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Extracto de un artculo del ing. Juan B Gmez-

EL CONTROL DE COSTOS

INTRODUCCION

El Control de Costos es una disciplina conocida entre los constructores de contratos a precio fijo desde hace mucho tiempo: en la dcada de los 50 se usaba en varias empresas en Colombia. Sin embargo, con el advenimiento de los Upacs, muchos constructores se volvieron promotores y constructores de vivienda y se perdi la urgencia de Control de Costos, pues cuanto ms costara una edificacin, a mayor precio se venda y siempre se obtena una utilidad.

Las condiciones actuales de restriccin de crdito para construccin y de restriccin de mercado por falta de poder adquisitivo de los compradores, hacen necesario controlar y disminuir los costos de construccin, vender antes, a ms de que en otros campos de la construccin se sigue contratando a precio fijo, con frmulas de reajuste, lo que implica la necesidad de un proceso muy dinmico que permite controlar permanentemente los costos con relacin al presupuesto.

El sistema que se explica a continuacin es una aplicacin especifica de la Contabilidad de Costos a la construccin.

Estos son unos apuntes de clase, que deben servir a quien haya tomado el curso para recordar las explicaciones que en l recibi. No pretenden ser un libro de consulta sobre el tema.

1. BASES DEL CONTROL DE COSTOS

El presupuesto inicial es la base para el Control de Costos, por lo que es necesario establecer los principios para su elaboracin:

1. Estudio de planos y especificaciones, que debe permitir hacerse una imagen mental de la totalidad de la obra. Si no existen estos documentos o estn incompletos, a medida que se va elaborando el presupuesto se debe ir precisando lo que falta, siguiendo los criterios de lo ya definido y dejando una clara anotacin de las determinaciones tomadas.

2. Medir, con la mayor precisin, la cantidad de obra. Entre ms grande es el multiplicador, mayor es el error que induce una imprecisin.

Deben luego dividirse las grandes actividades de obra en actividades, menores que se definen como grupos de acciones que usan los mismos recursos en las mismas proporciones.

Para esta medicin existen sistemas que son rutinas de ejecucin; el ms conocido en Colombia es el Ingls. Toda medida que se anote en la memoria debe referenciarse en el plano.

Estos puntos son independientes de dnde y cundo se hace la obra.

3. A partir de este momento se debe conocer el sitio de la obra y los resultados empiezan a ser subjetivos. Ejemplo: Entran en juego condiciones propias del constructor, negociaciones, variacin de precios de un lugar a otro, de medios econmicos, de cambios por recursos naturales o transporte, centros de abastecimiento, etc. Se debe hacer visita al sitio de la obra e investigar las condiciones especiales.

4. Anlisis de precios unitarios, que se divide en:

a. Materiales

Cantidad por unidad de obra: Sale de las especificaciones constructivas del material que se consiga y de la disponibilidad.

Precio: El presupuesto debe hacerse a una fecha determinada, pues ya hay precios constantes: la mayora presentan una variacin anual promedio ahora equivalente al 30%: esta variacin no tiene lmite. Por esta razn, el precio tiene una fecha determinada y actual. No debe ser proyectado.

El precio de un material se compone de costo en fbrica (precio FOB), ms transporte al sitio de la obra, ms impuesto a las ventas. Debe asegurarse, al buscar el precio, que todo lo anterior est Incluido o adicionrselo.

"El transporte interno es parte de la ejecucin.

El desperdicio debe adicionarse a la cantidad de material, no al precio. Consideran como porcentajes bajos de desperdicio el 2%, normales es el 10% y mximos entre el 30 y el 40% (Ejemplo: El mortero de pega ladrillo).

El desperdicio puede ser entendido como un mayor consumo y no aparecer explcito, pero no es una buena prctica.

b. Ejecucin

Consta de los siguientes componentes:

Mano de obra(Salario, contrato civil)

Maquinaria

Equipo

Herramientas especiales

Otros

Mano de obra: debe incluirse en ella tanto el salario efectivo como las prestaciones.

En este punto es importante considerar el rendimiento, entendido como el tiempo empleado para hacer una unidad de obra o como la obra ejecutada en una unidad de tiempo. Se deben usar tablas de rendimiento colombianas, de referencia las propias tablas de cada presupuestador o del ejecutante. Los residentes debieran hacer la medicin de los rendimientos y sta es ms importante en el presupuesto que en las programaciones. El rendimiento depende de muchas cosas como la altura, la remuneracin, las costumbres, la idoneidad del ejecutante y de la direccin, la dificultad de la obra, etc.

