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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE

RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 9

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 1 de 56

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 31/03/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Ajuste procedimiento en cuanto:

Inclusión de la Ley 1527 de 2012 en la base legal.

Modificación de la definición Libranza.

Inclusión de los registros GF-FO-94, GF-FO-95 y GF-FO-96.

Modificación de la observación de la actividad No. 2 e inclusión de la observación de la actividad No. 3 del flujograma Registro y Elaboración de Pagos (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior, personal local).

Actualización de la actividad No. 10 con su respectiva observación y de la actividad No. 13 en flujograma Pago de Impuestos.

Actualización de la observación de las actividades Nos.3 y 4 del flujograma Autorizaciones Cuentas Corrientes Misiones y Consulados.

Eliminación de los formatos GF-FO-82 Solicitud Información Personal y Tributaria – Persona Jurídica, GF-FO-86 Solicitud de Información Personal y Tributaria - Persona Natural, y GF-FO-87 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Naturales – Exfuncionarios (prima de instalación).

Inclusión de formato GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria.

Actualización de Registros y Políticas de Operación.

3 Actualización de la base legal

Actualización desarrollo de las actividades “pago de impuestos” y “recaudo por recibo de caja”

4 Actualización política de operación








5 Actualización en el Desarrollo del procedimiento

6 Actualización Base Legal

Actualización en el Desarrollo del procedimiento

7 Inclusión de la actividad “Notificar pago de sentencia y/o conciliación” en el Registro y

elaboración de pagos (Pago de sentencias y/o conciliaciones)

8

Se incluye dentro de la Base Legal la Ley 1607 de 2012 y los Decreto 3357 de 2009, 1067 y 1068 de 2015, se elimina la Resolución 3547 de 2011 y la Circular del 14 de octubre de 2005 del Ministerio de Hacienda.

Se incluye dentro de los registros “órdenes de pago presupuestales”, “libranzas aprobadas”, pagos nómina y otros “GF-FO-120 Listado de transferencias, GF-FO-119 Entrega de cheques planta externa, GF-FO-118 Pago de impuestos y carta de autorización”, se elimina “comprobantes de ingreso en los bancos”.

Se actualiza en general las Políticas de Operación.

Se actualiza en general el Desarrollo del Procedimiento.

9

Se elimina de la Base Legal el Decreto 1525 de 2008, la Resolución 4218 de 2010 y la Resolución 5393 de 2010, se incluyen la Ley 1450 de 2011 art. 261, los Decretos 2785 de 2013 art. 1º y 869 de 2016, las Resoluciones 533, 620 de 2015 y 087, 3279 de 2016 y las Circulares externas calendario PAC Y ST-001-2015 Información previa de las transferencias de Recursos al Sistema de Cuenta Única Nacional - SCUN

Se incluye dentro de las definiciones la Cuenta Única Nacional y se eliminan el TES clase B y los Títulos TES.

Se incluye numeral 7 Sistemas de información y otros medios electrónicos.

Se elimina de los registros la Inversión Forzosa y se incluyen elaboración entrega certificaciones y comprobantes, recaudos por recibos de caja y manejo cuentas de compensación y se incluyen los formatos GF-FO-128 Boletín diario de caja y bancos y GF-FO129 Relación de giro.

Se elimina de las Políticas de Operación la Inversión Forzosa.

Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento la columna de registros

Se elimina de los puntos de control “Inversión Forzosa”.








CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero 22/03/2017

JOHN JAIRO CARDOZO SUTACHÁN Funcionario asignado de las funciones de

Pagaduría - Pagador 22/03/2017

RAÚL GAITÁN GARCÍA Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior

22/03/2017

EDWIN PINEDA Funcionario asignado de las funciones de

Tesorería - Tesorero 22/03/2017

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 22/03/2017

REVISÓ METODOLOGICAMENTE CARGO FECHA

JENNY ANDREA HERNANDEZ Asesor 30/03/2017

REVISÓ CARGO FECHA

RAÚL GAITÁN GARCÍA Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior

31/03/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

JULIO CESAR PAEZ GOMEZ Jefe (E) Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 31/03/2017








1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones relacionadas con la Pagaduría y Tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en lo competente.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la recepción de los documentos soportes para pago y finaliza con el pago al beneficiario ya sea en abono en cuenta, giro ó cheque.

3. BASE LEGAL

Ley 11 de 1984: Por la cual se reforman algunas normas de los Códigos Sustantivo y Procesal del Trabajo.

Ley 79 de 1988: Por la cual se actualiza la Legislación Cooperativa.

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 1231 de 2008: Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1450 de 2011 art 261: CUENTA ÚNICA NACIONAL. A partir de la vigencia de la presente ley, con el recaudo de todas las rentas y recursos capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación a través del Sistema de Cuenta Única Nacional. Para tal efecto, los recaudos de recursos propios, administrados y de los fondos especiales de los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación serán trasladados a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público conforme los plazos y condiciones que determine la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

Ley 1527 de 2012: Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1607 de 2012: Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.

Ley 1753 de 2015: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “todos por un nuevo país”.

Decreto Ley 2663 de 1950: Sobre Código Sustantivo del Trabajo. Y sus modificatorias.

Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.

Decreto 1045 de 1978: El cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.

Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el decreto 359 de 1995.








Decreto 747 de 1996: por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior.

Decreto 728 de 2008: Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para pequeños aportantes e independientes.

Decreto 3357 de 2009: Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial y Prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación.

Decreto 2785 de 2013 art. 1º: DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CUENTA ÚNICA NACIONAL. <Articulo compilado en el artículo 2.3.1.1 del Decreto único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> El Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN) es el conjunto de procesos de recaudo, traslado, administración y giro de recursos realizados por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Los lineamientos y procedimientos para el traslado de recursos al SCUN, su administración y giro serán establecidos por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, conforme a las normas orgánicas del presupuesto.

Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores.

Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentado del Sector Hacienda y Crédito Público

Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

Resolución Externa 08 de 2000: por la cual se compendia el régimen de cambios internacionales.

Resolución 09147 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido y se adoptan las características técnicas de la información cambiaria y de endeudamiento externo que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas de compensación y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09148 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, las características de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que realicen operaciones en zonas de frontera por montos inferiores a los quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD500.oo) o su equivalente en otras monedas y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09149 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, se adoptan las características técnicas de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 758 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (relacionadas con Tesorería).

Resolución 759 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (Pagador). Circular Calendario PAC y otras consideraciones para su ejecución.

Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones.








Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno.

Resolución 087 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envíos a la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015.

Resolución 3279 de 2016: Por medio de la cual se delegan algunas funciones.

Circular ST-001-2015 Información previa de las transferencias de Recursos al Sistema de Cuenta Única Nacional – SCUN.

Circular calendario PAC y otras consideraciones para su ejecución.

