Control

Administración Avanzada

Mónica García FríasElisa Alejandra Avila Requena

NOVIEMBRE DE 2012

Niveles de Control-Control estratégico-Control táctico-Control operacional

Control-Fundamentos del Control-El Proceso del Control-Control del desempeño de la organización-Sistemas de control

IntroducciónCon el objeto de lograr su supervivencia la dirección de una empresa trata de asegurarse de que las actividades se realicen de la manera más adecuada y de que el coste de estos recursos sea inferior a los ingresos que obtenga de su transformación y comercialización, es decir, que se produzca un valor añadido. Para ello, es necesario que existan mecanismos de control que faciliten que las actividades internas sean coherentes con los fines de la empresa y las exigencias del entorno.

Origen del controlEl control tiene su origen en el regulador de fuerza centrífuga inventado por James Watt en el siglo XVIII, que es un aparato que sirve para registrar la cantidad de vapor que pasa de una caldera a un cilindro.

ControlEl control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

Definición• El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan

de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.• Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan

creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael• Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry.

• La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby.

ENLACE PLANEACIÓN-CONTROL

PLANEACIÓNMetas

ObjetivosEstrategias

Planes

ORGANIZACIÓNEstructura

Administración de los recursos humanos

DIRECCIÓNMotivaciónLiderazgo

ComunicaciónComportamiento

individual y de grupo

CONTROLEstándares

MedidasComparación

Acciones

ControlElementos del concepto

1. Relación con lo planeado.2. Medición.3. Detectar desviaciones.4. Establecer medidas correctivas.

Importancia del control

Principios del Control• Equilibrio.• De los objetivos.• De la oportunidad.• De las desviaciones.• De excepción.• De la función controlada.

Características del Control• Reflejar la naturaleza de estructura

organizacional.• Oportunidad.• Accesibilidad.• Ubicación estratégica.

Consideraciones para establecer un sistema de control• Tipos de medición.• Estándares históricos.• Estándares externos.• Estándares de ingeniería.• El número de mediciones.• Autoridad para establecer medidas y estándares.• Flexibilidad de los estándares.• Frecuencia de la medición.• Dirección de la retroalimentación.

Etapas de control• Establecimiento de Estándares• Medición de resultados • Corrección• Retroalimentación

Factores que comprende el controla) Cantidadb) Tiempoc) Costod) Calidad

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del controlCantidad Tiempo Costo Calidad

Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la actuación

Estimaciones Fechas límite Costo por metro cuadrado

Pruebas psicológicas

Productos terminados

Programas Costos estándar Inspecciones visuales

Unidades vendidas

Tiempo - máquina Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas

Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal

Inventarios de personal

Procedimientos Productividad Informes

Medición del trabajo

Estándares Rendimiento s/inversión

Procedimientos

Pronósticos Estándares

Control de inventarios

Calificación de méritos

Requisitos de control• El control debe reflejar la naturaleza y las necesidades de

la actividad. • El control debe reportar prontamente las desviaciones.• El control debe mirar hacia adelante. Aunque el control

ideal es instantáneo, puede existir un lapso de tiempo entre la desviación y la acción correctora, por lo que la tarea de control es detectar las desviaciones potenciales o reales de los planes con suficiente anticipación para permitir una acción correctora efectiva.

• El control debe señalar las excepciones a los puntos críticos.

• El control debe ser objetivo.• El control debe reflejar el patrón de la organización.• El control debe ser económico.• El control debe ser comprensible.• El control debe conducir a la acción correctiva.

EL PROCESO DE CONTROLEs un proceso de 3 pasos en el que se mide el desempeño real, se compara este contra un estándar y se toman acciones administrativas para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares inadecuados. El proceso de control da por hecho que ya existen estándares de desempeño, y así es. Son los objetivos específicos creados durante el proceso de planeación.PASO 1: MEDICIONPASO 2: COMPARACIÓNPASO 3: TOMA DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS

EL PROCESO DE CONTROL

METAS Y OBJETIVOS

OrganizacionalesDivisionales

DepartamentalesIndividuales

MediciónDel desempeño real

Comparacióndel desempeño real contra el estándar

Toma de acciones administrativas

MEDICIÓN¿Cómo medimos?

Los cuatro enfoques que los gerentes utilizan para medir y reportar el desempeño real son las observaciones personales, los reportes estadísticos, los reportes orales y los reportes escritos. La mayoría de los gerentes utiliza una combinación de estos enfoques.

