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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-101

NOMBRE: ESTRUCTURACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN VERSION: 2

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 12

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 02/08/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del Procedimiento.

2

Alcance: Se actualiza teniendo en cuenta el responsable por la aplicación del documento (todos los procesos), la nueva actividad de inicio del Desarrollo del Procedimiento, la cual establece que se debe identificar las temáticas establecidas por la Ley, en materia de aprendizaje organizacional. Base Legal: Se actualiza la Base legal, incluyendo la nueva normatividad en materia de Capacitación que ha salido en las últimas dos vigencias. Por otro lado, se incluyó la base legal relativa a la política de datos personales. Definiciones: Se actualiza las definiciones, de acuerdo con la nueva Guía Metodológica para la implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación (PNFC): Profesionalización y Desarrollo de los Servidores Públicos. Función Pública. Por otro lado, se incluyeron las definiciones relativas a la protección de datos personales. Documentos asociados: se actualiza de acuerdo con los últimos documentos que ha emitido y publicado el DAFP y la ESAP, en materia de Capacitación. Por otro lado, se incluyó la política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Sistemas de Información y otros medios electrónicos: se especifica que no aplica algún sistema de Información y otro medio electrónico para la ejecución de este procedimiento. Políticas de Operación: Se actualizan las políticas de operación, de acuerdo con la nueva Guía Metodológica para la implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación (PNFC): Profesionalización y Desarrollo de los Servidores Públicos. Función Pública. Por otro lado, se incluye la política relativa a la protección de datos personales. Desarrollo del Procedimiento: se actualiza el flujograma incluyendo las actividades correspondientes a realizar la identificación de las temáticas establecidas por la Ley, en materia de aprendizaje organizacional, el envío al GIT Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación las necesidades de aprendizaje organizacional identificadas en los resultados de las valoraciones para el desarrollo de los funcionarios evaluados y la clasificación de las capacitaciones en: Capacitaciones dirigidas al Desarrollo de la Persona y Capacitaciones dirigidas al fortalecimiento de las competencias técnicas. Puntos de Control: Se actualiza, teniendo en cuenta los cambios generados en las actividades del Desarrollo del Procedimiento.






CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

YAZMIN HERNÁNDEZ VELOZA Primer Secretario de Relaciones

Exteriores 24/07/2018

MARÍA MARGARITA REYES REY Profesional Universitario 24/07/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 30/07/2018

REVISÓ CARGO FECHA

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO Directora de Talento Humano 01/08/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 02/08/2018






1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para formular el Plan Institucional de Capacitación, a fin de adecuar las necesidades y requerimientos de capacitación, y fortalecimiento de competencias, habilidades y aptitudes de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 2. ALCANCE Este documento aplica para todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Inicia con la identificación de las temáticas establecidas por la Ley, en materia de aprendizaje organizacional, y termina con la publicación del Plan Institucional de Capacitación (PIC) para dar inicio a la ejecución y evaluación del Plan Institucional de Capacitación.

3. BASE LEGAL

• Ley 1064 de 2006, por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.

• Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

• Decreto 612 de 2018, por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

• Decreto 894 de 2017, por el cual se dictan normas en materia de empleo público con el fin de facilitar y asegurar la implementación y desarrollo normativo del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera.

• Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública.

• Decreto-Ley 1567 de 1998, por la cual se crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para los empleados del Estado.

• Decreto 4661 de 2005, por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005.

• Decreto 1227 de 2005, por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998.






4. DEFINICIONES APRENDIZAJE: Es un cambio perdurable en la conducta o en la capacidad de comportarse de una determinada manera, la cual resulta de la práctica o de alguna otra forma de experiencia. APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL: Es la capacidad de las organizaciones de crear, organizar y procesar información desde sus fuentes (individual, de equipo, organizacional e interorganizacional), para generar nuevo conocimiento. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. CAPACITACIÓN: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión de la Entidad, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. COBERTURA: Cantidad o porcentaje de una población abarcado por una cosa o una actividad. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL -DNAO: Consiste en identificar las carencias de conocimientos, habilidades y destrezas de los servidores públicos, que les permitan ejecutar sus funciones o alcanzar las competencias que requiere el cargo. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. ESTRUCTURACIÓN: Transformación de los requerimientos de calidad académica, logística y administrativa en una propuesta efectiva “prototipo”, alineada con los objetivos establecidos en la conceptualización. FORMACIÓN: Proceso encaminado a facilitar el desarrollo integral del ser humano, potenciando actitudes, habilidades y conductas, en sus dimensiones: ética, creativa, comunicativa, crítica, sensorial, emocional e intelectual.