4. DEFINICIONES

CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO O DESCUENTO: valor máximo permitido por la legislación colombiana para ser deducido del pago de nómina de los funcionarios.

CN: Documento donde se incluyen los valores descontados a los funcionarios por seguridad social. CUENTA UNICA NACIONAL: Es un modelo de tesorería publica que centraliza los recursos generados por el Estado en la Tesorería Nacional con el fin de optimizar su administración, minimizar los costos y mitigar los riesgos. En esencia el Tesoro desarrolla las funciones del Banco.

DIVISA: Cualquier tipo de moneda extranjera puede estar representada en billetes de banco, letras de cambio, cheques, haberes en bancos extranjeros y en general, cualquier tipo de documento de giro o crédito extendido en moneda extranjera y a cargo de un deudor extranjero.

FONDOS ESPECIALES: Los ingresos creados y definidos en la Ley para la prestación de un servicio público especifico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador.

IMPUESTO: Es un tributo caracterizado por hacer surgir obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario regido por derecho público. No requiere contraprestación directa por parte de la Administración, y surge exclusivamente como consecuencia de la capacidad económica del contribuyente. INGRESOS CORRIENTES: Son de carácter no tributario e incluyen tanto las rentas propias provenientes de la venta de bienes y servicios.

INGRESOS DE CAPITAL: Son todos los recursos de crédito externo e interno con vencimiento mayor a un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones.

LIBRANZA: Es la autorización dada por el asalariado o pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que realice el descuento del salario, o pensión disponible por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza.








NOVEDAD DE PAGO EN EL EXTERIOR: solicitud de ubicación de pago en la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores.

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR: El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el Gobierno. PAGO: Acto mediante el cual la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización del pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al tercero el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por abono en cuenta beneficiario final, extinguiendo la respectiva obligación. PILA: Planilla integrada de liquidación de aportes. POLÍGRAFO BANCO DE LA REPUBLICA: es la liquidación del Banco de la Republica por medio de la fiduciaria y valores de los Títulos TES Clase B a invertir a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RECAUDOS: Toda operación de ingreso que se registra por concepto de actuaciones consulares, enajenación de activos y otros conceptos. SERVICIO PÚBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL: La seguridad social es un servicio público obligatorio, cuya dirección organización y control están a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual pagaduría SIIF II. Cartilla cuentas de compensación del Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la Republica (Anual).

6. REGISTROS

REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II

Orden de pago presupuestal. Orden de pago no presupuestal. GF-FO-129 Relación de giro. Planilla de radicación de cuentas. Planilla de pagos en SIIF II.








Cheques. Soporte de las transferencias. Certificaciones bancarias. Ordenes de transferencia al banco. Extracto bancario Orden bancaria.

NEGOCIACIÓN DE DIVISA

GF-FO- 07 Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

GF-FO-08 Compra de Nomina Planta Externa.

GF-FO-88 Listado de Cheques.

Oficio dirigido a la entidad bancaria con sus respectivas instrucciones.

Copia del cheque.

GF-FO-115 Venta de Divisas

GF-FO-117 Cotización Negociación de Divisas.

Declaración de cambio

Notas débito.

Formato BR-3-477-0 del Banco de la Republica.

LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA

Hoja control de Libranzas y descuentos de nómina.

Libranzas aprobadas ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA

Certificación

Cheque o consignación

Anexos nómina

Comunicaciones u oficios

Efectivo

Avisos de transferencia

Extracto bancario

GF-FO-06 Recibo de caja.

PAGO IMPUESTOS

GF-FO-118 Pago de Impuestos

Oficios remisorios de los informes a los entes de control.

Cuadro consolidado de impuestos.

Declaración electrónica mensual de Retención en la Fuente y recibos de pago.

Formulario físico de pago de impuestos RETEICA








Orden de pago no presupuestal de deducciones

Extracto bancario.

Cheques

RECAUDOS

Recibo de consignación de cuenta bancaria.

Reintegros.

GF-FO-06 Recibo de caja.

Extracto bancario

GF-FO-128 Boletín diario de caja y bancos.

GF-FO-129 Relación de Giro

AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS

GF-FO-94 Autorización Apertura Cuenta en el Exterior.

GF-FO-95 Información Cuenta Autorizada en el Exterior.

GF-FO-96 Solicitud de Cancelación Cuentas en el Exterior. PAGOS DE NOMINA Y OTROS

GF-FO-53 Inscripción cuenta bancaria para funcionarios.

GF-FO-88 Listado de Cheques.

GF-FO-119 Entrega de Cheques Planta Externa.

GF-FO-120 Listado de Transferencias.

Carta de autorización. ELABORACIÓN ENTREGA CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES

Certificado ingresos y retenciones

Orden de pago

Relación de pago RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA

Consignaciones

GF-FO-06 Recibo de caja MANEJO DE CUENTAS DE COMPENSACIÓN

Formulario No. 10 del Banco de la Republica

Extractos cuentas de compensación.








7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:

Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF II)

Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal (SIAD).

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II El registro de la orden de pago debe realizarse bajo el cumplimiento de requisitos, documentos soporte completos y correctos. Se debe verificar que la cuenta bancaria del beneficiario de pago se encuentre en estado “activo” en el SIIF II. El pago de las obligaciones se debe tramitar de acuerdo a la fecha programada para su pago. Para generar orden de pago se debe recibir los documentos soporte de las obligaciones radicadas, los cuales son:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Registro Presupuestal del Compromiso.

Comprobante de Obligación presupuestal.

Certificación por parte del Supervisor (original).

Fotocopia de la cédula del beneficiario.

Copia del Contrato.

Acta de Inicio y Terminación, si es del caso.

Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (original y/o copia).

Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (original y/o copia).

Planilla de pagos de Aportes de Seguridad Social y Parafiscales (PILA).

Factura para personas declarantes original (copia si aplica).

Copia del RUT.

Oficio remisorio de Nómina y anexos (original).

Certificación bancaria (original o copia).

Certificación de la Dirección de Talento Humano y del Corredor de Seguros sobre el cumplimiento de la prestación del servicio de salud a los funcionarios de la planta externa y locales en el exterior (original).

Acto administrativo de pago de Prima de Instalación (copia).

Acto administrativo de asignación de recursos del Ministerio a las misiones (Personal de Apoyo, Honorarios, Personal Local) (copia).

GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria

GF-FO-110 Categoría Tributaria

Copia de sentencia o conciliación, y fallo ejecutoriado que preste mérito ejecutivo.








Copia acto administrativo de reconocimiento del fallo ejecutoriado, liquidación y pago de la sentencia o conciliación, cuando se requiera.

Poder de representación del tercero.

Comunicaciones de aclaración y solicitud de pagos.

Comunicación de la DIAN (para pago de sentencias y conciliaciones).

Informe de actividades de los contratistas.

Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales.