Se incluye nicamente el valor del personal de ejecucin; el del director de obra estar dentro de los gastos generales.

La mano de obra tambin puede estar contemplada dentro de un contrato civil, cuyo uso se ha incrementado por variadas razones, entre ellas la continuidad. El precio unitario tiene aqu un valor mucho ms definido.

Maquinaria:Para obras de edificacin ser alquilada por tiempo o por obra (cantidad de obra). Hay maquinaria para tareas especficas, como es el caso de las retroexcavadoras para excavaciones, y hay otra, como las gras, que no se puede asignar a un trabajo de frente de obra especifico y por lo tanto se debe colocar dentro de los gastos generales.

Equipo: Dentro de l se considera la formaleta, porque no pasa a ser parte de la obra; es parte de la ejecucin. Los equipos menores como vibradores, taladros, cortadoras, etc. y otros difciles de identificar, se llevan a gastos generales.

Herramientas especiales: Se incluyen las propias de una labor, como el compresor en el caso de demoliciones.

Otros: Pruebas de laboratorio, moldes especiales, etc.

La cantidad de obra por el precio unitario, sumada desde la primera hasta la ltima actividad, da el costo directo.

Los costos indirectos son: Gastos generales, imprevistos y honorarios o utilidad, segn el tipo de contrato.

Gastos generales: Se deben calcular y son:

Administracin y direccin: Sueldos, campamentos, cerramientos, celadura.

Transporte interno: Equipo , operarios, mantenimiento de vas (horizontal y vertical).

Gastos propios del contrato: Timbres, plizas, etc.

Supervisin de oficina central: Personal no permanente en obra. Algunos no la aceptan como gastos de la obra.

Gastos financieros: Costo del dinero que financia temporalmente la construccin. No siempre son aceptados y en ocasiones llegan a ser hasta el 10% del costo total por seis meses.

Servicios provisionales.

Si se tienen que hacer gestiones o pagos de servicios definitivos o licencias de construccin o impuestos, estos gastos se deben incluir en el costo directo.

Otros gastos: Cualquier otro gasto necesario para la ejecucin de la obra, como desviaciones, avisos, desalojos, etc.

Los gastos generales as calculados se expresan luego como un porcentaje del costo directo, para facilitar el manejo de las cuentas de cobro y la definicin del costo de las obras adicionales.

Imprevistos:Son gastos no conocidos. Su valor se estima en porcentaje del costo directo, que se deduce de un control de costos anterior.

Se debe tener en cuenta:

Conocimiento a fondo de las condiciones de realizacin de la obra y de los precios bsicos, ya que stas pueden aumentar los imprevistos.

Precisin de planos y especificaciones.

Tipo de contrato

Lo expuesta que est la obra a fenmenos naturales.

El porcentaje de los imprevistos est comprendido desde un 2% ptimo hasta un 10% para casos extremos, con un margen prudente del 5%.

Honorarios:Se calculan segn tablas.

Utilidad: Se estima, dentro de lmites normales, entre el 7% y el 12%. La utilidad real es lo que se cobr menos lo que se gast.

Despus de todos los pasos anteriores se tiene un presupuesto a la fecha de hoy. En el contrato se deben prever sistemas de reajuste que permitan absorber las alzas de los precios bsicos; no deben servir para corregir errores. Hoy en da hay reajustes en todos los contratos de precio fijo, ya sea unitario o total, pues la variacin de precios es muy rpida para poderla prever en otra forma.

Proyeccin de un presupuesto: La obra se ejecuta algn tiempo despus de la realizacin del presupuesto y faltara dinero si no se proyecta el presupuesto. La forma de proyectar es:

1. Distribuir en el tiempo: Se debe establecer como se gasta el presupuesto a lo largo de la obra, para lo cual se necesita un programa que contemple los gastos necesarios.

2. Establecer un factor de crecimiento ligado al tiempo, que puede ser:

Valor en dlares

Valor en Upacs

Indice del costo de la construccin, etc.

Se toman las proyecciones, si las hay, o en caso contrario, la variacin histrica en un tiempo similar al que tomar la obra.

Esto permite proyectar la obra, aunque no es matemtico ni exacto, pues depende de que se compre todo antes de la iniciacin, etc. Debe analizarse que vale ms: el alza de los materiales o los costos financieros.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO PARA HACER

EL CONTROL DE COSTOS

Se debe identificar la obra por captulos y actividades: un cdigo de 4 dgitos, 2 en captulo y 2 en actividad es suficiente.

