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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56

NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 1 de 37

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 10 / 07 /2019

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno

de Trabajo Financiero 03/07/2019

LADY DIANA LAITON DELGADO Asesor 03/07/2019

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 03/07/2019

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 08/07/2019

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y

Financiero 09/07/2019

ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno

de Trabajo Financiero 09/07/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional. 10/07/2019






1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones presupuestales del Ministerio de Relaciones Exteriores, para dar cumplimiento a su misión y visión. 2. ALCANCE

Todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores inician con la elaboración del anteproyecto de presupuesto, pasando por la ejecución de este mediante la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registros de compromisos, y termina con la constitución de la reserva presupuestal de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

3. BASE LEGAL

Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Decreto de Liquidación de Presupuesto Anual. Decreto 412 de 2018: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1068 de 2015 en el Libro 2 Régimen Presupuestal del sector Hacienda y Crédito Público, Parte 8 del Régimen Presupuestal, Parte 9 Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación y se establecen otras disposiciones. Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentado del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 4836 de 2011: por la cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 1957 de 2007: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 3487 de 2007: Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005. Decreto 4730 de 2005: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto. Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 568 de 1996: Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995. Decreto 2260 de 1996: Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996. Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994. Resolución 0004 de 2019: Por la cual se modifica la resolución 0010 del 7 de marzo de 2018 por la cual se establece el Catalogo de Clasificación Presupuestal y se dictan otras disposiciones para su administración.






Resolución 0010 de 2018: Por la cual se establece el Catalogo de Clasificación Presupuestal y se dictan otras disposiciones para su administración. Resolución vigente por la cual se asignan funciones.

4. DEFINICIONES

APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (Decreto 111/1996. Art 89) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: De acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art. 2 Parte A1). COMPROMISO: Son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1).

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: son los cambios que se efectúan en el Presupuesto por conceptos como traslados, aplazamientos, reducciones o adiciones que se presenten en el trascurso de la vigencia fiscal. PERIODO DE TRANSICIÓN: periodo en el que se realizan los ajustes respectivos a la ejecución presupuestal de las entidades de manera que la constitución del rezago presupuestal sea consistente. PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 14). PRINCIPIO DE COHERENCIA MACROECONÓMICA: El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 20).






PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN: Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutará estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 18). PRINCIPIO DE PLANIFICACIÓN: El presupuesto general de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de desarrollo, del plan nacional de inversiones, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 13). PRINCIPIO DE PROGRAMACIÓN INTEGRAL: Todo programa presupuestal debe contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 17). PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD: El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 15). REGISTRO DE LA VIGENCIA FUTURA: En cada vigencia fiscal el jefe de presupuesto o quien haga sus veces registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad, en los rubros presupuestales aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (CONFIS). (Resolución 036 /1998. Art. 2. C. Parágrafo). REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1). RESERVAS PRESUPUESTALES: Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos originados en los actos administrativos de bienes y servicios que al 31 de diciembre no se hayan recibido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 89). SIED: Sistema Integrado Electrónico Documental. VIGENCIAS FUTURAS: Es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas. Es decir, es una autorización mediante la cual se






garantiza la existencia de apropiaciones suficientes en los años siguientes para asumir obligaciones con cargo a ellas en la vigencia en curso (Manual de Programación de Inversión Pública - DNP). 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

GF-PT-53 Plan Anual de Adquisiciones Catálogo de clasificación presupuestal. 6. REGISTROS

Adición de apropiación a posiciones desagregadas en SIIF. Asignación interna de apropiación a dependencia de afectación en SIIF. Actos administrativos. Certificación del 15% de la apropiación, articulo 10 de la Ley 819 de 9 de julio de 2003. Certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo. Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Creación cuenta bancaria en el SIIF. Concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras. Conciliaciones. Contratos. Convenios. Consulta en el SIIF. Compromiso en el SIIF. Correo electrónico. Cuadro de variación e incrementos de los contratos. Desagregación de apropiaciones en SIIF. Documento de recaudo de ingresos presupuestales. Fotocopia de consignación. GC-FO-51 Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal. GF-FO-97 Solicitud de información personal y tributaria.

GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios. GF-FO-126 Transferencia electrónica de fondos a cuentas nacionales. GF-FO-127 Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior. Justificación técnico-económica. Memorando. Nóminas. Oficio. Oficio remisorio Ministerio de Hacienda y Crédito Público Planilla integrada de liquidación de aportes -PILA. Reducción de apropiación a posiciones desagregadas en SIIF. Registro Presupuestal del Compromiso en el SIIF. Registro de solicitud de traslado en el SIIF.






Reportes de la reserva presupuestal en el SIIF. Relación de certificados de disponibilidad presupuestal. Reintegro en SIIF. Resolución. Sentencias. Solicitud de cupo de vigencia futura en el SIIF. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Tutelas. Versiones para Anteproyecto gastos – SIIF Nación

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). Sistema de Correspondencia Oficial. Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. Sistema Integrado Electrónico Documental. 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Este procedimiento relaciona los siguientes temas presupuestales: elaboración del anteproyecto de presupuesto, desagregación del presupuesto, ejecución presupuestal, modificaciones al presupuesto, vigencias futuras, constitución de reserva presupuestal y cierre presupuestal, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO E INCORPORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Para la elaboración del anteproyecto de presupuesto se deben tener en cuenta los lineamientos que expida la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y los formatos establecidos en ésta. Se debe contar con los siguientes insumos para identificación de necesidades, por parte de las dependencias ejecutoras del presupuesto de gastos, recursos nación y recursos propios:

• Información de la apropiación proyectada de la vigencia a 31 de diciembre.

• Plan Anual de Adquisiciones.

• Vigencias futuras aprobadas. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO: La ejecución presupuestal deberá cumplir las etapas en el siguiente orden: 1) Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal. 2) Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. 3) Registro presupuestal del compromiso.






La solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal mencionada anteriormente deberá estar suscrita por la persona debidamente autorizada. Si es un bien o un servicio, el objeto de la solicitud de disponibilidad presupuestal deberá estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.

VIGENCIAS FUTURAS: Se realizará solicitud de vigencia futura ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ó del Departamento Nacional de Planeación, cuando exista una necesidad que abarque más de una vigencia, y tenga debida justificación. La solicitud de vigencia futura recibida deberá citar:

• El plazo de la contratación.

• El valor de la contratación por cada vigencia (presente y futura).

• La justificación técnico-económica de la contratación. La comunicación de solicitud de cupo de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluirá los siguientes anexos: La comunicación de solicitud de cupo de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluirá los siguientes anexos: Oficio de solicitud de autorización de cupo de vigencia futura, concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras expedido por la cabeza de sector, certificado en cumplimiento del literal b) del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, Certificado de disponibilidad presupuestal de la presente vigencia, relación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmada, registro de solicitud de vigencia futura en el SIIF, cuadro de variación e incrementos de los contratos, certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo, de que trata el artículo 1° de la Ley 819 de 2003 y que los contratos a suscribir con recursos de vigencias futuras no superan el periodo de gobierno y justificación técnico-económica.

CONSTITUCIÓN DE RESERVA PRESUPUESTAL Se deben analizar y verificar los compromisos con saldo de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

Recibir y analizar parámetros de elaboración del

anteproyecto de presupuesto del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

Representante legal Ministerio de Relaciones

Exteriores.

Director Administrativo y Financiero.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Financiero.

Se recibe una circular indicando los formatos, tasas IPC y fechas de presentación del anteproyecto de prepuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3

Enviar comunicación a las áreas ejecutoras para que informen las necesidades respectivas de la siguiente

vigencia.


Memorando. Correo electrónico.

4 Analizar y seleccionar las tasas de cambio de las

divisas diferentes al dólar.


Financiero.









5

Recibir y revisar comunicaciones de las dependencias, según

necesidades de gastos.


Financiero.

GF-FO-100 Necesidades de

bienes y servicios.

6

Realizar las proyecciones de los rubros de presupuesto en

su máximo nivel de desagregación.


Financiero.

7

Diligenciar los formularios del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público, consolidar el presupuesto y gastos.

Funcionario asignado Grupo Interno de

Trabajo Financiero - Presupuesto.

Estos formularios reposan en la Oficina Asesora de Planeación.

