de Guardalmacén Provincial y el Proveedor, a fin de mantener

documentación soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad

y veracidad de la transacción.

23

U S

Constataciones físicas de bienes en existencias y de larga duración

En la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, no

se realizaron constataciones físicas a los bienes en existencias y de larga duración,

por lo menos una vez al año, por los periodos 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014.

Con oficio 026-DAI-2015-14441 -05-BY de 29 de mayo de 2015, el Equipo de Auditoría


observación:

“...N o se han realizado constataciones físicas a los bienes en existencias y de larga duración por los años 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014...





público y personas jurídicas de derecho privado, 406-10 Constatación física de

existencias y bienes de larga duración, que manifiesta:

“...Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez a l año. E l personal que Interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo e l registro y m anejo de los conceptos señalados,...-D e esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante e l proceso de constatación física y conciliación con la inform ación contable, serán Investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización de l servidor responsable; tam bién se identificarán los bienes en m al estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o rem ate según corresponda ..."


emitido por la Contraloría General del Estado, con Acuerdo No. 012CG, Capítulo VII

Inventario y Constatación Física de los Activos Fijos, establece:

“ ...P lanificación y ejecución.- La D irección Adm inistrativa con su unidad de Activos Fijos conjuntam ente con la D irección Financiera y la asesoría de la Auditoría Interna, planificará las diligencias de las constataciones físicas, en las que intervendrán servidores independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de los activos fijos y, una vez que cuente con la aprobación de la autoridad com petente dispondrá su ejecución, cuyos

24

resultados se presentarán en e l acta o inform e correspondiente con sus respectivos anexos... ”.

La falta de realización de constataciones físicas de bienes en existencias y de larga

duración, por los años 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014, y la ausencia de planificación

de esta actividad por parte de los Supervisores de Servicios Institucionales y

Financiero de los períodos de actuación del 4 de enero de 2010 al 31 de diciembre de

2014 respectivamente, ocasionó que la entidad no cuente con información veraz y

oportuna para la toma de decisiones de las autoridades.

Con oficios 043 y 044-DAI-2015-14441 -05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó los

resultados provisionales sobre esta observación a los Supervisores de Servicios

Institucionales y Financiero, sin obtener respuesta, hasta la fecha de la conferencia

final de resultados.

C onclusión

En la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, los

Supervisores de Servicios Institucionales y Financiero, no planificaron efectuar

constataciones físicas de bienes en existencias y de larga duración, por ios años 2010,

2011, 2012, 2013 y 2014, lo que ocasionó que los saldos establecidos para los bienes

de la entidad, no sean confiables y oportunos para la toma de decisiones de las

autoridades.

Recom endaciones

Al D irecto r Provincial

10. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales planifique anualmente la

verificación física de los bienes de larga duración y solicitará al Supervisor

Financiero, nombre una comisión conformada por servidores ajenos al registro y

custodia de bienes para que efectúen está actividad.

25

0 1 7

Al S uperv iso r Financiero

11. Dispondrá a la Analista de Contabilidad Provincial, una vez obtenido el resultado

de la constatación fisica efectué la conciliación contable de los bienes de larga

duración, lo que permitirá establecer diferencias y registrar los ajustes respectivos.

M antenim iento corre c tivo y preven tivo de m aquinarias y equ ipos

En la Unidad de Supervisión de Conservación Vial, el Jefe de Campamento de

Machala y el Experto de Infraestructura Provincial, no dispusieron diseñar y ejecutar

programas de mantenimiento preventivo y correctivo a la maquinaria y equipo

caminero de la Dirección Provincial de Ei Oro del MTOP.

Con oficio 016-DAI-2015-14441-05-BY de 28 de mayo de 2015, el Equipo de Auditoria

solicitó la causa al Experto de Infraestructura Provincial, sobre la siguiente

observación;

“...N o se m antenía program as de m antenim iento preventivo y correctivo de ios vehículos, maquinaria pesada y equipo cam inero durante los años 2010, 2011 2012, 2013 y 20 1 4 ...”.

Con Memorando MTOP-CON_ORO-2015-1380-ME de 4 de junio de 2015, el Experto

de Infraestructura Provincial, respectó al Mantenimiento correctivo y preventivo de

maquinarias y equipos, señaló:

“...M e perm ito inform ar la m ecánica se encuentra en e l cam pam ento Machala. no han venido realizando estas actividades por no contar con un Ingeniero Mecánico, a pesar que estuvo uno en e l año 2011 -2012 no hizo n i dejo enseñando como es de llevar esta actividad, por lo que se necesita un Ing. Mecánico para que se responsabilice de esas actividades necesarias para e l buen funcionam iento de la m aquinaria, a pesar de esto los señores mecánicos han tratado de llevar a su m anera toda la inform ación que corresponde a esta activ idad ..."

No se observó lo que establece el Reglamento de Vehículos del Sector Público,

emitida por la Contraloría General de! Estado, mediante Acuerdo No. 007-CG de 2 de

abril de 2003, Capitulo II Del Control y Mantenimiento Vehicular, Art. 12.

Mantenimiento Preventivo y Correctivo, que manifiesta:

“ ...E l cuidado y m antenim iento m ecánico de los vehículos, se lo efectuará en los talleres de la Institución y podrá se r preventivo y correctivo; e l prim ero se lo realizará en forma periódica y program ada, antes de que ocurra e l daño y la

26

consecuente inm ovilización del vehículo; y e l segundo se lo efectuará a l ocurrir estos eventos.-Para tales fines se utilizará e l form ulario “Control de m antenim iento”, en e l que constarán los datos de la última revisión o reparación y e l aviso de la fecha en que debe efectuarse e l siguiente...".

Así también, la Norma de Control Interno para las entidades, organismos dei sector

público y personas jurídicas de derecho privado, 406-13 Mantenimiento de Bienes de

larga duración, que indica:

“ ...La entidad velará en forma constante por e l m antenim iento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionam iento y prolongar su vida útil... ”.

Y el Acuerdo No. 036, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, publicado en Registro Oficial de Edición

Especial No. 93-2 de 30 de noviembre de 2010, respecto a las Atribuciones y

Responsabilidades, código 4.2.2.1.2 Conservación de la Infraestructura Provincial del

Transporte, Equipos y Maquinaria Provincial, a.- Productos y servicios, establece:

“ ...1. Plan de m antenim iento y conservación de equipos y m aquinaria...-2. inform e de ejecución de l plan de m antenim iento de vehículos y maquinaria pesada... ”.

Lo mencionado se originó debido a que el Jefe de Campamento de Machala del

período de gestión entre el 4 de enero de 2010 y hasta el 30 de noviembre de 2011 y

el Experto de Infraestructura Provincial del período de gestión del 30 de noviembre de

2011 al 31 de diciembre de 2014, no dispusieron diseñar y ejecutar programas de

mantenimiento preventivo y correctivo a la maquinaria y equipo caminero, lo que

ocasionó que no se pueda verificar los trabajos efectuados a los automotores de una

manera periódica y programada, así como que no se pueda conservar los bienes en

estado óptimo de funcionamiento y se pueda prolongar su vida útil.

Con oficios 045 y 046-DAI-2015-14441 -05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó los

resultados provisionales sobre esta observación al Jefe de Campamento de Machala

y al Experto de Infraestructura Provincial, sin obtener respuesta de los mencionados

servidores, hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

27

g : sConclusión

No se mantienen programas de mantenimiento preventivo y correctivo a la maquinaria

y equipo caminero de la Dirección Provincial de El Oro del Ministerio de Transporte y

Obras Públicas, debido a que el Jefe de Campamento de Machala y el Experto de

Infraestructura Provincial, no dispusieron diseñar y ejecutar dichos programas, lo que

ocasionó que no se pueda verificar los trabajos efectuados a ios automotores de una

manera periódica y programada, así como que no se pueda conservar los bienes en

estado óptimo de funcionamiento y se pueda prolongar su vida útil.

Recomendación


12. Dispondrá al Experto de infraestructura Provincial, elabore una planificación para el

mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria y equipo pesado

perteneciente a la Dirección Provincial de El Oro, así como utilice el formulario de

Control de mantenimiento" en el que conste la información de la última revisión o

reparación y la indicación de la fecha en la que se deberá realizar el siguiente

control del automotor, gestión que permitirá disponer de información necesaria,

para evaluar el costo beneficio que implica el mantenimiento de la maquinaria y

equipo en esta Dirección.

Ordenes de m ovilización de la maquinaria y equipo caminero

No se pudo verificar en el archivo del Área de Conservación Vial, las respectivas

órdenes de movilización para el traslado de la maquinaria y equipo caminero de la

Dirección Provincial de El Oro del MTOP, correspondientes a los meses de abril a

diciembre del año 2012, así como de todo el año 2013.

Por tal motivo con oficio 027-DAI-2015-14441-05-BY de 28 de mayo de 2015, el

Equipo de Auditoria solicitó la causa al Experto de Infraestructura Provincial, sobre la

siguiente observación:

“...N o se pudo verificar las Órdenes de M ovilización de los vehículos, maquinaria y equipo pesado de l Campamento de M achala correspondiente a

, tos meses de abril a diciem bre de 2012 y de l año 2013...". y /j-n ^ K y /lü 'ik .

28

Con memorando MTOP-CON_ORO-2015-1381-ME de 4 de junio de 2015, el Experto

de Infraestructura Provincial, en relación a las Órdenes de Movilización, manifestó:

“...R esulta que e l control de la m ovilización de vehículos, maquinaría y equipo pesado se lo deja documentado en tres instrum entos de lo mismo que son: Órdenes de M ovilización, Disposiciones de Trabajo y Órdenes de Combustible. En la especie los tres documentos justifican la m isma situación m otivo del requerim iento, mas ocurre que de los meses y año indicado en su com unicación no se encuentra las Órdenes de M ovilización lo que se debe a que se ha traspapelado ta l documentación, pues la misma no se encuentra...