Para control de costos, si se quiere control de ubicacin de materiales, se pueden usar otros 4 dgitos para localizacin (bloque, casa, manzana); quedar entonces la codificacin de 8 dgitos.

Para trabajo con computador se tendr un cdigo para identificar materiales. Se aconseja usar un cdigo de identificacin de materiales, que en general debe tener de 4 dgitos en adelante. Puede tambin tener letras y nmeros.

La codificacin del presupuesto y la codificacin del control deben ser compatibles (codificacin nica). En algunos casos, para preparar un presupuesto para control se debe hacer una traduccin, es decir, hacerle cdigos. Si se trata de una empresa que maneja varias obras, lo ms conveniente es que en todas ellas los captulos corresponden a las mismas caractersticas, as como las actividades. Se debe establecer una codificacin de presupuestos para usar en todas las obras..

METODOLOGIA DEL CONTROL DE COSTOS

Consistente en comparar el costo real de la obra ejecutada contra el costo presupuestal de esa misma obra.

Hay otros controles, producto normal de un control de costos, como son el control de consumo de materiales, control de uso de mano de obra y rendimiento, control de obras adicionales, control de costo de las reparaciones durante la obra y control de las imprecisiones del presupuesto. El Control de Costos debe producir todos los anteriores controles.

Para que sea eficiente debe estar coordinado con la contabilidad general.

Se debe establecer la unin entre las dos contabilidades para que la contabilidad general se nutra de la de costos y la compruebe; que sean un elemento comn, no elementos independientes.

En la obra se debe trabajar con criterios contables. Debe haber una parte tcnica que identifique los costos. Es la base de la contabilidad de costos. Se debe hacer la identificacin contra la codificacin del presupuesto.

Costo de obra

Es el costo de los elementos que pasan a formar parte definitiva de la obra.

-Los materiales sern costo cuando se usen, no cuando se compren.

-La mano de obra realizada.

-La maquinaria empleada.

Se deben identificar totalmente los factores, as:

Para los materiales se debe abrir la cuenta llamada "Materiales" o

"Almacn, a la cual se deben llevar todos los materiales adquiridos que lleguen a la obra. Se da el recibo de almacn, valorizado, que es el que mueve la cuenta. El krdex del Almacn debe estar valorizado.

Contablemente esta cuenta se contrapesar contra la de Anticipos, si el material se pag antes de llegar al almacn. Si no se ha pagado, el material entra al almacn, se suma al inventario y se lleva su valor a la cuenta de Acreedores.

Si por razones contables se pueden llevar a Acreedores cuentas que no tengan el respaldo de factura, para controlar se debe saber qu material se tiene y no se ha pagado. Se puede crear una cuenta transitoria de "Materiales por facturar; al llegar la factura se pasa a Acreedores. No importa el destino del material: Hasta que no se use es un inventario, no forma parte de la obra. Esto se hace para evitar confusiones que se pueden presentar si se imputan unos materiales desde que entran y otros despus. Todo material entra al almacn y slo cuando sale y se usa pasa a formar parte de la obra.

En el caso del concreto, ste entra a la obra y se gasta. Se da recibo de obra y se debe dar salida el mismo da, con un destino especfico, vr. gr. Columnas, Cap. 02, Rengln 03.

Quin da la orden de, salida del almacn? Quien quiera dirigir la obra (Residente).

Se debe usar el vale de campo con los datos de identificacin del material, cantidad y destino. Sin el vale no se debe entregar ningn material. El control de costos es el resultado de una organizacin, por lo tanto todos sus miembros deben colaborar en l; no se puede considerar que es responsabilidad exclusiva de una persona o de un departamento.

El residente, al final del da, analiza las tareas del da siguiente, llama al personal responsable de las tareas de ejecucin y da los vales de material para el da siguiente. Estos deben tener fecha y una validez de 24 horas.

Si el almacenista no tiene el material, debe devolver el vale y no hacer entregas parciales; si no hay material, se devuelve al Residente el vale con una nota.

El material debe ser entregado en la cantidad especificada.

El almacenista debe hacer la salida de almacn con estos datos:

Cdigo destino

Nombre y cdigo del material

Cantidad

Valor

Precio unitario

Valor total

El precio unitario consiste en el valor total del material que se recibe (precio fbrica, transporte, IVA, etc.) menos descuentos (no incluir descuentos por pronto pago, pues estos son aprovechamientos. Se debe establecer el precio unitario dividiendo por el nmero de unidades recibidas (unidades claras reconocibles).