MEDICIÓN¿Qué medimos?

Lo que se mide es probablemente más importante para el proceso de control que la forma en que se mide. ¿Por qué? Porque seleccionar criterios equivocados puede crear serios problemas. Además, lo que se mide a menudo determina lo que los empleados harán.

Ejemplo: Las tasas de satisfacción, rotación y ausentismo, los costos dentro del presupuesto, etc.

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

VENTAJAS DESVENTAJAS

OBSERVACIONES PERSONALES OBTENER INFORMACIÓN DE PRIMERA MANO

SUJETAS A SESGOS PERSONALES

LA INFORMACIÓN NO SE FILTRA CONSUMEN MUCHO TIEMPO

COBERTURA INTENSIVA DE LAS ACTIVIDADES LABORALES

MOLESTAS

REPORTES ESTADÍSTICOS FÁCILES DE VISUALIZAR PROPORCIONAN INFORMACIÓN LIMITADA

EFECTIVOS PARA MOSTRAR LAS RELACIONES

IGNORAN LOS FACTORES SUBJETIVOS

REPORTES ORALES FORMA RÁPIDA DE OBTENER INFORMACIÓN

LA INFORMACIÓN SE FILTRA

PERMITE LA RETROALIMENTACIÓN VERBAL Y NO VERBAL

LA INFORMACIÓN NO SE PUEDE DOCUMENTAR

REPORTES ESCRITOS INTEGRALES TOMA MÁS TIEMPO PREPARARLOS

FORMALES

FÁCILES DE ARCHIVAR Y RECUPERAR

COMPARACIÓNEl paso de comparación determina la variación entre el desempeño real y un estándar. Aun cuando se puede esperar alguna variación en el desempeño en todas las actividades, es crítico determinar un rango de variación aceptable. Las desviaciones fuera de este rango requieren de atención.Rango de variación: Parámetros aceptables de varianza entre el desempeño real y un estándar

COMPARACIÓN

Límite su-perior

aceptable

Límite inferior

aceptable

EstándarRango de variación aceptable

TOMA DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS

Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada, corregir el desempeño real, o revisar el estándar.Los gerentes eficaces analizan las desviaciones y si los beneficios lo justifican, se toman el tiempo para señalar y corregir las causas de la varianza.En algunos casos la varianza puede ser el resultado de un estándar poco realista, una meta muy baja o muy alta.

Control del Desempeño en la OrganizaciónTanto los sistemas de dirección y de control como el comportamiento individual y organizativo son, en gran parte, una expresión de la cultura organizativa y son el resultado de la interacción dentro de la organización de diferentes personas y grupos que presentan diferentes creencias, valores y expectativas. Por otra parte, un sistema de control contribuye indirectamente a sustentar o a modificar la cultura de la organización. Parece claro que un sistema de control puede no sólo orientar al comportamiento personal esperado sino también actuar como fuerza motivadora hacia éste. Para ello es necesario que el diseño, implantación y utilización de un sistema de control sea compatible con la cultura organizativa permitiendo la congruencia entre los objetivos individuales y los organizacionales.

¿En qué piensas cuando escuchas la palabra desempeño?

MEDIDAS DE DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

• PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL

Es la cantidad de bienes o servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese resultado

• EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL

Es una medida de la idoneidad de las metas organizacionales y de que tan bien se están cumpliendo dichas metas.

• CLASIFICACIONES DE LA INDUSTRIA Y LAS COMPAÑIAS

Es un indicador de que tan bien está trabajando una compañía en comparación con otras, ejemplo: “The Great Place to Work”.

Sistemas de control

Un sistema de control es el conjunto de procedimientos y acciones por los que el control se lleva a cabo.

• Control de producción.• Control de calidad. • Control de inventarios.• Control de compras. • Control de mercadotecnia.• Control de ventas.• Control de finanzas.• Control de recursos humanos.• Control familiar.• Control burocrático.• Control por resultados.• Control ad-hoc.