8

Redactar la justificación económica y exposición de

motivos para cada uno de los rubros con la inclusión de las

cifras calculadas.


Financiero. Funcionario asignado

Grupo Interno de Trabajo Financiero -

Presupuesto.

Correo electrónico. Esta información se remite a la Oficina Asesora de Planeación.









9 Revisar anteproyecto de

presupuesto.



Financiero.

10 Registrar el consolidado del

anteproyecto de presupuesto en SIIF



Versiones para

Anteproyecto y gastos – SIIF Nación

Con previa aprobación de la Secretaria General.

11 Oficializar la versión del

anteproyecto de presupuesto registrado en SIIF.

Funcionario asignado de la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional.

12

Enviar vía correo electrónico y copias magnética y dura del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

Funcionario asignado de la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional.

Correo electrónico.

12.1 ¿Se presentaron

ajustes u observaciones?

Si

Remítase a la actividad 13.

No Remítase a la actividad 17.

12.2 ¿Es de funcionamiento?

Si











13 Efectuar los ajustes



Financiero.

14 Enviar oficio al Ministerio de Hacienda y Crédito Público con los ajustes pertinentes.

Representante legal del Ministerio de Relaciones

Exteriores.

Oficio remisorio Ministerio de Hacienda

y Crédito Público.

15

Consultar la Ley de Presupuesto para la vigencia, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.



16 Finalizar proceso.






9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO



1 Iniciar proceso.

2

Consultar la Ley de Presupuesto para la

vigencia expedida por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

Funcionario asignado


Presupuesto.

3 Elaborar resolución de

desagregación del presupuesto.


Trabajo Financiero -Presupuesto.

Resolución.

Se elabora una resolución de desagregación de presupuesto. Desagregación de acuerdo con las normas vigentes.

4 Firmar resolución y enviar

para su numeración.



Resolución

La resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador GIT Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.






9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO


REGISTROS OBSERVACIONES

PREGUNTA RESPUESTAS

5

Registrar en SIIF la desagregación y asignar las partidas por dependencia de

afectación del gasto.



Desagregación registrada en el SIIF. Asignación interna de

apropiación a dependencias de

afectación en SIIF.

Registrar en SIIF la desagregación y asignar las partidas por dependencia

de afectación del gasto.







9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO



1 Iniciar proceso.

2

Registrar el CDP y el compromiso de los actos

administrativos de vigencia futura en SIIF.



Certificado de disponibilidad

presupuestal en el SIIF. Registro presupuestal

del compromiso en el SIIF.

Registrar el CDP y el compromiso de los actos administrativos de vigencia futura

en SIIF.

3

Recibir y verificar la solicitud de disponibilidad

presupuestal.



Formato GC-FO-51 Solicitud de certificado

de disponibilidad presupuestal. Memorando.


La solicitud debe estar suscrita por persona autorizada. Si es un bien o un servicio este debe estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.

4

Analizar el rubro por el cual se debe expedir el CDP y

recurso.



5

Registrar solicitud de CDP

en SIIF y constatar que a la

fecha existe apropiación

disponible en el rubro con

cargo al cual se afectará el

gasto.



Solicitud de certificado

de disponibilidad presupuestal en el SIIF.









5.1 ¿Existe saldo de

apropiación? Si


No Remítase a la actividad 6

6 Devolver al peticionario.



7 Expedir CDP, firmar y entregar al solicitante.




presupuestal en el SIIF.

8 Registrar en SIIF la

información que suministró el beneficiario.



Creación de cuenta bancaria en el SIIF.

GF-FO-97 Solicitud de información personal y

tributaria. GF-FO-126

Transferencia electrónica de fondos a

cuentas nacionales. GF-FO- 127

Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior.

Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal. Para Viáticos y Menaje se debe solicitar al funcionario el envío de la información de la cuenta bancaria en los formatos GF-FO- 126 Transferencia electrónica de fondos a cuentas nacionales o GF-FO- 127 Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior, según lo requiera.









9

Revisar y recibir a satisfacción documentos

soporte para efectuar en el SIIF el registro presupuestal

del compromiso.



• Nóminas.

• Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

• Actos administrativos.

• Contratos.

• Convenios.

• Tutelas.

• Sentencias.

• Conciliaciones.