Cuando haya variacin de precio, el almacenista debe sumar el valor del saldo que tenga en almacn ms el valor de la entrada y dividir por la suma de la existencia ms la entrada; ste es el nuevo precio unitario, que corresponde al promedio ponderado.

Debe haber un horario de entrega de materiales, por ejemplo, de 7 a.m. a 3 p.m., para dar al almacenista tiempo de hacer sus cuentas; se deben identificar los destinos del material (4 nmeros) y el Residente debe comprobar la utilizacin correcta de los materiales entregados.

Para materiales que no entran fsicamente al almacn como los materiales de cantera, el vale de salida se hace por Juego de inventarios": Al principio del perodo (sbado por la maana) se hace un inventario, a ojo, de los materiales en patio. Durante la semana se reciben ms materiales y con estos recibos se suman las entradas al inventario inicial. Al final de la semana se repite nuevamente la funcin de inventario y se analiza el consumo, que es igual al inventario inicial ms las entradas menos el inventario final. A qu captulo se deben cargar los materiales? Se mira el cemento y se carga el gasto a los captulos que hayan consumido cemento, de acuerdo con la proporcin especificada. Con base en el gasto de cemento se puede establecer la distribucin de la arena.

En el caso del ladrillo, se pueden tener grupos identificables o por consumo terico; deben hacerse inventarios peridicos para verificar las cantidades.

Para la piedra, se hace por "juego de inventarios", a ojo.

Materiales con caractersticas especiales como por ejemplo la gravilla de 1 cm., se deben colocar aparte y no dejar revolver.

En el consumo de la obra no debe haber sobrantes, porque las salidas de materiales se deben ordenar sobre una base tcnica de cantidad de obra (Ejemplo, el presupuesto en lo referente a memorias de clculo). Pero si un material no se usa, se debe reintegrar al almacn para que lo reintegren al captulo.

En obras en serie se, hacen "paquetes" de elementos y se entregan los materiales. Se evitan as muchos vales.

Se debe minimizar en lo posible el material por fuera del almacn, porque corre riesgos. La entrega debe tender a ser diaria.

Materiales de subcontratistas: Entran sin valorizar, por ejemplo el PVC. Unicamente son un depsito para seguridad.

Materiales producto de contratos, como la ventanera, se manejan por el sistema de contratos. Cuando llegan fsicamente a la obra se entran al krdex, pero sin valor, porque estn cargados al valor de la obra por el sistema de contratos; sin embargo, se deben controlar para evitar prdidas.

Los materiales entran todos a almacn. Las facturas se aprueban con recibo de obra y orden de pedido, sin importar el destino, el cual se fijar al salir del almacn.

El almacenista debe hacer un resumen diario de en entradas de almacn, con la siguiente informacin:

Descripcin (nombre y cdigo)

Cantidad

Valor

Este resumen debe ser reconocido por quienes van a usar el material (residentes).

Tambin se debe hacer diariamente un resumen de salidas de almacn, agrupado por cdigos de destino y con el resto de datos del resumen de entradas.

Para saber qu se saca del almacn, el residente debe, al da siguiente, ver el resumen diario de salidas, con el fin de poder detectar errores o robos continuados.

Cada tres meses, por lo menos, se debe hacer el inventario fsico de materiales, preferiblemente con personal diferente, del almacenista. Este inventario se debe cuadrar con la cuenta de almacn.

Se deben hacer peridicamente inventarlos selectivos de materiales caros o de gran movimiento.

De esta forma, el control de costos ayuda a evitar robos o prdidas y desperdicios.

Obras adicionales

Se abre un captulo adicional aparte o se abren actividades adicionales a cada captulo. Se puede tambin abrir un capitulo de "Reparaciones durante la obra.

No se debe cargar todo a imprevistos. Se debe clarificar qu es un imprevisto.

Obras no presupuestadas, presentes desde que se elabor el presupuesto pero no incluidas en l, deben agruparse en otro captulo.

El criterio de codificacin de gastos debe seguir el criterio del presupuestador. Para esto es necesario que el residente tenga completos los anlisis de precios unitarios.

Es aconsejable, desde el principio, solicitar al presupuestador que agrupe las actividades como habitualmente las agrupa la empresa al contratar.

Materiales que no transporta el suministrador, para ingresarlos se les debe sumar el costo del transporte.