Póliza y constancia de aprobación de la misma. El documento soporte de las obligaciones para trámite de pago a Contratistas a partir del segundo pago, deberán ser:

Certificación por parte del Supervisor (original). Entrada de Almacén, (si aplica). Factura original (copia si aplica). Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (copia). Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (copia). Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales. Informe de actividades de los contratistas.

COMPRA DE DIVISA Para realizar compra o venta de divisa la entidad debe estar inscrita ante la entidad intermediaria en el mercado cambiario.

La persona que firma la declaración de cambio debe tener en su RUT el código de la obligación “firma declaraciones de cambio”. En caso de ser venta de divisa, por aviso de transferencia y cheques se debe negociar con la entidad financiera interesada; si es compra de divisa se deben realizar tres cotizaciones con entidades diferentes simultáneamente, siempre y cuando la Dirección del Tesoro Nacional no esté interesada en la compra. LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA Las solicitudes de descuento por libranza, convenio de descuentos por nómina y otros, deben estar debidamente autorizadas por el funcionario solicitante. Sin este requisito no se procede a realizar los descuentos por nómina ni su pago a las entidades beneficiarias como cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras, y otros. Todo descuento de nómina diferente a los establecidos por Ley, debe estar previamente autorizado por el Pagador, a excepción de las afiliaciones a cooperativas, sindicatos y fondos de empleados.








REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL Se debe especificar en el formato del Banco de la República la vigencia presupuestal a afectar, teniendo en cuenta que las consignaciones se efectúan en dos cuentas bancarias según sea vigencia actual o vigencias anteriores, la posición de catálogo del gasto, multas y sanciones. ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA Se debe certificar directamente al beneficiario del pago, de acuerdo a la información registrada en las bases de datos del programa de nómina. La información se debe ceñir a lo establecido por la norma tributaria.

PAGO IMPUESTOS Se debe declarar lo causado para ser pagado (para el caso del Fondo Rotatorio) Se debe declarar lo pagado (para el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores) Se debe pagar lo informado en la PILA o en planilla de aportes, cuando se requiera. RECAUDOS Los documentos para registrar en el sistema un ingreso deben tener como soportes: o Extractos bancarios – reportes transacciones. o Consignaciones bancarias. o Comunicaciones enviadas por las Misiones Diplomáticas, Consulares de Colombia en el Exterior. o Reintegros – Comunicaciones internas (para Ministerio) Se deben registrar todas las transacciones de ingresos y gastos en su última etapa, es decir, lo efectivamente recaudado o percibido y los pagos realizados en dinero o su equivalente por el Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, independientemente de las vigencias presupuestales que se afecten. El recaudo en efectivo producto de reintegros, solo se deben recibir en dólares ó cheques en dólares o euros; en este último caso por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben recibir cheques negociables en el mercado, para lo cual se elaborará un recibo de caja provisional hasta tanto se monetice, incluido pesos y las demás monedas de liquidación de la nómina.

AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES EMBAJADAS Y MISIONES

La solicitud deberá justificar la apertura o cancelación de la cuenta bancaria. Si es apertura de cuenta bancaria se debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995. Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior pueden tener cuentas bancarias para los siguientes conceptos:








Gastos de funcionamiento e inversión.

Nómina, y

Recaudos. En aquellos países en donde se requiera el manejo de recursos en moneda local, podrá, adicional a las anteriores, abrir una cuenta bancaria para el manejo de los gastos de funcionamiento en dicha moneda. No podrán existir dos o más cuentas para el manejo de recursos por el mismo concepto.

Cuando la solicitud sea de cancelación se debe enviar con antelación la solicitud para el trámite respectivo.








8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro de pagos en SIIF)

Grupo Interno de Trabajo Financiero y

de Servicios al Exterior

Grupo Interno de Trabajo Financiero

Dependencias Relacionadas Registros Observaciones

Funcionario Asignado - Pagaduría - Tesorería


Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería

1

Inicio

Elaboración Comprobante de Obligación Presupuestal

Hay cumplimiento de requisitos y documentos

soporte?

No

Si 3. Devolver obligación con documentos soporte a la Coordinación del Grupo Interno

de Trabajo de Cuentas por Pagar

1. Recibir obligación con documentos soporte

2. Revisar el cumplimiento de los requisitos y documentos soporte

No

Si

Funcionario Asignado - Tesorería

5. Crear instrucciones adicionales de pago

Son divisas?

4. Efectuar solicitud de orden de pago presupuestal a través del SIIF II


La cuenta bancaria del beneficiario debe estar en estado activa , de lo contrario debe devolverse al Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar para el nuevo trámite de la obligación.

El sistema asigna número de orden de pago.Si son mas de 15 obligaciones recibidas para tramitar el pago, se hace a través de carga masiva en el caso de pagaduría

Se realiza solo para recursos Nación

Orden de pago presupuestalPlanilla de pagos en SIIF II

Planilla de radicación de cuentasCertificaciones bancarias.









Grupo Interno de Trabajo Financiero y de

Servicios al Exterior


Dependencias

RelacionadasRegistros Observaciones


1

6. Seleccionar obligación a pagar, registros de valores de la obligación, confirmación de

deducciones, registro de datos administrativos, beneficiario del pago y

solicitud de orden de pago

8. Autorizar Orden de Pago



7. Crear orden de pago

No


9. Generar soporte en SIIF II de la orden de pago

Es pago a beneficiario

final?

Si

Fue exitoso el pago?

No

10. Identificar la causa por la cual el pago no fue exitoso


Si 1

11. Verificar a los dos días siguientes en la cuenta bancaria del MRE o FR el traspaso a

Pagaduría-Tesorería

Funcionario Asignado - Pagaduría- Tesorería

2

No

Si son deducciones tener en cuenta el flujograma de deducciones.

Con fecha del segundo día hábil siguiente, de acuerdo con la Circular Externa 023 de 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para el caso de obligaciones valor liquido cero (0) la fecha es el mismo día.

Orden de pago presupuestal

Orden de pago presupuestal

Orden de pago presupuestalExtracto bancario

Extracto bancario












Dependencias Relacionadas Registros Observaciones


2

13. Devolver al Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar para su anulación

Es necesario generar una nueva

orden de pago?3

No

12. Identificar la causa por la cual la transferencia no fue exitosa


Se recibió la transferencia?

No

Si 2

No

Si

1

14. Enviar correo de notificación al beneficiario final


2

15. Elaborar pagos


3

3

Si es pago de sentencia y/o conciliación solicitar Paz y Salvo.Tesorería envía un correo electrónico notificando los giros a las Misiones de Colombia en el Exterior.

Ver flujogramas de pago del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Extracto bancarioChequeSoporte de las transferenciasOrden de pago presupuestalOrdenes de transferencia al banco

Se elabora transferencia bancaria o pago con cheque.