• Memorando.

Estos son los documentos soporte para generar el Registro presupuestal del compromiso.

9.1 ¿Es correcta la información?

Si



10 Devolver al peticionario.



11

Efectuar registro presupuestal del

compromiso en SIIF, firmar y entregar al peticionario.



Registro presupuestal del compromiso en el

SIIF.

Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal. Para Viáticos y Menaje si el funcionario solicita que se realice la consignación en una cuenta bancaria en Colombia el









registro presupuestal del compromiso se realiza con la tasa representativa del mercado del día.

12 Afectar presupuestalmente por diferencial cambiario.









9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Recibir fotocopia de la

consignación efectuada por el área de pagaduría.



Fotocopia de consignación.

Con soportes (si aplica).

3 Establecer la clase de

reintegro.



Clases de reintegro:

• Diferencial cambiario.

• Recibo oficial de caja ROC.

• Ventanilla.

• Vigencia actual.

• Vigencia anterior.

3.1 ¿Es vigencia actual? Si



4

Identificar la obligación para tomar el número de la orden de

pago para SIIF, luego se clasifica la orden de pago, con

la obligación, compromiso y certificado de disponibilidad

presupuestal para proceder a efectuar la clasificación de los

rubros desagregados.








9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5 Enviar a pagaduría información

a registrar en SIIF.




6

Elaborar el reintegro teniendo en cuenta el número de orden de pago de acuerdo con los

rubros presupuestales según información enviada por el

funcionario asignado.

Pagador Reintegro en SIIF.

7

Reducir tanto el compromiso como el certificado de

disponibilidad presupuestal, para que este valor vuelva a la

apropiación disponible.



Presupuesto.

Para reintegros por concepto de nómina y contribuciones no se reduce el saldo en el CDP.

8 Registrar información en el

módulo de ingresos del SIIF.



Documento de recaudo de ingresos

presupuestales.

Corresponde a reintegros de vigencia anterior.







9.5 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Modificaciones CDP y compromiso)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 ¿Es por adición? Si



3 Liberar el saldo del

compromiso y de CDP en el SIIF.



En caso de CDP por solicitud suscrita por la persona autorizada y en caso de compromiso por acta de liquidación de un contrato, convenio etc., o diferencia en la tasa de cambio.

4 Adicionar el valor a la

solicitud del CDP, al CDP y al compromiso en el SIIF.




presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el

SIIF.

5 Imprimir, firmar y entregar.




presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el

SIIF.







9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

Realizar análisis de los saldos de los rubros

presupuestales de acuerdo con las diferentes

necesidades.



3 Elaborar proyecto de

resolución de modificación del presupuesto.



Resolución.

La resolución de modificación a la desagregación antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.

4 Firmar resolución de

modificación de desagregación.


Exteriores. Resolución.

5

Registrar en SIIF la modificación a la

desagregación teniendo en cuenta lo establecido en la

resolución.


Grupo Interno de

Trabajo Financiero -

Presupuesto.

Adición de apropiación a posiciones

desagregadas en SIIF. Reducción de apropiación a

posiciones desagregadas en SIIF.







9.7 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

Recibir las necesidades de las diferentes áreas

ejecutoras y/o analizar proyección de presupuesto.



Memorando La solicitud en varias ocasiones se realiza de manera verbal.

3 Expedir certificado de

disponibilidad presupuestal para traslado.





4

Elaborar proyecto de resolución de traslado

presupuestal y enviar a firma del representante legal



Resolución.

La resolución de traslado presupuestal antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.

5

Firmar resolución de modificaciones al

presupuesto. Traslado presupuestal.


Exteriores.

6 Realizar solicitud de traslado

en SIIF.



Registro de solicitud

de traslado en el SIIF. Al interior de la misma sección presupuestal.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

7

Remitir mediante oficio al Ministerio de Hacienda y

Crédito público la resolución con los anexos.


Oficio remisorio

Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En los anexos se debe remitir el

certificado de disponibilidad presupuestal

y la solicitud de traslado presupuestal

registrada en el aplicativo SIIF.

Una vez radicada la documentación en el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

se deben subir al SIED.

7.1 ¿Es aprobada? Si



8 Preparar proyecto de

resolución de derogatoria.