Es necesario tener un buen control, que parte de la orden de pedido que debe llegar al almacn antes que el material, en la cual se indica qu se compr y en qu condiciones, as como si la entrega es o no en obra.

Para dar entrada a un material, ste debe tener: Valor de compra, transporte, IVA.

Todos los materiales deben tener un horario de recibo, pues no se puede recibir material sin contarlo, pesarlo o medirlo.

La clasificacin debe hacerse en la obra misma en el momento del gasto y no en el momento de la compra, pues hay diversos materiales con diferentes destinos especficos, como el cemento y la madera.

MATERIALES

Se debe partir de la lista de materiales del presupuesto o de la requisicin de materiales.

En el primer caso, el Departamento de suministros debe comprar la lista de materiales, cruzada con el programa de trabajo o con el programa de materiales, que indica cuando se debe usar el material en obra. El encargado de la compra debe poder hacer la compra en forma oportuna. El programa de materiales marca la llegada del material a la obra.

En el segundo caso, la requisicin de materiales hace algo similar, pero traslada la responsabilidad de la oportunidad del pedido a la obra.

Si se trabaja con lista de materiales, el que compra debe tener la experiencia suficiente para poder escoger los materiales adecuados segn la especificacin. Si es con requisicin, sta debe tener todos los datos para poder hacer la compra.

El primer paso que se debe dar es la definicin del sistema: Lista de materiales o requisicin, para saber quin debe estar pendiente del pedido de materiales. El comprar materiales de afn eleva los costos.

La lista de materiales o la requisicin, para saber quin debe estar pendiente del pedido de materiales. El comprar materiales de afn eleva los costos.

La lista de materiales o la requisicin de materiales deben tener explcito el cdigo de material, para que los materiales sean claramente identificados.

El siguiente paso es la orden de compra o pedido del material que es un documento externo de la empresa. El le da aviso a un proveedor de la intencin que tiene la empresa de hacer la compra. En l se define el precio, el proveedor, y se repite la cantidad y la condicin de entrega. Debe ir codificado para evitar confusiones por nombre, por ejemplo, polietileno por kilos o M2, materiales de cantera por M3 o viajes.

Se debe hacer el pedido en 3 ejemplares:

- Proveedor

-Almacenista, para que sepa qu debe recibir, a qu precio y cmo incorporarlo.

-Compras, para el encargado de compras, quien debe conservarlo junto con la requisici6n.

La requisicin da origen a un pedido.

Es aconsejable archivar las requisiciones pendientes para evitar confusiones y archivar separadamente las requisiciones cumplidas con su corres pendiente pedido Al llegar la copia al almacn, sta se debe guardar para que el almacenista est recordando el pedido al proveedor.

Deben organizarse folderes con ordenes de compra cumplidas totalmente y rdenes de compra por cumplir. Si no se cura, le un pedido en el plazo establecido, debe darse aviso al director de la obra para que tome las acciones correspondientes.

Recibo de obra o informe de recepcin: Es un documento contable, que mueve la cuenta de Anticipos o de Materiales por pagar y facturar. Debe tener la siguiente informacin:

Cantidad

Precio total

Proveedor

Vehculo que transport el material

Fecha Cdigo del Material

Siempre se debe expedir un recibo de obra, aunque el proveedor lleve su propio recibo. Si es un pedido grande, con varias entregas, se debe hacer cuando menos un recibo al da, aunque lo ideal es uno por cada entrega. Debe hacerse en tres ejemplares: Original para el proveedor, que se debe adjuntar a la cuenta de cobro, copia para el almacenista y copia para contabilidad. El almacenista es quien produce el recibo de materias.

Despus de esto se hacen 2 movimientos:

1. Asiento en el krdex, que sirve para saber la cantidad de material que hay en obra.

2. Resanen diario de entradas de almacn, elaborado al final del da, que debe circular en la obra para que todos sepan que entr al almacn.

La entrada en el krdex debe producir el precio promedio de la existencia, con el cual se trabajar. En el momento de recibir el pedido se debe revisar la orden de compra para verificar que lo que se est recibiendo corresponde en precio y calidad con ella.

Salida de material del almacn: Se inicia con el "vale de campo", que enva quien est en el frente de obra al almacenista.

Debe contener los siguientes datos:

Cdigo de obra o de uso, que aparece por primera vez.

Cantidad

Unidad de material

Descripcin

Destino con identificacin de localizacin (opcional).