TIPOS DE CONTROL

Aportación

Procesos Resultados

Control preventiv

o

Anticipa los

problemas

Control concurrent

e

Corrige los problemas

cuando ocurren

Control de retroalimen

tación

Corrige los problemas después de que ocurren

Estrategias de controlEn las grandes empresas, a la hora de diseñar un sistema de control de gestión existe la tendencia a orientar la organización hacia la creación de centros de responsabilidad. Este diseño de organización se apoya en la posibilidad de realizar un análisis de coste (centros de coste), un análisis de beneficios (centro de beneficio) o un análisis de la rentabilidad (centros de inversión) para cada centro aprovechando la mayor rapidez y calidad en la toma de decisiones, así como una mayor motivación de los mandos provocada por la delegación de autoridad que requiere este tipo de organización. Todo ello debe traer consigo una mayor eficiencia en la utilización de los recursos y en la gestión de la información. Por contra, la concepción de una estructura por centros de responsabilidad cerrados, con objetivos incluso independientes, no asegura que la optimización de los distintos centros, por separado, optimice los beneficios globales de la empresa.

• Control por centros de responsabilidad– Centros de coste pueden subdividirse en centros de costes operativos y

costes discrecionales:– Los centros de costes operativos – Los centros de costes discrecionales - Centros de ingresos. - Centros de inversión

• Control por actividades– Las actividades de diseño. – Las actividades de mantenimiento. – Las actividades discrecionales

Niveles de control

Control estratégico

Establece los criterios que definen una buena actuación estratégica, motiva a los directivos a alcanzar resultados conforme a los mismos, permite una rápida identificación de las estrategias que se desvían de la trayectoria prevista y, cuando es necesario desencadena el proceso de formulación de una nueva estrategia o la determinación de mejores medios para su implementación.

Características del control estratégico

• Presenta un mayor horizonte temporal.• Su programación es irregular y está orientada hacia los

hechos.• Los problemas que se presentan tienden a ser únicos.• Requiere una mayor variedad de fuentes de información

internas y externas.• Necesita más datos de fuentes externas, cuya recopilación

y sistematización presenta dificultades.• El tipo de información utilizada afecta a las decisiones

futuras.• Está más interesado por la medida de la exactitud de las

premisas de decisión.• Los estándares de control de la actuación estratégica

están fundamentados en factores externos.

Características del control estratégico

• La irregularidad de los hechos estratégicos hace que los intervalos de medida sean variables.

• Los modelos utilizados, al representar grandes aproximaciones agregadas, son menos precisos.

• Las variables principales de un modelo de control estratégico son de naturaleza estructural.

• Los modelos utilizados son más intuitivos, revistiendo por tanto un menor grado de formalización.

• Los modelos utilizados se caracterizan por su alto grado de flexibilidad.

• La actividad más importante en el control estratégico es la generación de alternativas.

Características del control estratégico

• La principal capacidad en el control de dirección a nivel estratégico es la creatividad.

• La relación entre las acciones adoptadas y los resultados alcanzados es más débil.

• Las variables clave de acción en el control estratégico son de naturaleza organizacional.

• Las acciones alternativas son más difíciles de seleccionar por adelantado.

• Los principales defectos de los sistemas de control estratégico consisten en omitir una acción valiosa.

Control Táctico Es el control ejercido en el nivel

intermedio de las empresas, también denominado control por departamentos o control gerencial. De manera general, el control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa. Su espacio de tiempo es el mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada.

Control TácticoEn el nivel intermedio, los patrones de control generalmente se establecen a partir de ciertos objetivos de los departamentos, tomados como criterios para evaluar los resultados y el desempeño de cada departamento.Su objetivo es evaluar el desempeño o garantizar que los resultados estén dentro de los limites previstos por los patrones, a fin de asegurar el alcance de los objetivos trazados

TIPOS DE CONTROL TÁCTICO Existen varios tipos de control táctico, es decir, de controles efectuados en el nivel intermedio de las empresas, los más importantes son:

© CONTROL PRESUPUESTAL© PRESUPUESTO-PROGRAMA© CONTABILIDAD DE COSTOS

Control OperacionalSe trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa.Su espacio de tiempo es a corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista, también es un subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta de la empresa, y está orientado a la acción correctiva inmediata.

Etapas del Control Operacional

ѭEstablecimiento de Patrones

ѭEvaluación del desempeño

ѭComparación del desempeño con el

patrón

ѭAcción correctiva

Sistemas de información para el control

Existen dos posibilidades a la hora de establecer los circuitos de información para el control: Alimentar el control con los datos obtenidos tras la ejecución de la tarea. Esto implica que la captura de datos se efectúa tras la realización de la tarea. Se realiza a posteriori, es decir, una vez que se comprueba si el resultado es el adecuado o no. A esta modalidad se le denomina feed back, control reactivo, ex post o por error, y responde a la idea clásica de control.

• Feed back control• Feed forward control

ConclusiónEl control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.