Dependencias

Relacionadas Registros Observaciones





16. Elaborar relaciones de giro

19. Generar orden bancaria no presupuestal

17. Generar orden de pago no presupuestal ligada a una orden de pago presupuestal

18. Autorizar orden de pago no presupuestal


20. Pagar orden bancaria no presupuestal

3

21. Archivar en forma consecutiva por cada cuenta corriente las obligaciones y sus soportes


Fin

GF-FO-129 Relación de giro

Orden de pago no presupuestal


Se genera cuando son traspasos a pagaduría o deducciones

Orden bancaria








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)

Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias


Funcionario Asignado - Pagaduría

1. Verificar disponibilidad de recursos

Inicio

2. Verificar las deducciones de la obligación y las deducciones de nómina



3. Solicitar aclaración al área correspondiente

Coinciden?

NoSi


4. Efectuar solicitud de orden de pago no presupuestal de las deducciones a través del

SIIF II


5. Seleccionar cada uno de los terceros y sus deducciones para efectuar solicitud

6. Autorizar orden de pago de las deducciones


7. Verificar a los dos días siguientes hábiles en la cuenta bancaria del Ministerio el abono

del dinero por parte del a DTN


1

Planta Interna y Planta Externa.

Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.

La única transferencia bancaria que se realiza es para el pago de ofrecimiento de alimentos de planta interna















8. Identificar la causa por la cual la transferencia no fue exitosa y dar solución


NoSi


9.Procesar en la entidad financiera correspondiente la solicitud de cheques de

gerencia para el pago

Coordinador

11. Autorizar pagos

12. Verificar pagos

2

1

10. Generar reporte por autorizar

fueron exitosas?

No

Coordinador

13. Identificar la causa por la cual el pago no fue exitoso y dar solución

Si












16. Pagar a la entidad financiera


18. Archivar documentos soporte

2

Fin

15. Diligenciar formatos y planillas


14. Recoger los cheques de gerencia en la entidad financiera


Si

17.Enviar por correo electrónico los soportes de pago a las entidades que lo requieran


Formatos y planillas correspondientes a AFC, aportes voluntarios a pensión y embargos.








PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES




6. Efectuar pago


1. Verificar en la cuenta bancaria la disponibilidad de recursos


2. Revisar en la cuenta los soportes para el giro


3. Generar cheques de pagaduría


4. Hacer firmar cheques por dos de los funcionarios autorizados


5. Colocar sellos de seguridad al cheque

Inicio

7. Notificar pago de sentencia o conciliación


8. Archivar documentos sopore


Fin

Firmas autorizadas: Pagador.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero.

Director Administrativo y Financiero.


Únicamente para el caso de pago de aportes por pensión.

Se notifica a la Oficina Asesora Jurídica Interna y a la Dirección de Talento Humano, si es el caso.

Cheque








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de nómina planta interna)




5. Generar en DOS archivos de beneficiarios y pagos para enviar a la entidad financiera



8. Generar reporte de transferencias desde el portal web de la entidad financiera

3. Generar archivo plano desde el SIAD para la mensualidad correspondiente a planta

interna beneficiarios y pagos


6. Preparar archivos en el portal web de la entidad financiera para su autorización

Inicio

1




2. Confirmar en el SIAD novedades de cuentas bancarias y forma de pago a los

funcionarios

4. Imprimir resumen de pagos desde SIAD


7. Autorizar los pagos en el portal web de la entidad financiera

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero


Adjuntar la certificación sobre el estado activo de la cuenta bancaria.GF-FO-53 Inscripción cuenta

bancaria para funcionarios














1


9. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de cada

funcionario


10. Los cheques para pago se recogen en la oficina de la entidad financiera

11. Identificar plenamente al beneficiario

12. Verificar la documentación requerida para entregar el cheque

Es personalmente?

No, mediante poder autentificado

Si

2

Es correcta la información?

NoSi

13. Devolver documentación e informar el motivo

14. Entregar cheque


1

Se envían los volantes de nómina en la fecha estimada de pago, previa confirmación de las transacciones realizadas.

Tomar fotocopia del cheque como soporte para la firma de recibido a satisfacción.

Documentación requerida:

Poder autenticado (original).

Fotocopia de la cédula del apoderado y del otorgante.

Paz y salvo del pago de la sentencia y/o conciliación, si se requiere.

Se toma la huella y firma de recibido a satisfacción.El poder autenticado (original) se anexa a la obligación como soporte.









Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas Registros Observaciones

2

15. Tomar huella y entregar cheque y tomar firma de recibido a satisfacción por parte del

beneficiario

Fin


Si

1


16. Archivar documentos soporte, nómina y reporte de transferencia

Si es cheque se archiva el recibido a satisfacción.








PAGO NOMINA PLANTA EXTERNA, PRESTACIONES SOCIALES EXTERIOR Y PERSONAL LOCAL






Es personal local o prestaciones

sociales?

No; es nómina

Si

4. Entregar reportes SIAD de resúmenes de liquidación de nómina de las monedas de pago a funcionario asignado posterior a la negociación y una vez hecha la conversión

5. Generar archivos planos Personan y Nómina en SIAD

6. Preparar archivos Personan y Nómina en DOS para generar reportes

Inicio




2. Validar novedades para identificar si el pago es por transferencia bancaria al exterior,

cheque en pagaduría ó pago en pesos colombianos

1


3. Registrar en SIAD la tasa negociada para los dólares y hacer proceso de conversión de

los valores de nómina liquidados en pesos

Ver procedimiento Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores en las actividades Nos. 1 a 7.

El pago en pesos colombianos aplica únicamente para prestaciones sociales, cuando se requiera.


Verificar que el valor en dólares del reporte de SIAD coincida con el valor de la divisa negociada.












Pagador y Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero

1

9. Validar novedades de pago, revisar y firmar instrucciones de transferencia y listado de

cheques, y firmar oficio remisorio a la entidad financiera

12. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de

cada funcionario

2

1

7. Imprimir reportes y enviar por correo electrónico a funcionario asignado y pagador


8. Preparar archivos de instrucciones de transferencia y de listado de cheques


Funcionario Asignado

10. Procesar la información para que las Misiones y Oficinas Consulares conozcan los

valores de pago y las novedades

Si

11. Cargar en Citidirect pagos manuales


Se detalla el valor a transferir a cada misión por concepto de nómina.

Se diligencia el formato GF-FO-88. Si es nómina de personal local no se genera listado de cheques. Si son prestaciones sociales se realiza a la cuenta personal en el exterior de cada exfuncionario.

Se valida la información de solicitud de novedad para pago, negociación y documentos soporte.

En caso de prestaciones sociales cuando el exfuncionario reporta la novedad de pago en Colombia o se le ha pagado la prima de instalación, se consigna en pesos colombianos a la cuenta bancaria relacionada por el mismo en Colombia.