Resolución.

La resolución antes de ser enviada a la firma por parte del representante legal, debe tener visto bueno del Coordinador Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.

9 Firmar resolución

derogatoria.


Exteriores Resolución.

10 Enviar resolución para su

numeración.



Resolución.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

11 Validar en SIIF la solicitud

aprobada.



Consulta en el SIIF. Consultar en el SIED la aprobación de la solicitud.

12

Registrar apropiación posiciones desagregadas

y/o dependencias de afectación del gasto.



Adición de apropiación

a posiciones desagregadas en SIIF.







9.8 CIERRE PRESUPUESTAL


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

El último día hábil de cada año, anular todos los

certificados de disponibilidad presupuestal que no fueron

afectados por registro presupuestal del

compromiso.



Consulta en SIIF.

Antes del cierre definitivo, de acuerdo a la circular instructiva del cierre fiscal enviada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, existe un periodo de transición en el cual no se puede crear ni adicionar compromisos únicamente revisión y depuración de la ejecución.

3

Ajustar las tasas de cambio de los registros de

compromisos presupuestal que sea en divisa y reducir saldos de compromisos a

que haya lugar.









9.9 CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Verificar los compromisos que al

cierre definitivo se encuentran pendientes de obligación en SIIF.

Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero -Presupuesto.

3

Seleccionar minuciosamente los compromisos para ser constituidos como reservas presupuestales, así como los respectivos documentos

soporte.


Contratos. Convenios. Resolución. Nóminas.

Memorando.

Poner en conocimiento a los supervisores los saldos pendientes por ejecutar y depurar saldos de compromiso sin obligar antes del cierre definitivo.

4

Generar y/o imprimir la relación detallada de las reservas

presupuestales del SIIF y constituir legalmente a 31 de diciembre.


Reportes de la reserva


Previo cierre del Administrador SIIF Nación.

5 Efectuar reducción del compromiso

en SIIF.



SIIF.

Las cancelaciones, entre otras, puede ser:

• Menores valores por pagar ocasionados por diferencia en tasa de cambio.

• Por liquidación de contratos. En estos casos se realiza la correspondiente reducción al Registro presupuestal del compromiso en el SIIF.







9.10 VIGENCIAS FUTURAS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

Recibir solicitud de vigencia futura y CDP, además de la

justificación técnico- económica del área

solicitante.


Memorando.

Justificación técnico- económica.

Memorando de la dependencia solicitando el trámite de vigencia futura Estableciendo:

• El valor por vigencia en curso y futuras.

• El plazo por cada subordinal presupuestal.

• La justificación técnico-económica del área solicitante, debe indicar los beneficios que se obtendrían con el tramite ya sea económicos (costos) y/o eficiencia en los procesos, entre otros.

• Plazo de la contratación.

3 Expedir CDP que ampara la solicitud de vigencia futura.





Previa expedición de solicitud de CDP en SIIF.

4

Elaborar oficio de solicitud de vigencia futura dirigido al




Oficio.

Se anexa concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras expedido por la cabeza de sector, certificado en








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

cumplimiento del literal b) del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, certificado de disponibilidad presupuestal de la presente vigencia, relación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmada, registro de solicitud de vigencia futura en el SIIF, cuadro de variación e incrementos de los contratos, certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo, de que trata el artículo 1° de la Ley 819 de 2003 y que los contratos a suscribir con recursos de vigencias futuras no superan el periodo de gobierno y justificación técnico-económica.

5 Firmar oficio. Secretario General. Oficio remisorio


Previo visto bueno del Coordinador Financiero y del Director Administrativo y financiero.

6

Registrar la solicitud de autorización de vigencias futuras en SIIF y subir los

documentos para su aprobación al SIED.



Solicitud de vigencia futura en el SIIF.

Concepto favorable para el trámite de

solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras. Certificación del 15%

Los documentos no se remiten en físico al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la radicación se realiza de forma electrónica a través del SIED.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

de la Apropiación, artículo 10 de la ley

819 del 9 de Julio de 2003.

Certificado de Disponibilidad

Presupuestal en el SIIF.

Relación de certificados de disponibilidad presupuestal.