INVENTARIO DE TEMAS: Listado de necesidades de capacitación identificadas en cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores para una vigencia específica. INCIDENCIA: Proporción del número de casos en que las Dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores identifican la necesidad de fortalecer competencias actitudinales y/o cognitivas en un tema específico. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC): Se refiere a la programación de temas de capacitación

para un período específico.

PRIORIZACIÓN: Es el proceso en el que se evalúa el nivel de incidencia, significancia y cobertura para cada

uno de los temas de capacitación, con el fin de brindarles a cada uno un grado de importancia frente a los

demás para disponerle mayor cantidad de recursos y atenderlo con mayor celeridad frente a los demás temas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en

asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

RESULTADO: Consecuencia o fruto de una determinada situación o de un proceso. Es aquello que arroja una

operación matemática.

SERVIDOR PÚBLICO: Toda persona natural que presta sus servicios como miembro de corporaciones

públicas, empleados o trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por

servicios. Sus funciones y responsabilidades están determinadas por la Constitución, las Leyes y Normas que

rigen el país (Constitución Política 1991).

SIGNIFICANCIA: Asociado a la importancia en cuanto al impacto que el objeto presenta para la adecuada

realización de una función y/o actividad.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la

recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

VALIDACIÓN: Confirmación que la acción de formación desarrollada satisface las necesidades detectadas y

que cumple los requisitos especificados.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Plan Estratégico de Talento Humano.

• Plan Nacional de Formación y Capacitación. Función Pública.

• Guía Metodológica para la implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación (PNFC): Profesionalización y Desarrollo de los Servidores Públicos. Función Pública.

http://definicion.de/importancia/






• Política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

6. REGISTROS

• CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento a compromisos.

• GH-FO-97 Identificación de necesidades de formación.

• GH-FO-103 Plan Institucional de Capacitación.

• GH-FO-104 Inventarios de Temas de Capacitación.

• Invitación: Memorandos, correo institucional, Intranet. 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

Office 365. Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Para elaborar el Diagnóstico de Necesidades de Aprendizaje Organizacional (DNAO), se debe tener en cuenta las siguientes pautas: o Recolectar a través del formato GH-FO-97 Identificación de necesidades de formación, las necesidades de aprendizaje manifestadas por los servidores. o Conocer las temáticas establecidas por la Ley, especialmente las que buscan el fortalecimiento de la integridad, la transparencia y la ética de lo público. o Conocer las necesidades de aprendizaje de acuerdo con los resultados de las valoraciones para el desarrollo de los funcionarios evaluados en la vigencia inmediatamente anterior.

• Los jefes inmediatos deben identificar las necesidades de capacitación en conjunto con los funcionarios de sus dependencias, teniendo en cuenta los siguientes insumos: Resultado de Auditorías Internas y Externas, Resultado y recomendaciones de las valoraciones para el desarrollo de los funcionarios evaluados de la vigencia anterior y lineamientos del Gobierno Nacional.

• Los jefes inmediatos de cada dependencia deben diligenciar el formato GH-FO-97 Identificación de necesidades de formación, ubicado en el Sistema Maestro de la Entidad, teniendo en cuenta lo establecido en el instructivo de aplicación de dicho formato.

• Una vez recibidos los formatos GH-FO-97 Identificación de necesidades de formación, los cuales deben estar diligenciados por las dependencias de la Entidad, el Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación debe proceder a realizar el inventario de temas de capacitación, a través del Formato GH-FO-104






Inventario de Temas de Capacitación. Este inventario deberá estar verificado y aprobado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación.

• El grupo Interno de Trabajo Bienestar solicitara al inicio de cada vigencia al grupo interno de trabajo de carreras el reporte de las necesidades de capacitación teniendo en cuenta el resultado de la valoración para el desarrollo.

• El Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación deberá clasificar las capacitaciones en: a) capacitaciones que están dirigidas al desarrollo de la persona, las cuales tienen como objetivo fortalecer el ser (querer – actitudes) del funcionario, y b) capacitaciones dirigidas al fortalecimiento de las competencias técnicas (saber y hacer – aptitudes) del funcionario para el desempeño de sus funciones laborales. Esta clasificación se deberá realizar en el Formato GH-FO-103 Plan Institucional de Capacitación.

• El Plan Institucional de Capacitación debe ser elaborado por el Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación, verificado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación y aprobado por el Director de Talento Humano, teniendo en cuenta que se ajuste al presupuesto asignado para cada vigencia.