La confirmación de pago de nómina se realiza en el SISE, una vez se recibe la confirmación de transferencia por parte de alguna Misión u Oficina Consular. Las novedades se informan por correo electrónico a la Misión U Oficina Consular. La confirmación del pago de personal local se realiza en el aplicativo SIMPLE. La confirmación de pago de prestaciones sociales se informa por correo electrónico al exfuncionario.

GF-FO-88 Listado de chequesGF-FO-120 Listado de transferencias












Si

2

14. Identificar plenamente al beneficiario

Es personalmente?

No, mediante poder autentificado


15. Verificar la documentación requerida para entregar el cheque al autorizado

3

Es cheque en pagaduría?

Si, es cheque en pagaduría ó pago en pesos colombianos

Si

No, es pago en pesos Colombianos de prestaciones sociales

2

13. Recibir mensajes swift de la entidad financiera

Es cheque en divisa


No

Documentación requerida: Poder autenticado (original).

Fotocopia de la cédula del apoderado y del otorgante.

Los cheques en pagaduría son aquellos emitidos por la entidad financiera y solicitados mediante formato GF-FO-88.

Se verifica la recepción de todos los mensajes swift de acuerdo con las instrucciones de transferencia enviados a la entidad financiera

GF-FO-88 Listado de cheques

Carta de autorización









Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas Registros Observaciones


3

17. Tomar huella, entregar cheque y tomar firma de recibido a satisfacción por parte del

beneficiario

Si

No, es pago en pesos colombianos

1

19. Generar reporte de transferencia por autorizar


18. Procesar en la entidad financiera correspondiente las transferencias y la

solicitud de cheques de gerencia


4

16. Entregar cheque 1


Si 15. Devolver documentación e informar el motivo


Es correcta la información?

No

2

Se toma la huella y firma de recib ido a

satisfacción.

El poder autenticado (orig inal) se anexa a la

obligación como soporte.

Una vez entregado e l cheque, la carta de

autorización se debe enviar por correo

electrónico a Citibank











4

26. Archivar documentos soporte 1


Fin



23. Generar notas débito de transferencia, si se requiere


24. Recoger los cheques de gerencia en la entidad financiera para entregar al beneficiario

25. Diligenciar formatos y planillas, y entregar a la entidad financiera

SiNo

Coordinador

22. Identificar la causa por la cual el pago no fue exitoso y dar solución

fueron exitosas?

20. Autorizar transferencias

21. Verificar transferencias al siguiente día hábil de la autorización


Coordinador

Notas Débito

GF-FO-119 Entrega de cheques planta externa








OTROS GIROS AL EXTERIOR



7. Enviar comunicación a la misión beneficiaria del pago informando de la

transferencia



Coordinadora

4. Validar y firmar información de archivos de instrucción de transferencia, y firmar oficio

remisorio a la entidad financiera

Pagador

5. Validar y firmar información de archivos de instrucción de transferencia, y firmar oficio

remisorio a la entidad financiera

6. Recibir mensajes swift de la entidad financiera

Funcionario asignado - Pagaduría

3. Preparar archivos de instrucciones de transferencia

1. Verificar la situación de recursos en cuenta bancaria

2. Cotizar y comprar las divisas


Funcionario asignado - Pagaduría

Inicio

Ver flujograma de Registro de pagos en SIIF II

Ver flujograma Compra de divisas

Si la compra de divisa se realizó con el Citibank, no aplica esta actividad, sin embargo se elabora el formato GF-FO-07 y se envía a dicha entidad financiera.

GF-FO-07 Compra de divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores

Se verifica la recepción de todos los mensajes swift de las instrucciones de las transferencias enviadas a la entidad financiera.



Fin

Oficio dirigido a la entidad bancaria con sus respectivas instrucciones








COMPRA Y VENTA DE DIVISAS




Dependencias


Pagador

Tesorero

Inicio

1

Pagador - Tesorero

Pagador - Tesorero

7. Comparar costos de las propuestas

4. Preparar el archivo para realizar negociación

6. Registrar datos de las cotizaciones en el archivo

5. Llamar a tres entidades financieras telefónicamente, para realizar las cotizaciones

Pagador - Tesorero

1. Enviar solicitud de compra o venta a la DTN

La DTN está interesada?

Si

NoTesorero

2. Comprar o vender divisa a la DTN

1

Tesorero

3. Enviar oficio de aceptación a la DTN y oficio a la entidad financiera para el traslado de

recursos

Bajo la supervisión del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero ó Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, según sea el caso, o Director Administrativo y Financiero.

Mínimo dos rondas de consulta.

Firmas autorizadas: Tesorero.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, y/o









COMPRA Y VENTA DE DIVISAS



Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Pagador - Tesorero

1

Pagador - Tesorero

10. Imprimir y firmar cotización

9. Dar visto bueno a la negociación


11. Imprimir y firmar declaración de cambio y oficio de instrucciones dirigido a la entidad

financiera a quien se le compró


13. Enviar vía electrónica a la entidad financiera a quien se le compró la divisa mientras es recogido el oficio incluido el

cheque de pago

12. Generar y firmar cheque de pago o nota débito



14. Recibir mensaje Swit de transferencias de divisas



Fin

8. Escoger la mas económica siempre y cuando se ajuste al monto de la obligación

Pagador

Validando que no supere lo obligado por cada rubro presupuestal.

1

Declaración de cambio fi rmada por el Pagador ó

Tesorero según sea el caso.

Oficio de instrucciones firmado por el Pagador y

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Financiero, ó Tesorero y Coordinador Grupo

Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al

Exterior, según sea el caso.

Según sea el caso se usa plataforma

electronica

El cheque es firmado por dos de las personas autizadas.

GF-FO-117 Cotización negociación de divisas

Declaración de cambio.Oficio dirigido a la entidad bancaria con sus respectivas instrucciones.

Notas débitoCopia de cheque

GF-FO-08 Compra de nomina planta externa








REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (pesos colombianos y venta de divisa)






Inicio

1

3. Solicitar a la entidad financiera correspondiente la generación del cheque a

nombre de la DTN

Está incluido en nómina?

Si

No

4. Diligenciar formatos de consignación

5. Imprimir formato de consignación y entregar al Grupo Interno de Trabajo de

Correspondencia

1

Es por negociación de divisa?


1. Verificar que la negociación esté cerrada

Si

No2. Generar y sellar cheque de la pagaduría


Los documentos fuente para realizar esta actividad son el memorando recibido del Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales sobre nómina y sus anexos.

Esta actividad se realiza con las deducciones de nómina.

Para llevar acabo esta actividad es necesario contar con la información del origen del reintegro.

Formato Consignación BR-3-477-0 del Banco de la República.

Se debe incluir la vigencia, el número de la obligación presupuestal y de la orden de pago.

Para consignar en el Banco de la República.Antes de enviar la información se debe validar por parte del Pagador.