Inobservándose la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado 406-09 Control de vehículos oficiales,

que en la parte pertinente señala;

"...Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas, camiones, canoas y botes con m otor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc;) que por necesidades de servicio, deben se r utilizados durante o fuera de los días y horas laborales, requieren la autorización expresa del nivel superior... obligatoriam ente contarán con la respectiva orden de m ovilización...”.

Así como, la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado, 405-04 Documentación de respaldo y

su archivo, que manifiesta:

“...Toda entidad pública dispondrá de evidencia docum ental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones adm inistrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoria, as í como para inform ación de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos...".

Lo comentado se suscitó debido a que ei Experto de Infraestructura Provincial del

período de gestión de! 30 de noviembre de 2011 al 31 de diciembre de 2014, no

proporcionó las correspondientes órdenes de movilización de los meses de abril a

diciembre del año 2012, así como de todo ei año 2013, para la maquinaria y equipo

caminero de la Dirección Provincial de El Oro, lo que ocasionó que se desconozca e!

objeto de su movilización, trabajo que iba a realizar y su ubicación; es decir, la

movilidad de estos bienes no estuvo amparada con un documento que justifique su

accionar.

29

C19

Con oficio 046-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó los

resultados provisionales sobre esta observación, al Experto de Infraestructura

Provincia!, sin obtener respuesta, hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

Conclusión

En el Área de Conservación Vial, no se pudo confirmar en el archivo, las respectivas

órdenes de movilización para el traslado de la maquinaria y equipo caminero de la

Dirección Provincial de El Oro del MTOP, correspondientes a los meses de abril a

diciembre del año 2012, así como de todo el año 2013, lo que ocasionó que se

desconozca el objeto de su movilización, trabajo que iba a realizar y su ubicación; es

decir, la movilidad de estos bienes no estuvo amparada con un documento que

justifique su accionar.

Recomendación

Al Director Provinciai

13. Dispondrá al Experto de Infraestructura Provincial que en base al informe de

Distribución de Maquinaria a distintos sitios de trabajo, se emita las respectivas

Ordenes de Movilización de la Maquinaria y Equipo Caminero en el SITOP, las

mismas que deberán ser autorizadas por la máxima autoridad de la Dirección a fin

de garantizar su uso correcto.

Cobertura de seguros de bienes de larga duración

La Dirección Provincial de El Oro, no efectuó la contratación de una póliza de seguros

durante el período del análisis, para proteger ante eventuales riesgos a los bienes

muebles de oficina, equipos informáticos; así como de 47 automotores que mantiene

la Dirección Provincial, en 33 casos tos vehículos y maquinaria pesada no fueron

asegurados en su totalidad, sin embargo en los 14 casos restantes los automotores

fueron asegurados parcialmente en diferentes fechas no cubriéndose en su totalidad el

período de cobertura de los seguros.

Con oficio 024-DA1-2015-14441 -05-BY de 28 de mayo de 2015, el Equipo de Auditoría

solicitó la causa al Supervisor de Servicios Institucionales, sobre la siguiente

o b s e rv a d ^ :

30

“....N o fueron considerados para la cobertura de una Póliza de Seguros, los bienes de larga duración como: Equipos informáticos, Muebles y Enseres, a s í como de 47 autom otores que m antiene la Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de E l Oro, en 33 casos los vehículos y maquinaria pesada no fueron asegurados en su totalidad durante e l periodo de análisis de la esta auditoría, m ientras que en los 14 casos restantes los autom otores fueron asegurados parcialm ente en diferentes fechas...”.

El Supervisor de Servicios Institucionales con memorando MTOP-ADM_ORO-2015-

259-ME del 16 de junio de 2015, manifestó:

“...E n atención a oficio No. 024-DAI-2015-14441-05-BY, suscrito por Ud. Donde solicita se le inform e la causa por lo que no fueron considerados para la cobertura de una Póliza de Seguros, los bienes de larga duración como: Equipos inform áticos. Muebles y Enseres, a s í como de 47 autom otores que mantiene la Dirección Provincial de Transporte y Obras Púdicas de E l Oro, en 33 casos los vehículos y maquinaria pesada no fueron asegurados en sus totalidades durante e l periodo de análisis de esta auditoría, m ientras que en los 14 casos restantes los autom otores fueron asegurados parcialm ente en diferentes fechas.-Le puedo m anifestar que respecto a los vehículos de la Dirección Provincia! que se han comprado en e l año 2009 y 2010 se ha contratado póliza de Seguros y de los vehículos pesados que fueron transferidos en e l año 2011 de la M atriz a esta Dirección, también se contrato (sic) póliza de seguros, a l respecto de los vehículos livianos y pesados que tiene esta Dirección que en su m ayoría son de los años 1987 - 1990 - 2000, no se les ha podido contratar pólizas de seguro por su vetustez, tomando en cuenta e l oficio enviado s/n con fecha 03 de jun io del 2014, em itido por la Aseguradora Sucre.-AI respecto de Bienes Muebles e inmuebles y equipos inform áticos no se recibieron las instrucciones debidas de las autoridades competentes para iniciar estos procesos.-Cabe indicar que para e l año 2015 se realizó (sic) e l proceso de la contratación de pólizas de seguros como lo indico (sic) la Asegura Sucre como cliente corporativo donde se incluyó (sic) bienes m uebles e inmuebles, enseres y equipo inform áticos en un solo proceso por Régimen Especial... ”.

Lo citado por el Supervisor de Servicios Institucionales no modifica lo comentado por

Auditoría Interna, por cuanto, en el período de análisis del presente examen especial,

en su calidad de administrador de los bienes, no evidencia documentadamente las

gestiones ante las autoridades pertinentes que le hayan permitido canalizar acciones

respecto de los vehículos que por su antigüedad no son objeto de aseguramiento y de

los demás bienes para protegerlos contra eventuales siniestros.

Con oficio 054, 055, 056, 057 y 058-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015,

el Equipo de Auditoría solicitó la causa a los Directores Provinciales del período de

gestión comprendidos entre el 24 de marzo de 2010 hasta el 30 de noviembre de

2011; del 1 de (^¡em bre de 2011 al 28 de diciembre de 2012; desde el 21 de enero

31

g :o

hasta el 2 de agosto de 2013; del 5 de agosto de 2013 al 8 de mayo de 2014, y desde

el 14 de mayo al 31 de diciembre de 2014 respectivamente, sobre la siguiente

observación:

“...N o se efectuó en su oportunidad e l trám ite para la protección en su totalidad de los vehículos, maquinaria pesada, m uebles de oficina y equipo informático, a través de ¡a contratación de una Póliza de Seguros... ”

Sin embargo los Directores Provinciales correspondientes a los períodos de gestión

comprendidos entre el 24 de marzo de 2010 hasta el 30 de noviembre de 2011; del 1

de diciembre de 2011 al 28 de diciembre de 2012; desde el 21 de enero hasta el 2

de agosto de 2013 y del 5 de agosto de 2013 al 8 de mayo de 2014, no proporcionaron

respuesta al requerimiento efectuado por el Equipo de Auditoría, hasta la fecha de la

conferencia final de comunicación de resultados.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, en contestación a!

oficio 057 -DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, el Director Provincial del

MTOP- El Oro, del período de gestión del 14 de mayo al 31 de diciembre de 2014,

mediante comunicación de 7 de julio de 2015, señaló:

“...En lo que respecta a los vehículos de la D irección Provincial que se adquirieron entre los años 2009 y 2010 se ha contratado póliza de Seguros y de los vehículos pesados que fueron transferidos a finales del año 2011 de la M atriz a esta Dirección, tam bién se contrato (sic) póliza de seguros. Con relación a los vehículos livianos y pesados que tiene esta D irección que en su m ayoría sus m odelos corresponden a los años 1987 - 1990 - 2000, no se les ha podido contratar pólizas de seguro p o r su vetustez, tom ando en cuenta e l oficio enviado s/n con fecha 03 de jun io de l 2014, em itido p o r la Aseguradora Sucre.- Respecto de Bienes M uebles e Inm uebles y equipos inform áticos no se recibieron las instrucciones debidas de las autoridades com petentes para Iniciar estos procesos. . ."

Lo comentado por e! Director Provincial no modifica lo mencionado por Auditoría

Interna, por cuanto no presenta informes técnicos de los responsables de las áreas de

mecánica, respecto de los vehículos livianos y pesados; administrativo e informática,

en relación a los bienes muebles e inmuebles y equipo informático, que certifiquen el

grado de vetustez de estos bienes que les hubiese permitido tomar acciones para

protegerlos contra diferentes riesgos,

'~ p .ic v ^ n í̂

32


público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos,

406-06 Identificación y protección, que establece:

La protección de los bienes inciuye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicam ente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia...

Así como, el Art. 17 Seguros de los Vehículos y Patrocinio, del Capítulo III Del

Personal Responsable, del Reglamento de Vehículos del Sector Público, emitida por

la Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo No. 007-CG de 2 de abril de

2003, que señala:

“...Los vehículos pertenecientes a entidades públicas serán asegurados contra accidentes, robos, riesgos contra terceros. Las pólizas serán contratadas con com pañías nacionales, en las condiciones más adecuadas para la Institución y de conform idad con lo que disponen las leyes y reglamentos pertinentes...".