Debe ser escrito por el residente, que es quien ordena la salida del almacn. Lo debe firmar el residente y quien recibe el material, en original y copia (original para el almacenista y copia para el residente, para posteriores comprobaciones).

Si no hay material disponible, el almacenista debe devolver el vale con la anotacin de que no hay. No debe haber entregas parciales; es mejor cambiar el vale, pues as el residente sabr de inmediato cual es la situacin.

Al terminar este procedimiento, el almacenista produce la salida de almacn que debe tener los siguientes datos:

Cdigo del material

Descripcina)ent

Cantidad

UnidadAnti

Precio unitario promedio

Valor total del material

Cdigo de obra.

Este es el documento bsico del control de costos. Debe ser elaborado por el almacenista durante el da en que se hace la entrega, en original y una o dos copias.

La contabilidad de costos no se mueve con cada salida de almacn, sino con los resmenes diarios.

Resumen diario de salidas de almacn: Los materiales entregados el da anterior se deben agrupar por cdigos de uso o actividades de obra, por ejemplo, todo lo que se entreg para paetes, enchapes, etc.

El resumen diario incluye los movimientos controlados por "juego de inventarios"; una vez a la semana, habitualmente el da sbado, se hace esto que es materia de un proceso diferente, pero se genera con un vale de campo o por lo menos con una salida de almacn, firmada por el representante de la parte tcnica.

Para materiales como el ladrillo en patio, que no se pueden controlar por vales de campo anteriores a la ejecucin, cuando el personal de posteros tiene acceso directo a ellos, se procede as: Se descarga la cantidad que el presupuesto dice que se debe gastar, de acuerdo con el pago de mano de obra. Esto se genera a travs d un vale de campo, que se puede elaborar en el momento de la liquidacin del pago de la mano de obra. Se deben hacer inventarios peridicos, cada tres meses si es posible o mximo cada seis meses, para cuadrar las salidas tericas con el gasto real. Para este ajuste se debe elaborar un vale de campo.

Al hacer el inventario se deben dar de baja los materiales que ya no sirven para la obra, que generan un costo y restan precisin a los recursos que hay disponibles. Esto sirve adems para saber como se comporta realmente el consumo en la obra con relacin al presupuesto.

Anticipos de materiales: Se dan contra la palabra del proveedor o con garanta, segn su importancia. Si se hace un pago con carta de crdito, ste debe ir a la cuenta de Anticipos.

Los materiales ya recibidos se pagan contra la presentacin del recibo de obra y la factura del proveedor y se imputan a la cuenta de Materiales.

Un pago que se ha llevado a Anticipos, al llegar el material con recibo de obra se cancela y se lleva a Materiales. Si el proveedor enva luego la factura cancelada, esto no produce ningn movimiento contable..

4.2. EJECUCION

Hay dos formas de gastar dinero:

- Salarios

- Contratos

Salarios: Se deben procesar por medio de la planilla de liquidacin semanal, en la cual aparece el destino de los jornales. Para cargarlos, se debe aumentar a la liquidacin el costo de las prestaciones sociales y otros gastos, de acuerdo con el criterio del presupuestador. Contra este fondo se hacen pagos durante la obra. Al final puede resultar un saldo positivo o negativo.

Contratos: Deben tener una forma de pago que refleje la obra ejecutada. No debe haber buenas cuentas porque no hay contra que comparar. La forma de pago debe estar vinculada directamente con la obra ejecutada y reflejar esto en la contabilidad, puesto que de esta manera se refuerza el carcter de contrato civil y se aleja del contrato laboral.

Las condiciones bsicas para que un contrato sea laboral son: Trabajo personal, pago peridico y subordinacin.

Un contrato civil mal manejado se puede convertir en un contrato laboral. Para evitarlo, se debe siempre pagar por una obra ejecutada.

Un contrato puede tener anticipo, porque puede, por ejemplo, ser un contrato de pintura en el cual se suministra material. El anticipo, que es un dinero que el contratista debe y sobre el cual existe una garanta, se debe llevar a la cuenta de Anticipos.

Se debe tambin tener en cuenta la retencin de garanta del contrato, que habitualmente es del 10%.

El costo de una obra es el pago total que genera:

Valor de la obra ejecutada$ 150.000.00

Este valor se distribuye de la siguiente manera:

Bancos $108.500.00

Retencin de garanta $15.000.00

Retencin en la fuente $1.500.00

Amortizacin anticipo $25.000.00

El costo de la obra no hace referencia a la oportunidad del pago. Por ejemplo, si de una cuenta de $9.000.00 slo se pueden cancelar $6.000.00 por falta de fondos, se contabiliza el costo de $9.000.00, cargando $6.000.00 a Bancos y $3.000.00 a Acreedores, porque en ese momento se pudo efectuar el pago. Esta es la contabilidad de causacin.

