Control de Registros
-
Upload
diego-toledo -
Category
Documents
-
view
214 -
download
2
description
Transcript of Control de Registros
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 1 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
INDICE
1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ________________________ 2
2. OBJETIVO ____________________________________________ 3
3. ALCANCE ____________________________________________ 3
4. DOCUMENTACION APLICABLE __________________________ 3
5. DEFINICIONES ________________________________________ 3
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO _____________________ 5
7. REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION __________ 6
8. ANEXOS ______________________________________________ 6
Preparado/Modific. por:
Revisado por: Aprobado por:
Firma
Nombre / cargo
Diego Alejandro Toledo Muñoz
Director
Jaime Eduardo Montenegro Ponce
Socio Director
Vanny Tamara Escala Espinoza
Representante Legal
Fecha 01/03/2011 01/04/2011 01/05/2011
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 2 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Rev Párrafo/Página
Modificación realizada Fecha
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 3 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
2. OBJETIVO Definir el modo de realizar el control de los registros originados por la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad de SP CAPACITACIÓN LTDA., definiendo el modo de realizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.
3. ALCANCE
A todos los registros empleados en el Sistema de Gestión de la Calidad de SP CAPACITACION LTDA. para evidenciar que se cumple lo establecido.
4. DOCUMENTACION APLICABLE
Apartado 4.2.4 del Manual de Calidad.
Todos los Procedimientos de Calidad.
Apartado 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008 y norma NCh 2728.
Norma ISO 9000:2005
5. DEFINICIONES
ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION : Sistema de almacenamiento de documentos, registros y otros
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 4 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Elaboración de Lista Maestra de Registros Será responsabilidad del Representante de Gerencia elaborar la Lista Maestra de Registros (Ver Anexo 8.1), en la cual se especificará el nombre del registro, el responsable de su archivo y el tiempo de almacenamiento. 6.2. Utilización de los Registros
Para utilizar los registros se deberán llenar “TODOS”, los datos dentro del registro. Si el usuario no tiene claro qué datos incluir en el registro a utilizar, deberá pedir orientación al Responsable del Proceso. 6.3. Archivo de los Registros 6.3.1. Características de los Archivos de los Registros de Calidad El archivo de los registros de calidad cumple las siguientes características:
Los registros serán almacenados de acuerdo a lo especificado en cada procedimiento o instructivo. Si existiese algún registro que no sea incluido dentro de algún procedimiento o instructivo, la lista maestra de registros especificará el modo de almacenamiento.
6.3.2. Método de Archivo e Identificación
Todos los registros relativos a la Calidad se archivan de forma que sean fácilmente identificables y recuperables. Su tiempo de almacenamiento es de 3 años, salvo que se especifique lo contrario en la documentación del sistema. La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los mismos, de manera que permanezcan legibles. Los registros, tanto en soporte papel como digital, reúnen condiciones tales que minimizan la posibilidad de pérdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales. Dependiendo de la importancia de los registros para la operatividad del OTEC, éstos tendrán una alta o baja protección: alta, se deberá guardar una fotocopia del registro en archivo ubicado en dependencias privadas del Director; en tanto baja, sólo basta el
registro original y no requerirá de fotocopias.
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 5 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
La relación de los registros de calidad, el modo y el responsable del archivo se definen en los diferentes procedimientos del sistema de calidad, punto 7.2, “Archivo de Documentación”, según el formato allí indicado. 6.4. Copias de Seguridad en Soporte Informático. Se han de mantener copias de seguridad de todos los registros que sean mantenidos en soporte digital. La frecuencia de realización de las copias será mensual. El responsable de realizar estas copias es el Encargado de Proceso, quien mantendrá las copias de seguridad en su poder. 6.5. Eliminación de los Registros
Una vez transcurrido el tiempo especificado en el punto 7.2 de los procedimientos (Archivo de Documentación), el Representante de Gerencia (de Procesos, cuando corresponda) procede a eliminar los registros. En calificadas ocasiones podrá el Director variar la vigencia de un registro.
7.- REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION 7.1- Registros
Lista Maestra de Registros. (Anexo 8.1) 7.2.- Archivo de Documentación
Documento Responsable de
Archivo Modo de Archivo
Soporte Tiempo de
Almacenamiento
Lista Maestra de Registros
Representante de Gerencia
Fecha Papel/Digital 3 años
8.- ANEXOS
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 02
Emisión : 02.05.11
Rev : 00 Página 6 de 6
CONTROL DE REGISTROS
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
8.1.- ANEXO: LISTA MAESTRA DE REGISTROS
Nombre y Código del
Procedimiento y/o Documento que origina el Registro
Nombre del Registro Nombre Responsable del
Registro Modo de Archivo
Soporte Tiempo de
Almacenamiento Nivel de
Protección
PC01 Control del Documentos Control de
Documentos Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC02 Control de Registros Control de Registros Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC03 Control de No Conformidades
Control de No Conformidades
Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC04 Auditoría Interna Control de Registros Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC05 Acciones Correctivas y Preventivas
Acciones Correctivas y Preventivas
Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC06 Gestión de RR.HH Gestión de RR.HH Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC07 Diseño y Desarrollo Diseño y Desarrollo Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC08 Adquisiciones Adquisiciones Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
PC09 Realización Actividades de
Actividad Diego Toledo Muñoz Impreso Digital 3 años Alto
Elaborado por Representante de Gerencia Aprobado por Socio Director
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
Fecha : 02-05-2011 Revisión :00 Página :1