Además, el Art. 12 Seguros de los vehículos, del Capítulo III De los Automotores, del

Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las entidades de

Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido mediante Acuerdo 005-

CG-2014 de 20 de enero de 2014, que establece::

“ ...Los vehículos pertenecientes a las entidades para las que rige e l presente reglamento, deben contar con e l Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT, estar asegurados contra accidentes, incendios, robos, riesgos contra terceros y contar con e l servicio de rastreo satelital. Las pólizas pueden contratarse con com pañías nacionales debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en las condiciones más favorables para la institución y de conform idad con lo que dispone la normativa vigente... ”

Lo expresado se originó debido a que el Supervisor de Servicios Institucionales del

período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2014 y los Directores

Provinciales de los períodos de gestión: entre el 24 de marzo de 2010 hasta el 30 de

noviembre de 2011, del 1 de diciembre de 2011 al 28 de diciembre de 2012, desde el

21 de enero hasta el 2 de agosto de 2013, del 5 de agosto de 2013 al 8 de mayo de

2014 y desde el 14 de mayo al 31 de diciembre de 2014, no efectuaron en su

oportunidad el trámite para la protección en su totalidad de los vehículos y maquinaria

pesada, muebles de oficina y equipo informático, a través de la contratación de una

Póliza de Seguros, lo que daría lugar a que en caso de producirse su pérdida o

destrucción, no se pueda obtener su restitución,

yvcv

1w - X

Con oficio 040, 043, 047, 048, 049 y 050-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de

2015, se comunicó los resultados provisionales sobre esta observación, al Supervisor

de Servicios Institucionales y a los Directores de los períodos de gestión de esta

auditoría, sin obtener respuesta del Supen/isor de Servicios Institucionales y del

Directores Provinciales, hasta ia fecha de la conferencia final de resultados, excepto

el Director Provincial del período de gestión del 24 de marzo de 2010 al 30 de

noviembre de 2011, con comunicación de 22 de junio de 2015, manifestó:

“ ...En cuanto a l m obiliario existente y adquirido en forma parcia l no se estableció dentro de m i adm inistración un mandato para su protección con una cobertura de seguros para bienes de larga duración, pero s i en lo referente a la legalización de ¡as propiedades de esta dirección provincial... ”.

Situación que no modifica el comentario, por cuanto no se efectuó el aseguramiento de

los bienes de larga duración de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y

Obras Públicas de El Oro, mediante una Póliza de Seguros contra todo riesgo.

Conclusión

En la Dirección Provincial de El Oro del MTOP, no se realizó la contratación de una

póliza de seguros, para proteger ante eventuales riesgos a los muebles de oficina,

equipos informáticos; así como en 33 casos ¡os vehículos y maquinaria pesada no

fueron asegurados en su totalidad, sin embargo en 14 casos adicionales los

automotores fueron asegurados parcialmente en diferentes fechas, no cubriéndose en

su totalidad el período de cobertura de los seguros, este hecho ocasionó que los

referidos bienes, no estén protegidos frente a potenciales riesgos que pudieran ocurrir

y en caso de producirse su pérdida o destrucción, no se pueda obtener su restitución.

Recomendación

A! Director Provincial

14. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales, efectuó el trámite

correspondiente con el objeto de contratar una póliza de seguros, para proteger

todos los bienes de larga duración de la Dirección Provincial de El Oro,

procedimiento que permitirá que los bienes se encuentren protegidos ante

potenciales riesgos y afectaciones que incidan en la integridad de los mismos.

34

Actas Entrega Recepción a cu s to d io s de los bienes

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial no han elaborado las respectivas actas de

entrega recepción de los bienes de larga duración a los servidores custodios de los

bienes de la Dirección Provincial de El Oro; sin embargo, elaboraron un documento

denominado Tarjeta de Responsabilidades, en el que constan las firmas de

responsabilidad de ios custodios y no del Asistente de Guardalmacén Provincial.



observación:

“...N o se ha elaborado las respectivas Actas de Entrega Recepción de los bienes de larga duración a los servidores custodios de los bienes de la Dirección Provincial de E l O ro... ”.






observación:

“ ...N o se han elaborado las respectivas Actas Entrega Recepción a los servidores custodios de los bienes de larga duración por parte de l Asistente de Guardalm acén... ”.





Sector Público, Capítulo III De las Adquisiciones, Art. 11.- Uso y conservación de

bienes, detalla;

“ ...Una vez adquirido e l bien e i Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa com unicación a l Jefe de la unidad a la cual se destina e l bien lo entregará a l servidor que lo va a m antener bajo su custodia, mediante la

J 35

o S Cf

respectiva acta de entrega recepción, quien velará p o r la buena conservación de los m uebles y bienes confiados a su guarda, adm inistración o utilización, conforme las disposiciones legales y reglam entarias correspondientes...

Esta situación se originó debido a que los Asistentes de Guardalmacén Provincial del

período de gestión entre el 4 de enero de 2010 y hasta el 14 de julio de 2011 y del 29

de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2014, no consideraron necesario elaborar las

actas entrega recepción, en razón que mantienen un documento con todas las

especificaciones de los bienes y legalizado con la firma de los custodios y sin la firma

de responsabilidad de los Asistentes de Guardalmacén Provincial, asi como, la falta de

revisión a las actividades de los mencionados servidores, por parte del Supervisor de

Servicios Institucionales del período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de

diciembre de 2014, ocasionó que no se mantenga un documento que formalice el

respaldo de la custodia de los bienes asignados.




respuesta, hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

Conclusión

Los Asistentes de Guardalmacén Provincial no elaboraron las respectivas actas de

entrega recepción de los bienes de larga duración a los servidores custodios de los

bienes de la Dirección Provincial de El Oro, sin embargo mantienen un documento con

las especificaciones de los bienes y legalizado con la firma de los custodios, pero sin

la firma de responsabilidad de los Asistentes de Guardalmacén Provincial, lo que

originó que no se disponga de dicho documento que formalice y evidencie el respaldo

y la custodia de los bienes asignados.

Recomendación


15. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales instruya a la Asistente de

Guardalmacén Provincial, que en lugar de las Tarjetas de Responsabilidad,

elabore las respectivas actas de entrega recepción con las firmas conjuntas de

responsabilidad de los custodios de los bienes y la Asistente de Guardalmacén

Provincial, a fin que la custodia de los bienes institucionales esté debidamente

respaldada y garantizada.

C ertificac iones de recursos d ispon ib les

En la Dirección Provincial del MTOP de El Oro, en el proceso para las adquisiciones

de bienes en existencias y de larga duración por ínfima cuantía por los años 2010,

2011 y 2013, el Supervisor de Servicios Institucionales solicito la disponibilidad

presupuestaria al Supervisor Financiero responsable de presupuesto, sin embargo no

elaboró la respectiva certificación presupuestaria, previo a la adquisición de los

mismos, según consta en anexo 3.

Se inobservó lo que establece el Art. 24 la Ley de Contratación Pública, que indica:

“...Las entidades previam ente a la convocatoria, deberán certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación...".

Y el Art. 115 Certificación Presupuestaria del Código Orgánico de Planificación y

Finanzas Públicas, que manifiesta:

“...N inguna entidad u organism o público podrán contraer compromisos, celebrar contratos, n i autorizar o contraer obligaciones, sin la em isión de la respectiva certificación presupuestaria...

Por otra parte ei Acuerdo No. 036, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional

por Procesos de! Ministerio de Transporte y Obras Públicas, publicado en Registro

Oficial de Edición Especial No. 93-2 de 30 de noviembre de 2010, respecto a las

Atribuciones y Responsabilidades, código 4.2.3.1.1 Gestión Administrativa Financiera,

Financiero, que establece:

“ ...3. Informe de control y registro contable y presupuestario...-10. Informes periódicos de ejecución presupuestaria...-11. Informes de disponibilidad e fectiva ...”

Este hecho se originó, debido a que el Supervisor Financiero responsable de

Presupuesto del período de gestión entre el 4 de enero de 2010 hasta el 31 de

diciembre de 2014, no elaboró la respectiva certificación por ínfima cuantía, pese a

que el Supervisor de Sen/icios Institucionales solicito la disponibilidad presupuestaria,

además la Analista de Contabilidad y la Pagadora Provincial de los períodos de

37

0 2 3

gestión del 2 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014 y del 4 de enero de 2010

hasta el 31 de diciembre de 2014 respectivamente, no verificaron que dichos

documentos se encuentren adjuntos a los Comprobantes Únicos de Registro, lo que

ocasionó que se hayan realizado pagos sin contar con el respaldo del mencionado

documento.


comunicó los resultados provisionales sobre esta observación al Supervisor

Financiero, Analista de Contabilidad y la Pagadora Provincial, sin obtener respuesta,

hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

Conciusión

El Supervisor Financiero responsable de Presupuesto, no elaboró la certificación

presupuestaria en las adquisiciones de bienes en existencias y de larga duración por

ínfima cuantía por los años 2010, 2011 y 2013, pese a que el Supervisor de Servicios

Institucionales solicito la disponibilidad presupuestaria, lo que ocasionó que se hayan

realizado pagos sin contar con el respaldo del mencionado documento.

Recomendaciones


16. Dispondrá al Supervisor Financiero responsable de Presupuesto, que ha solicitud

de disponibilidad presupuestaria del Supervisor de Servicios Institucionales,

elabore la respectiva certificación presupuestaria de disponibilidad de fondos, con

la finalidad de respaldar la legalidad, veracidad y pertenencia de las transacciones

respectivas.