Cuando es por negociación de divisa el reintegro se genera por diferencial cambiario.

Firmas autorizadas:

Pagador.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero.


GF-FO-88 Listado de cheques

Formato BR-3-477-0 del Banco de la Republica

GF-FO-115 Venta de divisas











1

La información es correcta?

No


11. Realizar reintegro en SIIF II con base en el cuadro control enviado por Presupuesto

Si


10. Requerir aclaración a Presupuesto

No

2


9. Verificar en SIIF II el reintegro para su aplicación

8. Recibir cuadro control de reintegros enviado por Presupuesto



7. Generar fotocopia para Funcionario Asignado de Pagaduría, Presupuesto y

Contabilidad junto con los recibos de caja

6. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia la copia sellada de la

consignación por el Banco de la República


El original de la copia sellada por el Banco de la República debe ser conservada en el archivo del área de Pagaduría.












Dependencias


2

No, Consignaciónen pesos

Si


14. Consignar en la cuenta del Ministerio de Relaciones Exteriores


15. Confirmar el canje del cheque 1


16. Verificar el abono en la cuenta 1

Es cheque en pesos?

Es cheque en pesos ó consignación en pesos

13. Dar instrucción y confirmar el abono de fondos a la cuenta destinada por el Ministerio

de Relaciones Exteriores

1

Pagador

No

Es cheque en divisa, divisas ó aviso de transferencia

Es cheque en pesos ó divisa, consignación en pesos,

divisas ó aviso de transferencia, o memorando

de nómina?

Pagador

12. Negociar en la mesa de dinero

Previa comunicación con el concepto correspondiente.

Cuando es memorando del Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales, y la nómina no se ha pagado se ordena la generación de un cheque a la entidad financiera con el valor del reintegro.

Previa comunicación con el concepto correspondiente.








ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA




Dependencias


Inicio

1


Es divisa?

2. Preparar información para elaboración del recibo de caja

GF-FO-06 Recibo de cajaFuncionario Asignado

3. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales

Funcionario Asignado -Pagaduría

4. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales en el recibo de

caja provisional


5. Registrar en el libro provisional

Si


6. Entregar cheque, efectivo ó avisos de transferencia al Pagador para efectuar la

negociación

Pagador

7. Entregar a Funcionario Asignado los documentos

soporte de la negociación para la elaboración del recibo

de caja definitivo

1. Disponer de valores y fuente


Cheque ó consignación.Anexos nómina.Comunicaciones u oficios.Efectivo.Avisos de transferencia.

No












Dependencias


Fin

1

8. Elaborar recibo de caja definitivo en pesos especificando la tasa de cambio de conversión



9. Imprimir recibo de caja definitivo y registrar en libro de caja

10. Generar fotocopia y entregar a los interesados



11. Archivar recibo de caja definitivo con documentos soporte

No

Se entrega fotocopia según el caso al:

Grupo Interno de Trabajo Financiero – presupuesto y contabilidad,

Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales.

Funcionario Asignado de Pagaduría.

A solicitud del tercero.








ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS



Inicio

Es para funcionario?


1. Recibir la solicitud de certificación


2. Preparar datos de la información solicitada y elaborar certificación

Si

Pagador

3. Revisar y firmar certificación


4. Entregar al solicitante y tomar firma de recibido

5. Generar comprobante de orden de pago SIIF I I


6. Archivar copia de certificación con recibido a

sat isfacción y documentos soporte


Los comprobantes de ordenes de pago se generan en formato pdf y se envían vía correo electrónico.Si el contratista solicita el certificado de retención en la fuente se genera por el área.

Fin

No, contratista

Certificación











Inicio


2. Registrar la solicitud de libranza o convenio en hoja control y generar la

capacidad de endeudamiento del funcionario solicitante para su aprobación

ante el pagador


3. Enviar al pagador la solicitud para aprobación y revisión junto con la hoja

control

Pagador

4. Recibir solicitud y hoja control para revisión y validación


5. Rechazar la solicitud de libranza o autorización de descuento

Pagador

6. Firmar la libranza o autorización de descuento

1. Recibir de las diferentes entidades o funcionarios la libranza para su

aprobación o los convenios de descuento


Se debe tener en cuenta que la solicitud debe estar numerada, con valores y datos correctamente diligenciados.

Adicional adjuntar el desprendible de pago; si se trata de compra de cartera adjuntar la solicitud de compra o correo electrónico de la entidad

Hoja control de libranzas y descuentos de nómina

El solicitante tiene

capacidad de

endeudamiento?

No

7. Entregar al funcionario solicitante o a la entidad


1

Si

Generar copia de la libranza aprobada para el archivo de la pagaduría.

1

Libranzas aprobadas











Pagador

8. Validar que el valor de los descuentos informados por libranza o autorización de

descuento estén incluidos en la liquidación de la nómina del mes y sean los autorizados


9. Descontar del valor a pagar a las entidades los descuentos no autorizados


10. Reintegrar el valor de los descuentos no autorizados a los funcionarios

Los descuentos por

libranza o convenio

son los autorizados?

11. Guardar como archivo electrónico


1

Esta actividad se realiza una vez este la preliquidación de la nómina por parte del Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y Prestaciones Sociales

No

Los aportes a cooperativas, sindicatos y fondos no requieren autorización, sin embargo se verifica la capacidad de descuento del funcionario.

Fin 1








EMBARGOS



Inicio


2. Diligenciar hoja control con el ingreso del nuevo embargo


3. Determinar la cuantía del descuento por embargo


4. Enviar al pagador para su revisión


5. Devolver a funcionario asignado para corrección

Pagador

6. Enviar comunicación con los datos del valor mensual a descontar y número de cuotas al Grupo Interno de Trabajo de

Nóminas y Prestaciones Sociales.

1.Recibir oficio de embargo del juzgado


Hoja control

Es correcto?

No

7. Validar que el valor de los descuentos informados por embargos estén incluidos en la liquidación de la nómina del mes.


Si

Se recibe el documento original

Fin

Verificar sobre qué pagos recae (factores salariales) y determinar número de cuotas y su valor.

Esta actividad se realiza una vez se cuente la preliquidación de la nómina por parte del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Sociales.








DEPÓSITOS JUDICIALES



Inicio


2. Generar registro en base de datos (hoja control) realizando la conversión a pesos, si es de nómina externa, y confrontar los anexos de nómina con la información de

juzgados y valores


3. Registrar información en software de embargos


4. Generar reporte del software y validar información con hoja control


6. Diligenciar formatos de la entidad financiera para pago, entregar los cheques

y archivo magnético para mensajeria


7. Recibir reporte de pago con sello de entidad financiera

1. Revisar los anexos correspondientes a embargos incluidos en la nómina general enviados por el Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales, y los

que se requiera incluir


8. Archivar reporte


Fin

Nómina general de planta interna y nómina general planta externa.