• El Plan Institucional de Capacitación se debe ajustar dentro de las áreas temáticas definidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación, establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública.

• La estructuración del Plan Institucional de Capacitación se realizará anualmente, teniendo en cuenta los siguientes períodos de tiempo establecidos para la realización de las actividades que lo componen: o Se debe realizar anualmente y a más tardar en el mes de diciembre del año inmediatamente anterior por cada dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con la programación emitida por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación o el Director de Talento Humano. o La estructuración y validación de los temas de capacitación se realizan a más tardar en el mes de enero del año en vigencia en el cual se implementará el Plan Institucional de Capacitación. o La publicación del Plan Institucional de Capacitación se realiza a más tardar el 31 de enero del año en vigencia para a su implementación.

• El Plan Institucional de Capacitación está sujeto a actualizaciones durante la vigencia, teniendo en cuenta que este Plan es dinámico y debe ajustarse a las necesidades de capacitación que surjan a lo largo de la vigencia y que sean prioritarias para satisfacer en el corto plazo.

• En la ejecución de este procedimiento, se deben cumplir y acatar armoniosamente las directrices y principios previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y sus normas y decretos reglamentarios. Lo anterior sin perjuicio que exista una obligación legal o contractual de conservar la información.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ESTRUCTURACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2 Identificar las temáticas

establecidas por la Ley, en materia de aprendizaje organizacional

Coordinador(a) GIT Bienestar,

Desarrollo de Personal y

Capacitación / Funcionario

asignado del GIT Bienestar,


Capacitación

3

Enviar al GIT Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación las

necesidades de aprendizaje organizacional identificadas en los resultados de las valoraciones para

el desarrollo de los funcionarios evaluados

Coordinador(a) GIT Carrera

Administrativa y Diplomática y

Consular

Informe. Correo

electrónico.

4 Solicitar la identificación de

necesidades de aprendizaje a jefes inmediatos


Desarrollo de

Memorando. Circular. Correo









Personal y Capacitación /

Director(a) Talento Humano

electrónico

5 Identificar necesidades de

aprendizaje Jefes inmediatos

Registro GH-FO-97

Identificación de necesidades de

Formación. Memorando.

Correo electrónico.

Una vez identificadas las necesidades de

aprendizaje, se debe enviar el formato GH-FO-97 Identificación de necesidades de Formación, al GIT

Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación.

6 Priorizar las necesidades de

aprendizaje y elaborar el inventario de temas de aprendizaje

Funcionario asignado del GIT

Bienestar, Desarrollo de

Personal y Capacitación

GH-FO-104 Inventario de

temas de capacitación.

7 Validar y aprobar el inventario de

temas de aprendizaje

Coordinador(a) del GIT Bienestar, Desarrollo de

Personal y Capacitación

GH-FO-104 Inventario de

temas de capacitación.









8

Clasificar las capacitaciones en Capacitaciones dirigidas al Desarrollo de la Persona y Capacitaciones dirigidas al

fortalecimiento de las competencias técnicas






Capacitación

GH-FO-103 Plan Institucional de Capacitación.

9

Estructurar el Plan Institucional de Capacitación, de acuerdo con la

validación del inventario de temas de aprendizaje






Capacitación

GH-FO-103 Plan Institucional de Capacitación. GH-FO-104

Inventario de temas de

capacitación.

10 Validar y firmar Plan Institucional

de Capacitación Director(a) de

Talento Humano

GH-FO-103 Plan Institucional de Capacitación.

11 Publicar el Plan Institucional de

Capacitación Coordinador(a) GIT

Bienestar, Correo

electrónico.










Capacitación / Director(a) de

Talento Humano

Publicación Intranet.

12 Desarrollo – Ejecución y evaluación

del Plan Institucional de Capacitación

13 Finalizar Proceso

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-101




10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5 Que no se identifiquen las

necesidades reales de capacitación.

Realizar acompañamiento para el diligenciamiento

de la herramienta de identificación de

necesidades.

Anual

Coordinación de Bienestar,


Capacitación

Acta de Reunión

formato CO-FO-05

9

Que el plan no se ajuste a las necesidades requeridas

por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio.

Verificar previo a la firma del PIC que se incluyan todos los parámetros de acuerdo con la Política

Nacional de Formación y Capacitación de

Empleados Públicos para el Desarrollo de

Competencias - Función Pública.

Anual

Coordinador Grupo Interno de

Trabajo Bienestar,


Capacitación

Plan Institucional

de Capacitación

– (PIC) Firmado.

11. ANEXOS No aplica

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