Al Supervisor Financiero

17. Dispondrá a la Analista de Contabilidad y la Pagadora Provincial, verifiquen que a

los Comprobantes Únicos de Registro se adjunte la correspondiente certificación

presupuestaria, lo que permitirá que las operaciones a realizarse estén

garantizadas con la disponibilidad de fondos,

c x Á i' X ?

38

Maquinaria entregada por la Dirección General de Aviación Civil

El 12 de agosto de 2013 se efectuó un Acta de Entrega Recepción Provisional entre la

Dirección Genera! de Aviación Civil y !a Dirección Provincial del Ministerio de

Transporte y Obras Públicas de El Oro de ia siguiente maquinaria;

No.CLASE DE VEHICULO MARCA PLACA AÑO MODELO

SERIEMOTOR CHASIS

1MAQUINA F1

(CON RASTRA) AKSO NOBEL 1996

CRM500- 2527 PAV- 150 64Z15213

2SEMIREMOLQUE AKSO NOBEL s/n 1996 CB 4000 s/n s/n

3SEMIREMOLQUE AKSO NOBEL s/n 1996 CB 4000 s/n s/n

4 VOLQUETA CHEVROLET UEA626 1995 9LN01666 CM95303702

5

VOLQUETA DISTRIBUIDOR DE ASFALTO DAC-468 1992 2BK29672 88310534-2347

6 RANUDADOR ROTOMIL DAC-480 1981 PR-225 87-148 87144-90N39860

7COMPRESORLIMPIADOR NLB CORP 2000 1115-65-24 992210-1 6200D-1 %

8 VOLQUETA CHEVROLET UEA- 627 1995 9LN01685 CN95303611

9MICROASFALTADORA AKSO NOBEL CRM 500 64Z15213

Fuente: Acta Entrega Recepción Provisional

Cabe indicar como antecedente a la legalización del mencionado documento, el

Director General de Aviación Civil y la Directora Administrativa de la misma entidad,

manifestaron:

“ ...E l D irector General de Aviación Civil, con Resolución No. 240/2013 de agosto 7, 2013 dispuso a los funcionarios encargados de adm inistración y custodia de la maquinaria pesada de la DGAC, se encarguen de la transferencia gratuita a los bienes a l MTOP, m ediante la suscripción del Acta Entrega Recepción.-Con memorando DGAC-RX-2013-0843-M de agosto 9, 2013 la D irectora Adm inistrativa en la parte pertinente indica “...P or ¡o expuesto, es necesario que esté presente un delegado del área de Activos fijos, para que conjuntam ente con Transportación procedan a realizar la entrega de la maquinaria pesada a l MTOP y se elabore un documento provisional, que servirá para la delegación de l acta de entrega recepción definitiva... ”.

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39

r\ -> iU M 4

Así como, en el Acta entrega Recepción Provisional que fue legalizada el 12 de agosto

de 2013, por parte de los delegados del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y la

Dirección General de Aviación Civil, no constan ¡a legalización de los Jefes

Financieros de las instituciones antes señaladas.

Sin embargo han transcurrido quinientos siete días, sin que se haya efectuado la

legalización del Acta Entrega Recepción Definitiva con sus respectivos valores de ¡a

maquinaria a la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de

El Oro, y por consiguiente ios bienes no hayan sido ingresados al patrimonio de la

Dirección, así como no se encuentren matriculadas a la fecha de corte de esta

auditoría a nombre de la Dirección Provincial.


Sector Público, Capítulo VII De la Entrega Recepción, Art. 64.- Entrega - recepción y

examen especial, que establece:

"...Cuando se trate de entrega - recepción entre dos organism os o entidades distintas intervendrán los je fe s financieros respectivos y los guardalm acenes de bienes o quienes hagan sus veces de cada entidad, como encargados de la conservación y adm inistración de los bienes de que se tra te ...”.

Asi como, el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público, Capítulo X Disposiciones Generales, Art. 100.- Actas, que

establece:

“ ...Las actas que se form ulen según este este reglam ento, serán suficientes para los asientos contables respectivos, y en ellas se hará constar e l número de orden, la descripción com pleta de los bienes, los de las piezas o partes, e l valor y otros que se juzguen necesarios, tales como marcas, modelos, color y características...".

El hecho comentado se originó debido a que el Asistente de Guardalmacén Provincial

del período de gestión del 29 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2014, no realizó

las gestiones necesarias para que se efectué la legalización del Acta Entrega

Recepción Definitiva con sus respectivos valores de los bienes de larga duración

entregados por la Dirección General de Aviación Civil a la Dirección Provincial del

Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, así como el Supervisor de

Servicios Institucionales del período de gestión entre el 4 de enero de 2010 hasta el 31

de diciembre de 2014, no procedió a efectuar el seguimiento oportuno al trámite hasta

SU finalización, lo que ocasionó que hayan transcurrido quinientos siete días, sin que

40

estos bienes se encuentren registrados su ingreso a! Patrimonio de la Dirección, y a

su vez no hayan sido matriculados las maquinarias hasta la fecha de corte de esta

auditoría.

Con oficios 042 y 043-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó

los resultados provisionales sobre esta observación al Asistente de Guardalmacén

Provincial y al Supervisor de Servicios Institucionales, sin obtener respuesta, hasta la

fecha de la conferencia final de resultados.

C onclusión

No se ha efectuado la legalización del Acta Entrega Recepción Definitiva con sus

respectivos valores de los bienes de larga duración entregados por la Dirección

General de Aviación Civil a la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras

Públicas de El Oro, lo que ocasionó que hayan transcurrido quinientos siete días, sin

que estos bienes se encuentren registrados su ingreso al Patrimonio de la Dirección, y

a su vez no hayan sido matriculadas las maquinarias a la fecha de corte de esta

auditoría.

Recom endación

Al D irector Provincia l

18. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales, efectué las gestiones

necesarias con la Dirección de General de Aviación Civii, para la legalización del

Acta Entrega Recepción Definitiva de la Maquinaria entregada por ia mencionada

entidad, en el mencionado documento; intervendrán para su legalización los Jefes

Financieros y Guardalmacenes; y a su vez establecerá con el apoyo de personal

técnico la valoración de dichos bienes, con el propósito que la maquinaria

entregada sea ingresada al patrimonio de la Dirección Provincial, así como

disponer de los saldos reales.

Ingresos de bienes de larga duración entregados por el GAD

El Gobierno Provincial Autónomo del Oro ei 7 de agosto de 2014, realiza la entrega en

calidad de donación de 165 bienes por un monto de 251 516, 43 USD a la Dirección

Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, con laC lu V ic /n iá </

(7 41

n -'C . U — «j

correspondiente Acta Entrega Recepción entre los Guardalmacenes y Responsables

Financieros, sin embargo han transcurrido ciento cuarenta y siete días, y el Asistente

de Guardalmacén Provincia! no ha efectuado el respectivo ingreso de los mencionados

bienes al inventario de la institución.


Sector Público, Capítulo I Del Ámbito de aplicación y de los sujetos, Art. 3.- Del


“...E l Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener inform ación sobre los bienes y m antener un inventario actualizado de éstos; además es su obligación form ular y m antener actualizada una hoja de vida ú til de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos m ovim ientos, novedades, valor residual y baja... En e l registro de la vida ú til de l bien se anotará su ingreso, y toda la inform ación pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso ...".

Así también el Capítulo III De las Adquisiciones, Art. 10.- Inspección y recepción,

manifiesta:

“...Adquirido e l bien e l Guardalmacén de Bienes, hará e l ingreso correspondiente y abrirá la hoja de vida ú til o historia de l m ismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los casos pertinentes, inform ación adicional sobre su ubicación y e l nom bre de l servidor a cuyo servicio se encuentre...”

Lo comentado se originó debido a que el Asistente de Guardalmacén Provincial del

período de gestión de! 29 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2014, no efectuó el

ingreso de los bienes entregados por el Gobierno Autónomo Descentralizado

Provinciai de El Oro, así como el Supervisor de Servicios Institucionales del período de

gestión entre el 4 de enero de 2010 hasta el 31 de diciembre de 2014, no realizó un

seguimiento oportuno a las actividades realizadas por el Asistente de Guardalmacén,

este hecho ocasionó que hayan transcurrido ciento cuarenta y siete días, sin que los

mencionados bienes no hayan sido ingresados al Patrimonio de ia Dirección.

Con oficios 042 y 043-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó

los resultados provisionales sobre esta observación al Asistente de Guardalmacén

Provincial y al Supervisor de Servicios Institucionales, sin obtener respuesta, hasta la

fecha de la conferencia final de resultados.

42

C onclusión

El Asistente de Guardalmacén Provincial, no ha realizado el ingreso de 165 bienes

entregados en calidad de donación por el Gobierno Provincial Autónomo del Oro a ia

Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, lo que

ocasionó que hayan transcurrido ciento cuarenta y siete días, sin que los mencionados

bienes no hayan sido ingresados al Patrimonio de la Dirección, subestimando los

saldos reales por este concepto.

Recom endación

Al S uperv iso r de S erv ic ios Instituc iona les

19, Dispondrá a la Asistente de Guardalmacén Provincial, efectué la correspondiente

verificación e ingreso de los bienes entregados por el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de El Oro al inventario de la Dirección, con la finalidad

que los bienes sean registrados al patrimonio de la entidad.

Inventarlo de Equipo In fo rm ático

No se mantiene actualizado el inventario de equipos informáticos de la Dirección

Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, debido a que el

Analista de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Provincial, no ingreso en

su listado algunos equipos que se mantienen en el Inventario de Bodega de Machala,

como se detalla a continuación:

No.