Para realizar esta actividad, previamente las deducciones de nómina deben estar disponibles en bancos y generados los cheques para el pago de embargos, los cheques solicitados a la entidad financiera deben coincidir en la confrontación.

Hoja control

5. Guardar información en medio magnético para entregar a la entidad

financiera respectiva


Aplicativo DOS.

Semestralmente se informa a los diferentes juzgados los pagos realizados.








PAGO DE IMPUESTOS




Dependencias


Funcionario Asignado - Contabilidad

Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria


Inicio

4. Verificar las deducciones de retención en la fuente correspondientes al periodo a declarar

en SIIF II y solicitar a la DTN el situado


5. Verificar a los dos días habiles en la cuenta bancaria del Ministerio o del Fondo Rotatorio

el abono del dinero por parte de la DTN

6. Identificar la causa por la cual el situado no fue exitoso y dar solución


7. Generar solicitud de pago debito a la cuenta para generar el pago


NoSi

1

1. Causar el Impuesto de Timbre en el caso del Fondo Rotatorio


2. Monetizar el Impuesto Timbre

Funcionario Asignado - Tesorería-Pagaduría

3. Reportar Impuesto de Timbre a pagar con el auxiliar enviado por Contabilidad

Si corresponde a gastos generales, gastos de personal o transferencias una vez se confirme el situado de fondos de la DTN se generará cheque de la entidad de pagaduría y tesorería.

La verificación se efectúa con la base de datos del área.

El pago del Impuesto de Timbre corresponde únicamente al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Tener en cuenta el procedimiento de Contabilidad en los actividades de Declaración Tributaria a Secretaría de Hacienda y DIAN.

Para llevar a cabo estas actividades se debe recibir el formato GF-FO-37 Cuadro de negociación impuesto timbre en el exterior.

Con base en la información registrada y enviada por Contabilidad en el formato GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar.


Extracto bancario

GF-FO-118 Pago de impuestos








PAGO DE IMPUESTOS




Dependencias


Pagador-Tesorería

9. Declarar por medio electrónico en la página web de la DIAN

Es de impuestos nacionales?


10. Imprimir declaración y recibos oficial de pago para su trámite

1

Pagador-Tesoreria

11. Diligenciar formulario en la página Web

Si

No


8. Generar y adjuntar reporte de deducciones a declarar de acuerdo a la cuenta

presupuestal y concepto de retención

2

El reporte de deducciones es generado desde el aplicativo SIIF II.

Declaración electrónica mensual de retención en la fuente y recibos de pago

Declaración electrónica mensual de retención en la fuente y recibos de pago

Formulario físico de pago de impuestos RETEICA








PAGO DE IMPUESTOS




Dependencias


2

13. Recibir reporte de pago con sello de la entidad financiera



12. Pagar a la entidad financiera correspondiente, entregar recibos oficiales de

pago y/o formulario físico junto con los cheques



Fin

ChequesOficios remisorios de los informes a los entes de control.Cuadro consolidado de impuestos

Declaración electrónica mensual de retención en la fuente y recibos de pago y/o formulario físico de pago de impuestos RETEICA








PAGO DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES - PILA



Inicio


2. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y Prestaciones Sociales la PILA

y los valores CN del mes a pagar de contabilidad


3. Confrontar el valor de las obligaciones + CN los cuales deben ser iguales a la PILA


4. Devolverlo a contabilidad


5. Entrar al operador con el cual el Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y

Prestaciones Sociales validó la PILA

1. Verificar que las deducciones de nómina y valores de

obligaciones (a cargo del empleador) correspondientes a

la seguridad social, se encuentren situadas en las

cuentas del Ministerio de Relaciones Exteriores


El valor es igual?

No



Si

Fin

Del área de Presupuesto del Grupo Interno de Trabajo Financiero se recibe hoja de control en el cual se detalla el valor a pagar a cada Fondo, EPS, ARL y Parafiscales.

6. Imprimir comprobante de pago electrónico


El detalle de los aportes realizados por PILA a cada una de las entidades beneficiarias se archiva electrónicamente.








RECAUDOS



Dependencias





Inicio

2. Elaborar Recibo de caja

3. Confrontar con extracto bancario los valores consignados en la cuenta bancaria por

embajadas, misiones, concepto, gobernaciones y sedes Bogotá

1. Recibir consignaciones o transferencias en cuentas bancarias (dólares, y pesos)


5. Registrar el valor del ingreso al SIIF II, teniendo en cuenta los datos del beneficiario,

concepto y cuenta bancaria

El usuario se acercó a la ventanilla de la

Tesorería?

Si

No


4. Analizar El valor de recaudo por concepto y girador


6. Verificar el correcto registro de los recaudos en las cuentas bancarias.

1

Por concepto de venta de pasaportes, apostilla y visas.

ConsignacionesExtracto bancario

GF-FO-06 Recibo de caja

Extracto bancario

ReintegrosExtracto bancario








RECAUDOS



Dependencias





Fin

9. Archivar una copia y enviar otra copia a Contabilidad

8. Anexar documentos soporte al boletín de bancos

7. Generar boletin diario de bancos y confrontar con saldo bancario

1

GF-FO-128 Boletín diario de caja y bancos








RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA



Dependencias



Inicio

1. Recepcionar consignaciones



4. Analizar y seleccionar el concepto al cual corresponda


5. Generar comprobante de caja

No

Fin

Es efectivo?


3. Revisar conceptos reintegros, recursos e imputación

6. Revisar y dar visto bueno al comprobante de ingreso a caja o bancos

7. Expedir recibos de caja


Si

Si es divisa para vender ver flujograma de Compra y Venta de Divisa.

En caja se recibe:

Efectivo (Dólares), por concepto de viáticos..

Los reintegros se realizan por:

Vigencias anteriores

Vigencia actual

Viáticos vigencia anterior

ConsignacionesGF-FO-06 Recibo de caja

GF-FO-06 Recibo de caja








AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Coordinador

Dirección Administrativa y Financiera

Coordinador

Inicio

4. Enviar al solicitante los formatos a diligenciar y firmar

1. Recibir solicitud formal de la Embajadas y Misiones Diplomáticas y Consulares de

Colombia en el Exterior

3. Asignar consecutivo de acuerdo con el libro de registro

La solicitud es aprobada?

Si

No

Director Administrativo y Financiero

2. Informar al solicitante que su solicitud no fue aceptada por el no cumplimiento de los

requisitos

Si

Es de autorización de

apertura?

No

Embajador ó Jefe de Misión

5. Diligenciar, firmar y enviar formatos según correspondan

6. Efectuar el registro o modificaciones de las cuentas bancarias en el sistema

Tesorero

Fin

La solicitud debe justificar la apertura o cancelación de la cuenta bancaria.

Si es apertura de cuenta bancaria se debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995. Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior pueden tener cuentas bancarias para los siguientes conceptos:

Gastos de funcionamiento.