Solicitud de cupo de vigencia futura en el

SIIF. Cuadro de variación e

incrementos de los contratos.

Certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano

Plazo. Justificación técnico-

económica.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

6.1 ¿Hay aprobación? Si

Consulta en SIIF. Remítase a la actividad 8.


7 Reformular.



8

Comunicar a las áreas responsables de la

contratación para iniciar el proceso de contrato.


Grupo Interno de

Trabajo Financiero -

Presupuesto.

Memorando.


9 Efectuar proceso

contractual.

Funcionario asignado- Grupo Interno de

Trabajo de Licitaciones y Contratos

10 Registrar el compromiso de la vigencia actual y el de las

vigencias futuras.




SIIF.







10. PUNTOS DE CONTROL

ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

7

El anteproyecto de

presupuesto no

corresponde a las

necesidades de la

Entidad.

Revisar la

consistencia

entre la

proyección de

ingresos y las

necesidades

de gasto de la

Entidad.

Una vez al año.

Dirección Administrativa y

Financiera.


Financiero.

Oficina Asesora de

Planeación y

Desarrollo

Organizacional.

GF-FO-100 Necesidades de

bienes y servicios.






DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO

PUNTOS DE CONTROL

N.º ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


5

Existencia de diferencias entre la Resolución de Desagregación del Presupuesto y lo incorporado en SIIF

Revisión de los valores de la resolución

con la información

registrada en SIIF antes de

grabar la transacción.

Inicio de vigencia

Funcionario asignado Grupo

Interno de Trabajo Financiero -

Presupuesto.

Desagregación registrada en el

SIIF.

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

PUNTOS DE CONTROL

N.º ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


7

Error al imputar el rubro Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.

Revisión antes de firmar.

Cada vez por operación



Presupuesto.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF.






PUNTOS DE CONTROL

N.º ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


11 Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.

Revisión antes de

firmar

Cada vez por operación



Presupuesto.

Registro presupuestal del compromiso en

SIIF.

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación Interna)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5

Error en la escritura del rubro en la Resolución de Traslado.

Revisión detallada antes de enviar a firmas.

Cada vez que se realice una Resolución.


Financiero.

Resolución.

Diferencia entre lo registrado en SIIF y el proyecto de resolución.

Verificar reporte de

SIIF.

Cada vez que se presente.


Financiero.

Desagregación de

apropiaciones en el SIIF.






MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


7

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público no apruebe la modificación al presupuesto porque:

• Supera los montos de austeridad del gasto público.

• No se encuentre bien justificado.

• Carezca de base legal.

La justificación económica debe estar

bien sustentada Cada vez que

se presente


Financiero



Presupuesto.

Desagregación de

apropiaciones en el SIIF.

El traslado

debe cumplir con todos los lineamientos

legales

CIERRE PRESUPUESTAL

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



3 Cierre con cifras no depuradas.

Realizar revisiones mensuales con los ajustes respectivos con énfasis en el

periodo de transición (1 enero a 20 de enero de la vigencia posterior al

cierre).

Mensual

Coordinador Grupo Interno de

Trabajo Financiero

Funcionario asignado GIT Financiero -

Presupuesto.

Consulta en SIIF.






CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE



4 Sobreestimar la reserva presupuestal

Poner en conocimiento a

los supervisores

los saldos pendientes por

ejecutar Depurar saldos de compromiso

sin obligar antes del cierre

definitivo.

Tres veces al año

Una vez al año


Financiero



Memorando.

5 Saldos en reserva que no se van a ejecutar

Seguimiento a la ejecución de

la reserva presupuestal

Mensual



Memorando.






VIGENCIAS FUTURAS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


6

Diferencias entre la solicitud a enviar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información registrada en SIIF.

Verificar el contenido de la solicitud de

vigencia futura y su reporte en

SIIF.

Cada vez que se solicitan vigencias futuras.


Financiero.



Presupuesto.

Oficio remisorio

Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

No digitar la solicitud en el SIIF.

Verificar que la solicitud se haya incluido

en el SIIF.

Cada vez que se solicitan vigencias futuras.


Financiero.



Presupuesto.

Registro de solicitud en el

SIIF.

11. ANEXOS N/A






HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Creación y adopción del documento.

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