EQUIPOS QUE CONSTAN EN EL INVENTARIO DE BODEGA DE MACHALA Y QUE NO CONTAN EN EL INVENTARIO

INFORMATICO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE EL ORO

1 IMPRESORA HP OESKET 4180 MULTIFUNCION

1 IMPRESORA MULTIFUNCION HP C4280

1 IMPRESORA EPSON LX-300

1 IMPRESORA EPSON LX-300

IMPRESORA LX-300

1 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL1410 SCANT/FAX/10

IMPRESORA HP 02460

(¿ujM Xxn/cA. ^

43

c : s

'1 IMPRESORA HP MULTIFUNCIONAL

■1 IMPRESORA MARCA EPSON LX 300 SERIE G8DY333187

1 IMPRESORA EPSON LX-300 PLUS COD # 308-12-002-01

-

1 IMPRESORA HP DESJETF4480

- 1 TELEFONO TIPO 4, SER FCH14469W,MRC 209 CISCO

Fuente: inventario Cantable da Bod ega de Machala

Además en su listado o registro de equipos informáticos no constan datos básicos

como: Código del activo fijo, fecha de la compra, período de garantía, proveedor del

equipo y estado del equipo.


Sector Público, Capítulo IX Mantenimiento y Control de Equipos Informáticos, Art. 97

Control, establece:

“...Corresponde a la unidad responsable de cada entidad independiente del inventario que mantenga la Unidad de Activos Fijos, m antener un listado actualizado de los equipos que conform an e l parque inform ático de la institución. E l registro deberá contener los datos básicos de cada equipo, como son: Código de activo fijo, número de serie, marca, ubicación de l bien, características principales, fecha de la compra, periodo de garantía, proveedor de l equipo y estado de l equipo, de m anera que perm ita conocer sus características...".

No se observó la Norma de Control interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos,

410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica, manifiesta;

"...7. Se m antendrá e l control de los bienes inform áticos a través de un inventario actualizado con e l detalle de las características y responsables a cargo, concillado con los registros contab les...".

Este hecho se originó debido a que el Analista de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones Provincial del período de gestión del 1 de febrero de 2013 al 31 de

diciembre de 2014, no mantuvo un listado de todos los bienes informáticos de la

Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro, lo que

ocasionó que no se cuente con un inventario actualizado con toda la información

básica que ayude a la toma de decisiones de las autoridades.

44

Con oficio 053-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se comunicó los

resultados provisionales sobre esta observación al Analista de Tecnologías de ia

Información, sin obtener respuesta, hasta la fecha de ia conferencia final de

resultados.

Con memorando MTOP-TEC_ORO-2015-20-ME de julio 3 de 2015, el Analista de

Tecnologías de la Información y Comunicación Provincial, posterior a la lectura del

informe Borrador, indicó;

“ ...P o r m edio de ia presente inform o a usted que con respecto a l inventario de bienes inform áticos que se (sic) presente a usted según lo solicitado me perm ito indicar que este inventario no está sincronizado n i actualizado a l de la bodega Machala, la razón es que e l inventario que presente (sic) es solo de equipos en uso que están operando, me falta de anexar equipos que constan en e l inventario de bodega pero estos no los he visto n i constatado su uso y su ubicación física. Se solicitara (sic) a l guarda almacén (sic) perm ita constatar estos bienes inform áticos que están en e l inventario de bodega Machala para a s í anexar y presentar un listado completo tota l de bienes inform áticos.- Adem ás aclaro que dentro de los detalles de l inventario presentado no constan códigos de activo, fecha de compra, periodos de garantía.-Estos registros o Inform ación no están a l alcance de m i unidad (tecnología) ia razón es que todos los equipos inform áticos llegan a Dirección Provincial De E l Oro por transferencias desde Quito ósea son comprados en matriz, y la parte del código contable no se anexa porque (sic) la m ayoría casi en totalidad de equipos no están ingresados a l inventario de bodega, se está presentando memorando solicitando a la parte pertinente asigne codigo contable requeridos..."

El Analista de Tecnologías de la Información y Comunicación Provincial ratifica lo

comentado por Auditoría, por cuanto menciona que los bienes informáticos que se

encuentran en la bodega de Machala no constato el estado y ubicación física, por lo

que el inventario de los mencionados bienes no se encuentra actualizado.

C onclusión

No se mantiene actualizado el inventario de equipos informáticos de la Dirección

Provincial de El Cro, debido a que el Analista de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones Provincial, no ingreso en su registro algunos equipos que se

mantienen en el Inventario de Bodega de Machala, lo que ocasionó que no se cuente

con un inventario actualizado con toda la información básica que ayude a la toma de

decisiones de las autoridades.

45

c : 7

Recomendación

Ai Director Provincial

20. Dispondrá al Analista de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Provincial, elabore un inventario actualizado con toda la información básica de

todos los equipos Informáticos de la Dirección Provincial de El Oro, así como, se

servirá conciliar sus datos con los respectivos registros contables que mantiene la

Analista de Contabilidad, con el propósito de mantener información confiable y

segura para la toma de decisiones de la autoridades cuando así lo ameriten.

Pérdida de bienes

El 4 de marzo de 2013, efectuó la denuncia el Director Provincial del Ministerio de

Transporte y Obras Públicas de El Oro, ante la Fiscalía de El Oro, la sustracción de

una Computadora Portátil, Marca DELL, Serie 13ZGDS1, batería color gris, mouse y

cargador, que se encontraba bajo custodia del Coordinador de Infraestructura de la

Dirección Provincia! del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de El Oro,

indicándose lo siguiente:

“ ...E l d ía m artes 19 de febrero del año en curso, e l Ing...C oordinador de Infraestructura (E) de l MTOP E l Oro, a l term inar su jornada de trabajo, aproxim adam ente a las 20h00 horas, apagó la com putadora portá til asignada a su persona para las labores diarias de trabajo, cuyas características... salió de la oficina quedando e l m encionado equipo sobre su escritorio, m ism o que se pudo dar cuenta de que aún se encontraba personal técnico laborando en ¡as oficinas antiguas...A l d ía siguiente, m iércoles 20 de febrero , se dirigió a! Campamento de la D irección Provincial, ubicado en esta ciudad de Machala, a las 08h00 para coordinar con e l Ing. de Conservación via l y Mecánico sobre la logística del m antenim iento via l y mecánico, regresando a su oficina aproxim adam ente a las 09h00. A l llegar a su oficina se percató de que la computadora portá til que dejo sobre su escritorio e l d ía anterior no estaba... Confirmado e l hecho de la desaparición de la com putadora portá til del escritorio de l antes referido funcionario, e l m ismo procedió a enviar un correo electrónico a l Ing...S upervisor Institucional, para hacerle conocer sobre la desaparición de l equipo en re fe rencia ...".

Sin embargo han transcurrido un año y trecientos tres días, en la que el Supervisor de

Servicios Institucionales, no dio a conocer al Supervisor Financiero la apertura de la

cuenta por cobrar a nombre del Coordinador de Infraestructura, así como no realizó

ninguna gestión paraba recuperación del bien.

46

Con memorando MTOP-DPDO-2014-2361-ME de 27 de agosto de 2014 el Director

Provincial del periodo de gestión entre el 14 de mayo al 31 de diciembre de 2014, da

conocer al Supen/isor Financiero de la Dirección Provincial del Oro y con copia a la

Analista de Contabilidad Provincial, lo siguiente:

“ ...P o r tanto, entiendo que como la investigación no va a arrojar la determ inación de ninguna responsabilidad, n i se va a identificar a l posible autor de la infracción, seguram ente se ordenará su archivo.- Como consecuencia de lo anotado la responsabilidad p o r e l bien sustraído no ha sido desvanecida, correspondiéndole a l servidor que tuvo a su cargo la misma en principio responder por ella.- En m érito a ios antecedentes expuestos, sírvase en ordenar a l Supervisor Financiero proceda a crear la cuenta por cobrar relacionada con e l bien indicado, a fin de recuperar e l valor del bien o que sea repuesto e l m ismo p o r la persona a cuyo cargo estuvo e l com putador portátil...

Cabe indicar que han transcurrido 127 días hasta la fecha de corte de esta auditoría,

en la que el Supervisor Financiero y la Analista de Contabilidad Provincial, no

aperturaron la respectiva cuenta por cobrar al custodio del bien.

Mediante comunicación de 21 de mayo de 2015, la Analista de Contabilidad Provincial,

da a conocer al Equipo de Auditoría respectó a la apertura del auxiliar de la cuenta por

cobrar por bienes perdidos, lo siguiente:

“...N o se ha aperturado e l auxiliar de cuenta por cobrar, ya que de un bien que se extravió e l funcionario verbalmente manifestó que lo iba a sustitu ir y ratificado con Memorando No. MTOP-DPDO-2015-1420-ME, que adjunto... ”.