En el caso de un contrato de ventanera, se da un anticipo por ejemplo, del 40% y se pacta la cancelacin del saldo contra entrega de ventanas (unidades, casas, etc.). Se debe pensar en el conveniencia al hacer el contrato. El elemento persuasivo es el pago. La ventanera es costo de la obra desde que se manda hacer, porque es especial para cada edificacin. No debe entrar con valor, porque no se valoriza. Los elementos mandados a fabricar es mejor controlarlos por contrato, no por Almacn.

Con relacin a la formaleta que se adquiere, en el presupuesto aparece el costo por M2, para lo cual se toma un valor salido del alquiler o de la presuncin de utilizacin. Se debe crear un fondo de formaleta para llevar a l el valor de, la formaleta que se compra. El alquiler se lleva a costo de obra en la medida en que se paga. Pasa por Almacn, pero sale con destino al fondo y de ste se debe restar cada mes el gasto de formaleta, segn obra ejecutada y costo de utilizacin. La formaleta no est a cargo del almacenista, como la herramienta, el equipo menor, etc. Debe estar en un inventario de control que el herramientero recibe del almacenista el herramientero debe responder por la herramienta y los dems elementos.

Si el contratista de estructura tiene su formaleta propia, l la cobra a la obra como alquiler, explcita o implcitamente dentro de su contrato.

El equipo y la maquinaria de propiedad de la empresa deben aparecer en la contabilidad de la empresa y las obras donde se utilicen deben tener en cuenta los costos de utilizacin o de alquiler.

Cuentas de cobro que no corresponden a un contrato, como en el caso de un viaje de tierra sacada, efectuado mediante un acuerdo verbal, se carga su valor al cdigo de destino segn criterio del presupuesto y se llama "Contrato de cuenta nica". Esto depende del proceso administrativo empleado.

El Control de Costos se debe adaptar al ritmo semanal de la obra o la obra se debe adaptar al ritmo mensual del Control. De todas maneras, debe establecerse claramente la fecha de corte, para que todos los datos sean compatibles.

COSTOS INDIRECTOS

Los gastos generales se manejan en la misma forma que los costos directos.

Materiales y ejecucin normales: Campamento, cerramiento, instalacin servicios, etc.

Salarios de administracin y direccin: Pago mensual, etc., incluidos los cargos por prestaciones sociales, que pueden ser del 50 o 60%.

Otros costos como vigilancia, transporte, alquiler de equipo, etc., son materia de contratos y se manejan de igual forma que los contratos de ejecucin, con imputacin.

Otros gastos, legales o del contrato. Son pagos nicos, imputados al autorizar el pago correspondiente.

Algunos de estos costos se producen antes de iniciarse la obra y se deben contabilizar como un asiento inicial, con los gastos repartidos en los renglones correspondientes.

Imprevistos:Costos que no estn en el presupuesto y no son parte normal del costo de la obra. Por ejemplo, si el presupuestador omiti el alambre al presupuestar la placa, esto no es un imprevisto, sino que se debe cargar a la placa. Caso diferente si se presenta una situacin fortuita, como por ejemplo, un trabajador lleva ACPM y lo derrama sobre un hierro que est listo; se debe entonces proceder a la compra de elementos de aseo y encargar a un trabajador la limpieza de estas varillas. Esto s es un imprevisto.

No se deben llevar indiscriminadamente las cosas a imprevistos; debe haber un trmite controlado por el supervisor del ordenador normal.

Hay trabajos que se deben cargar a reparaciones durante la obra que es diferente de imprevistos y que servirn para medir la eficiencia de la direccin de la obra. Adems, esto sirve tambin para prevenir errores futuros.

Reparaciones locativas: Deben estar contempladas en un presupuesto completo, como post-venta o mantenimiento, si ocurren una vez que la obra se ha puesto en funcionamiento, ya sea total o parcialmente. Las reparaciones locativas son diferentes de las reparaciones durante la obra y sirven para saber cuales especificaciones vale la pena mejorar para las prximas obras.

ANALISIS DE INFORMACION

Es necesario tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Establecer perodos de control. Es aconsejable el mes, pero puede ser bimensual o quincenal.