Nómina, y

Recaudos.

En aquellos países en donde se requiera el manejo de recursos en moneda local, podrán adicional a las anteriores, abrir una cuenta bancaria para el manejo de los gastos de funcionamiento en dicha moneda.

No pueden existir dos o más cuentas para el manejo de recursos por el mismo concepto.

Cuando la solicitud sea de cancelación se debe tener en cuenta que la cuenta bancaria haya sido abierta con una anterioridad de por lo menos un año.

GF-FO-94 Autorización Apertura Cuenta en el Exterior.GF-FO-95 Información Cuenta Autorizada en el Exterior,GF-FO-96 Solicitud de Cancelación de Cuenta en el Exterior.








MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones


Inicio

3. Preparar mensual la información para el diligenciamiento del formulario No.10 del

Banco de la República

Fin

4. Transmitir la información a través del sistema de información del Banco de la

República



2. Registrar el usuario operador con el perfil asignado

Representante Legal

1. Suscribir en el sistema de información del Banco de la República el convenio para

utilizar el servicio electrónico

6. Imprimir el reporte de envío


Fue exitosa?

No


5. Identificar la causa y dar pronta solución

Si

Se transmite la información con firma electrónica respaldada con certificación digital.

Tener presente la cartilla de Cuentas de Compensación para el diligenciamiento electrónico en el sistema de información del Banco de la República.

Extractos cuentas de compensaciónFormulario No. 10 del Banco de la República.

Formulario No. 10 del Banco de la República.








9. PUNTOS DE CONTROL REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro pagos en SIIF II)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Adulteración de un poder o autorización falsificado

Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo.

Cada vez que se venza la vigencia del

poder Pagador Poder original

9

Invertir cifras en las actividades de transferencia o en la elaboración de cheques. Recursos Propios.

Realizar verificación en tres instancias:

Giros

Firmas autorizadas

Caja

Cada vez que se presente

Funcionario Asignado Tesorería

Ajuste en el sistema y

generación de un nuevo pago si hay saldo pendiente

15 Transferir o consignar el pago a una cuenta errada.

Validar cada una de las transferencias.

Cada vez que se realice consignación o

transferencia


Certificación bancaria ó

comunicación escrita


PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



17 Pagos extemporáneos en las deducciones de nómina

Seguimiento al cronograma de pagos

Cada vez que se presente (cada mes)

Pagador Cronograma de

pagos

REGISTRÓ Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Sentencias y conciliaciones)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE




Exigir el poder original. En el evento que

corresponda Pagador Poder original

REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago de nómina planta interna)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE




Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo










3 y 5 Generar los archivos incorrectos para el proceso para la entidad financiera

Validar los reportes y listados de SIAD y de la entidad financiera

Cada vez que se presente pago de

nómina


Reportes y listados de SIAD y entidad

financiera

REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago nómina planta externa, prestaciones sociales en el exterior, personal local)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



5 a 8 Generar los archivos incorrectos para el pago

Validar los reportes y listados de SIAD

Cada vez que se ordene pago


Reportes y listados de SIAD


Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo



13 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.

Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera



Mensaje Swift e instrucciones

OTROS GIROS AL EXTERIOR

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



6 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.

Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera



Mensaje Swift e instrucciones

COMPRA DE DIVISAS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



8 Sobrepasar el monto máximo de obligación en los rubros presupuestales

Controlar costos por rubro presupuestal mediante

hoja control

Cada vez que se negocie

Pagador Archivo de

negociación

5 Existe discrepancia entre la tasa de negociación y la escrita

Verificar los valores antes del cierre de la

negociación con la entidad bancaria

Cada vez que se negocie

Pagador Cotización

Todo el procedim

iento

Registrar en moneda que no corresponde.

Verificar: que la moneda de cambio sea la correcta



Documentos soporte del

sistema








REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



5

Efectuar un reintegro que no proceda o efectuarlo en la cuenta bancaria de vigencia equivocada

Disponer de la información completa para continuar con el procedimiento

Cada vez que se efectúe un reintegro


Pagador

Consignación de reintegro y soportes


PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



1

No detallar los conceptos presupuestales correctamente por omisión, y error en su elaboración o documentación soporte

Cotejar soportes con información fuente.



Pagador

Recibo de caja y soportes

ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



2 Generar una certificación con información errada.

Confrontar la certificación y la solicitud antes de la

firma



Pagador

Certificación y solicitud

5 Generar comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II incorrecto.

Confrontar la solicitud y el comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II

antes de la firma



Pagador

Comprobante de orden de pago

presupuestal SIIF II y solicitud


PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



2, 3 y 4

Aprobar y autorizar libranzas y descuentos en nómina a funcionarios que no tengan capacidad de endeudamiento.

Validar libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su

aprobación



Pagador

Hojas control de libranzas y descuentos

8 No identificar un descuento o una libranza no autorizada en la liquidación de nómina.

Validar las libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su


Pagador Hojas control de

libranzas y descuentos








pago

EMBARGOS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



8

No identificar que un descuento por embargo no esté incluido en la liquidación de nómina.

Validar los embargos y las hojas control antes de su

pago


Pagador Hojas control de

libranzas y descuentos

DEPÓSITOS JUDICIALES

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



1

Que en las novedades de nómina no se incluya la totalidad de los descuentos por embargos.

Validar la información de embargos frente a los descuentos por este concepto.


Pagador Cuadro control

validado

4 Generar reporte de depósitos judiciales con información errada.

Validar la información de los depósitos y cuadro control.


Pagador Depósito Judicial

PAGOS DE IMPUESTOS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



11 Declarar valores incorrectos.

Validar información antes de declarar por las

instancias correspondientes


Pagador Hoja control

13 Diligenciamiento incorrecto de los formularios.

Verificar la información de la declaración y el

formulario diligenciado antes de la firma.


Pagador

Tesorero Formulario

PAGO PILA

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



2 Pagar inoportunamente por Efectuar el pago de la Cada vez que se Pagador Pago PILA








incumplimiento de las fechas establecidas o por fallas en el operador PILA.

PILA con anticipación de acuerdo a las fechas

establecidas para detectar y solucionar los posibles

eventos

presente

RECAUDOS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



Todo el procedim

iento

Ingresar cifras invertidas al sistema

Verificar y revisar los boletines de Tesorería o

registros



Boletines con soportes

RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



Todo el procedim

iento

Ingresar cifras invertidas al sistema

Verificar y revisar los boletines de Tesorería o

registros



Boletines con soportes

MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


VULNERABLE



Todo el procedim

iento No presentar el informe.

Tener en cuenta las fechas establecidas para

la presentación del informe


Tesorero Informe de cuentas de compensación

CONTROL DE REVISIONES - sigc.cancilleria.gov.co · reglamentación que expida el Gobierno Nacional....

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