Con memorando MTOP-DPDO-2015-1440-ME de 22 de mayo de 2015, el Analista

Jurídico Provincial, referente a la pérdida de bienes, manifestó:

"...Revisado e l archivo de i área legal de la D irección Provincial de l MTOP de El Oro, se encuentra e l expediente que contiene la Indagación Previa No. 070101813030058, que se tram ita en la Fiscalía de la Unidad Especializada en soluciones Rápidas No. 1, actualm ente a cargo de l D r...La Indagación en referencia contiene e l hecho de que presum iblemente fue sustraída la com putadora portá til Marca DELL, Serie notebook 13ZGDS1, desde e l despacho de l lng ...-A la fecha aún continúa abierta la Indagación en referencia, sin embargo, las diligencias evacuadas no revelan la determ inación de un presunto responsable del hecho. Empero, e l lng...ba jo cuya responsabilidad estuvo e l bien indicado en líneas anteriores y que fuera sustraído; y, contra quien se dispuso aperturar una cuenta por cobrar m otivado en e l hecho denunciado, según consta del Memorando MTOP-DPDO-2014-2361-ME, de fecha 27 de agosto de 2014, ha procedido a reponer e l equipo indicado según consta de l Memorando MTOP-DPDO-2015-1420-ME, del 20 de mayo de 2015...". .

cj 47

f. ■> Q O — í i

El Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector

público, Capítulo VIII, De las Bajas, en los artículos 89.- Procedencia de la baja y 90.-

Responsabilidad, respectivamente, establecen:

“...Los bienes desaparecidos p o r las causas señaladas en e l artícu lo 86. podrán ser dados de baja luego de transcurrido e l plazo de la indagación previa y con la correspondiente desestim ación fisca l con la que se ordene e l archivo del proceso..."“ ...M ientras dure la tram itación de l proceso a que diere lugar la pérdida de un

bien y solo dentro de los plazos establecidos en e l tercer inciso de Art. 87, su valor será cargado a una cuenta p o r cobrar a l servidor usuario de l bien... ”.

Las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, en el 3.2.16.1 Alcance, señala:

“...Se m antendrán auxiliares para identificar a los presuntos responsables encargados de su adm inistración, uso o custodia, quienes serán los deudores prim arios del Estado m ientras no se establezcan las responsabilidades adm inistrativas o judicia les que los casos am erite ....-E l registro contable pertinente se lo hará con e l sustento de la denuncia de la sustracción, presentada ante la autoridad com petente...

Este hecho se suscitó debido a que el Supervisor de Servicios Institucionales del

período de gestión entre el 4 de enero de 2010 hasta ei 31 de diciembre de 2014. no

dio a conocer a! Supervisor Financiero la apertura de la cuenta por cobrar a nombre

del Coordinador de Infraestructura, íranscurriéndose un año y trecientos tres días, sin

que se haya efectuado dicho proceso; así como, el Supervisor Financiero y la Analista

de Contabilidad Provincial del período de gestión del 4 de enero de 2010 al 31 de

diciembre de 2014 y entre el 2 de enero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2014

respectivamente, no dieron cumplimiento al pedido de apertura de cuenta por cobrar,

efectuado por e! Director Provincial de Ei Oro, transcurriéndose 127 días hasta la

fecha de corte de esta auditoría, sin haberse realizado dicho procedimiento, lo

comentado ocasionó que no se mantenga información apropiada y oportuna sobre la

pérdida de este bien.

Con oficios 043, 044 y 051-DAl-2015-14441-05-BY de 18 de junio de 2015, se

comunicó los resultados provisionales sobre esta observación a los Supervisores de

Sen/icios Institucionales y Financiero, así como a la Analista de Contabilidad

Provincial, sin obtener respuesta, hasta la fecha de la conferencia final de resultados.

48

C onclusión

El Supervisor de Servicios Institucionales, no dio a conocer en su oportunidad al

Supervisor Financiero la apertura de la cuenta por cobrar a nombre del custodio del

bien, así como la falta de cumplimiento al pedido de apertura de cuenta por cobrar,

efectuado por el Director Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Publicas de El

Oro, a la Analista de Contabilidad Provincial y al Supervisor Financiero, ocasionó que

no se mantenga información pertinente sobre el proceso del bien perdido.

Hecho Subsecuente

Con memorando MTOP-DPDO-2015-1420-ME de 20 de mayo de 2015, el

Coordinador Técnico de Infraestructura del Oro, da a conocer al Director Provincial de

El Oro ia reposición del bien, indicando:

“ ...Cúm plem e hacerle conocer que actuando en consecuencia a lo mencionado en e l referido memorando proced í a la adquisición de un COMPUTADOR PORTATIL, con las mismas características y valor de l COMPUTADOR en referencia, e l m ismo que está en m i poder, por lo cual quiero dejar constancia que estoy reponiendo e l bien indicado (COMPUTADOR), además agradeceré se sirva notificar a los señores Supervisor y Guardalmacén en la Dirección Provincial de l MTOP... ”.

Recom endación

AI D irecto r Provincia l

21. Dispondrá a! Supervisor de Servicios Institucionales, que en conocimiento de la

pérdida de bienes de larga duración, solicitara oportunamente al Supervisor

Financiero y a la Analista de Contabilidad Provincial, la apertura de la cuenta por

cobrar a los responsables de los bienes siniestrados no recuperados; y, de

conformidad con los procedimientos legales inicie el trámite correspondiente para

la baja de estos bienes.

A d q u is ic ió n de m oto r an terio r a su ingreso y pago

El Director Provincial del MTOP de El Oro, autorizó la adquisición de un motor nuevo

para el vehículo Chévrolet CAPTIVA, registro 02-252, automotor de los registros de la

Dirección Provincial del MTOP-Loja que presta servicios en la Subsecretaría Regional

&¿CLiíc'7Mt49

G2 9

Zona 7, por un valor de 15 500,00USD incluido el IVA, cabe indicar que no se efectuó

el procedimiento adecuado para la adquisición del bien, debido a que se emitió la

certificación presupuestaria y se elevó al portal de compras públicas con posterioridad

a su adquisición; así como, la suscripción de la requisición, por parte del Mecánico y

Agente de Compras, no requirieron de un respaldo de un informe técnico; así también,

el Asistente de Guardalmacén quien efectuó e! ingresó del citado bien, tampoco contó

con el respaldo del informe antes mencionado.

Con Resolución DPO-054-MTOP-2013 de 21 de mayo de 2013, el Director Provincial

del MTOP-EI Oro autorizó la adquisición de un motor nuevo para el vehículo Chevrolet

CAPTIVA, registro 02-252, automotor de ios registros de la Dirección Provincial del

MTOP-Loja que presta servicios en la Subsecretaría Regional Zona 7, por un valor de

15 500,00 incluido el IVA, mediante el proceso de Régimen Especial.

El Subsecretario Regional 7 mediante memorando MTOP-SUBREG7-2013-0973-ME

de 27 de mayo de 2013, dirigido al Supervisor Financiero de la Dirección Provincial El

Oro, manifestó:

“ ...Una vez que se han realizado las gestiones pertinentes ente el Departamento Financiero en la ciudad de Quito, para la adquisición de un m otor para e l funcionam iento del vehículo Chevrolet Captiva, con registro No. 02-252 que presta servicios en esta Subsecretaría Zonal 7; sírvase conforme a la documentación anexa y disposiciones em itidas, continuar con e l trám ite correspondiente y proceder con e l pago respectivo... ’’

Con oficios 030-DAI-2015-14441 -05-BY de 8 de junio de 2015 y 035-DAI-2015-14441 -

05-BY de 9 de junio de 2015, el Equipo de Auditoría solicitó al Mecánico de la

Dirección Provincial de El Oro, presente el Informe Técnico Mecánico que realizó al

citado vehículo para que suscriba las mencionadas requisiciones para la adquisición

del bien mencionado, y la no suscripción de la acta entrega recepción del mencionado

motor, quien con memorandos MTOP-CON_ORO-2015-1429-ME y MTOP-

CON_ORO-2015-1430-ME de 10 de junio de 2015, respectivamente, manifestó:

"...N o efectué proceso alguno de requisición de ta l suerte que no puedo cum plir con docum entar procedim iento alguno. Se firm ó la requisición a la que se refiere su oficio, cuando e l proceso estuvo concluido bajo responsabilidad de la D irección Provincial de Loja inclusive estaba entregada la factura que respalda la compra de l m otor indicado en líneas anteriores, entonces lo que se hizo es para efectos de l pago p o r la compra de l m otor que debía se r realizado a través de la Dirección Provincial de E l Oro, actualizar la hoja de requisición y p o rq i^ en ese momento se tuvo conocim iento de la existencia d e l memorando

50

N° MTOP-CONLOJ-2012-471-ME, firmado por e l Señor Ingeniero Mecánico ... e Informe de la Proveedora M irasol S.A., que justifican tanto la necesidad cuanto la exclusividad en la venta de bien requerido. A ello hay que sum ar la presión de l entonces Subsecretario Regional 7 ... para que se legalice dicha documentación y porque éste ya había dispuesto e l pago de la adquisición del m otor...

Mediante oficio 31-DAl-2015-14441-05-BY de 8 de junio de 2015, el Equipo de

Auditoría requirió al Agente de Compras el procedimiento que efectuó para la

adquisición del citado bien, por cuanto suscribió ia mencionada requisición como

cotizador, ante lo cual con memorando MTOP-ADM_ORO-2015-243-ME de 10 de

junio de 2015, contestó:

“...N o efectué proceso alguno de requisición de ta l suerte que no puedo cum plir con docum entar procedim iento alguno. Se firm ó la requisición a la que se refiere su oficio, cuando e l proceso estuvo concluido bajo responsabilidad de la D irección Provincial de Loja inclusive estaba entregada la factura que respalda la compra de l m otor indicado en líneas anteriores, entonces lo que se hizo es para efectos de l pago por la compra de l m otor que debía ser realizado a través de la Dirección Provincial de E l Oro, actualizar la hoja de requisición y porque en ese momento se tuvo conocim iento de la existencia de l memorando N* MTOP-CON_LOJ-2012-471-ME, firmado por e l Señor Ingeniero Mecánico ... e Inform e de la Proveedora M irasol S.A., que justifican tanto la necesidad cuanto la exclusividad en la venta de bien requerido. A ello hay que sum ar la presión de l entonces Subsecretario Regional 7 ...para que se legalice dicha documentación y porque éste ya había dispuesto e l pago de la adquisición del m otor... ”

Lo manifestado por el Mecánico y Agente de Compras, ratifican lo comentado por

auditoría, por cuanto suscribieron la requisición a pesar que el proceso de adquisición

estuvo concluido por parte de la Dirección Provincial de Loja, y tan solo por cumplir el

procedimiento, así como la disposición de pago de la adquisición del motor por el

Subsecretario Regional 7, con memorando MTOP-SUBREG7-2013-0973-ME; además

ratifica también el hecho de que el Técnico Mecánico de la Administración Central,

realizó la evaluación del motor instalado siete meses antes a la suscripción de la

requisición y por consiguiente el proceso de adjudicación.