2. La fecha aconsejable es la del corte de mano de obra ms cercano al fin del mes calendario. Tambin, es posible cortar la obra ejecutada al final del mes.

3. Recopilacin de datos:

a. Salidas de almacn acumuladas por actividades. Inicialmente se hace en costo; despus se escogen actividades para analizarlas en cantidad.

b. Salarios del perodo, acumulados por actividades, con prestaciones sociales incluidas.

c. Pagos de contratos del perodo, acumulados por actividades.

De esta manera se recopilan todos los gastos del perodo, acumulados por actividades.

4. Suma de todos los gastos del perodo, acumulados por actividades.

5. Medida de la obra ejecutada en el perodo en cada actividad: Es una medida fsica, ejecutada por una persona ajena a la Direccin de la obra para comprobar el acierto con que han interpretado las directivas de la obra el proceso. Puede ser hecha por interventora, control de Calidad, Auditoria. No es aconsejable que sea la medida del corte de obra con que se pag a los contratistas, pues uno de los objetivos es comprobar este pago.

6. Divisin del valor imputado a cada actividad como la obra ejecutada en ella, para establecer el precio unitario real del periodo.

Hasta este momento se trabaja con los datos recolectados. En adelante se realiza la comparacin con el presupuesto.

7. Liquidar la obra ejecutada a los precios del presupuesto. Para hacer todo esto se puede usar el cuadro que se inicia con "Actividad".

Acumulado anterior: Es el resultado de los 6 puntos de los meses anteriores. Puede haber una diferencia de criterio al comparar actividad por actividad o precio unitario contra presupuesto.

De acuerdo con la condicin contractual:

Contrato a precios fijos (unitarios)

Construccin para venta o contrato de precio global fijo. En este caso es ms importante el valor total de las actividades.

8.Determinar el porcentaje real de obra ejecutada contra la obra total por ejecutar.

Las siguientes columnas corresponden al acumulado actual: Cantidad, Valor precio unitario, que se vuelven a comparar contra la obra total ejecutada segn presupuesto.

Hasta este punto va el Control de Costos. Se puede entonces establecer un porcentaje de diferencia entre el valor real y el valor presupuesto. Con base en esto, se pueden establecer condiciones, como el ndice que permita proyectar el presupuesto:

Camacol, Dane, dlar.

Se toma el perodo ms parecidas posible al que se va a comparar. Se establece el porcentaje de variacin probable, que se cumple especialmente bien para las obras de desarrollo continuo, en serie.

Las actividades que presenten porcentaje de variacin anormales, menos del 5% o ms del 5%, se deben analizar si no tienen una razn lgica conocida. Esta variacin se puede deber a mala interpretacin de las especificaciones o de los precios unitarios, excesos de consumo de materiales, pago Inadecuado de mano de obra, etc.

Como primer paso se deben chequear los consumos. Las actividades con variaciones en el primer mes no vale la pena chequearlas, pues puede haber mucho material en proceso contra poca obra ejecutada.

El Control de Costos sirve para arreglar situaciones durante la marcha de la obra, como ajustar precios, cambiar especificaciones, etc.

. METODOLCGIA DE, PROYECCION DE COSTOS

Obra por ejecutar: Averiguar cunto valdra la obra faltante a los precios de hoy.

Opciones para cantidad:

Hacer resta entre presupuestada y ejecutada.

Diferencia entre porcentaje ejecutado y 100%.

Introducir datos nuevos, resultado de una medicin hecha en obra.

Opciones para precios unitarios:

Precio del ltimo periodo.

Precio corregido por condiciones ya conocidas, como en el caso de un material con un aumento futuro ya autorizado.

Repetir presupuesto corregido con el factor que se sac anteriormente.

Se puede, con esta base, hacer un anlisis financiero.

Se pasa ahora a proyectar ese valor en el tiempo que falta para terminar la obra. Se hacen promedios. Si se hace con bases razonables, la aproximacin seria bastante buena.

A los Gastos Generales se les debe hacer un anlisis. Se deben dividir en dos:

Los fijos, como los gastos iniciales de legalizacin, instalaciones, etc., y los proporcionales. Los proporcionales se pueden a su vez dividir en proporcionales al tiempo, como los sueldos, y proporcionales al porcentaje de obra ejecutada, como el transporte vertical, las herramientas, etc.

Los gastos fijos se comparan contra el valor presupuestado. Los proporcionales al tiempo se comparan contra el porcentaje de transcurrido de la duracin probable de la obra total; los proporcionales al porcentaje.