Mediante oficio 32-DAI-2015-14441-05-BY de 8 de junio de 2015 dirigido al Director

Provincial del MTOP-EI Oro se le requirió:

“ ...E l Informe Técnico Mecánico del estado de l m otor que m otivó que el Mecánico de la Dirección a su cargó solicite m ediante requisición su adquisición, además cabe m encionar que la mencionada requisición no tiene la autorización de l Jefe de Campamento de P iñas...-Las circunstancias que originaron la suscripción de los procedim ientos de: Inicio del Proceso,

' * '0v; U

Calificación y Adjudicación, para la adquisición d e l m otor y repuestos posterior a l Informe Técnico por parte de l Técnico M ecánico de la Adm inistración Central y de la fecha de em isión de la factura de la Compañía M irasol S.A. por la venta de los bienes m encionados...-La razón(s) de la recepción de l m otor y repuestos p o r parte del Inspector de Equipos y de l Guardalmacén de la Dirección Provincial de l MTOP-Loja, sin la intervención de l M ecánico y del Guardalmacén de la D irección Provincial MTOP-EI Oro, e l prim ero porque solicitó e l m otor y repuestos, y e l segundo por haber efectuado e l ingreso a bodega de l m otor... ”.

Sin embargo, el Director Provincial no dio contestación al requerimiento efectuado por

el Equipo de Auditoría.


solicitó al Supervisor Financiero lo siguiente:

“...En base a que Inform e Técnico M ecánico del estado de l motor, que m otivó se efectúe la requisición para su adquisición y se realizó e l pa g o ...-E l m otivo que determ ino se em ita la certificación presupuestaria para la adquisición del m otor y repuestos posterior a la fecha de em isión de la factura de la Compañía M irasol S.A. p o r la venta de los bienes m encionados...-La causa p o r la que el m otor fue instalado en e l vehículo con anterioridad a l inicio d e l proceso de adquisición, de acuerdo a l Inform e Técnico p o r parte de l Técnico Mecánico de la Adm inistración C entral del M TO P ...-E l registro contable de los bienes mencionados con los ajustes respectivos p o r cuanto e l ingreso a bodega de la Dirección Provincial de E l Oro, de l m otor y repuestos, inicialm ente se lo hizo por un valor de 12 415,77 USD y posteriorm ente se realizó su reingreso a la mencionada bodega por un valor de 13 832,00 USD... -E l m otivo(s) por e l cual no se efectuó e l descargo correspondiente de l registro contable de la Unidad Financiera a su cargo, de l m otor y repuestos, toda vez que e l vehículo consta en los registros de la Bodega de la D irección Provincial de l M TOP-Loja con registro 02-252 y presta servicios en la Subsecretaría 7 ubicada en la ciudad de Loja...".

Con oficio 004-DPDO-SF de 18 de junio de 2015, el Supervisor Financiero dio a

conocer al Equipo de Auditoría, lo siguiente:

“ ... La Dirección Provincial de E l Oro no efectuó proceso alguno de requisición. Se firmó la requisición, cuando e l proceso estuvo concluido bajo responsabilidad de la D irección Provincial de Loja inclusive estaba entregada la factura que respalda la com pra de l m otor indicado en líneas anteriores, entonces lo que se hizo es para efectos de l pago p o r la compra de l m otor que debería se r realizado a través de la D irección Provincial de E l Oro, actualizar la hoja de requisición y porque en ese m omento se tuvo conocim iento de la existencia de l memorando No. MTOP-CON_LOJ-2012-471-ME, firmado p o r el Señor Ingeniero M ecánico... e inform e de la Proveedora M irasol S.A., que justifican tanto la necesidad cuanto la exclusividad en la venta de bien requerido. A ello hay que sum ar la presión de l entonces Subsecretario Regional 7 Ing...para que se legalice dicha docum entación y porque éste ya había dispuesto e l pago de la adquisición de m otor.- Con relación a l Inform e técnico

J 52

Mecánico d e l estado del motor, que m otivo (sic) se efectué la requisición para su adquisición y se realizó e l pago. Además del memorando indicada en líneas anteriores consta e l memorando Nro. MTOP- USG-2012-164-ME de fecha 22 de noviem bre de 2012 suscrito p o r e l señor... quien em ite e l inform e del Estado de l m otor del vehículo Chevrolet Captiva Reg. 02-252..- La certificación se em itió p o r disposición del D irector Provincial, mediante memorando No. MTOP- DPO-2013-1596-ME.-Todo e l proceso lo inicio (sic) la Dirección Provincial de Loja, como lo indicó en líneas anteriores.- Se procedió a regular e l valor p o r la adquisición de l m otor de l vehículo Chevrolet Captiva Reg. 02-252. Porque de conform idad a l reporte del ESIG EF M ayor A uxiliar de la Cuenta 144.01.11 Parte y repuestos lo param etriza incluido e l IVA razón por la cual se procedió a regular.- Hasta la presente fecha e l responsable de la Bodega de la Dirección Provincial de E l Oro, no hace legalizar e l traspaso del M otor de l vehículo Chevrolet Captiva Reg. 02-252. Documento habilitante para contabilizar el descargo...

Lo comentado por e! Supervisor Financiero ratifica lo manifestado por Auditoría

Interna, por cuanto el proceso del pago se efectuó posterior a la adquisición del

mencionado bien sin la documentación técnica respectiva que permita avalar la

compra, legalizando posteriormente la documentación de requisición cuando esta ya

estuvo realizada y porque ya se habia dispuesto el pago de la adquisición del motor;

además al no efectuarse la legalización de la transferencia dei bien a la Dirección

Provincial del MTOP-Loja, permite que se encuentre registrado su valor en las cuentas

contables de la entidad, sobrevaiorando las mismas.


Auditoría se solicitó al Supen/isor de Servicios Institucionales lo siguiente:

“ ...E l Inform e Técnico Mecánico del estado de l m otor que m otivó que el M ecánico solicite m ediante requisición su adquisición, además la requisición no tiene la autorización de l Jefe de Campamento de P iñas...-Las circunstancias que determ inaron efectúe e l procedim iento de adquisición del m otor y repuestos posterior a la fecha de em isión de la factura de la Compañía M irasolS.A. para su pago por la venta de los bienes mencionados y del Informe Técnico p o r parte de l Técnico Mecánico de la Adm inistración Central...-La razón(s) de la recepción de l m otor con sus accesorios por parte de l Inspector de Equipos y de l Guardalmacén de la Dirección Provincial de l MTOP-Loja, sin la intervención de l Mecánico y del Guardalmacén de ia Dirección Provincial MTOP-EI Oro, e l prim ero porque solicitó e l m otor y repuestos, y e l segundo por haber efectuado e l ingreso a bodega del m oto r...-E l m otivo por e l cual el Guardalmacén de la Dirección Provincial de l MTOP-EI Oro ingresó e l m otor a la bodega de esta D irección a los 13 días anteriores de haberse efectuado e l Acta Entrega-Recepción de l m otor y repuestos entre la Compañía M irasol S.A. y los funcionarios de la Dirección Provincial del M TO P-Loja...-La razón de l reingreso del m otor a la bodega de la D irección Provincial del MTOP-EI Oro con un valor de 13 832,00 USD, m ientras que en e l prim er ingreso e l valor fue de 12 415,77 USD...-La Transferencia del m otor y repuestos a la bodega de la Dirección Provincial de l MTOP-Loja en razón de que este bien se ingresó a la bodega de

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la D irección Provincial MTOP-EI Oro, toda vez que e l vehículo consta en los registros de la Bodega de la D irección Provincial de l M TOP-Loja con registro 02-252 y presta servicios en la Subsecretaría 7 ubicada en la ciudad de L o ja ...”.

Con memorando MTOP-ADM_ORO-2015-274-ME de 25 de junio de 2015, el

Supervisor de Servicios Institucionales, en relación a la información solicitada,

comunicó lo siguiente:

“...En ese momento no se conocía de la existencia de ningún informe técnico mecánico del m otor de l vehículo captiva Reg. 02-252...-Las circunstancias que llevaron efectuar e l trám ite de adquisición posterior a la factura, fue donde e l subsecretario de ese entonces trato($ic) de form alizar e l pago que se iba efectuar, realizando la RESOLCUCION DE INICIO por Régimen Especial m otiva y poniendo de antecedentes solo las requisiciones de bienes Nro. 147-T- MV-M y Nro. 057-U-MV-M de fecha 17 de mayo del 2013, suscrita por e l Sr. ...- MECÁNICO y la Certificación Presupuestaria em itida p o r e l SUPERVISOR FINANCIERO DEL MTOP, en memorando Nro. MTOP-FINAN_ORO-2013-77- ME, con fecha de l 20 de mayo de! 2013, resolución realizada p o r la abogada de ese entonces y memorando de inicio de l proceso...-C om o to indico en la pregunta anterior la Dirección Provincial del MTOP de E l Oro, so b trata de form alizar e l pago por que todo ya estaba consumado sobre la adquisición del motor e instalado en e l vehículo. Porque en ese entonces desconocíamos del trámite que se estaba realizando...-En este detalle no puedo profundizar porque yo no realizo^ b s ingresos, b s realiza contabilidad con la firma y rubrica (sic) del Guardalmacén...-Mas (sic) detalles sobre esta pregunta lo podría realizar el departamento de Contabilidad y e l Guardalmacén, ya que recién me entero de esta novedad...-El Guardalmacén de ese entonces hasta la fecha no ha realizado la respectiva transferencia entre almacenes , (s ic ) donde son funcbnes internas y obligacbnes del Guardalmacén a cumplir... ”

Lo manifestado por el Supervisor de Servicios Institucionales ratifica lo comentado por

Auditoría, por cuanto en el proceso efectuado para ia adquisición del motor no realizó

el control pertinente y oportuno de la documentación que respalde esta compra;

además, en su calidad de Supervisor de Servicios Institucionales, no supervisó que el

guardalmacén efectúe el ingreso y egreso del mencionado bien, toda vez que la

transferencia del motor a la Dirección Provincial de! MTOP-Loja no se ha efectuado

hasta la emisión de este informe, lo que contribuye a que el inventario se encuentre

sobrevalorado.


solicitó al Asistente de Guardalmacén de la Dirección Provincial del MTOP-EI Oro, lo

siguiente:

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“...La razón (s) por qué no suscribió e l acta entrega-recepción de los mencionados b ienes...-E l m otivo(s) p o r qué usted procedió a ingresar e l m otor a la bodega de esta D irección e l 28 de mayo de 2013, toda vez que e l Acia Entrega-Recepción de l m otor y repuestos fue suscrita e l 10 de junio de 2013 entre la Compañía M irasol S.A. y los funcionarios de la Dirección Provincial del MTOP-Loja, y que en la citada acta usted no intervino...-La razón de l reingreso del m otor a la bodega de la D irección Provincial del MTOP-EI Oro con un valor de 13 832,00 USD, m ientras que en e l prim er ingreso e l valor fue de 12 415,77 U S D ...-Por qué no se efectuó la Transferencia de l mencionado m otor y repuestos, ya que usted ingresó a la bodega de la Dirección Provincial MTOP- EI Oro, toda vez que e l vehículo consta en los registros de la Bodega de la Dirección Provincial de l MTOP-Loja con registro 02-252 y presta servicios en la Subsecretaría 7 ubicada en la ciudad de Loja...’’.

Sin embargo, el Asistente de Guardalmacén, no dio contestación al requerimiento

efectuado por el Equipo de Auditoría.

Se incumplió la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el

Título I, Generalidades, Art. 4.- Principios, establece:

"...Para la aplicación de esta Ley y de los contratos que de ella deriven, se observarán los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación nacional...


Sector Público, Capítulo III De las Adquisiciones, Art. 10 Inspección y recepción,

establece:

“ ...Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y exam inados por e l servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conform idad a la norm ativa interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejara constancia en una acta con la firma de quienes lo entregan y reciben....- Adquirido e l bien e l Guardalmacén de Bienes, hará e l ingreso correspondiente y abrirá la hoja de vida ú til o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los casos pertinentes, inform ación adicional sobre su ubicación y e l nombre de l servidor a cuyo

servicio se encuentre...

No se observó las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del

sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos

públicos, 402-02 Control Previo al Compromiso, señala:

“ ...En e l control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previam ente que:..-1. La operación financiera

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esté directam ente relacionada con la m isión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos;...-2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para ilevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la m ism a... ”.

406-03 Contratación, que indica:

“...Las entidades y organism os de l sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendam iento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través de l Sistem a Nacional de Contratación Pública. -La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineam ientos que servirán de base para una adecuada adm inistración de las com pras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes m edidas:-Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación su fic ien te ...”.

Así como, la 406-04 Almacenamiento y distribución, señala:

“...Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicam ente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza fís ica de los m ism os requiera su ubicación directa en e l lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a m antener un control eficiente de los bienes adquiridos.-EI guardalm acén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conform idad con los bienes que ingresan, debiendo verificar s i se ajustan a los requerim ientos y especificaciones técnicas solicitadas p o r las dependencias de la institución, a s í como de los bienes que egresan...”.

El Acuerdo Ministerial 032 de 18 de mayo de 2012, del Reglamento que regula las

facultades, alcances y aclaraciones de las Delegaciones de las facultades

determinadas en la Ley Orgánica dei Sistema Nacional de Contratación Pública y la

Ley de Modernización del Estado, De las Direcciones Provinciales del Ministerio de

Transporte y Obras Públicas, Art. 8, establece:

“...Se delega a los Directores Provinciales de l M inisterio de Transporte y Obras Públicas, MTOP, en e l ám bito de su jurisdicción y com petencias y los lím ites de los planes y presupuestos territoriales aprobados, realicen la contratación de obras, la adquisición de bienes y servicios, a s í como la aprobación de pliegos, nombram iento de Comisiones Técnicas, adjudicación de contratos, declaratoria de desierto y cancelación de los procedim ientos precontractuales, suscripción de contratos, nom bram iento de Comisiones de Recepción Provisional y Definitiva de obras, nom bram iento de l adm inistrador de l contrato, aprobación de contratos complementarios, suscripción de term inación unilateral y anticipada de contratos y demás atribuciones que se regirán con la normativa prevista... ”.

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La falta de una oportuna gestión y pronunciamiento por parte del Director Provincial de

El Oro del período de gestión del 21 de enero a! 2 de agosto de 2013, sobre su no

competencia al autorizar la adquisición de un motor nuevo para el vehículo Chevrolet

CAPTIVA de la Dirección Provincial de Loja; así como, la formalización del pago

cuando ya estaba consumada ia adquisición del motor e instalado en el vehículo, al

haber emitido la certificación presupuestaria y elevar al portal de compras públicas con

posterioridad a su adquisición, por parte del Supervisor Financiero y el Supervisor de

Servicios Institucional actuantes en los períodos de gestión entre el 4 de enero de

2010 y el 31 de diciembre de 2014 respectivamente: además, el Mecánico y Agente

de Compras de los períodos de gestión entre el 1 de octubre de 2012 hasta el 31 de

diciembre de 2014 y del 4 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2014

respectivamente, suscribió la requisición sin un informe técnico que respalde su

adquisición, así como legalizó el proceso de cotización cuando este ya estuvo

efectuado: y, el Asistente de Guardalmacén del período de gestión entre el 29 de julio

de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2014, realizó el ingreso del citado bien sin

verificar físicamente ei mismo y sin contar con el respaldo técnico respectivo, estos

hechos ocasionaron que el pago por la adquisición de los mencionados bienes, se lo

haya realizado cuando los mismos no iban a ser utilizados y administrados por ia

Dirección Provincial de El Oro, el proceso de adquisición se realizó sin el control

pertinente y oportuno de la documentación que respalde esta compra y luego de

transcurrido un año siete meses, no se haya efectuado la transferencia de los bienes a

la Dirección Provincial que pertenecían, lo que dio lugar a que el inventario de la

Dirección Provincial de El Oro se encuentre sobrevalorado.

Con oficios 061, 062, 063, 064, 065 y 066-DAI-2015-14441-05-BY de 18 de junio de

2015, se comunicó los resultados provisionales sobre esta observación al Director

Provincial, Supen/isores de Servicios Institucionales y Financiero, Asistente de

Guardalmacén Provincial, Agente de Compras y Mecánico. Sin obtener respuesta

hasta ia fecha de la conferencia final de resultados.

Conclusión

El Director Provincial del M TCP-Ei Cro autorizó, sin ser de su competencia, la

adquisición de un motor nuevo para el vehículo Chevrolet CAPTIVA, de ios registros

de la Dirección Provincial dei MTCP-Loja que presta servicios en la Subsecretaría

Regional Zona 7 de la ciudad de Loja, por un valor de 15 500,00 incluido el IVA, sin

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•J ó

efectuar el procedimiento adecuado para la adquisición de! bien, al emitir la

certificación presupuestaria el Supervisor Financiero y elevar al portal de compras

públicas el Supervisor de Servicios Institucionales, con posterioridad a su adquisición;

así como, el Mecánico suscribió la requisición, sin informe técnico que respalde la

adquisición; además, el Agente de Compras legalizo el proceso de cotización cuando

éste ya estuvo efectuado; y , el Asistente de Guardaimacén, efectuó el ingresó dei

citado bien, sin verificar físicamente el mismo y sin contar con el respaldo técnico

respectivo, hechos que ocasionaron que el pago por la adquisición de los

mencionados bienes se lo haya realizado cuando los mismos no iban a ser utilizados y

administrados por la Dirección Provincial del MTOP de El Oro, y que ha transcurrido

un año siete meses, sin que se haya efectuado la transferencia de los bienes a la

Dirección Provincial del MTOP de Loja, lo que dio lugar a que el inventario de ia

Dirección Provincial del MTOP de El Oro se encuentre sobrevalorado.

Recomendación


22. Dispondrá a ios Supervisores Financiero y de Servicios Institucionales que con

anterioridad a emitir la respectiva certificación presupuestaria y subir al portal de

compras públicas, verifiquen que ningún bien se haya adquirido con anticipación,

por lo que las adquisiciones deberán ser solicitadas, autorizadas y ejecutadas

oportunamente con la suficiente documentación pertinente.

23. Dispondrá al Supervisor de Servicios Institucionales realice las gestiones

necesarias para la legalización de la transferencia del bien, entregado a la

Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de Loja, con el propósito que

los bienes sea/i ingresados al Patrimonio de la Dirección.

Atenta

^rhando Salazar Heredia, MBA

DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA

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